Хранение документов в кадровой службе строится на трёх действиях: сгруппировать исполненные документы в дела по номенклатуре, оформить дело и передать его в архив организации. Формировать дела подразделение обязано в конце каждого календарного года, основание — пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Срок хранения берётся не из внутреннего регламента, а из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236: приказы по личному составу о приёме и увольнении и трудовые договоры — 50 лет, график отпусков — 3 года, табель — 5 лет, штатное расписание — постоянно. Внутри одной пачки приказов сроки расходятся: приказы о приёме, переводе и увольнении хранятся 50 лет, а приказы об отпусках, дежурствах и дисциплинарных взысканиях — 5 лет, поэтому в одно дело они не подшиваются.
Разберём номенклатуру дел, правила группировки, состав личного дела и границы, которые ставит 152-ФЗ, а также полное оформление дела: нумерацию листов, внутреннюю опись, лист-заверитель и обложку. Покажем, какие сроки не меняются при переходе на КЭДО и какие четыре документа закон оставляет на бумаге. Во второй половине статьи — таблица сроков по видам кадровых документов, порядок выдачи архивной справки бывшему работнику, размеры штрафов по статьям 5.27 и 13.20 КоАП, тарифы на электронный архив 2026 года и ответы на частые вопросы.
Что обязана хранить кадровая служба и на каком основании
Хранение документов — самая зарегламентированная часть работы с документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный без скидок. Нормативная рамка для кадровика состоит из четырёх уровней. Обязанность хранить и право создать собственный архив — 125-ФЗ. Конкретные сроки по каждому виду документа — Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236. Порядок хранения, комплектования, учёта и использования — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77 (зарегистрированы в Минюсте 6 сентября 2023 года, № 75119). Требования к долговременной сохранности электронных файлов — ГОСТ Р 57762-2017.
Трудовой кодекс в этой конструкции отвечает за другое. Он обязывает организацию хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать: порядок задаёт архивное законодательство. Статья 22.3 ТК РФ добавляет к этому обязанность работодателя обеспечить сохранность электронных кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, а часть 8 статьи 22.1 ТК РФ прямо относит расходы на создание, использование и хранение таких документов на работодателя.
Отдельная группа сроков приходит из охраны труда. Документы предварительных и периодических медосмотров оформляются по Порядку, утверждённому приказом Минздрава России от 28 января 2021 года № 29н, а хранятся по общему перечню: основной массив — 3 года, заключительные акты по работникам с вредными и опасными условиями труда — 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Из этого следует рабочий порядок: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив.
Проверить, какие требования к работе с кадровыми документами инспектор применит именно к вам, можно в разделе о контрольно-надзорной деятельности на сайте государственных инспекций труда Роструда: там опубликованы полномочия территориальных ГИТ и порядок проверок.
Номенклатура дел: документ, с которого начинается формирование
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием индекса, срока хранения и ссылки на статью перечня. Без неё формировать дела нечем: заголовок дела придумывается один раз в год, а не в момент, когда на стол легла стопка приказов. Номенклатура утверждается до начала календарного года и действует на этот год; изменения на ходу вносятся в конкретную позицию, а не переписыванием всего документа.
Минимальный набор граф: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения со ссылкой на статью перечня, примечание. Отметка «ЭПК» в графе срока означает, что по истечении срока часть документов дела может быть отобрана на постоянное хранение решением экспертной комиссии, и такое дело нельзя уничтожить автоматически по календарю.
Сроки по кадровым документам расходятся сильнее, чем кажется, и именно на них ломается типовая номенклатура, скопированная у соседней компании.
| Вид документа | Срок хранения | Условие, которое меняет срок |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, совмещении, увольнении, поощрении, изменении фамилии | 50 лет | 75 лет, если дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках | 5 лет | Отдельное дело, с приказами по личному составу не объединяется |
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения | 50 лет | 75 лет для дел, законченных до 1 января 2003 года |
| Личные дела и личные карточки работников | 50 лет | Личное дело руководителя организации — постоянно |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет | 50 лет при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда |
| График отпусков | 3 года | Срок считается после года, на который график составлен |
| Книга учёта движения трудовых книжек | 50 лет | Приходно-расходная книга по учёту бланков — 5 лет |
| Штатное расписание, локальные нормативные акты | Постоянно | По месту разработки и утверждения документа |
| Документы периодических медосмотров (акты, списки, планы-графики) | 3 года | Заключительные акты по вредным и опасным условиям труда — 50 лет |
Из таблицы следует практическое правило для номенклатуры: заголовок дела формулируется так, чтобы внутри оказались документы с одним сроком. Если в заголовке написано просто «Приказы по кадрам», через год дело придётся расшивать и пересобирать вручную.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая регламентированная сфера в управлении документами, и для электронного документооборота она неразрывно связана с требованиями к бумаге. Требования к бумажному документообороту переносятся на электронный: то же дело, тот же заголовок, тот же срок. Поэтому номенклатуру мы утверждаем до перехода на КЭДО, а не после, иначе электронные документы оказываются вне учёта».
Личное дело работника: состав, опись и границы по 152-ФЗ
Личное дело коммерческая организация вести не обязана — обязанность установлена для государственной и муниципальной службы. Если компания его ведёт, дело становится полноценной единицей хранения со сроком 50 лет и подчиняется общим правилам: внутренняя опись, нумерация листов, лист-заверитель, обложка.
Типовой состав дела в порядке подшивки: внутренняя опись, заявление о приёме, копии документов об образовании и документов воинского учёта, трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, приказы о приёме и последующих переводах, личная карточка, заключение по результатам предварительного медосмотра, если должность требует его по приказу № 29н, согласие на обработку персональных данных, листы ознакомления с локальными нормативными актами, документы об увольнении. Документы кладутся в хронологическом порядке, новый документ — сверху.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ограничение, которое проверяет Роскомнадзор, а не ГИТ: состав персональных данных должен соответствовать заявленной цели обработки. Копия паспорта, снятая «на всякий случай», копия свидетельства о браке, данные о членах семьи без основания в законе или локальном акте — это избыточный объём, и хранение такого дела 50 лет только увеличивает срок нарушения. Перед формированием дела сверьте состав с перечнем целей в вашем положении об обработке персональных данных.
Соберите личную карточку Т-2 для нового дела
Важный нюанс из практики: отдельная проблема — дела уволенных. Дело закрывается датой приказа об увольнении, но само по себе оно из папки «действующие» не уходит. Мы советуем раз в квартал прогонять по списку уволенных за период и переносить их дела в закрытую часть номенклатуры: иначе через три года дела за разные годы лежат вперемешку и опись приходится составлять заново.
Как формировать дела: правила группировки и типичные ошибки
Формирование дела — это группировка исполненных документов по заголовкам номенклатуры. Документ попадает в дело только после того, как он исполнен: проект, черновик и дублетный экземпляр в дело не подшиваются, за исключением особо ценных. Документы внутри дела располагаются так, чтобы последовательно раскрывать вопрос, вынесенный в заголовок.
Жёсткие физические ограничения: объём дела — не более 250 листов при толщине не более 4 см. Превысили — заводите второй том с тем же заголовком и отметкой «Том 2». Это не рекомендация по удобству: том толще 4 см не подшивается ровно, листы в нём рвутся при нумерации и перелистывании, а архив такое дело не примет.
| Что часто кладут в одно дело | Почему так нельзя | Как правильно |
|---|---|---|
| Приказы о приёме и приказы об отпусках | Сроки 50 лет и 5 лет, уничтожить дело нельзя до истечения большего срока | Два дела с разными индексами номенклатуры |
| Документы за разные календарные годы | Дело формируется за один год, иначе срок хранения не отсчитать | Переходящее дело закрывается и открывается заново с 1 января |
| Оригинал приказа и его копия для бухгалтерии | Дублетные экземпляры в дело не включаются | В деле — подлинник, копия уходит по назначению и хранится у получателя |
| Табели за год с вредными и обычными условиями труда | Сроки 5 и 50 лет, всё дело придётся хранить 50 лет | Разделить по подразделениям с вредными условиями |
| Заявления работников вместе с приказами | Заявления-основания имеют собственный срок и объём | Отдельное дело оснований к приказам либо подшивка в личное дело |
Строка про табели по вредным условиям в реальных проверках всплывает чаще остальных: производство переводит участок на вредный класс, а номенклатура остаётся прежней, и через пять лет дело уничтожают, хотя часть табелей должна была пролежать 50 лет. Восстановить такой табель нечем: сведения о фактически отработанном времени во вредных условиях нужны работнику для досрочной пенсии.
В практике Добыто перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО, мы описываем в одной связке с номенклатурой дел: это по сути один и тот же список, разнесённый по двум документам, и расхождение между ними означает, что какая-то часть документов не попала ни в бумажное дело, ни в электронное хранилище.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Порядок хранения и уничтожения электронных документов уже стал самостоятельной категорией трудовых споров — наравне с переводом на КЭДО без согласия работника и с доступом работника к своим документам. Готовьте доказательную базу заранее: приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников, согласия, порядок выдачи ключей. Когда спор начался, собрать этот комплект задним числом уже нельзя».
Шаблоны для формирования и учёта кадровых дел
Комплект закрывает три обязательных точки: опись личного дела, учёт трудовых книжек и распределение ответственности внутри службы; начните с описи, без неё дело не оформить.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Как оформить и подшить дело для передачи в архив
Полное оформление требуется для дел постоянного хранения и дел по личному составу, то есть практически для всего кадрового массива. Дела со сроком до 10 лет включительно оформляются частично: их разрешено хранить в скоросшивателе, не нумеровать листы и не составлять внутреннюю опись. Именно поэтому дело приказов об отпусках со сроком 5 лет не нужно прошивать и нумеровать, а дело приказов о приёме — нужно.
Как подшить дело: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте состав. Уберите из дела черновики, дублетные экземпляры, документы, подлежащие возврату, и документы, не соответствующие заголовку. Удалите все металлические скрепки и скобы: за 50 лет они ржавеют и разрушают бумагу.
- Шаг 2. Расположите документы. Внутри дела — хронологический порядок по дате регистрации, приказы — по возрастанию номеров. Документы-основания подшиваются следом за приказом, к которому относятся, если номенклатура не выделяет их в самостоятельное дело.
- Шаг 3. Пронумеруйте листы. Нумерация — графитным карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны, арабскими цифрами, валовая по всему тому. Лист заверителя и листы внутренней описи в нумерацию не входят. Формат больше А4 нумеруется как один лист в развёрнутом виде.
- Шаг 4. Составьте внутреннюю опись. Опись содержит порядковый номер, индекс и дату документа, заголовок и номера листов дела. Для дел по личному составу и личных дел она обязательна. Итоговая запись фиксирует количество включённых документов и количество листов самой описи.
- Шаг 5. Оформите лист-заверитель. На отдельном листе в конце дела укажите цифрами и прописью количество пронумерованных листов, отдельно — количество листов внутренней описи, и особенности нумерации: литерные и пропущенные номера, конверты с вложениями, повреждённые листы. Лист-заверитель подписывает составитель с указанием должности и даты.
- Шаг 6. Подшейте или переплетите дело. Дело подшивается в твёрдую обложку в четыре прокола так, чтобы весь текст документов оставался читаемым. Документы с собственным переплётом и документы формата меньше А5 подшиваются на отдельный лист-основу.
- Шаг 7. Оформите обложку. На обложку выносятся наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, заголовок, крайние даты первого и последнего документов, количество листов и срок хранения со ссылкой на статью перечня. Наименование организации указывается так, как оно звучало в период создания документов, а не так, как оно называется сейчас.
После оформления дела включаются в опись дел структурного подразделения и передаются в архив организации. Дела временного хранения до 10 лет в архив, как правило, не передаются: они остаются в кадровой службе до истечения срока и уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожать дела можно только после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период утверждены экспертной комиссией.
Хранение электронных кадровых документов: что меняет КЭДО
Сроки не меняются. Электронный трудовой договор хранится те же 50 лет, электронный табель — те же 5 лет: срок определяется видом документа, а не носителем. Меняются три вещи: где лежит файл, чем подтверждается его целостность через десятилетия и как он выгружается по запросу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Четыре документа остаются на бумаге при любом уровне автоматизации: бумажная трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении с актом об ознакомлении, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Это значит, что полностью безбумажного архива у кадровой службы не будет: параллельно с электронным хранилищем придётся вести небольшую, но обязательную бумажную номенклатуру.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят в бумажное дело.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия, и её путают с подлинником постоянно. Чтобы распечатка что-то значила в споре, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Поэтому в архиве мы храним сам файл вместе с файлом подписи, а не пачку распечаток».
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре стадии. Первая инстанция и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО было принято, перечень документов утверждён, работник уведомлён о переходе и в тот же день дал письменное согласие. Кассация акты отменила, указав, что в деле нет сведений о том, как проводилась идентификация работника при подписании. При новом рассмотрении работника восстановили: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Комплект документов о внедрении спор не выиграл — выиграл его журнал системы, только на стороне работника.
Требования к системе, в которой лежит электронный архив
ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию долговременной сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Конвертация и миграция здесь ключевые для кадровика: за 50 лет формат файла и сама система сменятся не один раз, и переносить нужно будет не только документ, но и подтверждение подписи.
Отдельное требование приходит не из ГОСТа, а из практики споров: система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий конкретного работника. Без такой выгрузки работодатель не подтвердит ни факт отправки документа, ни факт его получения. Мы разводим по времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не отметку в журнале ознакомления.
Электронный архив в Добыто входит в тариф «Бизнес» и не покупается отдельной подпиской — вместе с интеграцией с 1С и кастомными шаблонами.
Архивная справка и выдача документов бывшим работникам
Запросы бывших работников и запросы Социального фонда России — основная причина, по которой кадровый архив вообще нужен в рабочем состоянии. Сроки ответа различаются, и их путают.
Действующему работнику копии документов, связанных с работой, выдаются не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления — статья 62 ТК РФ. Запрос по архивным документам исполняется в течение 30 дней со дня регистрации; срок может быть продлён ещё на 30 дней с уведомлением заявителя — статья 26 125-ФЗ. Архивная справка составляется на бланке организации, содержит точные реквизиты документов-оснований с указанием номеров дел и листов и заверяется подписью и печатью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Частый вопрос на внедрении: что делать со старым бумажным архивом. Ответ — оставить его как есть. Дела, сформированные до перехода, задним числом в электронный вид не переводятся: у них своя опись, свои сроки и свои листы-заверители. Электронно хранится то, что создано после введения КЭДО, и два массива просто живут параллельно, пока бумажный не выйдет по срокам».
Ответ на запрос по электронным документам собирается из журнала действий системы: какой документ, кем и когда подписан, когда доставлен работнику. В Добыто такая выгрузка формируется по конкретному работнику за период, и её же используют как приложение к архивной справке, когда запрос касается периода после перехода на КЭДО.
Сколько стоит ошибка в хранении кадровых дел
Прямые санкции складываются из двух составов. Нарушение трудового законодательства, включая отсутствие обязательных кадровых документов, — часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 доводит штраф на организацию до 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — статья 13.20 КоАП РФ: от 3000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 5000 до 10 000 рублей на организацию.
Косвенные потери обычно выше штрафа. Утраченное дело по личному составу нельзя восстановить: подтвердить стаж и заработок работнику будет нечем, а спор о недоплаченной пенсии придёт к работодателю. Дело, уничтоженное раньше срока, в трудовом споре означает отсутствие доказательств: суд оценивает то, что представлено, и работодатель без приказа и без табеля защищается фактически ничем.
Лайфхак: журнал подписания смотрят до того, как начался спор, а не после. Сверку по конкретному работнику имеет смысл проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт: журнал не выборочный и показывает всё, включая дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Когда собственный архив в кадровой службе избыточен
Компании до 20-25 человек с одним кадровиком по совместительству редко доходят до полноценного архива, и это не нарушение. Обязанность хранить документы остаётся, а вот создавать обособленное архивохранилище с контролем температуры и влажности закон права даёт, но не требует. Достаточно запирающегося металлического шкафа, утверждённой номенклатуры и корректно оформленных дел по личному составу.
Внеофисное хранение в специализированных архивных компаниях — распространённая практика для Москвы и других городов с дорогой арендой, и оно оправдано, когда объём дел исчисляется сотнями коробов, а обращений к ним почти нет. Но ответственность за сохранность и за сроки остаётся на организации: договор хранения не снимает обязанность по 125-ФЗ. Если запросы бывших работников приходят регулярно, внеофисное хранение только удлиняет срок ответа.
Стоимость КЭДО и электронного архива: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив: подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы. Полные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельных доработок под требования к хранению кадровых документов не требуется.
Выводы
Порядок в кадровом архиве задаётся не в декабре, когда пора формировать дела, а в момент утверждения номенклатуры на год. Заголовок дела с единым сроком хранения, разделение приказов по личному составу и приказов краткого срока, ограничение в 250 листов, внутренняя опись и лист-заверитель для дел по личному составу — этого набора хватает, чтобы дело приняли в архив и чтобы через двадцать лет по нему можно было выдать архивную справку. Переход на электронный вид сроки не сокращает: он меняет носитель и добавляет требования к выгрузке журналов, а четыре документа закон всё равно оставляет на бумаге.
Мы в Добыто подключаем кадровый электронный документооборот вместе с электронным архивом и выгрузкой журналов действий, чтобы кадровая служба вела одну номенклатуру, а не две несогласованные — бумажную и файловую. Такой порядок обычно и спрашивают при проверке: не наличие системы, а возможность быстро показать конкретный документ с подтверждением подписи.
Частые вопросы о формировании и хранении кадровых дел
Можно ли хранить электронные кадровые документы в зарубежном облаке?
Нет. Часть 5 статьи 18 152-ФЗ обязывает при сборе персональных данных граждан России обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Кадровые документы целиком состоят из персональных данных, поэтому первичная база должна быть в России. Трансграничная передача возможна только при соблюдении отдельных условий 152-ФЗ и не заменяет российскую базу.
Что происходит с кадровыми делами при ликвидации организации?
По части 10 статьи 23 125-ФЗ при ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы по личному составу и архивные документы, сроки хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив по договору. Упорядоченное состояние означает оформленные дела с описями: архив не примет коробки с россыпью.
Сколько хранить документы по медосмотрам, оформленные по приказу № 29н?
Основной массив документов периодических медосмотров — отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка — хранится 3 года. Исключение составляют заключительные акты медосмотров работников, выполняющих работы с вредными и опасными условиями труда: они хранятся 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Заключение по результатам предварительного медосмотра при трудоустройстве подшивается в личное дело и хранится вместе с ним.
Кто отвечает за архив, если в штате нет архивариуса?
Обязанность лежит на организации, а конкретное лицо назначается приказом руководителя. В компаниях без отдельной архивной службы ответственным назначают руководителя кадровой службы, и это фиксируется в положении о подразделении и в должностной инструкции. Экспертная комиссия для отбора документов на хранение и уничтожение создаётся приказом и состоит минимум из трёх человек; кадровик входит в неё как специалист по документам по личному составу.
Что делать, если срок хранения дела истёк, а описи постоянного хранения не утверждены?
Дело хранится дальше. Уничтожение документов с истёкшим сроком допускается только после утверждения описей дел постоянного хранения за соответствующий период. Формально истёкший срок сам по себе права на уничтожение не даёт, а уничтожение в обход этого порядка — нарушение правил работы с архивными документами по статье 13.20 КоАП РФ.
Нужно ли переводить старые бумажные дела в электронный вид при внедрении КЭДО?
Нет. Электронный вид применяется к документам, созданным после введения кадрового электронного документооборота в организации. Сканирование старых дел не превращает их в электронные подлинники: скан остаётся копией, а оригиналом по-прежнему считается бумажное дело со своей описью и листом-заверителем. Сканировать имеет смысл только для удобства поиска, при этом бумажный массив продолжает храниться до истечения сроков.
