Делопроизводство в организации держится на трёх опорах: комплект обязательных документов, номенклатура дел и сроки хранения. Минимальный набор, который спрашивает государственная инспекция труда, — трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и документы по персональным данным. Сроки хранения задаёт не Трудовой кодекс, а 125-ФЗ об архивном деле и Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Главное различие, от которого зависит вся полка с личными делами: дела по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет.
Разберём, как собрать номенклатуру дел, что кладут в личное дело и чего в нём быть не должно, какие документы по статье 22.1 ТК РФ навсегда остаются на бумаге. Покажем, почему приказ о приёме на работу с 22 ноября 2021 года перестал быть обязательным и как это меняет журнал регистрации. Сроки хранения по группам документов, таблица допустимых видов подписи, сценарии для 30, 300 и 3000 сотрудников, стоимость перехода на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательный комплект кадровых документов: с чего начинается порядок
Проверка начинается не с архива, а с перечня документов, которые организация обязана иметь независимо от численности. Это трудовые договоры со всеми работниками, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график отпусков, табели учёта рабочего времени, документы по охране труда и пакет по персональным данным: положение об обработке, согласия работников, приказ о назначении ответственного. Отдельным блоком идут приказы по личному составу и личные карточки.
Личное дело Трудовой кодекс для коммерческих организаций не требует. Обязательным оно остаётся только для государственной и муниципальной службы. Но если компания завела личные дела, состав и порядок ведения она фиксирует в локальном нормативном акте, и дальше эти дела хранятся по общему правилу 50 или 75 лет. Заводить личные дела без ЛНА — самый частый способ получить папку, в которой лежит всё подряд, включая документы, которые работодатель хранить не вправе.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс говорит, что организация обязана хранить кадровые документы, но не говорит, как именно хранить. Порядок вы определяете сами и закрепляете локальным актом: кто ведёт дела, где они лежат, кто имеет доступ. Проверьте, есть ли у вас такой документ: если его нет, любое расхождение в составе папок инспектор будет трактовать не в вашу пользу.»
Как провести аудит кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте список работников из учётной системы со списком папок и трудовых договоров. Расхождения по уволенным за последние три года дают первый список пропавших документов.
- Шаг 2. Проверьте комплектность по каждому работнику: трудовой договор, дополнительные соглашения, согласие на обработку персональных данных, листы ознакомления с ЛНА, приказы о переводах и отпусках.
- Шаг 3. Проверьте локальные нормативные акты на актуальность реквизитов. С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025: при изменении наименования или кода должности потребуются приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
- Шаг 4. Разнесите документы по группам сроков хранения: 3 года, 5 лет, 45 лет, 50 или 75 лет, постоянно. Это основа будущей номенклатуры дел.
- Шаг 5. Отметьте документы, по которым истёк срок хранения. Уничтожать их можно только по акту, после экспертизы ценности, а не по решению одного кадровика.
- Шаг 6. Составьте список недостающих документов и назначьте ответственного за восстановление с конкретной датой. Восстановление подписи уволенного работника задним числом невозможно, поэтому по таким позициям фиксируется объяснительная и служебная записка.
Сроки хранения кадровых документов: 3 года, 5 лет, 50 и 75 лет
Сроки хранения установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а рубеж 50 и 75 лет закреплён статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Ниже — группы, на которые чаще всего приходятся ошибки при формировании дел.
| Документ | Срок хранения | Основание и оговорка |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | 50 или 75 лет | Статья 22.1 125-ФЗ: 75 лет, если делопроизводство по делу завершено до 01.01.2003 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 или 75 лет | Перечень № 236, документы по личному составу |
| Личное дело работника, личная карточка | 50 или 75 лет | Тот же рубеж 2003 года |
| Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 5 лет | Перечень № 236, приказы по административно-хозяйственным вопросам |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет | 50 или 75 лет при вредных и опасных условиях труда |
| График отпусков | 3 года | Перечень № 236 |
| Акты о несчастных случаях на производстве | 45 лет | Перечень № 236, хранятся отдельно от личных дел |
| Штатное расписание | постоянно | Перечень № 236, по месту разработки и утверждения |
Из таблицы следует практическое правило комплектования: в одно дело нельзя подшивать документы с разными сроками хранения. Приказы об отпусках, которые хранятся 5 лет, и приказы о переводах, которые хранятся полвека, формируются в отдельные дела, иначе всю папку придётся держать по максимальному сроку и оплачивать её место в архиве десятилетиями. Разъяснения по спорным позициям Перечня опубликованы в инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Федерального архивного агентства: там разобрано, какие статьи применяются по месту разработки документа, а какие — во всех организациях.
Факт: на одного работника приходится около 30 кадровых документов в год. В деньгах бумажный оборот обходится примерно в 2000 рублей в год на человека: сама бумага, курьерская доставка от 400 рублей за адрес, аренда места под шкафы и время кадровой службы на администрирование.
Номенклатура дел: документ, без которого архив превращается в склад
Пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Механика такая: в конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Номенклатура дел — не формальность ради проверяющего, а таблица соответствия между индексом дела, его заголовком, сроком хранения и статьёй Перечня. Без неё невозможно ни составить опись, ни провести экспертизу ценности, ни законно уничтожить документы с истёкшим сроком.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, который заменил ранее действовавший приказ Минкультуры № 526. Для электронных дел действуют те же правила формирования: индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения. Меняется только носитель и способ проверки целостности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с кадрами, и требования к бумаге переносятся на электронный вид почти без изменений. Поэтому переход в электронный документооборот начинается не с покупки системы, а с номенклатуры дел: если её нет на бумаге, в электронном архиве получится та же неразобранная куча, только без физического веса. Сначала номенклатура и сроки, потом система.»
В практике Добыто аудит делопроизводства перед подключением начинается именно с номенклатуры и перечня ЛНА, а не с настройки маршрутов согласования. Маршрут, построенный поверх неразобранного архива, повторяет старый беспорядок в новом интерфейсе.
Шаблоны документов для наведения порядка в кадрах
Комплект для базовой сборки делопроизводства: начните со штатного расписания, от него выстраивается вся структура дел и приказов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Личное дело: состав, доступ и документы, которых в нём быть не должно
В личное дело обычно подшивают копию паспорта и документов об образовании, анкету, заявление о приёме, трудовой договор с дополнительными соглашениями, приказы о переводах, согласие на обработку персональных данных, листы ознакомления с локальными актами. Копии документов работник предоставляет добровольно, и хранить их работодатель вправе только при наличии согласия и при цели, которая указана в этом согласии. Хранить копию паспорта без обоснованной цели — нарушение статьи 86 ТК РФ и 152-ФЗ, а не мелкая небрежность.
Медицинские документы в личное дело не кладут. Заключения по обязательным предварительным и периодическим медосмотрам, которые проводятся по Порядку, утверждённому приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, относятся к специальной категории персональных данных и хранятся отдельно, с ограниченным кругом допущенных лиц. В личном деле остаётся только направление на медосмотр и отметка о его прохождении. Приказ 29н действует до 1 апреля 2027 года, поэтому порядок в 2026 году не меняется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: когда работодатель сам регистрирует сотрудников в системе электронного документооборота и передаёт туда их данные, сервис становится лицом, обрабатывающим персональные данные по поручению оператора. Согласие на такую передачу собирает работодатель, а не сервис.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разбирательства по личным делам почти всегда упираются в один вопрос: на каком основании у вас лежит этот документ. Если в согласии указана цель, а документ к ней отношения не имеет, объяснить его наличие нечем. Перед тем как подшивать копию в дело, проверьте, названа ли цель её обработки в согласии работника.»
Приказ о приёме на работу: обязателен ли он и как регистрировать приказы
С 22 ноября 2021 года статья 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ звучит так: приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издавать вправе, но не обязан. Обязанность издавать приказ сохранилась только там, где этого требуют другие нормы или собственный локальный акт компании. Практика при этом инерционна: большинство организаций продолжают издавать приказ по форме Т-1, потому что на него завязаны учётная система, табель и передача данных в бухгалтерию.
Решение принимается один раз и фиксируется в ЛНА. Если компания отказывается от приказа о приёме, из регламентов убираются все ссылки на него, иначе получится расхождение между локальным актом и реальным комплектом документов. Если приказ остаётся, он регистрируется в журнале приказов по личному составу с собственной нумерацией, отдельной от приказов по основной деятельности и от приказов по административно-хозяйственным вопросам. Смешение трёх потоков нумерации — причина, по которой при проверке невозможно доказать, что приказ издан именно в указанную дату.
Работнику, который получил уведомление в личном кабинете и не понимает, что делать с пришедшим приказом, полезно знать: ознакомление с приказом не означает согласия с его содержанием. Отметка об ознакомлении подтверждает только факт того, что документ доведён до сведения. Несогласие оформляется отдельным заявлением или обращением в ГИТ, а отказ поставить отметку об ознакомлении фиксируется актом и не отменяет действия приказа.
Что можно перевести в электронный вид, а что останется на бумаге
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, но с закрытым списком исключений. На бумаге остаются: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично. Всё остальное переводится в электронный вид при условии, что вид подписи соответствует документу.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительное соглашение | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, графики, табели, служебные записки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | только бумага | собственноручная подпись |
Ошибка в этой таблице стоит дороже переоформления документа: трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью вместо УНЭП, юридически не считается заключённым в электронной форме, а значит комплект придётся собирать заново, уже с риском спора о дате начала работы.
Отдельный вопрос — согласия. По статье 22.2 ТК РФ работодатель получает письменное согласие работника на взаимодействие через КЭДО. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату не было трудового стажа. Для дистанционных работников действует свой режим: порядок обмена электронными документами регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе, отдельное согласие на КЭДО с ними не собирают.
Полезно знать: два потока сотрудников лучше не смешивать. Дистанционных оформляют по правилам главы о дистанционной работе и отдельным ЛНА, остальных — через письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. Роструд по вопросу согласия придерживается буквального толкования: согласие берут в письменной форме.
Соберите приказ о введении электронного кадрового документооборота
Электронный архив: как документ доживёт до 50 лет и останется проверяемым
Срок хранения не меняется от смены носителя: трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет. Проблема в другом: сертификат подписи действует год или два, а криптоалгоритмы за полвека меняются несколько раз. Документ, подписанный действующим сертификатом в 2026 году, без дополнительных мер к 2040 году превратится в файл, подлинность которого технически не подтверждается.
Решение — усовершенствованная подпись с меткой доверенного времени: к подписи добавляется штамп времени, подтверждающий, что подпись была создана, когда сертификат действовал, а затем поверх формируется архивная метка с периодическим переподписанием при смене алгоритмов. Требования к системам, которые это обеспечивают, описаны в Типовых функциональных требованиях к СЭД и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «ГОСТ Р 57762-2017 перечисляет восемь свойств, которые архив обязан удерживать: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Проверить это просто: попросите выгрузить документ пятилетней давности вместе с файлом подписи и убедитесь, что подпись проверяется на стороннем инструменте, а не только внутри самой системы.»
В Добыто электронный архив входит в тариф вместе с маршрутами согласования, и документ уходит в архив только после того, как собраны все подписи по маршруту. Неподписанного документа в архиве физически не появляется, что снимает типовую претензию проверяющих к бумажным делам.
Важный нюанс из практики: при бумажном хранении поиск оригинала пятилетней давности занимает не минуты. У части компаний архивы вынесены на отдельные этажи или в ангары в нескольких километрах от офиса, и на выемку одного документа закладывается отдельный рабочий день с выездом. В электронном архиве та же задача решается запросом по реквизитам.
Архивная справка и выдача документов работнику: сроки и формулировки
Два разных срока, которые регулярно путают. Действующему или уволенному работнику копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней — это статья 62 ТК РФ, и она же обязывает заверять копии надлежащим образом и выдавать их бесплатно. Архивная справка о стаже или заработной плате — другой жанр: она выдаётся по архивным документам, и запрос социально-правового характера исполняется в срок не более 30 дней со дня регистрации по части 3 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ, с возможностью продления ещё на 30 дней при обязательном уведомлении заявителя.
Архивная справка составляется на бланке организации, содержит ссылки на номера дел, листов и описи, по которым сведения подтверждены, и подписывается руководителем и лицом, ответственным за архив. Справка без указания архивных шифров для Социального фонда России не доказательство: подтвердить стаж по ней невозможно, а работник вернётся с повторным запросом.
Запросы по уволенным приходят и через 10, и через 20 лет, и отвечать на них организация обязана, пока существует. Ликвидация не отменяет обязанности: документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, а не уничтожаются.
Пять ошибок в кадровом делопроизводстве и во что они обходятся
Первая. Сквозная нумерация приказов без разделения на потоки. Экономия на журналах оборачивается тем, что при проверке нельзя доказать дату издания приказа, а значит и соблюдение сроков уведомления работника.
Вторая. Отсутствие номенклатуры дел. Уничтожение документов без акта и экспертизы ценности подпадает под статью 13.20 КоАП: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 5000 до 10 000 рублей, на должностное — от 3000 до 5000 рублей. Сумма небольшая, цена последствий выше: восстановить уничтоженные приказы по личному составу невозможно, а запросы по стажу продолжат приходить.
Третья. Хранение копий паспортов и медицинских документов без основания и без разграничения доступа. Здесь работает уже не Трудовой кодекс, а 152-ФЗ и надзор Роскомнадзора.
Четвёртая. Неверный вид подписи в электронных документах. Документ, подписанный не той подписью, в споре не работает как доказательство, а сам факт нарушения порядка оформления попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП: штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей.
Пятая. Перевод в электронный вид документов из закрытого перечня статьи 22.1 ТК РФ. Электронный приказ об увольнении или электронный лист инструктажа по охране труда юридической силы не имеют, при этом бумажный оригинал уже не оформлен.
Кейс из практики: распределённая розничная сеть, около 6000 сотрудников на старте проекта и найм порядка 1500 человек в месяц, тратила на курьерскую доставку кадровых документов по городу от 400 рублей за адрес. Пилот на части документов запустили за месяц, после чего перевели оформление приёма целиком. В другой компании численностью около 1000 человек прямые расходы на бумажный кадровый оборот считали отдельно: получилось порядка 6 миллионов рублей в год.
Когда переводить делопроизводство в электронный вид не нужно
Компания до 15 человек в одном офисе с текучестью в несколько человек в год экономии не получит: бумажный комплект собирается за час, а расходы на подписи и абонентскую плату превысят стоимость бумаги. Здесь выгоднее вложиться в номенклатуру дел и шаблоны, а не в систему.
Второй случай — производство, где основная масса документов приходится на инструктажи по охране труда и акты, то есть на то, что по статье 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводится. Автоматизировать останется небольшую часть оборота, и срок окупаемости растянется.
Третий — компания в процессе реорганизации или смены учётной системы. Пока не зафиксирована оргструктура и штатное расписание, любой маршрут согласования придётся перестраивать через месяц.
Что критично при 30, 300 и 3000 сотрудниках
Набор приоритетов меняется вместе с численностью и географией. Ниже — четыре типовых сценария и то, на чём в каждом из них стоит сосредоточиться в первую очередь.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 30 человек, один офис | Комплект обязательных ЛНА, согласия по 152-ФЗ, раздельная нумерация приказов, сроки хранения | Интеграция с учётной системой, сложные маршруты согласования |
| 100-500 человек, несколько площадок | Номенклатура дел, единые шаблоны, сбор согласий на КЭДО, маршруты согласования | Выделенный сервер, размещение архива на собственных мощностях |
| От 1000 человек, распределённая сеть, высокая текучесть | Интеграция с учётной системой, электронный архив, обучение линейного персонала, скорость оформления приёма | Кастомизация интерфейса, редко используемые виды документов |
| Полностью дистанционная команда | ЛНА о дистанционной работе, порядок обмена по главе 49.1 ТК РФ, виды подписи | Сбор письменных согласий на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ |
Разница между второй и третьей строкой определяет бюджет проекта: до 500 человек хватает готового коннектора, а при распределённой сети основной статьёй расходов становится не лицензия, а обучение и поддержка линейного персонала.
Лайфхак: сроки интеграции спрашивайте отдельно по двум сценариям. Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час без привлечения вашей команды разработки, а интеграция через API с самописной учётной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от вашего разработчика, а не от поставщика сервиса.
Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: небольшая часть штата получает подписи и подписывает один-два реальных документа. Так проверяется, что подпись выпущена у каждого и уведомления доходят. По опыту внедрений, на обучение рядовых сотрудников хватает одного-двух вебинаров, дольше идёт обучение самих кадровиков работе с маршрутами и поиском в архиве.
Стоимость перехода на электронное кадровое делопроизводство
Цена складывается из численности подключаемых сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Электронный архив и кастомные шаблоны документов | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпуск бесплатный | при подключении |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от того, сколько человек реально подключается и нужна ли УКЭП: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП получают через партнёров-удостоверяющие центры. Полные условия по каждому пакету и состав функций перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилота на небольшой группе и расширяться по мере готовности дешевле, чем сразу закладывать бюджет на весь штат.
Выводы
Порядок в кадровом делопроизводстве собирается в три слоя: обязательный комплект документов, номенклатура дел с разделением по срокам хранения и режим доступа к персональным данным. Сроки задаёт 125-ФЗ и Перечень Росархива № 236, рубеж 50 и 75 лет отсчитывается от 1 января 2003 года. Перевод в электронный вид возможен почти для всего массива, кроме закрытого списка статьи 22.1 ТК РФ, и требует правильного вида подписи для каждого типа документа. Электронный архив снимает вопрос поиска, но сам требует метки времени и переподписания, иначе через полтора десятка лет подпись перестанет проверяться.
Мы в Добыто начинаем проекты с аудита делопроизводства и набора локальных актов, а систему подключаем после того, как номенклатура и сроки хранения приведены в порядок. Такой порядок действий избавляет от переноса старых ошибок в новый интерфейс и делает архив пригодным для проверки на всём сроке хранения.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить кадровые документы сразу после истечения срока хранения?
Нет. Истечение срока даёт право начать процедуру, а не уничтожить папку. Сначала проводится экспертиза ценности, составляется акт о выделении к уничтожению с перечислением дел, заголовков и номеров по описи, акт утверждается руководителем. Уничтожение без акта подпадает под статью 13.20 КоАП: на юридическое лицо от 5000 до 10 000 рублей. Отдельно проверьте документы с пометкой ЭПК: по ним решение о постоянном хранении принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.
Что делать с бумажным архивом после перехода на электронный документооборот?
Он остаётся и продолжает храниться по своим срокам. Задним числом перевести подписанные на бумаге документы в электронный вид нельзя: скан бумажного трудового договора не становится электронным документом и юридической силы оригинала не приобретает. Электронный оборот начинается с даты, установленной приказом о введении КЭДО, а всё, что подписано раньше, досматривает свой срок в бумажном виде.
Кто отвечает за кадровое делопроизводство, если в компании нет отдела кадров?
Ответственность несёт работодатель как юридическое лицо, а конкретные обязанности возлагаются приказом на любого сотрудника: бухгалтера, офис-менеджера, самого руководителя. Отдельно назначается ответственный за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и ответственный за обработку персональных данных. Без приказа о назначении при проверке отвечать будет руководитель организации.
Сколько человек обслуживает один специалист по кадрам?
В среднем один кадровик ведёт 400-500 человек, но разброс большой и зависит от текучести и числа площадок. В компаниях с высокой текучестью, где ежемесячно оформляются сотни человек, нагрузка приходится в основном на приём и увольнение. Перед расчётом штата кадровой службы считайте не численность персонала, а количество кадровых событий в месяц.
Как работнику получить копии кадровых документов после увольнения?
Подать бывшему работодателю письменное заявление с перечнем нужных документов. По статье 62 ТК РФ копии выдаются в течение 3 рабочих дней, заверенные надлежащим образом и бесплатно, срок действует и для уволенных. Если организация ликвидирована, запрос направляется в государственный или муниципальный архив, куда переданы документы по личному составу, и тогда действует архивный срок в 30 дней.
Нужно ли вести журналы регистрации приказов, если всё ведётся в программе?
Отдельная бумажная книга не обязательна, если учётная система фиксирует номер, дату и содержание приказа и позволяет выгрузить реестр за любой период. Требование закона относится к возможности подтвердить дату и последовательность издания документов, а не к форме носителя. Проверьте, выгружается ли из вашей системы реестр приказов за прошлый год с сохранением исходной нумерации: если нумерация пересчитывается при удалении записи, регистрацию придётся вести отдельно.
