Условия хранения документов в архиве организации задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: температура 17-19 °C, относительная влажность 50-55%, хранение в темноте, помещение с огнеупорными стенами без труб водоснабжения и канализации, с охранной и пожарной сигнализацией. Доступ к кадровым документам по статье 88 ТК РФ получают только специально уполномоченные лица. Дела по личному составу хранятся 50 лет, если завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Для бумажного архива главное — климат и помещение, для электронного по статье 22.3 ТК РФ — состав файлов по приказу Минтруда № 578н и проверяемость подписи в течение тех же сроков.
Материал помогает сверить своё помещение с параметрами Правил № 77, выстроить доступ к личным делам и выдачу дел, определить срок хранения приказа о приёме на работу и журналов инструктажа, перевести архив в электронный вид без потери юридической силы. Отдельно разбираем утрату дела: сколько длится розыск, какой акт составляется и чем работник подтвердит стаж. Штрафы по статьям 13.20 и 13.11 КоАП, сроки выдачи архивных справок, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Температура, влажность и свет в архиве: нормы Правил № 77
Климатические требования Правил № 77 распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на документы по личному составу. Под это определение попадает почти весь кадровый массив: трудовые договоры, личные карточки, личные дела и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет. Правила вступили в силу 17.09.2023; полный текст с приложениями опубликован на официальной странице Правил организации хранения архивных документов на сайте Росархива, там же формы учётных документов.
Ключевые параметры режима сведены в таблицу. Они одинаковы для организации в Москве и в регионе: Правила федеральные, отдельных региональных параметров климата для архивов организаций они не предусматривают.
| Параметр | Требование Правил № 77 |
|---|---|
| Температура для бумажных документов | 17-19 °C, колебания не более 5 °C |
| Относительная влажность | 50-55%, колебания не более 10% |
| Измерение показателей | не реже 1 раза в неделю в специализированном здании, не реже 2 раз в неделю в изолированном помещении |
| Световой режим | хранение в темноте; естественный свет допускается, если окна защищены светорассеивателями, фильтрами, жалюзи; требования к светильникам — пункт 87 |
| Расстояние от пола до нижней полки | от 15 см, в цокольных этажах от 30 см |
| Проходы между стеллажами | главный проход от 120 см, межстеллажный от 75 см, от наружной стены от 75 см |
| Ориентация стеллажей | предпочтительно перпендикулярно стенам с окнами |
Правила задают частоту замеров, поэтому показания имеет смысл записывать с датой и подписью ответственного: при проверке записи показывают, что режим соблюдался, а не только что он был установлен. Обычный офисный кондиционер поддерживает температуру, но не влажность, и второй параметр приходится контролировать отдельно.
Ключ «приказ 29н» часто всплывает рядом с хранением документов, но к архиву он не относится. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медосмотры работников. Требования к температуре, влажности и помещению архива содержатся только в Правилах № 77.
Требования к помещению архива организации и когда хватит шкафа
По пункту 78 Правил архивохранилище отделяется огнеупорными стенами, имеет вентиляцию и стабильный температурно-влажностный режим. Через помещение не прокладывают трубы водоснабжения и канализации и водовыводы. Ниже уровня земли архив не размещают, если он не защищён от грунтовых, талых и паводковых вод. Изолированное помещение по пункту 76 оснащается средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией.
Доступ в хранилище и порядок постановки на охрану и снятия с неё по пункту 86 устанавливает локальный нормативный акт организации. Обязательного опечатывания Правила не требуют, поэтому правило о ключах, опечатывании и сдаче под охрану вы пишете сами и закрепляете приказом. Без такого ЛНА доступ в архив ничем не ограничен формально, даже если дверь запирается.
Факт: пункт 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создать архив. На практике это означает, что в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их в архив.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельное помещение нужно не всем. Пункт 78 разрешает размещать документы в запирающихся шкафах или сейфах. Для небольшой компании, где кадровый массив занимает несколько полок, это законный вариант: требования к температуре, влажности и свету при этом сохраняются, меняется только объём инженерных требований к помещению.
Какие требования критичны, зависит от того, где физически лежат документы.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Небольшая организация, документы в запирающихся шкафах или сейфах | климат 17-19 °C и 50-55%, темнота, ЛНА о доступе, список уполномоченных лиц | расстояния между стеллажами, отдельные огнеупорные стены |
| Изолированное помещение архива в офисе | замеры климата не реже 2 раз в неделю, пожарная и охранная сигнализация, отсутствие труб, огнеупорные стены | ориентация стеллажей относительно окон, если окна закрыты светорассеивателями |
| Специализированное здание архива | замеры не реже 1 раза в неделю, проходы 120 и 75 см, нижняя полка от 15 см | — |
| Цокольный или подвальный этаж | защита от грунтовых, талых и паводковых вод, нижняя полка от 30 см | — |
| Кадровые документы созданы в КЭДО | комплект файлов по приказу № 578н, сохранность в течение архивных сроков по статье 22.3 ТК РФ, разграничение доступа | климат и стеллажи для бумажных дел |
Подвал без защиты от грунтовых и паводковых вод и помещение, через которое проходят трубы водоснабжения или канализации, требованиям пункта 78 не соответствуют. Проверить своё помещение можно по трём пунктам за один обход: проходят ли через него трубы, есть ли пожарная и охранная сигнализация, утверждён ли ЛНА о доступе.
Хранение электронных кадровых документов в КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ разрешает вести электронный кадровый документооборот в информационной системе работодателя либо на цифровой платформе «Работа в России». В обоих случаях работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, то есть те же 50 или 75 лет, что и для бумажного личного дела. Перевод в электронный вид срок хранения не сокращает.
Состав того, что хранится, задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующий с 1 марта 2023 года. Электронный кадровый документ включает файл в формате PDF/A-1A, приложения при их наличии, файлы электронных подписей, машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней, и описание в формате XML. Архив, где лежит только PDF без файлов подписей и XML, комплектом по приказу № 578н не является.
Закон № 125-ФЗ понятия электронного документа не содержит. Для архивов электронных документов ориентиром служат приказ Росархива от 15.06.2020 с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Стратегия долговременной сохранности по ГОСТ включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Полезно знать: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал.
Важный нюанс из практики: при выборе системы спрашивайте не «хранит ли она документы», а выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране. Второй вопрос — в каком виде отдаются документы при расторжении договора с оператором.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», платформа работает по требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому кадровая база и архив не расходятся. Переход мы начинаем с пилотной группы перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, способны ли работники фактически пользоваться системой.
Как сохранить проверяемость электронной подписи через годы
Сертификат подписи действует ограниченное время, а документ хранится десятилетиями. Архивное хранение подписи строится по схеме: документ подписывается при действующем сертификате, к подписи добавляется метка времени, при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная, и в таком виде документ передаётся в архив с сохранением проверяемости.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Электронный архив не отменяет права суда потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатка электронного документа остаётся копией, и её заверяют оператор, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Доступ к кадровым документам и личным делам
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель по статье 87 ТК РФ. Статья 88 ТК РФ разрешает доступ к ним только специально уполномоченным лицам и только к тем данным, которые нужны для выполнения их функций. Статья 86 ТК РФ обязывает защищать персональные данные от неправомерного использования или утраты и знакомить работников под роспись с документами о порядке их обработки.
На практике это закрепляется комплектом документов:
- ЛНА о порядке хранения и использования персональных данных работников (статья 87 ТК РФ);
- приказ со списком уполномоченных лиц и объёмом их доступа (статья 88 ТК РФ);
- ЛНА о порядке доступа в архивохранилище и постановки его на охрану (пункт 86 Правил № 77);
- назначение уполномоченного лица, которое ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н);
- листы ознакомления работников с документами о порядке обработки персональных данных (статья 86 ТК РФ).
Бланки трудовых книжек по пунктам 41-43 приказа № 320н хранятся как документы строгой отчётности, а невостребованные при увольнении трудовые книжки остаются у работодателя до востребования. Требования хранить их именно в сейфе приказ № 320н не содержит, но статья 86 ТК РФ о защите от утраты на практике сводит выбор к запирающемуся шкафу или сейфу.
Выдача дел из архива: сроки и учёт
Пункты 107-110 Правил № 77 ограничивают выдачу дел во временное пользование: работникам организации — не более чем на 1 месяц, правоохранительным и иным уполномоченным органам — до 6 месяцев. Продление возможно с разрешения руководителя. Работнику для служебных нужд дело выдают по заказу, служебной записке или заявке, органам — по акту. На место выданного дела ставят карту-заместитель, а книга выдачи ведётся как вспомогательный учётный документ (пункт 118). Карта-заместитель решает практическую задачу: при плановой проверке наличия видно, где дело, а не только что его нет на полке.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение требования о разграничении доступа. Проверьте, кто из сотрудников видит личные дела и электронный архив полностью, и сузьте доступ до того объёма, который нужен для их функций.»
С облачной системой КЭДО в цепочке появляются третьи лица: провайдер, владелец серверов, удостоверяющий центр. Передача им персональных данных должна иметь основание, и работодатель собирает согласия работников на такую передачу, называя, кому именно передаются данные.
Лайфхак: попросите оператора КЭДО перечислить всех, кто получит доступ к данным, списком лиц, а не формулировкой «данные хранятся защищённо». Обычно в списке три компании: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Цена ошибки в доступе выше, чем в климате архива. По части 1 статьи 13.11 КоАП обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, стоит юрлицу от 150 000 до 300 000 рублей. С 30 мая 2025 года поправки Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ установили штрафы за неправомерную передачу, зависящие от числа субъектов: за данные от 1 000 до 10 000 человек организация платит от 3 до 5 млн рублей, за данные более 100 000 человек — от 10 до 15 млн рублей. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к электронному архиву показывают, кто и когда открывал документ. В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: система фиксирует дату выдачи, и совпадение этой даты с датой заявления суд оценивает не в пользу работодателя.
Сроки хранения кадровых документов: от 5 до 75 лет
Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действующий с 18.02.2020. Срок 50 или 75 лет зависит от года завершения дела: для дел, завершённых после 1 января 2003 года, — 50 лет, для более ранних — 75 лет. Приказ о приёме на работу относится к приказам по личному составу и хранится по тому же правилу.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, личные карточки, личные дела | 435, 444, 445 | 50/75 лет |
| Приказы по личному составу, в том числе о приёме на работу | — | 50/75 лет |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 423 «б» | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 424 | 45 лет |
| Списки работающих с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет |
| Нормы выдачи средств защиты по месту утверждения | 426 | постоянно |
Статья 423 содержит два подпункта с разными сроками, и в обзорах их часто подают слитно. Из-за этого журналы инструктажей уничтожают через 5 лет вместе с журналами проверки знаний, хотя их срок в 9 раз длиннее.
Внимание: закончившийся журнал инструктажа уходит в архив, а не в утиль. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, а при расследовании запрашивают выписку за весь период работы человека.
Важный нюанс из практики: Перечень № 236 основной для большинства организаций, но в здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют отраслевые перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет. Порядок проверки обратный привычному: сначала ищут отраслевой перечень, потом открывают общий. Если вида документа нет ни в одном перечне, срок определяют по аналогии с ближайшим видом, решение принимает экспертная комиссия, а выбор фиксируется в номенклатуре дел.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: они нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и доказывать проведение инструктажей придётся работодателю. Сверьте номенклатуру дел: у каждого вида документа должны стоять срок и статья перечня.»
Защита кадрового архива от утраты и порчи
Бумажные документы по пункту 97 Правил № 77 проверяются на наличие планово не реже 1 раза в 10 лет, документы с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет.
Если дело не обнаружено, Правила отводят на розыск 1 год с возможностью продления ещё на 1 год. После безуспешного розыска составляется акт о необнаружении архивных документов по рекомендуемой форме из приложения № 18, и его согласует экспертная комиссия. Этот акт оформляет итог розыска и не заменяет первичный акт о происшествии или порче, который составляется сразу.
Прямая ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов установлена статьёй 13.20 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей для граждан, от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 5 000 до 10 000 рублей для юрлиц. Штраф меньше реальной цены утраты. Без трудового договора, приказов и журналов инструктажа работодатель не подтвердит в споре ни условия труда, ни проведённые инструктажи, а бремя доказывания по таким вопросам лежит на нём.
При ликвидации негосударственной организации документы по пункту 225 Правил передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора. Неупорядоченный архив принять не смогут, поэтому описи и номенклатура должны быть готовы до начала ликвидации.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Документы длительного хранения почти никогда не нужны, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а конкретного человека. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились сведения по каждому работнику.»
Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы. Если есть, сроки по отраслевым документам берутся из него, остальные — из Перечня № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел с указанием срока и статьи перечня для каждого вида документа. Для видов, которых нет в перечнях, срок определите по аналогии и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают сейчас.
- Шаг 4. Разделите завершённые документы по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу. Внутри категории сортируйте по видам и годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Подготовьте место хранения: изолированное помещение по пунктам 76 и 78 Правил № 77 или запирающиеся шкафы и сейфы. Обеспечьте 17-19 °C, влажность 50-55% и темноту, установите график замеров.
- Шаг 6. Утвердите ЛНА о доступе в архив и о порядке хранения персональных данных, издайте приказ со списком уполномоченных лиц и ознакомьте работников под роспись.
- Шаг 7. Заведите учёт выдачи дел: заявки или служебные записки, карты-заместители, книгу выдачи. Сотрудникам выдавайте дела не более чем на 1 месяц.
- Шаг 8. Для электронных документов проверьте, что система хранит и выгружает полный комплект по приказу № 578н: PDF/A-1A, файлы подписей, машиночитаемую доверенность при наличии и XML-описание.
- Шаг 9. Запланируйте проверку наличия бумажных документов не реже 1 раза в 10 лет и составьте опись дел длительного хранения с поиском по работнику.
Архивная справка и копии документов: сроки для работника
Работающий или уволенный работник получает документы, связанные с работой, или их заверенные копии по статье 62 ТК РФ бесплатно и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Срок не зависит от того, где хранится документ: в бумажном личном деле или в электронном архиве КЭДО.
Социально-правовые запросы архив исполняет по пункту 182 «а» Правил № 77 бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса. По такому запросу выдаётся архивная справка, копия или выписка из документов, например о стаже или заработной плате.
Если работодателя больше нет, документы ищут в государственном или муниципальном архиве, куда их передали при ликвидации. Когда трудовая книжка утрачена или записи в ней неполные, стаж подтверждают письменные трудовые договоры, выписки из приказов, лицевые счета и зарплатные ведомости; порядок обращения в архивную организацию описан в памятке Социального фонда России о назначении пенсии по старости в 2026 году. Перед обращением в архив стоит выяснить, в какой архив передавались документы ликвидированной организации, чтобы не ждать 30 дней ответа из неверного адресата.
Стоимость электронного архива кадровых документов в 2026 году
Стоимость электронного хранения кадровых документов в Добыто зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к инфраструктуре; электронный архив входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности штата и выбранного тарифа: компании до 25 человек укладываются в «Старт», а электронный архив и УКЭП для подписания документов работодателя дают «Бизнес» и «Корпорация». Условия тарифов и порядок перехода между ними, включая пропорциональный пересчёт при повышении тарифа, собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены актуальны на дату публикации.
Выводы
Для бумажного кадрового архива решают климат 17-19 °C при влажности 50-55%, темнота, помещение без труб с пожарной и охранной сигнализацией либо запирающиеся шкафы и сейфы, а также ЛНА, который ограничивает круг лиц с доступом. Документы по личному составу живут 50 или 75 лет, журналы инструктажа — 45 лет, и уничтожение раньше срока лишает работодателя доказательств в споре. Электронный архив освобождает от требований к помещению, но добавляет свои: полный комплект файлов по приказу № 578н, проверяемость подписи через десятилетия и разграничение доступа к персональным данным.
В Добыто кадровые документы подписываются и сразу попадают в электронный архив с полным комплектом файлов и разграничением ролей, поэтому вопросы климата, стеллажей и журнала выдачи для новых документов снимаются, а срок хранения по закону сохраняется.
Частые вопросы об условиях хранения документов
Относится ли приказ 29н к хранению кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров работников. Требования к температуре, влажности, помещению архива, проверке наличия и выдаче дел содержатся в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки хранения — в Перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?
Нет. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный образ, то есть электронную копию бумажного документа, и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Скан подписанного от руки трудового договора остаётся образом, и суд вправе истребовать подлинник по части 8 статьи 75 АПК РФ. Оригинал хранится на бумаге весь срок по Перечню № 236.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне?
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии: ориентируются на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажа — 45 лет по статье 423 «а». Решение принимает экспертная комиссия организации, его оформляют и отражают в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированный выбор.
Распространяются ли Правила № 77 на документы со сроком хранения до 10 лет?
По пункту 1 Правила распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на документы по личному составу. Для документов со сроком до 10 лет, например журналов проверки знаний по охране труда со сроком 5 лет, климатические требования Правил прямо не установлены. Обязанность защищать персональные данные работников от неправомерного использования и утраты по статье 86 ТК РФ при этом действует независимо от срока.
В какой форме хранить протоколы проверки знаний и удостоверения по охране труда?
Протоколы проверки знаний можно вести как в электронном, так и в бумажном виде, срок их хранения по статье 422 Перечня № 236 — 5 лет. Удостоверения ведутся в бумажном виде. Протокол, подписанный электронной подписью, хранится электронно, а подписанный на бумаге — на бумаге, и форму выбирают один раз при создании документа.
Нужно ли хранить доверенность, если кадровые документы подписывает уполномоченный работник?
Да. Если кадровый документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность по приказу Минтруда № 578н входит в состав электронного кадрового документа вместе с PDF/A-1A, файлами подписей и XML-описанием и хранится в том же комплекте весь архивный срок. При увольнении уполномоченного работника первой отзывается его доверенность, а уже подписанные по ней документы сохраняют её в составе комплекта.
