Правила организации хранения и комплектования архивных документов для работодателя установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки хранения — 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказ о приёме на работу, трудовой договор, личная карточка и личное дело хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Уничтожить документ можно только после экспертизы ценности и утверждения акта о выделении к уничтожению. Источник комплектования государственного или муниципального архива согласует номенклатуру дел и описи с ЭПК архивного учреждения, остальные работодатели утверждают их сами после рассмотрения на своей экспертной комиссии.
В статье — годовой цикл архива от номенклатуры дел до акта об уничтожении, требования к помещению и к электронному архиву КЭДО, оформление архивной справки. Покажем, какие документы по охране труда хранятся 45 лет вместо пяти и почему скан не заменяет бумажный оригинал. Таблица сроков и периодичности работ по Правилам № 77, сценарии для реорганизации и ликвидации, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормы регулируют архив работодателя в 2026 году
Архивную работу коммерческой организации определяют пять документов, и у каждого своя зона ответственности:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — право организации создать архив, сроки хранения документов по личному составу (статья 22.1), порядок передачи документов при ликвидации (статья 23).
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119), — номенклатура дел, экспертиза ценности, описи, передача в архив, условия хранения, уничтожение, ответы на запросы, электронные архивные документы.
- Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020), — конкретные сроки по видам документов.
- Статья 22.3 ТК РФ — работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе при КЭДО через собственную информационную систему или платформу «Работа в России».
- Локальные нормативные акты — положение об архиве (составляется на основе Примерного положения, утверждённого приказом Росархива от 11.04.2018 № 42) и положение об экспертной комиссии (на основе Примерного положения, приказ Росархива от 11.04.2018 № 43).
Муниципальные и негосударственные организации формируют и оформляют дела по своим ЛНА: Правила № 77 прямо отсылают их к локальным актам, тогда как государственные организации работают по Примерной инструкции по делопроизводству (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44). В положениях об архиве, написанных до осени 2023 года, часто остаётся ссылка на правила 2015 года, утверждённые приказом Минкультуры № 526. При обновлении ЛНА её заменяют ссылкой на Правила № 77, иначе положение описывает порядок, по которому архив уже не работает.
Полезно знать: Перечень № 236 — основной, но не единственный. Отраслевые перечни имеют приоритет для документов, специфичных для отрасли: в здравоохранении сроки для медицинской документации устанавливают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе — указания Банка России.
Обязан ли работодатель создавать архив
Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы (часть 1 статьи 13 125-ФЗ), организации вправе это сделать (часть 2 той же статьи). Архив создаётся как структурное подразделение или подразделение в составе другого подразделения, а в небольшой компании обязанности по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов можно закрепить за конкретным работником — в Правилах № 77 он называется лицом, ответственным за архив.
Право не создавать архивное подразделение не освобождает от обязанности хранить документы по личному составу 50 или 75 лет. Разница между организациями проходит по другой линии: источник комплектования государственного (муниципального) архива согласует номенклатуру, описи и акты с ЭПК архивного учреждения, а организация, которая источником комплектования не является, утверждает номенклатуру дел самостоятельно, описи и акты — после согласования своей ЭК. Свой статус стоит уточнить в архиве субъекта РФ до того, как составлять номенклатуру на следующий год.
Сроки хранения кадровых документов: 50, 75 лет и исключения
Для документов по личному составу статья 22.1 125-ФЗ задаёт два срока: 75 лет для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года и 50 лет — после этой даты. Остальные сроки берутся из Перечня № 236, и среди документов, которые кадровая служба и служба охраны труда ведут параллельно, встречаются неочевидные значения. Снижать нормативно установленные сроки хранения запрещено — это пункт 33 Правил № 77, и решение ЭК его не отменяет.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу; трудовые договоры; личные карточки; личные дела | 50 лет; 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | Статья 414 Перечня № 236 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по охране труда | 45 лет | Статья 423, подпункт «а» Перечня № 236 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | Статья 423, подпункт «б» Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | Статья 422 Перечня № 236 |
| Графики отпусков | 3 года | Статья 453 Перечня № 236 |
| Документы временного хранения до 10 лет включительно | Хранятся в структурном подразделении, по истечении срока — экспертиза и уничтожение | Пункт 47 Правил № 77 |
Документы охраны труда в кадровом архиве легко перепутать: протоколы и журналы проверки знаний можно уничтожить через 5 лет, а журналы инструктажей по охране труда живут в 9 раз дольше. Пункт 49 Правил № 77 требует группировать приказы в дела по установленным для них срокам хранения, а документы постоянного и временного хранения — в отдельные дела. По той же логике журналы инструктажей и протоколы проверки знаний заводят в номенклатуре под разными заголовками дел.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Номенклатура дел, экспертная комиссия и описи: годовой цикл архива
В конце каждого года организация разрабатывает номенклатуру дел на следующий год: её согласует экспертная комиссия, утверждает руководитель или уполномоченное им лицо, и с 1 января она вводится в действие (пункт 11 Правил № 77). Заголовки дел с электронными документами и смешанных дел, где есть и бумага, и файлы, тоже включаются в номенклатуру, а в графе «Примечания» указывается вид носителя. По окончании года в номенклатуре делают итоговую запись о количестве заведённых дел постоянного и временного хранения, отдельно бумажных и электронных.
Экспертная комиссия (ЭК) создаётся приказом руководителя и работает как совещательный орган по положению, составленному на основе Примерного положения № 43. Её основные функции по пункту 19 Правил: ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, согласование номенклатуры, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению, актов о неисправимых повреждениях и о необнаружении документов. Экспертиза ценности проводится ежегодно и дополнительно — при составлении номенклатуры, при подготовке дел к передаче в архив и при выделении документов к уничтожению.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется, и на проверке вы показываете документированный выбор вместо догадки.»
Большая часть сроков в архивном цикле привязана к дате завершения дела в делопроизводстве. Сводка по Правилам № 77:
| Действие | Срок или периодичность | Пункт Правил |
|---|---|---|
| Разработка и утверждение номенклатуры дел | В конце года, действует с 1 января следующего | 11 |
| Представление номенклатуры источника комплектования на ЭПК архивного учреждения | 1 раз в 5 лет, раньше — при изменении функций и структуры | 11 |
| Экспертиза ценности документов | Ежегодно | 20 |
| Сдача описей структурных подразделений работнику архива | Не позднее 1 года после завершения дел | 62 |
| Передача дел в архив организации | Не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел | 47 |
| Представление проектов описей источником комплектования на ЭПК | Не позднее 3 лет после завершения дел, 4 экземпляра на бумаге и 1 в электронном виде | 29 |
| Проверка наличия и состояния бумажных документов | Не реже 1 раза в 10 лет, с пометкой «ДСП» — не реже 1 раза в 5 лет | 97 |
| Ответ на запрос социально-правового характера | 30 календарных дней со дня регистрации, бесплатно | 182 |
Из таблицы видно окно для планирования: дела 2025 года нельзя принять в архив организации раньше 2026 года и нельзя держать в подразделении дольше 2028 года. Если описи подразделений не сданы в течение первого года, к третьему году архив получает дела без учётных документов и не успевает их оформить.
Как организовать архив кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Приказом назначьте архивное подразделение или работника, ответственного за архив, и утвердите положение об архиве на основе Примерного положения № 42.
- Шаг 2. Приказом создайте экспертную комиссию и утвердите её положение. Источник комплектования согласует положение об ЭК с ЭПК архивного учреждения или с государственным (муниципальным) архивом, если тот наделён такими полномочиями.
- Шаг 3. Соберите номенклатуры дел структурных подразделений, сведите их в номенклатуру организации, укажите сроки хранения со ссылкой на статьи Перечня № 236 или отраслевого перечня, проведите через ЭК и утвердите до 1 января.
- Шаг 4. Формируйте дела по правилам пункта 49: один экземпляр каждого документа, документы одного календарного года, листы ознакомления и согласования — вместе с документом, к которому они относятся. Личное дело ведётся отдельно на каждого работника весь период работы, документы в нём располагаются в хронологическом порядке, лицевые счета по зарплате — в отдельных делах по алфавиту фамилий.
- Шаг 5. Не позднее года после завершения дел подразделения сдают описи в двух экземплярах. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу и на электронные документы (пункт 63).
- Шаг 6. В срок от 1 года до 3 лет после завершения дел передайте их в архив по описям, архивист готовит годовые разделы описей организации.
- Шаг 7. Одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу ЭК рассматривает акт о выделении к уничтожению документов с истёкшим сроком.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы длительного хранения достают редко, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном человеке. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились документы по фамилии работника.»
Как законно уничтожить документы с истёкшим сроком
Пункт 17 Правил № 77 запрещает уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Поэтому акт о выделении к уничтожению ЭК рассматривает на одном заседании с описями, а не отдельно от них. В акт включаются дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (пункт 26). Дела с отметкой «ЭПК» перед уничтожением просматривают полистно, электронные — подокументно: документы постоянного хранения из них выделяют, остальное вносят в акт уже без отметки. На электронные документы, не подлежащие хранению, составляется отдельный акт.
Акт утверждает руководитель: в организации, которая не является источником комплектования, — после согласования ЭК, у источника комплектования — после утверждения описей ЭПК архивного учреждения (пункт 30). Документы с персональными данными, пометкой «Для служебного пользования» и другой информацией ограниченного доступа уничтожают внутри организации шредированием или иным способом, исключающим восстановление содержания, и только отходы передают на переработку. Документ, подтверждающий утилизацию, прикладывается к акту (пункт 31).
Внимание: закончившийся журнал вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте уходит в архив на 45 лет, а не в утиль. В обзорах статью 423 Перечня № 236 часто подают слитно, и журналы инструктажа попадают в акт об уничтожении вместе с журналами проверки знаний, у которых срок 5 лет.
Ошибки при хранении и уничтожении и во что они обходятся
Прямой штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ в редакции на дату публикации — предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Дороже обходится утрата документа, который должен был стать доказательством. Типовые ошибки:
- Уничтожение без акта и экспертизы ценности. Делают ради места в шкафу. Это прямое нарушение пункта 17 Правил № 77, а содержание уничтоженного документа уже не получится подтвердить ни в споре с работником, ни в ответе на архивный запрос.
- Срок по общему перечню при наличии отраслевого. Кадровик находит строку в Перечне № 236 и не проверяет отраслевой перечень, где для того же документа установлен другой срок.
- Скан вместо бумажного оригинала. Бумагу выбрасывают после сканирования, хотя документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге.
- Потерянное личное дело без акта. Если дело, заведённое по номенклатуре, не найдено, структурное подразделение организует розыск, а при безрезультатном розыске составляется акт об утрате документов, который утверждает руководитель и передаёт архиву вместе с описью (пункт 65).
Требования к помещению и оборудованию бумажного архива
Архивные документы размещают на металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах (пункт 80 Правил № 77). Если отдельного архивохранилища нет, дела хранят в запирающихся шкафах или сейфах, а топографические указатели мест хранения в этом случае не составляются. Оптимальный режим для бумаги — температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55%, для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8-18 °C и 45-65%. Сезонные и суточные колебания допускаются не более чем на 5 °C по температуре и на 10% по влажности.
В специально оборудованном изолированном помещении параметры воздуха измеряют термометром и гигрометром не реже 2 раз в неделю, при отклонении от нормы — ежедневно, а показания и принятые меры фиксируют в журнале (пункты 90-91). Влажная уборка и обеспыливание стеллажей — не реже раза в месяц. Хранение можно передать сторонней организации: Правила разрешают заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставом которой предусмотрено хранение архивных документов. Государственным и муниципальным организациям передавать документы Архивного фонда РФ негосударственным организациям запрещено.
Лайфхак: разделите завершённые документы по порогу в 10 лет. Документы со сроком до 10 лет остаются рядом с подразделением, ими пользуются и их достают. Документы со сроком свыше 10 лет уходят в архив, и внутри категории их сортируют по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
Когда отдельное архивное подразделение не нужно
Компании, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, не нужны архивный отдел и специальное хранилище. Достаточно приказа о назначении ответственного за архив, запирающихся шкафов или сейфов и работающей ЭК. Номенклатуру дел такая организация утверждает сама, описи и акты — после согласования своей ЭК, без участия ЭПК архивного учреждения. Упрощение касается только организационной формы: экспертиза ценности, описи дел по личному составу и акт перед уничтожением остаются обязательными.
Электронный архив кадровых документов при КЭДО
Для электронных кадровых документов действуют те же 50/75 лет: статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить их сохранность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Правила № 77 требуют хранить электронные архивные документы в системе хранения электронных документов (СХЭД), а номенклатуру дел включать в систему электронного документооборота и СХЭД как справочник. При передаче на архивное хранение электронный документ состоит из основного файла в формате PDF/A, файлов приложений, файлов электронной подписи и файла метаданных с регистрационно-учётными сведениями (пункт 141). На электронные документы составляются отдельные описи и отдельный акт о выделении к уничтожению.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка файл не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, поэтому закрепите его в номенклатуре в графе о виде носителя.»
Как кадровый документ попадает в электронный архив
В сервисе Добыто путь документа состоит из четырёх шагов: кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. Документ попадает в архив сразу вместе с подписями и маршрутом, поэтому сканировать и досылать бумажные копии не нужно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» относит к стратегии сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения
Документ хранится 50 лет, а подписывается при действующем сертификате. Чтобы подпись можно было проверить спустя десятилетия, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх прежней формируют усовершенствованную подпись и только потом передают документ в архив. Государственные органы при создании СХЭД руководствуются Типовыми функциональными требованиями, утверждёнными приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Коммерческой организации этот документ удобен как список проверки при выборе системы: он описывает функции, которые поддерживают юридическую значимость электронного документа.
Вид подписи в архиве определяется статьёй 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, изменения к ним и приказ о дисциплинарном взыскании работодатель подписывает УКЭП. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры.
Важный нюанс из практики: при переводе охраны труда в электронный вид протоколы проверки знаний можно вести и в электронной, и в бумажной форме, а удостоверения ведутся на бумаге. В электронном архиве этих удостоверений не будет, и их место хранения нужно отдельно указать в номенклатуре.
Выдача электронных документов работнику
По заявлению работника о выдаче документов, связанных с работой, работодатель бесплатно предоставляет их не позднее 3 рабочих дней. Если документ ведётся в КЭДО, работник выбирает способ получения: заверенная копия на бумаге или электронный документ, в том числе через Госуслуги или личный кабинет на платформе «Работа в России». К документам, подписанным его простой электронной подписью, работодатель даёт доступ через личный кабинет на Госуслугах. В интерфейсе Добыто завершённые документы собраны на вкладке «Архив», отдельно от документов в работе и на согласовании, поэтому для ответа на запрос документ ищут в одном разделе.
Архивная справка: как ответить на запрос бывшего работника
Запросы социально-правового характера, например о стаже и заработной плате для пенсии, организация исполняет бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (пункт 182 Правил № 77, часть 3 статьи 26 125-ФЗ). Тематические запросы исполняются за плату и только при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей. Ответ оформляется одним из четырёх документов: архивная справка, архивная выписка, архивная копия или информационное письмо.
Архивную справку составляют на бланке организации с названием «Архивная справка», подписывает руководитель или уполномоченное лицо, заверяет печать. События излагаются в хронологическом порядке с видами документов, их датами и номерами, данные переносятся так, как они записаны в документе, а расхождения оговариваются в скобках: «Так в документе». Исправления и комментарии в тексте справки запрещены. В справке указывают архивные шифры и номера листов, а если она занимает больше одного листа, листы прошивают, нумеруют и заверяют печатью (при наличии). Электронную справку подписывают УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства.
Реорганизация и ликвидация: куда передаются документы по личному составу
При смене юридического адреса, структуры или учредителя, если профиль деятельности не изменился, архивный фонд остаётся единым и документы продолжают храниться в организации (пункт 40 Правил № 77). Порядок меняется при ликвидации:
| Сценарий | Что критично | Основание |
|---|---|---|
| Действующая организация | Хранит документы по личному составу сама 50/75 лет и сама отвечает на запросы | Статья 22.1 125-ФЗ, пункт 182 Правил |
| Реорганизация, переезд, смена учредителя без изменения профиля | Архивный фонд остаётся единым, документы предшественника продолжают храниться | Пункт 40 Правил |
| Ликвидация негосударственной организации, в том числе банкротство | Ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий передаёт документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора | Часть 10 статьи 23 125-ФЗ, пункт 225 Правил |
| Ликвидация источника комплектования | Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия с участием представителя государственного (муниципального) архива | Пункт 225 Правил |
Государственный архив принимает документы только в упорядоченном состоянии, поэтому договор с архивом и составление описей дел по личному составу включают в план ликвидации заранее. В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций без правопреемников, зарегистрированных в городе, хранит ГБУ «Мосархив». Действует ли компания, проверяют по выписке из ЕГРЮЛ на сайте ФНС: документы действующих организаций запрашивают в их отделе кадров. Перечень городских, федеральных и ведомственных архивов с зонами ответственности Мосархив публикует на странице о том, куда обращаться за архивной справкой в Москве.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, выбранного тарифа и необходимости выделенного сервера или API; актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Архив работодателя держится на годовом цикле: номенклатура дел до 1 января, ежегодная экспертиза ценности, описи от подразделений в течение года, передача дел в архив в окне от 1 до 3 лет и уничтожение только по утверждённому акту. Документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет независимо от того, есть ли в компании архивное подразделение, а журналы инструктажей по охране труда — 45 лет. Электронный кадровый документ хранится электронно весь тот же срок, вместе с файлами подписи и метаданными.
В Добыто подписанные кадровые документы сразу попадают в электронный архив с подписями и маршрутом согласования, поэтому архивный цикл для документов КЭДО начинается в момент подписания, без отдельного сканирования и сверки бумажных копий.
Частые вопросы
С какой даты отсчитывать 50 лет хранения личного дела уволенного работника?
Сроки хранения документов по личному составу исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено делопроизводство (статья 22.1 125-ФЗ). Личное дело ведётся весь период работы человека, поэтому для работника, уволенного в 2026 году, 50-летний срок начинается 1 января 2027 года.
С какого момента кадровый документ считается архивным?
Документы и дела становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (пункт 12 Правил № 77). Приказ о приёме, подписанный в марте 2026 года и подшитый в дело приказов по личному составу за 2026 год, станет архивным 1 января 2027 года, а передать дело в архив организации можно не ранее 2027 и не позднее 2029 года.
Что делать, если в архиве не нашли трудовой договор или личное дело?
Сначала организуется розыск. Если дело числилось в архиве и найти его не удалось, ЭК рассматривает акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны. Если дело не дошло до архива, структурное подразделение составляет акт об утрате в произвольной форме, его подписывают руководитель службы делопроизводства и руководитель подразделения, утверждает руководитель организации.
Можно ли передать кадровый архив на хранение сторонней компании?
Да, Правила № 77 разрешают заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, в уставе которой предусмотрено хранение архивных документов. Ограничение касается государственных и муниципальных организаций: документы Архивного фонда РФ они не вправе передавать негосударственным организациям. Обязанность обеспечить сохранность документов по личному составу 50/75 лет по статье 22.1 125-ФЗ при этом остаётся за работодателем.
Имеет ли юридическую силу архивная справка в электронном виде?
Имеет, если она подписана УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре электронного правительства в порядке постановления Правительства РФ от 22.12.2012 № 1382 (пункт 185 Правил № 77). Справка, подписанная ПЭП или УНЭП, выпущенной вне этой инфраструктуры, этому требованию не соответствует.
Нужно ли пересоставлять номенклатуру дел при смене структуры компании?
Номенклатура дел утверждается ежегодно, поэтому изменения структуры учитывают в номенклатуре на следующий год. Источник комплектования государственного или муниципального архива представляет номенклатуру на ЭПК архивного учреждения 1 раз в 5 лет, но при изменении функций и структуры пересоставляет, согласует и утверждает её раньше этого срока (пункт 11 Правил № 77).
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: они нужны не работодателю, а самому человеку, и нередко тогда, когда компании уже не существует. Бывший работник подтверждает стаж, оспаривает профзаболевание, восстанавливает историю через пятнадцать лет после увольнения. Поэтому личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу после 2003 года держите 50 лет, а за более ранние периоды — 75.»
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, который проработал в компании двадцать лет, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Статья 425 Перечня № 236 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастных случаях. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся именно ему.
