Сроки хранения кадровых документов задают два акта: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По статье 22.1 125-ФЗ документы по личному составу хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Перечень № 236 расписывает позиции поштучно: трудовой договор — 50/75 лет по статье 435, график отпусков — 3 года по статье 453, табель учёта рабочего времени — 5 лет по статье 402. Главное различие сидит внутри одной папки приказов: приказ о приёме, переводе и увольнении хранится 50/75 лет, а приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске, дежурстве или краткосрочной командировке по России — 5 лет.
Ниже собрана таблица сроков по кадровым документам со статьями Перечня № 236, чтобы не листать сам перечень на 657 позиций. Отдельно разобраны пограничные случаи, где срок меняется: вредные условия труда, отметка ЭПК, формулировка «до замены новыми». Порядок работы перед уничтожением дел, особенности хранения в КЭДО, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ и тарифы на электронный архив на 2026 год — во второй половине статьи.
Что определяет срок хранения: 125-ФЗ, Перечень № 236 и ваша номенклатура дел
Право организации самостоятельно создать архив и хранить документы даёт пункт 2 статьи 13 125-ФЗ. Практически это означает, что в конце каждого календарного года подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их на хранение. Срок по каждому делу фиксируется именно в номенклатуре, и при проверке инспектор сверяет дела с ней.
Перечень № 236 применяется всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, а не только государственными и муниципальными учреждениями. Отраслевые регуляторы дополнительно утверждают собственные перечни для своей отрасли, и если ваша организация под такой перечень попадает, срок берётся из него. Сроки хранения считаются с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: дело 2026 года начинает отсчёт с 1 января 2027 года.
Факт: понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет. Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, а не заменяются отдельным режимом: срок хранения от формы документа не зависит.
Полный текст с классификацией по разделам опубликован на сайте Росархива: там же лежит Перечень типовых управленческих архивных документов с разбивкой по функциям управления, включая раздел «Трудовые отношения». Этот раздел и есть рабочая зона кадровика.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение — самая зарегламентированная часть работы с документами, и она же чаще всего ведётся по привычке. Если организация не утвердила номенклатуру дел на текущий год, спорить о сроках бессмысленно: непонятно, какое дело когда закончено. Начинайте не с перечня, а с номенклатуры и передачи дел в архив в конце года.»
Перечень сроков хранения кадровых документов: таблица
В таблице собраны позиции, по которым кадровая служба ищет срок чаще всего. Столбец с основанием нужен, чтобы вы могли сослаться на норму в номенклатуре дел и в акте о выделении документов к уничтожению.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения к нему | 50/75 лет | ст. 435 Перечня № 236 |
| Личное дело работника | 50/75 лет | ст. 445 Перечня № 236 |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | 50/75 лет | ст. 444 Перечня № 236 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, аттестация, отпуск без сохранения заработной платы | 50/75 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы по личному составу: ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки по России | 5 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы по основной деятельности | постоянно | ст. 19 Перечня № 236 |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ст. 19 Перечня № 236 |
| Штатное расписание (по месту разработки и утверждения) | постоянно | ст. 40 Перечня № 236 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 Перечня № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет | ст. 402 Перечня № 236 |
| Книги и журналы учёта приёма, перевода, увольнения, учёта трудовых книжек и вкладышей | 50/75 лет | Перечень № 236, раздел «Трудовые отношения» |
| Должностные инструкции работников | 50/75 лет | Перечень № 236, раздел «Трудовые отношения» |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | Перечень № 236 |
| Журналы регистрации инструктажей по охране труда, документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет | Перечень № 236, раздел по охране труда |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Перечень № 236 |
Запись «50/75 лет» читается по дате окончания дела делопроизводством, а не по дате увольнения работника и не по дате создания документа: 75 лет для дел, законченных до 1 января 2003 года, 50 лет для законченных после. Для организации, созданной позже 2003 года, вся кадровая документация идёт по сроку 50 лет.
Почему в одной папке приказов лежат документы с 5 и 50 годами хранения
Статья 434 Перечня № 236 делит приказы по личному составу на две группы с разными сроками. В первую входят приказы о приёме, переводе, совмещении, оплате труда, аттестации, длительных командировках и командировках с опасными условиями труда — они хранятся 50/75 лет. Во вторую входят приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, дежурствах, дисциплинарных взысканиях и краткосрочных командировках по России — 5 лет. Отпуск без сохранения заработной платы из общего отпускного ряда выпадает: такие приказы формируются в отдельные дела и хранятся 50/75 лет, потому что влияют на исчисление стажа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: когда приказы за год лежат в одной папке вперемешку, всё дело автоматически получает старший срок, и организация 50 лет хранит бумагу, которую имела право уничтожить через 5. Разделение дел по срокам делается на этапе номенклатуры, в декабре, а не в момент передачи в архив.
Пограничные случаи, в которых срок меняется
Срок из таблицы работает для типовой ситуации. Ниже ситуации, где та же самая позиция перечня даёт другой результат, и то, на что нужно посмотреть, чтобы определить срок правильно.
| Ситуация | Что происходит со сроком | Что проверить |
|---|---|---|
| На рабочих местах установлены вредные или опасные условия труда | Табель учёта рабочего времени хранится 50/75 лет вместо 5 | Карты спецоценки условий труда по этим должностям |
| Рядом со сроком стоит отметка ЭПК | Часть документов дела по решению экспертной комиссии может быть передана на постоянное хранение | Решение экспертной комиссии организации, оформленное протоколом |
| Срок задан формулировкой «до замены новыми» | Отсчёт начинается не от года издания, а от даты утверждения новой редакции | Приказ об утверждении новой редакции локального нормативного акта |
| Работник отозвал согласие на обработку персональных данных | Трёхлетний срок хранения согласия отсчитывается от даты отзыва | Дата регистрации отзыва и перечень данных, которые обрабатываются по другому основанию |
| Организация проводит медосмотры по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н | Медицинская карта хранится 50 лет в медицинской организации, у работодателя остаётся свой экземпляр заключения | Договор с медицинской организацией: кто хранит какой экземпляр заключения |
| Дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года | Срок 75 лет вместо 50 по статье 22.1 125-ФЗ | Год окончания дела по описи, а не год увольнения работника |
Пять из шести ситуаций определяются документом, который лежит вне кадровой папки: картой спецоценки, протоколом экспертной комиссии, приказом об утверждении новой редакции, договором с медорганизацией. Поэтому аудит архива начинается со сверки номенклатуры с этими источниками, а не с пересчёта дел на полке.
Полезно знать: распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия. Чтобы она что-то значила, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Порядок хранения и уничтожения электронных документов уже стал самостоятельной категорией трудовых споров, наряду с переводом на КЭДО без согласия работника и ограничением доступа работника к его документам. Поэтому решение экспертной комиссии и акт о выделении к уничтожению я советую хранить так же аккуратно, как сами дела: это единственное доказательство того, что документ уничтожен законно, а не потерян.»
Образцы кадровых форм, по которым чаще всего уточняют срок
Комплект собран под позиции таблицы выше, смотреть первым стоит опись документов личного дела: она задаёт состав дела, от которого зависит срок всей папки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
Как определить срок и что сделать до уничтожения дела
Уничтожение документов с истёкшим сроком проходит через собственный комплект бумаг. Экспертная комиссия организации отбирает дела, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только после утверждения акта руководителем дела передаются на уничтожение. Сам акт хранится постоянно: через 20 лет он будет единственным подтверждением того, что дело не пропало.
Как определить срок хранения конкретного документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, к какой функции управления относится документ. Кадровые документы ищутся в разделе Перечня № 236 «Трудовые отношения», документы по охране труда — в своём разделе, бухгалтерские — в разделе по учёту и отчётности.
- Шаг 2. Проверьте, действует ли на вашу отрасль собственный перечень регулятора. Если действует, срок берётся из отраслевого перечня, а типовой используется по позициям, которых там нет.
- Шаг 3. Найдите позицию и прочитайте примечание к ней целиком. Именно в примечании прячутся условия вида «при вредных условиях труда — 50/75 лет» и «после замены новыми».
- Шаг 4. Установите год окончания дела делопроизводством и сравните его с 1 января 2003 года: от этого зависит выбор между 50 и 75 годами по статье 22.1 125-ФЗ.
- Шаг 5. Отсчитайте срок с 1 января года, следующего за годом окончания дела, и зафиксируйте срок и статью перечня в номенклатуре дел на текущий год.
- Шаг 6. Перед уничтожением проведите заседание экспертной комиссии, оформите акт о выделении к уничтожению, утвердите его у руководителя и сохраните акт на постоянное хранение.
Внимание: по действующим правилам организации хранения, учёта и использования документов электронные документы хранятся на обособленных материальных носителях: их записывают на диски, помещают в контейнеры, наносят шифр и хранят в архивохранилище с контролем температуры и влажности. Хранение только в системе эти правила формально не закрывают.
Сроки хранения в КЭДО: что меняется и что остаётся прежним
Перевод кадрового документооборота в электронный вид сроки не сокращает и не продлевает. Трудовой договор, подписанный УНЭП в системе КЭДО, хранится те же 50 лет, что и его бумажный аналог. Меняется другое: способ обеспечения читаемости и доказательности файла на протяжении этих 50 лет.
Требования к самим системам собраны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это фактически инструкция по выбору: что система обязана уметь, чтобы юридическая сила документа не потерялась. Дополняет её ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов, где стратегия сохранности описана через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Как электронная подпись доживает до конца срока хранения
Сертификат электронной подписи действует год или два, а документ по личному составу хранится 50 лет. Разрыв закрывается меткой времени и усовершенствованным форматом подписи: поверх исходной подписи наращиваются штамп времени и подтверждения статуса сертификата, а при смене криптоалгоритмов подпись переподписывается заново. Без этого через 10 лет вы получите файл, подлинность которого технически не проверяется, хотя срок хранения ещё идёт.
Перештамповка и архивное хранение относятся к функциям системы КЭДО, а не учётной программы. Возврат подписанных документов обратно в 1С задвоит базу и не решит задачу: учётные системы на процедуры архивного хранения не рассчитаны. В практике Добыто электронный архив входит в тариф вместе с интеграцией, и подписанный документ остаётся в системе с сохранением проверяемости подписи, а из 1С открывается по ссылке.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кто и когда подписал файл и действовал ли сертификат на момент подписания. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл .sig.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы в крупных компаниях проходят регистрацию в журнале и заносятся в дело, а это уже классическое делопроизводство. Если система КЭДО таких операций не умеет, документы придётся выгружать в другую систему и вести номенклатуру там. Проверяйте на демонстрации не только подписание, но и регистрацию, дело и архивное хранение — вопросы по срокам всплывают именно на этом участке.»
Когда электронный архив задачу не закрывает
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует: заявление работник подаёт через систему, а приказ и ознакомление уходят в бумажное дело со сроком 50/75 лет. Компании, которые планируют закрыть бумажный архив целиком, этот гибрид обнаруживают уже после внедрения.
Важный нюанс из практики: система фиксирует всё, включая то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа подписи, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы сверяем журнал подписания заранее — перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт, — а не после начала спора.
Ещё одно ограничение: электронные кадровые документы применяются только при введённом КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и при письменном согласии каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Если согласие не собрано, вопрос о сроках хранения до суда просто не доходит: сначала выясняется, имела ли организация право вести документы электронно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронный документ — письменное доказательство и в гражданском, и в арбитражном процессе, спор проигрывают не из-за формы. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между сторонами, и теряют его чаще всего. Перед тем как считать архив закрытым, проверьте, лежит ли в деле подписанное соглашение об использовании неквалифицированной подписи.»
Цена ошибки: штрафы, утраченный стаж и невыданная справка
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов подпадает под статью 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, и именно поэтому хранение регулярно откладывают. Реальная цена ошибки лежит в другом месте.
Уничтоженный раньше срока приказ о приёме на работу или личная карточка означают, что бывший работник не получит архивную справку о стаже, а организация не подтвердит свою позицию в трудовом споре. По статье 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства обходится юридическому лицу до 50 000 рублей, но восстановить утраченный документ при этом всё равно невозможно: акта об уничтожении нет, дела нет, доказательства нет.
Отдельная нагрузка возникает при проверке ГИТ и при массовых запросах о стаже. В практике Добыто первым узким местом оказывается не сама выдача документов, а поиск: в бумажном архиве дело поднимают днями, в электронном — за минуты, при условии что номенклатура и индексирование настроены до перевода документов в систему.
Стоимость перевода кадрового архива в КЭДО: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив внутри системы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в УКЭП: квалифицированные подписи выпускаются через партнёров-удостоверяющих центров и в абонентскую плату не входят. Полные условия по каждому тарифу и состав функций приведены на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что смена тарифа возможна в любое время с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Срок хранения кадрового документа определяется не его названием, а связкой из трёх элементов: позиции Перечня № 236 с примечанием, года окончания дела делопроизводством и вашей номенклатуры дел. Документы по личному составу идут по 50 или 75 годам в зависимости от рубежа 1 января 2003 года, приказы об отпусках и табели живут 5 лет, графики отпусков — 3 года, а часть позиций хранится постоянно. Перевод в электронный вид сроки не меняет, но добавляет две задачи: поддерживать проверяемость подписи весь период хранения и не забывать, что приказ об увольнении остаётся бумажным.
Мы в Добыто занимаемся этим участком ежедневно: настраиваем маршруты и электронный архив так, чтобы дело формировалось по номенклатуре сразу, а не разбиралось потом вручную, и разделяем сроки хранения на этапе настройки системы. Кадровой службе это экономит не месяц на разборе архива, а сам разбор.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Можно ли установить в организации срок хранения больше, чем в Перечне № 236?
Сократить срок, установленный перечнем, организация не вправе: это нарушение правил хранения архивных документов со штрафом по статье 13.20 КоАП РФ. Увеличить срок можно собственным решением, закрепив его в номенклатуре дел на соответствующий год. На практике так поступают с документами, которые нужны для защиты в долгих спорах: соглашениями об использовании УНЭП, журналами выдачи ключей подписи, листами ознакомления с ЛНА.
Что означает отметка ЭПК рядом со сроком хранения?
Отметка означает, что после истечения срока часть документов дела может иметь научно-историческую ценность и подлежать постоянному хранению. Решение принимает экспертная комиссия организации и оформляет протоколом. Пока решения нет, уничтожать дело с отметкой ЭПК по одному лишь факту истечения срока нельзя.
Сколько хранить документы кандидатов, которых не приняли на работу?
Резюме, анкеты и результаты проверки кандидата хранятся в пределах срока действия согласия на обработку персональных данных, а само согласие — 3 года после истечения его срока или отзыва. Если кандидат отозвал согласие, обработка прекращается, а хранить документы дальше можно только по основанию, прямо предусмотренному законом или договором.
Куда передавать кадровые документы при ликвидации организации?
Документы по личному составу, сроки хранения которых не истекли, передаются в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Передача оформляется описями дел по личному составу, которые составляет ликвидатор или конкурсный управляющий. Уничтожать такие дела при ликвидации нельзя независимо от того, сколько лет организация проработала.
Сколько ждать архивную справку о стаже?
Запросы социально-правового характера архивы исполняют в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Срок может быть продлён не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя. Архивная справка составляется на бланке архива и содержит ссылки на архивные шифры и номера листов тех дел, на основании которых она подготовлена.
Нужно ли переводить бумажный архив в электронный вид при переходе на КЭДО?
Нет. КЭДО применяется к документам, которые создаются после его введения, а ранее сформированные бумажные дела остаются на прежних условиях и досрочному уничтожению не подлежат. Скан бумажного подлинника подлинником не становится: он остаётся копией, и заменить им дело со сроком 50/75 лет нельзя.
