Приказ о хранении документов в организации — распорядительный акт, которым руководитель вводит в действие правила работы с документами: назначает ответственного за архив, утверждает номенклатуру дел и положение об архиве, создаёт экспертную комиссию, задаёт сроки передачи дел из подразделений. Сроков хранения приказ не устанавливает: они берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Обязательные пункты у любого варианта одинаковы: предмет приказа, перечень утверждаемых документов, ответственные лица с должностями, дата введения порядка, контроль исполнения. Объём приказа определяет одно различие: для бумажного архива хватает ответственного, номенклатуры и режима помещения, для электронного добавляются система хранения, форматы, порядок доступа и проверка сохранности по Правилам Росархива № 77.
Разберём каждый обязательный пункт с формулировками, которые проходят проверку, и покажем чек-лист сверки до подписания. Отдельно — что нельзя перевести в электронный вид даже при внедрённом КЭДО и какие пункты приказа суд читает при трудовом споре. Сроки хранения по группам документов, цена ошибки в рублях по КоАП, сценарная таблица под разные типы компаний, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что утверждает приказ о хранении документов и на чём он держится
Приказ сам по себе не создаёт правил хранения. Он вводит в действие документы, в которых эти правила описаны: номенклатуру дел, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкцию по делопроизводству. Поэтому текст приказа короткий, а вес несут приложения к нему.
Право организации самостоятельно создать архив и организовать хранение документов закреплено пунктом 2 статьи 13 125-ФЗ. Обязанность обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков — статья 17 того же закона. Порядок работы с архивом задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: они действуют с 17 сентября 2023 года и заменили Правила Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Оформление самого приказа как организационно-распорядительного документа идёт по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Полезно знать: хранение документов остаётся самой регламентированной областью управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный. В конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив.
Кадровые документы регулируются проще остальных: Трудовой кодекс обязывает организацию хранить документы, но порядок хранения в нём не описан. Финансовые документы идут по более строгой базе, потому что это первичные документы учёта и они подлежат аудиту. Приказ закрывает пробел между обязанностью хранить и отсутствием описанной процедуры.
Обязательные пункты приказа: что проверяют при инспекции и в суде
Ниже — состав пунктов, без которых приказ не работает как основание для действий кадровой службы и архива. Формулировки в третьем столбце показывают, откуда взято требование.
| Пункт приказа | Что фиксируется | Основание |
|---|---|---|
| Заголовок и предмет | «О порядке хранения документов», дата, регистрационный номер, место издания | ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
| Утверждение номенклатуры дел | Номенклатура на календарный год, бумажные и электронные дела разведены | Правила Росархива № 77 |
| Ответственный за хранение и архив | Должность и ФИО, что именно закреплено, кто замещает на время отсутствия | Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ |
| Экспертная комиссия | Состав комиссии и положение о ней, порядок экспертизы ценности документов | Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 |
| Положение об архиве | Состав документов архива, задачи, функции и права подразделения | Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 |
| Сроки передачи дел в архив | Когда подразделения сдают сформированные дела и кто принимает | Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ |
| Хранение электронных документов | СХЭД или физически обособленные носители, форматы, реестр файлов | Правила № 77, статья 22.3 ТК РФ |
| Доступ к документам с персональными данными | Круг допущенных лиц, порядок выдачи дел и возврата | 152-ФЗ |
| Порядок уничтожения | Акт о выделении к уничтожению, способ, исключающий восстановление содержания | Правила Росархива № 77 |
| Контроль исполнения | Кто контролирует и с какой периодичностью отчитывается | ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
Из таблицы видно, где чаще всего образуется дыра: пункт про электронные документы либо отсутствует, либо сводится к фразе «хранить в информационной системе». Такая формулировка не отвечает ни на один вопрос проверяющего — ни где лежат файлы, ни кто отвечает за их читаемость через десять лет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о хранении оценивают не по объёму, а по тому, можно ли по нему найти документ и подтвердить его подлинность. Мы всегда добавляем пункт с порядком идентификации и фиксации ответственных: если в локальном акте порядок не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи. Проверьте свой приказ на один вопрос: понятно ли из него, кто и по какому основанию выдаёт дело на руки.»
Что собрать до того, как готовить проект приказа
Приказ, написанный до инвентаризации, приходится переиздавать через месяц. Проверьте пять позиций:
- Состав дел. Какие дела фактически ведутся в подразделениях и совпадают ли они с действующей номенклатурой.
- Год окончания делопроизводства. От него зависит срок хранения документов по личному составу: 50 или 75 лет.
- Помещение и оборудование. Где физически лежат дела, кто имеет ключи, чем закрыт доступ посторонних.
- Электронный контур. В какой системе создаются кадровые документы, выгружаются ли из неё журналы действий и в каком формате хранятся файлы подписи.
- Статус организации. Является ли компания источником комплектования государственного или муниципального архива: от этого зависит согласование номенклатуры и описей.
Как выглядит текст приказа и какие формулировки работают
Структура распорядительной части строится по одной схеме: основание, глагол «приказываю», нумерованные пункты с исполнителями и сроками, пункт о контроле. Основание указывается конкретно: «В соответствии со статьями 13 и 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77». Общая ссылка «в целях упорядочения работы с документами» цели не выполняет: она не позволяет понять, какое требование исполняется.
Дальше идут пункты действия. Рабочая формулировка называет должность, действие и срок: «Назначить ответственным за хранение, учёт и использование архивных документов начальника отдела кадров», «Утвердить номенклатуру дел на 2026 год (приложение 1)», «Установить, что дела передаются в архив не позднее 1 марта года, следующего за годом окончания делопроизводства». Формулировки без срока и без должности превращают приказ в декларацию.
Отдельный пункт закрепляет электронные документы: наименование системы хранения, форматы файлов, порядок резервного копирования и периодичность проверки сохранности. В практике Добыто именно этот пункт чаще всего дописывают задним числом, когда компания уже подписывает кадровые документы электронной подписью, а приказ описывает только шкафы и стеллажи.
Лайфхак: восемь элементов стратегии долговременной сохранности по ГОСТ Р 57762-2017 — читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность — удобно превратить в пункты приложения к приказу: получается готовый регламент проверки электронного архива.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите приказ электронной подписью руководителя
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Образцы приказов и положений для оформления хранения документов
Комплект собран под задачу: начните с приказа об утверждении локального нормативного акта, он задаёт форму распорядительной части для любого документа этого типа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Как издать приказ о хранении документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию дел по подразделениям и сверьте фактический состав с действующей номенклатурой.
- Шаг 2. Определите сроки хранения по Перечню, утверждённому приказом Росархива № 236, и по статье 22.1 125-ФЗ для документов по личному составу.
- Шаг 3. Подготовьте приложения: номенклатуру дел на год, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, порядок хранения электронных документов.
- Шаг 4. Согласуйте проект с руководителем кадровой службы, юристом и ответственным за информационную безопасность, а при статусе источника комплектования — с профильным архивом.
- Шаг 5. Оформите приказ по ГОСТ Р 7.0.97-2016, укажите ответственных с должностями и сроки исполнения, подпишите у руководителя.
- Шаг 6. Ознакомьте под подпись всех, кто назван в приказе, и зарегистрируйте документ в журнале приказов по основной деятельности.
- Шаг 7. Через квартал проверьте исполнение: переданы ли дела в архив, ведётся ли реестр электронных файлов, назначен ли замещающий на время отпуска ответственного.
Сроки хранения, которые приказ изменить не может
Сроки задаются нормативными актами, а приказ их только воспроизводит. Сократить срок внутренним документом нельзя, увеличить — можно, и иногда это осознанное решение при длинных судебных рисках.
| Группа документов | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года | 50 лет | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Те же документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года | 75 лет | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Штатные расписания | Постоянно | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Локальные нормативные акты организации | Постоянно | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Кадровые документы, созданные в системе КЭДО | Как у бумажных аналогов | Статья 22.3 ТК РФ |
Разбивка по датам объясняет, почему в одной организации соседствуют дела с разными сроками: рубеж 1 января 2003 года режет массив личных дел пополам. Полный список групп документов с индексами статей опубликован в Перечне типовых управленческих архивных документов на сайте Федерального архивного агентства, там же приведена инструкция по его применению.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Электронный архив: что дописать в приказ при работе в КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ возлагает на работодателя сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и относит расходы на их создание, использование и хранение на работодателя. Правила Росархива № 77 разрешают хранить электронные архивные документы в системе хранения электронных документов или на физически обособленных носителях и требуют учёта на уровне отдельных файлов: наименование, дата изменения, размер, формат.
Практический смысл в том, что приказ должен назвать конкретную систему и конкретного ответственного. Формулировка «электронные документы хранятся в информационной системе организации» не позволяет провести ни одну проверку сохранности. Рабочий вариант перечисляет: наименование системы, форматы хранения файлов и файлов подписи, периодичность резервного копирования, порядок доступа работников к своим документам, порядок выгрузки журналов действий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Выгрузка журналов — отдельный пункт, который окупается в споре. Система должна показывать, кто и когда выдал ключ подписи, кто входил в личный кабинет, когда документ был отправлен и получен. В сервисе Добыто такие журналы выгружаются по конкретному документу и по конкретному работнику, поэтому в приказе имеет смысл сразу закрепить, кто вправе запрашивать выгрузку и в какой срок она готовится.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом, и это путают постоянно. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Впишите в приказ, кто в вашей компании вправе делать такую отметку, иначе в нужный момент заверять будет некому.»
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу.
К той же группе относятся трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. В приказе это отражается отдельным пунктом: перечень документов, которые остаются бумажными, и место их хранения. Иначе через год компания обнаруживает, что часть дел не сформирована ни в бумажном, ни в электронном контуре.
Ошибки в приказе и во что они обходятся
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей для граждан, от 3000 до 5000 рублей для должностных лиц, от 5000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Суммы небольшие, и именно поэтому тему откладывают.
Дороже стоит другая статья. По статье 13.25 КоАП РФ за неисполнение обязанности по хранению документов, которое предусмотрено законодательством об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью, штраф на должностных лиц составляет от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Разница в порядке величины между двумя составами объясняет, почему приказ о хранении в акционерном обществе пишут подробнее, чем в небольшом ИП.
Третья статья расходов не имеет фиксированного тарифа. Это проигранный трудовой спор. Практика по КЭДО показывает, что суд проверяет не формат документа, а процедуру: было ли положение о кадровом электронном документообороте, утверждён ли перечень документов и категорий работников, описан ли порядок идентификации при подписании, когда и при каких обстоятельствах выдана подпись. В одном из разобранных сюжетов работодатель прошёл три инстанции с корректно оформленным положением и согласием работника, а проиграл после возврата дела из кассации: подпись выдали работнику в день подачи заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и всё это зафиксировала его же информационная система.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Та же система, которая фиксирует действия работника, покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.»
Кейс из практики: в производственной компании на 900 человек приказ о хранении описывал только бумажный архив, а кадровые документы уже полтора года подписывались в системе. При запросе документов по спору кадровая служба не смогла подтвердить, кто выдавал подписи в первый месяц работы системы: журнал был, но ответственный за его выгрузку в приказе не значился, а сотрудник, который этим занимался, уже уволился. Приказ переиздали, добавив ответственного за электронный архив и срок хранения журналов действий; сверка по остальным 4 месяцам заняла 2 недели.
Когда отдельный приказ о хранении документов не нужен
Если в организации действует инструкция по делопроизводству, в которой уже описаны номенклатура, порядок формирования дел, передача в архив и уничтожение, отдельный приказ дублирует её. В этом случае издаётся приказ об утверждении инструкции и назначении ответственного, а не самостоятельный документ о хранении.
Второй случай — микропредприятие, которое по статье 309.2 ТК РФ отказалось от локальных нормативных актов и работает по типовой форме трудового договора. Обязанность хранить документы это не отменяет, но городить систему из положения об архиве и экспертной комиссии смысла нет: достаточно приказа о назначении ответственного и номенклатуры дел.
Третий случай — хранение передано сторонней организации по договору. Тогда приказ фиксирует не режим помещения и стеллажей, а порядок передачи, доступа и возврата дел, а также ответственного за взаимодействие с хранителем. Правила № 77 допускают такую модель для электронных архивных документов коммерческих организаций.
| Сценарий | Что критично в приказе | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 100 человек, архив только бумажный | Ответственный, номенклатура дел, режим помещения, порядок уничтожения | Положение об архиве как о подразделении |
| Компания работает в КЭДО | Система хранения, форматы и реестр файлов, доступ работников, выгрузка журналов | Детализация оборудования архивохранилища |
| Организация — источник комплектования государственного архива | Положение об архиве и об экспертной комиссии, согласование номенклатуры и описей | Внутренние сроки сдачи дел без привязки к согласованию |
| Хранение передано по договору сторонней организации | Порядок передачи, доступа и возврата дел, ответственный за взаимодействие | Требования к собственному помещению |
| Реорганизация или ликвидация | Порядок передачи документов по личному составу и сроки их упорядочения | Номенклатура дел на следующий год |
Сценарии различаются не объёмом текста, а тем, какой пункт первым спросят при проверке. У компании в КЭДО спросят про журналы и доступ, у источника комплектования — про согласованную номенклатуру, у ликвидируемой организации — про передачу личных дел. В практике Добыто мы начинаем внедрение с пилотной группы и сверяем на ней формулировки приказа: расхождение между текстом документа и тем, как система реально хранит файлы, вылезает уже на первых 20-30 сотрудниках.
Стоимость электронного архива и хранения кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП входят не во все тарифы. Данные приведены на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», электронный архив, кастомные шаблоны, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и того, нужен ли электронный архив с интеграцией: тариф «Старт» ограничен 25 сотрудниками, а архив и модуль для 1С относятся к тарифу «Бизнес». Актуальный состав функций по каждому пакету и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Приказ о хранении документов работает как рамка: он вводит номенклатуру дел, положение об архиве, состав экспертной комиссии и порядок работы с электронными документами, а сами сроки берёт из 125-ФЗ и Перечня Росархива. Обязательный минимум — предмет, утверждаемые приложения, ответственные с должностями, сроки передачи дел, порядок доступа и уничтожения, контроль исполнения. Отдельный пункт про электронный контур перестал быть опцией: с 17 сентября 2023 года действуют Правила Росархива № 77 с учётом на уровне файлов, а статья 22.3 ТК РФ прямо возлагает сохранность электронных документов на работодателя.
Мы в Добыто ведём кадровые документы вместе с электронным архивом и журналами действий, поэтому пункты приказа про систему хранения, доступ работников и выгрузку подтверждений закрываются настройками, а не отдельным регламентом на бумаге.
Частые вопросы
Нужно ли переиздавать приказ каждый год?
Сам приказ о порядке хранения действует до отмены или изменения. Ежегодно обновляется приложение к нему — номенклатура дел на календарный год, поскольку структурные подразделения формируют дела именно по номенклатуре текущего года. Отдельным коротким приказом достаточно утвердить новую номенклатуру, не переписывая основной документ. Переиздание требуется при смене ответственного, изменении системы хранения или структуры компании.
Кто подписывает приказ, если директор в отпуске?
Приказ подписывает лицо, которому право подписи передано приказом о распределении обязанностей или доверенностью, с указанием фактической должности подписанта. Подписывать за руководителя с проставлением его фамилии нельзя: при споре такой документ оспаривается по порокам оформления. При электронном подписании используется подпись самого подписанта, а не сертификат руководителя.
Можно ли хранить кадровые документы только в облаке подрядчика?
Правила Росархива № 77 допускают хранение электронных архивных документов в системе хранения электронных документов, а для коммерческих организаций возможна передача хранения сторонней организации. Ответственность за сохранность остаётся на работодателе по статье 22.3 ТК РФ, поэтому в приказе фиксируются наименование системы, порядок доступа, резервное копирование и порядок возврата данных при расторжении договора.
Что делать со старым бумажным архивом после перехода на электронный документооборот?
Бумажные дела остаются на хранении до истечения их сроков: перевод на электронный документооборот не сокращает сроки и не отменяет обязанность хранить уже сформированные дела. Сканирование бумажного подлинника создаёт электронный образ, а не электронный документ, и подлинником он не становится. В приказе разделяют два массива: закрытые бумажные дела с указанием места хранения и новые дела, которые формируются в электронном виде.
Обязательна ли экспертная комиссия в небольшой компании?
Экспертная комиссия создаётся для экспертизы ценности документов и отбора дел к уничтожению; примерное положение о ней утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 43. В компании с несколькими сотрудниками комиссия из трёх человек формально возможна, но чаще функции закрепляются за ответственным за архив с оформлением акта о выделении документов к уничтожению. Уничтожение без акта — самостоятельное нарушение правил хранения.
Как в приказе учесть документы по медосмотрам?
Документы по обязательным медицинским осмотрам относятся к сведениям о здоровье, то есть к специальной категории персональных данных, и в приказе для них закрепляется отдельный режим доступа и место хранения, отличное от общего массива личных дел. Сроки берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236, а порядок обработки — из правил обработки персональных данных организации.
Работник просит копию приказа о своём приёме на работу. Как это отражается в приказе о хранении?
Порядок выдачи копий закрепляется отдельным пунктом: кто принимает заявление, кто готовит копию, кто заверяет отметкой о верности. Заверить распечатку электронного документа может организация, оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр или нотариус, и круг уполномоченных лиц внутри компании определяется именно приказом. Без такого пункта заявления работников обрабатываются по устной договорённости, что при проверке подтвердить нечем.
