Уничтожение документов с истекшими сроками хранения оформляется тремя документами: приказом о составе экспертной комиссии, протоколом её заседания и актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дело попадает в акт при одном условии: срок хранения истёк к 1 января года, в котором акт составлен. Сам срок считается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Акт утверждает руководитель организации, и только после утверждения дела передают на переработку или измельчают. Порядок различается по статусу организации: источник комплектования государственного архива сначала согласовывает описи дел постоянного хранения и по личному составу с ЭПК архивного учреждения, обычная коммерческая компания ограничивается согласованием со своей экспертной комиссией.
Разберём, какие кадровые документы не уничтожают даже через 45 лет, чем акт о выделении отличается от акта об уничтожении и почему для персональных данных Роскомнадзор требует отдельный акт с выгрузкой из журнала регистрации событий. Покажем, как определить срок, если вида документа нет в перечне, и что делать с делами под отметкой ЭПК. Сроки хранения ключевых кадровых документов, порядок уничтожения электронных дел, размеры штрафов по КоАП, сценарная таблица по типам организаций и тарифы на электронный архив — во второй половине статьи.
Когда дело можно включить в акт на уничтожение
Условие одно и проверяется по календарю. Пункт 26 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, допускает включение документов в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором акт составлен. Отсчёт срока задан пунктом 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236): сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы закончены делопроизводством.
Практический пересчёт выглядит так. Приказ о предоставлении отпуска издан в марте 2020 года, дело закрыто в декабре 2020 года, срок хранения 5 лет. Отсчёт идёт с 1 января 2021 года, срок истекает 31 декабря 2025 года, и в акт дело попадает не раньше 2026 года. Ошибка на один год встречается чаще всего именно здесь: кадровик считает от даты приказа и списывает дела на двенадцать месяцев раньше.
Отдельно проверяются дела с отметкой ЭПК. По пункту 27 Правил такие дела по истечении срока хранения просматриваются полистно, а электронные — подокументно, чтобы выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Отметка ЭПК не означает, что дело уничтожается автоматически: она означает обратное, что решение принимается вручную после просмотра.
Ещё одно ограничение прямо записано в Правилах: снижение нормативно установленных сроков хранения запрещено. Экспертная комиссия вправе предложить изменение срока через архивное учреждение, но не вправе сократить его своим решением, даже если документы занимают место и практически не используются.
Экспертная комиссия: приказ, состав и протокол
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия организации. Предмет экспертизы определён пунктом 14 Правил: определение соответствия документа критериям ценности в целях установления срока хранения. Задачи по пункту 16 — определить сроки, отобрать документы для включения в Архивный фонд и выявить документы с истекшими сроками.
Комиссия создаётся приказом руководителя. В приказе фиксируются председатель, секретарь и члены комиссии, а полномочия и порядок работы выносятся в положение об экспертной комиссии, которое утверждается отдельно. Минимальный рабочий состав — три человека: представитель кадровой службы, представитель бухгалтерии и работник, отвечающий за архив. Юрист в составе полезен тогда, когда в организации есть незакрытые трудовые споры и проверки.
Заседание комиссии оформляется протоколом. В протоколе указываются наименование организации, дата и место заседания, присутствующие, рассмотренные вопросы и принятые решения. Номер и дата протокола затем переносятся в акт о выделении к уничтожению: без этой отметки акт не показывает, что решение принимала комиссия, а не один кадровик по своему усмотрению.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что собрать до заседания комиссии
Заседание проходит быстро, если подготовка сделана заранее. Проверьте по этому списку:
- Номенклатура дел за соответствующие годы. Без неё невозможно показать, какой срок был установлен делу при его заведении и по какой статье перечня.
- Отраслевой перечень, если он есть для вашей сферы. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли.
- Описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период. Пункт 28 Правил требует представить их проекты на согласование комиссии.
- Список дел с отметкой ЭПК. Их придётся просмотреть полистно, и время на это закладывается отдельно.
- Перечень дел, содержащих персональные данные. Они уничтожаются иначе и оформляются отдельным актом.
- Справка о незакрытых спорах, проверках и запросах. Документ, затребованный судом или инспекцией, не уничтожается, даже когда срок формально истёк.
В практике Добыто аудит номенклатуры дел занимает больше времени, чем само заседание: расхождения между номенклатурой и фактическим составом дел находятся почти всегда.
Полезно знать: если вида документа нет ни в одном перечне, это не основание не хранить его. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, а решение фиксируется в протоколе экспертной комиссии и в номенклатуре дел.
Сроки хранения кадровых документов и то, что не уничтожают никогда
Базовые сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 под номером 57449. Для документов по личному составу срок установлен статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты.
Ниже сроки, вокруг которых чаще всего ошибаются при разборе архива.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003 | 50 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Те же документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003 | 75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 Перечня № 236 |
| Журналы и базы данных регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | ст. 424 Перечня № 236 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | ст. 414 Перечня № 236 |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов | 1 год после закрытия, при травмах и авариях 45 лет | ст. 415 Перечня № 236 |
| Документы об обучении работников: программы, списки, переписка | 5 лет | ст. 421 Перечня № 236 |
Разница между строками про журналы инструктажа и журналы проверки знаний — в девять раз, и в обзорах статью 423 часто подают слитно, отчего срок 45 лет теряется. Протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, которое перекроется следующей проверкой через три года. Журнал инструктажей подтверждает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек у вас работал, и статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет.
Важный нюанс из практики: при расследовании профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если журнал списан по пятилетнему сроку, доказывать проведение инструктажей нечем, а доказывать придётся работодателю.
Отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли. В здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел обучающихся и учебных планов, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Порядок проверки простой: сначала отраслевой перечень, потом общий. Обратный порядок даёт ошибку, которую при проверке не объяснить.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения определяется формой создания, и это правило работает в обе стороны. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме вы принимаете один раз, на входе, и дальше живёте с ним все 45 лет применительно к журналам инструктажа.»
Акт о выделении к уничтожению и акт об уничтожении: два разных документа
Их постоянно путают, хотя они закрывают разные факты. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, фиксирует решение: перечисленные дела отобраны, сроки истекли, комиссия согласовала. Рекомендуемый образец приведён в приложении № 3 к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77; организация вправе разработать свою форму и закрепить её в положении по делопроизводству. Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо (пункт 31 Правил).
Акт об уничтожении фиксирует исполнение: дела физически уничтожены, указан способ и дата. Если дела передаются подрядчику на переработку вторсырья, факт передачи подтверждается приёмо-сдаточной накладной с указанием веса и даты, а её реквизиты переносятся в акт об уничтожении.
В акте о выделении указываются заголовки дел по номенклатуре, крайние даты, индексы дел, номера статей перечня со сроками хранения, количество единиц хранения и отметка о согласовании с экспертной комиссией с номером и датой протокола. Итоговая запись показывает общее число единиц хранения и период, за который дела отобраны.
Как оформить уничтожение документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии и утвердите положение о ней, если этих документов ещё нет. В приказе назовите председателя, секретаря и членов комиссии поимённо и по должностям.
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности: сверьте дела с номенклатурой и перечнями, отберите дела с истекшими сроками, просмотрите полистно дела с отметкой ЭПК и отложите документы постоянного хранения.
- Шаг 3. Составьте проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период и проект акта о выделении к уничтожению. Проекты подписывают руководители подразделений, к которым относятся дела.
- Шаг 4. Проведите заседание комиссии и оформите протокол: дата, место, присутствующие, рассмотренные описи и акт, принятые решения. Для источников комплектования государственных и муниципальных архивов описи дополнительно согласовываются с ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 5. Утвердите акт у руководителя. До утверждения ни одно дело из акта уничтожать нельзя.
- Шаг 6. Уничтожьте дела. Документы с персональными данными и с ограниченным доступом измельчаются шредером на месте, остальные передаются организации по переработке вторсырья с оформлением накладной.
- Шаг 7. Оформите акт об уничтожении со способом, датой и объёмом, подшейте его вместе с протоколом и актом о выделении, внесите изменения в учётные документы архива.
Образцы кадровых документов для работы комиссии и архива
Подборка закрывает организационную часть процедуры; начните с приказа о распределении обязанностей — на его основе оформляется приказ о составе экспертной комиссии.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
Персональные данные: отдельный акт по требованиям Роскомнадзора
Кадровые дела почти целиком состоят из персональных данных, поэтому к архивной процедуре добавляется вторая. Требования к подтверждению уничтожения персональных данных утверждены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, зарегистрированы в Минюсте 28.11.2022 под номером 71167 и применяются с 1 марта 2023 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Состав подтверждающих документов зависит от способа обработки. При обработке без средств автоматизации подтверждением служит акт об уничтожении персональных данных. При обработке с использованием средств автоматизации нужны два документа: акт об уничтожении и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. Оба подтверждения хранятся 3 года с момента уничтожения. Практические пояснения по составу подтверждений собраны в разъяснениях Роскомнадзора о защите прав субъектов персональных данных.
Способ уничтожения для таких дел тоже задан: пункт 31 Правил № 77 требует уничтожать документы с персональными данными и документы ограниченного доступа механическим измельчением на месте. Передавать их подрядчику по переработке вторсырья нельзя, и это единственное расхождение между общей и кадровой процедурами, которое чаще всего нарушают ради экономии на шредере.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение прав по ролям и журнал обращений к документам нужны не только на этапе хранения: именно журнал даёт ту самую выгрузку, которой подтверждается уничтожение.
Электронные документы: уничтожение того, что лежит не на полке
Электронные дела уничтожаются по тому же акту и после того же решения комиссии, но техника другая. Правила № 77 предполагают хранение в системе хранения электронных документов: СХЭД формирует уведомления об истечении сроков хранения и удаляет документы на основании утверждённого акта. Пункт 137 требует от системы программу проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени.
Электронное дело хранится не одним файлом. Контейнер включает основной файл в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронной подписи и файл описания с метаданными: дата, регистрационный номер, вид документа, заголовок, режим доступа, объём. При подписании по доверенности машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа. Когда дело выделяется к уничтожению, удаляется весь контейнер, а не только основной файл.
Отдельная задача возникает с делами, которым до конца срока ещё двадцать или сорок лет. Сертификат подписи действует несколько лет, криптоалгоритмы меняются, и без метки времени и перевода подписи в усовершенствованный формат через десять лет вы получите файл, подлинность которого подтвердить нечем. Перед тем как отправлять дело в долгое хранение, имеет смысл убедиться, что подпись на нём вообще читается.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В сервисе Добыто электронный архив хранит документ вместе с файлом подписи и метаданными и отдаёт комплект целиком при выгрузке. Это нужно проверять у любого поставщика: не «хранит», а именно выгружает, потому что при проверке, при споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не картинка на экране.
Внимание: до подписания договора с оператором выясните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Ответ «данные хранятся защищённо» здесь не годится: нужен перечень лиц с доступом и формат выгрузки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только архив уходит к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача данных ему должна быть основана на согласии работника. Вопрос вендору я советую задавать прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно там не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Ошибки при уничтожении документов и цена каждой
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сумма небольшая, но она никогда не приходит одна.
Отсутствие первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта или отчётности в течение установленных сроков хранения образует грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту по статье 15.11 КоАП РФ: штраф на должностных лиц от 5000 до 10 000 рублей. Дальше подключается налоговая сторона: документы, которых нет, невозможно предъявить по требованию, а расходы, не подтверждённые первичкой, снимаются.
В практике Добыто архив вспоминают не из-за проверки, а из-за запроса по конкретному человеку: бывший работник просит архивную справку о стаже или заработке, а личное дело списано на год раньше из-за ошибки в отсчёте срока. Восстановить сведения потом можно только через Социальный фонд России и контрагентов, и далеко не по всем периодам.
Самые дорогие последствия наступают не по КоАП, а в суде. В трудовом споре или при расследовании несчастного случая доказывать соблюдение процедур обязан работодатель, и документ, уничтоженный раньше срока, автоматически означает проигрыш по этому эпизоду. Стоимость такой ошибки измеряется не штрафом, а восстановлением работника, оплатой вынужденного прогула и компенсацией.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда уничтожать документы не нужно
Освобождение архива не всегда даёт выигрыш, и в трёх ситуациях процедуру лучше отложить.
Первая: по документам идёт или ожидается спор, проверка либо запрос. Дело, затребованное судом, инспекцией труда или следствием, не уничтожается независимо от истечения срока. Формально нарушения нет, фактически вы остаётесь без доказательства.
Вторая: организация относится к источникам комплектования государственного или муниципального архива, а описи дел за соответствующий период ещё не согласованы с ЭПК архивного учреждения. Пока согласование не получено, акт не исполняется, и уничтожение превращается в нарушение, а не в наведение порядка.
Третья: объём небольшой, а дела относятся к личному составу. Пятьдесят лет — это срок, в течение которого по документам выдают архивные справки о стаже и заработке бывшим работникам и их наследникам. Три коробки личных дел не стоят того, чтобы через двадцать лет объяснять человеку, что подтвердить его стаж нечем.
Сценарная таблица: что критично для вашей ситуации
Порядок действий меняется в зависимости от статуса организации и состава дел.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Коммерческая компания, не источник комплектования госархива | Акт согласован своей экспертной комиссией и утверждён руководителем, описи дел по личному составу составлены | Согласование с архивным учреждением не требуется |
| Источник комплектования государственного или муниципального архива | Описи дел постоянного хранения и по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения до уничтожения | Скорость: без согласования акт не исполняется ни при каких сроках |
| В делах есть персональные данные | Шредирование на месте, отдельный акт об уничтожении персональных данных, хранение подтверждения 3 года | Экономия на переработке вторсырья: такие дела подрядчику не передают |
| Дела с отметкой ЭПК | Полистный просмотр и отбор документов постоянного хранения, присоединение их к однородным делам | Списание по одному факту истечения срока |
| Электронные дела в СХЭД или системе КЭДО | Удаление всего контейнера по утверждённому акту средствами системы, сохранение записи в журнале событий | Физическое уничтожение носителя |
| Ликвидация организации | Передача документов по личному составу в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив | Разбор дел с истекшими сроками до передачи |
Для большинства коммерческих организаций критичны первая, третья и пятая строки: они определяют, кто согласует акт, чем уничтожают дела и что остаётся в системе после удаления.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного работника за весь период его работы.
Кейс из практики: в одном из проектов, производственная компания на несколько сотен человек, разбор архива начали с того, что журналы инструктажей и протоколы проверки знаний лежали в одной пачке под общим пятилетним сроком. Комиссия развела их по статье 423 и перенесла журналы на длительное хранение, а на дела по личному составу сделала опись по фамилиям. Через год эта опись закрыла запрос по расследованию за один рабочий день вместо недельного поиска по коробкам.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Разделение по порогу десяти лет — приём практичный, потому что от него зависит физическое место хранения. Документы со сроком до десяти лет живут рядом, ими пользуются, их достают. Дела свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Разложите завершённые дела по этому порогу до того, как соберёте комиссию.»
Стоимость перевода архива в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с учётной системой и отдельная инфраструктура.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Состав каждого тарифа, условия минимальной оплаты и порядок перехода между тарифами перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перевод архива в электронный вид не отменяет сроки хранения и не сокращает их: он меняет только место и способ хранения, а также даёт системе возможность уведомлять об истечении сроков вместо ручной сверки по номенклатуре.
Выводы
Процедура держится на трёх документах и одном условии. Приказ создаёт экспертную комиссию, протокол фиксирует её решение, акт о выделении к уничтожению перечисляет дела и утверждается руководителем, а включить дело в акт можно, только если срок хранения истёк к 1 января текущего года при отсчёте с 1 января года, следующего за окончанием дела делопроизводством. Кадровая специфика добавляет два слоя: документы по личному составу живут 50 или 75 лет, журналы инструктажей — 45 лет, а на персональные данные накладываются требования Роскомнадзора с отдельным актом и выгрузкой из журнала событий.
Мы в Добыто сталкиваемся с разбором архивов на каждом внедрении КЭДО: перед переводом кадровых процессов в электронный вид приходится приводить в порядок номенклатуру дел и разводить сроки хранения по группам. Электронный архив после этого сам напоминает об истечении сроков и отдаёт комплект документа вместе с файлами подписи, поэтому следующая экспертиза ценности проходит по списку, а не по коробкам.
Частые вопросы
Нужно ли обычному ООО согласовывать акт с государственным архивом
Нет, если организация не входит в число источников комплектования государственного или муниципального архива. Тогда достаточно согласования со своей экспертной комиссией и утверждения акта руководителем. Если организация является источником комплектования, описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период сначала согласовываются с ЭПК архивного учреждения, и только после этого акт исполняется. Статус проверяется в договоре с архивом или запросом в архивное учреждение по месту нахождения организации.
Что делать, если документы утрачены при пожаре или заливе, а срок хранения не истёк
Уничтожением это не является, поэтому акт о выделении к уничтожению не составляется. Создаётся комиссия, оформляется акт об утрате документов с перечнем утраченных дел и обстоятельствами, прикладываются подтверждающие документы: справка МЧС, акт управляющей компании, заключение о состоянии помещения. По документам по личному составу дальше принимаются меры к восстановлению сведений: запросы в Социальный фонд России, к контрагентам, к самим работникам. Акт об утрате хранится вместе с учётными документами архива и предъявляется при проверке вместо отсутствующих дел.
Можно ли уничтожить кадровые документы при ликвидации компании
Документы по личному составу при ликвидации не уничтожаются, а передаются в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив: ликвидационная комиссия оформляет передачу на основании договора с архивом. До передачи проводится экспертиза ценности, и дела с истекшими сроками, не относящиеся к личному составу, выделяются к уничтожению в обычном порядке. Передавать нужно именно упорядоченные дела: описи, обложки, нумерация листов, и работу эту закладывают заранее, потому что архив неупорядоченный массив не примет.
Кто может входить в экспертную комиссию, если в штате один кадровик
Ограничений по должностям нет: комиссия формируется из работников организации приказом руководителя. В малой компании в неё обычно входят руководитель или его заместитель, специалист по кадрам и главный бухгалтер. Совмещение председателем комиссии и работником, готовившим проект акта, законом не запрещено, но при проверке выглядит слабее, поэтому председателем лучше назначить не кадровика. Комиссию можно создать на постоянной основе, тогда приказ издаётся один раз, а состав корректируется при кадровых изменениях.
Нужно ли уничтожать бумажные оригиналы после перевода архива в электронный вид
Нет. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь установленный срок, и скан его не заменяет. Сканирование бумажного архива решает задачу поиска и дублирования, но не даёт права уничтожить оригиналы раньше срока. Электронно хранятся только те документы, которые изначально созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью.
Сколько хранить сам акт и протокол экспертной комиссии
Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий хранятся 3 года с момента уничтожения: это прямо установлено приказом Роскомнадзора № 179. Акт о выделении к уничтожению, протокол экспертной комиссии и описи дел остаются в архиве организации: они подтверждают, что дела уничтожены законно, и предъявляются при проверке вместо самих дел. Срок хранения этой группы документов определяется по действующему перечню и фиксируется в номенклатуре дел, а сами акты подшиваются вместе с учётными документами архива.
Работник отозвал согласие на обработку данных: обязаны ли мы уничтожить его личное дело
Нет, пока не истёк срок хранения. Обработка кадровых документов ведётся не на основании согласия, а во исполнение обязанностей работодателя по Трудовому кодексу и требований о хранении по 125-ФЗ, поэтому отзыв согласия сам по себе обязанность уничтожить дело не порождает. Уничтожению по требованию подлежат данные, которые обрабатывались только на основании согласия и только по достижении цели обработки: например, анкеты и материалы кандидата, не принятого на работу. По ним и оформляется акт об уничтожении персональных данных по приказу Роскомнадзора № 179.
