Хранение документов в компании регулируется не одним законом, а связкой из четырёх уровней: 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечень сроков из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, Правила организации хранения из приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 и отраслевые требования. Срок считается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Кадровые документы хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Для электронных документов срок остаётся тот же, но проверяемость подписи через двадцать лет обеспечивает не закон, а метка времени и переподписание.
Разберём сроки по конкретным группам кадровых документов, точку отсчёта и порядок уничтожения: уничтожение без экспертизы ценности и акта юридически равно утрате документов. Покажем, что смотрят инспектор ГИТ, архивное управление и Роскомнадзор, и какая ответственность стоит за каждым нарушением. Таблица сроков, сценарная таблица проверок, образцы описи и приказов, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Четыре уровня правил: какой документ что устанавливает
Требования к хранению разбросаны по актам разного уровня, и путаница начинается там, где компания пытается найти один закон «про хранение». Такого закона нет: 125-ФЗ даёт право организации самостоятельно создать архив и определяет сроки для документов по личному составу, перечень Росархива задаёт конкретные цифры по видам документов, Правила организации хранения описывают процедуру, а ТК РФ и 152-ФЗ добавляют собственные обязанности поверх архивных.
Отдельно отметим распространённую ошибку в публикациях: ссылки на Правила, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Этот документ утратил силу, с 2023 года порядок организации хранения, комплектования, учёта и использования документов определяет приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, зарегистрированный в Минюсте России 06.09.2023. Тексты действующих правил опубликованы на сайте Федерального архивного агентства, там же размещаются разъяснения по их применению.
| Документ | Что устанавливает | Кто спрашивает |
|---|---|---|
| 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» | Право организации создать свой архив (ст. 13), сроки хранения документов по личному составу (ст. 22.1), порядок исчисления сроков (ст. 21.1) | Архивное управление субъекта |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 | Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками от 1 года до 75 лет | Любой проверяющий |
| Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | Номенклатура дел, формирование дел, экспертиза ценности, описи, акты, условия хранения и порядок выдачи архивных справок | Архивное управление субъекта |
| Статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Обязанность работодателя обеспечить хранение электронных кадровых документов весь установленный срок и нести связанные расходы | ГИТ |
| Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н | Состав и форматы электронных кадровых документов: основная часть в PDF/A-1A, подпись отдельным файлом SGN. Обратной силы не имеет | ГИТ |
| 152-ФЗ о персональных данных | Запрет хранить персональные данные дольше, чем требует цель обработки, и обязанность их уничтожить | Роскомнадзор |
| Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 | Типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения электронных документов. Адресованы государственным органам, коммерческие компании используют их как ориентир при выборе системы | Никто напрямую |
Нижняя строка таблицы объясняет типичный спор внутри компании: ИТ-служба требует соответствия приказу № 69, хотя обязанности выполнять его у коммерческой организации нет. Проверять по нему систему полезно, ссылаться на него как на обязательное требование при закупке — нет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегламентированная часть управления документами, и требования к бумаге переносятся на электронный вид почти без изменений. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет вообще, поэтому электронный архив строится по общим архивным правилам плюс требования к подписи. Начните не с выбора системы, а со сверки своей номенклатуры дел с перечнем Росархива № 236: именно там обнаруживаются дела, которые компания хранит по привычке, а не по норме.»
Сроки хранения кадровых документов и точка отсчёта
Точка отсчёта — частая причина преждевременного уничтожения. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, а не с даты подписания документа. Приказ о приёме на работу, изданный в марте 2026 года, попадает в дело, закрываемое 31 декабря 2026 года, и его срок начинает течь с 1 января 2027 года.
Второе правило касается рубежа 2003 года. По статье 22.1 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Норма привязана к дате закрытия дела, а не к дате приёма работника, поэтому личное дело сотрудника, принятого в 2001 году и уволенного в 2020 году, хранится 50 лет.
| Документ | Срок хранения | Оговорка |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | 50 лет | 75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет | 75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003 |
| Личное дело, личная карточка работника | 50 лет | 75 лет, если дело закрыто до 01.01.2003 |
| Приказы об отпусках, командировках по России, взысканиях | 5 лет | Отдельное дело от приказов по личному составу |
| График отпусков | 3 года | Статья 453 перечня Росархива № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет | 50 или 75 лет при вредных и опасных условиях труда |
| Штатное расписание | Постоянно | Хранится по месту разработки и утверждения |
| ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положения | Постоянно | Предыдущие редакции не уничтожаются после замены |
| Акт о несчастном случае на производстве и материалы расследования | 45 лет | Оформляется только на бумаге |
Разница между строками «5 лет» и «50 лет» объясняет, почему приказы по личному составу и приказы об отпусках формируются в разные дела. Если сложить их в одну папку, всю папку придётся хранить по максимальному сроку, то есть полвека.
Факт: действующие правила предписывают хранить электронные документы на обособленных материальных носителях: файлы записываются на диск, носитель помещается в контейнер, на него наносится архивный шифр, и контейнер хранится при заданных температуре и влажности. Одной выгрузки в облако для архивного хранения недостаточно.
Электронный архив: срок тот же, риски другие
Статья 22.3 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность обеспечить хранение электронного кадрового документа в течение всего установленного срока и относит связанные расходы на работодателя. Сам по себе перевод документооборота в электронный вид срок не меняет: трудовой договор, подписанный УНЭП в 2026 году, компания обязана предъявить и в 2070 году.
Техническая сложность в том, что сертификат электронной подписи действует год или два, а документ живёт полвека. Проверяемость обеспечивает не сам сертификат, а метка времени от службы TSA и периодическое переподписание архивной подписью: подпись наращивается поверх старой, когда меняются криптоалгоритмы. Без этого через несколько лет файл откроется, а подпись на нём подтвердить будет нечем.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл из своего архива: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и хранить его нужно вместе с бумажным подлинником.»
Проверьте подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто мы отдельно смотрим, умеет ли система КЭДО регистрировать документ в журнале и относить его в дело: регистрация и последующее архивное хранение относятся к классическому делопроизводству, и если система этого не делает, операции придётся выполнять в другой программе с дополнительной интеграцией.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не бывает: заявление работник подаёт в системе, а приказ и ознакомление с ним уходят в бумажное дело.
Как организовать хранение внутри компании
Статья 13 125-ФЗ даёт организации право создать собственный архив и хранить документы самостоятельно. Практически это означает годовой цикл: в конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их на хранение. Без номенклатуры дел эта конструкция не работает, потому что нечем подтвердить, какие дела вообще должны существовать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как поставить хранение документов на регламент: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Назначьте ответственного за архив приказом и закрепите за ним полномочия, включая право требовать дела от подразделений.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел на следующий год: индекс дела, заголовок, срок хранения со ссылкой на статью перечня Росархива № 236 и отраслевых актов.
- Шаг 3. Разведите в разные дела документы с разными сроками. Приказы по личному составу, приказы об отпусках и командировках, документы по вредным условиям труда хранятся раздельно.
- Шаг 4. По окончании года закройте дела, оформите описи и передайте дела в архив организации.
- Шаг 5. Проведите экспертизу ценности: комиссия определяет, какие дела с истёкшим сроком подлежат уничтожению, а какие нужно продлить.
- Шаг 6. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и утвердите его у руководителя.
- Шаг 7. Уничтожьте документы и сохраните акт. Акт хранится постоянно и остаётся единственным доказательством правомерного уничтожения.
Важный нюанс из практики: уничтожение документов с истёкшим сроком без акта и экспертизы ценности проверяющий квалифицирует как утрату документов, а не как законную процедуру. Акт о выделении к уничтожению хранится постоянно и предъявляется при проверке вместе с описями.
Что проверить до перевода архива в электронный вид
- Есть ли действующая номенклатура дел и совпадают ли сроки в ней с перечнем Росархива № 236.
- Какие документы по вашей отрасли нельзя перевести в электронный вид: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге.
- Оформлено ли соглашение с работником об использовании неквалифицированной подписи: без него равнозначность подписи собственноручной не возникает.
- Фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и умеет ли выгружать журнал действий по конкретному документу.
- Как организовано переподписание архивной подписью и кто за него отвечает после окончания проекта внедрения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию, даже если положение о КЭДО и перечень документов оформлены безупречно. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
Образцы документов для кадрового дела и архива
Комплект для наведения порядка в личных делах: начните с описи, она показывает, чего в деле не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Что проверяют инспекторы и сколько стоит нарушение
Хранение документов проверяют минимум четыре стороны, и каждая смотрит свой срез. Инспектор ГИТ приходит за кадровыми документами и ознакомлением работников, архивное управление — за номенклатурой и описями, Роскомнадзор — за сроками хранения персональных данных, налоговая истребует первичные документы. Ответственность у каждого направления своя.
| Кто проверяет | Что смотрит в первую очередь | Ответственность |
|---|---|---|
| ГИТ | Наличие ЛНА и ознакомление работников, комплектность кадровых документов, при КЭДО — приказ о введении, положение и письменные согласия работников | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: 30 000-50 000 рублей на юридическое лицо |
| Архивное управление субъекта | Номенклатура дел, описи, акты о выделении к уничтожению, условия хранения носителей | Статья 13.20 КоАП РФ: 5 000-10 000 рублей на юридическое лицо, 3 000-5 000 на должностное |
| Роскомнадзор | Срок хранения персональных данных после достижения цели обработки, наличие акта об уничтожении, состав хранимых сведений | Статья 13.11 КоАП РФ, размер зависит от состава нарушения |
| Налоговый орган | Первичные документы и расчётные ведомости, истребованные при проверке | Статья 126 НК РФ: 200 рублей за каждый непредставленный документ |
| Участники общества, суд по их заявлению | Хранение документов ООО и АО, обязательных по корпоративному законодательству | Статья 13.25 КоАП РФ: 200 000-300 000 рублей на юридическое лицо |
Корпоративная ответственность за хранение документов на порядок выше архивной: нарушение номенклатуры дел обойдётся организации максимум в 10 000 рублей, а отсутствие протоколов общих собраний и решений участников — в 300 000 рублей.
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. Работодатель сделал всё формально верно: положение о КЭДО разработано, перечень документов утверждён, согласие работника получено за день до перехода. При новом рассмотрении суд восстановил работника. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Система, внедрённая ради доказательств, дала их второй стороне.
Мы поэтому смотрим журнал подписания до того, как спор начался: такая сверка проводится перед проверками и при увольнениях, на которых ожидается конфликт.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»
Лайфхак: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка работала как доказательство, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Ликвидация, передача в архив и архивная справка
При ликвидации организации документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Упорядоченное состояние означает сформированные дела, оформленные обложки и описи: архив не принимает коробки с россыпью бумаг, и приведение документов в порядок ложится на ликвидируемую компанию.
В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций принимает система Главархива города Москвы. Отсюда и запросы бывших сотрудников: когда человеку нужно подтвердить стаж или заработок за период работы в закрывшейся компании, он обращается не к работодателю, а в архив, и получает архивную справку. Срок рассмотрения таких запросов социально-правового характера составляет 30 дней с возможностью продления.
Пока компания действует, справки выдаёт она сама. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней со дня письменного заявления. Разъяснения по обязанностям работодателя при электронном взаимодействии с работником публикует Минтруд России в разделе об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Полезно знать: для ПЭП и УНЭП равнозначность собственноручной подписи возникает только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия. УКЭП равнозначна в силу закона. Соглашение об использовании неквалифицированной подписи хранится столько же, сколько подписанные ею документы: без него архив электронных документов теряет доказательственную силу целиком.
Когда отдельный электронный архив компании не нужен
Отдельная система хранения электронных документов решает задачу не всем. Если компания не ввела КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, электронных кадровых документов у неё юридически нет: есть сканы бумажных подлинников, которые хранятся вместе с подлинниками и отдельной системы не требуют.
Второй случай — небольшая компания со стабильным штатом, где объём кадровых документов за год умещается в несколько дел. Затраты на внедрение и сопровождение системы хранения здесь превысят стоимость бумажного архива, а обязанности вести электронный архив закон не устанавливает.
Третий случай — компания, у которой в электронном виде существуют только документы с коротким сроком хранения: заявления, служебные записки, графики отпусков на 3 года. Переподписание архивной подписью и миграция форматов нужны там, где документы живут 50 лет. Для трёхлетних дел достаточно выгрузки с подписями в неизменном виде и резервной копии.
Электронный архив окупается там, где выполняются два условия одновременно: КЭДО введён и основной массив документов имеет срок хранения 50 лет и выше. В практике Добыто это компании от нескольких сотен человек с распределёнными подразделениями, где бумажное дело приходится физически возить между городами.
Стоимость электронного архива и хранения документов в КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с учётной системой входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для руководителя и кадровой службы выпускается через удостоверяющие центры отдельно.
Выводы
Правила хранения документов собираются из четырёх источников: 125-ФЗ задаёт рамку и сроки по личному составу, перечень Росархива № 236 — конкретные цифры, приказ Росархива № 77 от 2023 года — процедуру, а ТК РФ и 152-ФЗ добавляют кадровые и защитные обязанности. Срок течёт с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, и рубеж 1 января 2003 года разводит документы по личному составу на 75 и 50 лет. Перевод в электронный вид сроки не сокращает, зато добавляет задачу поддерживать проверяемость подписи метками времени и переподписанием. Дороже всего обходится не архивное нарушение, а корпоративное: до 300 000 рублей по статье 13.25 КоАП РФ.
Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровой службой: сверяем номенклатуру дел с перечнем сроков, разделяем документы, которые остаются на бумаге, и настраиваем хранение электронных документов так, чтобы через десять лет подпись на них подтверждалась без экспертизы.
Частые вопросы о хранении документов
Можно ли хранить кадровые документы в другом городе или у подрядчика
Закон не требует держать архив по адресу организации, ответственность за сохранность при этом остаётся на компании. Договор с архивной компанией не снимает обязанность предъявить документы по требованию ГИТ, налогового органа или суда, поэтому в договоре фиксируются срок выдачи дела по запросу и порядок доступа. Для документов с персональными данными отдельно проверяется место размещения баз: по 152-ФЗ они должны находиться на территории России.
Что делать, если документы утрачены при пожаре или заливе
Создаётся комиссия, составляется акт об утрате с перечнем дел и причиной, факт подтверждается справкой от МЧС, управляющей организации или органов внутренних дел. Дальше проводится восстановление: приказы по личному составу восстанавливают по вторым экземплярам, данным учётной системы, сведениям из Социального фонда России и налоговой отчётности. Акт об утрате без подтверждающих документов проверяющий не принимает.
Как приказ 29н связан с хранением документов
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и действует до 1 апреля 2027 года. Хранение он регулирует косвенно: у работодателя остаются список работников, подлежащих осмотру, направления и экземпляр заключительного акта медицинской организации. Сроки хранения этих документов берутся из перечня Росархива № 236, а не из самого приказа 29н.
Нужно ли хранить черновики и переписку по кадровым вопросам
Черновики и проекты документов в номенклатуру дел не включаются и хранению не подлежат. Служебная переписка — другой случай: если локальным актом установлено, что сообщения по служебной электронной почте исполняются наравне с бумажными документами, такая переписка становится доказательством и хранится по сроку соответствующего дела. Суды признают уведомление работника по электронной почте именно при наличии такого локального акта и устойчивого обмена, а не разовой отправки.
Сколько хранить документы по самозанятым и исполнителям по ГПХ
Договоры гражданско-правового характера и акты к ним не относятся к документам по личному составу, поэтому сроки 50 и 75 лет к ним не применяются. Хранятся они по правилам для договорных документов, а чеки самозанятых и акты нужны прежде всего для подтверждения расходов перед налоговым органом. Переносить кадровые требования на исполнителей по ГПХ не следует: у них нет ни личного дела, ни приказов по личному составу.
Обязана ли компания создавать архив как отдельное подразделение
Статья 13 125-ФЗ даёт право создать архив, а не обязывает. Для большинства организаций достаточно назначить ответственного приказом и выделить помещение или шкафы с ограниченным доступом. Отдельное подразделение оправдано при большом объёме дел постоянного хранения и при наличии документов Архивного фонда.
Что происходит со сроками при реорганизации компании
При слиянии, присоединении или преобразовании документы передаются правопреемнику вместе с обязанностью хранить их оставшийся срок. Течение срока при этом не прерывается и заново не начинается. Передача оформляется актом приёма-передачи с описями дел, и этот акт хранится постоянно: он объясняет проверяющему, почему в архиве лежат дела другой организации.
