Акт о хранении документов — это не одна форма, а группа актов, которыми кадровая служба фиксирует движение, состояние и утрату дел: акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт проверки наличия и состояния архивных документов, акт о необнаружении документов, акт о неисправимых повреждениях, акт приёма-передачи дел. Формы приведены в приложениях к Правилам организации хранения, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сами сроки хранения берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Главное различие, от которого зависит порядок: если организация относится к источникам комплектования государственного архива, акт о выделении к уничтожению утверждается только после согласования описей дел по личному составу с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения; если не относится, акт утверждает руководитель организации своим решением.
Разберём, какой акт составляется в какой ситуации, кто его подписывает и какие дела в него включать нельзя. Покажем, с какого момента отсчитывается срок хранения и из-за чего дела попадают в акт на год раньше положенного. Отдельно — что меняется, когда кадровые документы подписаны электронной подписью и лежат не на полке, а в системе. Таблица сроков хранения, чек-лист подготовки к уничтожению, размеры штрафов по статье 13.20 КоАП РФ и стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.
Какие акты оформляет кадровая служба: полный перечень
Акты кадровой службы делятся на две группы по основанию составления. Первая группа связана с архивным законодательством: эти акты фиксируют, что происходит с делами после того, как они закончены делопроизводством. Вторая группа относится к текущим трудовым отношениям: акт об отказе от подписания, акт об отсутствии на рабочем месте, акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек. Формы первой группы заданы нормативно, формы второй организация разрабатывает сама и закрепляет в локальном нормативном акте.
Ниже — те акты, которые реально проходят через отдел кадров, с указанием ситуации и подписантов.
| Акт | Когда оформляется | Кто подписывает и утверждает |
|---|---|---|
| О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | После экспертизы ценности, по делам, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта | Проект готовит работник службы делопроизводства, рассматривает экспертная комиссия, утверждает руководитель организации |
| Проверки наличия и состояния архивных документов | Плановая проверка дел, смена ответственного за архив, переезд, залив, пожар | Комиссия, назначенная приказом; утверждает руководитель |
| О необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны | Дело не найдено по итогам проверки наличия и последующего розыска | Комиссия и работник, отвечающий за архив; утверждает руководитель |
| О неисправимых повреждениях архивных документов | Текст документа не восстанавливается: плесень, вода, выцветание, механическое разрушение | Комиссия; утверждает руководитель |
| О технических ошибках в учётных документах | Расхождение между описью, листом фонда и фактическим количеством дел | Работник архива и его руководитель |
| Приёма-передачи документов на хранение | Реорганизация, ликвидация, смена ответственного за кадровое делопроизводство, передача дел в государственный архив | Передающая и принимающая стороны, утверждают руководители обеих организаций |
| Об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Бланк испорчен при заполнении и списывается с приходно-расходной книги | Комиссия работодателя |
| Об отказе работника от подписания документа | Работник отказался подписать приказ, уведомление или лист ознакомления с ЛНА | Составитель и не менее двух свидетелей |
Из таблицы видно закономерность: почти каждый акт, связанный с хранением, требует не подписи одного кадровика, а решения коллегиального органа. Единоличный акт об уничтожении дел, подписанный специалистом по кадрам, при проверке не работает.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегламентированная часть работы с документами, и Трудовой кодекс здесь почти не помогает. Он говорит, что работодатель обязан хранить документы, но не говорит, как именно: порядок задают архивное законодательство и Правила Росархива. Поэтому, когда нужно оформить акт, ищите форму не в кадровых справочниках, а в приложениях к Правилам.»
Факт: пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право самостоятельно создать архив. Практическое следствие: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их на хранение.
Акт о выделении к уничтожению документов: порядок оформления
Дела попадают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составляется акт. Правило звучит формально, но именно оно чаще всего нарушается: документ, у которого пятилетний срок заканчивается в мае текущего года, в акт этого года включать нельзя, его очередь наступит 1 января следующего. Отсчёт ведётся от 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством.
Второе ограничение касается порядка. Документы с истёкшим сроком уничтожаются только после того, как за соответствующий период составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и дел по личному составу. Пока описи не готовы, уничтожать нечего: неизвестно, какие дела из массива относятся к постоянному хранению.
Как оформить акт о выделении к уничтожению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии и утвердите положение о ней. Комиссия совещательная, работает при руководителе, в состав входят специалист по кадрам, юрист, бухгалтер и работник, отвечающий за архив.
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности по номенклатуре дел за отбираемый период. Каждое дело оценивается по происхождению, содержанию и внешним особенностям, а не по толщине папки.
- Шаг 3. Составьте описи дел постоянного хранения и дел по личному составу за тот же период. Без них акт не утверждается.
- Шаг 4. Подготовьте проект акта по форме из приложения к Правилам: заголовок дела, крайние даты, индекс по номенклатуре, количество единиц хранения, срок хранения со ссылкой на статью Перечня.
- Шаг 5. Вынесите акт и описи на заседание экспертной комиссии и оформите протокол. Организации, которые относятся к источникам комплектования государственного архива, дополнительно согласовывают описи дел по личному составу с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
- Шаг 6. Утвердите акт у руководителя организации. Только после утверждения дела физически выделяются из архива.
- Шаг 7. Уничтожьте документы и зафиксируйте факт уничтожения. Дела с персональными данными уничтожаются механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания. Если работает подрядчик, к акту прикладывается его документ о приёме и уничтожении.
Отдельный вопрос — что делать с делами, у которых срок истёк, но содержание ещё нужно для текущей работы. Перечень задаёт минимальный срок хранения, а не максимальный: организация вправе продлить хранение своим решением, зафиксировав его протоколом экспертной комиссии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Акт о выделении к уничтожению сам хранится постоянно, и это не формальность. Через десять лет, когда придёт запрос по стажу за уничтоженный период, единственным доказательством правомерности уничтожения будет этот акт с протоколом комиссии и утверждающей подписью руководителя. Проверьте, чтобы в акте стояла ссылка на статью Перечня по каждой позиции, а не общая фраза про истёкший срок.»
Что нельзя включать в акт даже при истёкшем сроке
Не уничтожаются дела, по которым идёт судебный спор, проверка контролирующего органа или исполнительное производство, даже если формальный срок вышел. Не уничтожаются документы по личному составу за период, по которому не составлена опись. Не уничтожаются дела, включённые в опись дел постоянного хранения, независимо от того, сколько им лет. И не уничтожаются подлинники, изъятые из дела по требованию следственных органов: вместо них в деле остаётся заверенная копия и акт об изъятии.
Образцы актов, книг учёта и описей для кадровой службы
Комплект собран под задачи хранения: начните с описи документов личного дела, она задаёт структуру, от которой дальше считается всё остальное.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Акт об отказе работника от подписания документа | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Хранение кадровых документов в электронном виде
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные почти без изменений: те же сроки, та же номенклатура, те же описи и те же акты. Меняется носитель и добавляется задача, которой у бумаги нет, — сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения. Правила предусматривают хранение электронных архивных документов в системе хранения электронных документов или на физически обособленных носителях, а сама система должна обеспечивать резервное копирование, восстановление, миграцию и формирование актов об уничтожении.
Срок хранения документа по личному составу доходит до 50 лет, а сертификат электронной подписи действует около года. Через несколько лет после подписания проверка выдаст, что сертификат недействителен, и формально это не означает, что документ поддельный, но доказывать придётся отдельно. Решение техническое: метка доверенного времени в момент подписания и усовершенствованный формат подписи, который при смене криптографических алгоритмов наращивается поверх старой подписи.
Проверьте подпись на документе из электронного архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто КЭДО электронный архив входит в тариф «Бизнес», документ после подписания попадает во вкладку «Архив» и остаётся доступным по поиску вместе с историей маршрута согласования. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Важный нюанс из практики: готовый коннектор к учётной системе ставится примерно за час и не требует привлечения команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации разработчиков на стороне клиента. Если архив планируется вести в системе КЭДО, сроки интеграции закладываются в проект сразу, иначе первые месяцы документы будут жить в двух местах.
Внимание: часть кадровых документов нельзя вести только в электронном виде. Это трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные документы допускается хранить электронно без дублирования на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При переходе на КЭДО бумажный архив остаётся как есть: переводить прошлые годы в электронный вид задним числом никто не требует. Электронно накапливается то, что подписано после запуска системы, и на него уже распространяются те же сроки, что и на бумагу. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 года, стоит прочитать до выбора системы: это готовый перечень того, что она обязана уметь.»
Платформа Добыто КЭДО соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Сроки хранения кадровых документов: от чего зависит цифра
Ключевая развилка — дата окончания дела делопроизводством. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет; законченные до этой даты — 75 лет. Правило закреплено статьёй 22.1 закона 125-ФЗ и применяется к трудовым договорам, личным делам, личным карточкам и приказам о приёме, переводе и увольнении.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении | 50 лет (дела, законченные после 01.01.2003) или 75 лет (до 01.01.2003) |
| Трудовые договоры, личные дела, личные карточки работников | 50 или 75 лет по тому же правилу |
| Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, о командировках по России, о дисциплинарных взысканиях | 5 лет |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | 50 или 75 лет |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Штатные расписания организации | Постоянно |
| Акты о выделении к уничтожению, описи дел по личному составу | Постоянно |
Практический вывод из таблицы: разные приказы одного и того же отдела кадров живут по разным правилам, и хранить их в одном деле нельзя. Приказы о приёме и увольнении формируются в отдельное дело с пятидесятилетним сроком, приказы об отпусках и командировках — в своё, с пятилетним. Смешанное дело автоматически получает больший срок, и через пять лет его уже не выделить к уничтожению.
Лайфхак: приказ Росархива от 15 июня 2020 года об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов удобно использовать как чек-лист при выборе системы: в нём описано, что система обязана уметь для поддержания юридической значимости документа.
Приём-передача дел и подготовка к оформлению акта
Акт приёма-передачи дел составляется при смене специалиста по кадрам, при реорганизации и при передаче документов в государственный архив. Дела передаются в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Раньше года передавать смысла нет, документы ещё нужны в работе; позже трёх лет начинаются расхождения между номенклатурой и фактическим составом дел.
Проверьте до того, как сядете за проект любого акта по хранению:
- Номенклатура дел на соответствующий год утверждена и содержит индексы, заголовки и сроки хранения со ссылками на статьи Перечня.
- Экспертная комиссия создана приказом, положение о ней утверждено, состав актуален: уволившийся бухгалтер в составе комиссии обесценивает протокол.
- Описи дел постоянного хранения и по личному составу за отбираемый период составлены и утверждены.
- Дела сформированы по срокам хранения, внутри дела есть внутренняя опись и лист-заверитель.
- Ответственный за архив назначен приказом, и он же подписывает акты наравне с комиссией.
- Проверено отсутствие запретов на уничтожение: нет судебных споров, проверок и исполнительных производств по периоду.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Электронный архив обязан обеспечивать не только сохранность, но и поиск, идентификацию и восстановление документа. Практически это пять вещей: определённая структура архива, правила индексирования, работающий поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Проверьте на своём архиве последний пункт: если никто не сверял контрольные суммы файлов за последний год, о сохранности говорить рано.»
Кейс из практики: производственная компания хранила бумажный кадровый архив в отдельном ангаре в трёх километрах от офиса. Поиск одного оригинала занимал рабочий день: нужно было отправить сотрудника, вскрыть помещение и перебрать коробки. После перевода текущего документооборота в электронный вид поиск подписанного документа занимает пару минут, а в ангаре остались только дела закрытых периодов.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На пилоте видно, какие дела и маршруты согласования расходятся с номенклатурой, и это дешевле исправить до подключения всего штата.
Полезно знать: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию сохранности через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Во что обходится ошибка в хранении кадровых документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и именно поэтому её недооценивают: основные потери лежат за пределами штрафа.
Реальная цена ошибки складывается из другого. Уничтоженный раньше срока приказ о приёме на работу означает, что подтвердить стаж работнику нечем, и организация отвечает за это в споре о назначении пенсии. Отсутствие приказа или трудового договора в момент проверки государственной инспекции труда квалифицируется уже по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а там для юридического лица предусмотрен штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Хранение согласий на обработку персональных данных дольше положенного или без основания — это отдельный состав по статье 13.11 КоАП РФ. Проверить, как требования к кадровым документам выглядят со стороны надзора, можно через сервис самопроверки Роструда: он собран из тех же проверочных листов, по которым работает инспектор.
Восстановление утраченных документов обходится дороже любого штрафа. Если дела погибли при заливе или пожаре, составляется акт о неисправимых повреждениях, а дальше начинается переписка с бывшими работниками, запросы в архивы и сбор дубликатов. На практике восстановить удаётся не всё, и по каждому непокрытому периоду остаётся риск спора.
Когда отдельный архив и акты не нужны
Микропредприятию с пятью работниками полноценный архив с экспертной комиссией и топографическими указателями не нужен. Обязанность хранить документы и соблюдать сроки остаётся, но структура упрощается: дела формируются по номенклатуре, хранятся в шкафу у ответственного лица, акт о выделении к уничтожению составляется раз в несколько лет. Комиссию при этом всё равно придётся собрать хотя бы из трёх человек, включая руководителя.
Переход на электронный архив преждевременен, пока не наведён порядок в бумажном. Оцифровка хаоса даёт цифровой хаос: если дела сформированы вперемешку по срокам хранения, а описей нет, система хранения просто зафиксирует это состояние. Сначала номенклатура и описи, потом система.
Не нужен отдельный акт и там, где факт фиксируется другим документом. Испорченный бланк трудовой книжки списывается актом об уничтожении испорченных бланков и отметкой в приходно-расходной книге, отдельный архивный акт для этого не составляется. Выдача документа работнику фиксируется в листе использования и распиской, а не актом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос, который стоит задать поставщику системы до подписания договора: что происходит с архивом, если договор расторгается. Как правило, лицензионный договор предусматривает сохранение доступа к архивной версии, и разработчики продолжают поддерживать электронный архив. Формулировку нужно найти в тексте договора, а не в презентации: речь идёт о документах со сроком хранения до 50 лет.»
Стоимость КЭДО и электронного архива кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Кастомные шаблоны документов и приоритетная поддержка | входят в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма определяется тарифом и численностью: на «Старте» цена считается за сотрудника при лимите в 25 человек, на «Бизнесе» действует минимальный годовой платёж за 50 сотрудников. Полные условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Акты по хранению документов кадровая служба оформляет не по образцу из интернета, а по формам из приложений к Правилам Росархива, и почти каждый из них требует решения экспертной комиссии и утверждения руководителем. Ключевая точка отсчёта — 1 января: дело попадает в акт о выделении к уничтожению, только если срок хранения истёк к 1 января года составления акта, а сам акт хранится постоянно. Сроки берутся из Перечня и различаются внутри одной пачки приказов, поэтому порядок начинается с номенклатуры дел, а не с акта. Для электронных документов добавляется задача сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения.
Мы в Добыто занимаемся тем, чтобы кадровые документы с момента подписания попадали в структурированный электронный архив с нужными сроками и историей маршрута, а поиск документа за прошлые годы не превращался в поездку на склад. Разбор действующей номенклатуры и порядка хранения обычно предшествует подключению системы: без него архив повторит те же расхождения, что и бумажный.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный акт, если документы уничтожает подрядчик
Да, документов будет два. Организация составляет свой акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и утверждает его у руководителя. Подрядчик оформляет собственный документ о приёме и уничтожении с указанием веса или количества единиц, и он прикладывается к акту организации. Дела с персональными данными уничтожаются шредированием или иным способом, исключающим восстановление содержания, поэтому в договоре с подрядчиком этот способ лучше зафиксировать прямо.
Что такое приказ 29н и относится ли он к хранению кадровых документов
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров. Он действует в редакции от 02.10.2024 и ограничен сроком до 1 апреля 2027 года. К архивному делу он отношения не имеет, но напрямую порождает документы, которые хранит кадровая служба: направления на медосмотр, медицинские заключения и заключительный акт. Заключительный акт медицинская организация составляет в течение 30 дней после завершения периодического осмотра и направляет работодателю.
Как выдать работнику архивную справку о стаже
Пока организация действует, работник запрашивает не архивную справку, а копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ: их выдают не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления, заверенными и бесплатно. Архивная справка в строгом смысле выдаётся архивом по документам, которые в нём хранятся, и её формат применяется, когда запрос касается давних периодов. Если организация ликвидирована, запрос идёт в тот архив, куда были переданы документы по личному составу.
Обязан ли работодатель в Москве сдавать кадровые документы в городской архив
В текущей деятельности — нет, организация хранит документы у себя. Обязанность передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив возникает при ликвидации, а также при реорганизации, если правопреемник не определён. Организации, включённые в список источников комплектования государственного архива, дополнительно согласовывают описи дел по личному составу с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и передают дела постоянного хранения по графику.
Можно ли хранить кадровые документы только в облаке провайдера
Правила допускают хранение электронных архивных документов в системе хранения электронных документов или на физически обособленных носителях, и облачная система этому не противоречит. Критичны два условия. Первое — система должна обеспечивать резервное копирование, восстановление, миграцию документов и формирование актов об уничтожении. Второе — в договоре нужно проверить судьбу архива после расторжения: срок хранения доходит до 50 лет и переживает любой контракт.
Что делать, если дела утрачены при заливе или пожаре
Сначала проводится проверка наличия и состояния архивных документов, её результат оформляется актом. По документам, текст которых не восстанавливается, составляется акт о неисправимых повреждениях. По делам, которые не найдены и розыск которых исчерпан, составляется акт о необнаружении документов. Все три акта утверждает руководитель, и они становятся основанием для снятия дел с учёта. Дальше по документам по личному составу организуется восстановление: запросы в организации-контрагенты, сбор дубликатов, справки по сохранившимся лицевым счетам.
Можно ли продлить срок хранения дела сверх указанного в Перечне
Да. Перечень задаёт минимальный срок, ниже которого опускаться нельзя, а решение хранить дольше организация принимает сама. Оформляется это протоколом экспертной комиссии с обоснованием: продолжающийся спор, длительный проект, отраслевое требование. Обратное действие не работает: сократить нормативный срок своим решением нельзя, даже если документ кажется бесполезным.
