Хранение документов в компании распадается на три отдельные обязанности: комплектование, учёт и хранение. Комплектование — это формирование дел в подразделениях по номенклатуре и передача их в архив по итогам календарного года. Учёт — описи, номера дел и фиксация того, что в архиве фактически лежит. Хранение — обеспечение сохранности носителей, режим доступа и выдача документов по запросу. Право создать собственный архив организации даёт пункт 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ об архивном деле, порядок задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Схема распределения зависит от формы документа: бумажный массив делится между кадровой службой и хранителем дел, электронный — между кадровиком и администратором системы, потому что форма хранения определяется формой создания.
Разберём, какие функции нельзя сводить на одного человека, чем обязанность закрепляется юридически и почему без записи в должностной инструкции сотрудник вправе от неё отказаться. Покажем, кто назначает сроки хранения и что делать, когда вида документа в Перечне № 236 нет. Матрица ролей, таблица сроков по охране труда, пошаговая инструкция распределения обязанностей, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Комплектование, учёт и хранение: три функции, которые путают между собой
Хранение документов — самая регламентированная область управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный без послаблений. Закон об архивном деле описывает не создание документа, а обращение с ним после того, как дело закрыто. По пункту 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ организация вправе создать архив самостоятельно: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их в архив.
Отсюда первое практическое следствие для распределения обязанностей. Комплектование физически выполняется не в архиве, а в подразделениях: бухгалтерия, кадры, юристы и охрана труда сами закрывают свои дела. Ответственный за архив принимает то, что ему передали, и отвечает за учёт и сохранность. Если в приказе написано «назначить ответственным за архив специалиста по кадрам» и на этом всё, комплектование остаётся ничьим, а в архив попадают россыпью папки без описей.
Ниже схема, по которой мы раскладываем функции при аудите делопроизводства. Она пригодится как заготовка для приказа: в правой колонке указано, каким документом обязанность закрепляется.
| Функция | Что в неё входит | Кто закрывает | Чем закрепляется |
|---|---|---|---|
| Комплектование | Формирование дел по номенклатуре, подготовка описей, передача в архив по итогам года | Ответственный в каждом структурном подразделении | Номенклатура дел, приказ о распределении обязанностей |
| Учёт | Индексирование дел, ведение описей, контроль фактического состава архива | Ответственный за архив | Положение об архиве, должностная инструкция |
| Хранение | Сохранность носителей, режим доступа, выдача дел во временное пользование | Ответственный за архив, для электронного массива совместно с ИТ | Приказ о назначении ответственного, матрица прав доступа |
| Экспертиза ценности | Отбор дел на хранение и к уничтожению, решения по видам документов вне перечня | Экспертная комиссия | Приказ о создании комиссии, протоколы |
| Выдача сведений работникам | Копии документов, связанных с работой, архивные справки бывшим работникам | Кадровая служба | Статья 62 ТК РФ, часть 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ |
| Форматы и подписи в электронном архиве | Состав комплекта документа, проверка подписи, выгрузка дел из системы | Администратор системы КЭДО | Положение о ведении КЭДО, приказ об ответственном за КЭДО |
Шесть функций не означают шесть человек. В компании на 40 сотрудников их закрывают двое, и это нормально. Ненормально, когда функция не закреплена ни за кем: при проверке отвечать будет руководитель, потому что обязанность организации никуда не делась.
Важный нюанс из практики: у компаний с большим бумажным массивом хранилище часто вынесено на отдельный этаж или в отдельное здание в нескольких километрах от офиса. Поиск одного оригинала превращается в выезд на полдня, и именно поэтому функцию выдачи дел стоит закреплять отдельно от функции хранения: иначе ответственный за архив тратит рабочее время на курьерские задачи.
Чем закрепить обязанность: приказ, положение и должностная инструкция
Закрепление работает на трёх уровнях, и пропуск любого из них ломает конструкцию. Положение об отделе кадров или об архиве описывает функции подразделения. Должностная инструкция переносит эти функции на конкретную должность. Приказ назначает поимённо и определяет, с какой даты и в каком объёме человек отвечает за участок.
Порядок важен. По статье 60 ТК РФ требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещено. Приказ, который возлагает ведение архива на бухгалтера, у которого в должностной инструкции ни архива, ни делопроизводства нет, законной обязанности не создаёт: работник вправе отказаться, и дисциплинарное взыскание за такой отказ снимается в суде. Если функция добавляется действующему сотруднику, оформляется поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ с письменным согласием и доплатой, размер которой стороны определяют по статье 151 ТК РФ. В практике Добыто на этом расхождении спотыкаются чаще всего: приказ выпущен, а должностная инструкция осталась в редакции пятилетней давности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение доступа должно быть описано не общими словами, а по ролям: кто заводит дело, кто вносит изменения, кто вправе выдать документ наружу. Проверьте свои приказы на этот вопрос: если в них назначен один ответственный за всё, у вас нет ни разграничения, ни возможности установить, кто именно обращался к документу.»
Шаблоны приказов и матриц для закрепления обязанностей
Комплект собран под задачу разделения функций; начинать удобнее с матрицы ответственности, а приказы выпускать уже по её итогам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Внимание: отраслевой перечень сроков хранения имеет приоритет над общим Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Сначала проверяйте отраслевой документ, потом общий.
Сроки хранения: кто их назначает и на каком основании
Сроки не назначает кадровик по своему усмотрению. Базовый источник — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дополнительно применяются закон № 125-ФЗ, Трудовой кодекс и закон № 152-ФЗ о персональных данных.
Обязанность разнести сроки по номенклатуре дел лежит на том, кто номенклатуру составляет, а утверждает её руководитель. Ошибка здесь стоит дороже, чем кажется: раздел 7.3 Перечня, посвящённый охране труда, содержит сроки, которые различаются в девять раз внутри одной статьи.
| Документ | Срок хранения | Статья № 236 |
|---|---|---|
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | 423 (а) |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 5 лет | 423 (б) |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | 422 |
| Документы об обучении работников по охране труда: программы, списки, переписка | 5 лет | 421 |
| Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | 424 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | 414 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | 419 |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет | 415 |
Разница между строками 422 и 423 (а) объясняется назначением документа. Протокол подтверждает разовое событие и теряет значение после следующей проверки знаний. Журнал инструктажей подтверждает, что с работником велась работа по безопасности весь период его работы, и понадобится через пятнадцать или двадцать лет, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти подпункты часто подают слитно, отсюда массовое уничтожение журналов инструктажа по истечении пяти лет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На документы длительного хранения опись имеет смысл делать не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании запрашивают не журнал за 2019 год, а всю историю инструктажей конкретного человека. Проверьте свою опись прямо сейчас: если в ней только годы и виды дел, поиск сведений по одному работнику займёт у вас не часы, а дни.»
Экспертная комиссия: где сходятся обязанности всех подразделений
Экспертная комиссия — коллегиальный орган, который принимает решения об отборе документов на хранение и к уничтожению. Её создают приказом, и в неё входят представители подразделений, чьи документы попадают в архив: кадры, бухгалтерия, охрана труда, юридическая служба. Комиссия нужна не для красоты протокола, а для случаев, когда правильный ответ из перечня прямо не следует.
Типовая ситуация: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, а в Перечне № 236 такого вида документа нет. Отсутствие вида в перечне не означает, что документ можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Обоснование оформляет экспертная комиссия, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если вида документа нет в перечне, решение по сроку принимает экспертная комиссия и обязательно оформляет его протоколом. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию. Без протокола вы при проверке предъявляете личное мнение кадровика, и это не аргумент.»
Лайфхак: разделите завершённые дела по порогу 10 лет. До 10 лет — протоколы, приказы, инструкции, они нужны в работе и лежат рядом. Свыше 10 лет — журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда, они уходят в архив и понадобятся в критической ситуации, когда искать некогда.
Распределение обязанностей в электронном архиве и КЭДО
Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и положить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и применительно к журналам инструктажей вы живёте с ним 45 лет.
Состав комплекта для электронного кадрового документа задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и действуют с 1 марта 2023 года: основная часть документа в PDF/A-1A, файл электронной подписи отдельно, и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Официальные разъяснения по электронному документообороту в сфере трудовых отношений ведомство публикует в разделе об электронном кадровом документообороте на сайте Минтруда.
Машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа, а не как приложение к процессу. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность, и обязанность по отзыву закрепляется в том же приказе, что и право подписи.
Отдельная обязанность в электронном контуре — выгрузка. При проверке, в споре или при смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране. Вопрос администратору системы и вендору формулируется не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате». В практике Добыто мы фиксируем ответственного за выгрузку архива отдельным пунктом приказа о КЭДО, потому что при увольнении кадровика эта функция теряется первой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При выборе облачного решения вы передаёте кадровые документы третьим лицам, и таких лиц обычно не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Спрашивайте у вендора не «защищённо ли хранятся данные», а поимённый перечень тех, кто получит доступ. От этого перечня зависит, какие согласия на передачу персональных данных третьим лицам вам придётся собрать с работников.»
Кейс из практики: в компаниях, где кадровые документы генерируются в 1С, обязанность администратора системы разграничивается через готовую матрицу прав и ролей. Модуль интеграции с 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, после чего роли в учётной системе и в КЭДО совпадают, и кадровик перестаёт зависеть от ИТ-службы в ежедневных операциях.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как распределить обязанности по архиву: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите перечень видов документов, которые компания создаёт, с разбивкой по подразделениям. Отдельно отметьте те, что созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью: для них порядок хранения будет другим.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 для специфичных документов.
- Шаг 3. Составьте номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня. Для видов, которых в перечне нет, определите срок по аналогии и вынесите вопрос на экспертную комиссию.
- Шаг 4. Заполните матрицу ответственности: по каждой функции из таблицы выше укажите должность, а не фамилию. Фамилии меняются, функции остаются.
- Шаг 5. Внесите функции в положение о подразделении и в должностные инструкции. Если обязанность добавляется действующему сотруднику, оформите поручение по статье 60.2 ТК РФ с письменным согласием и доплатой.
- Шаг 6. Издайте приказы: о создании экспертной комиссии, о распределении обязанностей, об ответственном за трудовые книжки, об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
- Шаг 7. Настройте разграничение доступа по ролям в системе хранения и проверьте выгрузку комплекта документа: файл, подпись, доверенность. Зафиксируйте, кто отвечает за выгрузку и с какой периодичностью её проверяет.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают чаще всего.
Когда отдельный ответственный за архив не нужен
Выделять отдельную должность имеет смысл не всегда. Если компания работает меньше года и завершённых дел ещё нет, комплектование закрывает кадровая служба в рамках текущего делопроизводства, а приказ об ответственном за архив выпускается к первой передаче дел по итогам календарного года.
Второй случай: весь документооборот ведётся в электронном виде без бумажного дублирования, сроки проставлены в номенклатуре, разграничение доступа настроено в системе. Тогда функция хранения технически исполняется системой, и остаётся обязанность контроля, которую закрывает руководитель кадровой службы. Отдельный архивариус здесь избыточен.
Третий случай, в котором конструкция не работает вовсе: документы под отраслевым регулированием, где сроки и порядок задаёт профильное ведомство. Там перераспределять обязанности внутри компании бесполезно до того, как вы разберёте отраслевой перечень, потому что состав дел и порядок их формирования задан извне.
Стоимость ошибки: во что обходится размытая ответственность
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или административный штраф по статье 13.20 КоАП РФ: на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и именно поэтому её недооценивают. Реальная цена ошибки складывается из другого.
Отсутствие журнала инструктажа при расследовании несчастного случая означает, что провести инструктаж вы не докажете, и доказывать придётся работодателю. Отсутствие приказа о распределении обязанностей при проверке государственной инспекции труда переводит вопрос на уровень руководителя, а нарушения трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходятся юридическому лицу в 30 000 — 50 000 рублей, причём по каждому эпизоду. Невозможность выдать архивную справку бывшему работнику превращается в спор о стаже, где организация выступает ответчиком.
Если вы читаете этот раздел как работник, а не как работодатель: копии документов, связанных с работой, выдаются по статье 62 ТК РФ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления, а архивные справки организация обязана предоставлять бесплатно по части 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ. Отказ со ссылкой на то, что «документы в архиве», законным основанием не является.
Отдельная статья потерь возникает при смене подрядчика. Уточните в лицензионном договоре, что происходит с архивом при расторжении: как правило, доступ к архивной версии сохраняется, но проверять это нужно до подписания, а не после. Мы закладываем этот пункт в договор отдельно и указываем формат, в котором документы отдаются.
Стоимость электронного архива и КЭДО в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и от того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронный архив входит в тариф «Бизнес», электронные подписи для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив включены в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к тарифу «Корпорация». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Данные по стоимости актуальны на дату публикации.
Выводы
Комплектование, учёт и хранение — разные обязанности с разными исполнителями: дела формируют подразделения, учёт и сохранность ведёт ответственный за архив, спорные сроки закрывает экспертная комиссия. Обязанность становится законной только при совпадении трёх документов: положения о подразделении, должностной инструкции и приказа. Сроки берутся из Перечня № 236 с приоритетом отраслевого перечня, а при отсутствии вида документа определяются по аналогии с протоколом комиссии. В электронном контуре добавляется четвёртая роль — администратор системы, который отвечает за состав комплекта по приказу Минтруда № 578н, разграничение доступа и выгрузку дел.
В Добыто мы начинаем внедрение с аудита делопроизводства и матрицы ролей, а не с настройки системы: электронный архив без разобранных обязанностей повторяет ту же схему, что была на бумаге, только быстрее. Разграничение доступа по ролям, маршруты согласования и выгрузка комплекта документа настраиваются под уже принятое распределение функций.
Частые вопросы
Можно ли возложить ведение архива на бухгалтера или офис-менеджера
Можно, если функция описана в должностной инструкции этой должности. Если её там нет, оформляется поручение дополнительной работы по статье 60.2 ТК РФ: письменное согласие работника, приказ с указанием содержания, объёма и срока выполнения, доплата по статье 151 ТК РФ. Без согласия и доплаты приказ создаёт обязанность только на бумаге: по статье 60 ТК РФ требовать работу, не обусловленную трудовым договором, запрещено.
Нужен ли приказ, если архивом фактически занимается сам директор
Нужен. Обязанность организации хранить документы существует независимо от того, кто её исполняет, а приказ фиксирует объём и дату начала ответственности. Директор назначает ответственным себя тем же приказом. Практическая причина не в проверке: при смене руководителя без приказа непонятно, что именно передаётся по акту и в каком состоянии находился архив на дату передачи.
Кто отвечает за архив при смене оператора КЭДО или расторжении договора
Ответственность остаётся на работодателе: оператор обрабатывает данные по поручению и хранителем в смысле закона об архивном деле не становится. В лицензионном договоре, как правило, предусмотрен доступ к архивной версии после расторжения, но проверять формулировку нужно до подписания. Отдельно уточните, в каком виде отдаются документы: нужен комплект «файл, подпись, доверенность», а не выгрузка PDF без подписей.
Обязательна ли экспертная комиссия в компании на 30 человек
Коллегиальный орган из пяти человек при такой численности избыточен, но решение об отборе документов к уничтожению кто-то принимать должен, и оно оформляется документально. Комиссию из двух-трёх человек создают приказом, включая в неё того, кто ведёт номенклатуру, и представителя подразделения, чьи дела рассматриваются. Протокол нужен даже при минимальном составе: без него уничтожение документов остаётся действием без основания.
Что делать, если вид документа обязателен к ведению, но его нет в Перечне № 236
Отсутствие вида в перечне не отменяет обязанность хранить. Срок определяется по аналогии: находится ближайший по содержанию вид документа, применяется его срок, решение фиксируется в номенклатуре дел и оформляется протоколом экспертной комиссии. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей.
Можно ли хранить скан вместо бумажного оригинала, если оригинал подписан от руки
Нет. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный собственноручно на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Обратное правило действует так же: документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, распечатывать вместо файла нельзя. Для кадровых электронных документов состав комплекта задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Как быстро бывший работник должен получить справку о стаже
Копии документов, связанных с работой, выдаются по статье 62 ТК РФ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Архивные справки организация обязана предоставлять бесплатно на основании части 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ. Чтобы уложиться в срок, опись документов длительного хранения должна позволять найти сведения по конкретному человеку, а не только по году и виду дела.
