Перечень хранения документов, по которому работает кадровая служба, — это Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он действует с 18 февраля 2020 года, применяется вместе с Инструкцией из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237, а порядок самого хранения задают Правила из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. Сроки документов по личному составу перечень не переопределяет: они установлены статьей 22.1 125-ФЗ — 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для законченных до этой даты. Типовые кадровые документы идут по Перечню № 236, а документы, специфичные для отрасли, — по отраслевому перечню, и для них приоритет у отраслевого.
Разберем алгоритм: как от вида документа дойти до позиции перечня, с какой даты отсчитывается срок, что означают отметки «50/75 лет», «ЭПК» и «до минования надобности», как перенести сроки в номенклатуру дел кадровой службы. Покажем, какие сроки пересматривать нельзя, если дела уже вошли в утвержденные описи и акты. Таблица сроков по основным кадровым документам, порядок уничтожения, правила выдачи архивных справок, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой перечень хранения документов применять кадровику
Кадровику нужна связка из четырех документов, а не один перечень. Перечень № 236 отвечает на вопрос, сколько хранить. Инструкция № 237 — как читать позицию и считать срок. Правила № 77 — как организовать хранение, учет, экспертизу ценности и уничтожение. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — кто обязан хранить и какие сроки для документов по личному составу не подлежат сокращению. Трудовой кодекс задает состав кадровых документов и обязанность их вести, но механику хранения не описывает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С кадровыми документами в этой части проще, чем с финансовыми: Трудовой кодекс говорит, что документы нужно вести и хранить, но не объясняет, как именно. Отвечает на это архивное законодательство, и требования к бумажному хранению переносятся на электронное почти без изменений. Если вы ищете сроки в ТК РФ, вы их там не найдете — открывайте Перечень № 236 и Инструкцию № 237.»
Обязанность применять сроки из перечней вытекает из статьи 17 125-ФЗ: организация обеспечивает сохранность архивных документов в течение сроков, установленных законами и перечнями документов. Эта обязанность не зависит от того, включена компания в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов или нет. От статуса источника комплектования зависит другое: обязанность согласовывать описи дел и номенклатуру с архивным учреждением.
| Нормативный документ | Что из него берет кадровик | Чего в нем нет |
|---|---|---|
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 | Сроки хранения по видам документов, позиции перечня, отметки «ЭПК» и «до минования надобности» | Порядка формирования дел, требований к помещению архива |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 | Правила применения перечня: как считать срок, как работать с примечаниями и отметками | Самих сроков хранения |
| Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | Порядок хранения, учета, экспертизы ценности, требования к электронным документам и носителям | Сроков хранения конкретных видов документов |
| 125-ФЗ, статьи 17, 22.1, 23 | Обязанность хранить, сроки 50 и 75 лет по личному составу, порядок передачи документов при ликвидации | Понятия «электронный документ» и требований к нему |
| Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1-22.3 | Состав кадровых документов, правила КЭДО, обязанность работодателя нести расходы на хранение электронных документов | Сроков архивного хранения |
Отраслевые регуляторы издают свои перечни для документов, характерных именно для их сферы. Для медицинской, образовательной, транспортной документации кадровик сверяется с ведомственным перечнем, и по специфичным видам документов приоритет у него. Типовые кадровые документы — приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, табели — остаются в Перечне № 236.
Приказ 29н и другие документы, которые ищут вместо перечня
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров. Сроков архивного хранения он не устанавливает: медицинское заключение приходит в кадры по 29н, а срок его хранения кадровик определяет по Перечню № 236. Перечень Минкультуры № 558 от 25.08.2010 заменен Перечнем № 236, а Правила Минкультуры № 526 от 31.03.2015 — Правилами № 77. Ссылка на них в действующем локальном акте — повод переиздать акт. Действующий текст и реквизиты можно сверить по разделу с перечнем типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива.
Отдельная история — приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Он написан для архивов государственных органов, и коммерческую компанию ни к чему не обязывает. Читать его стоит по другой причине: это готовый чек-лист того, что должна уметь система, если вы выбираете ее под задачу долговременного хранения кадровых документов.
Как пользоваться перечнем: от вида документа к сроку
Перечень построен по разделам, соответствующим направлениям деятельности, а не по алфавиту названий документов. Кадровика интересует раздел по кадровому обеспечению, но часть нужных позиций лежит в других разделах: организация управления, нормирование труда, социальное обеспечение. Поиск идет не по названию файла в вашей папке, а по виду документа и функции, которую он выполняет.
Как определить срок хранения кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите вид документа по содержанию, а не по названию. «Приказ о поощрении» — это приказ по личному составу, «приказ о графике дежурств» — приказ по административно-хозяйственной деятельности, и сроки у них разные.
- Шаг 2. Найдите раздел перечня по функции: прием и перевод работников, оплата труда, охрана труда, социальное обеспечение.
- Шаг 3. Сверьте формулировку позиции со своим документом целиком, включая примечания под позицией. Примечание меняет срок чаще, чем сама графа.
- Шаг 4. Проверьте, не относится ли документ к ведомственному перечню вашей отрасли. Если относится — срок берете из отраслевого перечня.
- Шаг 5. Сверьте результат со статьей 22.1 125-ФЗ, если документ относится к личному составу: сроки 50 и 75 лет сокращать нельзя.
- Шаг 6. Зафиксируйте позицию перечня в номенклатуре дел. В графе номенклатуры указывается срок и ссылка на позицию, по которой он установлен.
Срок отсчитывается не с даты подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Приказ о приеме на работу от марта 2026 года попадает в дело за 2026 год, и его 50 лет начинают течь с 1 января 2027 года. Отметка «50/75 лет» означает разделение по дате: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, 75 лет — для законченных до этой даты. Отметка «ЭПК» указывает, что часть документов из этой группы экспертно-проверочная комиссия может отобрать на постоянное хранение, поэтому уничтожить дело по истечении срока без экспертизы ценности нельзя. Отметка «до минования надобности» отдает решение организации, но срок не может быть меньше 1 года.
Сроки по Перечню № 236 применяются ко всем делам, законченным делопроизводством, включая те, что закончены до 18 февраля 2020 года. Исключение одно: дела, уже включенные в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению, утвержденные до вступления перечня в силу. Их сроки не пересматриваются. Практический смысл в том, что перед аудитом архива сначала смотрят утвержденные описи и акты, а уже потом сверяют остальное с действующим перечнем. Первоисточник для сверки формулировок — полный текст приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 в формате PDF.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ дает организации право создать архив самостоятельно. Механика такая: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утвержденной на этот год, и передает их в архив организации.
Сроки хранения кадровых документов: что ставить в графу номенклатуры
Самая частая ошибка при переносе сроков — назначить один срок всей папке. В перечне сроки разведены внутри одной и той же группы документов, и приказы по личному составу тому пример: позиция 434 дает три разных срока в зависимости от содержания приказа.
| Документ | Срок хранения | Основание и нюанс |
|---|---|---|
| Приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении, об изменении анкетных данных, о надбавках, о награждениях, об отпусках по беременности и по уходу за ребенком | 50/75 лет | Позиция 434 перечня, срок 75 лет — для дел, законченных до 01.01.2003 |
| Приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках, дежурствах, сверхурочной работе и работе в выходные дни | 5 лет | Та же позиция 434, другой абзац. Хранить вместе с приказами о приеме нельзя |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Позиция 434. Самый короткий срок среди приказов по личному составу |
| Личные дела работников, включая личные карточки в их составе | 50/75 лет | Позиция 445 перечня, статья 22.1 125-ФЗ |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет | Если договор подшит в личное дело, срок дела определяет срок договора |
| Табели учета рабочего времени | 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда 50/75 лет | Позиция 402 перечня. Табели по вредным условиям выделяются в отдельное дело |
| График отпусков | 3 года | Позиция 453 перечня |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года | Срок считается после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Штатные расписания по месту разработки и утверждения | Постоянно | Постоянный срок означает, что уничтожение невозможно в принципе |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Срок течет с момента введения новой редакции, а не с даты утверждения старой |
Из таблицы следует правило формирования дел: в одно дело подшиваются документы с одинаковым сроком хранения. Приказ об отпуске и приказ о приеме, попавшие в одну папку, превращают дело за год в дело на 50 лет и лишают вас права уничтожить то, что уничтожать можно было через 5 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Личное дело — отдельный случай. Внутри него лежат документы с разными сроками, но срок дела определяется по самому длительному, и внутренняя опись нужна именно для того, чтобы при выдаче справок не перебирать дело целиком. Опись составляется при формировании дела, а не при передаче в архив: восстанавливать ее через 10 лет некому.
Соберите личную карточку работника для личного дела
Как перенести сроки из перечня в номенклатуру дел кадровой службы
Номенклатура дел — это переводчик между перечнем и вашими папками. Перечень описывает виды документов в общих формулировках, номенклатура превращает их в конкретные заголовки дел с индексами, сроками и ссылками на позиции. Без нее применение перечня превращается в ручную работу с каждой папкой в декабре.
Что проверить до составления номенклатуры на год:
- Какие кадровые документы фактически образуются в компании, включая те, что раньше нигде не учитывались: уведомления, согласия, журналы ознакомления.
- Какие из них относятся к личному составу и попадают под сроки 50 и 75 лет.
- Есть ли в компании работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда: от этого зависит срок табелей.
- Есть ли дела, уже включенные в утвержденные описи и акты: их сроки не пересматриваются.
- Является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива: от этого зависит необходимость согласования.
- Какие дела ведутся в электронном виде и в какой системе они физически находятся.
Дальше номенклатура утверждается приказом до начала года, а в конце года к ней составляется итоговая запись о количестве дел. Переходящие дела, которые ведутся больше одного года, включаются в номенклатуру следующего года с сохранением индекса. Организации-источники комплектования согласовывают номенклатуру и описи с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, остальные утверждают сами приказом руководителя.
Важный нюанс из практики: в крупных компаниях кадровый документ проходит регистрацию в журнале и заносится в дело, то есть попадает в классическое делопроизводство. Если система, в которой документ подписан, не умеет регистрировать и формировать дела, приходится делать интеграцию и передавать документы в другую систему, где эти операции выполняются. Учетные системы вроде 1С для последующего архивного хранения и переподписания не предназначены, поэтому связка «подписали в одном месте, храним в другом» превращается в отдельный проект.
Шаблоны кадровых документов с разными сроками хранения
Комплект собран по логике личного дела: начните с описи, она определяет порядок подшивки остальных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о приеме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Электронные кадровые документы: где перечень заканчивается
Перечень одинаково применяется к бумажным и электронным документам: срок зависит от вида документа, а не от носителя. Дальше начинаются требования, которых в перечне нет. Правила № 77 требуют хранить электронные архивные документы в двух экземплярах на разных устройствах, а для обособленных носителей задают режим хранения: для магнитных дисков 8-18 °C при влажности 45-65%, для оптических 10-23 °C при влажности 20-50%. ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию долговременной сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Расходы на создание, использование и хранение электронных документов статья 22.1 ТК РФ возлагает на работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем при разборе архива, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и оригинал у вас на бумаге.»
Отсюда следует практическая развилка при описании дел. Дело, где оригиналы на бумаге, а в системе лежат сканы, остается бумажным делом со всеми требованиями к бумажному хранению. Дело, где документ изначально создан и подписан в электронном виде, требует сохранности подписи вместе с файлом: открепленная подпись хранится отдельным файлом, и без него документ теряет подтверждение.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Дело по увольнению в любой компании остается гибридным, и это учитывается в номенклатуре.
В Добыто КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив», доступ к которой открывается правами: сотрудник видит свои документы, кадровая служба — дела по своему участку. Типы документов настраиваются отдельным классификатором, и именно к типу удобно привязывать заголовок дела из номенклатуры еще до запуска маршрута подписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Экспертиза ценности и уничтожение: сколько стоит ошибка в сроке
Истечение срока по перечню само по себе не дает права уничтожить дело. Порядок такой: экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности, дела с истекшими сроками включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт утверждает руководитель, и только после этого дела уничтожаются. Для дел с отметкой «ЭПК» экспертиза обязательна: часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.
Ошибка в сроке стоит дороже, чем кажется. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ дает предупреждение или штраф: от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц, от 5000 до 10 000 рублей на юридическое лицо. Реальные потери лежат в другом месте: уничтоженный раньше срока приказ о приеме или личная карточка — это невозможность выдать работнику архивную справку о стаже, спор с бывшим сотрудником без доказательств на вашей стороне и запрос из Социального фонда России, на который нечем ответить. Восстановить утраченный документ по личному составу нельзя, его можно только подтверждать косвенно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошел четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: у работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и порядок создания личного кабинета. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника, и при новом рассмотрении работник спор выиграл. Против работодателя сработали три обстоятельства, зафиксированные его же системой: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и журнал показал, кто выдал подпись.
Важный нюанс из практики: выгрузка журнала действий — это то, что при споре подтверждает отправку, доставку и работу с документом. Журнал не выборочный, он показывает и обстоятельства не в пользу работодателя. Мы сверяем журнал подписания перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт, а не после начала спора.
Лайфхак: не возвращайте подписанные документы обратно в учетную систему «для порядка». Получится задвоение базы и рост нагрузки, а процедуры переподписания и архивного хранения учетные системы все равно не выполняют.
Архивная справка и копии документов: что кадровик выдает из архива
Архивная справка — документ с архивной информацией по предмету запроса и указанием поисковых данных дел, на основании которых она составлена. Здесь работают два разных срока, и их регулярно путают. Копии документов, связанных с работой, действующему или бывшему работнику выдаются по его заявлению не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Запрос социально-правового характера, который поступает в архив организации, исполняется в срок до 30 дней, и по решению руководителя срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя.
Полезно знать: распечатка электронного документа остается копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, ее заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Поэтому в электронном архиве важна не только сохранность, но и способность быстро найти дело и подтвердить подлинность. Любой уполномоченный сотрудник должен за короткое время найти документ, проверить его подлинность и актуальность, а для этого нужны четкая структура архива, правила индексирования, работающий поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. В Добыто КЭДО поиск по архиву фильтруется по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу, что закрывает большую часть запросов о стаже и выплатах без подъема бумажного дела.
Когда перечень применять не нужно
Ситуаций, когда Перечень № 236 не работает, немного, но они существуют. Документ, который уже вошел в утвержденную до 18 февраля 2020 года опись или акт, живет по прежнему сроку. Документ, специфичный для отрасли, идет по ведомственному перечню. Черновики, дубликаты и рабочие копии, не имеющие статуса документа, в номенклатуру не включаются вовсе. И отдельно: при ликвидации организации сроки перестают быть вашей внутренней задачей — по части 10 статьи 23 125-ФЗ документы по личному составу и документы с неистекшими сроками передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору.
| Сценарий | Что критично | Что второстепенно |
|---|---|---|
| Компания не является источником комплектования архива | Сроки по перечню и статье 17 125-ФЗ, акт о выделении к уничтожению | Согласование номенклатуры и описей с архивным учреждением |
| Организация — источник комплектования | Согласование описей и номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией, отметки «ЭПК» | Свободный выбор формы номенклатуры |
| Кадровые документы ведутся в КЭДО | Два экземпляра на разных устройствах, сохранность подписи и метки времени, бумажный приказ об увольнении | Температурный режим бумажного хранилища для этих дел |
| Ликвидация организации | Упорядочение дел по личному составу и договор с государственным или муниципальным архивом | Дальнейшее ведение номенклатуры на следующий год |
Сценарий из первой строки встречается чаще всего, и именно в нем компании ошибаются в обе стороны: либо считают, что сроки их не касаются, либо тратят месяцы на согласования, которых от них никто не требует.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учетной системой. Тарифы на дату публикации:
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключенных сотрудников и выбранного тарифа, а электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Условия по каждому тарифу и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
В практике Добыто перед переводом всей компании мы закладываем пилотную группу: на ней видно, какие виды кадровых документов реально образуются и как их разложить по делам номенклатуры до того, как в систему зайдет весь штат.
Выводы
Сроки хранения кадровых документов кадровик берет из Перечня № 236, читает его по Инструкции № 237, а хранит и уничтожает дела по Правилам № 77; сроки по личному составу закреплены статьей 22.1 125-ФЗ и сокращению не подлежат. Перечень работает только в связке с номенклатурой дел: пока сроки не перенесены в заголовки дел, каждая папка разбирается вручную. Электронная форма не меняет сроки, но добавляет требования к экземплярам, носителям и сохранности подписи, а часть документов по увольнению остается на бумаге.
Мы в Добыто занимаемся кадровым электронным документооборотом и электронным архивом: типы документов, маршруты подписания и права доступа настраиваются так, чтобы дело сразу попадало в нужную группу хранения, а выгрузка журналов и поиск закрывали запросы работников и проверяющих без подъема бумажных дел.
Частые вопросы о применении перечня хранения документов
Что делать, если в отраслевом перечне срок короче, чем в типовом
Для документов, специфичных для отрасли, применяется отраслевой перечень, даже если срок в нем отличается от типового. Ограничение одно: сроки по документам личного состава заданы статьей 22.1 125-ФЗ, и ниже 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, опускаться нельзя независимо от перечня. Спорные позиции фиксируются решением экспертной комиссии организации с указанием обоих перечней.
Как определить срок, если вида документа в перечне нет
Срок устанавливается решением экспертной комиссии организации по аналогии с ближайшей по функции позицией перечня, а обоснование фиксируется в протоколе. Организации-источники комплектования согласовывают такие сроки с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Назначать срок произвольно нельзя: при проверке отсутствие обоснования читается как нарушение правил учета архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ.
Нужно ли переутверждать номенклатуру дел каждый год
Номенклатура уточняется и утверждается приказом на каждый календарный год до его начала, в конце года к ней составляется итоговая запись о количестве заведенных дел. Сроки хранения в ней меняются только при изменении нормативного акта, а не по решению кадровой службы. Переходящие дела, которые ведутся больше года, переносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.
Можно ли отдать кадровый архив на внеофисное хранение
Передача дел на хранение сторонней компании по договору возможна, но обязанность обеспечивать сохранность документов в течение сроков хранения остается на организации по статье 17 125-ФЗ. В договоре имеет смысл закрывать три вещи: срок выдачи дела по запросу, порядок доступа к персональным данным и действия сторон при истечении срока хранения. Дела с постоянным сроком и документы по личному составу удобнее держать там, где к ним есть быстрый доступ: по ним чаще всего приходят запросы о стаже.
Где хранить файл электронной подписи, если она открепленная
Открепленная подпись существует отдельным файлом, и без него электронный документ теряет подтверждение подписания. В дело электронного архива включаются оба файла, а проверяемость на длительном сроке поддерживается меткой времени и переподписанием при смене криптоалгоритмов. Сертификат подписи действует несколько лет, а дело по личному составу хранится 50 лет, поэтому вопрос переподписания решается до передачи дела в архив, а не после.
Обязана ли небольшая компания вести номенклатуру дел
Обязанность соблюдать сроки хранения не зависит от численности: она следует из статьи 17 125-ФЗ. Номенклатура дел обязательна для организаций, включенных в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов, остальные принимают решение сами, исходя из объема документооборота и количества подразделений. При численности до 25 человек связку из перечня и номенклатуры заменить нечем: без нее сроки приходится определять заново на каждой папке.
