Правила организации хранения документов архивного фонда для работодателей установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Кадровая служба определяет сроки по Перечню № 236, формирует дела по номенклатуре, проводит экспертизу ценности и передаёт завершённые дела в архив. Приказ о приёме на работу, трудовой договор и личное дело обычно относятся к сроку 50/75 лет: выбор зависит от даты окончания делопроизводства, а специальные нормы могут устанавливать другой срок. Документы до 10 лет включительно обычно остаются в подразделении; постоянного хранения и свыше 10 лет передаются в архив. Бумажный подлинник сохраняют на бумаге, электронный оригинал — вместе с электронной подписью и сведениями о документе.
Для применения правил нужно проверить каждое дело: его вид, статью перечня, дату завершения, форму оригинала и ограничения доступа. Такая проверка отделяет приказы с длительным сроком от отпускных приказов и показывает, какие файлы нельзя удалять после распечатки. Таблица сроков и состав электронного архивного документа помогают сверить существующий архив с нормативами. Во второй половине материала находятся порядок уничтожения, требования к архивной справке и стоимость КЭДО с электронным архивом на 2026 год. Отдельно разобрано, почему приказ № 29н о медицинских осмотрах не определяет общий порядок архивного хранения.
Какие правила применять к кадровому архиву организации
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 действует с 17.09.2023 и заменил правила, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Сфера новых Правил охватывает государственные органы, органы местного самоуправления и организации, включая коммерческих работодателей. Отсутствие в компании отдельного архивного подразделения не отменяет обязанность обеспечить сохранность документов.
Росархив опубликовал сообщение о вступлении в силу новых архивных правил и отмене прежнего порядка. В локальной инструкции проверяют соответствие процедур новым требованиям; ссылки на отменённый приказ № 526 пересматривают.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» разграничивает архивные документы и документы Архивного фонда Российской Федерации. Включение в Архивный фонд Российской Федерации связано с экспертизой ценности; папка кадровых приказов сама по себе такого статуса не получает.
Для кадровика это означает разный порядок согласований. У организации — источника комплектования государственного или муниципального архива есть взаимодействие с соответствующим архивным учреждением и его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Внутри работодателя действует экспертная комиссия (ЭК), либо центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Эти комиссии имеют разные полномочия; внутреннее одобрение нельзя считать согласованием ЭПК.
Руководитель закрепляет ответственность за архив локальным нормативным актом (ЛНА). При ревизии устанавливают, относится ли организация к источникам комплектования, и проверяют распределение обязанностей по подготовке дел, хранению, учёту и выдаче документов.
Почему приказ № 29н не заменяет архивные правила
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников и медицинские противопоказания. Его номер встречается в кадровой документации по медосмотрам, но он не заменяет приказы Росархива № 77 и № 236. Если пришёл приказ или обновлён порядок медосмотров, отдельно проверяют, какие документы образуются у работодателя, какие остаются у медицинской организации и какие нормы хранения относятся к каждому виду.
Для сведений о здоровье учитывают специальный режим персональных данных и отраслевые требования. До включения документа в личное дело проверяют законную цель его хранения работодателем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форма документа и ограничения общего КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) применяется в пределах статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ. Общий порядок КЭДО не распространяется, в частности, на трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для таких документов проверяют отдельное регулирование; наличие электронного архива не расширяет перечень документов общего КЭДО.
Сроки хранения кадровых документов и начало их отсчёта
Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок выбирают по содержанию документа с учётом примечаний к статье; одинаковое название папки не делает сроки одинаковыми. Для специфичных отраслевых документов сначала проверяют соответствующее специальное регулирование.
Таблица показывает, какие кадровые документы нужно разделить уже при формировании дел.
| Вид документа | Срок и условие | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет, ЭПК | 434, подпункт «а» |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет | 434, подпункт «б», примечание |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434, подпункт «в» |
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет, ЭПК | 435 |
| Личные карточки и личные дела работников | 50/75 лет, ЭПК | 444, 445 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
Короткий срок отпускного приказа нельзя переносить на документы об отпуске по уходу за ребёнком или отпуске без сохранения заработной платы: они входят в подпункт «а» статьи 434. Отметка «ЭПК» означает возможность отбора части документов на постоянное хранение после экспертизы ценности; удалять её из номенклатуры нельзя.
Статья 22.1 125-ФЗ связывает общий срок 75 лет с документами по личному составу, законченными делопроизводством до 01.01.2003, а 50 лет — после этой даты. Норма не отменяет иных сроков, прямо установленных перечнями. Для личного дела ориентиром служит завершение его ведения, а не год рождения или дата приёма работника.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 утвердил Инструкцию по применению Перечня: отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, если специальное условие не предусматривает иной порядок. В номенклатуре фиксируют срок вместе с условием его исчисления, чтобы проверить дату возможного отбора к уничтожению.
Факт: Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет. Это разные позиции: статьи 423 и 422 Перечня № 236.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я проверяю срок по конкретному виду документа. Для охраны труда журнал инструктажа и протокол обучения имеют разные сроки, хотя лежат у одного ответственного. До передачи в архив разделите эти документы по видам и проверьте статьи перечня.»
Электронные оригиналы: что хранить вместе с документом
Распечатка электронного документа остаётся копией, а скан бумажного документа — электронным образом. Архив должен сохранить подлинник в той форме, в которой он был создан, если специальная норма не предусматривает иной порядок. Оцифровка бумажных дел для поиска не даёт общего разрешения уничтожить оригиналы.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» различает простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) и усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Допустимость вида подписи для кадрового документа проверяют по статье 22.3 ТК РФ с учётом используемой системы. Архивное хранение не исправляет нарушение требований к подписанию.
Пункт 141 Правил № 77 устанавливает состав электронного архивного документа, передаваемого на хранение: основная часть в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей при наличии и файл описания с регистрационно-учётными сведениями. В описании сохраняют, среди прочего, результат проверки подписи, индекс и заголовок дела, срок хранения, сведения о файлах и связь с описью.
При преобразовании формата сохраняют исходные файлы и документируют преобразование по Правилам № 77. Нельзя считать, что подпись исходного файла автоматически подтверждает изменённую версию: проверка проводится для конкретного подписанного файла. До передачи сверяют состав электронного дела, наличие приложений и возможность открыть документ независимо от текущего личного кабинета работника.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я сохраняю документы в форме их создания: электронный протокол с подписью хранится электронно, подписанная бумага — на бумаге. Распечатка файла и скан бумаги помогают работать с копиями, но не заменяют подлинник. При ревизии проверьте, где сохранён оригинал каждого документа.»
Проверьте подпись на документе перед передачей в архив
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В Добыто проверка подписи показывает сведения о подписанте и сертификате. Результат проверки отдельного файла не подтверждает полноту архивного дела или законность всей процедуры КЭДО. Его сопоставляют с исходным документом, видом подписи и сведениями о подписании.
Как сохранить проверяемость подписи на длительный срок
Для длительного хранения сведения о подписи должны сохраняться вместе с подписанным документом. В технических схемах используют метки времени и усовершенствованные форматы подписи: они включают дополнительные данные для последующей проверки. Форматы CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A относятся к технической организации подписи; они не заменяют установленный законом вид ПЭП, УНЭП или УКЭП.
Истечение срока сертификата и истечение срока хранения документа — разные события. До выбора архивной системы проверяют, какие данные проверки она сохраняет, как оформляет преобразование файлов и что передаёт при выгрузке. Обещание хранить документ 50 лет должно сопровождаться описанным механизмом сохранения и проверки, а не только доступным просмотром файла сегодня.
Как подготовить кадровые дела и передать их в архив
Номенклатура дел разрабатывается в конце года и вводится с 1 января следующего года: такой порядок установлен пунктом 11 Правил № 77. Проект согласуют с ЭК или ЦЭК и утверждают у руководителя либо уполномоченного лица. Для источника комплектования соблюдают предусмотренный порядок внешнего согласования.
Перед обработкой массива проверяют наличие утверждённой номенклатуры, сроки и статьи перечня, незавершённые дела, состав оригиналов и утверждённый график передачи. Нельзя начинать с прошивки всех найденных документов: в одно дело могут попасть разные сроки, а электронная подпись — остаться в отдельной неучтённой папке.
Как подготовить завершённые дела к передаче: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Отделите текущие документы от завершённых и проведите экспертизу ценности. Уточните принадлежность каждого вида к постоянному хранению, личному составу или временным срокам.
- Шаг 2. Сформируйте дела по номенклатуре, разделяя документы с разными сроками хранения. Обычно дело охватывает один календарный год; личное дело ведётся за весь период работы человека.
- Шаг 3. Оформите бумажные дела, подлежащие полному оформлению: подшивку или переплёт, нумерацию листов, лист-заверитель, обложку и внутреннюю опись, когда она требуется. Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
- Шаг 4. Подготовьте электронные документы и связанные с ними файлы описания, приложений и подписей. Проверьте комплектность и результаты проверки подписей перед приёмом.
- Шаг 5. Составьте описи соответствующих категорий дел, оформите необходимые согласования и передайте дела по графику. Приём сопровождается сверкой фактического наличия и оформления с описью.
Внутренняя опись личного дела перечисляет документы внутри конкретной папки; архивная опись учитывает сами дела. Эти формы не взаимозаменяемы. У коммерческого работодателя состав личного дела определяют ЛНА с учётом законной цели обработки персональных данных; для государственных и муниципальных служащих действуют специальные требования.
Важный нюанс из практики: Поиск документов длительного хранения должен позволять найти сведения о конкретном работнике. При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрос связан с человеком и историей его инструктажей. Составление поискового указателя по работникам помогает использовать архивные описи без изменения их установленной структуры.
Пункт 47 Правил № 77 предусматривает передачу завершённых дел в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Это срок передачи внутри организации, который не следует переносить на передачу документов в государственный архив. Дела до 10 лет включительно могут быть переданы в архив по решению руководителя, если подразделение не обеспечивает их сохранность.
После приёма проверяют, что местонахождение дела отражено в учёте и его можно найти по архивному шифру.
Условия хранения, учёт и доступ к кадровому архиву
Для бумажных документов нормативный температурно-влажностный режим архивохранилища составляет 17-19 °С и 50-55 % относительной влажности. Правила № 77 также предусматривают противопожарный, охранный, световой и санитарно-гигиенический режимы. Выбор помещения проверяют по этим требованиям; свободного места для шкафов недостаточно.
Описи и другие предусмотренные Правилами учётные документы должны показывать поступление, наличие и выбытие дел. Архивный шифр связывает фонд, опись и дело, а топографический учёт позволяет установить место хранения. Выдачу дела регистрируют с последующим контролем возврата; документы не должны оставаться вне учёта после передачи между подразделениями.
Проверка наличия бумажных документов проводится не реже 1 раза в 10 лет, а с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет. Её результат оформляют актом и отражают в учётных документах.
При текущей кадровой обработке сведений применяется Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов по законодательству об архивном деле действует исключение пункта 2 части 2 статьи 1 152-ФЗ. Оно не превращает текущую кадровую базу в архив и не отменяет ограничения доступа по 125-ФЗ. Перед выдачей проверяют личность получателя, полномочия и наличие сведений о других людях.
Ограничение доступа к архивным документам о личной и семейной тайне, частной жизни и безопасности граждан по статье 25 125-ФЗ установлено на 75 лет со дня создания документа. Это правило доступа, которое нельзя использовать вместо срока хранения 50/75 лет. Сам гражданин вправе получать относящиеся к нему сведения с соблюдением установленного порядка; выдача общей ведомости с данными коллег требует отдельной проверки.
Что проверить в электронном архиве и резервных копиях
Электронные дела учитывают так, чтобы сохранялась связь между документом, подписью, приложениями и описанием. Регламент должен определять сохранение файлов, проверку их целостности, резервирование и восстановление. При смене системы или прекращении договора с оператором проверяют передачу всего учитываемого комплекта и продолжение хранения, а не только выгрузку доступных для просмотра PDF.
Важный нюанс из практики: При работе с кадровыми электронными документами проверяют дату выдачи подписи, порядок идентификации и фактическую способность работника пользоваться системой. Эти обстоятельства проверялись в трудовых спорах об электронных заявлениях. Для архивного комплекта сохраняют относящиеся к документу подтверждения подписания, чтобы сведения оставались доступными при последующей проверке.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Я проверяю, как работника идентифицируют при подписании и какие сведения о выдаче подписи фиксирует система. Отдельно смотрю, описан ли порядок идентификации в локальном акте и умеет ли человек пользоваться системой. Сопоставьте этот порядок с фактическими обстоятельствами выдачи и использования подписи.»
В Добыто электронный архив предусмотрен тарифом «Бизнес». Наличие такой функции оценивают отдельно от архивной процедуры: организация проверяет состав сохраняемых файлов, учёт дел и правила доступа. Результат проверки фиксируют в регламенте хранения и условиях взаимодействия с оператором.
Экспертиза ценности и законное уничтожение документов
Истечение срока хранения позволяет рассмотреть документ для отбора к уничтожению, но не разрешает автоматически удалить его. Экспертиза ценности устанавливает, что подлежит дальнейшему хранению, передаче или уничтожению. Работодатель оформляет результаты, согласования и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Проекты описей и акта рассматривает ЭК либо ЦЭК. Источники комплектования соблюдают порядок взаимодействия с ЭПК, предусмотренный пунктами 29-30 Правил № 77; внутреннее решение комиссии не заменяет внешние согласования. Уничтожение по пункту 31 производится после утверждения акта руководителем или уполномоченным лицом и завершения необходимых процедур с описями.
При проверке, судебном разбирательстве или сохраняющейся потребности в подтверждении обстоятельств дела вопрос уничтожения оценивают отдельно. Нельзя ориентироваться только на год на обложке, если документ нужен для разрешения незавершённого вопроса. Для материалов с отметками ЭПК, ЭК, ЦЭК проверяют условия дальнейшего хранения.
Полезно знать: Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов и на особо опасные работы хранятся 1 год после закрытия. При травмах, авариях и несчастных случаях срок составляет 45 лет: статья 415 Перечня № 236.
После уничтожения фиксируют выбытие документов в учёте. Для электронной формы процедура должна охватывать учитываемые экземпляры, включая резервные, с соблюдением утверждённого регламента. Оставленная на общем диске копия с персональными данными продолжает требовать законного основания хранения и защиты.
Ошибки хранения и их стоимость для работодателя
Сканирование бумажных дел ради освобождения шкафов с последующим уничтожением оригиналов лишает организацию подлинников до истечения их срока хранения. Подшивка приказов с разными сроками ради сокращения числа папок мешает законному отбору к уничтожению. В обоих случаях сначала исправляют состав дел и учёт; стоимость восстановительных работ зависит от фактически утраченных документов и без расчёта не определяется.
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей, за исключением случаев статьи 13.25 КоАП РФ. Эти суммы нельзя автоматически складывать в цену любой архивной ошибки: состав нарушения, субъект и применимая норма устанавливаются отдельно. До уничтожения проверяют оригиналы, основание срока и утверждение акта.
Архивная справка, выдача копий и передача при ликвидации
Архивная справка подтверждает сведения, установленные по архивным документам. В ней указывают данные по запросу и поисковые реквизиты документов, на которых основан ответ. Справка о периоде работы или заработке не должна дополняться предположениями, если нужные сведения в архиве отсутствуют.
По письменному заявлению работника работодатель выдаёт документы, связанные с работой, и их копии не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления: статья 62 ТК РФ. Копии надлежаще заверяют и предоставляют бесплатно. Срок работодателя нельзя переносить на государственный архив, у которого действует собственный порядок предоставления услуги. При регистрации запроса проверяют получателя, предмет запроса и срок ответа.
При ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками временного хранения передаются в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору. Это обязанность ликвидационной комиссии, ликвидатора либо конкурсного управляющего по статье 23 125-ФЗ. При реорганизации определяют правопреемника и оформляют передачу документов.
Хранение документов в Москве подчиняется тем же федеральным срокам. Для организаций в стадии ликвидации городской порядок подачи заявления закреплён в Правилах электронного сервиса Главархива Москвы, утверждённых приказом от 13.01.2025 № 1. До прекращения деятельности согласуют с принимающим архивом комплект документов и порядок передачи; аренда склада не заменяет эту процедуру.
Стоимость КЭДО с электронным архивом в 2026 году
Стоимость КЭДО зависит от численности и выбранного тарифа. Электронный архив прямо указан для «Бизнес»; «Корпорация» включает всё из этого тарифа. Условия относятся к электронной кадровой системе. Стоимость обработки старых бумажных дел, аренды архивохранилища и приёма документов государственным архивом в них не установлена.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок архивного внедрения не указан |
| Тариф «Бизнес», электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок архивного внедрения не указан |
| Тариф «Корпорация», выделенный сервер и специальные интеграции | По запросу | Срок архивного внедрения не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников на всех тарифах | Бесплатно | Срок выпуска не указан |
Для тарифа «Бизнес» установлена минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год; месячная ставка сама по себе не показывает минимальный бюджет. Численность, электронный архив и условия интеграции сверяют со страницей тарифов КЭДО Добыто. Установка и настройка готового модуля 1С:ЗУП занимает 1 день, но этот срок не означает завершения подготовки всего кадрового архива.
Тарифные условия проверены на 03.10.2026. Перед внедрением отдельно определяют состав переносимых документов и ответственность за сохранение подлинников после окончания договора с оператором.
Выводы
Применение архивных правил начинается с классификации документов и привязки каждого дела к сроку хранения. Передачу в архив подтверждают оформлением и учётом, уничтожение — экспертизой ценности и утверждённым актом. Для электронных оригиналов сохраняют связанные файлы и проверочные сведения; обязанности по хранению продолжаются и при прекращении деятельности организации.
Добыто предоставляет КЭДО с электронным архивом для кадровых документов. При выборе системы её возможности сопоставляют с номенклатурой дел и регламентом хранения компании; бумажный архив и исключения из общего КЭДО учитывают отдельно.
Частые вопросы
Нужно ли уничтожить архивные документы после отзыва согласия на обработку персональных данных?
Обязательное архивное хранение не прекращается вследствие отзыва согласия. Статья 17 125-ФЗ требует сохранять архивные документы в течение установленных сроков, а пункт 2 части 2 статьи 1 152-ФЗ исключает из сферы этого закона архивные отношения, организованные по законодательству об архивном деле. Отдельно проверяют текущую обработку и необязательные копии: архивная обязанность не оправдывает сбор любых сведений о человеке.
Как определить срок, если название документа отсутствует в Перечне № 236?
Сначала проверяют содержание и функцию документа: нужная позиция может называться иначе или находиться в отраслевом перечне. Аналогию используют для подготовки обоснования, которое рассматривает ЭК или ЦЭК; необходимость согласования срока с уполномоченным архивным органом выясняют до его утверждения. Отсутствие точного названия не даёт права удалить документ без экспертизы ценности и оформленного решения.
Можно ли удалить уже сформированное личное дело, если компания не обязана его вести?
Необязательность ведения личных дел у обычного коммерческого работодателя не отменяет сроки хранения уже образовавшихся документов. Для личных дел статья 445 Перечня № 236 устанавливает 50/75 лет с отметкой ЭПК. При прекращении ведения дел пересматривают ЛНА и дальнейший состав документов, сохраняя обязательные подлинники и соблюдая правила отбора к уничтожению.
Есть ли особый срок передачи личных дел государственных и муниципальных служащих?
Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих передают в архив по истечении 10 лет со дня увольнения: пункт 47 Правил № 77. Это исключение из общего срока внутренней передачи 1-3 года. Его нельзя применять к личным делам работников коммерческой организации только потому, что она выполняет государственный контракт.
Может ли родственник получить документы из личного дела умершего работника?
Родство само по себе не означает свободного доступа ко всему делу. Для сведений о частной жизни статья 25 125-ФЗ предусматривает специальный режим; наследник или представитель подтверждает предусмотренные законом основания и полномочия. Архив проверяет документы получателя и объём запрошенных сведений, включая наличие в деле охраняемой информации о других лицах.
Какой срок применять к отчётам о специальной оценке условий труда?
По статье 407 Перечня № 236 отчёты и документы к ним по месту проведения специальной оценки условий труда хранятся 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях установлен срок 5 лет. Перед включением дела в номенклатуру проверяют место проведения оценки и условия труда; краткий срок полученной копии нельзя переносить на оригинал организации, где проводилась оценка.
