Сроки хранения документов по приказу 236 задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 и действующий с 18.02.2020. Для кадровика ключевые статьи укладываются в три группы: 50/75 лет для трудовых договоров, личных дел, личных карточек и приказов о приёме, переводе и увольнении; 45 лет для журналов вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте; 1-5 лет для графиков отпусков, табелей, приказов об отпусках и взысканиях, документов кандидатов. Отметка 50/75 означает 75 лет для дел, завершённых до 1 января 2003 года, и 50 лет для более поздних. Электронные кадровые документы хранятся столько же, но форма хранения следует форме создания: подписанное электронной подписью хранится файлом, подписанное на бумаге хранится бумагой.
В материале собрана сводная таблица статей Перечня с номерами, по которой можно сверить номенклатуру дел, разбор отметки ЭПК и случаев, когда дело нельзя уничтожить по истечении срока. Отдельно показываем места, где сроки путают чаще всего: статья 423 по охране труда, статья 434 по приказам, согласия и документы кандидатов. Пошаговая ревизия архива, правила передачи дел при ликвидации, образцы документов, тарифы на электронный архив на 2026 год и ответы про медзаключения по приказу 29н, ЕФС-1 и архивные справки — во второй половине статьи.
Как читать Перечень № 236: отметки 50/75 и ЭПК, отсчёт срока
Перечень утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и применяется с 18.02.2020. На дату публикации это действующий акт: по нему составляют номенклатуру дел, по нему архив и инспектор сверяют сроки. Кадровые статьи сосредоточены в основном в диапазоне 434-463, охрана труда собрана в разделе 7.3 (статьи 407-430), а приказы по основной деятельности, штатное расписание и регистрационные журналы стоят в начале Перечня. Текст с номерами статей удобнее открывать на странице Перечня на сайте Росархива: на портале правовой информации акт опубликован сканом, и поиск по слову в нём не работает.
Отметка «50/75 лет» читается так: 75 лет для дел, завершённых делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для дел, завершённых после этой даты. Срок считают не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Личное дело работника, уволенного в 2025 году, закрывается в 2025-м, отсчёт идёт с 1 января 2026 года, и раньше 2076 года вопрос о его уничтожении не возникает.
Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) означает, что после экспертизы ценности часть документов могут отобрать на постоянное хранение. Дело с такой отметкой не уничтожают автоматически, когда срок истёк: сначала экспертиза ценности, затем решение комиссии и акт. ЭПК стоит у приказов о приёме, переводе, увольнении и оплате труда (статья 434), у личных дел и личных карточек (статьи 444-445), у журналов регистрации приказов по личному составу (статья 182) и у отчётов о командировках (статья 452).
Слово «постоянно» для коммерческой компании не всегда означает бессрочное хранение. Приказы по основной деятельности (статья 19) и штатные расписания по месту утверждения (статья 40) хранятся постоянно, но для организаций, которые не являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, примечание к Перечню устанавливает срок «до ликвидации организации». Такой организации в номенклатуре дел по статьям 19 и 40 проставляют именно этот срок.
Перечень № 236 общий. Для отдельных отраслей действуют собственные перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет: в здравоохранении сроки медицинских карт, заключений и медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности, договорам и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка обычно возникает из-за обратного порядка действий: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли есть другой акт с другим сроком. Сначала проверьте, действует ли отраслевой перечень, и только потом берите срок из общего. Там, где у отрасли своя специфика обязательного обучения, скорее всего, будет и своя специфика хранения.»
Главные статьи Перечня № 236 для кадровика: сводная таблица
Сводка собрана по тексту Перечня и показывает статьи, на которые кадровик чаще всего ссылается в номенклатуре дел, с подпунктами там, где внутри одной статьи сроки различаются.
| Статья | Документ | Срок хранения |
|---|---|---|
| 19 | Приказы по основной (профильной) деятельности | Постоянно; для организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, — до ликвидации |
| 40 | Штатные расписания и изменения к ним | По месту утверждения — постоянно (до ликвидации для организаций, не являющихся источниками комплектования); в других организациях — 3 года |
| 182 «б» | Журналы регистрации приказов по личному составу | 50/75 лет ЭПК |
| 402 | Табели и журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| 411 | Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми |
| 414 | Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет |
| 423 «а» | Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет |
| 423 «б» | Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 5 лет |
| 434 | Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда | 50/75 лет ЭПК |
| 434 | Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет |
| 434 | Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| 434 «г» | Приказы о направлении в командировки | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет |
| 435 | Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет |
| 438 «б» | Документы лиц, не принятых на работу | 1 год |
| 441 | Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва, если федеральный закон или договор не устанавливает иное |
| 444-445 | Личные дела, личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| 449 | Невостребованные подлинные личные документы, включая трудовые книжки | 50/75 лет |
| 452 | Отчёты работников о командировках | 5 лет ЭПК |
| 453 | Графики отпусков | 3 года |
| 463 «в» | Книги и журналы учёта движения трудовых книжек и вкладышей | 50/75 лет |
| 463 «г» | Учёт бланков трудовых книжек | 5 лет |
Короткие сроки в Перечне получили документы о событиях, которые повторяются каждый год: график отпусков, табель, приказ об отпуске. Документы, подтверждающие стаж, заработок и условия труда конкретного человека, хранятся 50/75 лет, а при вредных и опасных условиях труда в эту группу переходят даже табели и приказы о командировках.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно (статья 426), а не 5 лет, как иногда пишут в обзорах. Списки и ведомости на выдачу этих средств хранятся 1 год (статья 428).
Приказы по личному составу: где 50/75 лет, а где 3 и 5
Статья 434 объединяет приказы по личному составу, но сроки внутри неё расходятся от 3 до 50/75 лет. Приказ о приёме на работу, переводе, увольнении, об оплате труда хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК. Приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске хранится 5 лет, о дисциплинарном взыскании 3 года, о направлении в командировку 5 лет. Для работников с вредными или опасными условиями труда приказы о командировках переходят в группу 50/75 лет.
Из этого следует практическое правило для номенклатуры: приказы с разными сроками ведут в разных делах. Если приказы о приёме и об отпусках подшиты в одно дело, через 5 лет отобрать к уничтожению нечего: дело целиком хранится по самому длинному сроку. Журнал регистрации приказов по личному составу (статья 182 «б») хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК даже тогда, когда часть зарегистрированных в нём приказов уже уничтожена по истечении своих 3 или 5 лет.
Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет кадровые документы по проверочным листам Роструда и за их рамки выходить не вправе. Типовая находка выглядит как расхождение документов: дата инструктажа в журнале позже даты начала работы по приказу о приёме. Это видно за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно, поэтому приказ о приёме и журнал инструктажей одного периода должны быть доступны вместе.
В практике Добыто при переходе на КЭДО первым в систему выносят сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику, а не по дате приказа на подразделение: вручную эти сроки теряются чаще всего. Работники, бывшие в отпуске или на больничном во время повторного инструктажа, иначе выпадают из графика.
Личное дело, личная карточка Т-2 и трудовые книжки: 50/75 лет
Личные дела и личные карточки работников хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК по статьям 444-445 Перечня, трудовые договоры и соглашения об их изменении или расторжении — 50/75 лет по статье 435. Дело считается завершённым в год увольнения работника, и срок отсчитывается с 1 января следующего года. Опись документов личного дела фиксирует его состав на момент закрытия: при запросе бывшего работника или проверке по ней видно, какие документы в деле были и какие изъяты.
Трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении, и другие невостребованные подлинные личные документы хранятся 50/75 лет по статье 449. Книги и журналы учёта движения трудовых книжек и вкладышей — тоже 50/75 лет (статья 463 «в»), а учёт бланков трудовых книжек — 5 лет (статья 463 «г»).
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу нужны не работодателю, а самому человеку, и нужны они тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому при наведении порядка в архиве эти дела не трогают вместе с табелями и графиками отпусков: у них другой горизонт хранения.»
Документы кандидата, которому отказали в приёме, хранятся 1 год по статье 438 «б». Согласие на обработку персональных данных живёт по своей статье 441: 3 года после истечения срока его действия или отзыва, если федеральный закон или договор не устанавливает иное. У отклонённого кандидата получается два срока: анкета и резюме выбывают через год, согласие хранится 3 года после окончания срока своего действия или отзыва.
Копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению работника безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (часть 1 статьи 62 ТК РФ). Срок ответа короткий, поэтому дела по личному составу раскладывают так, чтобы нужный приказ или договор находился по фамилии, а не перебором годовых папок.
Образцы кадровых документов, сроки хранения которых проверяют чаще всего
Комплект закрывает документы из сводной таблицы со сроками от 1 года до 50/75 лет; первой откройте опись личного дела, она нужна при закрытии каждого дела уволенного работника.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (статьи 444-445, 50/75 лет ЭПК) | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 (50/75 лет ЭПК) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных (статья 441, 3 года после отзыва) | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда (статья 423 «а», 45 лет) | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 (статья 453, 3 года) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 (статья 402, 5 лет) | Скачать |
Охрана труда: какие журналы хранятся 45 лет, а какие 5
Протоколы результатов обучения по охране труда (статья 422) хранятся 5 лет, документы об обучении — программы, списки, переписка (статья 421) — тоже 5 лет. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по статье 423 «а» хранятся 45 лет, в 9 раз дольше. Протокол подтверждает разовое событие, которое через несколько лет перекроет новая проверка знаний, а журнал показывает работу по безопасности с человеком за весь период его работы.
Важный нюанс из практики: в обзорах статью 423 часто подают слитно, отсюда путаница. В тексте Перечня у неё два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа — 45 лет, журналы профилактических работ и проверки знаний — 5 лет. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, то есть журнал хранится 45 лет для конкретной цели: из него делают выписки при расследовании.
Рядом стоят документы с тем же или более длинным горизонтом. Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (статья 424). Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях по месту составления хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет (статья 425). Наряды-допуски и журнал их выдачи хранятся 1 год после закрытия, а если были травмы, аварии или несчастные случаи — 45 лет (статьи 415-416). Отчёты по специальной оценке условий труда по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях — 50/75 лет (статья 407).
Внимание: закончившийся журнал вводного инструктажа уходит в архив, а не в утиль. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала за весь период работы человека, и без журнала работодатель не докажет проведение инструктажей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Цену ошибки задаёт не архивная статья КоАП, а статья об охране труда. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностное лицо и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику, допущенному без обучения. Повторное аналогичное нарушение по части 5 обходится юридическому лицу в 100 000-200 000 рублей либо в приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Форма хранения в охране труда тоже различается: протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге, а документы, подтверждающие прохождение инструктажей, часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо исключает из электронного документооборота.
Лайфхак: разделите завершённые документы по порогу в 10 лет, а опись дел длительного хранения стройте по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного работника, и искать приходится срочно.
Электронные кадровые документы в КЭДО: те же сроки, другие требования к хранению
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя сохранять электронные кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документы оформлены в собственной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Переход на КЭДО сроки не сокращает: трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится 50/75 лет по статье 435, как и бумажный.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, а для журналов дальше придётся жить с ним 45 лет.»
Важный нюанс из практики: если работник согласился на КЭДО и процесс переведён в электронный вид, документы по этому процессу на бумаге уже не оформляются, откатиться обратно по конкретному документу нельзя. Работники, чья трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода, и их документы идут в бумажном режиме параллельно. В итоге дела одного вида у разных работников хранятся на разных носителях.
В практике Добыто проект начинается с описи процессов, а не с выбора системы: по каждому процессу выписывают документы, их количество в год, подписантов и вид подписи. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, это снимает основную часть ошибок настройки. Первыми обычно переводят отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА: для заявлений работнику достаточно ПЭП, а сами приказы об отпусках и командировках хранятся 5 лет.
Что закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не распространяет электронный документооборот на четыре категории: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. У одного работника приказ о приёме может храниться файлом, а приказ об увольнении — на бумаге, хотя оба по статье 434 хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК.
Комплект электронного документа для архива и выгрузка
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требуют, чтобы электронное архивное дело сохраняло файл документа, электронную подпись при её наличии и регистрационные метаданные. Электронные документы включают в отдельные описи. Организации, кроме органов власти и государственных и муниципальных организаций, вправе привлекать сторонних хранителей электронных архивных документов. Если кадровый документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения вместе с документом и файлом подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте у вендора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: сам документ, файл подписи, доверенность. При проверке, споре или смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. Отдельно уточните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы, и попросите список всех, кто получает доступ к данным: обычно это не одна компания, а три.»
Передача в архив, экспертиза ценности и уничтожение кадровых дел
Порядок хранения, экспертизы ценности, описания, передачи и уничтожения дел регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дела передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства, электронные документы включают в отдельные описи. Полный текст Правил и приложения к ним опубликованы на странице Правил организации хранения архивных документов на сайте Росархива.
Уничтожать документы до экспертизы ценности запрещено. Сначала утверждают описи дел постоянного хранения и согласуют описи дел по личному составу, только после этого дела с истёкшим сроком отбирают к уничтожению и оформляют актом. Дела с отметкой ЭПК в акт без решения экспертной комиссии не попадают, даже если срок по Перечню вышел.
При подключении Добыто мы рекомендуем до переноса архива в систему разграничить доступ к нему по ролям. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение: кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работников.
Как провести ревизию сроков хранения кадрового архива: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, действует ли для вашей отрасли собственный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие (открытые журналы, действующие приказы) и завершённые.
- Шаг 3. Завершённые разделите по сроку: до 10 лет (протоколы, приказы об отпусках, графики отпусков, табели) и свыше 10 лет (личные дела, трудовые договоры, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда).
- Шаг 4. Внутри каждой категории сортируйте дела по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел: у каждого дела срок хранения и номер статьи Перечня; для документа, которого в Перечне нет, срок определяют по аналогии и фиксируют решением экспертной комиссии.
- Шаг 6. Передайте завершённые дела в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства, электронные документы — по отдельным описям.
- Шаг 7. Проведите экспертизу ценности: утвердите описи дел постоянного хранения, согласуйте описи дел по личному составу, дела с отметкой ЭПК рассмотрите на экспертной комиссии.
- Шаг 8. Составьте акт о выделении к уничтожению только на дела с истёкшим сроком, прошедшие экспертизу.
Ликвидация организации: куда уходят дела по личному составу
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу и архивные документы с неистёкшими сроками хранения передают в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора с ним. Для организаций, зарегистрированных в Москве, таким архивом выступает Главархив Москвы; порядок и состав передаваемых документов описаны в разъяснении Главархива Москвы о передаче документов по личному составу. Упорядоченное состояние означает готовые описи: дела без описей архив не примет, и бывшим работникам выдавать архивные справки будет не по чему.
Штраф за нарушение правил хранения архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ предупреждением либо штрафом: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для организаций от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, но уничтоженное досрочно дело не восстановить: спор о стаже, заработке или условиях труда работодатель будет вести без документов, которые обязан был хранить.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников; электронный архив входит в тариф «Бизнес», электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, интеграция с 1С, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности штата и набора функций: если кадровые документы со сроком 50/75 лет нужно хранить в системе, а не только подписывать, ориентируйтесь на тариф с электронным архивом. Условия, минимальная оплата и порядок перехода между тарифами указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Перечень № 236 остаётся основой номенклатуры кадровых дел: документы о стаже, заработке и условиях труда хранятся 50/75 лет, журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет, документы о ежегодно повторяющихся событиях — от 1 года до 5 лет. Отметка ЭПК и неистёкший срок закрывают дело от уничтожения до экспертизы ценности, а отраслевой перечень при его наличии важнее общего. В КЭДО сроки те же, но хранится комплект: файл документа, подпись, метаданные и доверенность, если она была.
В Добыто мы выстраиваем электронный кадровый документооборот с учётом этих сроков с первого дня: процессы переводятся поэтапно, документы попадают в электронный архив вместе с подписью, а бумажные исключения по статье 22.1 ТК РФ остаются в отдельном контуре.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Действует ли приказ № 236 после публикации проекта нового Перечня в 2026 году?
Да. Росархив разместил проект нового Перечня для общественного обсуждения 8 апреля 2026 года и принимал замечания до 15 мая 2026 года. Проект не заменяет действующий акт, поэтому на дату публикации сроки кадровых документов определяются Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Номенклатуру дел пересматривают после того, как новый Перечень будет утверждён и вступит в силу.
Что делать, если документа нет в Перечне № 236?
Отсутствие строки в Перечне не разрешает документ не хранить. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа и фиксируют в номенклатуре дел решением экспертной комиссии. Например, для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда разумно ориентироваться на срок самих инструкций или на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. При проверке вы показываете документированное решение комиссии, а не догадку.
Сколько работодатель хранит медицинские заключения по приказу 29н?
Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н устанавливает, что заключение по предварительному осмотру составляется в 3 экземплярах: один выдают работнику, второй приобщают к медкарте в медицинской организации, третий направляют работодателю. Экземпляр заключительного акта по периодическим осмотрам хранится 50 лет в медицинской организации. Специального срока для экземпляра работодателя приказ 29н не устанавливает, поэтому срок определяют по Перечню № 236 или по аналогии и фиксируют в номенклатуре. Перечни вредных факторов для медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно (статья 411), списки работающих во вредных и опасных условиях — 50/75 лет (статья 414).
Сколько хранить копии ЕФС-1 и других сведений персонифицированного учёта?
Копии сведений, подаваемых в Социальный фонд России, в том числе в составе ЕФС-1, страхователь хранит по правилам хранения бухгалтерских документов (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ это не менее 5 лет после отчётного года.
Как бывшему работнику получить архивную справку, если организация ликвидирована?
Запрос направляют в государственный или муниципальный архив, куда ликвидированная организация передала документы по личному составу; для организаций, зарегистрированных в Москве, это Главархив Москвы. Запрос социально-правового характера исполняется в течение 30 календарных дней со дня регистрации (часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Правила, утверждённые приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, допускают продление ещё не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя.
