Истёк срок хранения документа: как оформить уничтожение

Истёк срок хранения документа — и дальше нужны четыре действия: экспертиза ценности, опись, акт о выделении к уничтожению и само уничтожение с отметкой в учётных документах. Срок считается не от даты подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закрыто в делопроизводстве: дело 2020 года с пятилетним сроком уничтожают не раньше 2026 года. Уничтожить дела можно только после того, как руководитель утвердил описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период. Главное различие, от которого зависит комплект бумаг, — содержит документ персональные данные или нет: на личное дело и трудовой договор нужен ещё и акт об уничтожении персональных данных по требованиям Роскомнадзора, на хозяйственную переписку — только архивный акт.

Разберём, как считать срок при метках «ЭПК», «до минования надобности» и «постоянно», что писать в акте, чем отличается уничтожение электронного дела от бумажного и в каких семи ситуациях уничтожать нельзя даже при истёкшем сроке. Отдельно покажем, как выглядит чек-лист проверки до формирования акта. Сценарная таблица стоп-ситуаций, размеры штрафов по статьям 13.20, 13.25 и 13.11 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

«Истёк срок хранения» и «можно уничтожать» — не одно и то же

Истечение срока даёт право уничтожить дело, но само право реализуется через процедуру. Пока не проведена экспертиза ценности и не утверждены описи, уничтожение считается нарушением правил хранения архивных документов, даже если по перечню срок действительно вышел. Логика здесь архивная, а не кадровая: часть документов с истёкшим сроком по результатам экспертизы отбирается на постоянное хранение, и заранее вы не знаете, какая именно.

Вторая частая ошибка — уничтожать документы поштучно. Уничтожается дело целиком по описи, а не отдельные листы, вынутые из папки. Если в деле собраны документы с разными сроками, дело хранится по наибольшему сроку.

Право организовать собственный архив и самостоятельно хранить документы даёт пункт 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Обратная сторона этого права — обязанность формировать дела по номенклатуре: в конце календарного года каждое структурное подразделение закрывает дела в соответствии с номенклатурой, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив организации. Именно от этой даты и начинает течь срок хранения.

Как посчитать срок: даты, метки перечня и таблица по кадровым документам

Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним завершено. Это правило закреплено Инструкцией по применению перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, и оно же чаще всего ломает самодельные расчёты: кадровик считает пять лет от даты приказа и приходит к уничтожению на год раньше, чем можно.

Кроме числовых сроков в перечне встречаются четыре метки, каждая из которых меняет порядок действий:

• ЭПК — после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Без экспертизы ценности такое дело в акт не попадает.
• До минования надобности — срок определяет сама организация, но он не может быть меньше одного года. Так хранятся проекты локальных нормативных актов, копии документов и документы, присланные для сведения.
• До замены новыми — применяется к копиям нормативных документов, присланных для использования в работе.
• Постоянно — для организаций, которые не являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, означает хранение не менее 10 лет.

Ниже сроки по документам, из-за которых чаще всего спорят при разборе кадрового архива.

Из таблицы видно практическое следствие: в одной папке с приказами за год могут лежать документы со сроком 5 лет и со сроком 50 лет, и разбирать их придётся полистно, а не по обложке дела.

Порядок уничтожения: от экспертной комиссии до акта

Процедура описана в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Этот документ заменил прежние правила Минкультуры, по которым электронные документы предписывалось хранить на обособленных материальных носителях: диски укладывали в контейнеры, шифр наклеивали сверху и ставили на полку в помещение с контролируемой температурой и влажностью. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении к этим правилам.

Как оформить уничтожение документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии и назначьте её состав. Комиссия отвечает за экспертизу ценности, и без её решения акт не имеет основания.
2. Шаг 2. Поднимите номенклатуры дел за те годы, документы которых разбираете, и сверьте фактическое наличие дел с номенклатурой. Расхождения фиксируйте сразу: отсутствующее дело нельзя ни уничтожить, ни описать.
3. Шаг 3. Проведите экспертизу ценности полистно для дел с отметкой «ЭПК» и для дел со смешанным составом документов. Дела, где встречаются документы длительного хранения, из акта исключаются.
4. Шаг 4. Составьте описи дел постоянного хранения и дел по личному составу за соответствующий период. Проекты описей готовятся не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве.
5. Шаг 5. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акте достаточно указать общее количество дел и крайние даты завершения делопроизводства по группе однородных дел, описывать каждое дело отдельно не требуется.
6. Шаг 6. Утвердите акт у руководителя. Утверждение возможно только после того, как руководитель утвердил описи дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период. Организации, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, представляют акт с отметкой «ЭПК» на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного органа в двух экземплярах вместе с описями.
7. Шаг 7. Уничтожьте дела физически и зафиксируйте факт: измельчение, сжигание или передача на переработку по накладной. Затем внесите изменения в учётные документы архива, чтобы уничтоженные дела не числились в наличии.

Что проверить до того, как формировать акт

Пять проверок, которые снимают основную часть переделок:

• Есть ли утверждённая номенклатура дел за нужные годы и совпадает ли индексация дел с фактическими папками.
• Нет ли среди дел документов по личному составу, которые попали в «пятилетнюю» папку по ошибке.
• Не идёт ли по этим документам проверка, запрос или судебный спор.
• Есть ли невостребованные трудовые книжки: они хранятся по сроку документов по личному составу и в общий акт не включаются.
• Содержат ли дела персональные данные, то есть понадобится ли второй акт по требованиям Роскомнадзора.

Важный нюанс из практики: в спорах об электронных кадровых документах доказывание идёт в определённом порядке. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан и получен. С архивом та же логика: сначала проверяется, был ли у вас порядок хранения и экспертизы ценности, и только потом — правильно ли оформлен акт.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что писать в акте и какие документы останутся в архиве навсегда

Акт о выделении к уничтожению и описи дел сами становятся архивными документами постоянного хранения. Это тот случай, когда бумага, подтверждающая уничтожение, живёт дольше уничтоженных документов: при проверке инспектор смотрит не на отсутствие дел, а на наличие акта, описи и отметок в учётных документах.

Минимальный состав сведений, без которых акт не работает: наименование организации, основание (реквизиты перечня и номенклатуры дел), группы однородных дел с крайними датами, общее количество дел и листов, состав экспертной комиссии с подписями, дата утверждения руководителем, способ уничтожения и реквизиты документа о фактическом уничтожении — накладной на переработку или отдельного акта.

Шаблоны локальных актов и документов для архивной работы

Комплект для случая, когда архивом занимается кадровая служба без отдельного архивиста; начните с положения, в котором закрепляется порядок хранения электронных документов.

Персональные данные: второй акт, про который забывают

Кадровое дело с истёкшим сроком хранения — это одновременно массив персональных данных, а их уничтожение регулируется отдельно. По части 4 статьи 21 152-ФЗ оператор уничтожает персональные данные в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки. Архивный акт этот факт не подтверждает: требования к подтверждению уничтожения установлены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, который действует с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года.

Подтверждающие документы зависят от способа обработки. При обработке без средств автоматизации достаточно акта об уничтожении персональных данных. При автоматизированной обработке нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе. При смешанной обработке — оба документа.

Акт об уничтожении персональных данных по приказу № 179 содержит:

• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора;
• сведения о лице, осуществляющем обработку по поручению оператора, если он привлекался;
• фамилию, имя, отчество субъекта или иную информацию, относящуюся к определённому физическому лицу;
• фамилии, имена, отчества и должности лиц, выполнивших уничтожение, с их подписями;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование материальных носителей с указанием количества листов — при обработке без автоматизации;
• наименование информационных систем — при автоматизированной обработке;
• способ и причину уничтожения;
• дату уничтожения.

Акт и выгрузку из журнала хранят 3 года с момента уничтожения персональных данных. Выгрузка должна содержать данные субъекта, категории уничтоженных данных, наименование системы, причину и дату уничтожения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Журнал событий в системе не выборочный, он показывает всё: и то, что подтверждает вашу позицию, и то, что работает против неё. Поэтому выгрузку из журнала мы смотрим до того, как документ куда-то уходит, а не после начала спора. В Добыто такую сверку мы проводим перед проверками. Откройте журнал по любому делу, которое собираетесь уничтожать, и проверьте, соберётся ли из него выгрузка с датой, категориями данных и наименованием системы».

Электронные документы и КЭДО: как уничтожают файл

Уничтожение электронного дела — это удаление файлов и метаданных из системы хранения с исключением возможности восстановления, включая резервные копии и обособленные носители. Отметка в учётных документах архива нужна так же, как для бумаги, а к архивному акту добавляется выгрузка из журнала, если в деле были персональные данные.

Отдельная сложность — проверяемость подписи к моменту, когда дело ещё хранится, но сертификат подписанта давно истёк. Стратегия долговременной сохранности по ГОСТ Р 57762-2017 включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. На практике это означает метку времени при подписании и переподписание поверх старой подписи при смене криптоалгоритмов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на своё дело перед уничтожением: если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и бумажный подлинник у этого дела где-то существует».

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила, при новом рассмотрении работник выиграл и был восстановлен. Положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника у работодателя были. Перевесили три обстоятельства, зафиксированные его же информационной системой: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и система показала, кто выдал подпись и под чьим контролем находилась.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес» сервиса Добыто: подписанные документы остаются в той же системе, где проходило подписание, вместе с журналом действий по каждому файлу. При переводе архива в электронный вид мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и прав доступа.

Когда уничтожать нельзя даже при истёкшем сроке

Формально истёкший срок — не индульгенция. Семь ситуаций, в которых дело остаётся в архиве.

Первые три строки — причина, по которой архивную работу планируют на начало года, а не подстраивают под уборку помещения: пока по документу возможен запрос, уничтожение создаёт риск больше, чем экономит места.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».

Цена ошибки: штрафы, потерянные доказательства и повторная работа

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на гражданина, от 3 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 рублей на организацию. Для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью действует статья 13.25 КоАП с другой шкалой: от 2 500 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 200 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо.

Отдельный риск — персональные данные. Обработка в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместимая с целями сбора, квалифицируется по части 1 статьи 13.11 КоАП: с 30 мая 2025 года это от 10 000 до 15 000 рублей для граждан, от 50 000 до 100 000 рублей для должностных лиц и от 150 000 до 300 000 рублей для организаций. Хранение личных дел за пределами срока без правового основания попадает в эту же логику: цель обработки достигнута, а данные остались.

Финансово чувствительнее другое. Уничтоженное раньше срока дело по личному составу невозможно восстановить: справку о стаже или о заработке по нему уже не выдать, а обращения работников по таким справкам приходят и через 20 лет. Обратная ошибка тоже стоит денег: архив, который не разбирали пять лет, приходится обрабатывать полистно, и трудозатраты на экспертизу ценности растут пропорционально объёму, а не числу дел, подлежащих уничтожению.

В практике Добыто при внедрении КЭДО вопрос о судьбе существующего архива задают одним из первых. Бумажный архив остаётся как есть и продолжает жить по своим срокам, а документы, подписанные в системе, хранятся в ней вместе с историей подписания.

Стоимость КЭДО и электронного архива: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из тарифа, численности и потребности в интеграции; переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому журнал действий и выгрузки по документам формируются в том же контуре, где хранится сам документ.

Выводы

Истечение срока хранения открывает процедуру, а не закрывает вопрос. Срок считается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела; метки «ЭПК», «до минования надобности», «до замены новыми» и «постоянно» меняют порядок действий; уничтожение возможно только после утверждения описей и акта. Для кадровых дел к архивному акту добавляется акт об уничтожении персональных данных, а при автоматизированной обработке — выгрузка из журнала событий, и оба документа хранятся 3 года. Документы, по которым идёт проверка или спор, остаются в архиве независимо от срока.

Мы в Добыто ведём кадровые документы и электронный архив в одном контуре: срок хранения и журнал действий привязаны к карточке документа, поэтому к моменту экспертизы ценности видно, что и когда подписывалось. Это та часть работы, которая в бумажном архиве восстанавливается только вручную и только по описям.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить документы, если номенклатуры дел за те годы нет?

Уничтожать без номенклатуры рискованно: она служит основанием для определения сроков в акте и подтверждает, какие дела вообще формировались. Практический выход — восстановить номенклатуру ретроспективно по фактическому составу дел, утвердить её приказом, а затем проводить экспертизу ценности. Полистный разбор в этом случае обязателен: без номенклатуры невозможно доказать, что в деле не было документов со сроком 50 лет.

Обязательно ли создавать экспертную комиссию в компании на 15 человек?

Экспертиза ценности — обязательный этап независимо от численности, а комиссия может состоять из двух-трёх человек: руководителя, кадровика и бухгалтера. Приказ о её создании издаётся один раз и действует до изменения состава. Комиссия из одного человека уязвима: акт подписывают члены комиссии, и в форме акта предусмотрены подписи нескольких лиц.

Можно ли отдать документы на уничтожение сторонней компании?

Можно, и для бумажных архивов это обычная практика: передача на переработку оформляется накладной, реквизиты которой вносятся в акт. Но если в делах есть персональные данные, привлечённая организация становится лицом, осуществляющим обработку по поручению оператора, и сведения о ней включаются в акт об уничтожении персональных данных по приказу Роскомнадзора № 179. Ответственность оператора при этом не передаётся: подтверждать уничтожение перед Роскомнадзором будет ваша компания.

Что делать с медицинскими заключениями по медосмотрам и другими документами о здоровье?

Заключения по обязательным медосмотрам, которые работодатель получает в порядке приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, содержат сведения о здоровье, то есть специальную категорию персональных данных. Срок хранения определяется перечнем и отраслевыми требованиями, а уничтожение оформляется так же, как для остальных персональных данных: акт с указанием категорий уничтоженных данных и способа уничтожения, при автоматизированной обработке — плюс выгрузка из журнала.

Работник просит справку, а документы уничтожены. Что выдавать?

Архивная справка выдаётся на основании сохранившихся документов, поэтому при законном уничтожении дела со сроком 5 лет справку по нему выдать нельзя. Документы по личному составу хранятся 50 лет с 2003 года и 75 лет для более ранних, поэтому сведения о приёме, переводах, увольнении и стаже почти всегда остаются. Если компания ликвидирована, документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и запрос направляется туда.

Нужно ли уничтожать бумажные оригиналы после перевода архива в электронный вид?

Скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом, поэтому сам факт сканирования не сокращает срок хранения подлинника. Бумажный оригинал уничтожается по общей процедуре и только после истечения срока по перечню. Отдельная группа — документы, которые по закону существуют только на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда.