Хранение кадровых документов организация ведёт своими силами, передаёт бумажный массив подрядчику на внеофисное хранение либо держит документы в электронном архиве в составе КЭДО. Сроки заданы жёстко: трудовые договоры, приказы по личному составу и личные карточки хранятся 50 лет, а если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года — 75 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Приказы об отпусках и командировках — 5 лет, график отпусков — 3 года. Главное различие, от которого зависит выбор: документ, созданный на бумаге, остаётся бумажным подлинником до конца срока хранения, и скан его не заменяет; документ, изначально созданный и подписанный электронно, хранится в системе хранения электронных документов, и бумажный дубликат ему не нужен.
Разберём, из чего складывается стоимость каждого варианта и какие документы нельзя увести в электронный вид ни при каком бюджете. Покажем, какие условия договора с архивным подрядчиком проверяются по статье 88 ТК РФ и 152-ФЗ, и какие требования приказ Росархива № 77 предъявляет к электронному делу. Сценарная таблица выбора, чек-лист подготовки, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Бумажный подлинник и электронный документ: почему это разные объекты хранения
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия. Электронный образ — это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Из этого разграничения растёт вся экономика архива: отсканированный трудовой договор с собственноручной подписью остаётся копией, а подлинник продолжает занимать место на полке все 50 лет.
Обратная ситуация работает так же строго. Трудовой договор, подписанный работником усиленной неквалифицированной подписью в системе КЭДО, существует как электронный документ. Печатать его и подшивать в личное дело не нужно: распечатка не станет подлинником, а превратится в ещё одну копию, которую при споре придётся заверять.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Внимание: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Отсюда практическое следствие для бюджета. Компания, проработавшая 15 лет на бумаге, не уменьшит бумажный массив переходом на КЭДО: она перестанет его наращивать. Массив, накопленный до перехода, продолжает жить по правилам бумажного хранения, и решение для него выбирается отдельно от решения для новых документов.
Сколько лет и что именно вы обязаны хранить
Сроки установлены статьёй 22.1 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень определяет и объём «долгого» массива, который придётся хранить полвека независимо от выбранного способа.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | 50 лет; 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50 / 75 лет | приказ Росархива № 236 |
| Личная карточка и личное дело работника | 50 / 75 лет | приказ Росархива № 236 |
| Приказы об отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | приказ Росархива № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; 50 / 75 лет при вредных и опасных условиях труда | ст. 402 Перечня |
| График отпусков | 3 года | п. 453 Перечня |
| Штатное расписание | постоянно | приказ Росархива № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | приказ Росархива № 236 |
Из таблицы видно, где на самом деле лежит нагрузка. Пятилетние приказы и трёхлетние графики уходят на уничтожение сравнительно быстро, а полувековой массив формируют трудовые договоры, приказы по личному составу и личные дела — то есть ровно те документы, которые в КЭДО создаются чаще всего. Для производства с вредными условиями труда к этому добавляются табели, которые хранятся не 5 лет, а 50 или 75.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно даже при идеально настроенной системе.
Что должен уметь электронный архив, кроме папки с файлами
С 17 сентября 2023 года действуют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они заменили правила Минкультуры 2015 года и ввели понятие электронного архивного документа: хранение таких документов ведётся с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). В архив передаётся не файл, а контейнер: основная часть документа в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронной подписи при их наличии и файл описания с метаданными — датой, регистрационным номером, сроком хранения, режимом доступа. Требования к контейнеру описаны в пункте 141 Правил.
Практический смысл этого требования проявляется через 10 лет, когда компания меняет систему или отвечает на запрос проверяющих. Выгрузка папки с PDF без метаданных и без файлов подписи архивным делом не является: подтвердить, кто и когда подписал документ, по такой выгрузке невозможно. Действующая редакция Правил и порядок работы с документами Архивного фонда опубликованы Росархивом на официальном сайте ведомства, там же размещены сопутствующие методические материалы.
Отдельный ориентир для выбора системы — Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Формально они адресованы архивам государственных органов, но как техническое задание при выборе СХЭД работают и для коммерческой компании: там перечислено, что система обязана уметь для поддержания юридической значимости документа. Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка вскрывает главный технический риск долгого хранения. Сертификат подписи действует ограниченный срок, криптоалгоритмы со временем меняются, и через 20 лет обычная подпись на документе может перестать проверяться, хотя сам файл цел. Решение известно: метка времени в момент подписания и наращивание усовершенствованной подписи поверх исходной.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП равнозначность даёт соглашение между участниками обмена. Это соглашение — такой же архивный документ, как сам договор, и храниться оно должно столько же. Проверьте, лежит ли в вашем архиве соглашение с работником об использовании неквалифицированной подписи рядом с документами, которые этой подписью подписаны.»
В практике Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес» и работает как часть системы: документ попадает в него автоматически по завершении маршрута согласования, вместе с журналом действий и метаданными. Отдельной процедуры «сдачи дел в архив» для электронных документов не возникает, но номенклатуру дел и сроки хранения в системе всё равно настраивают руками кадровой службы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Услуги внеофисного хранения: что входит и где заканчивается ответственность подрядчика
Услуга архивного аутсорсинга собирается из нескольких операций, и каждая тарифицируется отдельно: приём-передача дел по описи, архивная обработка (систематизация, формирование и подшивка дел, нумерация листов, составление описей), собственно хранение с помесячной оплатой за единицу хранения, выдача дела или скана по запросу, доставка, уничтожение с составлением акта по истечении срока. Компании в Москве чаще всего приходят к подрядчику не из-за делопроизводства, а из-за арендной ставки: архив за 15 лет занимает помещение, которое дороже склада за городом.
Обязанность обеспечивать сохранность документов при этом остаётся на организации. Статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив, но не позволяет передать вместе с коробами саму ответственность: при утрате личного дела объясняться с бывшим работником и с судом будет работодатель, а не подрядчик.
Второй узел — персональные данные. Личные дела, трудовые договоры и личные карточки целиком состоят из персональных данных работников. Передача архива внешней организации — это поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ: нужен договор поручения с перечнем действий и требованиями к защите. Дополнительно работает статья 88 ТК РФ: сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия работодатель не вправе, кроме случаев, прямо установленных федеральными законами. Практический вывод неприятный для компаний с большим штатом: согласия собираются со всех, включая уволенных, чьи дела лежат в передаваемом массиве.
Полезно знать: порядок хранения и уничтожения кадровых документов уже сформировался как самостоятельная категория трудовых споров, наряду с переводом на КЭДО без согласия работника и ограничением доступа работника к его электронным документам.
Третий узел — сроки выдачи. Статья 62 ТК РФ обязывает выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Запрос бывшего работника социально-правового характера архив исполняет в течение 30 календарных дней со дня регистрации, с возможностью продления не более чем на 30 дней по решению руководителя. Если дела лежат за городом, срок доставки дела съедает эти 3 дня целиком, поэтому в договоре отдельно фиксируют время выдачи скана по запросу.
Полезные шаблоны для наведения порядка в архиве
Комплект закрывает подготовку к переходу и опись существующих дел; начните с положения о ведении КЭДО, оно задаёт правила хранения электронных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
Когда выгоднее свой электронный архив, а когда внеофисное хранение
Выбор определяется не численностью штата, а соотношением двух величин: объёма уже накопленной бумаги и потока новых документов. Внеофисное хранение решает первую задачу и не решает вторую. Электронный архив решает вторую и не решает первую.
| Ситуация в компании | Что критично | Рабочее решение |
|---|---|---|
| До 25 человек, бумаге 2-3 года | Стоимость подключения, простота ведения | Свой шкаф плюс КЭДО на новые документы; внеофисное хранение избыточно |
| 100-500 человек, регулярный найм | Поток новых дел, скорость выдачи копий по статье 62 ТК РФ | Электронный архив в КЭДО, бумажный массив дохранивается на месте |
| Свыше 1000 человек, филиалы и дистанционные работники | Единая точка хранения, журналы действий, доступ работника к своим документам | КЭДО с интеграцией с 1С; внеофисное хранение только для исторического массива |
| Массив за 15-20 лет, переезд или сокращение площадей | Стоимость квадратного метра, согласия работников на передачу персональных данных | Внеофисное хранение с договором поручения по 152-ФЗ |
| Вредные и опасные условия труда | Табели хранятся 50 / 75 лет вместо 5, объём растёт кратно | Электронный архив с настроенной номенклатурой по срокам |
| Ликвидация или реорганизация | Передача документов по личному составу в государственный или муниципальный архив | Архивная обработка и упорядочение дел до подачи документов о ликвидации |
Крайние строки таблицы показывают границу применимости обоих вариантов. Компания в стадии ликвидации не выигрывает от подписки на систему: ей нужна разовая обработка дел и передача их в архив, в Москве это Главархив Москвы. Компания с потоком по 40 приёмов в месяц не выигрывает от склада: она заплатит за хранение той бумаги, которую могла не создавать.
Когда электронный архив не решает задачу
Три ситуации, в которых переход на электронное хранение не даст ожидаемого эффекта. Первая: документы, которые закон требует держать на бумаге. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются бумажными, поэтому папка с делами по увольнениям не исчезнет никогда. Вторая: массив, созданный до внедрения. Оцифровка старых дел даёт удобный поиск, но не право уничтожить подлинники, потому что скан остаётся электронным образом. Третья: компании с нерегулярным кадровым потоком, где 5-7 приёмов в год не оправдывают ни абонентской платы, ни настройки маршрутов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Во что обходится ошибка в организации хранения
Прямой штраф здесь самый мягкий из возможных. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф: на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.
Дороже обходятся смежные составы. Отказ выдать работнику копии документов в трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей на юридическое лицо. Передача личных дел архивному подрядчику без письменного согласия работников, когда оно обязательно, попадает под часть 2 статьи 13.11 КоАП РФ со штрафом до 700 000 рублей на организацию, а обработка без законных оснований по части 1 той же статьи — от 60 000 до 100 000 рублей.
Самая большая сумма при этом не в КоАП. Утраченное личное дело или неподтверждаемая подпись на трудовом договоре означают проигранный трудовой спор: восстановление на работе, оплата вынужденного прогула, компенсация морального вреда. Именно поэтому мы в Добыто сверяем журнал подписания до начала спора, а не после: перед проверками и при увольнениях, на которых ожидается конфликт.
Лайфхак: журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Выгрузите журнал по спорному документу до того, как его выгрузит другая сторона.
Как подготовиться и перевести архив: порядок действий
Подготовка занимает больше времени, чем техническое подключение. Настройка системы измеряется днями, а инвентаризация дел и сбор согласий — неделями, и именно на этом этапе выясняется реальный объём массива. В проектах Добыто дольше всего идёт не настройка маршрутов, а согласование номенклатуры дел с кадровой службой: сроки хранения в системе задаются один раз и потом определяют, что и когда уйдёт на уничтожение.
Что проверить до начала работ
- Номенклатура дел. Есть ли утверждённая номенклатура на текущий год и соответствуют ли сроки в ней приказу Росархива № 236.
- Объём массива. Сколько дел приходится на пятилетние сроки, а сколько на пятидесятилетние: первые уйдут на уничтожение раньше, чем окупится их хранение.
- Просроченные дела. Какие дела уже вышли за срок хранения и подлежат экспертизе ценности и уничтожению по акту.
- Согласия работников. Собраны ли письменные согласия на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и отдельные согласия на передачу персональных данных третьей стороне, если планируется внеофисное хранение.
- Виды подписи. Какие документы каким видом подписи подписываются и заключено ли с работниками соглашение об использовании УНЭП.
- Выгрузка. В каком формате система отдаёт документы при смене поставщика: контейнер с метаданными и файлами подписи или набор PDF.
Как перевести кадровый архив в электронный вид: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: разделите массив на дела с истёкшим сроком, дела на дохранении и текущее делопроизводство. Уничтожьте по акту то, что подлежит уничтожению, до всех остальных работ.
- Шаг 2. Утвердите локальный нормативный акт о КЭДО и приказ о введении, зафиксировав в них перечень документов, категории работников, порядок создания личного кабинета и порядок идентификации при подписании.
- Шаг 3. Уведомите работников и соберите письменные согласия по статье 22.2 ТК РФ. Работник вправе отказаться, и отказ не влечёт для него негативных последствий: для таких сотрудников сохраняется бумажный порядок.
- Шаг 4. Выпустите электронные подписи и разведите во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
- Шаг 5. Настройте в системе номенклатуру дел и сроки хранения, чтобы документ попадал в архив с правильным сроком и метаданными, а не в общую папку.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу на одном подразделении, проверьте выгрузку журнала действий и проверку подписи на готовом документе.
- Шаг 7. Разверните систему на весь штат и отдельно решите судьбу бумажного массива: дохранение на месте, внеофисное хранение либо передача в государственный архив при ликвидации.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Правильно оформленный КЭДО защищает вас, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не работают: оценивается фактическая способность работать в системе, а не подпись в журнале ознакомления. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.»
Кейс из практики: производственная компания на 3200 человек с архивом за 18 лет планировала вывезти весь массив на внеофисное хранение одним договором. На инвентаризации выяснилось, что около трети дел вышли за пятилетний срок хранения, а согласий на передачу персональных данных третьей стороне не было ни у кого. Сначала провели экспертизу ценности и уничтожение по акту, затем вывезли остаток, а новые документы перевели в КЭДО. Объём вывезенного сократился на треть, а поток новой бумаги в архив прекратился.
Стоимость электронного архива в составе КЭДО: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронный архив включён в тариф «Бизнес», на тарифе «Старт» его нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа, а не из объёма архива: количество хранимых документов на цену не влияет. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Выводы
Способ хранения выбирается по происхождению документа, а не по размеру компании. Бумажный подлинник живёт по правилам бумажного архива весь свой срок, и внеофисное хранение только меняет адрес полки, не снимая с работодателя ни обязанности по сохранности, ни требований 152-ФЗ и статьи 88 ТК РФ. Электронный архив закрывает поток новых документов и снимает бумажную стадию целиком, но требует выстроенной СХЭД с контейнерами, метаданными и проверяемой подписью, а увольнение всё равно оставляет часть документов на бумаге.
Мы в Добыто занимаемся именно второй частью задачи: настраиваем номенклатуру и сроки хранения в системе, разводим выдачу подписей и кадровые действия, проверяем выгрузку журналов до того, как она понадобится в споре. Бумажное наследие при этом обсуждается отдельно, потому что оно решается другими инструментами и в другие сроки.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования архива
Нет. Скан бумажного документа — это электронный образ, а не электронный документ: подлинником он не становится и срок хранения оригинала не закрывает. Уничтожить бумажное дело можно только по истечении срока хранения из приказа Росархива № 236 и по результатам экспертизы ценности, с составлением акта о выделении к уничтожению. Оцифровка при этом полезна для скорости поиска и для ответов на запросы, но юридически заменяет только копию.
Кто выдаёт архивную справку бывшему работнику, если дела на внеофисном хранении
Организация, которая эти документы создала: подрядчик выступает хранителем, а не архивом-фондодержателем. Запрос социально-правового характера исполняется в течение 30 календарных дней со дня регистрации, срок может быть продлён не более чем на 30 дней по решению руководителя с уведомлением заявителя. Если работник действующий и запрашивает копии документов, связанных с работой, действует статья 62 ТК РФ с трёхдневным сроком, поэтому порядок срочной выдачи дела прописывают в договоре с подрядчиком.
Что делать с кадровыми документами при ликвидации компании
Документы по личному составу передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, в Москве это Главархив Москвы. Перед передачей дела упорядочивают: формируют, подшивают, нумеруют, составляют описи. Работы по упорядочению занимают время, поэтому их начинают до подачи документов о ликвидации, а не после. Сроки 50 и 75 лет по статье 22.1 125-ФЗ продолжают течь и после закрытия организации.
Нужно ли согласие работника на передачу его личного дела архивному подрядчику
Да. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, прямо установленных ТК РФ и иными федеральными законами. Дополнительно оформляется договор поручения обработки персональных данных по части 3 статьи 6 152-ФЗ с перечнем разрешённых действий и требованиями к защите. Обработка без законных оснований влечёт штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ от 60 000 до 100 000 рублей на организацию.
Что будет с электронными документами при смене системы КЭДО
Переносится не файл, а комплект: основная часть документа в PDF/A, файлы приложений, файлы электронной подписи и файл описания с метаданными — требования к составу контейнера установлены пунктом 141 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Выгрузка одних только PDF без подписей и метаданных делает документы непроверяемыми. Формат выгрузки стоит проверять до подписания договора с поставщиком, а не в момент расставания с ним.
Как показывать электронный архив при проверке инспекции труда
Инспектору предоставляют документ вместе с подтверждением подписания: выгрузкой журнала действий, файлами электронной подписи и локальным актом о КЭДО с перечнем документов и категорий работников. Если требуется бумажная форма, распечатку заверяют с отметкой о верности копии, иначе она остаётся обычной копией. Отдельно проверяются письменные согласия работников на взаимодействие через КЭДО по статье 22.2 ТК РФ: без них электронные кадровые документы уязвимы и при проверке, и в суде.
