Цель хранения документов в компании шире, чем исполнение 125-ФЗ: архив подтверждает стаж бывших работников для пенсии, служит доказательством в трудовом споре и при расследовании несчастного случая, закрывает налоговые и бухгалтерские проверки. Отсюда разные сроки: приказы об ежегодных отпусках хранятся 5 лет, журналы инструктажа по охране труда — 45 лет, приказы о приёме и увольнении — 50 лет, а для дел, законченных до 1 января 2003 года, — 75 лет. Срок зависит от того, кто и когда может потребовать подтверждения по документу. Бумажный документ хранится в подлиннике на бумаге, электронный — файлом с подписью в формате приказа Минтруда № 578н, и скан или распечатка подлинник не заменяет.
Материал помогает связать каждый вид кадровых документов с задачей, ради которой его держат, и по этой связке проверить номенклатуру дел: что можно уничтожить по акту, а что нужно сохранить даже при ликвидации компании. Покажем, какие обстоятельства суд проверяет в электронном архиве и почему выгрузка комплекта файлов важнее картинки на экране. Порядок выдачи архивной справки, пошаговая настройка хранения, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы о приказе 29н и эксперименте Минтруда — во второй половине статьи.
Зачем компании архив: кто и когда придёт за документами
За кадровым документом чаще всего приходят через годы после того, как он был подписан: бывший работник, Социальный фонд России, суд, ГИТ, налоговая, ликвидатор. Каждый из них ищет свой вид документа и рассчитывает на свой срок, поэтому архив удобнее проектировать от запроса, а не от папок на полке.
Задачи, ради которых документы держат дольше, чем они нужны в текущей работе:
| Задача | Какие документы понадобятся | Срок хранения или срок запроса | Кто запросит |
|---|---|---|---|
| Подтверждение стажа для пенсии | Справка работодателя, выписки из приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу зарплаты | Приказы о приёме, переводе, увольнении — 50 лет, по делам до 01.01.2003 — 75 лет | Бывший работник, СФР |
| Трудовой спор | Приказы, заявления, трудовой договор, сведения о выдаче электронной подписи | Иск по увольнению — 1 месяц, общий спор — 3 месяца, по невыплате зарплаты — 1 год (статья 392 ТК РФ) | Работник, суд |
| Расследование несчастного случая или профзаболевания | Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, документы о расследовании профзаболеваний | Журналы — 45 лет, документы о профзаболеваниях — 50/75 лет | Комиссия по расследованию, бывший работник |
| Проверка ГИТ | Документы по запросу инспектора (статья 357 ТК РФ), по охране труда — дистанционный доступ к электронным документам (статья 214.2 ТК РФ) | В пределах сроков по Перечню № 236 | ГИТ |
| Налоговая проверка | Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов | 5 лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ) | ФНС |
| Бухгалтерский учёт и аудит | Первичные документы, регистры, бухгалтерская отчётность | Не менее 5 лет после отчётного года (статья 29 402-ФЗ) | Аудитор, ФНС |
| Ликвидация компании | Документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения | Передаются в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии (часть 10 статьи 23 125-ФЗ) | Ликвидатор, конкурсный управляющий |
Самые длинные сроки приходятся на документы, которые нужны человеку: стаж и вредные условия труда подтверждаются через десятилетия после увольнения. Налоговые и бухгалтерские документы теряют значение через 5 лет, а для трудового спора критичен короткий период после увольнения, когда документы ещё под рукой у кадровой службы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет хранения приказов по личному составу и личных карточек установлены не ради работодателя. Эти документы нужны самому человеку, причём в тот момент, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Откройте номенклатуру дел и проверьте, понятно ли по каждому делу, кто и зачем запросит его через годы.»
Сроки хранения документов: почему 5, 45 и 50/75 лет
Базовые сроки для большинства организаций задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Порядок хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Для документов по личному составу статья 22.1 125-ФЗ устанавливает 50 лет хранения, а для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет.
Внутри одной темы сроки расходятся в разы. Приказы о приёме, переводе и увольнении хранятся 50/75 лет, приказы об обычных ежегодных отпусках — 5 лет. По охране труда протоколы результатов обучения, программы и списки обучаемых хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Протокол подтверждает разовое событие: человек прошёл проверку знаний в определённую дату, и через 3 года её сменит новая. Журнал инструктажа подтверждает, что работа по безопасности велась весь период трудовых отношений. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Схема ниже сводит основные кадровые сроки: графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. Для документов в КЭДО сроки те же.
Внимание: статья 423 Перечня № 236 делит журналы на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах их часто объединяют, и журнал инструктажа уничтожают вместе с пятилетними делами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: Перечень № 236 основной, но не единственный. Для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над общим. Типовая ошибка — кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок в номенклатуру и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Порядок проверки обратный: сначала отраслевой перечень, потом общий.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Журнал инструктажа нужен не на проверке, а в ситуации, когда бывший работник через 15 лет связывает заболевание с условиями труда или когда расследуют несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет. Расследование поднимает всю историю его инструктажей. Если журнала нет, проведение инструктажей вы не докажете, а доказывать придётся работодателю. Закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.»
Проверить себя можно по номенклатуре дел: у каждого дела должна стоять статья Перечня или отраслевого перечня, на которой основан срок.
Какие кадровые документы попадают в архив после приёма на работу
Комплект долгого хранения начинает складываться в день приёма. Приказ о приёме на работу по форме Т-1, трудовой договор и личная карточка Т-2 относятся к документам по личному составу и хранятся 50 лет. Если в компании ведут личные дела, состав каждого фиксируют в описи документов личного дела: по ней при запросе через годы видно, что лежало в деле и чего не хватает. Согласие на обработку персональных данных подтверждает основание, на котором работодатель вообще держит эти сведения.
Кадровые документы содержат персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Если архив ведёт внешний провайдер, появляется третье лицо, и передача ему данных опирается на согласие работника. Перед выбором облачного хранилища запросите у поставщика перечень всех, кто получит доступ к данным: обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа одинаково для бумажного архива и для электронного: специалист по расчёту зарплаты не должен видеть медицинские сведения, а архивариус — открывать действующие дела без запроса.
В КЭДО путь документа короче: кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования, сотрудник подписывает электронной подписью с телефона, и подписанный файл уходит в электронный архив на весь срок хранения.
Образцы кадровых документов, которые уходят в архив на 50 лет
Комплект собран вокруг приёма на работу; начните с приказа Т-1 и описи личного дела, по которым проверяется полнота архива.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Архивная справка: зачем её запрашивают и в какой срок выдают
Чаще всего архивную справку просят для пенсии, когда в трудовой книжке нет нужной записи или она неполная. Социальный фонд России в таких случаях принимает справку работодателя, выписку из приказа, из лицевого счёта или из ведомости на выдачу зарплаты: порядок описан на странице СФР о том, как подтвердить трудовой стаж. Если приказа о приёме за 2001 год в архиве нет, человеку нечем подтвердить период работы, а компании нечем ответить на запрос.
Правила № 77 относят такие запросы к социально-правовым, в том числе связанным с пенсионным обеспечением. Их исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней. В справке указывают, на основании каких документов она составлена, их даты и номера, архивные шифры и номера листов. В приложениях к приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 есть рекомендуемый образец архивной справки, а также образцы номенклатуры дел, описей и акта о выделении документов к уничтожению.
Работнику, который ещё состоит в штате, копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по статье 62 ТК РФ: безвозмездно, в течение 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Если по документам ведётся КЭДО, статья 22.3 ТК РФ предусматривает выдачу копий в электронном виде.
Архивную справку составляют по архивным шифрам, поэтому без описи дел и номенклатуры её не собрать за 30 дней. Проверьте, можно ли по вашей описи найти документы конкретного человека, не перебирая коробки по годам.
Архив как доказательство: трудовой спор, суд и проверка ГИТ
Срок обращения в суд по статье 392 ТК РФ короче сроков хранения: по увольнению — 1 месяц со дня вручения копии приказа, выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности, по общему спору — 3 месяца, по невыплате зарплаты — 1 год. В пределах этих сроков спор выигрывает тот, кто предъявит документы, а не тот, кто прав по памяти. Электронный документ суд признаёт письменным доказательством: часть 3 статьи 75 АПК РФ, статья 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа.
Кейс из практики: работодатель перешёл на КЭДО с 01.02.2022, работник в тот же день дал письменное согласие, а 23.03.2022 подал через систему заявление об увольнении. Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета у компании были, и районный суд, а затем апелляция в иске отказали. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю при поступлении электронного заявления следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Решили 3 обстоятельства: подпись выдали в день заявления об увольнении, за работника, не умевшего пользоваться системой, подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя.
Архив работает как доказательство только вместе с журналом событий: когда выдана подпись, кто её контролировал, как работник прошёл идентификацию. В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек действительно умеет работать в системе: суд оценивает фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Во что обходится пробел в архиве
Прямой штраф за нарушение правил хранения архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ невелик: предупреждение или 1-3 тыс. рублей для граждан, 3-5 тыс. рублей для должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для юридических лиц. Дороже обходится то, чего штраф не покрывает. Без журнала инструктажа работодатель не докажет, что инструктажи проводились, когда расследуют несчастный случай или профзаболевание. Без приказа и заявления не подтвердить законность увольнения в месячный срок на обращение в суд. Без документов для исчисления налогов в пределах 5 лет нечем ответить на налоговой проверке.
Электронный архив: что хранить, чтобы файл остался доказательством
Статья 22.3 ТК РФ, введённая 377-ФЗ, обязывает работодателя хранить электронные кадровые документы в сроки, установленные архивным законодательством, и обеспечивать их сохранность. Сроки для электронного и бумажного документа одинаковые, различается форма. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный электронной подписью, хранится файлом, распечатку вместо него держать нельзя; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Какие документы не переводятся в электронный вид
Часть документов закон оставляет на бумаге независимо от того, работает ли компания в КЭДО: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы об инструктажах по охране труда, приказы об увольнении. Для них архив остаётся бумажным, и при переходе на КЭДО бумажный контур не исчезает. По охране труда протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения — только на бумаге.
Комплект файлов по приказу Минтруда № 578н
Состав и форматы электронных кадровых документов установил приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, вступивший в силу 01.03.2023. Комплект хранения включает документ в PDF/A-1A, XML-описание, файлы подписей и, если документ подписан по доверенности, машиночитаемую доверенность. Доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа, поэтому при увольнении уполномоченного подписанта её отзывают первой.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Поэтому вопрос к системе звучит так: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. Спросите заранее и о том, в каком виде вам отдадут архив при расторжении договора.»
Как сохранить проверяемость подписи на десятилетия
Сертификат подписи действует ограниченный срок, а документ хранится 50 лет. Чтобы подпись можно было проверить и после истечения сертификата, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней. ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов включает в стратегию хранения читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
В сервисе Добыто подписанные документы переводятся во вкладку «Архив» отдельным действием, в том числе массово, и хранятся вместе со статусами согласования и подписания. Осенью 2026 года Минтруд проводит ограниченную апробацию: приказ Минтруда от 17.09.2026 № 423 ввёл с 21.09.2026 по 15.12.2026 эксперимент по подписанию кадровых электронных документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Это эксперимент, а не новый обязательный порядок КЭДО, и действующие требования к хранению он не меняет.
Когда документы можно уничтожить и что делать с архивом при ликвидации
Хранить всё бессрочно тоже нельзя. Часть 7 статьи 5 152-ФЗ ограничивает хранение персональных данных целью обработки: после её достижения данные уничтожают или обезличивают, если федеральный закон не устанавливает иной срок. Архивные сроки по 125-ФЗ и Перечню № 236 и есть такой иной срок, поэтому приказ о приёме хранится 50 лет, а документы с истёкшим 5-летним сроком подлежат уничтожению.
Уничтожают не по решению кадровика, а через экспертизу ценности: комиссия отбирает дела с истёкшими сроками, оформляется акт о выделении документов к уничтожению, рекомендуемый образец которого есть в Правилах № 77. Часть 2 статьи 17 125-ФЗ запрещает уничтожать документы Архивного фонда Российской Федерации, а часть 1 той же статьи обязывает сохранять документы по личному составу весь установленный срок.
При ликвидации негосударственной организации ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии документы Архивного фонда, документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения. Именно туда бывшие работники потом обращаются за справками о стаже. В Москве запрос о приёме документов ликвидируемой организации подают через услугу Главархива Москвы на mos.ru.
Перед уничтожением проверьте 2 вещи: истёк ли срок по статье, указанной в номенклатуре, и нет ли в деле документов с более долгим сроком, например выписок из журналов инструктажа.
Как выстроить хранение кадровых документов под реальные задачи
Порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет — протоколы, приказы об отпусках, инструкции — живут рядом с кадровой службой, их достают и используют. Документы со сроком свыше 10 лет уходят в архив и понадобятся редко, но в ситуации, когда искать некогда: при расследовании несчастного случая или запросе о стаже.
Лайфхак: опись документов длительного хранения удобнее строить по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а историю конкретного работника.
Как настроить хранение кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень документов со сроками хранения. Если есть, для отраслевых документов он применяется вместо Перечня № 236.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работаете сейчас.
- Шаг 3. Разделите завершённые документы по сроку: до 10 лет и свыше 10 лет. Журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда и документы по личному составу идут в длительное хранение.
- Шаг 4. Внутри каждой категории разложите документы по видам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел и укажите у каждого дела срок хранения и статью перечня, на которой он основан.
- Шаг 6. Для документов, которых нет в перечне, определите срок по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 7. Для электронных документов проверьте, что система выгружает полный комплект по приказу № 578н: документ, XML-описание, файлы подписей, машиночитаемую доверенность.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если вида документа нет в перечне, это не разрешение его не хранить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу документ и применяют его срок, а решение фиксируют в номенклатуре дел. На проверке вы показываете не догадку, а оформленное решение экспертной комиссии, поэтому обоснование записывайте сразу.»
Переход на электронный архив мы начинаем с пилотной группы перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, умеют ли работники подписывать документы сами, до того как этими документами придётся что-то доказывать.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив с интеграцией с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», УКЭП сотрудники получают через партнёров — удостоверяющие центры. Тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; условия по численности собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Кадровый архив держат ради тех, кто придёт за документами позже: бывшего работника с вопросом о стаже, суда, комиссии по расследованию несчастного случая, налоговой. От этого зависят и сроки: 5 лет для отпусков и налогов, 45 лет для журналов инструктажа, 50/75 лет для документов по личному составу. Бумажный и электронный документ хранятся в той форме, в которой созданы, а уничтожение возможно только по истечении срока и по акту экспертной комиссии.
Добыто ведёт кадровые документы в электронной форме от подписания до архива и выгружает их комплектом файлов, пригодным для проверки и спора, а внедрение мы начинаем с пилотной группы.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Регулирует ли приказ 29н хранение кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Состав и форматы электронных кадровых документов определяет приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, сроки хранения — Перечень Росархива № 236, а порядок организации хранения — Правила Росархива № 77.
Сколько хранить наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами?
По статье 415 Перечня № 236 наряды-допуски хранятся 1 год после закрытия. Если при работах произошли травмы, аварии или несчастные случаи, срок увеличивается до 45 лет. Тот же порядок действует для журнала учёта выдачи нарядов-допусков по статье 416.
Сколько хранятся нормы выдачи средств индивидуальной защиты?
В организации, которая их утвердила, нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием хранятся постоянно (статья 426 Перечня № 236), а в других организациях — 3 года после замены новыми. Документы о выдаче средств защиты хранятся 3 года, списки и ведомости на выдачу — 1 год.
Обязательны ли методические рекомендации Росархива 2026 года к Правилам № 77?
В 2026 году Росархив и ВНИИДАД выпустили методические рекомендации к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77, объёмом 287 страниц. Это методический документ с пояснениями и образцами, а не новая обязательная норма: требования по-прежнему устанавливают сами Правила № 77 и 125-ФЗ.
Сколько хранится отчёт о специальной оценке условий труда?
По месту проведения отчёты по СОУТ и документы к ним хранятся 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях срок составляет 5 лет (статья 407 Перечня № 236).
Нужно ли участвовать в эксперименте Минтруда по подписанию кадровых документов осенью 2026 года?
Нет, эксперимент по приказу Минтруда от 17.09.2026 № 423 действует с 21.09.2026 по 15.12.2026 и касается апробации подписания кадровых электронных документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Это не обязательный для всех работодателей порядок: КЭДО по-прежнему ведётся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
