ФЗ об архивном деле — это Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и от компании он требует не помещения с полками, а сохранности документов в течение установленных сроков. Статья 17 обязывает организации, предпринимателей и нотариусов обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу. Сроки берутся из статьи 22.1 закона и Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: кадровые документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Собственный архив по статье 13 компания вправе создать, но не обязана: обязанность создавать архивы закон возлагает на государственные органы и органы местного самоуправления. Организация — источник комплектования государственного архива согласовывает номенклатуру дел и описи с архивистами, обычное ООО хранит документы у себя и передаёт их только при ликвидации.
Дальше разобраны сроки хранения по видам кадровых документов, порядок уничтожения с экспертизой ценности и требования к электронному архиву, когда документы подписаны электронной подписью. Показано, какие ошибки превращаются в штраф и в проигранный трудовой спор. Размеры штрафов по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, сценарная таблица по типам компаний, стоимость и сроки на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что 125-ФЗ реально требует от компании
Закон об архивном деле не заставляет коммерческую организацию заводить архивохранилище, ставить стеллажи и держать архивариуса в штате. Он устанавливает результат: документы должны сохраниться и быть доступны в течение своих сроков. Как это устроено внутри компании, решает сама компания.
Обязанности, которые закон возлагает на любое юридическое лицо, сводятся к пяти пунктам:
- Обеспечивать сохранность. Статья 17 говорит о сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
- Соблюдать сроки из перечней. Сроки для типовых управленческих документов установлены Перечнем из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрированного Минюстом 06.02.2020 за № 57449. Порядок его применения разъяснён отдельной инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
- Учитывать документы. Учёт ведётся через номенклатуру дел: в конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передают их на хранение.
- Проводить экспертизу ценности перед уничтожением. Документ уничтожается не по факту истечения срока в таблице, а по результатам экспертизы, оформленной актом.
- Выдавать архивные справки. По статье 26 закона архивные справки, копии и выписки выдаются по запросам организаций и письменным заявлениям граждан по вопросам, связанным с их правами и законными интересами.
Порядок работы с делами подробно описан в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Эти Правила зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 и действуют с 17 сентября 2023 года, они заменили прежние Правила 2015 года. Негосударственная организация формирует и оформляет дела по своим локальным нормативным актам, но структуру этих актов удобнее строить по Правилам, чтобы не переписывать всё, если компания станет источником комплектования.
Факт: статья 13 закона об архивном деле наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Обязанность создавать архивы закон адресует государственным органам и органам местного самоуправления, а не бизнесу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегламентированная часть работы с документами, и требования к бумажным делам переносятся на электронные почти без изменений. Компании часто читают 125-ФЗ как закон про государственные архивы и считают, что к ним он не относится. Откройте статью 17: она названа обязанностями по обеспечению сохранности и адресована организациям напрямую.»
Сроки хранения кадровых документов: таблица и правило отсечки
Сроки в кадровом блоке распадаются на три группы: 50 или 75 лет для документов по личному составу, 3-5 лет для оперативных документов и постоянное хранение для организационных. Отсечка между 50 и 75 годами проходит по дате завершения дела в делопроизводстве, а не по дате приёма или увольнения работника: дела, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения, личное дело работника | 50 лет, для дел до 01.01.2003 — 75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, оплата труда | 50 лет, для дел до 01.01.2003 — 75 лет | Перечень № 236 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, командировках по России, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | Перечень № 236 |
| Личная карточка работника | 50 лет, для дел до 01.01.2003 — 75 лет | Перечень № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет | Перечень № 236 |
| График отпусков | 3 года | Перечень № 236 |
| Штатное расписание | постоянно | Перечень № 236 |
| Акты о несчастных случаях на производстве | 45 лет | Перечень № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва согласия | Перечень № 236, 152-ФЗ |
Из таблицы видно, где ломается привычная логика: график отпусков и табель живут заметно меньше приказа об отпуске, а табель на вредном производстве переходит в категорию документов по личному составу и хранится наравне с трудовым договором. Бухгалтерские сроки считаются отдельно: первичные учётные документы по статье 29 402-ФЗ хранятся не менее 5 лет после отчётного года, а налоговые документы по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ — 5 лет. Если по одному документу сроки расходятся, применяется больший.
Электронный архив: что меняется, когда документы подписаны электронной подписью
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет. Требования к электронному архиву собираются из других актов: статья 22.3 ТК РФ прямо обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года, а стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Стратегия из ГОСТа состоит из восьми элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Практический смысл в том, что файл должен не просто лежать 50 лет, а открываться, опознаваться как конкретный документ конкретного работника и подтверждать свою подлинность.
Отсюда главная техническая сложность электронного архива. Сертификат электронной подписи действует год или два, а трудовой договор хранится 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения сертификата, на документ добавляют метку времени от службы штампов времени, а затем наращивают усовершенствованный формат подписи поверх старой при смене криптоалгоритмов. Без этого через несколько лет система покажет, что подпись проверить невозможно, и доказательственная ценность файла резко падает.
Проверьте подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: учётные системы не рассчитаны на архивное хранение. Когда компания требует возвращать подписанные документы обратно в кадровую учётную программу, она получает задвоение базы и документ, дальнейшая судьба которого никем не определена: процедуры переподписания и архивного хранения в учётной системе не предусмотрены. Рабочая схема другая: документ создаётся в учётной системе, уходит в систему подписания и хранения, а кадровый специалист открывает его оттуда по ссылке.
В сервисе Добыто подписанные документы уходят в электронный архив с сохранением маршрута согласования и статусов, а найти нужный документ можно фильтром по типу и работнику, не поднимая коробки с делами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Бумажный архив остаётся даже у компании, полностью перешедшей на КЭДО.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до того, как выстраивать архив
Ошибки архива дорого исправлять задним числом: восстановить номенклатуру за прошедшие годы можно, а вернуть уничтоженное дело нельзя. До старта имеет смысл пройти короткую диагностику.
- Статус компании. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива или нет. От этого зависит, согласовываются ли номенклатура дел и описи с архивом.
- Наличие номенклатуры дел на текущий год. Без неё дела не сформировать, а сроки хранения не привязать к конкретным папкам.
- Разделение документов по видам подписи и носителю. Что существует только на бумаге, что только в электронном виде, что задвоено.
- Перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид. По статье 22.1 ТК РФ это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
- Ответственный за архив и за трудовые книжки. Назначается приказом, иначе при проверке обязанность окажется ничьей.
Как выстроить архив по 125-ФЗ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел на календарный год: перечислите дела по подразделениям, проставьте индексы и сроки хранения со ссылкой на статьи Перечня № 236.
- Шаг 2. Издайте приказ об утверждении номенклатуры и о назначении ответственного за архив, отдельным приказом назначьте ответственного за трудовые книжки.
- Шаг 3. В конце года закройте дела: подразделения формируют документы в дела по номенклатуре и передают их на хранение с описью.
- Шаг 4. Разделите дела по срокам: документы по личному составу с 50 и 75 годами хранения оформите полностью, дела со сроком до 10 лет оставьте в подразделениях до истечения срока.
- Шаг 5. Для электронных документов зафиксируйте в локальном акте место хранения, порядок доступа, сроки, ответственных и порядок выгрузки для проверяющих и для суда.
- Шаг 6. Раз в год проводите экспертизу ценности: выделяйте к уничтожению только дела с истёкшими сроками, оформляйте акт и протокол экспертной комиссии.
Кадровые формы, которые понадобятся при формировании дел
Подборка закрывает состав личного дела и учёт трудовых книжек, начинать удобнее с описи документов личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Уничтожение документов: экспертиза ценности и акт
Истечение срока из таблицы само по себе права уничтожить документ не даёт. Порядок обратный: экспертная комиссия проводит экспертизу ценности, выделенные дела включаются в акт о выделении к уничтожению, акт утверждается руководителем, и только после этого дела физически уничтожаются. По статье 22.1 закона об архивном деле документы по личному составу, образовавшиеся в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, по истечении 50 или 75 лет тоже проходят экспертизу ценности, а не отправляются в шредер автоматически.
Отдельная развилка — персональные данные. По 152-ФЗ данные уничтожаются по достижении цели обработки или при отзыве согласия, а по архивным правилам личное дело должно храниться 50 лет. Конфликта здесь нет: обработка в целях исполнения обязанности, установленной законом, продолжается весь архивный срок, и уничтожать личное дело по заявлению бывшего работника нельзя. А вот анкеты и резюме кандидатов, которых не приняли, к документам по личному составу не относятся: основанием для их хранения служит согласие кандидата, и при отзыве согласия данные уничтожаются.
Электронные дела уничтожаются так же формально, как бумажные: удаление файлов оформляется тем же актом, а из системы удаляются и файлы, и резервные копии, иначе документ считается сохранившимся. В практике Добыто мы закладываем проверку резервных копий отдельным пунктом регламента, потому что при выгрузке архива копии всплывают чаще всего.
Полезно знать: при переходе на КЭДО бумажный архив не переводят в электронный вид задним числом. Уже подписанные на бумаге документы остаются как есть до истечения своих сроков, а электронно хранится то, что создано и подписано в системе после перехода.
Архивная справка, выдача документов работнику и ликвидация
Архивная справка — основной продукт архива для бывших работников: её запрашивают для подтверждения стажа, заработка и льготного характера работы. Срок подготовки архивных справок, копий и выписок составляет 30 дней со дня подачи заявления. Этот срок не надо путать с обязанностью по статье 62 ТК РФ: действующему работнику документы, связанные с работой, выдаются в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Компании, где кадровый учёт лежит в электронном виде, закрывают такие запросы быстрее: поиск по архиву занимает минуты вместо подъёма дел из коробок. В практике Добыто справочные запросы бывших работников — вторая по частоте причина обращения к архиву после проверок.
Что делать с документами при ликвидации и банкротстве
Часть 10 статьи 23 закона об архивном деле закрывает распространённое заблуждение, что при закрытии компании документы можно просто вывезти на свалку. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора. Упорядочение дел оплачивает ликвидируемая компания, и на практике это самая неприятная статья расходов ликвидации: при неупорядоченном архиве за 15-20 лет работы обработка занимает месяцы.
Ошибки в архиве и цена каждой из них
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, и на них ориентируются зря: основные потери лежат в других статьях.
Неисполнение обществом обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью, идёт по статье 13.25 КоАП РФ: от 2500 до 5000 рублей на должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо. Отсутствие первичных учётных документов в течение установленных сроков хранения относится к грубым нарушениям требований к бухгалтерскому учёту и наказывается по статье 15.11 КоАП РФ штрафом от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. Если из-за утраты документов работнику не выдали справку или не подтвердили стаж, добавляется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое.
Самая дорогая ошибка не в штрафе. Утраченный или непроверяемый документ означает проигранный спор: работодатель не докажет ни ознакомление, ни согласие, ни факт выплаты. По кадровому электронному документообороту суд проверяет связку из четырёх обстоятельств — получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли работник электронную подпись и получил ли он электронный документ.
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО, который мы разбираем на каждом внедрении, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета у работодателя были. Кассация акты отменила, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе не выборочный: он покажет и то, что работает против работодателя — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания мы смотрим до того, как спор начался, а не после. Сверьте выгрузку по спорным документам перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидаете конфликт.»
Что критично, зависит от того, в какой ситуации находится компания.
| Ситуация компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| ООО до 100 человек, бумажный кадровый учёт | Номенклатура дел, полнота личных дел, сохранность приказов по личному составу | Отдельное помещение архива, штатный архивариус |
| Компания перешла на КЭДО | Проверяемость подписи через 10-20 лет, выгрузка журналов действий, бумажный блок по увольнениям | Дублирование подписанных файлов в учётной системе |
| Организация — источник комплектования госархива | Согласование номенклатуры и описей с архивом, соблюдение Правил № 77 | Свободный выбор структуры дел |
| Вредные и опасные условия труда | Табели и наряды с 50 и 75 годами хранения, акты о несчастных случаях на 45 лет | Сроки по оперативным приказам |
| Ликвидация или банкротство | Упорядочение дел и договор с государственным или муниципальным архивом | Оптимизация текущего хранения |
Строка про КЭДО — единственная, где риск растёт со временем: бумажное дело либо сохранилось, либо нет, а электронный документ может стать непроверяемым незаметно для владельца.
Когда отдельный архив и внешний подрядчик не нужны
Услуги по архивной обработке и внеофисному хранению продаются широко, и часть компаний покупает их раньше, чем в этом появляется смысл.
- Численность до 20-30 человек и срок работы до 5 лет. Объём дел измеряется десятками папок, номенклатуру ведёт кадровый специалист, внеофисное хранение только добавляет расходы и время на доставку дел.
- Компания не является источником комплектования госархива. Согласовывать описи не с кем, требования к оформлению дел устанавливает сама организация локальным актом.
- Документы уже созданы и подписаны в системе КЭДО. Электронное дело не нужно сшивать и перекладывать, задача сводится к поддержанию проверяемости подписи и порядку доступа.
Подрядчик оправдан в двух случаях: архив за 15 и более лет накопился неупорядоченным и компания входит в ликвидацию, либо помещение с документами нужно освободить, а дела с длительными сроками хранения девать некуда.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив в составе тарифа.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому компании с численностью около 50 человек обычно считают стоимость от минимального годового платежа, а не от цены за сотрудника. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно считаются расходы, которые архив создаёт вне тарифа: упорядочение старых бумажных дел, хранение коробок и выдача архивных справок вручную. Эти статьи не исчезают после перехода на КЭДО, но перестают расти.
Выводы
Закон об архивном деле требует от компании сохранности документов в течение установленных сроков, а не архива как отдельного подразделения. Кадровые документы по личному составу живут 50 лет, а закрытые до 2003 года — 75; оперативные документы вроде графика отпусков и табеля уходят за 3-5 лет; уничтожение возможно только после экспертизы ценности и по акту. Электронные документы подчиняются тем же срокам, и добавляют к ним собственную задачу: подпись должна оставаться проверяемой спустя десятилетия после того, как сертификат истёк.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы архивная часть закрывалась автоматически: документ подписывается, попадает в электронный архив с маршрутом и журналом действий и остаётся доступным по поиску весь срок хранения. Это снимает с кадровой службы ручную работу и оставляет ей содержательные задачи.
Частые вопросы
Нужно ли переводить старый бумажный архив в электронный вид при переходе на КЭДО
Нет. Документы, подписанные на бумаге до перехода, остаются в бумажном виде до истечения своих сроков хранения: скан бумажного подлинника подлинником не становится, это электронный образ документа. Электронно хранится то, что создано и подписано в системе после перехода. Сканирование старого архива имеет смысл как способ ускорить поиск, но бумажные дела при этом уничтожать нельзя.
Кто в компании отвечает за архив, если архивариуса нет в штате
Тот, кого назначили приказом. Чаще всего это руководитель кадровой службы или секретариат, а по трудовым книжкам приказом назначается отдельный ответственный. Ответственность по статьям 13.20 и 13.25 КоАП РФ наступает и для должностного лица, и для организации, поэтому распределение обязанностей лучше закрепить в локальном акте и должностных инструкциях, а не держать на устной договорённости.
Что делать, если документы утрачены при пожаре или заливе
Факт утраты фиксируется актом с указанием причин, к акту прикладываются подтверждающие документы: справка из аварийной службы, акт о происшествии, документы органов внутренних дел. Дальше создаётся комиссия по расследованию причин утраты, а документы по личному составу восстанавливаются в возможном объёме по данным работников, контрагентов, СФР и налоговой. Сам по себе акт от ответственности не освобождает, но при проверке показывает, что утрата не была следствием бездействия.
Можно ли хранить кадровый архив в облаке за пределами России
Нет. Базы данных, в которых ведётся сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России, должны находиться на территории Российской Федерации по требованию 152-ФЗ. Для кадровых документов это требование закрывает вопрос выбора зарубежного облачного хранилища независимо от архивных сроков.
Как считать срок хранения личного дела: с даты увольнения или с даты закрытия дела
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Для личного дела это год увольнения работника: дело закрывается, оформляется и с 1 января следующего года начинает отсчитывать свои 50 лет. Отсечка 1 января 2003 года применяется к дате окончания дела, поэтому по работнику, уволенному в 2002 году, дело хранится 75 лет.
Проверяет ли трудовая инспекция сроки хранения кадровых документов
Прямо архивные правила инспекция не проверяет: за них отвечают органы в сфере архивного дела. Но при проверке соблюдения трудового законодательства инспектор запрашивает конкретные документы за конкретные периоды, и отсутствие приказа, согласия или листа ознакомления квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ как нарушение порядка оформления, а не как архивное нарушение. Результат для компании тот же: штраф и предписание.
