Номенклатура дел и хранение документов связаны напрямую: номенклатура — утверждённый руководителем список дел организации, где у каждого дела есть индекс, заголовок и срок хранения со ссылкой на статью перечня. По ней в течение года формируют дела, по ней составляют описи для передачи в архив и акты о выделении к уничтожению. Номенклатуру разрабатывают в конце года и вводят в действие с 1 января следующего. Кадровые документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Для организации — источника комплектования государственного или муниципального архива номенклатура раз в 5 лет проходит ЭПК архивного учреждения, для остальных процедура заканчивается экспертной комиссией и подписью руководителя.
Материал помогает кадровику собрать номенклатуру так, чтобы приказ о приёме, личное дело и график отпусков попали в дела с правильными сроками и через годы не мешали ни уничтожению, ни выдаче справок. Отдельно разобраны электронные и смешанные дела при КЭДО и документы, которые по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге. Таблица сроков хранения кадровых документов, пошаговый порядок утверждения номенклатуры, чек-лист перед 1 января и стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.
Что номенклатура дел определяет в архиве: пять граф и их последствия
Порядок работы с номенклатурой задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Текст приказа опубликован на официальном портале правовой информации, там же доступны рекомендуемые образцы номенклатуры, описей и акта об уничтожении из приложений к Правилам. По Правилам номенклатура — основа для формирования дел и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В системы электронного документооборота номенклатура включается как справочник, по которому систематизируются документы и их метаданные.
Рекомендуемая форма из приложения № 1 к Правилам содержит пять граф. Каждая из них позже срабатывает на своём этапе хранения.
| Графа номенклатуры | Что в неё вносят | Где она срабатывает при хранении |
|---|---|---|
| 1. Индекс дела | Обозначение дела внутри раздела номенклатуры | Идентификация и индексация документа при регистрации, ссылка на дело в описи и акте |
| 2. Заголовок дела | Формулировка состава документов дела | В дело включаются только документы, соответствующие заголовку; по итогам года заголовок уточняется по фактическому составу |
| 3. Количество томов (частей) | Фактическое число томов, заведённых за год | Учёт объёма дел в итоговой записи |
| 4. Срок хранения и № статьи по перечню | Срок из перечня Росархива № 236 или отраслевого перечня со ссылкой на статью | Решает, пойдёт дело в опись и архив организации или в акт о выделении к уничтожению |
| 5. Примечания | Особенности формирования дела и вид носителя информации | Разделяет бумажные, электронные и смешанные дела при КЭДО |
Графа 4 определяет судьбу дела на десятилетия вперёд. Документы постоянного и временного срока хранения Правила требуют группировать в отдельные дела, а приказы — по установленным для них срокам хранения. Если приказ о приёме и приказ об ежегодном отпуске подшиты в одно дело, у дела нет единого срока: его нельзя ни уничтожить через 5 лет, ни корректно описать как дело по личному составу.
Дальше номенклатура управляет движением дел. Документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и по истечении срока выделяются к уничтожению. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве. В акт о выделении к уничтожению включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Дела с отметкой ЭПК перед этим просматривают полистно.
Полезно знать: Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не говорит, как именно. Порядок хранения задаёт законодательство об архивном деле, а сроки — перечневые документы: общий перечень Росархива и отраслевые перечни регуляторов.
Проверить свою номенклатуру по этой логике можно за один проход: у каждого кадрового дела в графе 4 должен стоять один срок и номер статьи перечня, а в графе 5 у электронных и смешанных дел должен быть указан вид носителя.
Сроки хранения кадровых документов: что вписывать в графу 4
Базовое правило для документов по личному составу установлено статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Конкретные сроки по видам документов даёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для кадрового блока номенклатуры сроки распределяются так:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения | Что учесть в номенклатуре |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: о приёме на работу, переводе, увольнении | 50 лет (75 лет — законченные до 01.01.2003) | Отдельное дело, не смешивать с приказами об отпусках и командировках |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | Своё дело временного хранения, остаётся в подразделении |
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения | 50 лет (75 лет — законченные до 01.01.2003) | Отдельным делом или в составе личного дела, выбор фиксируется в номенклатуре |
| Личные дела, личные карточки работников | 50 лет (75 лет — законченные до 01.01.2003) | Личное дело формируется отдельно на каждого работника |
| Графики отпусков | 3 года (статья 453 Перечня) | Не путать со сроком приказов об отпусках |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | При наличии вредных условий заводят два дела с разными сроками |
| Штатные расписания | Постоянно | Дело постоянного хранения, идёт в опись и архив организации |
| Невостребованные трудовые книжки | До востребования, но не менее 50 лет | Хранятся на бумаге и при КЭДО |
В кадровом разделе номенклатуры легко спутать график отпусков (3 года) и приказы об отпусках (5 лет): документы об одном и том же событии живут разные сроки и попадают в разные дела. С табелями другая ловушка: при вредных условиях труда один общий табель на 5 лет не подходит, потому что по этим работникам срок другой. Номер статьи Перечня в графе 4 указывают по действующей редакции приказа № 236 на дату составления номенклатуры.
Короткий срок хранения распорядительного документа не делает его второстепенным. Приказ часто оказывается единственным доказательством того, что работодатель совершил действие, а не только собирался.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Протокол проверки знаний доказывает, что человек обучился, а приказ — что вы его направили. Формально приказ о направлении на обучение законом не требуется, но если работник обучение не прошёл, приказ с датой, уведомление и фиксация неявки показывают, что меры вы приняли, а он уклонился. Нет приказа — нет следа. Проверьте, что такие приказы у вас издаются и хранятся, иначе вы теряете доказательство.»
Сверить кадровый раздел номенклатуры с таблицей выше можно по действующей редакции Перечня № 236: у каждого вида приказа и учётного документа должен быть свой срок и своя статья.
Как составить и утвердить номенклатуру дел
Номенклатура организации собирается из номенклатур структурных подразделений. Состоит она из разделов, заголовками которых служат наименования подразделений либо функций и направлений деятельности. Для компании без обособленных подразделений кадровый раздел обычно один, но внутри него дела делятся по срокам хранения, а не по удобству подшивки.
Как утвердить номенклатуру дел на следующий год: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В конце текущего года соберите номенклатуры структурных подразделений по рекомендуемому образцу из приложений к Правилам Росархива № 77.
- Шаг 2. Сведите их в сводную номенклатуру по форме приложения № 1: пять граф, разделы по подразделениям или функциям.
- Шаг 3. Для каждого дела заполните графу 4: срок хранения и номер статьи Перечня № 236 или отраслевого перечня. Документы постоянного и временного хранения разнесите по разным делам, приказы — по срокам хранения.
- Шаг 4. Для электронных и смешанных дел в графе «Примечания» укажите особенности формирования и вид носителя.
- Шаг 5. Согласуйте проект с экспертной комиссией организации (ЭК).
- Шаг 6. Если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, раз в 5 лет представьте номенклатуру на ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 7. Утвердите номенклатуру у руководителя или уполномоченного им лица и введите в действие с 1 января следующего календарного года. Обновите справочник номенклатуры в системе электронного документооборота.
ЭПК архивного учреждения — это экспертно-проверочная комиссия федерального государственного архива, архивного органа субъекта РФ или научной организации из перечня Правительства. Большинство коммерческих компаний источниками комплектования не являются, и для них шаг 6 отпадает. Статус проверяют у архивного органа своего региона: если организация включена в список источников комплектования, об этом есть решение архива.
Когда номенклатуру пересоставляют раньше срока
Пятилетний цикл согласования с ЭПК не действует, если меняются функции или структура организации: в этом случае номенклатура пересоставляется, согласуется и утверждается досрочно. Для кадровой службы такой момент наступает при реорганизации, появлении нового подразделения или переходе на КЭДО, когда часть дел становится электронной. Отдельно от этого по итогам каждого года заголовки дел уточняют по фактическому составу документов, а в номенклатуру вносят итоговую запись о количестве заведённых дел.
Важный нюанс из практики: при переходе на КЭДО форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Поэтому новая номенклатура для электронных дел берёт сроки из того же Перечня № 236, что и для бумажных: электронная форма срок хранения не сокращает и не продлевает.
Личное дело и приказ о приёме на работу в номенклатуре
Приказ о приёме на работу проходит по номенклатуре дважды, если в организации ведутся личные дела. Подлинник подшивается в дело «Приказы по личному составу» со сроком 50 лет, а в личное дело попадает копия или выписка. Правила Росархива требуют формировать личное дело отдельно на каждого работника и располагать документы в хронологическом порядке по мере поступления. Для учёта содержимого в личном деле ведут внутреннюю опись.
Для коммерческой организации ведение личных дел законом не предписано, в отличие от государственной и муниципальной службы. Если компания их всё-таки ведёт, решение и состав документов закрепляют в ЛНА, а в номенклатуре заводят дело «Личные дела работников» со сроком 50 лет. Отказ от личных дел не освобождает от хранения самих документов: трудовые договоры, личные карточки и приказы по личному составу всё равно нужны в отдельных делах с теми же 50 годами.
Документы, которые работник подписывает электронно, тоже имеют адрес хранения. Расчётный листок уходит в личный кабинет и электронный архив, согласие на электронный документооборот хранится в личном деле.
В сервисе Добыто подписанный документ уходит во вкладку «Архив», а массовое действие «В архив» закрывает сразу пачку документов после подписания. Это не отменяет номенклатуру: вкладка хранит документы, а в какое дело и на какой срок они относятся, по-прежнему определяет утверждённый список дел.
Проверить личные дела на соответствие несложно: откройте три случайных дела и сверьте, есть ли внутренняя опись, идут ли документы по хронологии и совпадает ли набор документов с тем, что закреплено в ЛНА.
Образцы кадровых документов для личного дела и электронного архива
Начните с описи документов личного дела: по ней видно, какие документы из остальных образцов должны оказаться внутри дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Электронные дела при КЭДО: что меняется в номенклатуре и хранении
Правила Росархива № 77 прямо требуют включать в номенклатуру заголовки дел, содержащих электронные документы, и заголовки смешанных дел, где есть и электронные, и бумажные документы. Отличие фиксируется в графе «Примечания»: особенности формирования дела и вид носителя. Сроки хранения при этом берутся из того же Перечня № 236, а трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и бумажный.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В 125-ФЗ понятия «электронный документ» нет. Требования к системам, где хранятся электронные документы, Росархив сформулировал в Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом от 15 июня 2020 года. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
Состав того, что хранится по каждому электронному кадровому документу, шире самого текста. С 1 марта 2023 года действуют единые требования Минтруда к составу и форматам документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Для документа, подписанного усиленной электронной подписью, в комплект хранения входят файл документа в XML, файл подписи и PDF-представление, а если документ подписан по доверенности — машиночитаемая доверенность.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Доверенность при подписании кадрового документа — обязательная часть этого документа, она входит в комплект хранения. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность. А у вендора спрашивайте не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не картинка на экране.»
Отдельный вопрос — кто получает доступ к электронному архиву. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работников. При облачном хранении к ним получают доступ третьи лица, и передача данных им должна опираться на согласие работника на обработку персональных данных.
Важный нюанс из практики: в облачной схеме третьих лиц обычно не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Вопрос вендору формулируют так: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Ответ «данные хранятся защищённо» списком лиц не является.
Внимание: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа к архиву действует и для электронных дел: доступ распределяется по ролям, обращения фиксируются в журнале.
Какие кадровые дела останутся бумажными и при КЭДО
Полностью электронной номенклатура кадровой службы не станет. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в электронном виде, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.
Для номенклатуры отсюда следует конкретная правка. Дело «Приказы по личному составу» после перехода на КЭДО становится смешанным: приказы о приёме и переводе оформляются электронно, приказы об увольнении — на бумаге. Такое дело либо ведут как смешанное с отметкой о видах носителя в графе «Примечания», либо делят на два дела с одинаковым сроком 50 лет. Выбор фиксируют при пересоставлении номенклатуры, иначе через год в электронном архиве окажется половина приказов, а вторая половина будет лежать в шкафу без учёта.
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а срок хранения кадрового документа — 50 лет. Чтобы подпись на трудовом договоре оставалась проверяемой через десятилетия, документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную.
В практике Добыто вопрос выгрузки обсуждают до подключения: электронный архив входит в тариф «Бизнес», и комплект подписанного документа должен выгружаться целиком при проверке ГИТ, в суде или при смене оператора. Проверить свою систему можно одним действием: выгрузите любой подписанный трудовой договор и посмотрите, есть ли в архиве файл документа, отдельный файл подписи и, если подписывал представитель, машиночитаемая доверенность.
Архивная справка и копии документов: как хранение работает на работника
Номенклатура и сроки хранения нужны не только для проверок. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой: приказа о приёме, приказов о переводах, приказа об увольнении, выписок из трудовой книжки, справок о заработной плате и периоде работы. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно.
Уложиться в 3 рабочих дня можно, только если документ находится по номенклатуре. Приказ о приёме 2011 года ищут в деле «Приказы по личному составу» за 2011 год, в описи этого года, а не по всем шкафам. Если приказы по личному составу смешаны с приказами об отпусках или часть дел за прошлые годы не описана, срок статьи 62 срывается из-за поиска, а не из-за нежелания отвечать.
Бывшие работники обращаются за документами, в том числе для подтверждения стажа и заработка. Действующая организация отвечает сама, по своему архиву. После ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и архивную справку выдаёт уже этот архив. В Москве это архивы, подведомственные Главному архивному управлению города Москвы.
Факт: статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела в соответствии с номенклатурой, утверждённой на этот год.
Если вы работодатель и за справками о периоде работы к вам регулярно приходят бывшие сотрудники, поиск по электронному архиву сокращает путь от заявления до копии. В Добыто подписанные документы лежат во вкладке «Архив» со статусами и маршрутами согласования, поэтому электронный приказ о приёме или трудовой договор находится без обращения к бумажным делам. Бумажная часть, в первую очередь приказы об увольнении, по-прежнему ищется по описи.
Ошибки в номенклатуре дел, которые проявляются при хранении
Ошибка в номенклатуре не видна в год её утверждения. Она проявляется, когда подходит срок уничтожения, когда бывший работник просит копию приказа или когда проверка запрашивает дело за прошлые годы.
- Приказы с разными сроками в одном деле. Приказы о приёме (50 лет) подшиты вместе с приказами об отпусках и командировках (5 лет), потому что так проще вести один журнал. Через 5 лет дело нельзя включить в акт о выделении к уничтожению: придётся либо хранить всё 50 лет, либо расшивать дело и пересоставлять опись.
- Номенклатура не пересоставлена после перехода на КЭДО. Электронные приказы формируются в системе без привязки к делу, а бумажные приказы об увольнении живут отдельно. При передаче в архив организации через 1-3 года опись нельзя составить без ручной сверки двух массивов.
- Графа «Примечания» пустая у электронных и смешанных дел. По номенклатуре не видно, где искать документ: в системе или в шкафу. Срок выдачи копий по статье 62 ТК РФ, 3 рабочих дня, уходит на поиск.
- Уничтожение без акта или до истечения срока. Документы выбрасывают по памяти, без акта о выделении к уничтожению. В акт можно включать только дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
- Нет выгрузки комплекта из системы. Архив хранится у оператора, но документ с файлом подписи и доверенностью выгрузить нельзя. При смене оператора или споре подтвердить подлинность документа нечем.
Сколько стоит ошибка в хранении кадровых документов
Прямая ответственность установлена статьёй 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. С 26 октября 2020 года это предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.
Сумма штрафа при этом не главная часть цены. Утраченный приказ о приёме или трудовой договор нельзя восстановить, а срок их хранения 50 лет: работодатель не выдаст бывшему работнику копию по статье 62 ТК РФ и не подтвердит своё действие в споре. Расшивка смешанных дел и пересоставление описей за несколько лет — работа, которой при правильной номенклатуре просто не было бы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Хранение данных — вопрос, за который отвечает конкретный человек и по которому бывают проверки. Поэтому при выборе системы для электронного архива я советую начинать с того, где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ, проверять разграничение доступа по ролям и журнал обращений. И заканчивать вопросом, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдают документы.»
Чек-лист номенклатуры дел перед 1 января
- Номенклатура составлена по форме приложения № 1 к Правилам Росархива № 77: индекс, заголовок, количество томов, срок хранения и статья перечня, примечания.
- У каждого кадрового дела в графе 4 один срок и номер статьи действующей редакции Перечня № 236.
- Приказы по личному составу (50 лет) и приказы об отпусках, командировках, взысканиях (5 лет) разнесены по разным делам.
- График отпусков (3 года) и табели учёта рабочего времени (5 лет, при вредных условиях 50/75 лет) заведены отдельными делами.
- Для электронных и смешанных дел в графе «Примечания» указан вид носителя; приказы об увольнении учтены как бумажные.
- Номенклатура пересоставлена, если за год изменились функции, структура или способ оформления документов.
- Проект согласован с ЭК; для источника комплектования госархива проверен пятилетний цикл согласования с ЭПК.
- Номенклатура утверждена руководителем, введена с 1 января, справочник в системе электронного документооборота обновлён.
- Итоговая запись за прошедший год внесена, дела с истёкшим к 1 января сроком включены в проект акта о выделении к уничтожению.
Стоимость электронного архива в КЭДО Добыто на 2026 год
Цена электронного хранения кадровых документов зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, нужен ли электронный архив с интеграцией с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит дела по личному составу в электронный вид, ориентиром служит он. Итог зависит от численности и минимальной оплаты за 50 сотрудников; актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Номенклатура дел — единственный документ, который заранее отвечает на три вопроса архива: в какое дело попадёт документ, сколько лет его хранить и что с ним будет по истечении срока. Кадровые дела по личному составу живут 50 лет, приказы об отпусках и командировках 5 лет, график отпусков 3 года, и смешивать их в одном деле нельзя. Переход на КЭДО не меняет сроков, но требует пересоставить номенклатуру: появляются электронные и смешанные дела, а приказы об увольнении остаются на бумаге.
В Добыто мы подключаем электронный архив так, чтобы подписанный документ хранился вместе с файлом подписи и выгружался комплектом, а кадровая служба могла сверить его с утверждённой номенклатурой без обращения к бумажным делам.
Частые вопросы о номенклатуре дел и хранении документов
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?
Нет. Скан бумажного документа не становится электронным документом, подписанным электронной подписью, и юридической силы оригинала не имеет. Бумажный трудовой договор или приказ о приёме хранится в срок по Перечню № 236, то есть 50 лет, а уничтожается только по акту о выделении к уничтожению после истечения этого срока. Скан можно держать в системе как рабочую копию для поиска.
Сколько хранить документы работника, который проработал один месяц?
Столько же, сколько документы работника со стажем 20 лет. Срок хранения зависит от вида документа, а не от продолжительности работы: трудовой договор, приказы о приёме и увольнении, личная карточка — 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года. Срок считается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве.
Что делать, если номенклатуры в компании не было несколько лет?
Составить и утвердить номенклатуру на следующий год, введя её с 1 января. Документы за прошлые годы от этого не теряют сроков: сроки хранения задаёт Перечень № 236 независимо от наличия номенклатуры. Накопившиеся документы группируют в дела по годам и видам с учётом сроков, документы постоянного и временного хранения разводят по разным делам, а дела свыше 10 лет хранения включают в описи.
Нужно ли дело по личному составу передавать в архив организации сразу по окончании года?
Нет. По Правилам Росархива № 77 архивные документы передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дела в делопроизводстве. Дела временного хранения до 10 лет включительно в архив обычно не передаются: они остаются в подразделении и после истечения срока выделяются к уничтожению.
Что происходит с кадровыми документами при ликвидации компании?
Документы по личному составу при ликвидации организации передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив. После этого архивные справки о стаже и заработке бывшим работникам выдаёт архив, принявший документы. Уничтожить кадровые документы из-за ликвидации нельзя: 50-летний срок хранения продолжает течь уже в государственном или муниципальном архиве.
Где хранится электронный архив, если компания меняет оператора КЭДО?
Обязанность хранить электронные кадровые документы остаётся у работодателя, а не у оператора. До расторжения договора с оператором из системы выгружают комплект по каждому документу: файл документа, файл электронной подписи, при подписании по доверенности — машиночитаемую доверенность. Этот комплект переносят в новую систему или в собственное хранилище и отражают в номенклатуре, где теперь находятся электронные дела.
