Документы постоянного хранения — это дела, для которых Перечень типовых управленческих архивных документов не устанавливает конечного срока: их не уничтожают, пока работает организация, а при её ликвидации передают в государственный или муниципальный архив. В кадровой части таких позиций немного: штатные расписания по месту утверждения, личные дела руководителя организации и работников с государственными званиями и наградами, перечни вредных и опасных производственных факторов для обязательных медосмотров, документы о несчастных случаях с человеческими жертвами, а также описи дел и акты о выделении документов к уничтожению. Различие, от которого зависит порядок действий кадровика: документы по личному составу хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше, а у документов постоянного хранения срока окончания нет вовсе.
Дальше разберём, по каким признакам дело попадает в постоянное хранение, и покажем таблицу с основанием по каждой позиции. Отдельно разберём кадровые документы, которые существуют только в электронном виде: почему форматы задаёт Минтруд, а сроки — Росархив, и что проверять у подписи, которой пятнадцать лет. Порядок проверки перед уничтожением, размер штрафа по статье 13.20 КоАП РФ, правила передачи дел при ликвидации, стоимость КЭДО с электронным архивом на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что означает графа «постоянно» в перечне сроков хранения
Срок хранения кадрового дела берётся не из Трудового кодекса. Трудовой кодекс говорит, что работодатель обязан хранить документы, но не говорит, сколько и как. Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Порядок хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и действующие с 17 сентября 2023 года. Общая рамка — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В Перечне встречаются четыре типа записи в графе срока, и путают их регулярно. «5 лет», «3 года», «45 лет» — конечный срок, после которого дело проходит экспертизу ценности и уничтожается. «50/75 лет» — тоже конечный срок, но с развилкой по дате: 75 лет для дел, завершённых делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для завершённых после, как это установлено статьёй 22.1 закона 125-ФЗ. «До замены новыми» и «до ликвидации организации» — срок, привязанный к событию. И наконец «Постоянно» — отсутствие конечной даты: такое дело не уничтожается ни через 50, ни через 75 лет.
Отсчёт любого срока идёт с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством. Дело, закрытое в ноябре 2026 года, начинает «стареть» с 1 января 2027 года. Полный текст перечня со сроками по каждому виду документа Росархив публикует на своём сайте: там же лежат типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, и сверять номенклатуру дел удобнее по первоисточнику, а не по обзорам.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах эти позиции часто подаются слитно, отсюда и уничтоженные раньше времени журналы.
Ещё одна деталь, которая меняет срок: у многих позиций он зависит от того, где лежит документ. Формулировка «по месту разработки и (или) утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года» означает, что один и тот же бумажный комплект в головной компании хранится вечно, а в филиале — три года. Прежде чем ставить срок в номенклатуре дел, определите, ваша организация утверждала документ или получила его.
Какие кадровые дела нельзя уничтожать никогда
Ниже позиции, у которых в Перечне стоит «Постоянно» и которые реально попадают в работу кадровой службы. Столбец «Оговорка» здесь важнее названия: почти у каждой строки постоянный срок действует не всегда, а при определённом условии.
| Документ | Оговорка, при которой срок постоянный | Если оговорка не выполняется |
|---|---|---|
| Штатные расписания и изменения к ним | По месту разработки и (или) утверждения | 3 года в других организациях |
| Личные дела (статья 445 Перечня) | Руководителя организации; членов руководящих, исполнительных и контрольных органов; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, учёные степени и звания | 50/75 лет для остальных работников |
| Перечни работ с вредными и опасными условиями труда, на которых запрещён труд лиц до 18 лет и женщин (статья 410) | По месту утверждения | До замены новыми в других организациях |
| Перечни вредных и опасных производственных факторов и работ для обязательных медосмотров (статья 411) | По месту утверждения | До замены новыми |
| Документы о диагностике профессиональной пригодности (статья 412) | По месту утверждения | До замены новыми |
| Гигиенические требования к условиям труда инвалидов (статья 417) | По месту утверждения | До замены новыми |
| Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа (статья 425) | При крупном материальном ущербе и человеческих жертвах | 45 лет по месту составления, 5 лет в других организациях |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним (статья 407) | Постоянного срока нет, но по месту проведения — 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | 5 лет в других организациях |
| Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком, лечебно-профилактическим питанием (статья 426) | По месту утверждения | 3 года после замены новыми |
| Номенклатура дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении документов к уничтожению | По месту составления и утверждения | Уничтожению не подлежат |
Из таблицы следует неочевидная вещь: постоянное хранение в кадрах держится не на личных делах рядовых работников, а на двух группах — управленческих документах, задающих структуру и условия труда, и документах о том, что с людьми происходило на производстве. Личное дело инженера через 50 лет уничтожат по акту. Перечень вредных факторов, по которому этого инженера отправляли на медосмотр, не уничтожат никогда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечни вредных и опасных факторов составляются под порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, утверждённый приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, который действует до 1 апреля 2027 года. Сам приказ меняется, а ваш утверждённый перечень контингентов остаётся в архиве и через двадцать лет отвечает на вопрос, на какие факторы вы направляли конкретного человека.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, и расследование поднимает всю историю его инструктажей и медосмотров. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий — тоже 45 лет, личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних. Откройте свою номенклатуру и проверьте, не стоит ли у журналов инструктажей срок пять лет: это типовая ошибка при наведении порядка в архиве.»
Внимание: статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Журнал хранится 45 лет не абстрактно: из него делают выписки для расследования, и при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах весь комплект переходит в постоянное хранение.
Важный нюанс из практики: отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных планов, в финансовом секторе — указания Банка России по хранению отчётности и досье клиентов. Порядок проверки обратный привычному: сначала отраслевой документ, потом общий.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Ошибка идёт в одном и том же порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит похожую строку, ставит срок и не знает, что для его сферы действует ведомственный документ с другим сроком. Если вида документа нет ни в одном перечне, срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом, а решение экспертной комиссии фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»
Электронные кадровые документы: как хранить файл постоянно
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, и это создаёт разрыв, который закрывают два разных ведомства. Сроки и правила хранения задаёт Росархив. Состав и форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд: единые требования утверждены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н и применяются с 1 марта 2023 года теми работодателями, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.
По этим требованиям кадровый электронный документ — это не один файл, а комплект: основная часть в PDF, файл электронной подписи в формате SGN и описание документа в XML. Если документ подписан по доверенности, в комплект входит и машиночитаемая доверенность. Хранить нужно комплект целиком: PDF без файла подписи доказательством не является, а файл подписи без исходного PDF проверить невозможно.
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Отдельная проблема долгого хранения — сертификат подписи. Сертификат действует год или два, а хранить документ нужно 45, 50 лет или постоянно. Чтобы подпись оставалась проверяемой, в неё добавляют штамп времени от службы TSA и ответы службы проверки статуса сертификата, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную. Форматы, рассчитанные на это, — CAdES-T и CAdES-A; базовый CAdES-BES для архива не подходит, потому что не содержит доказательства момента подписания.
Проверьте подпись на своём архивном документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кому выдан сертификат, когда документ был подписан и проходит ли подпись проверку сейчас. Для документов, которые пролежали в архиве несколько лет, это первая диагностика: если подпись уже не проверяется, восстанавливать доказательство придётся другими средствами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и положить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения, а для журналов инструктажей это 45 лет.»
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и на ней проверяем не подписание, а выгрузку: берём документ из архива и смотрим, отдаёт ли система комплект целиком. Настройка маршрутов обычно работает сразу, а вот выгрузка в требуемом формате — место, где обнаруживаются сюрпризы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вендору стоит задавать вопрос не про хранение, а про выгрузку: отдаёт ли система комплект целиком — сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если подписывали по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Отдельно спросите, что происходит с архивом при расторжении договора с оператором и в каком виде вам отдадут документы.»
Проверка перед уничтожением: что сделать до того, как подписан акт
Уничтожение кадровых дел — процедура с точкой невозврата. Восстановить уничтоженное личное дело нельзя, а обязанность выдать бывшему работнику сведения о его трудовой деятельности остаётся. Поэтому вся работа делается до подписания акта о выделении документов к уничтожению, а не после.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и искать обычно некогда.
Как проверить, что документ нельзя уничтожать: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите отрасль. Проверьте, есть ли для вашей сферы ведомственный перечень со сроками хранения. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. Если перечень есть, сроки берутся из него.
- Шаг 2. Определите роль организации в отношении документа. Вы его разрабатывали и утверждали или получили от головной компании? От этого зависит, действует ли для вас «постоянно» или «3 года».
- Шаг 3. Проверьте дату завершения дела делопроизводством. Для документов по личному составу дела, завершённые до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после — 50 лет. Отсчёт начинается с 1 января следующего года.
- Шаг 4. Проверьте статус работника по личному делу. Личное дело руководителя организации, члена руководящего, исполнительного или контрольного органа, а также работника с государственным или иным званием, премией, наградой, учёной степенью либо званием уходит в постоянное хранение, а не в общий срок 50/75 лет.
- Шаг 5. Проверьте связь с производственной травмой. Если по работнику или по подразделению были несчастный случай, авария или расследование профессионального заболевания, документы и выписки из журналов инструктажа выпадают из обычного срока.
- Шаг 6. Оформите решение экспертной комиссии. Для видов документов, которых нет ни в одном перечне, срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел и в протоколе комиссии.
- Шаг 7. Сохраните акт и опись. Акт о выделении документов к уничтожению и описи дел постоянного хранения и по личному составу сами относятся к документам, которые не уничтожаются: по ним потом восстанавливают, что и на каком основании было изъято из архива.
Образцы кадровых документов для описи и передачи дел в архив
Комплект для формирования дел перед передачей в архив: начните с описи документов личного дела, она задаёт структуру всего остального.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Штатное расписание Т-3 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
Цена ошибки при уничтожении кадровых дел
Прямой штраф здесь небольшой. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или административный штраф от 1000 до 3000 рублей для граждан, от 3000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Эта сумма и создаёт иллюзию, что архивная дисциплина — вопрос второго порядка.
Реальные потери лежат в другой плоскости. Уничтоженное личное дело означает, что организация не может выдать архивную справку о стаже и заработке, а бывший работник не может подтвердить период работы для назначения пенсии. Уничтоженный журнал инструктажа означает, что при расследовании несчастного случая работодатель не докажет проведение инструктажей, а доказывать придётся именно ему. Уничтоженные перечни вредных факторов означают, что через двадцать лет нечем ответить на вопрос, какие условия труда были на рабочем месте заявителя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: производственная компания на 1800 сотрудников передавала кадровый архив внешнему хранителю и в рамках подготовки уничтожила дела с истёкшим сроком. Через год пришёл запрос по бывшему работнику 2006 года приёма, и выяснилось, что его личное дело ушло в акт как «50 лет, срок истёк» из-за ошибки в дате завершения делопроизводством: дело закрыли в 2011 году, а в описи стояло 1973-й, год рождения. Восстанавливали сведения по лицевым счетам бухгалтерии и приказам по личному составу, которые уцелели, — на это ушло 3 недели вместо стандартных 3 рабочих дней на выдачу документов по статье 62 ТК РФ.
Ликвидация, реорганизация и запросы бывших работников
Постоянное хранение не заканчивается вместе с организацией. По пункту 10 статьи 23 закона 125-ФЗ при ликвидации негосударственной организации архивные документы, документы по личному составу и документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора. «В упорядоченном состоянии» означает, что дела сформированы, описаны и описи согласованы с экспертно-проверочной комиссией, и эту работу оплачивает ликвидируемая организация.
В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций принимает система Главархива: архивные отделы по административным округам были объединены в Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы. Бывшему работнику, которому нужна справка о стаже или заработке, полезно понимать маршрут: сначала запрос в саму организацию, если она жива, затем в архив. На портале Главархива описано, куда обращаться за архивной справкой в зависимости от того, что произошло с работодателем.
Сроки различаются принципиально. Действующий работодатель по письменному заявлению работника выдаёт документы, связанные с работой, в трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ. Государственный архив исполняет запрос социально-правового характера в течение не менее 30 дней. Если организация уничтожила дела раньше срока, ни первый, ни второй маршрут не сработает.
В практике Добыто аудит номенклатуры дел мы ставим первым этапом внедрения КЭДО, до выбора видов подписи и настройки маршрутов: срок хранения переносится в систему из номенклатуры, и если там перепутаны статьи перечня, ошибка тиражируется на весь массив документов автоматически.
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектора интересует не сам факт наличия архива, а способность работодателя предъявить конкретный документ по конкретному работнику в разумный срок. Номенклатура дел с проставленными сроками и статьями перечня — первое, что запрашивают, потому что по ней видно, осознанно ли организация назначала сроки хранения.
Когда постоянное хранение в организации не требуется
Часть документов, которые кадровики по привычке держат вечно, постоянного срока не имеют, и место в архиве они занимают зря.
Правила внутреннего трудового распорядка и должностные регламенты по статье 381 Перечня хранятся 1 год после замены новыми. Графики отпусков — 3 года. Табели учёта рабочего времени по статье 402 — 5 лет, и только для работников с вредными и опасными условиями труда срок поднимается до 50/75 лет. Протоколы результатов обучения по охране труда и документы о проверке знаний — 5 лет. Сертификаты соответствия работ по охране труда — 5 лет после истечения срока действия. Списки и ведомости на выдачу средств защиты, молока и лечебно-профилактического питания — 1 год.
Отдельный случай — документы, полученные от других организаций. Если штатное расписание, перечень вредных факторов или нормы выдачи средств защиты вы не утверждали, а получили, постоянный срок к вашей копии не применяется: у вас это 3 года либо срок до замены новыми.
Что критично в разных сценариях
Сценарии ниже описывают типовые ситуации кадровой службы и показывают, где риск сосредоточен, а где его нет.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисная компания без вредных условий труда | Штатные расписания, личные дела руководителя и награждённых работников, описи и акты | Наряды-допуски, нормы выдачи средств защиты |
| Производство с вредными и опасными условиями | Перечни факторов и работ, журналы инструктажей 45 лет, документы о несчастных случаях, табели работников во вредных условиях 50/75 лет | Графики отпусков, ПВТР |
| Филиал или обособленное подразделение | Правильно определить, что утверждалось не у вас: иначе срок завышен в разы | Хранение копий управленческих документов головной компании |
| Компания на КЭДО без бумажного дублирования | Комплект PDF, SGN и XML, метка времени, выгрузка из системы, договор с оператором | Физические условия хранения, температура и влажность |
| Ликвидация или банкротство | Упорядочение дел, согласование описей, договор с государственным или муниципальным архивом | Документы со сроком до 10 лет, если срок истёк |
Строка про филиал закрывает самую частую переплату: организация хранит вечно то, что обязана хранить три года, и тратит на это площадь и деньги. Строка про КЭДО закрывает обратную ошибку: компания перешла на электронный документооборот, но не проверила, что архив выгружается комплектом.
Стоимость КЭДО с электронным архивом в 2026 году
Цена зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с 1С и выделенная инфраструктура. Данные приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес» и выше, и на численности от 50 человек именно он обычно определяет выбор: хранить комплект из PDF, файла подписи и XML вручную на файловом сервере можно, но воспроизвести его через десять лет вместе с проверкой подписи уже сложно. Полный состав тарифов, условия перехода между ними и ответы на вопросы о соответствии 377-ФЗ опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Понижение и повышение тарифа доступно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Переход на другой тариф не влияет на уже сформированный архив.
Выводы
Постоянное хранение в кадрах держится на управленческих документах и на документах об условиях труда, а не на личных делах рядовых работников. Штатные расписания по месту утверждения, личные дела руководителей и награждённых, перечни вредных факторов и работ, документы о несчастных случаях с тяжёлыми последствиями, описи дел и акты о выделении к уничтожению уходят в архив без конечной даты. Всё остальное подчиняется конечным срокам: 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних, 45 лет для журналов инструктажей, 5 лет и меньше для текущего делопроизводства. Форма хранения при этом наследуется от формы создания, и решение принимается один раз, на входе.
Мы в Добыто работаем с той частью задачи, где кадровый документ рождается в электронном виде: настраиваем маршруты подписания, состав комплекта по требованиям Минтруда и выгрузку архива, чтобы через десять лет документ можно было не только найти, но и проверить.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить бумажный оригинал после перевода документа в электронный вид?
Нет. Скан бумажного документа — электронный образ, а не электронный документ, и оригиналом он не становится. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил эти понятия: электронный образ — копия того, что изготовлено на бумаге, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Бумажный подлинник продолжает храниться весь установленный срок, а оцифровка решает задачу поиска, а не хранения.
Что делать, если вида документа нет ни в одном перечне?
Срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа и применяете его срок. Типовой пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: они обязательны к ведению, но в Перечне № 236 отдельной строкой не названы. Ориентироваться можно на срок для самих инструкций либо на срок журналов инструктажей. Решение принимает экспертная комиссия, оформляется протоколом и фиксируется в номенклатуре дел с обоснованием.
Нужно ли хранить постоянно приказы по основной деятельности, если они касаются кадров?
Приказы делятся по видам, а не по адресату. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, приказы по личному составу — 50/75 лет, приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Приказ об утверждении Положения о КЭДО относится к основной деятельности, а приказ о приёме конкретного работника — к личному составу, хотя оба выпускает кадровая служба. Ошибка в классификации меняет срок в десять раз в обе стороны.
Сколько хранить документы, если работник отработал один день и уволился?
Столько же, сколько для проработавшего двадцать лет. Срок привязан к виду документа и к дате завершения дела делопроизводством, а не к продолжительности работы. Трудовой договор, приказ о приёме и приказ об увольнении по работнику с одним днём стажа хранятся 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года. Этот день входит в страховой стаж, и подтверждать его когда-нибудь придётся.
Кто отвечает за сроки хранения, если архив передан внешней компании?
Ответственность за хранение остаётся на организации: закон 125-ФЗ наделяет её правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение, а внешний хранитель работает по договору и не заменяет собой обязанное лицо. В договоре стоит отдельно прописать, что происходит с документами при его расторжении и в каком виде они возвращаются. Для электронного архива тот же вопрос звучит как выгрузка комплекта: сам документ, файл подписи и доверенность, если подписывали по ней.
Хранятся ли постоянно документы о персональных данных работников?
Нет, и здесь есть встречное требование. Согласия на обработку персональных данных и связанные с ними документы подчиняются срокам по 152-ФЗ и целям обработки: хранить персональные данные дольше, чем требуется для достижения цели, нельзя. Постоянное хранение применяется к архивным документам, а не к массиву персональных данных в кадровых системах, и после перевода дела в архив доступ к нему разграничивается отдельно. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовое нарушение.
Что происходит со сроками при реорганизации компании?
Сроки не обнуляются и не пересчитываются. Документы переходят к правопреемнику вместе с уже начавшимся отсчётом: дело, завершённое в 2010 году, к 2060 году достигнет 50 лет независимо от того, сколько раз компания меняла название и организационно-правовую форму. Передача оформляется по описям, и эти описи сами относятся к документам, которые не уничтожаются.
