Хранение документов в компании: регламент и сроки 2026

Хранение документов в компании держится на четырёх решениях: какой срок стоит у каждого дела, кто отвечает за его формирование, в какой форме дело живёт и что происходит по истечении срока. Источник сроков один для всех компаний — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: приказы по личному составу и трудовые договоры — 50/75 лет, табели учёта рабочего времени — 5 лет, график отпусков — 3 года. Порядок действий определяет одно различие: документ создан на бумаге или в электронном виде. Бумажный хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Электронный хранится электронно вместе с файлом подписи, и распечатка подлинником не становится.

Разберём, как из этих требований собирается рабочий регламент: структура номенклатуры дел, распределение ответственности по подразделениям, порядок передачи дел в архив и правила уничтожения по истечении срока. Покажем, какие формулировки в положении вызывают вопросы при проверке и почему регламент срывается чаще не на сроках хранения, а на сроках передачи дел из подразделений. Таблица сроков по статьям Перечня № 236, сценарии для компаний разного размера, тарифы на электронный архив на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Пять решений, которые регламент хранения обязан зафиксировать

Право создать собственный архив и организовать хранение документов даёт организации пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Механика при этом одинаковая для всех: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив организации.

Регламент, который действительно работает, закрывает пять вопросов, и по каждому из них ответ должен быть проверяемым:

1. Номенклатура дел. Перечень дел с индексами, заголовками, сроком хранения и ссылкой на статью перечня, по которой этот срок взят.
2. Ответственный за формирование дела. Не отдел кадров целиком, а конкретная должность в каждом подразделении.
3. Форма хранения по каждому виду документа. Бумага или электронный вид, без промежуточных состояний.
4. Момент и порядок передачи дел в архив. Дата, состав описи, кто принимает.
5. Экспертиза ценности и уничтожение. Кто входит в комиссию, как оформляется решение, что делается с документами, срок которых истёк.

Пункт про ответственных выглядит формальностью ровно до первой проверки. Когда в номенклатуре записано «отдел кадров», при расхождении фактического состава дела с описью спрашивать некого, и разбирательство упирается в устные версии.

Что проверить до того, как садиться за текст регламента

Шесть позиций, которые определяют содержание документа. Если ответа нет хотя бы на одну, регламент придётся переписывать после первого же года работы:

• Есть ли действующая номенклатура дел на текущий год и утверждена ли она приказом.
• Какой локальный нормативный акт сейчас описывает порядок хранения и когда он последний раз пересматривался.
• Какие виды документов уже создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью.
• Есть ли работники с вредными и опасными условиями труда: по ним сроки уходят в диапазон 50/75 лет там, где у остальных 5 лет.
• Кто в каждом подразделении фактически собирает дела и знает ли он об этом.
• Что записано в договоре с оператором системы про выгрузку архива при расторжении.

Сроки хранения кадровых документов: таблица по Перечню № 236

Базовый источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Обозначение 50/75 читается так: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет.

Из таблицы видно, где проходит граница ответственности: один и тот же приказ о предоставлении отпуска хранится 5 лет или 50 лет в зависимости от того, подшит он в дело с приказами или в личное дело работника. Решение об этом принимается один раз, при формировании номенклатуры, и переигрывать его через десять лет уже не получится.

Факт: протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет, а журналы инструктажа, вводного и на рабочем месте, — 45 лет. Разница в девять раз проходит внутри одной статьи 423 Перечня № 236, и в обзорах эти подпункты часто подают слитно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Протокол проверки знаний подтверждает событие: человек обучился в такую-то дату. Через три года будет новая проверка, и старый протокол теряет значение. Журнал инструктажей доказывает, что работу по безопасности с человеком вели всё время, пока он у вас работал, и понадобиться он может через двадцать лет, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Поэтому закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.»

Документа нет в перечне: как определить срок

Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, а отдельной строки в Перечне № 236 для них нет. Отсутствие вида документа в перечне не означает, что его можно не хранить: срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, а решение фиксируется в номенклатуре дел. Для журналов учёта и выдачи инструкций разумный ориентир — срок, установленный для самих инструкций по охране труда, либо срок журналов инструктажей.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Когда вида документа нет в перечне, обязательно зафиксируйте обоснование выбранного срока. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется письменно, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Локальные акты: где именно описывается порядок хранения

Порядок хранения не живёт отдельным документом. Он распределён по трём уровням: инструкция по делопроизводству задаёт общие правила, номенклатура дел фиксирует состав и сроки на конкретный год, приказ об утверждении вводит их в действие. Для компаний, которые перешли на кадровый электронный документооборот, добавляется положение о ведении КЭДО, и именно к нему у проверяющих больше всего вопросов.

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ требуют от работодателя описать в локальном акте перечень документов, переводимых в электронный вид, категории работников, которых это касается, порядок доступа к информационной системе и порядок создания и подписания документов. Судебная практика показывает, что суд проверяет наличие этих элементов буквально по списку.

Кейс из практики: работник оспорил увольнение, оформленное через систему КЭДО. У работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, уведомление работника и его письменное согласие, полученное до даты перехода. Кассационный суд отменил решения нижестоящих судов: в материалах дела не оказалось сведений о том, как проводилась идентификация при подписании. При новом рассмотрении выяснилось, что подпись работнику выдали в день подписания заявления об увольнении, а фактически в системе за него действовал другой человек. Спор работодатель проиграл.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Суд смотрит не на формат документа, а на процедуру. Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек вообще им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

В практике Добыто положение о ведении КЭДО чаще всего приходится переписывать в двух местах: перечень документов берут из шаблона вендора, не сверяя со своими процессами, и не описывают, что происходит с документом после подписания — куда он попадает, сколько там лежит и кто имеет к нему доступ.

Соберите положение о ведении КЭДО под свои процессы

Номенклатура дел, личные дела и опись

Номенклатура дел составляется на календарный год и утверждается приказом до его начала. По каждому делу в ней указываются индекс, заголовок, срок хранения и статья перечня, по которой этот срок взят. Ссылка на статью работает через пять лет, когда судьбу дела будет решать другой человек: он увидит основание срока и не станет восстанавливать логику заново.

Личное дело формируется на работника и хранится 50/75 лет, поэтому внутренняя опись документов дела — обязательный элемент, а не факультативный. Опись фиксирует, какие документы в деле были на момент его закрытия. Без неё любой спор о пропавшем документе превращается в спор о том, был ли он там вообще.

Отдельный узел — разграничение доступа. Ситуация, когда доступ ко всему кадровому массиву имеет вся кадровая служба целиком, встречается постоянно и является нарушением требований к обработке персональных данных. В регламенте прописывается, кто и к каким категориям документов допущен, и как этот доступ фиксируется.

На внедрениях Добыто мы начинаем не с настройки маршрутов, а с матрицы ролей: какие категории документов видит кадровик подразделения, какие — руководитель, какие доступны только ответственному за архив. Настроенная до запуска матрица снимает основную часть претензий при проверке обработки персональных данных.

Как описать регламент хранения документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите с каждого подразделения перечень видов документов, которые образуются у них за год, с примерным количеством. Работайте по факту, а не по типовому списку из интернета.
2. Шаг 2. По каждому виду найдите статью Перечня № 236 и выпишите срок дословно, вместе с оговорками про вредные условия и место утверждения.
3. Шаг 3. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Если есть, по отраслевым документам применяйте его сроки.
4. Шаг 4. Определите форму хранения по каждому виду: бумага или электронный вид. Форма хранения определяется формой создания, и решение принимается один раз.
5. Шаг 5. Составьте номенклатуру дел на следующий год, разделив дела по порогу десяти лет: до 10 лет остаются рядом с рабочими местами, свыше 10 лет уходят в архив.
6. Шаг 6. Назначьте приказом ответственных за формирование дел в каждом подразделении и зафиксируйте дату передачи дел в архив организации.
7. Шаг 7. Опишите состав экспертной комиссии, порядок экспертизы ценности и оформления уничтожения документов с истёкшим сроком.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому по журналам инструктажей вы принимаете решение один раз и живёте с ним сорок пять лет.»

Формы для регламента хранения и описи дел

Комплект под задачи этого раздела: начните с описи документов личного дела, она показывает требуемую структуру быстрее любого описания.

Электронное хранение: формат по 578н, подпись и выгрузка

Обязанность обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, закреплена в статье 22.3 ТК РФ. Там же указано, что расходы на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель, а информационная система должна позволять подписывать документ, хранить его и фиксировать факт получения сторонами трудовых отношений.

Состав электронного кадрового документа задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года: сам документ в формате PDF/A-1A, XML-описание, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Эталонные примеры, XML-схемы версий 1.0 и 1.1 и сервис проверки электронных кадровых документов опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений — по нему удобно сверять выгрузку своей системы до того, как файлы понадобятся для проверки.

Практический вопрос к вендору звучит так: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. При проверке, в споре и при смене оператора вам понадобятся файлы, которые можно передать, а не экран системы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «До покупки системы спросите две вещи. Первая: выгружается ли комплект документа в требуемом формате — сам документ, файл подписи отдельно, доверенность, если подписано по ней. Вторая: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдадут документы. Ответ на второй вопрос стоит получить письменно и до подписания, а не через три года.»

Почему подпись перестаёт проверяться раньше, чем истечёт срок хранения

Сертификат электронной подписи действует год или два, а трудовой договор хранится 50 лет. Через десять лет после подписания проверка покажет, что сертификат недействителен, и отличить «подпись была корректной, срок сертификата истёк» от «подпись подделана» станет нечем. Решение состоит из трёх элементов: метка времени на момент подписания, ответ службы о статусе сертификата и периодическое переподписание архивной меткой при смене криптоалгоритмов.

Что остаётся на бумаге

Четыре вида документов в электронный вид не переводятся: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Для регламента это означает, что параллельный бумажный контур сохраняется в любом случае, и описывать его нужно наравне с электронным.

Важный нюанс из практики: компании нередко выдают электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто не останется. Следствие такого решения редко просчитывают: трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге навсегда, а значит, и хранятся на бумаге все 50 лет. Разводить по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней полезно, оставлять приём целиком в бумажном контуре — решение, которое стоит принимать осознанно.

Почему срываются сроки и что это стоит

Сроки хранения нарушают редко, потому что они длинные. Срываются внутренние сроки: передача дел из подразделений в архив, составление номенклатуры на следующий год, проведение экспертизы ценности. Ни один из них не имеет внешнего контролёра, поэтому переносится первым при любой загрузке.

Что критично в разных ситуациях, а что можно отложить:

Строка про вредные условия объясняет, почему универсальный регламент не работает: у компании с производством половина сроков уходит в диапазон свыше десяти лет, а у офисной компании тот же перечень документов укладывается в пять.

Цена ошибки: во что обходится нарушение порядка хранения

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 3000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 5000 до 10 000 рублей на юридическое лицо. Суммы небольшие, и на них обычно и ориентируются, забывая про соседние составы.

Нарушение требований законодательства о хранении документов обществами с ограниченной ответственностью и акционерными обществами попадает под статью 13.25 КоАП РФ, где для юридического лица предусмотрен штраф от 200 000 до 300 000 рублей. Хранение персональных данных дольше, чем требуют цели обработки, квалифицируется по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ: с 30 мая 2025 года это от 150 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо, при повторном нарушении от 300 000 до 500 000 рублей. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ добавляет до 50 000 рублей.

Второй вид издержек не измеряется штрафом. По запросу бывшего работника о стаже архивная справка готовится в срок до 30 дней со дня регистрации запроса, с возможностью продления ещё на 30 дней. Если дело не сформировано и опись отсутствует, эти 30 дней уходят на поиск, а не на подготовку ответа. В сервисе Добыто документы по работнику поднимаются фильтром по сотруднику в разделе архива, и срок ответа определяется не поиском, а подготовкой формулировки.

Когда отдельный регламент хранения не нужен

Компании до 10-15 человек с одним кадровым работником отдельное положение о хранении не требуется. Достаточно номенклатуры дел, утверждённой приказом, и раздела о хранении внутри инструкции по делопроизводству. Отдельный документ в такой ситуации создаёт видимость порядка и не добавляет управляемости: ответственный один, подразделений, между которыми нужно распределять обязанности, нет.

Не нужен отдельный регламент и тогда, когда компания только планирует переход на КЭДО и ещё не выбрала систему. Порядок хранения электронных документов зависит от того, что умеет конкретная система: как она выгружает комплект, как разграничивает доступ, что делает с метками времени. Описывать этот порядок до выбора системы означает переписывать документ дважды. Сначала процессы и система, потом регламент.

Отдельная история — организации, у которых документы отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Там действует собственный порядок согласования номенклатуры дел и описей с архивным учреждением, и внутренний регламент строится вокруг этих согласований, а не вместо них.

Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности подключённых сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес» вместе с интеграцией с 1С и кастомными шаблонами, поэтому для компании, которой архив нужен как элемент регламента хранения, выбор между тарифами определяется не численностью, а этим набором функций. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Понижение и повышение тарифа доступно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для подписания со стороны работодателя выпускается через партнёров-удостоверяющих центров и в стоимость тарифа не входит.

Выводы

Регламент хранения собирается из номенклатуры дел со ссылками на статьи перечня, персонально назначенных ответственных в подразделениях, зафиксированной формы хранения по каждому виду документа, даты передачи дел в архив и порядка экспертизы ценности. Сроки берутся из Перечня № 236 с поправкой на отраслевой перечень, а форма хранения определяется формой создания и обратно не меняется. Внутренние сроки срываются чаще внешних, потому что у них нет контролёра, и единственная защита здесь — конкретная дата и конкретная фамилия в приказе. Для электронных документов к этому добавляется состав комплекта по приказу Минтруда № 578н и метки времени, без которых подпись перестаёт проверяться задолго до истечения срока хранения.

Мы в Добыто разбираем порядок хранения до того, как компания выбирает систему: перечень документов, сроки и разграничение доступа задают требования к платформе. Электронный архив с выгрузкой комплекта в формате, который требует Минтруд, входит в тариф «Бизнес» и настраивается вместе с маршрутами согласования.

Частые вопросы

Сколько хранить документы по медосмотрам и действует ли приказ 29н в 2026 году

Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024 действует до 1 апреля 2027 года, по нему проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры. Документы о диагностике профессиональной пригодности по месту утверждения хранятся постоянно, протоколы и заключения психофизиологических обследований — 50/75 лет, документы о причинах заболеваемости работников — 5 лет с отметкой экспертной комиссии. Сведения о состоянии здоровья относятся к специальной категории персональных данных, поэтому в регламенте для них прописывается отдельный уровень доступа, а не общий доступ кадровой службы.

За какой срок обязаны выдать архивную справку о стаже

Запросы, поступившие в архив организации, исполняются в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях руководитель вправе продлить срок ещё на 30 дней с уведомлением заявителя: основанием служит, например, необходимость просмотра большого объёма документов или размещение хранилища вне основной территории. Если работник обращается к действующему работодателю за документами, связанными с работой, действует другой срок — 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ.

Что делать с кадровыми документами при ликвидации компании

Документы по личному составу с неистёкшими сроками хранения передаются в государственный или муниципальный архив: в Москве это Главархив, в других регионах — уполномоченный архивный орган субъекта. Передача идёт по описи, поэтому дела, которые все годы не формировались и не описывались, придётся обрабатывать перед сдачей, и делать это будет уже ликвидационная комиссия в сжатые сроки. Условия выгрузки электронного архива из системы оператора стоит проверить в договоре заранее.

Можно ли уничтожить документы, если срок хранения истёк, но идёт трудовой спор

Истечение срока по перечню даёт право уничтожить дело, но не обязывает это делать. Пока по документу идёт спор, проверка или расследование несчастного случая, уничтожение лишает вас доказательства, а доказывать соблюдение требований придётся именно работодателю. Экспертная комиссия в таких случаях фиксирует решение о продлении хранения, и это решение оформляется письменно, как и любое другое отступление от типового срока.

Нужно ли распечатывать электронные кадровые документы для проверки

Распечатка электронного документа остаётся его копией и подлинником не становится. Чтобы она имела значение, её заверяют: оператором системы, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Проверяющим предоставляется комплект в электронном виде — документ в PDF/A-1A, XML-описание и файл подписи, — поэтому в регламенте описывается порядок выгрузки комплекта и ответственный за неё.

Кто отвечает за хранение, если кадровый учёт передан на аутсорсинг

Обязанность обеспечить сохранность документов остаётся на работодателе независимо от того, кто ведёт кадровый учёт. Передача документов исполнителю означает передачу персональных данных третьему лицу, и она должна быть основана на согласии работника с указанием, кому именно данные передаются. В договоре с исполнителем фиксируются состав передаваемых документов, порядок возврата и срок, за который они возвращаются при расторжении.