Архивное дело компании складывается из четырёх связанных функций: хранение, комплектование, учёт и использование документов. Так они и названы в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, — эти Правила действуют с 17 сентября 2023 года вместо прежних, 2015 года. Право создать собственный архив даёт организации пункт 2 статьи 13 125-ФЗ, обязанность хранить документы и соблюдать сроки остаётся и без отдельного архива. Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), а для документов по личному составу — из статьи 22.1 125-ФЗ: 50 лет для законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный электронной подписью, хранится электронно, подписанный на бумаге — на бумаге.
Разберём каждую из четырёх функций: какие учётные документы подтверждают их при проверке, как формируется номенклатура дел и что делать с видом документа, которого в Перечне № 236 нет. Покажем таблицу сроков по охране труда, где журналы инструктажей хранятся 45 лет, а протоколы проверки знаний — 5 лет. Состав электронного кадрового дела по приказу Минтруда № 578н, порядок выдачи архивной справки, штрафы по статье 13.20 КоАП и тарифы на электронный архив — во второй половине статьи.
Из чего состоит архивное дело компании: четыре функции
Хранение, комплектование, учёт и использование — это не последовательные стадии, а четыре параллельные обязанности, каждая со своим набором документов. Компания может идеально соблюдать температурный режим и при этом провалить проверку, потому что у неё нет описей и книги учёта: хранение есть, учёта нет. Обратная ситуация встречается чаще: описи составлены, а дела за последние три года лежат в подразделениях и в архив не передавались, то есть не работает комплектование.
| Функция | Что делает компания | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Хранение | Обеспечивает сохранность дел до истечения срока: условия размещения, разграничение доступа, для электронных документов — читаемость и проверяемость подписи | Оформленные дела, условия размещения, регламент доступа |
| Комплектование | Принимает дела из подразделений по итогам года, проводит экспертизу ценности, отбирает на хранение и на уничтожение | Номенклатура дел, описи дел, протоколы экспертной комиссии, акты о выделении документов к уничтожению |
| Учёт | Фиксирует состав и объём того, что лежит в архиве, и движение дел | Книга учёта поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, реестр описей |
| Использование | Отвечает на запросы работников, бывших работников и государственных органов, выдаёт дела во временное пользование | Архивные справки, выписки и копии, журнал выдачи дел |
Три из четырёх функций упираются в один документ — номенклатуру дел. Она задаёт, какие дела заводятся, под какими индексами и с каким сроком хранения, а значит определяет и комплектование, и учёт, и скорость поиска при запросе.
Обязанность хранить документы установлена не только архивным законодательством. Её содержат Трудовой кодекс, законы об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью; как именно хранить, в них не написано, а сроки задаются перечнями. Текст закона об архивном деле с учётом действующих поправок опубликован на сайте Федерального архивного агентства — там же смотрят редакцию статьи 22.1 перед тем, как ставить срок в номенклатуру.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет в законе стоят не для удобства работодателя. Кадровые документы нужны самому человеку, причём тогда, когда вашей компании может уже не существовать: при назначении пенсии, при споре о стаже, при расследовании профзаболевания. Поэтому решение об уничтожении дела по личному составу проверяйте дважды и всегда по дате окончания делопроизводства, а не по дате увольнения.»
Сроки хранения кадровых документов: от 1 года до 75 лет
Базовый документ для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Для отдельных сфер существуют свои перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет над общим: в здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных планов, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности и досье клиентов.
Полезно знать: сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте Перечень № 236. Типичная ошибка идёт в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в общем перечне, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Ниже раздел 7.3 «Охрана труда» в том виде, как статьи сформулированы в Перечне. Этот раздел показателен тем, что внутри одной темы сроки расходятся в девять раз.
| Статья | Документ | Срок хранения |
|---|---|---|
| 421 | Документы об обучении работников по охране труда: программы, списки, переписка | 5 лет |
| 422 | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет |
| 423 | Журналы и книги учёта: а) инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте; б) профилактических работ и проверки знаний | а) 45 лет; б) 5 лет |
| 424 | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет |
| 415, 416 | Наряды-допуски на особо опасные работы и журнал их выдачи | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет |
| 414 | Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет |
| 419 | Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет |
| 426 | Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком, питанием | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
| 428 | Списки и ведомости на выдачу средств защиты, молока, питания | 1 год |
Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. То есть журнал держат 45 лет не абстрактно: из него делают выписки для расследования, и это записано в самом акте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: протокол проверки знаний по охране труда хранится 5 лет, а журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль.
Логика разрыва объясняется назначением документа. Протокол подтверждает разовое событие, которое через три года перекроется новой проверкой знаний. Журнал инструктажей подтверждает, что работа по безопасности велась с человеком всё время, пока он у вас работал, и понадобится он через пятнадцать-двадцать лет, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Доказывать в этой ситуации придётся работодателю.
По документам по личному составу срок задаётся не Перечнем, а статьёй 22.1 125-ФЗ, и отсчёт идёт от года окончания делопроизводства по делу: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Личные карточки, трудовые договоры и приказы о приёме, переводе и увольнении попадают именно сюда.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто при переходе на электронный кадровый документооборот первым делом в систему выносят сроки, которые теряются при ручном ведении — даты повторного обучения и инструктажей по каждому работнику, а не по приказу на подразделение. Работник, бывший в отпуске или на больничном в день повторного инструктажа, из бумажного графика выпадает незаметно, а в реестре системы он остаётся с просроченным статусом.
Электронный архив: из чего состоит электронное кадровое дело
Электронный кадровый документ, который не дублируется на бумаге, хранится не одним файлом. Состав комплекта задан едиными требованиями, утверждёнными приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года: основная часть документа, файл электронной подписи и описание документа. Если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа, а не как приложение к процессу.
Отсюда вопрос, который задают вендору до покупки системы, а не после проверки: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. Не «хранит» и не «показывает на экране», а именно отдаёт файлы — при проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся документ, файл подписи и доверенность по отдельности.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, и это два разных набора требований к одному файлу. Компания может идеально соблюдать сроки и при этом хранить документ в виде, из которого комплект не собирается. Попросите у вашей системы выгрузку одного трудового договора целиком и посмотрите, что пришло: если это один PDF без файла подписи, архива у вас нет.»
Форма хранения определяется формой создания, и решение принимается один раз, на входе. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и положить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. С журналами инструктажей вы живёте с этим решением 45 лет.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что делает электронный архив архивом, а не папкой на диске
Требования к системам хранения электронных документов Росархив описал в приказе от 15 июня 2020 года об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это перечень того, что система должна уметь, и он написан вокруг одной задачи — поддержания юридической значимости документа на всём сроке хранения. Стратегия долговременной сохранности расписана в ГОСТ Р 57762-2017 и включает восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию, безопасность.
Отдельная проблема длинных сроков — подпись. Сертификат, которым подписан трудовой договор, перестаёт действовать через год-полтора, а договор лежит 50 лет. Проверяемость сохраняют меткой времени и усовершенствованным форматом подписи, который формируется поверх исходной при смене криптоалгоритмов.
Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только массив уходит к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача данных ему требует согласия работника. Вопрос вендору формулируется списком: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — ситуация типовая и при этом нарушение. Разграничение доступа относится к хранению так же, как температура и влажность в бумажном архиве: это часть режима, а не настройка удобства. Откройте в своей системе список ролей и посмотрите, сколько человек видят трудовые договоры всей компании.»
Проверьте, что пришло вместе с вашим документом
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Комплектование и учёт: номенклатура дел, экспертиза ценности, описи
Комплектование запускается в конце календарного года: каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Номенклатура при этом решает три задачи сразу — задаёт перечень дел, закрепляет за каждым срок хранения со ссылкой на статью перечня и фиксирует основание, по которому этот срок выбран.
Основание нужно чаще, чем кажется. Обязательные к ведению документы иногда отсутствуют в Перечне № 236: классический пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи. Прямого ответа в перечне нет, и это не означает, что хранить их не надо.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оформляется протоколом и заносится в номенклатуру дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор — разница между этими двумя вариантами видна инспектору сразу.»
Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Экспертиза ценности — это не разовая ревизия перед переездом, а ежегодная процедура: по её итогам одни дела уходят на постоянное и длительное хранение по описям, другие включаются в акт о выделении к уничтожению. Уничтожить дело, не проведя экспертизу и не оформив акт, нельзя, даже если срок формально истёк.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного человека за весь период его работы.
Как навести порядок в кадровом архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы и ЛНА.
- Шаг 2. Разделите завершённые по сроку хранения через порог в 10 лет. До 10 лет — протоколы, приказы, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу.
- Шаг 3. Внутри категории сортируйте по видам и годам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка, внутри каждого вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 4. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня, а для видов, которых в перечне нет, — с зафиксированным решением экспертной комиссии.
- Шаг 6. Сверьте форму хранения с формой создания по каждой группе дел: электронное остаётся электронным, бумажное — бумажным.
Порог в 10 лет практичен тем, что от него зависит физическое место. Документы до 10 лет живут рядом, ими пользуются. Документы свыше 10 лет уходят вглубь и, скорее всего, не понадобятся никогда — но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда.
Образцы кадровых документов с разными сроками хранения
Комплект подобран так, чтобы показать разброс сроков внутри одного личного дела; начинать удобно с описи документов личного дела — она задаёт состав.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Использование документов: архивная справка, выписка и копия
Архивная справка — документ на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий информацию по предмету запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения. Она не воспроизводит документ, а излагает сведения из него: периоды работы, должности, размер заработка. Архивная выписка дословно воспроизводит часть документа, относящуюся к запросу, архивная копия — документ целиком. Заявитель в запросе указывает, что именно ему нужно, и от этого зависит форма ответа.
Сроки различаются по тому, кто отвечает. Запрос социально-правового характера в государственный или муниципальный архив исполняется в срок не более 30 дней со дня регистрации. Действующий работодатель отвечает своему или бывшему работнику по статье 62 ТК РФ: заверенные копии документов, связанных с работой, выдаются в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Это разные процедуры, и путать их сроки не стоит: пока компания существует, за её документы отвечает она сама.
Разница между рабочим архивом и складом видна именно здесь. Запрос по конкретному человеку за период 2008-2014 годов закрывается за полчаса, если опись построена по людям и дела оформлены, и превращается в двухнедельные раскопки, если в архив свалены коробки по годам без описей.
Кейс из практики: в практике Добыто запросы бывших работников — первый аргумент за перевод архива в электронный вид у компаний с численностью от нескольких сотен человек. Пока штат растёт, справка по действующему сотруднику готовится из учётной системы за минуты, а справка по уволенному пять лет назад требует подъёма бумажного дела. Реестр с поиском по человеку убирает именно этот разрыв: обе справки готовятся одинаково.
Ошибки в архивном деле и во что они обходятся
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, и на них ориентироваться бессмысленно: реальная цена ошибки лежит в других составах и в гражданских спорах.
Отсутствие журналов и протоколов по охране труда квалифицируют уже не как архивное нарушение. Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП — допуск работника без обучения и проверки знаний — это от 15 000 до 25 000 рублей на должностное лицо и ИП и от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо, причём штраф считается по каждому работнику, допущенному без обучения. Пятнадцать человек, по которым не нашлось документов, превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании.
Что об этом думает ГИТ: нарушения по документам почти никогда не выглядят как «документы не велись». Они выглядят как расхождение бумаг между собой: дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме, протоколы комиссии, члены которой сами не обучены, повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение, из которого выпали отпускники. Инспектор при проверке не выходит за рамки проверочного листа, и это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам.
Отдельная группа рисков — электронные документы в суде. Электронная форма сама по себе нарушением не является: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры. В споре об увольнении через систему КЭДО районный суд сначала отказал работнику, поскольку у работодателя были и Положение о КЭДО, и перечень документов, и порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость такой ошибки считается не штрафом, а восстановлением. Сгоревший или потерянный массив по личному составу означает поток запросов, на которые компания не может ответить, и подтверждение стажа бывших работников через суд. При ликвидации всё становится ещё конкретнее: по части 10 статьи 23 125-ФЗ документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии. Упорядочение многолетних завалов оплачивает компания, и делается оно в сроки ликвидации, а не в удобные.
Когда собственный архив создавать не нужно
Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ даёт организации право создать архив, а не предписывает это. Компании на 20-30 человек отдельное подразделение и выделенное помещение не нужны: достаточно номенклатуры дел, закрытого шкафа с ограниченным доступом и ежегодной процедуры формирования дел. Обязанности по срокам при этом никуда не исчезают, меняется только организационная форма.
Электронный архив тоже не универсальное решение. Если основной массив создан на бумаге и подписан от руки, перевод его в сканы хранение не заменяет: бумага остаётся оригиналом и продолжает занимать место. Сканирование в этом сценарии решает задачу поиска, а не хранения, и считать его экономией на площади неверно. Смысл появляется там, где документы изначально создаются в электронном виде и в бумагу не превращаются вовсе.
Что проверить до того, как передавать дела в архив
Аудит делопроизводства стоит в дорожной карте перехода на КЭДО до выбора системы, и по той же причине он предшествует передаче дел в архив: разобранный массив переносится, неразобранный переносит беспорядок в новое место. В практике Добыто этот этап закрывается до принятия локального акта, потому что именно он показывает реальный объём дел и то, какие из них вообще нельзя переводить в электронный вид.
- Отраслевой перечень. Проверено, есть ли перечень для вашей сферы: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Номенклатура дел. Составлена, сроки проставлены со ссылками на статьи перечня.
- Разделение массива. Документы разведены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Длительное хранение. Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на 45 лет, а не уничтожены по истечении пяти.
- Форма. Форма хранения соответствует форме создания по каждой группе дел.
- Документы вне перечня. Срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии зафиксировано.
- Описи. Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику, а не только по году.
Пилотную группу мы закладываем перед раскаткой на всю компанию по отдельной причине, связанной с доказательностью: судом оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления. Пилот показывает, кто в реальности не справляется, до того, как через систему пойдут заявления об увольнении.
Стоимость электронного архива и тарифы ДОБЫТО КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и того, нужны ли интеграция с учётной системой и выделенный сервер. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается по численности и набору функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С относятся к тарифу «Бизнес», выделенный сервер и SLA — к «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано правило пересчёта при смене тарифа: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Перейти с тарифа на тариф можно в любое время, в том числе понизить его после завершения массового перевода штата.
Выводы
Архивное дело компании держится на четырёх обязанностях сразу, и провал любой из них обнуляет остальные: хранить, принимать дела из подразделений с экспертизой ценности, вести учёт и отвечать на запросы. Сроки задаются Перечнем № 236 и статьёй 22.1 125-ФЗ, форма хранения — формой создания документа, а состав электронного комплекта — приказом Минтруда № 578н. Разброс сроков внутри одной темы достигает девятикратного, поэтому номенклатура дел со ссылками на статьи перечня оказывается не формальностью, а единственной защитой от преждевременного уничтожения.
Мы в Добыто подключаем электронный архив как часть кадрового документооборота: документ уходит в него сразу после подписания, вместе с файлом подписи и описанием, а поиск идёт по человеку и виду документа. Это снимает разрыв между справкой по действующему сотруднику и справкой по уволенному десять лет назад.
Частые вопросы
Что такое приказ 29н и относится ли он к хранению кадровых документов
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утвердил Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников по части четвёртой статьи 213 ТК РФ и перечень медицинских противопоказаний к работам с вредными и опасными факторами. Он вступил в силу 1 апреля 2021 года и действует до 1 апреля 2027 года. К архивному делу приказ прямого отношения не имеет, но порождает документы, которые потом попадают в архив со своими сроками: перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, а в других организациях — до замены новыми (статья 411 Перечня № 236).
Можно ли уничтожить документы сразу, как только истёк срок хранения
Нет. Истечение срока даёт основание для экспертизы ценности, а не для уничтожения. Дела отбирает экспертная комиссия, решение оформляется протоколом, документы включаются в акт о выделении к уничтожению, и только после утверждения акта их уничтожают. Порядок экспертизы, составления описей и уничтожения установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Уничтожение без акта — нарушение правил хранения и учёта со всеми последствиями статьи 13.20 КоАП.
Где получить архивную справку, если компания ликвидирована
В государственном или муниципальном архиве по месту нахождения организации. По части 10 статьи 23 125-ФЗ при ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками временного хранения передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий архив на основании договора. Запрос социально-правового характера исполняется в срок не более 30 дней со дня регистрации.
Работнику пришёл приказ на подписание в электронном виде: где он потом хранится
В системе кадрового электронного документооборота работодателя, в составе комплекта из основной части документа, файла электронной подписи и описания документа по приказу Минтруда № 578н. Личный кабинет работника даёт доступ к документу, но хранение остаётся обязанностью работодателя на весь срок по Перечню. Заверенную копию работник получает по статье 62 ТК РФ в течение 3 рабочих дней со дня письменного заявления; распечатка из личного кабинета без заверения оригиналом не является.
Отличаются ли правила хранения кадровых документов для компаний в Москве
Требования федеральные: 125-ФЗ, Перечень № 236, Правила № 77 и приказ Минтруда № 578н действуют одинаково по всей стране, отдельных московских сроков хранения нет. Региональная привязка появляется в двух местах: при ликвидации документы передаются в государственный или муниципальный архив соответствующей территории, а стоимость бумажного хранения в Москве считается по цене занимаемой площади, что и делает вопрос перевода архива в электронный вид здесь острее, чем в регионах.
Нужно ли хранить бумажный оригинал, если документ переведён в электронный вид
Если документ создан и подписан на бумаге, да: скан его не заменяет, и бумага остаётся оригиналом. Электронно хранится то, что в электронном виде создано и подписано электронной подписью. Обратное тоже верно — распечатывать электронный документ и хранить бумагу вместо файла нельзя. Отдельно учитывайте, что часть кадровых документов закон на бумаге и оставляет: акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей, трудовая книжка.
Сколько хранится личное дело работника и с какого момента считать срок
Документы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних — это статья 22.1 125-ФЗ. Отсчёт идёт от года окончания делопроизводства по делу, а не от даты увольнения работника и не от даты издания отдельного приказа. Внутри личного дела сроки неоднородны: трудовой договор, приказы о приёме и переводе и личная карточка попадают в 50 или 75 лет, а табели учёта рабочего времени и графики отпусков относятся к документам короткого срока и уходят на уничтожение раньше.
