Ящик для хранения документов или электронное дело чем заменить картотеку

Ящик для хранения документов и электронное дело работника подчиняются одним срокам хранения. Личные дела и приказы о приёме, переводе и увольнении хранятся 50 лет, а документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Картотеку можно заменить электронным делом только для документов, которые работодатель включил в перечень КЭДО локальным нормативным актом по статье 22.2 ТК РФ. Трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге. Бумажные оригиналы с неистёкшим сроком хранения после сканирования не уничтожают. Новый документ в электронном деле — это комплект файлов по приказу Минтруда № 578н с подписями сторон. Скан старого документа остаётся электронным образом, а подлинником остаётся бумага в ящике.

Статья помогает решить, что переводить в электронный вид сразу, что оставить в ящике и как сохранить доказательственную силу дела. Мы покажем, почему ТК РФ не обязывает негосударственную организацию вести личные дела, как оформить смешанное дело по правилам Росархива и какие 6 вопросов задать поставщику системы до переноса архива. Сроки хранения по перечню № 236, пошаговая инструкция, штрафы за нарушения, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Обязан ли работодатель вести личное дело и что из него хранить

Трудовой кодекс РФ не обязывает негосударственную организацию заводить личное дело на каждого работника. Личное дело — добровольный способ систематизировать кадровые документы. Если компания его ведёт, состав дела, порядок доступа и обработку персональных данных она определяет локально: в ЛНА или в описи. Обязанность хранить сами кадровые документы от этого решения не зависит. Трудовой договор, приказ о приёме на работу, приказы о переводе и увольнении хранятся в сроки, установленные законодательством об архивном деле. Где именно они лежат, в папке работника или в номенклатурном деле приказов, на срок не влияет.

Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает организации самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. В конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации. Ящик в отделе кадров служит местом хранения до этой передачи, и электронная система закрывает ту же задачу.

Электронная форма требований к хранению не снимает. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Защита персональных данных по статье 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ одинакова для папки и для файла: доступ к делам получают только уполномоченные лица. При замене картотеки меняются четыре вещи: где лежит подлинник, кто видит дело, как быстро вы выдаёте копию и чем подтверждаете подлинность документа.

Перед заменой картотеки проверьте, утверждена ли в компании опись документов личного дела. Если дела ведутся, опись становится перечнем документов, полноту которого вы контролируете уже в электронной системе. Если личных дел нет, в систему переносят номенклатурные дела приказов и договоров.

Ящик или электронное дело: сравнение по ТК РФ, приказу 578н и 152-ФЗ

Бумажное и электронное дело сравниваются по 7 параметрам. В 3 из них требования совпадают: срок хранения, срок выдачи копии работнику и правило доступа к персональным данным.

Новые обязанности появляются в двух строках: о составе документа и о подписи работодателя. Электронная форма сама по себе нарушением не считается. В спорах проигрывают из-за дефектов процедуры, в том числе из-за неверного вида подписи для конкретного документа.

Форматы задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, он действует с 1 марта 2023 года. Состав комплекта министерство раскрывает в разъяснениях об электронных кадровых документах и требованиях к их форматам. В комплект входят PDF/A-1A, приложения при наличии, подписи, машиночитаемая доверенность при наличии и XML-описание. В тех же разъяснениях Минтруд указывает, что переход на электронные документы не обязателен, поэтому компания вправе сохранить картотеку целиком.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Комплект хранения состоит из нескольких файлов: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Поставщику системы задайте прямой вопрос: выгружает ли она этот комплект целиком в требуемом формате. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобятся сами файлы комплекта.»

Важный нюанс из практики: при проверках запрашивают тот документ, на котором не хватает подписи, или документ, которого в деле нет вовсе. В бумажной картотеке пробел обнаруживается в момент запроса. В электронном деле его видно раньше: по статусу документа, пока тот ещё в маршруте согласования.

В сервисе Добыто подписанные документы уходят во вкладку «Архив». Вкладки «В работе» и «Требуют действия» показывают, какой документ ещё на согласовании и на ком остановилась цепочка согласующих.

Какие кадровые документы остаются на бумаге и когда картотеку не убрать

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет за пределами КЭДО четыре группы документов, и для них ящик сохраняется при любой системе:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Остальные документы становятся электронными без бумажного дубля при двух условиях. Документ должен оформляться на бумаге или предъявляться работнику для ознакомления, и работодатель должен включить его в перечень КЭДО. Документ вне перечня остаётся бумажным, даже если в системе лежит его скан.

Когда электронное дело не заменит ящик полностью

Электронное дело закрывает только ту часть картотеки, которая подпадает под ЛНА о КЭДО. Ящик остаётся нужен в следующих ситуациях:

• статья 22.2 ТК РФ требует согласия работника на переход, а работник его не дал: его документы оформляются на бумаге;
• в картотеке лежат бумажные документы с неистёкшим сроком хранения: общего разрешения уничтожать их после оцифровки нет;
• компания не утвердила ЛНА о КЭДО с перечнем документов и категорий работников: без перечня документ не получает статус электронного без бумажного дубля.

ЛНА о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ фиксирует систему, перечень документов и категорий работников, срок уведомления и дату запуска. Сверьте свой перечень по двум пунктам: в него не попали документы-исключения, и в нём названы все категории работников, которых переводят на электронное дело.

Закрепите перечень электронных документов в положении о КЭДО

Сроки хранения кадровых документов на бумаге и в электронном виде

Срок хранения документа по личному составу не зависит от носителя: нормы статьи 22.1 125-ФЗ распространяются и на электронные документы. Базовые сроки задают закон и перечень типовых документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Запись «50/75 лет» означает 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. ЭПК — экспертно-проверочная комиссия. Сроки федеральные: компания в Москве и компания в регионе хранят личные дела одинаково, и переход на электронное дело эти сроки не сокращает.

Если документа нет в таблице, найдите его в перечне типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива. Срок определяет статья перечня, под которую подпадает документ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его отдельных реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Как сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения

Электронное дело хранится 50 или 75 лет. Всё это время документ должен открываться, читаться и проходить проверку подписи. Требования к долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». В стратегию сохранности входят читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Для подписи задачу решает архивный формат. К подписи, созданной при действующем сертификате, добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх неё формируют усовершенствованную подпись, и документ передают в архив проверяемым.

Что делать со старой картотекой после перехода на электронные дела

Сканирование бумажного дела не превращает его в электронный документ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 разграничивает два понятия. Электронный образ — это электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Общего разрешения уничтожать бумажные оригиналы с неистёкшим сроком хранения только из-за оцифровки нет. Скан ускоряет поиск, а подлинник по-прежнему лежит в ящике или в архиве организации.

Факт: режим документа определяют по самому файлу. Если в нём есть изображение собственноручной подписи, это электронный образ. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дела, в которых соединяются бумажные и электронные документы, ведут по Правилам хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях. Их утвердил приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. По пункту 159 бумажные документы смешанного дела оцифровываются, но сами бумажные документы формируются во второй и последующие тома. Правила не заменяют перечень № 236: сроки по-прежнему берутся из перечня.

Порядок действий со старой картотекой зависит от того, какой документ лежит в деле и когда он туда попал.

После ликвидации работодателя архивную справку о периоде работы выдают по документам, переданным в государственный или муниципальный архив. Поэтому требование передать дела в упорядоченном виде касается электронных дел так же, как бумажных.

Образцы описи личного дела, приказа о приёме и приказа о введении КЭДО

Начните с описи документов личного дела: по ней вы сверите, какие документы переносить в электронный вид, а какие оставить в ящике.

Как перевести личные дела из картотеки в электронный вид

Дольше всего при переходе идёт организационная часть: разработать и утвердить локальные акты, ознакомить с ними работников и получить их подписи. Интеграция с учётной системой идёт параллельно.

Как заменить картотеку электронным делом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Решите, ведёт ли компания личные дела, и утвердите опись документов дела. ТК РФ этого не требует, но без описи полноту дела нечем проверить ни в ящике, ни в системе.
2. Шаг 2. Утвердите ЛНА о КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. В нём укажите систему, перечень документов и категорий работников, срок уведомления и дату запуска. Документы из части 3 статьи 22.1 ТК РФ в перечень не включайте.
3. Шаг 3. Уведомите работников о переходе и получите согласия в случаях, которые предусматривает статья 22.2 ТК РФ. Если согласие требуется, а работник его не дал, он остаётся на бумажном документообороте.
4. Шаг 4. Распределите виды подписи по документам. Работодатель подписывает УКЭП документы, перечисленные в статье 22.3 ТК РФ. Для подписей работника нужны соглашение об электронном взаимодействии и ЛНА с правилами определения лица по его подписи. Кандидат подписывает трудовой договор неквалифицированной подписью, если соглашение заключено до подписания договора.
5. Шаг 5. Проверьте, что система выгружает комплект документа по приказу № 578н. Настройте роли доступа по статье 19 152-ФЗ.
6. Шаг 6. Запустите пилотную группу. Отправьте всем участникам один пилотный документ и проверьте по статусам, что подписали все. Остальных работников переводите только после этого.
7. Шаг 7. Сохраните бумажные дела до истечения сроков хранения. Новые документы ведите в электронном виде, а бумажные документы смешанного дела формируйте во второй и последующие тома.

Кейс из практики: оператор связи федерального уровня начал переход в 2017 году в пилотном проекте Минтруда. Первыми он перевёл односторонние документы и документы, для которых достаточно ПЭП. С августа 2022 года кадровые документы там подписывают сертификатами из приложения «Госключ». К первому кварталу 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустроены с электронной подписью, а всего с кандидатами и сотрудниками подписан 301 244 документ.

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. На ней проверяют, что подпись работает у каждого участника, до того как в систему пойдут личные дела всех работников. Для компаний на 1С:ЗУП модуль Добыто устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Какие 6 вопросов задать поставщику системы до переноса личных дел

Задайте эти вопросы до подписания договора: после переноса дел сменить систему можно только вместе со всем архивом.

• Где физически хранятся данные и кто входит в полный перечень лиц, получающих к ним доступ.
• Какие виды подписи система поддерживает со стороны работника и со стороны работодателя и можно ли комбинировать их в одном документе.
• Есть ли интеграция с государственным сервисом подписи.
• Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
• Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений.
• Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Когда документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работников. Попросите поставщика перечислить всех, кто получит доступ к данным. Как правило, в таком списке три участника: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Внутри компании разграничьте доступ ролями: доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение.»

Ошибки при замене картотеки и во что они обходятся

Уничтожить бумажные дела после сканирования. Так поступают, чтобы освободить шкафы и площадь под архив. Скан при этом остаётся электронным образом. За нарушение правил хранения архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для организации от 5 000 до 10 000 рублей. Если в споре суд истребует подлинник, предъявить его будет нечего.

Открыть всей кадровой службе доступ ко всем делам или передать дела облачному провайдеру без согласий работников. Так экономят время на настройке ролей и сборе согласий. Обработка персональных данных с нарушением 152-ФЗ подпадает под часть 1 статьи 13.11 КоАП РФ: штраф для организации от 150 000 до 300 000 рублей, при повторном нарушении по части 1.1 от 300 000 до 500 000 рублей. За утечки Федеральный закон от 30.11.2024 № 420-ФЗ ввёл отдельные составы, и штраф по ним зависит от числа субъектов персональных данных.

Перевести в электронный вид документ из перечня исключений или подписать документ не тем видом подписи. Так случается, когда в систему переносят всю картотеку разом. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ стоит организации от 30 000 до 50 000 рублей, повторное нарушение — от 50 000 до 70 000 рублей.

Выдать подпись работнику в день кадрового действия и не описать порядок идентификации. Так ускоряют запуск. Последствие — проигранный спор об увольнении, хотя положение о КЭДО в компании было.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 отказал работнику, и апелляция это решение оставила в силе. У работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников и порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил. В материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения, когда поступило электронное заявление. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи. Проверьте, что ваша система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.»

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно может пользоваться системой. Сверьте по журналу своей системы, не совпадают ли у кого-то из работников дата выдачи подписи и дата заявления об увольнении.

Стоимость перехода на электронные личные дела: тарифы КЭДО

Стоимость считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности, нужных видов подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.

Электронный архив, в котором хранятся подписанные дела, входит в тариф «Бизнес»; в карточке тарифа «Старт» он не указан. Состав каждого тарифа и условия смены тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Подключение к сервису занимает 5 минут. Срок перехода на электронные дела определяют утверждение ЛНА, уведомление работников и сбор согласий там, где их требует статья 22.2 ТК РФ.

Выводы

Электронное дело заменяет ящик только для документов из перечня КЭДО. Исключения статьи 22.1 ТК РФ и бумажный архив с неистёкшим сроком хранения остаются на бумаге, а срок хранения 50 или 75 лет от смены носителя не меняется. Доказательственную силу электронного дела определяет процедура: формат по приказу № 578н, верный вид подписи, порядок идентификации и разграничение доступа. Начинать переход лучше с описи, ЛНА и пилотной группы, а бумажные тома смешанных дел сохранять.

В Добыто мы переводим кадровые документы на КЭДО с электронным архивом и бесплатным выпуском ПЭП и УНЭП для сотрудников. Запуск начинаем с пилотной группы, чтобы личные дела переходили в систему по уже проверенному маршруту.

Частые вопросы о замене картотеки электронным делом

Как работнику получить копию документа из электронного личного дела?

По статье 62 ТК РФ работодатель по заявлению работника выдаёт документы, связанные с работой, и их заверенные копии бесплатно, не позднее 3 рабочих дней. При КЭДО работник по частям 10-11 статьи 22.3 ТК РФ выбирает способ получения: бумажная копия электронного документа или электронный документ, в том числе через Госуслуги или платформу «Работа в России», если системы интегрированы. Документы, подписанные ПЭП работника, по его заявлению направляются в личный кабинет на Госуслугах (часть 12 статьи 22.3). Документы, подписанные в приложении «Госключ», с середины 2024 года хранятся там без временных ограничений и остаются доступны пользователю.

Каким приказом установлены форматы электронных кадровых документов и при чём здесь «приказ 29н»?

Состав и форматы документов, которые оформляются без бумажного дубля, установлены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Приказ зарегистрирован Минюстом 30.09.2022 под № 70317 и действует с 1 марта 2023 года. Подтверждения того, что приказ № 29н касается форматов или хранения электронных кадровых документов, мы не нашли. Если на него ссылается ЛНА или договор, сверьте реквизиты с действующей редакцией. Сроки хранения задаёт перечень Росархива № 236, правила хранения — приказ Росархива № 77.

Обязан ли работодатель хранить электронные кадровые документы на платформе «Работа в России»?

Статья 22.3 ТК РФ обязывает обеспечить сохранность электронных документов в сроки архивного законодательства и называет два варианта: собственная информационная система работодателя и платформа «Работа в России». Какой из них применяется, зависит от выбранной системы КЭДО. Подсистему «Электронный кадровый документооборот» на платформе регулирует постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 (пункты 60, 65-66, в редакции от 14.02.2024 № 158): фиксация получения документов и выгрузка в систему работодателя и из неё. Нормы о прямом доступе ГИТ к системе КЭДО работодателя мы не нашли, поэтому держите комплект файлов готовым к выгрузке по запросу.

Можно ли вести электронное дело иностранного работника?

Да. Иностранный гражданин, который работает в России по разрешению на работу или с видом на жительство и имеет СНИЛС и ИНН, может зарегистрироваться на Госуслугах и подписывать документы через государственный сервис подписи. Если человек работает удалённо из другой страны, отношения с ним оформляют договором ГПХ, и требования к документам работника по трудовому договору на такого исполнителя не переносятся. Признаки трудовых отношений при этом не исчезают от того, что человек находится за границей, и риск переквалификации договора остаётся. Вид договора определяется существом отношений, а не местом нахождения человека.

Подходит ли простая электронная подпись для документов личного дела?

Только для части документов со стороны работника, в том числе для заявлений на отпуск и командировку. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена и ЛНА с правилами определения лица по его подписи. Со стороны работодателя трудовой договор и изменения к нему, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора подписываются УКЭП. Практика признания договоров займа, подписанных кодом из SMS, на кадровые документы не переносится: для них действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ.

Какие требования предъявлять к системе хранения электронных личных дел?

Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020. Функции таких систем направлены на поддержание юридической силы и юридической значимости электронного документа. Для кадрового архива проверьте 5 параметров: структуру архива, правила индексирования, систему поиска, контроль доступа и регулярную проверку целостности данных. Сотрудник с правом доступа должен быстро найти нужный документ и проверить его подлинность и актуальность.