Хранение документов в компании держится на трёх опорах: перечень со сроками, номенклатура дел и назначенный приказом ответственный. Сроки берут не из внутренних представлений, а из перечня Росархива и статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Табели учёта рабочего времени живут 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Главное различие в организации хранения задаёт вид документа: у документа по личному составу срок в десятилетиях и отдельный порядок передачи при ликвидации, у управленческого документа — чаще всего пять лет и уничтожение по акту.
Разберём, как собрать номенклатуру дел и сформировать дела за календарный год, что кладут в личное дело работника, за сколько дней компания обязана выдать копии документов и архивную справку. Покажем, какие кадровые документы нельзя увести в электронный вид даже при внедрённом КЭДО и что проверяет суд, когда доказательством становится файл. Сценарная таблица по численности и структуре компании, размеры штрафов за нарушение правил хранения и тарифы на электронный архив на 2026 год — во второй половине статьи.
Что компания обязана хранить и чем эта обязанность установлена
Обязанность хранить документы не выводится из Трудового кодекса. ТК РФ говорит, что документы должны быть, но не описывает, как их хранить и сколько. Порядок задают два других слоя регулирования. Первый — 125-ФЗ: часть 2 статьи 13 наделяет организацию правом создать собственный архив, статья 17 обязывает обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков. Второй слой — перечни со сроками хранения, главный из которых утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок его применения — приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Отдельные федеральные законы об акционерных обществах и об унитарных предприятиях добавляют собственные перечни того, что организация обязана хранить. Отраслевые регуляторы выпускают свои перечни для документов конкретной отрасли. Если компания работает в лицензируемой сфере, проверять нужно оба слоя: типовой перечень Росархива и отраслевой.
Практическая точка входа в тему — номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков хранения по каждому. Номенклатура утверждается на календарный год, и именно она определяет, в какую папку ляжет конкретный приказ и когда эту папку можно будет уничтожить.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с документами, и требования к бумажным делам полностью переносятся на электронные. Механика такая: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела в соответствии с номенклатурой, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Если номенклатуры на текущий год у вас нет, начинать надо с неё, а не с закупки стеллажей или выбора системы хранения.»
Факт: часть 2 статьи 13 125-ФЗ даёт организации право создать архив самостоятельно. Нанимать архивариуса при этом не требуется: функцию возлагают приказом на действующего сотрудника кадровой службы или делопроизводителя.
Сроки хранения документов: водораздел 2003 года и при чём тут приказ 29н
Статья 22.1 125-ФЗ делит документы по личному составу по дате окончания делопроизводством, а не по дате создания. Дело, законченное делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет. Законченное до этой даты — 75 лет. Трудовой договор, заключённый в 2001 году и расторгнутый в 2015-м, попадает под пятидесятилетний срок: делопроизводством дело закончено после водораздела. По истечении этих сроков документы организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности.
Всё остальное живёт по перечню. Ниже — сроки, которые кадровая служба применяет чаще других.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | 50 лет; 75 лет, если дело закончено делопроизводством до 01.01.2003 | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50 или 75 лет по тому же водоразделу | ст. 22.1 125-ФЗ, перечень Росархива |
| Личная карточка работника | 50 или 75 лет по тому же водоразделу | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о ежегодных и учебных отпусках, о командировках | 5 лет | перечень Росархива |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50 или 75 лет | перечень Росархива |
| Штатное расписание | постоянно | перечень Росархива |
| Локальные нормативные акты: положения, правила, инструкции | постоянно | перечень Росархива |
Из таблицы следует неочевидное: один и тот же приказ по личному составу хранится 5 лет или полвека в зависимости от того, что в нём оформлено. Приказ об отпуске уходит в пятилетнее дело, приказ о переводе того же работника — в пятидесятилетнее. Поэтому приказы по личному составу с разными сроками не подшивают в одну папку: иначе всё дело придётся хранить по максимальному сроку. Полный текст с постатейной разбивкой опубликован Росархивом: перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Запрос «приказ 29н» приводит в кадровую службу регулярно, и путаницы здесь больше всего. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н — это порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Сроков хранения он не устанавливает. В архиве от него остаётся след в виде бумаг: направление на медосмотр, заключение по его результатам, список контингента и поимённый список работников, подлежащих осмотру. Срок хранения каждой из этих бумаг берётся из перечня Росархива. Заключения по медосмотрам при этом относятся к специальным категориям персональных данных, и режим доступа к ним строже, чем к обычному приказу по личному составу.
Электронный архив: что должно быть в системе, чтобы документ остался доказательством
Требования к электронному хранению не выдуманы вендорами. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Это перечень того, что система обязана уметь, и он же работает как чек-лист при выборе решения. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, заменившим прежние правила Минкультуры.
Второй документ, который стоит открыть до выбора системы, — ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Он описывает восемь свойств, которые должны сохраняться на всём сроке хранения: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Конвертация и миграция при покупке системы обсуждаются реже остальных, а через 10 лет от них зависит, откроется ли файл в актуальной версии программы.
Внимание: действующие правила предполагают хранение электронных документов на материальных носителях: файлы записывают на носитель, помещают в контейнер, наносят шифр и размещают в архивохранилище с соблюдением температуры и влажности. Формулировка выглядит архаично, но пока в нормативных документах закреплена именно она.
Отдельный узел — электронная подпись. Сертификат действует ограниченное время, а дело по личному составу хранится 50 лет, и через десятилетия проверить подпись обычным способом уже нельзя. Конструкция, которая это решает, выглядит так: документ подписывается при действующем сертификате, к подписи добавляется метка времени, при смене криптографических алгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная, и в архив документ уходит с сохранением проверяемости. В форматах это уровни CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A: базовая подпись с хэшем, подпись со штампом времени от службы TSA и архивная подпись с периодическим переподписанием.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные: Пленум Верховного Суда разграничил электронный образ и электронный документ в постановлении от 26.12.2017 № 57. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат на момент проверки. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и отдельный файл подписи с расширением .sig.
В практике Добыто пилотную группу мы запускаем до раскатки на всю компанию и в этот же период проверяем выгрузку: система должна отдавать не только документы, но и журналы действий по каждому из них. Журнал показывает всё без выбора — и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Сколько стоит неправильное хранение
Прямая санкция за нарушение правил хранения архивных документов невелика. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Одной этой статьёй дело обычно не заканчивается.
Вторая статья бьёт сильнее. Нарушение требований к хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью, наказывается по статье 13.25 КоАП РФ штрафом на должностных лиц от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Третья зона налоговая: отсутствие первичных документов образует грубое нарушение правил учёта по статье 120 НК РФ со штрафом 10 000 рублей, а если нарушение затронуло более одного налогового периода — 30 000 рублей.
Четвёртая зона штрафом не измеряется вовсе. Когда компания не может предъявить документ, бремя доказывания разворачивается против неё. В трудовом споре это оборачивается восстановлением работника и оплатой времени вынужденного прогула. При проверке государственной инспекции труда невозможность предъявить подписанный локальный акт читается как отсутствие ознакомления с ним, а это часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей.
Перед подключением мы в Добыто сверяем перечень кадровых документов со сроками по номенклатуре. Исправить ошибку в сроке хранения на бумаге дешевле, чем после переноса всего массива в систему: в электронном архиве неправильный срок тиражируется автоматически на все дела того же типа.
Как организовать хранение документов: порядок действий
Порядок ниже одинаков для компании на 20 человек и на 3000: меняется масштаб, а не последовательность. Пропуск любого шага обнаруживается через год-два, когда дела уже сформированы неправильно и переделывать приходится весь массив.
Как выстроить архив компании с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Назначьте ответственного приказом. Укажите в нём не общую формулировку, а конкретные функции: ведение номенклатуры, приём дел от подразделений, учёт выдачи документов, подготовка к уничтожению. Отдельным приказом назначается ответственный за трудовые книжки: это самостоятельная зона ответственности.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел на календарный год: заголовок дела, индекс, количество дел, срок хранения и ссылка на статью перечня. Номенклатура утверждается до начала года, к которому относится.
- Шаг 3. Проставьте сроки по перечню Росархива, затем проверьте по отраслевому перечню, если он к вам применим. Приказы по личному составу разнесите на дела с разными сроками: пятилетние отдельно от пятидесятилетних.
- Шаг 4. По окончании календарного года соберите дела в подразделениях. Документы подшиваются в хронологическом порядке, листы нумеруются, составляется внутренняя опись, оформляется лист-заверитель с указанием количества листов.
- Шаг 5. Проведите экспертизу ценности. Дела постоянного хранения и дела по личному составу описываются отдельными описями, документы с истёкшим сроком включаются в акт о выделении к уничтожению. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством.
- Шаг 6. Передайте дела в архив организации по описям. Приём-передача фиксируется: кто передал, кто принял, сколько дел и листов.
- Шаг 7. Организуйте учёт выдачи. На каждое выданное из архива дело оформляется карта-заместитель, чтобы было видно, у кого документ находится и когда он должен вернуться.
Что критично при разной численности и структуре компании
Совет «заведите архив» ничего не даёт: набор критичных действий меняется от ситуации к ситуации.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Номенклатура дел и приказ об ответственном, правильные сроки по перечню | Отдельное помещение архива, штатная единица архивариуса |
| 50-500 сотрудников, несколько подразделений | График передачи дел из подразделений, раздельные описи по личному составу и по управленческим документам | Поединичное описание каждого документа внутри пятилетних дел |
| От 1000 сотрудников, филиалы в разных городах | Единая номенклатура для всех филиалов, электронный архив с выгрузкой журналов действий | Бумажное дублирование документов, подписанных электронной подписью |
| Дистанционные сотрудники в штате | Подтверждение получения документа работником и хранение этого подтверждения вместе с документом | Физическое помещение архива по месту работы сотрудника |
| Ликвидация или реорганизация | Передача документов по личному составу правопреемнику либо в государственный или муниципальный архив, упорядочение дел до передачи | Номенклатура на следующий год |
Строка про ликвидацию — та, на которой спотыкаются чаще всего. Документы по личному составу нельзя уничтожить вместе с компанией: без них бывший работник не подтвердит стаж при назначении пенсии. Архив принимает дела упорядоченными, и работу по описанию оплачивает ликвидируемая организация.
В практике Добыто аудит номенклатуры перед внедрением КЭДО почти всегда вскрывает одно и то же: сроки проставлены по перечню, действовавшему до 2020 года, а приказы по личному составу лежат в одном деле независимо от срока хранения. Это чинится до перевода в электронный вид, иначе ошибка переезжает в систему вместе с делами.
Образцы кадровых документов для формирования дел и личных дел
Комплект собран под шаг 4 инструкции; начните с описи документов личного дела, она задаёт состав папки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Личное дело и архивная справка: что выдают работнику и в какой срок
Обязанность вести личные дела установлена для государственной гражданской службы. Коммерческая организация ведёт их по собственному решению, и тогда состав дела, порядок ведения и срок хранения закрепляются локальным нормативным актом. Отсутствие такого акта при фактически существующих личных делах создаёт неприятную конструкцию: персональные данные собраны, а основание и цели их обработки нигде не описаны.
Ограничение задаёт законодательство о персональных данных. Статьи 86-88 ТК РФ и 152-ФЗ требуют, чтобы объём обрабатываемых данных соответствовал заявленным целям. Копия паспорта, свидетельства о рождении ребёнка или военного билета в личном деле законна, только когда работодатель может объяснить, зачем она там хранится после оформления. Хранение без такой цели этому критерию не отвечает.
Выдача документов работнику регулируется отдельной нормой. По письменному заявлению работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления — статья 62 ТК РФ. Срок считается в рабочих днях и на поиски в архиве не продлевается. Если бывшему работнику нужен приказ о приёме на работу, порядок тот же: организация выдаёт копию или архивную справку из своего архива, пока не истёк срок хранения дела.
Архивная справка отличается от копии по содержанию. В ней приводятся сведения из архивных документов с обязательным указанием их поисковых данных: номера дела, описи и листов, на которых найдены сведения. Справка без ссылки на архивные шифры почти ничего не подтверждает — по ней невозможно проверить, откуда взяты сведения. После ликвидации организации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и запросы бывших работников рассматривает уже он, в тридцатидневный срок со дня регистрации обращения.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией. Чтобы такая распечатка имела вес, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что остаётся на бумаге даже при внедрённом КЭДО
Полный отказ от бумаги в кадровых процессах невозможен по требованию закона. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумажном носителе: основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Увольнение целиком внутри КЭДО не проводится: заявление работник подаёт электронно, приказ и ознакомление уходят на бумагу.
Бумажная трудовая книжка остаётся у тех работников, кто не перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности, и хранится по правилам для бланков строгой отчётности. Электронный расчётный листок допустим только при введённом по правилам ТК РФ КЭДО: сам документ при этом не меняется, появляется правовое основание для электронного взаимодействия в целом. И статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на такое взаимодействие: без согласия конкретного человека документы по нему ведутся по-старому, сколько бы ни стоила система.
Важный нюанс из практики: компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процедуры увольнения, а получает гибрид. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Архив планируют сразу под два потока: электронное дело и бумажная часть по тем же работникам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если его затребовали в процессе или если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по служебной электронной почте, у него два законных исхода — закрепить порядок локальным актом либо перевести обмен в КЭДО. Суды признают переписку доказательством, когда обмен был устойчивым и системным и его порядок описан в локальном акте. Промежуточное состояние, когда все переписываются, но нигде это не описано, остаётся самым уязвимым.
Лайфхак: журнал подписания по спорному документу смотрят до начала спора. Сверку по конкретным работникам имеет смысл проводить перед плановой проверкой и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Когда электронный архив компании не нужен
Переводить архив в электронный вид преждевременно в трёх ситуациях. Первая: в компании до 25 человек, весь штат работает в одном офисе, бумажный документооборот занимает несколько часов в месяц, и выигрыш во времени не покроет работу по упорядочению дел. Вторая: номенклатура дел не составлена или составлена по перечню, утратившему силу, — ошибка в сроках просто переедет в систему и станет менее заметной. Третья: компания в процессе ликвидации, документы по личному составу всё равно уйдут в государственный или муниципальный архив упорядоченными.
Стоимость электронного архива и КЭДО: тарифы ДОБЫТО КЭДО
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с учётной системой входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив относится к тарифу «Бизнес», поэтому компании до 25 человек, которым нужен именно архив, а не только подписание, считают бюджет по нему. Состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, квалифицированную подпись получают через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Порядок в документах начинается с номенклатуры дел и правильно проставленных сроков: 50 или 75 лет для документов по личному составу в зависимости от даты окончания дела делопроизводством, 5 лет для приказов об отпусках и табелей, постоянное хранение для штатных расписаний и локальных актов. Дальше всё повторяемо: формирование дел в конце года, экспертиза ценности, описи, передача в архив, учёт выдачи. Перевод в электронный вид сроки не сокращает и от бумаги не освобождает: приказ об увольнении и акт ознакомления остаются на бумажном носителе, а электронная подпись требует метки времени и переподписания, чтобы через десятилетия документ оставался проверяемым.
Мы в Добыто закрываем эту задачу с двух сторон: приводим в порядок номенклатуру и сроки до перевода в электронный вид и подключаем электронный архив, из которого документ и журнал действий по нему выгружаются за минуты вместо дней поиска по папкам.
Частые вопросы о хранении документов
Можно ли уничтожить документы сразу, как истёк срок хранения?
Нет. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: дело 2020 года с пятилетним сроком становится доступным для уничтожения не раньше 2026 года. Уничтожению предшествует экспертиза ценности, по её результатам составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение без акта — то же нарушение правил хранения, что и утрата документа, со штрафом по статье 13.20 КоАП РФ.
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после сканирования архива?
Да, если документ изначально создан на бумаге. Скан такого документа — электронный образ: он воспроизводит оригинал, но не заменяет его. Уничтожать бумажные подлинники можно только после истечения их собственного срока хранения по перечню, а не после сканирования. Электронным документом считается то, что изначально создано в электронной форме и подписано электронной подписью.
Кто отвечает за хранение, если в компании нет архивариуса?
Ответственность лежит на организации и на должностном лице, которому функция передана приказом. Отдельная штатная единица не обязательна: ведение номенклатуры, приём дел и учёт выдачи возлагают на сотрудника кадровой службы или делопроизводителя. Если приказа нет вообще, при проверке ответственным окажется руководитель организации как лицо, обязанное обеспечить сохранность документов.
Что делать, если сертификат подписи истёк, а документ хранится ещё 40 лет?
Истечение срока действия сертификата не аннулирует подпись, поставленную в период его действия, если есть доказательство момента подписания. Таким доказательством служит метка времени от службы штампов времени, добавленная при подписании. Если метки нет и подпись уже не проверяется штатными средствами, подлинность подтверждают иначе: журналом действий системы, заверенной копией документа, письменными пояснениями сотрудников, участвовавших в подготовке и получении документа.
Куда передавать документы при ликвидации компании?
Документы по личному составу передаются правопреемнику при реорганизации либо в государственный или муниципальный архив при ликвидации. Дела принимаются упорядоченными: подшитыми, пронумерованными, с описями и листами-заверителями, и работу по упорядочению оплачивает ликвидируемая организация. Управленческие документы с неистёкшими сроками также подлежат передаче, порядок определяется договором с архивом.
Можно ли хранить электронный архив только в облаке оператора?
Договор с оператором закрывает вопрос техники, но не вопрос ответственности: за сохранность документов отвечает организация. В договоре проверяются три вещи — порядок и формат выгрузки всего массива при расторжении, срок предоставления выгрузки и состав выгружаемого: сами документы, файлы подписей и журналы действий. Выгрузка без журналов действий сохраняет документы, но лишает возможности подтвердить, кто и когда с ними работал.
