Склад для хранения документов закон компании не предписывает: собственный архив организация создаёт по своему решению (часть 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Статья 17 того же закона при этом обязывает сохранять документы весь установленный срок. Больше всего места занимают кадровые документы. Приказы о приёме на работу, трудовые договоры и личные дела хранятся 50 лет, а законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет. Журналы инструктажей по охране труда хранятся 45 лет. Законно освободить место можно двумя способами: уничтожить дела с истёкшим сроком по акту и оформлять новые документы в КЭДО. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Документ, созданный в КЭДО и подписанный электронной подписью, хранится без бумажного дубля.
В материале есть таблица сроков по статьям перечня № 236 и параметры архивохранилища по Правилам Росархива № 77 (17-19 °C, 400 единиц хранения на 1 м²). Разобрано, какие кадровые документы закон оставляет вне КЭДО и почему скан не освобождает полку. Цена ошибки, пошаговый порядок уничтожения дел, тарифы электронного архива на 2026 год и ответы про архивную справку и приказ 29н — во второй половине статьи.
Обязана ли компания держать собственный архив под кадровые документы
У работодателя одна обязанность: обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Её закрепляет статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Собственный архив по части 2 статьи 13 того же закона организация создаёт по своему решению. Отдельного требования держать склад или выделенное архивохранилище в законе нет. Нормы 125-ФЗ и Правил Росархива федеральные, поэтому для компании в Москве и для компании в регионе они одинаковы.
На практике выбирают из четырёх вариантов, и их можно сочетать:
- собственное помещение, оборудованное по требованиям Правил № 77;
- передача дел организации, которая оказывает услуги хранения;
- уничтожение дел с истёкшим сроком хранения по акту;
- оформление новых кадровых документов в КЭДО, чтобы бумажный поток перестал расти.
Передачу архива внешнему хранителю оформляют актом приёма-передачи. Его рекомендуемый образец дан в приложении № 27 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила № 77, действуют с 17.09.2023). Помещение у компании освобождается, но обязанность учитывать архив за ней сохраняется. Для любого из вариантов понадобится номенклатура дел со сроками и статьями перечня. По ней видно, какие дела можно передать, какие уничтожить, а какие держать под рукой.
Сроки хранения кадровых документов по перечню № 236
Срок хранения определяет вид документа, и этот срок одинаков для бумажного и для электронного оригинала. Для управленческих документов частных компаний действует Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449). К нему прилагается Инструкция по применению, утверждённая приказом от 20.12.2019 № 237. На дату публикации оба приказа действуют, их тексты размещены в разделе нормативных документов на сайте Росархива.
Сроки по документам, которые есть почти в каждом кадровом архиве:
| Документ | Статья перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении работников | 434 «а» | 50/75 лет, ЭПК |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет, ЭПК |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Книги, журналы, базы данных учёта отпусков | 463 «ж» | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 423 «б» | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве | 424 | 45 лет |
Запись «50/75 лет» расшифровывает статья 22.1 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет, если для вида документа не установлен иной срок. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) стоит у приказов по личному составу, трудовых договоров и личных дел. Именно эти документы, лежащие полвека, определяют площадь архива. Графики отпусков и табели при обычных условиях труда освобождают место через 3-5 лет.
Внимание: статья 423 перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажей передают в архив, уничтожать его вместе с протоколами нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечень № 236 общий. Для отдельных сфер действуют свои перечни, и для отраслевых документов приоритет у них. В здравоохранении хранение медицинских карт и заключений регулируют приказы Минздрава. В образовании сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов устанавливают ведомственные перечни. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок часто ставят по общему перечню, не проверив, есть ли для отрасли свой документ с другим сроком. Порядок должен быть обратным: сначала отраслевой перечень, потом Перечень № 236. Откройте номенклатуру дел и проверьте, по какому акту назначен срок для каждой позиции, характерной для вашей отрасли.»
Важный нюанс из практики: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне № 236 их нет. Если вида документа нет в перечне, уничтожать его всё равно нельзя. Срок назначают по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа: по сроку самих инструкций по охране труда или по сроку журналов инструктажей. Решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел, и при проверке вы показываете документированное решение, а не догадку.
Требования к помещению архива по Правилам № 77 и расчёт площади
Пункт 78 Правил № 77 рекомендует считать площадь архивохранилища от наполнения стеллажей. Исходная цифра — 400 единиц хранения на 1 м² с учётом расстановки стеллажей по пункту 82. Это рекомендация для проектирования хранилища, а не норма коробок на квадратный метр. Норматива, по которому КЭДО или сканирование гарантированно уменьшает площадь на определённую долю, нет. Место освобождается по мере того, как дела законно уничтожают или передают внешнему хранителю, а новые документы перестают печататься.
Архивохранилище размещают в изолированных помещениях со средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией (пункт 76 «а»). От соседних помещений его отделяют огнеупорные стены (пункт 78 «а»). В хранилище не должно быть труб водоснабжения и канализации, а также выводов воды (пункт 78 «д»-«ж»). Распределительные щиты, предохранители и рубильники в нём запрещены. Хранилище имеет выходы к лифтам или лестничным клеткам (пункт 78 «г»). Доступ контролируется, а порядок доступа закрепляют локальным актом (пункт 86).
Режим хранения и рекомендуемая расстановка стеллажей по Правилам № 77:
| Параметр | Значение | Основание и статус |
|---|---|---|
| Температура для бумажных документов | 17-19 °C | оптимальный режим |
| Относительная влажность | 50-55% | оптимальный режим |
| Измерение температуры и влажности | не реже 2 раз в неделю; ежедневно, если параметры не соответствуют нормативу | п. 90 |
| Главный проход между торцами стеллажей | не менее 120 см | п. 82, рекомендация |
| Проход между рядами стеллажей | 75 см | п. 82, рекомендация |
| Стеллаж, параллельный наружной стене, до стены | 75 см | п. 82, рекомендация |
| Торец стеллажа до стены | 45 см | п. 82, рекомендация |
| Верхняя полка до потолка | 50 см | п. 82, рекомендация |
| Нижняя полка до пола | 15 см, в цокольном этаже 30 см | п. 82, рекомендация |
| Наполнение для расчёта площади | 400 единиц хранения на 1 м² | п. 78, рекомендация |
Проходы и отступы входят в площадь хранилища, поэтому под сами стеллажи уходит только часть помещения. Расчёт 400 единиц хранения на 1 м² по пункту 78 ведут с учётом этой расстановки. Требования к режиму хранения действуют в тех помещениях, где архив фактически лежит. Если документы хранятся в кабинете кадровой службы, нормы к нему никто не отменял. Действующий текст требований, включая порядок контроля температуры и влажности, опубликован в Правилах хранения архивных документов, утверждённых приказом Росархива № 77.
Сверьте своё помещение с пунктами 76, 78 и 86 и посчитайте фактическое число единиц хранения на квадратный метр. Так видно, сколько площади архив занимает сейчас и сколько освободится после законного отбора дел.
Почему скан кадрового документа не освобождает место в архиве
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 называет скан бумажного документа электронным образом, то есть электронной копией того, что изготовлено на бумажном носителе. Электронным документом Пленум считает только файл, изначально созданный в электронной форме. Сканирование бумажного приказа о приёме на работу его срок хранения не сокращает. Вид документа и срок определяет Перечень № 236, а уничтожают документ только после отбора и оформления акта по Правилам № 77.
Форма хранения определяется формой создания. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его для хранения вместо файла нельзя. Решение о форме принимают один раз, когда документ создают. Для журналов инструктажей с этим решением компания живёт 45 лет.
Суд сохраняет право потребовать бумагу и после перехода на электронные копии. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии. Если копии поданы в электронном виде, суд вправе потребовать оригиналы. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его отдельных реквизитов или подписи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Перед отказом от бумажного архива выпишите, какие документы существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
В споре суд оценивает и процедуру вокруг электронного документа. Он смотрит, был ли у работодателя описанный в локальном акте порядок идентификации работника и когда работнику выдали подпись. Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО оформлено правильно. Бумажные оригиналы, подписанные до перехода, храните до истечения срока по перечню, а сканы используйте как рабочие копии для поиска.
Что КЭДО убирает из архива и какие документы остаются на бумаге
Статья 22.1 ТК РФ (редакция от 25.05.2026) распространяет КЭДО на создание, подписание, использование и хранение кадровых документов без дублирования на бумаге. Документ, созданный в системе и подписанный электронной подписью, место на полке не занимает. Из общего порядка КЭДО статья исключает:
- трудовые книжки;
- сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Под эти документы место в архиве планируется и после перехода. Само по себе исключение из общих правил КЭДО не означает, что документ при любых специальных режимах существует только на бумаге. Какой вид подписи допустим для конкретного документа, определяет статья 22.3 ТК РФ. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при переводе охраны труда в электронный вид путают протоколы и удостоверения. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде. Удостоверения ведутся в бумажном виде, и полка под них сохраняется при любой системе.
Электронный оригинал выдерживает спор, если работник действительно подписывал документы сам. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, и подпись в журнале ознакомления эту способность не подтверждает. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. Так способность работников подписывать документы в системе проверяют до того, как бумажный поток остановится.
Сценарии: где КЭДО сокращает площадь, а где нет
Итог для архива зависит от того, когда и в какой форме создан документ:
| Ситуация | Форма и срок хранения | Что происходит с площадью |
|---|---|---|
| Приказы о приёме и трудовые договоры, подписанные на бумаге до перехода | Бумажный оригинал, 50/75 лет, ЭПК | Место сохраняется весь срок, скан служит рабочей копией |
| Те же документы, созданные в КЭДО и подписанные электронной подписью | Электронный оригинал без бумажного дубля, тот же срок | Полка не нужна; хранится комплект из документа, файла подписи и доверенности, если подписывали по ней |
| Документы из исключений статьи 22.1 ТК РФ | Оформляются вне общего КЭДО | Место планируется и после перехода |
| Бумажные графики отпусков старше 3 лет | Срок по статье 453 истёк | Освобождается после экспертизы ценности и утверждённого акта |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | Длительное хранение с описью по работникам |
| Архив передан организации, оказывающей услуги хранения | Акт приёма-передачи по приложению № 27 к Правилам № 77 | Помещение у компании освобождается, обязанность учитывать архив остаётся |
Сразу после перехода КЭДО останавливает рост архива, а не уменьшает его. Сжимается архив за счёт отбора дел с истёкшим сроком и передачи внешнему хранителю.
Когда переход на КЭДО не уменьшит архив
- Основной объём архива составляют бумажные приказы, договоры и личные дела, законченные до перехода. Они хранятся 50 или 75 лет на бумаге независимо от даты подключения КЭДО.
- Значимая часть документов относится к исключениям статьи 22.1 ТК РФ или к удостоверениям по охране труда, которые ведутся на бумаге.
- План сокращения строится на сканировании уже подписанных бумажных документов. Скан срок хранения оригинала не сокращает.
Если архив подходит под любой из этих пунктов, площадь освобождают через отбор и уничтожение дел с истёкшим сроком или через внешнего хранителя. Подключение системы само по себе площадь в этом случае не освобождает.
Что проверить у оператора электронного кадрового архива
Электронный архив переносит документы с полки на серверы, а вместе с ними и персональные данные работников: сведения о семье, здоровье, доходах. Если документы хранит внешний провайдер, появляется третье лицо. Передача ему данных должна опираться на согласие работника на обработку персональных данных по 152-ФЗ. В цепочке может быть три участника: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Если кадровые документы подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект документа и хранится вместе с ним.
Вопросы оператору до подключения:
- где физически хранятся данные и кто именно получает к ним доступ, списком лиц;
- какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать;
- есть ли интеграция с сервисом государственных подписей;
- выгружается ли комплект документа целиком: документ, файл подписи, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Изображение документа на экране для этого не подходит. Спросите оператора до подключения, выгружает ли система этот комплект целиком.»
Как освободить место в архиве без нарушений
Отбор дел к уничтожению начинают с инвентаризации, а не с коробок. Пока не ясно, какие документы текущие, какие завершённые и по какому перечню назначен срок, любой акт об уничтожении остаётся спорным.
Что подготовить до разбора архива
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: у него приоритет.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и не уничтожены по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Протоколы, приказы и инструкции по охране труда со сроком до 10 лет держат рядом, ими пользуются. Журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда уходят в архивохранилище.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы со сроком свыше 10 лет, скорее всего, никогда не понадобятся. Если понадобятся, то при несчастном случае или профзаболевании, когда искать некогда, и ищут в этот момент конкретного человека, а не журнал за определённый год. Поэтому опись длительного хранения я советую строить по работникам. Проверьте, находятся ли по вашей описи все документы одного человека.»
В Добыто разделение на текущие и завершённые документы видно в интерфейсе. У раздела «Документы» есть вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», а завершённые документы переносят в архив массовым действием «В архив».
Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел со сроками по Перечню № 236 или отраслевому перечню. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для реестров, книг и журналов срок считают после завершения их ведения (часть 2 статьи 21.1 125-ФЗ, пункт 4.1 Инструкции № 237).
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности документов до уничтожения (пункт 17 Правил № 77). В акт включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (пункт 26).
- Шаг 3. Подготовьте проект акта на уничтожение и передайте его на рассмотрение центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК).
- Шаг 4. Утвердите акт. В организации, которая не относится к источникам комплектования государственного архива, акт утверждает руководитель после согласования с ЦЭК или ЭК. Для источников комплектования порядок согласования иной, и переносить его на другие организации нельзя.
- Шаг 5. Уничтожьте документы. Документы с персональными данными и сведениями ограниченного доступа уничтожают в самой организации способом, исключающим восстановление содержания. Остальные передают переработчику, а подтверждение утилизации прилагают к акту.
Цена ошибки при хранении и уничтожении кадровых документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Это предупреждение либо штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.
Журнал инструктажей, уничтоженный раньше срока, лишает работодателя доказательств. Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда. Расследование несчастного случая с работником, отработавшим 20 лет, поднимает историю его инструктажей за весь период работы. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.
Факт: статья 425 Перечня № 236 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. По месту составления такие документы хранятся 45 лет, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно.
Удалённость архива не продлевает сроки ответа работнику. По письменному заявлению работника работодатель обязан бесплатно выдать связанные с работой документы и заверенные копии не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (статья 62 ТК РФ). Срок не зависит от того, лежат дела в соседнем кабинете или у внешнего хранителя. Проверьте, сколько времени занимает поиск копии приказа десятилетней давности по вашей описи и укладывается ли он в 3 рабочих дня.
Стоимость электронного кадрового архива и КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций. Электронный архив входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, Email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | интеграция с 1С входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждой позиции приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тарифы относятся к электронному кадровому документообороту. Аренда помещения под бумажный архив, сканирование и уничтожение бумажных дел в них не входят.
Выводы
Склад под бумагу закон не требует, но требует, чтобы каждый документ пролежал свой срок. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные дела хранятся полвека и дольше, журналы инструктажей — 45 лет. Скан такой срок не сокращает. Площадь освобождают законный отбор дел с истёкшим сроком по акту, передача внешнему хранителю с сохранением учёта и электронное оформление новых документов, после которого архив перестаёт расти.
Добыто работает на этом последнем участке. Новые кадровые документы оформляются и хранятся в электронном архиве с файлами подписи, а пилотная группа и разведение выдачи подписи с первыми кадровыми действиями закладываются до развёртывания на всю компанию.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Устанавливает ли приказ 29н сроки хранения кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников. Он действует с 01.04.2021 до 01.04.2027 и сроков архивного хранения кадровых документов не устанавливает. Сроки для кадровых документов работодатель берёт из Перечня № 236, а для отраслевых документов — из отраслевого перечня, если он есть. Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, а в других организациях — до замены новыми (статья 411 Перечня № 236).
Сколько ждать архивную справку или копию приказа о приёме на работу?
Действующий или бывший работодатель по письменному заявлению работника выдаёт связанные с работой документы и заверенные копии бесплатно, не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Социально-правовой запрос в архив для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации (часть 3 статьи 26 125-ФЗ, пункт 182 «а» Правил № 77). Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской или копией. В справке указывают архивные шифры и номера листов (пункты 184-188 Правил № 77). Срок 30 дней не заменяет обязанность работодателя выдать копии за 3 рабочих дня.
Сократят ли сроки хранения кадровых документов в 2026 году?
На дату публикации нет. В апреле-мае 2026 года Росархив опубликовал проект нового перечня, замечания к нему принимались до 20.05.2026. Утверждение и вступление в силу нового перечня не подтверждены, изменений приказов № 236 и № 237, сокращающих сроки кадровых документов, нет. Отбор дел к уничтожению ведут по действующему Перечню № 236, проект для этого не применяют. Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91 касается делопроизводства государственных органов и органов местного самоуправления и на сроки частных компаний не влияет.
Обязан ли работодатель заводить личное дело на каждого работника?
Статья 445 Перечня № 236 устанавливает для личных дел руководителей и работников срок 50/75 лет с отметкой ЭПК. Обязанность заводить личное дело на каждого работника частной организации из перечня не следует. Ведение личных дел и их состав закрепляют в ЛНА. Если компания ведёт личные дела, они хранятся по статье 445 и попадают в часть архива с полувековым сроком.
Можно ли разместить архив в подвале?
Пункт 78 Правил № 77 запрещает размещать архивохранилище в подвальных помещениях и помещениях ниже уровня земли. Исключение составляют помещения, защищённые от грунтовых, талых и паводковых вод. Если архив находится в цокольном этаже, Правила рекомендуют поднять нижнюю полку стеллажа на 30 см от пола вместо 15 см (пункт 82).
Сколько хранить карты СОУТ и документы по оценке условий труда?
Отчёты по специальной оценке условий труда хранятся по месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (статья 407 Перечня № 236). К отчётам относятся протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ и перечни мероприятий. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (статья 414) и документы о расследовании профессиональных заболеваний (статья 419) хранятся 50/75 лет.
