Хранение кадровых документов подчиняется срокам из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и правилу статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: трудовые договоры, приказы по личному составу и личные дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Электронная форма сроки не сокращает: цифра меняет носитель, скорость поиска и стоимость квадратного метра под архив, длительность хранения остаётся прежней. Главное различие, от которого зависит порядок действий: документ создан сразу в электронном виде или отсканирован с бумаги. В первом случае работают единые форматы приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н, во втором скан остаётся электронным образом, а оригиналом считается бумажный лист в папке.
Разберём, какие кадровые документы уводятся в электронный архив, какие остаются на бумаге по прямому запрету и что делать с папками, накопленными за пятнадцать лет. Покажем, почему подпись на файле 2026 года через десять лет может перестать проверяться и какой реквизит это предотвращает. Сроки хранения по группам документов, четыре сценария для накопленного бумажного архива, размеры штрафов за нарушение правил хранения, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто обязан хранить кадровые документы и по каким правилам
Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ наделяет организацию правом создать архив самостоятельно и организовать хранение своими силами. На практике это означает годовой цикл: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре дел, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Номенклатура дел остаётся точкой отсчёта и в электронном архиве: без неё дело не индексируется, срок хранения не проставляется, а найти документ через семь лет получается только перебором.
Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать. Порядок задают архивные акты. Действующие Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов Росархив утвердил 15 июня 2020 года: это готовый перечень того, что система обязана уметь, и его стоит открыть до выбора вендора, а не после.
Отдельный слой требований задаёт ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Стратегия сохранности по стандарту складывается из восьми свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Файл, который открывается, но не подтверждает авторство, стандарту не соответствует.
Сроки хранения основных кадровых документов приведены по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и по статье 22.1 125-ФЗ.
| Документ | Срок хранения | Что учесть в электронном архиве |
|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | 50 лет (до 01.01.2003 — 75 лет) | Подпись должна оставаться проверяемой весь срок |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет (до 01.01.2003 — 75 лет) | Приказ об увольнении остаётся на бумаге |
| Личное дело, личная карточка работника | 50 лет (до 01.01.2003 — 75 лет) | Состав дела фиксируется описью, в том числе электронной |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках по России | 5 лет | Основной массовый поток, переводится в первую очередь |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях — 50/75 лет | Дела по вредным условиям выделяются отдельной группой |
| График отпусков | 3 года после года, на который составлен | Регистрируется отдельно от приказов об отпусках |
| Штатное расписание | Постоянно | Требует миграции форматов при смене системы |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | Хранится отдельно от согласия на КЭДО |
Из таблицы следует практическое правило комплектования: массив документов со сроком 5 лет и меньше составляет большую часть годового потока, а массив на 50 лет определяет требования к системе. Проектировать архив нужно под вторую группу, переводить в него первым делом — первую.
Что меняется при переходе на электронный архив, а что остаётся прежним
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Он задаёт состав кадрового электронного документа: основная часть в формате PDF/A-1A, приложения при их наличии, электронная подпись и описание содержания в виде XML-файла по схеме, опубликованной на сайте Минтруда. Формат PDF/A-1A выбран именно под долговременное хранение: он запрещает внешние зависимости вроде подгружаемых шрифтов, из-за которых файл через десять лет открывается искажённым.
Сроки хранения приказ 578н не трогает. Номенклатуру дел не отменяет. Обязанность формировать дела по итогам года тоже остаётся: меняется только то, что дело собирается из файлов, а не из листов.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Правила хранения предписывают записывать электронные документы на материальные носители: контейнер получает шифр, носитель размещается в хранилище с соблюдением температуры и влажности. Требование сформулировано для бумажной логики и в электронной среде выглядит избыточным, но пока оно закреплено, полностью «безносительный» архив нормативно не описан. Для кадровых документов со сроком хранения 50 лет это означает две параллельные задачи: оперативный доступ через систему и обособленная копия на носителе.
В Добыто КЭДО исполненный документ уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступен тем сотрудникам, у которых есть право на архивный доступ; поиск работает по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу. Это закрывает оперативную часть, а не архивную обязанность: политику хранения и обособленную копию организация определяет сама.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если внутри есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ».
Почему подпись в архиве перестаёт проверяться через несколько лет
Сертификат электронной подписи действует ограниченный срок, а кадровый документ хранится 50 лет. Через три года после подписания сертификат работника уже недействителен, через десять лет может смениться криптографический алгоритм. Сам файл при этом останется читаемым, а вот проверка подписи выдаст отрицательный результат, и подтвердить, что документ подписывали при действующем сертификате, будет нечем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проблема решается на этапе подписания, а не при сдаче дела в архив. Порядок такой: документ подписывается, пока сертификат действует; к подписи добавляется метка доверенного времени; при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная; в архив документ уходит с сохранённой проверяемостью. Форматы усовершенствованной подписи наращиваются последовательно: CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш, CAdES-T добавляет штамп времени от службы TSA, CAdES-A включает ответы OCSP и архивную метку с периодическим переподписанием.
Проверять это стоит не через десять лет, а на первом же подписанном документе: если в отчёте о проверке нет метки времени, весь массив за текущий год уйдёт в архив с тем же дефектом.
Проверьте электронную подпись на своём кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Что нельзя убрать из бумажного шкафа
Полный отказ от бумаги в кадрах законом не предусмотрен. Перечень исключений короткий, но закрывает самые конфликтные процедуры.
- Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним. Только бумага, статья 22.1 ТК РФ. Заявление работник подаёт электронно, приказ уходит на печать: процесс увольнения остаётся гибридным.
- Трудовые книжки. Бумажные книжки продолжают храниться у работодателя, ответственный назначается приказом.
- Акты о несчастных случаях на производстве. В электронный вид не переводятся.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Подпись работника в журнале инструктажа остаётся собственноручной.
- Заключения по обязательным медосмотрам. Предварительные и периодические осмотры проводятся по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н, заключение выдаёт медицинская организация, и работодатель хранит его в том виде, в каком получил, вместе с личным делом.
Важный нюанс из практики: на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год, и примерно 2000 рублей годовых затрат на их бумажный оборот — сама бумага, печать, курьерская доставка, квадратные метры под шкафы и время кадровой службы. В компании на 1000 человек это 30 тысяч листов ежегодно, и массив прирастает каждый год на ту же величину. Исключения из списка выше в этот расчёт почти не попадают: они составляют малую долю потока.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью: компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид. Заявление работник подаёт электронно, приказ и акт об ознакомлении уходят на печать. Посмотрите свой перечень документов для КЭДО: если в нём стоит приказ об увольнении, перечень придётся переутверждать».
Когда электронный архив не нужен
Есть ситуации, где переход даёт мало и создаёт лишнюю работу. Компания до 10-15 человек с одним офисом и стабильным составом генерирует несколько десятков документов в год: расходы на бумагу и логистику там не покрывают затрат на внедрение и обучение. Организация, где основной массив кадровых бумаг — журналы инструктажей, трудовые книжки и медосмотры, тоже выигрывает мало: как раз эти документы остаются на бумаге. Наконец, пока не собраны письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ, электронные документы в отношении несогласившихся использовать нельзя, и параллельно придётся вести два контура.
Как перевести кадровый архив в электронный вид
До запуска системы проводится аудит того, что уже накоплено. Пять позиций, которые проверяются в первую очередь:
- Утверждена ли номенклатура дел на текущий год и совпадает ли она с фактическим составом папок.
- Какие дела закрыты делопроизводством до 1 января 2003 года: у них срок 75 лет, а не 50.
- Есть ли дела с табелями по вредным и опасным условиям труда: они уходят на 50/75 лет вместо 5.
- Какие документы по перечню исключений остаются на бумаге и кто за них отвечает по приказу.
- Сколько работников ещё не дали письменное согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ.
Как запустить электронный кадровый архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о кадровом электронном документообороте. В положении отдельно опишите порядок идентификации работника при подписании и порядок хранения электронных документов.
- Шаг 2. Утвердите перечень документов и категорий работников, в отношении которых применяется КЭДО. Исключения из предыдущего раздела вынесите в отдельный пункт с указанием ответственного за бумажное хранение.
- Шаг 3. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия. Работники, у которых с 31 декабря 2021 года нет трудового стажа, согласие не дают, их достаточно уведомить.
- Шаг 4. Настройте типы документов, шаблоны и маршруты согласования так, чтобы каждый тип получал срок хранения и индекс дела по номенклатуре в момент создания, а не при сдаче в архив.
- Шаг 5. Выдайте подписи и запустите пилотную группу на одном подразделении. Проверьте на первых подписанных документах наличие метки времени и корректность выгрузки журнала действий.
- Шаг 6. Раскатайте систему на остальные подразделения, настройте регулярную выгрузку архивных копий на обособленный носитель и закрепите периодичность переподписания.
В практике Добыто техническая часть занимает меньше всего времени: подключение и настройка идут быстро, а организационный блок — положение, перечень, согласия, обучение линейного персонала — растягивается на недели и зависит от численности. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: она снимает основную часть ошибок в маршрутах и в правах доступа до того, как в систему заходят тысячи человек.
Лайфхак: выгрузку журнала действий по спорному документу смотрите до начала спора, а не после. Сверку журнала имеет смысл делать перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Шаблоны приказов и положений для перехода на электронный архив
Комплект закрывает организационный блок внедрения; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Четыре сценария для накопленного бумажного архива
Вопрос «что делать со старым архивом» возникает сразу после запуска системы. Универсального ответа нет: выбор зависит от срока хранения дел и от того, как часто к ним обращаются.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Оставить бумагу как есть, электронно вести только новые документы | Дата разделения массивов, зафиксированная приказом; опись бумажных дел | Скорость поиска по старым делам |
| Отсканировать бумагу для поиска, оригиналы сохранить | Понимание, что скан — электронный образ, оригиналом остаётся бумага | Формат сканирования и качество распознавания |
| Уничтожить дела с истёкшим сроком хранения | Акт о выделении к уничтожению и решение экспертной комиссии | Способ физического уничтожения |
| Передать дела на хранение при ликвидации или реорганизации | Документы по личному составу передаются правопреемнику или в архив, статья 23 125-ФЗ | Наличие электронных копий у прежнего оператора |
Первый сценарий выбирают чаще остальных, и он же самый дешёвый: бумажный массив естественным образом истощается, дела со сроком 5 лет закрываются за пятилетку, а дела на 50 лет доживают свой срок на полке. В проектах Добыто мы фиксируем дату разделения массивов отдельным приказом и отражаем её в номенклатуре дел: без этой даты через два года никто не вспомнит, где заканчивается бумажное дело и начинается электронное.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение держало кадровый резерв примерно из 800 специалистов по всей стране, которых при чрезвычайной ситуации нужно оформить за считанные дни. До перехода на кадровый электронный документооборот экстренное оформление около 200 человек проводилось на бумаге и занимало несколько дней сплошной работы кадровой службы. После запуска личных кабинетов основной комплект документов готовится заранее, и мобилизация специалиста не упирается в логистику бумаги.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Цена ошибки в организации хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, и именно поэтому архив обычно оказывается в конце списка приоритетов.
Дороже обходится вторая линия последствий. Если документ, который должен был храниться, не предъявлен при проверке соблюдения трудового законодательства, работодатель отвечает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Проверить, какие документы инспектор вправе запросить по вашей ситуации, можно через сервисы самопроверки Роструда: там же публикуются проверочные листы, по которым работает государственная инспекция труда.
Третья линия — споры. Проигрывают в них не из-за электронной формы документа: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры. В разобранной кассационной практике работник восстановился после того, как выяснилось, что подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала информационная система самого работодателя, внедрённая ради доказательности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий не выборочный: он показывает и то, что работает против работодателя, — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого значимого документа у вас не совпадают».
Отдельная цена ошибки ложится на работника. Документы о стаже и заработке хранятся 50 лет как раз потому, что по ним подтверждается право на пенсию. Утраченное личное дело означает, что через двадцать лет человек не получит архивную справку, и подтверждать стаж придётся через суд.
Полезно знать: в споре сначала доказывается право компании вообще вести кадровые документы электронно — согласие работника, локальный акт, перечень документов, — и только потом что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Стоимость электронного архива и тарифы КЭДО в 2026 году
Стоимость считается по численности подключённых сотрудников и по набору функций: электронный архив, интеграция с 1С и работа с УКЭП входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес» с электронным архивом, без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой; электронный архив и работа с УКЭП начинаются с тарифа «Бизнес». Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Для сравнения с текущими расходами полезно посчитать свой бумажный оборот: около 30 документов в год на сотрудника, курьерская доставка одного комплекта по городу и аренда площади под шкафы. В компании на 1000 человек эта сумма обычно превышает годовую стоимость подписки в несколько раз.
Выводы
Электронный архив не сокращает сроки хранения и не отменяет номенклатуру дел: он меняет носитель, скорость поиска и стоимость хранения. Сроки берутся из Перечня Росархива и статьи 22.1 125-ФЗ, состав электронного документа — из приказа Минтруда № 578н, а проверяемость подписи на горизонте в 50 лет обеспечивается меткой времени и усовершенствованными форматами. Приказ об увольнении, трудовые книжки, акты о несчастных случаях и подтверждения инструктажей остаются на бумаге, поэтому кадровое делопроизводство ещё долго будет гибридным.
Мы в Добыто внедряем КЭДО с закрытым архивным контуром: типы документов получают срок хранения и индекс дела в момент создания, а исполненные документы уходят в архив с сохранённой проверяемостью подписи. Организационную часть — положение, перечень документов, согласия работников — мы разбираем вместе с кадровой службой до того, как в систему заходит первый сотрудник.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Как получить архивную справку о стаже, если организация ликвидирована
При ликвидации документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии — в государственный или муниципальный архив. Порядок установлен статьёй 23 125-ФЗ. Запрос на архивную справку направляется в тот архив, который принял фонд организации; узнать адрес хранения можно в архивном органе региона, где юридическое лицо было зарегистрировано. Справка выдаётся по письменному заявлению с указанием периода работы и должности.
Нужно ли распечатывать электронный кадровый документ для проверки инспекции труда
При введённом КЭДО дублирование на бумаге не требуется, это прямо следует из статьи 22.1 ТК РФ. Инспектору предоставляется электронный документ с электронной подписью либо заверенная копия. Распечатка без заверения остаётся копией и самостоятельного доказательного значения не имеет.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования
Нет. Скан бумажного документа — электронный образ, а не электронный документ, и оригиналом он не становится. Уничтожение допустимо только после истечения срока хранения по Перечню, по решению экспертной комиссии и с оформлением акта о выделении документов к уничтожению.
Сколько хранить согласия работников на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Согласие на обработку персональных данных и согласие на переход на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ — разные документы с разными основаниями, и хранить их нужно раздельно, иначе при проверке подтвердить второе будет нечем.
Что происходит с электронным архивом при смене оператора КЭДО
Документы выгружаются комплектом: основная часть в PDF/A-1A, файлы электронной подписи и XML-описание содержания по приказу № 578н. Без файлов подписи и описания выгрузка превращается в набор нечитаемых с точки зрения архива файлов, поэтому порядок и формат выгрузки стоит зафиксировать в договоре до подключения, а не при расставании.
Кто отвечает за кадровый архив, если в компании нет архивариуса
Ответственный назначается приказом руководителя, обычно это специалист по кадрам или руководитель кадровой службы. Право создать архив и организовать хранение своими силами даёт пункт 2 статьи 13 125-ФЗ, но обязанность обеспечить сохранность документов лежит на организации независимо от того, есть в штате отдельная должность или нет.
Обязательно ли переходить на КЭДО и электронный архив
Нет, решение о введении кадрового электронного документооборота работодатель принимает самостоятельно. Обязательным остаётся соблюдение сроков хранения и правил комплектования архива независимо от формы документов: за нарушение этих правил отвечают по статье 13.20 КоАП РФ и бумажные, и электронные архивы.
