Архивное хранение документов компании строится на трёх нормативных опорах: 125-ФЗ об архивном деле, Правила Росархива 2023 года и Перечень со сроками хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Статья 13 125-ФЗ разрешает создать собственный архив и хранить дела у себя. Сроки при этом не выбираются: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше; график отпусков — 3 года, табели учёта рабочего времени — 5 лет. Главное различие проходит по виду документа, а не по носителю: у бумажного и электронного трудового договора срок одинаковый, но у электронного добавляется отдельная задача — сохранить проверяемость подписи на все 50 лет.
Дальше разбираем путь дела до архива: номенклатура, экспертиза ценности, опись, передача не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства. Покажем, какие документы уничтожаются только по акту и почему уничтожение персональных данных оформляется отдельно от архивного акта, со своей выгрузкой из журнала. Разберём, что проверяет суд, когда из архива нужен электронный подлинник. Таблица сроков, чек-лист аудита архива, сценарная таблица по типам компаний, тарифы на КЭДО с электронным архивом и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто обязан вести архив и по каким правилам
Обязанность обеспечивать сохранность документов установлена статьёй 17 125-ФЗ и распространяется на коммерческие организации так же, как на государственные органы. Статья 13 даёт право создать архив организации и хранить дела у себя. Хранение у себя не отменяет требований к порядку: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив.
Порядок ведения архива задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов — действующая редакция Правил опубликована Росархивом и применяется с 17 сентября 2023 года. Они заменили Правила Минкультуры (приказ от 31.03.2015 № 526), по которым электронные документы полагалось записывать на обособленные материальные носители, помещать в контейнеры и физически хранить с шифром на упаковке. Сроки хранения задаёт отдельный документ — Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Он обязателен для всех организаций, не только для государственных и муниципальных учреждений. Отраслевые регуляторы поверх него устанавливают собственные перечни.
Трудовой кодекс обязанность хранить кадровые документы закрепляет, но порядка хранения не описывает — вся механика находится в архивном законодательстве. Финансовые документы регулируются жёстче, потому что они первичные для учёта и подлежат аудиту. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей. Сама по себе сумма невелика, но архивный беспорядок редко живёт отдельно от нарушений по персональным данным, где санкции с 30 мая 2025 года измеряются миллионами.
Сроки хранения кадровых документов: таблица и рубеж 2003 года
Сроки в Перечне 236 привязаны к виду документа и указаны с точностью до статьи перечня. Ниже — позиции, которые чаще всего попадают в кадровый архив.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет (75 лет — до 2003 года) | ст. 434 |
| Приказы об отпусках и командировках | 5 лет; 50/75 лет по вредным условиям труда | ст. 434 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50 лет (75 лет — до 2003 года) | ст. 435 |
| Личные дела работников | 50/75 лет | ст. 445 |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 50/75 лет | ст. 444 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; 50/75 лет при вредных условиях | ст. 402 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 |
| Штатное расписание | постоянно | ст. 40 |
Из таблицы виден практический ориентир: внутри одного приказа сроки расходятся в 16 раз. Приказ о приёме и приказ о ежегодном отпуске лежат в одной папке у кадровика, но живут в архиве 50 и 5 лет соответственно, поэтому подшивать их в одно дело нельзя — придётся хранить всю подшивку по максимальному сроку. Рубеж 1 января 2003 года работает по статье 22.1 125-ФЗ: документы, законченные делопроизводством до этой даты, хранятся 75 лет, после — 50.
В кадровый архив приходят документы и из смежных процедур. Заключительный акт по итогам периодического медосмотра, оформленный по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н, работодатель хранит не менее 5 лет — этот документ спрашивают при проверках по охране труда чаще, чем сами направления на осмотр. Согласия на обработку персональных данных отдельного архивного срока не имеют: по части 7 статьи 5 152-ФЗ они хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки.
Факт: сроки хранения электронных кадровых документов совпадают со сроками для бумажных и берутся из того же Перечня. Носитель на срок не влияет — влияет только вид документа.
Электронный архив: что меняется, когда документ существует только в файле
Статья 22.3 ТК РФ формулирует обязанность прямо: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда КЭДО ведётся в информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Расходы на хранение несёт работодатель. Правила 2023 года добавляют к этому технические требования: текстовые электронные документы передаются в архив организации в формате PDF/A, техническое состояние носителей проверяется не реже одного раза в 5 лет, а при изменении их состояния документы перезаписываются на новые носители. При проверке смотрят соответствие характеристик носителя описи, отсутствие вредоносных программ и воспроизводимость всех документов на оборудовании архива.
Отдельная задача — подпись. Сертификат электронной подписи действует ограниченный срок, а трудовой договор хранится 50 лет. Проверяемость на длинной дистанции обеспечивают метка времени и усовершенствованные форматы подписи: к базовой подписи добавляется штамп времени, затем архивная метка с периодическим переподписанием поверх старой при смене криптоалгоритмов. В практике Добыто мы закладываем эту процедуру на этапе настройки маршрутов, а не после первой проверки: перештамповка задним числом для документов, где сертификат уже отозван, работает хуже.
Второе, что путают при переводе архива в электронный вид, — разница между электронным документом и электронным образом. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил эти понятия: электронный образ — копия того, что изготовлено на бумаге, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Сканирование бумажного архива не превращает дела в электронные подлинники и не сокращает сроки хранения бумаги.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте подпись на документе, который лежит у вас в архиве
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл подписи с расширением .sig.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как передать дела в архив организации: порядок и документы
До того как формировать дела, стоит зафиксировать исходную точку. Аудит архива занимает от одного до нескольких дней и состоит из пяти проверок:
- Есть ли номенклатура дел на текущий год, утверждённая руководителем, и совпадает ли она с фактическим составом папок.
- Назначен ли приказом ответственный за архив и создана ли экспертная комиссия.
- Разложены ли документы по срокам хранения, нет ли дел, где 50-летние приказы подшиты вместе с 5-летними.
- Есть ли описи дел по личному составу отдельно от описей дел постоянного хранения.
- Где физически лежат электронные документы, кто отвечает за резервные копии и в каком формате они выгружаются.
Дальше работает регламентная последовательность. Она описана в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и одинакова для бумажных и электронных дел.
Как передать дела в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите номенклатуру дел на год. В конце года в неё вносится итоговая запись о количестве заведённых дел с разбивкой на постоянное хранение, свыше 10 лет и до 10 лет включительно.
- Шаг 2. Сформируйте дела в подразделениях по завершении календарного года, разложив документы по срокам хранения из Перечня 236.
- Шаг 3. Проведите экспертизу ценности силами экспертной комиссии. До этого момента уничтожать нельзя ничего, даже документы с истёкшим сроком.
- Шаг 4. Оформите дела полностью: нумерация листов, лист-заверитель, подшивка или переплёт, оформление обложки.
- Шаг 5. Составьте описи — отдельно по личному составу, отдельно по делам постоянного хранения — и утвердите их у руководителя.
- Шаг 6. Передайте дела в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Дела со сроком до 10 лет в архив не передаются и хранятся в подразделении.
- Шаг 7. На дела с истёкшими сроками составьте акт о выделении к уничтожению и утвердите его у руководителя после утверждения описей.
Образцы кадровых документов для наведения порядка в архиве
Комплект собран под задачу передачи дел: начните с описи личного дела, она быстрее всего показывает, каких документов в деле не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Экспертная комиссия и опись — не бюрократия ради бюрократии, а единственное подтверждение того, что уничтоженный документ действительно отслужил свой срок. Если акта нет, доказывать придётся вам, а не проверяющему. Проверьте по своему архиву, за какой последний год у вас утверждены описи дел по личному составу: обычно расхождение обнаруживается на трёх-четырёх годах.»
Уничтожение документов: архивный акт и подтверждение по персональным данным
Уничтожение — самостоятельная процедура, у которой два независимых контура. Первый архивный: экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, утверждение руководителем после утверждения описей, физическое уничтожение и второй акт по факту. Досрочное уничтожение по истёкшему сроку без этой цепочки и есть то нарушение, за которое приходит штраф по статье 13.20 КоАП РФ.
Второй контур — персональные данные. Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 требует подтверждать уничтожение персональных данных отдельным способом. При обработке без средств автоматизации достаточно акта об уничтожении. При автоматизированной обработке нужны два документа сразу: акт и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. Акт содержит сведения об операторе, ФИО субъекта, категории уничтоженных данных, наименование системы или носителя, способ, причину и дату уничтожения, а также ФИО, должности и подписи тех, кто уничтожение проводил. Акт и выгрузка хранятся 3 года с момента уничтожения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Порядок хранения и уничтожения электронных кадровых документов уже стал самостоятельной категорией трудовых споров — рядом с доступом работника к его собственным документам. Пока компания хранит файлы, но не может показать, что и когда уничтожено, любое обращение работника разворачивается в разбирательство. Проверьте, за какими документами в вашей системе закреплён срок хранения и у кого есть право на удаление.»
Полезно знать: архивный акт о выделении дел к уничтожению не заменяет подтверждение уничтожения персональных данных по приказу Роскомнадзора № 179. Это два разных документа с разными реквизитами и разными сроками хранения.
Разница в цене ошибки между двумя контурами кратная. По статье 13.20 КоАП РФ юридическое лицо получает от 5000 до 10 000 рублей. По части 1 статьи 13.11 КоАП РФ после поправок, действующих с 30 мая 2025 года, штраф для организаций составляет от 150 000 до 300 000 рублей, за утечку данных не менее чем 1000 физических лиц — от 3 до 5 миллионов рублей, а за повторную утечку применяется оборотный штраф от 1 до 3 процентов годовой выручки. Кадровый архив — это персональные данные в концентрированном виде, поэтому режим доступа к нему выстраивается по правилам 152-ФЗ, а не по ощущению «это же наши внутренние бумаги». На проектах Добыто аудит архива чаще всего упирается не в отсутствие документов, а в отсутствие описей: дела лежат, а подтверждения их состава нет.
Ошибки, которые обнаруживаются во время проверки или спора
Скан считают заменой оригинала. Оцифровали дела, бумагу вывезли, а через полтора года потребовался подлинник трудового договора для суда. Электронный образ подлинником не является, и восстановить бумажный документ уже нечем. Правильный порядок обратный: сначала определить, какие документы существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность, и только потом сокращать бумажный контур.
Электронные документы хранят в учётной системе. Подписанные документы возвращают в 1С или на файловый сервер и считают вопрос закрытым. Учётные системы не рассчитаны ни на перештамповку подписи, ни на архивный учёт: база растёт, документы задваиваются, а дальнейшая судьба файла становится непредсказуемой. Хранение и процедуры продления юридической значимости — функция системы КЭДО. В Добыто подписанный документ остаётся в системе КЭДО, а кадровик открывает его из 1С по гиперссылке, без задвоения базы.
Дела формируют по подразделениям, а не по срокам. Приказ о приёме и приказ об отпуске в одной подшивке означают, что вся подшивка пролежит 50 лет. Это не нарушение, но это лишний объём хранения, за который компания платит квадратными метрами или тарифом внеофисного хранения.
Не выгружают журнал действий вовремя. Система КЭДО должна обеспечивать выгрузку журналов и отслеживание действий работника, чтобы работодатель подтвердил факты отправки, доставки и работы с документом. Тот же журнал покажет и обратное: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Лайфхак: смотрите журнал подписания до начала спора, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает компанию, пока спор идёт про документы. Как только суд доходит до вопросов, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не работают. Поэтому мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию запускаем пилотную группу.»
Кейс из практики: в производственной компании на 900 человек архив кадровых документов вели по подразделениям, описи не составляли с 2019 года. При подготовке к проверке выяснилось, что 4 дела с приказами по личному составу за 2020 год сформированы вместе с приказами об отпусках. Разбор занял 3 недели силами двух специалистов по КДП, после чего номенклатура была перестроена по срокам хранения, а новые дела с 2026 года формируются в электронном виде.
Что критично в зависимости от ситуации компании
Универсального набора требований к архиву не существует: приоритеты меняются вместе с численностью и структурой.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Номенклатура дел и разделение по срокам хранения | Отдельное помещение архива, внеофисное хранение |
| Компания с филиалами в нескольких регионах | Единые правила формирования дел, маршруты согласования, электронный архив | Бумажное дублирование подписанных документов |
| Производство с вредными условиями труда | Табели и документы о командировках по сроку 50/75 лет, акты медосмотров | Скорость поиска по документам со сроком 3 года |
| Массовый линейный персонал, высокая текучесть | Скорость выдачи архивных справок и полнота личных дел | Кастомные шаблоны документов |
| Планируется ликвидация или реорганизация | Упорядочение дел по личному составу и описи | Интеграции с учётными системами |
Когда электронный архив не решает задачу
Электронный архив не отменяет бумажный контур в трёх случаях. Первый: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу. Второй: документы, созданные на бумаге до перехода на КЭДО, остаются бумажными подлинниками на весь свой срок, и сканирование этого не меняет. Третий: работники, не давшие письменное согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, продолжают работать с бумажными документами, и для них нужен параллельный бумажный порядок.
Отдельно стоит ситуация, когда компания хранит менее сотни дел и вся кадровая работа лежит на одном человеке. Здесь выигрыш даёт не система, а нормальная номенклатура дел и одна утверждённая опись в год. Внедрять электронный архив имеет смысл, когда объём документов или география подразделений делает ручное формирование дел неуправляемым.
Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: до 25 человек хватает тарифа «Старт», а электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП для руководителя и уполномоченных лиц выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, стоимость такого сертификата в тариф не входит и уточняется отдельно. Переход между тарифами возможен в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Архив компании держится на трёх вещах: номенклатуре дел, разделении документов по срокам из Перечня 236 и утверждённых описях. Сроки не зависят от носителя, но электронный документ требует дополнительной работы — формата PDF/A, проверки носителей не реже раза в 5 лет и метки времени, которая сохранит проверяемость подписи на десятилетия. Уничтожение всегда идёт через акт, а если речь о персональных данных, к акту добавляется выгрузка из журнала регистрации событий, и оба документа лежат ещё 3 года.
Мы в Добыто закрываем эту часть работы на стороне сервиса: подписанные кадровые документы попадают в электронный архив вместе с журналом действий, а сроки хранения проставляются по виду документа при настройке маршрутов. Компаниям, которые только начинают разбирать бумажный архив, обычно достаточно начать с номенклатуры дел на следующий год и уже её вести в электронном виде.
Частые вопросы об архивном хранении документов
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода на КЭДО
Да. Документы, созданные на бумаге до перехода, остаются бумажными подлинниками и хранятся весь свой срок по Перечню 236: трудовой договор 2018 года пролежит 50 лет независимо от того, что с 2026 года компания подписывает договоры электронно. КЭДО меняет порядок работы с новыми документами, а не статус старых. Сканирование прежнего архива создаёт электронные образы, которые по постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 подлинниками не являются.
Что делать с архивом при ликвидации компании
Документы по личному составу и документы, сроки хранения которых не истекли, передаются в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора: это правило статьи 23 125-ФЗ. Упорядочение означает те же экспертизу ценности, оформление дел и описи, которые делаются при обычной передаче в архив организации, поэтому начинать разбор архива в последний месяц перед ликвидацией поздно. В Москве документы ликвидированных организаций принимает Главархив Москвы.
Можно ли отдать архив на внеофисное хранение
Можно, но ответственность за сохранность остаётся на организации. Кадровые дела содержат персональные данные, поэтому передача архивной компании оформляется как поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ: в договоре фиксируются перечень действий, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Отдельно проверяется порядок доступа к делам: архивную справку бывшему работнику придётся выдавать вам, а не хранителю.
Сколько хранить согласие на обработку персональных данных
Отдельного архивного срока у согласия нет. По части 7 статьи 5 152-ФЗ персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, поэтому согласие обычно живёт вместе с личным делом работника. При отзыве согласия оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, не превышающий 30 дней, если не действует другое законное основание обработки. Уничтожение подтверждается по правилам приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
Как выдать архивную справку бывшему работнику
Архивные справки и копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций, организация обязана предоставлять бесплатно — это прямое требование статьи 26 125-ФЗ. Основанием для справки о стаже служат приказы по личному составу и личная карточка, для справки о заработке — лицевые счета и расчётные ведомости. Если нужного дела в архиве нет, выдаётся ответ об отсутствии документов с указанием причины.
Какие локальные акты нужны, чтобы архив считался организованным
Минимальный набор: номенклатура дел на текущий год, утверждённая руководителем, положение об архиве организации, приказ о назначении ответственного за архив и приказ о создании экспертной комиссии. Для электронной части добавляются положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО, и порядок формирования и подписания электронных документов. Именно этот набор суды перечисляют, когда проверяют, вправе ли работодатель вести кадровые документы электронно.
