Документы хранения товаров и личные дела кладовщиков хранятся по разным срокам. Накладные, карточки складского учёта и инвентаризационные описи хранят 5 лет. Приказ о приёме, трудовой договор, личную карточку и личное дело хранят 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Сроки устанавливают Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236), закон о бухучёте 402-ФЗ и закон об архивном деле 125-ФЗ. Пятилетний срок складских документов не всегда считают от даты документа: договор о полной материальной ответственности хранят 5 лет после увольнения кладовщика, а карточки учёта материальных ценностей — 5 лет после списания этих ценностей.
Ниже приведены сроки со статьями Перечня, порядок включения складских и кадровых дел в номенклатуру и случаи, когда срок вырастает до 50/75 лет: вредные условия труда, невостребованные трудовые книжки, журналы инструктажей. Отдельно разобран электронный архив: когда документ кладовщика можно хранить только в электронном виде и когда суд вправе потребовать бумагу. Сценарная таблица, порядок уничтожения дел с истёкшим сроком, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сроки хранения складских документов: от какой даты считать 5 лет
Складская документация — это первичные учётные документы. Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует хранить первичку, регистры и отчётность не менее 5 лет после отчётного года. Перечень № 236 (приказ Росархива от 20.12.2019, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449) подтверждает этот срок для большинства складских форм, но для нескольких позиций сдвигает начало отсчёта. Если срок по Перечню короче 5 лет, действует минимум из 402-ФЗ. Если длиннее — срок из Перечня.
Кладовщик работает сразу с несколькими группами складских документов. Сроки и точку отсчёта по каждой группе сводим в таблицу со статьями Перечня.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок | Когда начинается отсчёт и оговорки |
|---|---|---|---|
| Первичные учётные документы: накладные, акты о приёме, сдаче, списании имущества и материалов, ордера, квитанции | 277 | 5 лет | При условии проведения проверки; при спорах и разногласиях хранятся до принятия решения по делу |
| Распоряжения, требования, накладные об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции | 518 | 5 лет | Общий порядок |
| Журналы, карточки учёта материальных ценностей, складские свидетельства и квитанции, требования, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты | 526 | 5 лет | После списания материальных ценностей |
| Книги учёта распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов | 528 | 5 лет | Общий порядок |
| Протоколы инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, акты, ведомости | 321 | 5 лет | При условии проведения проверки |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 279 | 5 лет | После увольнения (смены) материально ответственного лица |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 281 | 5 лет | После смены материально ответственного лица |
| Договоры хранения (складского хранения) | 525 | 5 лет | После истечения срока действия договора, прекращения обязательств по нему |
| Документы о складском хранении материальных ценностей: справки, отчёты, сведения, переписка | 527 | 5 лет | Общий порядок |
| Нормы естественной убыли, отходов продуктов | 530 | Постоянно / 5 лет | Постоянно по месту утверждения; в других организациях 5 лет после замены новыми |
| Книги учёта и списания тары | 529 | 1 год | Для первичных документов бухучёта действует минимум 402-ФЗ — 5 лет после отчётного года |
Самая частая ошибка при разборе складского архива — уничтожение договора о материальной ответственности через 5 лет после подписания. Договор с кладовщиком, который отработал на складе 8 лет, по статье 279 хранят до 5 лет после его увольнения или перевода с материально ответственной должности, то есть в сумме не меньше 13 лет. С карточками учёта та же логика: пока материальная ценность числится на складе, карточку по ней не уничтожают.
Оговорка «при условии проведения проверки» у статей 277 и 321 означает, что дело уничтожают только после налоговой или аудиторской проверки периода. Если по недостаче идёт спор с бывшим кладовщиком, накладные и инвентаризационные описи за спорный период хранят до решения суда, даже когда 5 лет уже истекли. Перед передачей складских дел на уничтожение сверьте их со списком открытых споров и с датами последних проверок.
Личное дело кладовщика: состав и сроки хранения 50/75 лет
Трудовой кодекс РФ не обязывает коммерческого работодателя вести личные дела: это обязанность для государственных и муниципальных служащих. Если компания всё же формирует личное дело кладовщика, оно хранится по статье 445 Перечня 50/75 лет с отметкой ЭПК. Независимо от наличия личного дела обязательны приказы по личному составу, трудовой договор и личная карточка, и у каждого документа свой срок.
Формула 50/75 лет взята из статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет для законченных до этой даты. Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может быть отобрана на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Кадровые документы кладовщика по Перечню № 236 распределяются так.
| Кадровый документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении, отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы, об изменении анкетно-биографических данных; заявления, справки и докладные к ним | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением | 434 «б» | 5 лет; об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о служебных проверках | 434 «в» | 5 лет |
| Приказы о направлении в командировку | 434 «г» | 5 лет; о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 «д» | 3 года |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении | 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Подлинные личные документы: трудовая книжка, дипломы, удостоверения, свидетельства | 449 | До востребования; невостребованные — 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 450 | 50/75 лет |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Документы о дисциплинарных взысканиях: характеристики, докладные, справки, переписка | 454 | 3 года |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 451 | 1 год |
Приказ о приёме кладовщика и приказ о его ежегодном отпуске лежат в одной папке «Приказы по личному составу», но уничтожаются в разное время: первый через 50 лет, второй через 5. Поэтому в номенклатуре их разводят по разным делам. Если смешать их в одном деле, всё дело придётся хранить по максимальному сроку. Выговор кладовщику за нарушение порядка приёмки хранится 3 года, а приказ о служебной проверке по недостаче — 5 лет, хотя обычно они касаются одного и того же эпизода.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы со сроком до 10 лет держите рядом с рабочими делами: ими пользуются и их регулярно достают. Документы со сроком больше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся. Но если понадобятся, то в критической ситуации, когда на поиск нет времени. Поэтому опись длительного хранения я советую вести не по годам, а по людям: при профзаболевании или несчастном случае ищут конкретного человека, а не дело за 2019 год. Проверьте, соберёте ли вы все документы уволенного кладовщика по одной фамилии.»
Образцы кадровых документов для личного дела кладовщика
С описи личного дела начинают формирование дела: в неё вносят каждый подшитый документ, и по ней потом проверяют комплектность при передаче в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Когда срок растёт до 45 и 50/75 лет: вредные условия, инструктажи, увольнение
При вредных или опасных условиях труда по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) часть документов кладовщика, которые на обычном складе хранят 5 лет, переходит в группу 50/75 лет. Условия труда проверяют по карте СОУТ рабочего места, а не по названию должности. От ситуации зависит, какие дела выделять в номенклатуре отдельно.
| Ситуация | Что критично для архива | Что вторично |
|---|---|---|
| Склад с допустимыми условиями труда | Приказы о приёме и увольнении, трудовой договор, личная карточка — 50/75 лет; журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет | Табели, приказы о ежегодных отпусках и командировках — 5 лет; графики отпусков — 3 года |
| Рабочее место кладовщика с вредными или опасными условиями по СОУТ | Табели — 50/75 лет (ст. 402); приказы об отпусках и командировках — 50/75 лет (ст. 434); списки работающих во вредных и опасных условиях — 50/75 лет (ст. 414); отчёты по СОУТ по месту проведения — 50/75 лет (ст. 407) | Ведомости выдачи средств защиты — 1 год (ст. 428) |
| Кладовщик уволен или переведён с материально ответственной должности | Отметить дату в номенклатуре: с неё идут 5 лет по договору о материальной ответственности (ст. 279) и образцам подписей (ст. 281); невостребованная трудовая книжка — 50/75 лет (ст. 449) | Переписка по вопросам увольнения — 3 года (ст. 455) |
| Идёт спор о недостаче или налоговая проверка | Первичные документы и инвентаризационные описи за спорный период сохраняются до решения по делу (ст. 277) | Плановое уничтожение дел за другие периоды |
| Организация ликвидируется | Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив; инвентаризационные описи ликвидационной комиссии — постоянно (ст. 322) | Складская первичка с истёкшим сроком |
Для складского архива сильнее всего срок меняют две позиции: карта СОУТ рабочего места и дата увольнения материально ответственного лица. Обе стоит фиксировать в номенклатуре дел рядом со статьёй Перечня, иначе через 5 лет архивариус не определит, какой срок применять.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет.
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, отработавшим много лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Закончившийся журнал инструктажей кладовщиков уходит в архив, а не на уничтожение: без него работодатель не докажет, что инструктажи проводились.
Номенклатура дел, экспертиза ценности и уничтожение складского архива
Пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. На практике это значит, что в конце каждого календарного года склад, бухгалтерия и отдел кадров формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив. Номенклатура дел организации хранится постоянно, номенклатуры структурных подразделений — 3 года (статья 157 Перечня). Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Строку с нужным сроком ищут в тексте акта: официальная публикация Перечня № 236 на портале правовой информации размещена сканом на 230 страницах, и сверять номер статьи для номенклатуры удобнее по нему, чем по пересказам сроков в обзорах.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над Перечнем № 236. Хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, отчётности и досье клиентов в финансовом секторе — указания Банка России.
Как подготовить складской и кадровый архив к хранению и уничтожению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы. Только после этого открывайте Перечень № 236 и подбирайте статьи для складских и кадровых документов.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел на год. Для каждого дела укажите статью Перечня, срок и особое условие отсчёта: «после увольнения (смены) материально ответственного лица», «после списания материальных ценностей», «при условии проведения проверки».
- Шаг 3. Разведите документы с разными сроками по разным делам: приказы о приёме и увольнении кладовщиков (50/75 лет) отдельно от приказов о ежегодных отпусках (5 лет) и дисциплинарных взысканиях (3 года); договоры о материальной ответственности отдельно от трудовых договоров.
- Шаг 4. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие договоры, карточки учёта по ценностям на остатке. Завершённые разделите по порогу 10 лет, внутри категории сортируйте по видам и годам.
- Шаг 5. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой сведения находятся по конкретному работнику.
- Шаг 6. Раз в год проводите экспертизу ценности: отбирайте дела с истёкшим сроком и сверяйте их с датами налоговых и аудиторских проверок, открытыми спорами о недостачах и датами увольнения материально ответственных лиц.
- Шаг 7. Оформите решение экспертной комиссии и акт о выделении дел к уничтожению. Уничтожайте дела только после утверждения акта.
Шаг 6 чаще всего пропускают на складах с высокой текучестью: дата увольнения кладовщика хранится в кадровом деле, а договор о материальной ответственности — в бухгалтерии, и при разборе архива эти сведения никто не сопоставляет. Сверку проще проводить, если в номенклатуре у дела с договорами о материальной ответственности стоит пометка с фамилией и датой увольнения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в Перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку. Посмотрите, у каких складских журналов в вашей номенклатуре нет ссылки на статью, и оформите по ним решение комиссии.»
Электронный архив: как хранить документы кладовщика в КЭДО
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, разрешают вести кадровые документы в электронном виде, и сроки хранения электронных документов остаются такими же, как у бумажных: приказ о приёме кладовщика в КЭДО хранится те же 50/75 лет. Первичные складские документы закон о бухучёте тоже допускает в электронной форме с электронной подписью. Ограничение одно и принципиальное для архива: форма хранения определяется формой создания. Протокол или приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения. Для журналов инструктажей это 45 лет, для приказов по личному составу — 50. Удостоверения по охране труда ведутся на бумаге, протоколы проверки знаний можно вести и электронно, и на бумаге, и при переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают. Прежде чем переводить складской или кадровый документ в КЭДО, определите, в какой форме он будет существовать весь срок.»
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме кладовщика нужно хранить 50 лет. Проверяемость подписи на весь этот срок обеспечивает архивный формат: к подписи, поставленной при действующем сертификате, добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой формируют усовершенствованную подпись. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Проверьте у своего оператора КЭДО, в каком формате подпись уходит в архив.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему кадрового электронного документооборота. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок создания личного кабинета, и районный суд решением по делу № 2-213/2022 в иске отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении (решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023) работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Архив КЭДО хранит не только файл приказа, но и сведения о том, кто, когда и под чьим контролем выдал подпись. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что сотрудник склада действительно способен работать в системе. Проверьте по своему архиву, не совпадают ли у кого-то из кладовщиков дата выдачи подписи и дата заявления об увольнении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда электронный архив складу не подходит
Перевод исторического бумажного архива в сканы не даёт права уничтожить бумагу: скан бумажного документа — это электронный образ, а не электронный документ, и срок хранения подлинника продолжает идти. Суд по части 8 статьи 75 АПК РФ вправе потребовать подлинник, если к делу приложены копии в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Второе ограничение касается людей: если за кладовщика документы подписывает кто-то другой, потому что сам он в системе не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, кто из складского персонала подписывает сам, а кому нужна помощь при первом входе.
В Добыто у раздела «Документы» есть вкладка «Архив»: подписанные приказы переносятся туда массовым действием «В архив», а по каждому документу видны маршрут согласования и статус подписания. Электронная форма сама по себе нарушением не является: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры, поэтому до перевода складского персонала в КЭДО проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника, фиксирует ли система дату выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Архивная справка, копии документов и цена утраченного архива
Бывший кладовщик запрашивает копии документов о работе для пенсии, суда или нового работодателя. По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней. Сами заявления о выдаче документов хранятся 1 год (статья 451 Перечня), а документы, копии которых запрашивают, — 50/75 лет, поэтому запрос через 20 лет после увольнения остаётся штатной ситуацией для отдела кадров. Если организация ликвидирована, документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и архивную справку бывший работник получает там.
Во что обходится уничтоженный раньше срока документ
Самая дорогая потеря для склада — договор о полной материальной ответственности. Полная материальная ответственность кладовщика возникает по письменному договору (статьи 243 и 244 ТК РФ). Если договор уничтожен до окончания спора о недостаче, работодатель может взыскать ущерб только в пределах среднего месячного заработка работника (статья 241 ТК РФ), независимо от суммы недостачи.
Отсутствие первичных учётных документов в течение сроков хранения относится к грубым нарушениям требований к бухгалтерскому учёту: по статье 15.11 КоАП РФ штраф для должностного лица составляет от 5 000 до 10 000 рублей. Налоговый кодекс (статья 120) добавляет штраф организации 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде и 30 000 рублей — в нескольких. За нарушение правил хранения и учёта архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф на должностных лиц от 300 до 500 рублей. Без приказов по личному составу и личных карточек работодатель не подтвердит стаж и заработок бывшего работника, а в трудовом споре доказывать проведение инструктажей и оформление приёма придётся ему. Сверьте акты уничтожения за последние годы с перечнем открытых споров и проверок.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для складского и кадрового документооборота
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в состав тарифа «Бизнес». Цены приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа с интеграцией с 1С | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, которых подключают к КЭДО, и нужного набора подписей: для склада на 30 человек и отдела кадров из 2 специалистов по тарифу «Бизнес» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Складская первичка, инвентаризационные описи и договоры о материальной ответственности живут 5 лет, но отсчёт у них разный: от конца отчётного года, от списания ценностей, от увольнения материально ответственного лица, а при споре срок продлевается до решения суда. Кадровые документы кладовщика делятся на три группы: приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранятся 50/75 лет, приказы о ежегодных отпусках и табели — 5 лет, взыскания и графики отпусков — 3 года. Вредные условия по СОУТ переводят табели и приказы об отпусках в группу 50/75 лет, журналы инструктажей хранятся 45 лет. В электронном архиве сроки те же, а форма хранения повторяет форму создания документа.
В Добыто кадровые документы складского персонала подписываются электронной подписью с телефона и уходят в электронный архив со сроками, которые установлены для бумажных аналогов. Мы подключаем КЭДО с пилотной группы и разводим выдачу подписи и первые кадровые действия, чтобы архив подтверждал процедуру, а не только наличие файла.
Частые вопросы о хранении документов склада и личных дел
С какой даты считать 5 лет для накладной, подписанной в декабре?
По статье 29 закона 402-ФЗ первичные документы хранят не менее 5 лет после отчётного года. Накладная от 25 декабря 2025 года относится к отчётному 2025 году, срок начинается с 1 января 2026 года и заканчивается 31 декабря 2030 года. Уничтожить её можно не раньше 2031 года и только при условии, что период прошёл проверку и по нему нет спора.
Кладовщика перевели на другую должность без увольнения: когда уничтожать его договор о полной материальной ответственности?
Статья 279 Перечня связывает срок с увольнением или сменой материально ответственного лица. Перевод на должность без материальной ответственности — это смена МОЛ, поэтому 5 лет считают от даты перевода. Образцы подписей этого кладовщика хранят 5 лет после смены МОЛ (статья 281), перечень лиц с правом подписи первичных документов — 5 лет после замены новым (статья 280). С новым кладовщиком заключается новый договор.
Сколько хранить документы медосмотров кладовщика по приказу 29н?
Порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Отчёты, акты, списки, планы-графики и переписка о периодических медосмотрах хранятся 3 года (статья 635 Перечня). Заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет. Перечни вредных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, хранятся постоянно по месту утверждения (статья 411).
Сколько хранить материалы служебной проверки по недостаче на складе?
Приказ о служебной проверке хранится 5 лет (статья 434 «в»), документы о проверках финансово-хозяйственной деятельности — тоже 5 лет (статья 282). Инвентаризационные описи и акты хранятся 5 лет при условии проведения проверки (статья 321). Если по результатам проверки с кладовщиком идёт спор, первичные документы за спорный период сохраняют до принятия решения по делу.
Кладовщик не забрал трудовую книжку при увольнении: сколько её хранить?
Подлинные личные документы, включая трудовую книжку, хранятся до востребования, а невостребованные работником — 50/75 лет (статья 449 Перечня). Если в день увольнения книжку вручить не удалось, по статье 84.1 ТК РФ работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку по почте. Копию уведомления храните вместе с книжкой.
Сколько хранить ведомости выдачи спецодежды и средств защиты кладовщикам?
Списки и ведомости на выдачу средств защиты хранятся 1 год (статья 428 Перечня). Документы об обеспечении средствами защиты — 3 года, но при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427). Нормы обеспечения средствами защиты по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426).
