Перечень документов архивного хранения кадровой службы собирается из трёх групп: дела по личному составу со сроком 50/75 лет (приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки, личные дела, лицевые счета), дела постоянного хранения (штатные расписания по месту утверждения) и дела временного хранения свыше 10 лет. Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Порядок формирования дел, передачи и уничтожения задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Главное различие внутри перечня: дела со сроком до 10 лет включительно в архив организации не передаются, они остаются в кадровой службе и уничтожаются по акту, а дела по личному составу и дела свыше 10 лет сдаются не ранее чем через год после завершения делопроизводства.
Ниже готовый перечень по группам с номерами статей Перечня № 236, разбор состава личного дела и того, что в него подшивать нельзя, а также состав комплекта для электронных документов: файл в требуемом формате, файл подписи и машиночитаемая доверенность. Покажем, как считать срок, если приказ о приёме на работу не издавался, и почему форма хранения определяется формой создания документа. Сроки подготовки дел, штрафы по статье 13.20 КоАП, порядок выдачи архивной справки и тарифы на электронный архив — во второй половине статьи.
Что кадровая служба сдаёт в архив: перечень по группам документов
Кадровая служба формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на текущий год, и в конце календарного года передаёт их в архив организации. Право создать собственный архив и организовать хранение даёт пункт 2 статьи 13 закона об архивном деле № 125-ФЗ. Разделение перечня идёт не по названиям документов, а по сроку: он определяет, попадёт дело в архив или доживёт свой срок в шкафу кадровой службы.
Таблица ниже собрана по статьям Перечня № 236 и закрывает основную часть кадрового массива. Отметка ЭПК означает, что по истечении срока экспертная комиссия решает судьбу дела отдельно: часть документов может быть признана имеющей постоянное значение.
| Документ | Статья № 236 | Срок хранения | Куда уходит |
|---|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, перемещение, увольнение, аттестация, отпуска по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты | 434 | 50/75 лет ЭПК | архив организации |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, дежурствах | 434 | 5 лет | остаются в кадровой службе |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 435 | 50/75 лет ЭПК | архив организации |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет ЭПК | архив организации |
| Личные дела работников и руководителей | 445 | 50/75 лет ЭПК | архив организации |
| Лицевые счета работников | 296 | 50/75 лет ЭПК | архив организации |
| Невостребованные трудовые книжки | 449 | 50/75 лет | архив организации, отдельно от книжек работающих |
| Книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | 463 | 50/75 лет | архив организации |
| Штатные расписания | 40 | постоянно по месту утверждения | архив организации |
| Табели учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет | зависит от условий труда |
| Графики отпусков | 453 | 3 года | остаются в кадровой службе |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года | остаются в кадровой службе |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423 | 45 лет | архив организации |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся перечень: приказы, которые кадровик привык хранить одной пачкой, разнесены по двум срокам, а табели переезжают из пятилетней группы в группу 50/75 лет, если на рабочих местах установлены вредные или опасные условия труда. Поэтому дела приказов формируются раздельно с самого начала года, а не разбираются задним числом перед сдачей.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти строки часто подают слитно, отсюда и уничтожение журналов инструктажа по пятилетнему сроку.
Сроки исчисляются с 1 января следующего года
Срок хранения отсчитывается не от даты документа и не от даты увольнения, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством. Приказ об увольнении от 14 марта 2026 года попадает в дело 2026 года, счёт 50 лет пойдёт с 1 января 2027 года. Отметка 50/75 означает границу по дате завершения дела: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Эта граница закреплена в статье 22.1 закона № 125-ФЗ, и она же объясняет, почему в одном архиве соседствуют дела с разными сроками при одинаковом виде документа.
Что в архив не передаётся и остаётся в кадровой службе
Дела временного хранения до 10 лет включительно в архив организации, как правило, не передаются. Они остаются в подразделении, где велись, и по истечении срока уничтожаются по акту с решением экспертной комиссии. График отпусков, согласия на обработку персональных данных, приказы об ежегодных отпусках и командировках внутри страны живут по этому правилу.
Документы претендентов, не принятых на работу, в архивный перечень тоже не входят. Здесь работает не архивное, а другое ограничение: по закону о персональных данных № 152-ФЗ обработка прекращается по достижении цели сбора, а цель — закрытие конкретной вакансии. Анкеты и резюме отказников либо уничтожаются, либо хранятся на основании отдельного согласия кандидата с указанным сроком.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная категория — документы, которых в Перечне № 236 нет вовсе. Журнал учёта инструкций по охране труда обязателен к ведению, но прямой строки со сроком для него нет. Отсутствие вида документа в Перечне не означает, что его можно не хранить: срок определяется по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют свои перечни, и они имеют приоритет над общим Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли: в здравоохранении это приказы Минздрава по медицинской документации, в образовании — ведомственные перечни по личным делам студентов и учебным планам, в финансовом секторе — указания Банка России. Сначала проверяют отраслевой перечень, потом общий.
Электронные кадровые документы: что уходит в архив вместе с файлом
Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и положить в дело вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше организация живёт с ним весь срок хранения — для журналов инструктажа это 45 лет, для приказов по личному составу 50 лет.
В архив уходит не файл, а комплект. Единые требования Минтруда к составу и форматам кадровых документов, оформляемых без дублирования на бумаге, действуют с 1 марта 2023 года: вместе с самим документом хранится отдельный файл электронной подписи, а если документ подписан по доверенности — ещё и машиночитаемая доверенность. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа. Требования к электронным документам в трудовых отношениях и перечень документов, которые переводятся в электронный вид, Минтруд публикует в разделе об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же размещаются разъяснения по применению статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Проверьте электронную подпись на документе перед передачей в архив
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Долговременное хранение ломается не на файле документа, а на подписи. Сертификат действует ограниченный срок, криптоалгоритмы меняются, и через десять лет проверка подписи, сделанной обычным способом, ничего не подтвердит. Конструкция, которая это закрывает: подписание при действующем сертификате, метка доверенного времени, формирование усовершенствованной подписи поверх старой при смене алгоритмов и передача в архив с сохранением проверяемости.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и в архив он пойдёт по правилам для копий.»
Важный нюанс из практики: при выборе системы для электронного архива в Добыто мы советуем задавать вендору два вопроса в такой формулировке. Первый: выгружается ли комплект документа целиком — сам документ, файл подписи, доверенность. Не хранится, а именно выгружается, потому что при проверке, споре или смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране. Второй: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Личное дело работника: состав, опись и что в него не подшивают
Личное дело — это не папка со всем, что накопилось по человеку, а сформированная единица хранения со своей внутренней описью. В состав входят документы, связанные с трудовыми отношениями: трудовой договор и дополнительные соглашения, копии документов об образовании, приказы по личному составу, касающиеся этого работника, аттестационные материалы, заявления. Опись открывает дело и перечисляет вложенные документы с датами и номерами листов, по ней при выдаче справки находят нужный лист за минуту, а не пересматривают дело целиком.
В личное дело не подшивают документы, которые относятся к другим срокам хранения и другим делам: табели, графики отпусков, расчётные листки. Отдельная ошибка — копии паспорта, СНИЛС и свидетельств о рождении детей, оставленные в деле после того, как надобность в них отпала. Их хранение требует отдельного основания по 152-ФЗ, и при проверке Роскомнадзора избыточный состав дела разбирается именно так.
Доступ к личным делам разграничивается по ролям. Открытый доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. В сервисе Добыто доступ к делу настраивается на конкретных сотрудников, а каждое обращение к документу фиксируется в журнале.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Опись документов длительного хранения я советую строить не по годам, а по людям. При несчастном случае, профзаболевании или запросе о стаже ищут не журнал за 2019 год, а конкретного человека, и ищут обычно в ситуации, когда времени нет. Проверьте свою опись прямо сейчас: сможете ли вы по фамилии найти все дела, где упоминается работник, уволившийся пятнадцать лет назад.»
Образцы кадровых документов для формирования дел
Комплект закрывает сборку дела по одному работнику: начните с описи личного дела, она задаёт порядок остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Как передать дела в архив: подготовка и порядок действий
Дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу передаются в архив организации не ранее чем через год после завершения делопроизводства. Год нужен на то, чтобы закрыть переходящие дела и провести экспертизу ценности. Приём-передачу проводит сотрудник, ответственный за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы, а в конце каждого экземпляра описи ставится отметка с фактическим количеством принятых дел, датой и подписями обеих сторон.
Что проверить до начала подготовки дел
- Утверждена ли номенклатура дел на год с указанием сроков и статей Перечня по каждому делу.
- Назначен ли приказом ответственный за архив и за трудовые книжки.
- Создана ли экспертная комиссия и оформлено ли положение о ней.
- Разделён ли массив на текущие и завершённые дела, а завершённые — по порогу 10 лет.
- Есть ли для вашей отрасли специальный перечень, который отменяет сроки из общего.
- Какие документы существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность.
Как подготовить дела к передаче в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите экспертизу ценности: сверьте каждое дело с номенклатурой и Перечнем № 236, отделите дела до 10 лет от дел, подлежащих передаче.
- Шаг 2. Сформируйте дела по видам и годам: приказы по личному составу со сроком 50/75 лет отдельно от приказов со сроком 5 лет, внутри вида — по хронологии.
- Шаг 3. Оформите дело на бумажном носителе: подшейте документы, пронумеруйте листы, составьте внутреннюю опись и лист-заверитель. В деле не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
- Шаг 4. Составьте описи отдельно: опись дел по личному составу, опись дел постоянного хранения, опись электронных дел.
- Шаг 5. Вынесите на экспертную комиссию акт о выделении к уничтожению дел, сроки которых истекли, и протокол заседания.
- Шаг 6. Передайте дела ответственному за архив, проставьте отметку о приёме в каждом экземпляре описи с количеством фактически принятых дел.
- Шаг 7. Для электронных дел выгрузите комплект: документ, файл подписи, машиночитаемую доверенность, и проверьте, что подпись читается после выгрузки.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были и положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, но кассация отменила акты и вернула дело: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
Цена ошибки: штрафы, утраченные дела и восстановление
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Состав образует само нарушение правил, даже если документы не утрачены. Параллельно работает часть 1 статьи 5.27 КоАП по трудовому законодательству: для юридического лица это от 30 000 до 50 000 рублей.
Реальные потери считаются не по штрафу. Утраченное дело по личному составу означает, что бывший работник не подтвердит стаж и заработок для пенсии, а организация получит запрос, на который нечего ответить. Восстановление таких сведений идёт через лицевые счета, приказы и ведомости, и если утрачены они же, восстанавливать нечего. Вторая статья расходов — суд: электронный документ признан письменным доказательством, но суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Что критично, зависит от сценария. В обычный год ошибка в номенклатуре обходится переделкой описи, при ликвидации та же ошибка останавливает передачу дел в государственный архив.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Плановая годовая передача дел | номенклатура со статьями Перечня, раздельные дела приказов, акт экспертной комиссии | физическое размещение дел на полках |
| Переход на КЭДО | разделение бумажного и электронного массивов, порядок идентификации в локальном акте, дата выдачи подписи | скорость подключения сотрудников |
| Смена оператора КЭДО | выгрузка комплекта: документ, файл подписи, доверенность; проверяемость подписи после переноса | интерфейс новой системы |
| Реорганизация | передача дел по личному составу правопреемнику по акту с описями | переоформление обложек дел |
| Ликвидация | договор с государственным архивом, упорядоченное состояние дел, полные описи по личному составу | сроки дел временного хранения до 10 лет |
Лайфхак: разделите завершённые дела по порогу 10 лет уже на этапе формирования. Дела до 10 лет живут рядом, их достают и ими пользуются; дела свыше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, понадобятся один раз — в критической ситуации, когда искать некогда.
Архивная справка работнику, медосмотры и передача документов при ликвидации
Архивная справка выдаётся по запросу социально-правового характера: подтверждение стажа, размера заработка, периодов работы для пенсионного обеспечения. Такие запросы исполняются в течение 30 дней со дня регистрации. Основанием для справки служат приказы по личному составу и лицевые счета, поэтому именно эти дела формируются с особой аккуратностью: справка выдаётся не по памяти кадровика, а по конкретным листам конкретного дела с указанием архивного шифра.
Заключения по обязательным предварительным и периодическим медосмотрам и поимённые списки работников кадровая служба формирует в порядке, установленном приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. В архивный перечень эти документы попадают через раздел охраны труда: списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет (статья 414 Перечня № 236), а отчёты по специальной оценке условий труда — 45 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив по договору. В Москве договор с городским архивом заключают заранее: архив принимает дела с полными описями, и работа по приведению массива в порядок ложится на ликвидационную комиссию, а не на архив. Передать коробки без описей не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который стоит задать оператору системы до подписания договора: что происходит с архивом при расторжении и в каком виде отдаются документы. Хранение и выгрузка — разные функции, и об этом вспоминают в момент, когда переходить надо уже завтра. Запросите тестовую выгрузку одного дела до покупки и проверьте, читается ли подпись на выгруженном файле.»
Стоимость электронного архива кадровых документов и тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в тариф «Корпорация».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпускаются при подключении |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а перейти с одного тарифа на другой можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия минимальной оплаты опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Перечень для архива собирается по сроку хранения, а не по названию документа: дела по личному составу и дела свыше 10 лет уходят в архив организации через год после завершения делопроизводства, дела до 10 лет остаются в кадровой службе и уничтожаются по акту экспертной комиссии. Номера статей Перечня № 236 проставляются в номенклатуре заранее, иначе приказы и табели придётся переразбирать задним числом. Для электронных документов в архив передаётся комплект из файла документа, файла подписи и машиночитаемой доверенности, а форма хранения повторяет форму создания.
В практике Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес» и наполняется автоматически: документ уходит в него сразу после завершения маршрута подписания, с сохранением подписи и журнала обращений. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и отдельно проверяем выгрузку комплекта, чтобы через несколько лет документ можно было предъявить инспектору или суду в том же виде, в котором он был подписан.
Частые вопросы о передаче кадровых документов в архив
Приказ о приёме на работу не издавался, что сдавать в архив
С ноября 2021 года приказ о приёме на работу перестал быть обязательным: по статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ издаётся по усмотрению работодателя. Если приказа нет, единицей хранения со сроком 50/75 лет становится трудовой договор по статье 435 Перечня № 236, и периоды работы в архивной справке подтверждаются по договору, дополнительным соглашениям и лицевым счетам. Решение не издавать приказы фиксируется в локальном акте, иначе при проверке возникает вопрос о пропущенном документе.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования
Нет. Скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом: подлинником в этой паре остаётся бумага. Уничтожение оригинала до истечения срока хранения означает утрату документа со сроком 50/75 лет и подпадает под статью 13.20 КоАП. Перевод в электронный вид работает в обратную сторону: если документ изначально создан и подписан электронно, бумажный дубликат не создаётся.
Кто подписывает акт о выделении дел к уничтожению
Акт составляет ответственный за архив, рассматривает и одобряет экспертная комиссия, решение фиксируется протоколом заседания, утверждает акт руководитель организации. Для организаций, которые являются источником комплектования государственного архива, акт дополнительно согласуется с архивным учреждением. Уничтожение без акта и протокола ГИТ и архивные органы читают как нарушение порядка независимо от того, истёк срок или нет.
Что делать с невостребованными трудовыми книжками уволившихся
Они хранятся 50/75 лет по статье 449 Перечня № 236 и лежат отдельно от книжек работающих сотрудников. Их не подшивают в личные дела и не уничтожают вместе с делами пятилетнего срока. Факт невостребованности фиксируется актом, а выдача книжки позднее отражается в книге учёта движения трудовых книжек, которая хранится тот же срок.
Сдаёт ли кадровая служба документы в государственный архив ежегодно
Нет. Ежегодная передача в государственный или муниципальный архив касается только организаций, включённых в список источников комплектования: для них состав и сроки передачи определяются договором с архивом. Остальные организации хранят дела у себя весь установленный срок, а в государственный архив документы по личному составу попадают при ликвидации без правопреемника.
Как хранить документы, вид которых отсутствует в Перечне № 236
Срок определяется по аналогии с ближайшим по содержанию видом документа, решение принимает экспертная комиссия и закрепляет его в номенклатуре дел с обоснованием. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей — 45 лет по статье 423. Отсутствие строки в Перечне не даёт права не хранить документ и не освобождает от ответственности за его утрату.
