Какие нормы нарушает хранение кадровых документов дома
Отдельной статьи с запретом уносить личные дела домой нет. Нарушение складывается из нескольких обязанностей работодателя. Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает организацию обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. По статье 13 того же закона организация сама создаёт архив и сама организует хранение, поэтому место хранения выбирает организация.
Порядок хранения детализируют Правила организации хранения документов в организациях, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Пункты 76-77 требуют обеспечивать хранение комплексом мер, которые минимизируют риск порчи и утраты. Там же сказано, что архив размещается в здании или в отдельных помещениях здания. Обязательного сейфа для всех кадровых документов правила не называют: набор мер организация определяет сама.
Действующий текст размещён на официальной странице Правил организации хранения документов на сайте Росархива. На октябрь 2026 года Росархив опубликовал только проект новых правил, поэтому применяются правила 2023 года.
Факт: Трудовой кодекс обязывает организацию хранить кадровые документы, но не описывает, как именно. Порядок хранения задают архивный закон, правила хранения и перечни со сроками хранения.
Из этих норм следует практический порядок. Где лежат дела, решает работодатель, а сотрудник с документами работает в пределах этого решения. Если решения нет, проверку начинают с вопроса, кто персонально отвечает за хранение.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение кадровых данных — вопрос, за который отвечает конкретный человек и по которому бывают проверки. Удобство работы с документами кадровик ощущает каждый день, а ответственность за место хранения проявляется в момент проверки. Сначала определите, кто в компании персонально отвечает за хранение, и только после этого решайте, где сотруднику удобнее работать.»
Трудовые книжки: отдельный порядок по приказу Минтруда № 320н
Для трудовых книжек действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он вступил в силу 01.09.2021 и применяется до 01.09.2027. По пункту 39 приложения № 2 трудовые книжки ведёт, хранит, учитывает и выдаёт уполномоченное лицо, которое работодатель назначает приказом. Бланки хранятся у работодателя как документы строгой отчётности (пункт 41). Журнал учёта бланков и книгу учёта движения трудовых книжек работодатель разрабатывает сам. Книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя (пункт 40). Обязанность организовать хранение, учёт и выдачу пункт 42 возлагает на работодателя.
Сейф или запирающийся шкаф приказ прямо не предписывает. Отдельной санкции за утрату трудовой книжки в нём тоже нет. Последствия утраты описаны в том же приказе. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления (пункт 27). Если книжка утрачена по вине работодателя, он содействует работнику в получении подтверждающих документов (пункт 29). Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (статья 66.1 ТК РФ) дубликат бумажной книжки не заменяют.
Персональные данные: место хранения и круг доступа
Приказ о приёме на работу, трудовой договор и личное дело содержат персональные данные работника. Поэтому к ним применяются статьи 86-90 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. По статье 19 152-ФЗ оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты от неправомерного или случайного доступа, копирования, предоставления и распространения. Статья 18.1 обязывает оператора сделать три вещи:
- назначить ответственного за организацию обработки персональных данных;
- принять политику обработки и локальные акты;
- опубликовать политику или иным способом сделать её доступной неограниченному кругу лиц.
Для бумажных носителей действует Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687. Оно посвящено обработке персональных данных без средств автоматизации. Пункт 14 требует создать условия, которые обеспечивают сохранность персональных данных при хранении материальных носителей и исключают несанкционированный доступ к ним. Пункт 15 требует определить места хранения. Квартира кадровика становится местом хранения, только если её так определил работодатель. В остальных случаях требование пункта 15 не выполнено.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Требования к операторам Роскомнадзор публикует в разделе о персональных данных для юридических лиц. Сверьте с ним свой пакет локальных актов до того, как решать, где будут лежать личные дела.
Хранение документов у дистанционного кадровика: при каких условиях это возможно
Статья 312.6 ТК РФ разрешает работодателю обеспечить дистанционного работника оборудованием и средствами защиты информации. Права самостоятельно вынести оригиналы домой эта норма кадровику не даёт. Хранение вне офиса законно, когда его организовал работодатель: определил место, круг допущенных лиц и меры защиты. Опубликованного судебного решения именно о кадровике, который хранил оригиналы дома, на октябрь 2026 года мы не нашли. Поэтому оценка строится на общих обязанностях работодателя по 125-ФЗ, 152-ФЗ и постановлению № 687.
Пять типовых ситуаций различаются тем, кто определил место хранения и в какой форме существует документ.
| Ситуация | Какая обязанность затронута | Оценка |
|---|---|---|
| Кадровик работает в офисе и забрал личные дела домой, чтобы доделать опись | Место хранения не определено работодателем (п. 15 Положения № 687); сохранность документов по личному составу (ст. 17 125-ФЗ) | Нарушение порядка хранения |
| Дистанционный кадровик хранит оригиналы дома по собственному решению, приказа нет | То же; для трудовых книжек дополнительно пп. 39-42 приложения № 2 к приказу № 320н | Нарушение порядка хранения |
| Дистанционный кадровик хранит документы дома, место и средства защиты определены приказом работодателя | Ст. 312.6 ТК РФ; соблюдение мер, выбранных работодателем; требования о сейфе в правилах нет | Возможно при соблюдении установленных мер |
| Кадровик уволился и не вернул документы | Право собственника истребовать имущество из чужого незаконного владения (ст. 301 ГК РФ) | Организация истребует документы, при необходимости через суд |
| Электронные кадровые документы скачаны на личный ноутбук | Ст. 22.1 ТК РФ: хранение в информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России»; ст. 19 152-ФЗ | Хранение вне информационной системы работодателя |
Во всех строках, кроме третьей, место хранения определил не работодатель. Если в компании дистанционный кадровик хранит оригиналы дома, первым проверяется приказ о месте хранения. Если такого приказа нет, ситуация относится к первым двум строкам таблицы.
Определить место хранения недостаточно. Тот же приказ фиксирует, кто из сотрудников вправе работать с личными делами. Разграничение доступа работодатель выстраивает одинаково для бумажного архива и для электронной системы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Требование разграничить доступ работает одинаково для архива и для электронной системы. Когда весь кадровый массив открыт всей кадровой службе целиком, это типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Проверьте, у кого фактически есть доступ к личным делам, и оставьте его только тем, кому он нужен по работе.»
Для дистанционного кадровика альтернатива бумажной папке — работа с электронными документами в информационной системе. В ней документ создаётся, подписывается и хранится, поэтому выносить оригинал не требуется. В Добыто документ после подписания сотрудником остаётся в электронном архиве системы, на тарифе «Бизнес» архив входит в состав тарифа.
Сроки хранения кадровых документов по перечню Росархива
Срок, в течение которого организация отвечает за документ, задаёт статья 22.1 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет. Документы, законченные после 01.01.2003, хранятся 50 лет, если перечнем не установлен иной срок. В таблице запись «50/75 лет» означает 50 лет для документов после 01.01.2003 и 75 лет для более ранних.
Сроки по видам документов установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Номер статьи для своей номенклатуры дел удобно сверять по перечню типовых документов со сроками хранения на сайте Росархива.
| Документ | Статья перечня | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 434 «а» | 50/75 лет |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные карточки | 444 | 50/75 лет |
| Личные дела | 445 | 50/75 лет |
| Лицевые счета по заработной плате | 296 | 50/75 лет |
| Книги и журналы учёта движения трудовых книжек | 463 «в» | 50/75 лет |
| Документы учёта бланков трудовых книжек | 463 «г» | 5 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года после окончания срока действия или отзыва, если иной срок не установлен законом |
| Заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда | 635 | 50/75 лет |
| Отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка о периодических медосмотрах | 635 | 3 года |
Семь видов документов из одиннадцати хранятся 50 или 75 лет. Короткие сроки не освобождают документ от общих требований. Это 3 года для графиков отпусков и согласий на обработку персональных данных и 5 лет для учёта бланков трудовых книжек. Такие документы тоже содержат персональные данные, и место их хранения работодатель определяет так же, как для личных дел.
Сроки и требования установлены федеральными актами. Они одинаковы для компании в Москве и в любом другом регионе.
Полезно знать: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Для кадровых документов в КЭДО действуют те же сроки 50 и 75 лет, что и для бумажных.
Чем грозит хранение документов дома: штрафы организации и ответственность кадровика
Санкции по КоАП для организации и должностных лиц
Состав нарушения зависит от того, что именно произошло с документами: нарушен порядок хранения архивных документов, нарушены условия хранения носителей персональных данных или данные ушли третьим лицам.
| Статья КоАП РФ | Нарушение | Санкция |
|---|---|---|
| Ст. 13.20 | Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов | Предупреждение или штраф: гражданам от 1 000 до 3 000 руб., должностным лицам от 3 000 до 5 000 руб., юрлицам от 5 000 до 10 000 руб. |
| Ч. 1 ст. 5.27 | Нарушение трудового законодательства (общая норма) | Предупреждение или штраф: должностным лицам и ИП от 1 000 до 5 000 руб., юрлицам от 30 000 до 50 000 руб. |
| Ч. 1 ст. 13.11 | Обработка персональных данных без законного основания или не по цели | Гражданам от 10 000 до 15 000 руб., должностным лицам от 50 000 до 100 000 руб., юрлицам от 150 000 до 300 000 руб.; повторно соответственно от 15 000 до 30 000, от 100 000 до 200 000, от 300 000 до 500 000 руб. |
| Ч. 6 ст. 13.11 | Несоблюдение условий хранения материальных носителей персональных данных, повлёкшее неправомерный доступ к ним | Юрлицам от 50 000 до 100 000 руб. |
| Ч. 12-14 ст. 13.11 | Неправомерная передача персональных данных (утечка) | От 3 до 5 млн руб. при 1 000-10 000 субъектов и (или) 10 000-100 000 идентификаторов; от 5 до 10 млн руб. при 10 000-100 000 субъектов и (или) от 100 000 до 1 000 000 идентификаторов; от 10 до 15 млн руб. при числе свыше 100 000 субъектов и (или) 1 000 000 идентификаторов |
| Ч. 15 и 18 ст. 13.11 | Повторная утечка | Оборотный штраф 1-3% выручки, не менее 20 млн руб. (ч. 15) или 25 млн руб. (ч. 18), не более 500 млн руб. |
К домашнему хранению напрямую относится часть 6 статьи 13.11. Она применяется, когда несоблюдение условий хранения бумажных носителей повлекло неправомерный доступ к ним. Статья 13.11 действует в редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ, изменения вступили в силу 30.05.2025. Штрафы за утечку по частям 12-14 назначаются, если действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния. Для спецкатегорий данных отдельно установлены 10-15 млн руб., для биометрии 15-20 млн руб. (части 16-17).
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они попадают к третьему лицу, у передачи должно быть основание, и в первую очередь это согласие работника. При выборе облачной системы к техническим вопросам добавляется обязанность собрать согласия на передачу данных и объяснить людям, кому именно они переданы.»
Ответственность кадровика: дисциплинарная, материальная, уголовная
За вынос документов вопреки установленному порядку работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание по общим правилам. Увольнение по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ возможно только за разглашение охраняемой законом тайны, в том числе персональных данных другого работника. Сам факт хранения папки дома такого основания не создаёт. Работодателю нужны доказательства разглашения и соблюдённая дисциплинарная процедура.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Материальная ответственность по статье 238 ТК РФ ограничена прямым действительным ущербом. Полная материальная ответственность по пункту 7 части 1 статьи 243 ТК РФ наступает за разглашение охраняемой законом тайны в случаях, предусмотренных федеральным законом. Перед решением о взыскании статья 247 ТК РФ требует выполнить три действия:
- проверить размер ущерба и причины его возникновения;
- запросить у работника письменное объяснение;
- при отказе дать объяснение составить акт.
Комиссию для проверки работодатель вправе создать, но не обязан.
Уголовный кодекс содержит четыре нормы, которые обсуждают в связи с кадровыми документами. Статья 272.1 введена Федеральным законом от 30.11.2024 № 421-ФЗ и действует с 11.12.2024. Она касается незаконных использования, передачи, сбора и хранения компьютерной информации с персональными данными. Статья 137 касается незаконного собирания или распространения сведений о частной жизни. Статья 325 касается похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов. Для неё нужна корыстная или иная личная заинтересованность. Статья 330 о самоуправстве требует существенного вреда. Само по себе хранение бумажной папки дома или отказ её вернуть автоматически составов этих статей не образуют.
Во что обходится утраченный приказ или личное дело
Отдельного порядка восстановления утраченного оригинала приказа или личного дела нет. Экземпляры и копии ищут в кадровых системах, в бухгалтерии, у самих работников. Восстановленные документы оформляют как копии, подлинниками они уже не становятся. Срок хранения приказа о приёме на работу составляет 50 или 75 лет, и всё это время организация располагает только копией.
За утрату трудовой книжки отвечает организация. В решении от 07.10.2020 по делу № 2-3291/2020 суд указал, что хранение трудовой книжки действующего работника относится к компетенции работодателя. Утрату суд признал следствием бездействия работодателя и взыскал в пользу работника 5 000 руб. компенсации морального вреда. К этому добавляются выдача дубликата в срок до 15 рабочих дней и возможный штраф по КоАП.
Если вы руководитель и узнали, что личные дела хранятся у кадровика дома, решать вопрос дисциплинарными мерами недостаточно. Нужно убрать причину, по которой бумага уходит из офиса. В Добыто приказы, договоры и заявления, которые закон разрешает вести электронно, подписываются в системе. После подписания они остаются в электронном архиве, поэтому сотруднику не нужно забирать оригиналы для работы.
Как вернуть кадровые документы из дома в архив организации
Важный нюанс из практики: по 125-ФЗ организация сама создаёт архив. В конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив на хранение. Дела, закрытые по номенклатуре в прошлом году, при возврате из дома сверяют с номенклатурой и передают по описи сразу в архив организации.
Как прекратить хранение документов дома: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте опись всего, что находится вне офиса. По каждому личному делу составляется внутренняя опись. Отдельно перечисляются приказы, трудовые договоры, трудовые книжки и согласия на обработку персональных данных.
- Шаг 2. Примите документы по акту приёма-передачи с подписями передающего и принимающего. Акт и описи храните вместе с делами.
- Шаг 3. Сверьте трудовые книжки с книгой учёта движения трудовых книжек по пункту 40 приложения № 2 к приказу № 320н. Каждая книжка, которая числится по книге, должна оказаться у уполномоченного лица в организации.
- Шаг 4. Издайте приказ. В нём назначьте уполномоченное лицо по трудовым книжкам (пункт 39 приложения № 2 к приказу № 320н), определите места хранения материальных носителей персональных данных (пункт 15 Положения № 687) и круг допущенных лиц.
- Шаг 5. Проверьте локальные акты по персональным данным. По статье 18.1 152-ФЗ должен быть назначен ответственный за организацию обработки, а политика обработки должна быть принята и опубликована.
- Шаг 6. Если документ не найден, зафиксируйте это и запросите письменное объяснение работника по статье 247 ТК РФ. Затем соберите экземпляры и копии в кадровой системе, в бухгалтерии и у работников и оформите их как копии.
- Шаг 7. Для документов, которые разрешено вести электронно, настройте КЭДО, чтобы дистанционному кадровику не требовались бумажные оригиналы. Трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
Образцы описи и учёта для возврата кадровых документов в архив
Начните с описи документов личного дела: по ней удобно сверять каждое дело, которое возвращается из дома.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Электронный архив КЭДО вместо домашней папки: что можно перевести и что останется на бумаге
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде. Хранение идёт в информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Электронные документы хранятся в сроки, установленные архивным законодательством. По запросу работника документы предоставляются безвозмездно в течение 3 рабочих дней (статья 22.3). Специальной нормы о прямом доступе ГИТ к системе в этих статьях нет. По статье 80 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ истребованные документы направляются контрольному органу в электронной форме, если не требуется бумажный вид.
Порядок перехода и ответы на вопросы работодателей Минтруд публикует на странице об электронном кадровом документообороте.
Виды подписи с двух сторон документа различаются. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже: трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью не подписывается. Работнику для части документов, таких как заявление на отпуск или командировку, достаточно простой подписи. Для простой и неквалифицированной подписи равнозначность собственноручной возникает только при наличии соглашения между участниками. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.
Какие документы КЭДО не заменит
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не разрешает переводить в электронный вид трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Эти документы остаются бумажными, и место их хранения определяется по общим правилам. Архив организации ведётся по приказу Росархива № 77. Трудовые книжки хранит уполномоченное лицо по приказу № 320н. Место хранения носителей персональных данных определяет работодатель по постановлению № 687. Если у кадровика дома лежат именно трудовые книжки, переход на КЭДО проблему не решит.
Облачная система меняет круг лиц, которые видят данные. Когда кадровые документы хранятся у внешнего провайдера, доступ к ним могут получить сам провайдер, владелец серверной инфраструктуры и удостоверяющий центр, который выпускает подписи. Передача данных третьим лицам требует основания, и работникам объясняют, кому именно переданы их сведения.
Внимание: если кадровые документы подписываются по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект документа и хранится вместе с ним. Когда увольняется уполномоченный работник, первой отзывается его доверенность.
Что спросить у поставщика системы перед переносом архива
Перед переносом кадрового архива в электронную систему получите от поставщика письменные ответы на шесть вопросов:
- где физически хранятся данные и кто входит в полный перечень лиц, получающих к ним доступ;
- какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать в одном документе;
- есть ли интеграция с сервисом государственных подписей;
- выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Список мы в Добыто собрали из разбора отраслевых вебинаров по выбору КЭДО. На первый вопрос нужен перечень конкретных лиц. Формулировки вида «данные хранятся защищённо» на него не отвечают.
Важный нюанс из практики: на вебинаре по выбору КЭДО участники назвали в числе популярных критериев хранение персональных данных только на своих серверах, гибкость системы, стоимость и интерфейс. Интеграция с сервисом государственных подписей набрала меньше голосов, чем интерфейс. Наш эксперт объясняет это так: голосуют по проблемам, с которыми уже столкнулись, а выдачу ключей подписи сотням сотрудников на этапе выбора системы успели попробовать немногие.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. При проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спрашивайте у поставщика, выгружает ли система этот комплект целиком в требуемом формате.»
Стоимость электронного архива кадровых документов в КЭДО
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входят ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | выпускаются бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив и интеграция с 1С указаны в составе тарифа «Бизнес», в перечне тарифа «Старт» их нет. Документы между модулем и 1С:ЗУП синхронизируются автоматически. Состав и условия тарифов приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Кадровые документы дома у сотрудника выпадают из порядка, который закон возлагает на работодателя. Работодатель отвечает за сохранность документов на 50 и 75 лет, определяет место хранения носителей персональных данных и организует учёт трудовых книжек через назначенное приказом лицо. Штрафы по КоАП в первую очередь получает организация. Кадровик отвечает в пределах прямого действительного ущерба, а утраченный оригинал возвращается в дело только в виде копии. Возврат документов по описи и приказ о месте хранения закрывают нарушение, а перевод в КЭДО тех документов, которые закон разрешает вести электронно, убирает причину, по которой бумагу уносят домой.
Добыто ведёт кадровые документы в электронной системе с подписанием ПЭП, УНЭП и УКЭП и электронным архивом, поэтому дистанционному кадровику не нужны бумажные оригиналы для работы с приказами, договорами и заявлениями.
Вопросы и ответы о хранении кадровых документов
Работник просит копию приказа о приёме на работу, а оригинал у кадровика дома: в какой срок нужно выдать?
По статье 62 ТК РФ документы, связанные с работой, и их заверенные копии выдаются по письменному заявлению работника бесплатно, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Место хранения оригинала этот срок не продлевает. При увольнении документы выдаются в порядке статьи 84.1 ТК РФ. Если документ ведётся в КЭДО, по статье 22.3 ТК РФ он предоставляется безвозмездно в течение 3 рабочих дней.
Что делать, если кадровик уволился и не вернул личные дела?
Организация как собственник вправе истребовать имущество из чужого незаконного владения по статье 301 ГК РФ. В арбитражном деле № А13-4526/2021 суд обязал бывшего директора передать документы организации, включая кадровые, и установил судебную неустойку. Если работодатель планирует взыскать ущерб, до решения по статье 247 ТК РФ он проверяет размер и причины ущерба и запрашивает письменное объяснение. При отказе дать объяснение составляется акт. Статья 325 УК РФ применяется только при корыстной или иной личной заинтересованности. Сам отказ вернуть папку автоматически этого состава не образует.
Можно ли хранить электронные кадровые документы на личном ноутбуке или флешке?
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ связывают хранение электронных кадровых документов с информационной системой работодателя или платформой «Работа в России». Копия на личном устройстве в эту схему не входит, а её содержимое остаётся персональными данными. Меры защиты от неправомерного доступа, копирования и распространения по статье 19 152-ФЗ обязан обеспечить оператор. Статья 272.1 УК РФ устанавливает ответственность за незаконные использование, передачу, сбор и хранение компьютерной информации с персональными данными.
Можно ли держать у себя копии паспортов и других личных документов работников?
Копия паспорта или диплома содержит те же персональные данные, что и оригинал, и защищается по тем же правилам 152-ФЗ. Арбитражные суды признавали неправомерным хранение работодателями избыточных копий личных документов работников. Пример — постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 № Ф08-480/14. Копии, которые не нужны для конкретной цели обработки, в личное дело не подшиваются и тем более не хранятся у сотрудника дома.
Приказ 29н относится к хранению кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров. Работодателю направляется экземпляр медицинского заключения, но общей обязанности подшивать медицинские документы в личное дело этот приказ не устанавливает. Сроки хранения документов о медосмотрах задаёт перечень Росархива, статья 635. Отчёты, акты, списки, планы-графики и переписка хранятся 3 года. Заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда хранятся 50 или 75 лет.
Где получить архивную справку, если работодатель ликвидирован?
Документы ликвидированной организации ищут в государственном или муниципальном архиве либо у правопреемника. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет (статья 22.1 125-ФЗ), поэтому приказы, лицевые счета и личные дела за эти периоды должны сохраниться. Если работодатель продолжает работу, справки и копии он выдаёт сам по статье 62 ТК РФ в течение трёх рабочих дней.
