Хранение документов в компании держится на связке из четырёх актов: 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право создать собственный архив, Перечень Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки, Правила Росархива от 31.07.2023 № 77 описывают порядок хранения, учёта и использования, а Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но не объясняет, как именно. Единый регламент закрывает этот разрыв: в одном локальном нормативном акте собираются номенклатура дел, сроки, форма хранения, ответственные, порядок доступа и правила уничтожения. Главное различие, от которого зависит весь порядок работы: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный и подписанный электронно, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Разберём, как определить срок по Перечню и что делать, когда нужного вида документа в нём нет, почему журналы инструктажей хранятся 45 лет, а протоколы проверки знаний — 5 лет, и какие пять требований предъявляются к электронному архиву. Покажем порог десяти лет, по которому документы разделяют физически, и приём с описью по людям вместо описи по годам. Таблица сроков, пошаговый порядок ввода регламента, образцы ЛНА и приказов, тарифы на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закрывает единый регламент хранения и использования документов
Регламент — это локальный нормативный акт, который вводится приказом руководителя и отвечает на пять вопросов: какие дела формируются, сколько каждое из них живёт, в какой форме хранится, кто имеет к нему доступ и как оно уничтожается по истечении срока. Право организовать хранение самостоятельно даёт пункт 2 статьи 13 125-ФЗ: организация вправе создать собственный архив. Из этого права вырастает годовой цикл: в конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив.
Номенклатура дел при этом не заменяет регламент, а входит в него как приложение. Номенклатура отвечает на вопрос «какие дела и на какой срок», регламент — на вопросы «кто, когда, куда и по какой процедуре». Компании, которые ограничиваются номенклатурой, спотыкаются на второй половине: дела сформированы, сроки проставлены, а порядок выдачи документа работнику или проверяющему нигде не описан.
В практике Добыто раздел об использовании документов — самая частая дыра в готовом регламенте. Хранение расписано подробно, вплоть до температуры в архивном помещении, а на вопрос «кто и по какому основанию выдаёт бывшему работнику архивную справку» ответа в документе нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но порядка хранения в нём нет: как хранить, там не написано. Поэтому компания пишет этот порядок сама и отвечает за него сама. Откройте свой комплект ЛНА и проверьте, есть ли в нём документ, где прописаны место хранения, ответственный и правила выдачи, — если такого документа нет, порядка хранения у вас юридически не существует.»
Нормативная рамка: что регламент обязан учесть
Хранение документов — одна из самых зарегулированных областей управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный целиком. Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет, поэтому специфика электронного хранения добирается из других актов. Регламент опирается на семь источников, и у каждого своя зона ответственности.
| Акт | Что регулирует | Что из этого попадает в регламент |
|---|---|---|
| 125-ФЗ об архивном деле, пункт 2 статьи 13 | Право организации создать архив и организовать хранение | Решение о собственном архиве, годовой цикл передачи дел подразделениями |
| Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 | Сроки хранения типовых управленческих документов | Номенклатура дел со ссылкой на статью Перечня по каждой позиции |
| Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 | Организация хранения, экспертиза ценности, описи, передача и уничтожение | Порядок работы экспертной комиссии, формы описей, процедура уничтожения |
| Трудовой кодекс, статьи 22.1-22.3 | Обязанность хранить кадровые документы, порядок ведения КЭДО и виды подписи | Перечень документов, переведённых в электронный вид, и допустимые виды подписи |
| 152-ФЗ о персональных данных | Обработку и защиту сведений о работниках | Разграничение доступа к личным делам, список допущенных лиц |
| Приказ Росархива от 15.06.2020 о типовых функциональных требованиях к СЭД и системам хранения электронных документов | Что система обязана уметь, чтобы поддерживать юридическую значимость файла | Критерии выбора системы и требования к подрядчику |
| ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» | Стратегию долговременной сохранности файлов | Правила конвертации и миграции форматов, контроль целостности |
Различие между строками таблицы практическое: Перечень отвечает на вопрос «сколько», Правила — на вопрос «как», а приказ о функциональных требованиях работает как техническое задание, когда вы выбираете систему хранения. Текст Перечня и разъяснения по его внедрению опубликованы на сайте Федерального архивного агентства: Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения размещён там вместе с инструкцией по применению.
Финансовые документы живут по более строгой базе, чем кадровые: они первичны для учёта, подтверждают, на что потрачены средства организации, и подлежат аудиту. Если регламент один на всю компанию, раздел по бухгалтерским документам пишется отдельно и не подгоняется под кадровую логику.
Форма хранения: электронный документ, электронный образ и распечатка
Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения дела, а для журналов инструктажей это 45 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внутри электронной формы есть второе разграничение, которое путают постоянно. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл электронный документ и электронный образ: образ — это электронная копия того, что изготовлено на бумажном носителе, документ — то, что изначально создано в электронной форме. Посмотрите на файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ; если подпись существует отдельно, как криптографический реквизит, перед вами электронный документ. Требования к подписи у этих двух режимов разные.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Электронная форма не отменяет права суда потребовать бумагу. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии, а при представлении копий в электронном виде суд вправе истребовать оригиналы. Подлинник истребуют в двух ситуациях: когда его прямо запросил суд и когда только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Отдельная задача — сохранить проверяемость подписи на длинном сроке. Сертификат, которым подписан трудовой договор, истечёт через год-два, а само дело будет храниться 50 лет. Схема решения линейная: документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой и передают в архив с сохранением проверяемости.
Проверьте подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сроки хранения: 5, 45, 50/75 лет и постоянно
Сроки берутся из Перечня № 236 постатейно, и разброс внутри одной темы бывает девятикратным. Протоколы результатов обучения по охране труда, программы, списки и переписка об обучении хранятся 5 лет. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Логика различия в назначении документа: протокол подтверждает разовое событие, которое через три года перекроется новой проверкой знаний, а журнал инструктажей доказывает регулярную работу по безопасности за весь период работы человека.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет для завершённых после 01.01.2003, 75 лет для более ранних |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | Постоянно |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 45 лет |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним | По месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет, в других организациях 5 лет |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов | 1 год после закрытия, при травмах, авариях и несчастных случаях 45 лет |
Строка про наряды-допуски показывает механику Перечня лучше остальных: один и тот же документ имеет базовый срок в 1 год и условный срок в 45 лет, который включается при наступлении события. Регламент, где стоит только базовая цифра, отправит документ в утиль ровно тогда, когда он понадобится.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют свои перечни, и они имеют приоритет над общим Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли. В здравоохранении хранение медицинских карт и заключений регулируют приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни по личным делам студентов и учебным планам, в финансовом секторе — указания Банка России. Сначала смотрите отраслевой перечень, затем общий.
Ошибка возникает в обратном порядке: специалист открывает Перечень № 236, находит похожую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Второй типичный случай — вида документа нет ни в одном перечне. Так происходит, например, с журналом учёта инструкций по охране труда и журналом их выдачи: вести их обязательно, а строки в Перечне под них нет.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Отсутствие вида документа в перечне не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение экспертной комиссии. Тогда при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор с обоснованием.»
Как устроить хранение: от номенклатуры дел до электронного архива
Порядок, который мы применяем при постановке архива, состоит из четырёх шагов. Первый: разделить документы на текущие и завершённые — текущие это открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают сейчас. Второй: разделить завершённые по сроку, до 10 лет и свыше 10 лет. Третий: внутри категории отсортировать по видам и годам, от старых к новым. Четвёртый: оформить номенклатуру дел.
Важный нюанс из практики: порог в десять лет выбран не для красоты описи, а потому что от него зависит физическое место хранения. Документы до десяти лет живут рядом, ими пользуются, их достают. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника за весь период его работы.
Электронный архив обеспечивает не только сохранность файлов, но и возможность их найти, идентифицировать и восстановить: любой сотрудник должен в короткий срок найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Для этого нужно чётко определить структуру архива, установить правила индексирования, наладить систему поиска, обеспечить контроль доступа и регулярно проверять целостность данных. Параметры архива организация определяет сама под свою специфику, но в рамках требований законодательства.
Долговременная сохранность по ГОСТ Р 57762-2017 раскладывается на восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Первые пять описывают состояние файла, последние три — действия, которые придётся выполнять на длинном сроке, когда формат или носитель устареют.
Как ввести единый регламент хранения документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: выпишите все виды документов, которые компания создаёт, с указанием подразделения-владельца и формы создания — бумажной или электронной.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 по профильным документам.
- Шаг 3. Составьте номенклатуру дел: по каждой позиции укажите срок и статью перечня, из которой он взят. Для видов, отсутствующих в перечне, определите срок по аналогии и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 4. Опишите в регламенте хранение: разделение на текущие и завершённые дела, порог десяти лет, место хранения каждой группы, ответственных по подразделениям и порядок передачи дел в архив в конце календарного года.
- Шаг 5. Опишите использование: кто имеет доступ к каким делам, как оформляется выдача документа и справки, как фиксируется факт выдачи, какие ограничения накладывает 152-ФЗ на работу с личными делами.
- Шаг 6. Опишите уничтожение: состав экспертной комиссии, порядок экспертизы ценности, оформление решения и акта.
- Шаг 7. Утвердите регламент приказом, ознакомьте с ним ответственных и включите ссылку на него в Положение о КЭДО, если электронный документооборот у вас уже введён.
Шаблоны ЛНА и приказов для постановки хранения
Комплект собран под седьмой шаг инструкции; начинать удобнее с приказа об утверждении локального нормативного акта, он задаёт форму ввода остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Использование документов: доступ, выдача и архивные справки
Слово «использование» стоит в названии Правил Росархива не случайно: они регулируют хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов одним актом. Полный текст размещён на сайте Федерального архивного агентства — Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом от 31.07.2023 № 77.
Контроль доступа — одно из пяти базовых требований к электронному архиву, и в регламенте он разворачивается в три пункта: список лиц, допущенных к каждой категории дел, основание для выдачи документа или справки, способ фиксации факта выдачи. Личные дела в этой схеме стоят особняком, потому что доступ к ним ограничивает не только регламент, но и 152-ФЗ: объём сведений, который видит конкретный сотрудник, привязывается к его должностным задачам, а не к уровню в оргструктуре.
Архивная справка бывшему работнику — самый частый запрос к архиву за пределами проверок. Именно ради него документы по личному составу хранятся 50 лет: они нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Опись, построенная по людям, превращает подготовку справки из раскопок в поиск по фамилии.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя было Положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и согласие работника, полученное в срок. Кассационный суд отменил решения нижестоящих судов, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Все эти обстоятельства зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает компанию, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно способен работать в системе, — проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого подписанного заявления у вас не совпадают.»
Ошибки, из-за которых регламент не работает
Четыре ошибки повторяются чаще остальных, и все они дают одинаковый результат: документ либо уничтожен раньше времени, либо существует, но не может быть использован.
- Срок взят из общего перечня при наличии отраслевого. Мотив понятен: Перечень № 236 под рукой, отраслевой надо искать. Цена — расхождение с обязательным для вашей сферы актом по всей номенклатуре сразу.
- Журналы инструктажей уничтожены через 5 лет вместе с протоколами. Их объединили как «документы по обучению», хотя статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль.
- Электронный оригинал распечатали, подшили и удалили файл. Так делают ради привычного бумажного дела. В итоге у компании остаётся незаверенная копия, а сам электронный документ утрачен.
- Регламент описывает хранение и молчит про использование. Порядок выдачи, список допущенных лиц и фиксация факта выдачи отсутствуют, поэтому подтвердить правомерность доступа к персональным данным нечем.
Сколько стоит ошибка в сроках и форме хранения
Прямые убытки здесь редко выражаются в стоимости самого документа. Ситуация, ради которой всё хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, либо происходит несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Отсутствие журнала означает, что провести инструктаж вы не докажете, а доказывать придётся работодателю.
Во втором сценарии цена ошибки считается через процесс. Утраченный электронный оригинал нельзя предъявить, когда суд истребует подлинник, а незаверенная распечатка доказательством не становится. Судебный спор по кадровому документу, который прошёл четыре инстанции, занимает больше времени, чем постановка нормального хранения с нуля.
Когда единый регламент избыточен
Отдельный объёмный документ нужен не всем. Если компания небольшая, весь кадровый документооборот ведётся в одном сервисе КЭДО, а порядок работы с документами уже описан в Положении о ведении КЭДО, третий акт не создаёт ценности: в Положение добавляется раздел о сроках, доступе и уничтожении, а номенклатура дел утверждается приложением. В практике Добыто мы идём этим путём, когда у клиента нет собственного архивохранилища и бумажных дел за прошлые годы.
Обратная ситуация — компания с бумажным архивом за десятилетия, несколькими площадками и разными подразделениями-владельцами документов. Там единый регламент нужен, потому что без него каждое подразделение применяет свою логику сроков, а сводить их придётся при первой же проверке.
Стоимость электронного архива и тарифы КЭДО
Стоимость зависит от численности штата и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Смена тарифа | перерасчёт пропорционально остатку периода | в любое время |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а не оплачивается отдельной строкой, поэтому для компании до 50 человек считать бюджет надо от минимальной оплаты, а не от ставки за сотрудника. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, что закрывает часть требований, которые регламент предъявляет к системе хранения.
Выводы
Единый регламент собирает в одном локальном акте то, что закон раскладывает по четырём источникам: право на собственный архив из 125-ФЗ, сроки из Перечня № 236, процедуры из Правил № 77 и требования к электронной форме из статей 22.1-22.3 ТК РФ. Определяющее решение принимается один раз, на входе: форма хранения следует за формой создания, и переиграть её задним числом ни распечаткой, ни сканом не получится. Сроки проверяются постатейно, с учётом отраслевого перечня и условных сроков, которые включаются при наступлении события. Раздел об использовании — доступ, выдача, справки — обязателен наравне с разделом о хранении.
Мы в Добыто ставим хранение как часть маршрута документа, а не как отдельный проект: передача в электронный архив настраивается вместе с маршрутом согласования, сроки привязываются к виду документа при создании шаблона, а доступ к делам разграничивается на уровне ролей. Это снимает основную часть ошибок, которые иначе обнаруживаются через несколько лет, когда документ уже нужен.
Частые вопросы
Нужно ли оцифровывать бумажный архив при переходе на КЭДО?
Нет. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Оцифровка бумажного архива — вопрос удобства поиска, а не соблюдения требований, и полученные образы существуют дополнительно к оригиналам, а не вместо них. Уничтожать бумажные дела после сканирования нельзя до истечения срока хранения, установленного Перечнем № 236.
Меняются ли сроки хранения, если документ создан в КЭДО?
Нет, сроки одинаковы для бумажной и электронной формы. Трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится 50 лет так же, как бумажный, а график отпусков — 5 лет. Меняется только способ обеспечения сохранности: для электронного дела добавляются контроль целостности, конвертация и миграция форматов по ГОСТ Р 57762-2017.
Как проверить электронный документ через 20 лет, если сертификат подписи давно истёк?
За счёт метки времени и усовершенствованного формата подписи. Документ подписывают при действующем сертификате, сразу добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой. Такой файл остаётся проверяемым после истечения исходного сертификата; без метки времени подтвердить момент подписания через двадцать лет нечем.
Что делать с журналом, который закончился раньше срока хранения?
Закончившийся журнал закрывают и передают в архив, а не уничтожают. Для журналов вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте срок 45 лет отсчитывается независимо от того, когда закончились страницы. Выписки из таких журналов прямо названы в статье 425 Перечня в составе документов о расследовании несчастного случая, поэтому доступ к ним должен сохраняться весь срок.
Сколько хранить переписку по кадровым вопросам и охране труда?
Переписка по вопросам охраны труда хранится 5 лет по статье 430 Перечня, переписка об обучении работников — 5 лет по статье 421 вместе с программами и списками. Отдельного порядка для электронной переписки нет: если она признана документом и включена в номенклатуру дел, применяется тот же срок и то же правило соответствия формы хранения форме создания.
Можно ли уничтожить документы с истёкшим сроком без акта?
Нет. Экспертиза ценности, оформление описей и уничтожение регулируются Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: решение принимает экспертная комиссия, и оно оформляется документально. Особенно это касается видов документов, срок для которых определён по аналогии: без зафиксированного обоснования подтвердить правомерность уничтожения при проверке нечем.
