Архив документов организации компания создаёт сама: пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организациям право создавать архив для хранения собственных документов. Обязанность формулируется иначе: по статье 17 того же закона компания обязана обеспечивать сохранность документов, включая документы по личному составу, в течение установленных сроков. Ответственность закрепляется приказом руководителя, а если архив ведёт действующий сотрудник, дополнительная работа оформляется совмещением по статье 60.2 ТК РФ с доплатой по статье 151 ТК РФ. Главное различие проходит по дате: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 года — 75 лет.
Разберём, как распределить ответственность между кадровой службой, делопроизводством и ИТ, с какой даты отсчитывается срок хранения и почему электронный архив требует отдельного решения по подписи. Покажем, какие документы нельзя увести в электронный вид даже при внедрённом КЭДО и что проверяют при передаче дел новому ответственному. Таблица сроков по видам кадровых документов, пошаговый порядок создания архива, штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто отвечает за архив организации и как передать ответственность
Закон не называет должность. Он называет организацию: обязанность обеспечивать сохранность архивных документов лежит на юридическом лице, а внутреннее распределение работы компания определяет сама. На практике это означает, что до приказа руководителя ответственного за архив не существует, а отвечает директор.
Рабочих конструкций три, и они отличаются не названием, а объёмом полномочий. Первая: архив как структурное подразделение с положением об архиве и штатной единицей архивариуса. Вторая: ответственный сотрудник, которому работа с архивом вменена приказом и должностной инструкцией. Третья: совмещение, когда специалист по кадровому делопроизводству ведёт архив дополнительно к основной работе.
Третий вариант чаще всего оформляют неправильно. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Одного приказа «назначить ответственным за архив» недостаточно: нужны письменное согласие работника, соглашение о совмещении по статье 60.2 ТК РФ и доплата по статье 151 ТК РФ, размер которой стороны согласуют. Без этого работник вправе отказаться от архивной работы, и дисциплинарное взыскание за такой отказ не устоит.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Разбирая состав личных дел, мы регулярно находим там документы, которым место в бухгалтерии. Свидетельство о рождении ребёнка — это документ для налогового вычета, а не для приёма на работу, и хранить его в личном деле оснований нет. Пересмотрите описи личных дел: всё, что попало туда без законного основания, вы храните на свой риск по 152-ФЗ.»
Передача архива новому ответственному оформляется актом приёма-передачи с описью. Формально закон акт не требует, но без него невозможно доказать, в каком состоянии дела перешли: при обнаружении недостачи через год отвечать будет тот, кто принял. В акте фиксируются количество дел по номенклатуре, наличие описей, состояние бланков трудовых книжек по приходно-расходной книге и перечень дел с истёкшим сроком, ещё не уничтоженных.
В практике Добыто при внедрении КЭДО первым делом смотрят не систему, а приказ о распределении обязанностей: если ответственный за архив и ответственный за электронный документооборот — разные люди без регламента взаимодействия, электронные дела остаются несформированными.
Факт: право создать архив и организовать хранение документов самостоятельно закреплено в пункте 2 статьи 13 125-ФЗ. В конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их в архив.
Сроки хранения документов: таблица и правило отсчёта
Сроки задаёт не Трудовой кодекс. Трудовой кодекс говорит, что документы хранить обязательно, а сколько именно — определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для отдельных отраслей регуляторы утверждают свои перечни, которые применяются вместе с типовым.
Отсчёт срока начинается не с даты документа. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Трудовой договор, расторгнутый в марте 2026 года, начинает свои 50 лет с 1 января 2027 года.
| Документ | Срок хранения | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50 или 75 лет | 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003, иначе 75 лет |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 или 75 лет | Хранятся отдельно от приказов по основной деятельности |
| Приказы об отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | Выделяются в отдельное дело, иначе весь том придётся хранить 50 лет |
| Личные дела и личные карточки работников | 50 или 75 лет | Требуется внутренняя опись документов дела |
| Книга учёта движения трудовых книжек | 50 или 75 лет | Ведётся вместе с приходно-расходной книгой по бланкам |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет |
| График отпусков | 3 года | Один из самых коротких сроков в кадровой номенклатуре |
| Штатное расписание | Постоянно | По месту разработки и утверждения; в других организациях — 3 года |
| Документы специальной оценки условий труда | 45 лет | При вредных и опасных условиях труда — 75 лет |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года | Считается после истечения срока действия согласия или его отзыва |
Из таблицы следует практическое правило формирования дел: документы с разными сроками не подшиваются в один том. Приказ о командировке, попавший в дело с приказами о приёме, превращает пятилетнее дело в пятидесятилетнее, потому что срок хранения дела определяется по максимальному сроку вошедших в него документов.
Отдельная группа — медицинские документы. Порядок проведения обязательных предварительных и периодических осмотров утверждён приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н: экземпляр заключения передаётся работодателю, а медицинская карта остаётся в медицинской организации, которая проводила осмотр. Запрашивать карту у клиники бесполезно, а заключение хранится у вас.
Шаблоны для архива и распределения ответственности
Комплект закрывает две задачи: чем оформить назначение ответственного и как описать содержимое дел. Начните с матрицы ответственности — она показывает, кто из сотрудников что именно делает с документом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Как создать архив документов организации
Создание архива начинается не с покупки стеллажей, а с номенклатуры дел на текущий год. Без неё непонятно, какие дела формируются, с какими сроками и кто их ведёт, а значит, нечего передавать на хранение.
Что проверить до начала работы
- Номенклатура дел. Есть ли действующая на текущий год, утверждена ли руководителем, включены ли в неё дела всех подразделений, а не только кадровой службы.
- Состояние документов за прошлые годы. Сколько лет накопилось необработанными, есть ли дела без описей, есть ли россыпь без привязки к делу.
- Перечень документов с истекшим сроком. Их нельзя просто выбросить: уничтожение оформляется актом после экспертизы ценности.
- Отраслевой перечень. Применяется ли к вашей деятельности перечень регулятора помимо типового перечня Росархива.
- Формат хранения. Какие документы существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность через 10 лет.
Как создать архив организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании архива и назначении ответственного. Если архив ведёт действующий сотрудник, одновременно оформите соглашение о совмещении и доплату.
- Шаг 2. Утвердите положение об архиве: состав документов, порядок приёма дел из подразделений, режим доступа, порядок выдачи документов во временное пользование.
- Шаг 3. Утвердите номенклатуру дел на год со сроками хранения по каждой позиции. Сроки берите из Перечня, а не из внутренних представлений о нужности документа.
- Шаг 4. Создайте экспертную комиссию приказом. Она проводит экспертизу ценности, определяет дела к постоянному и длительному хранению и подписывает акты о выделении документов к уничтожению.
- Шаг 5. Оформите дела: подшивка, нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись для личных дел, обложка с крайними датами и сроком хранения.
- Шаг 6. Составьте описи отдельно по делам постоянного хранения, по личному составу и по временным срокам свыше 10 лет. Опись — это то, по чему архив ищется и передаётся.
- Шаг 7. Опишите порядок работы с электронными документами: где они хранятся, как выгружаются, кто отвечает за проверяемость подписи и за миграцию при смене системы.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; прежние правила приказа Минкультуры № 526 признаны утратившими силу. При описании порядка в положении об архиве сверяйтесь с действующей редакцией, а состав сроков — с Перечнем типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива, где опубликован текст приказа и сведения о его регистрации в Минюсте.
Лайфхак: выгрузку журнала действий по спорному документу смотрят до начала спора, а не после. Сверку журнала подписания стоит проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Кто ведёт архив: сценарии по размеру компании
Универсального ответа на вопрос «кому передать архив» нет: набор критичных задач меняется вместе с численностью и наличием филиалов.
| Ситуация | Кто отвечает | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один кадровик | Специалист по КДП по приказу, совмещение с доплатой | Номенклатура дел и внутренние описи личных дел | Отдельное помещение под архив |
| От 50 до 500 сотрудников | Ответственный за архив плюс экспертная комиссия | График передачи дел из подразделений и акты о выделении к уничтожению | Собственная система хранения электронных документов |
| Свыше 500 сотрудников, филиалы | Архив как структурное подразделение с положением об архиве | Единая номенклатура по всем подразделениям и регламент передачи | Унификация обложек и бланков описей |
| Внедрён КЭДО, часть документов только в электронном виде | Ответственный за архив совместно с ответственным за КЭДО и ИТ | Проверяемость подписи через 10 и более лет, выгрузка журналов действий | Возврат подписанных файлов обратно в учётную систему |
| Ликвидация без правопреемника | Ликвидационная комиссия | Упорядочение документов по личному составу и передача в государственный или муниципальный архив | Судьба документов с истёкшими сроками |
Строка про ликвидацию объясняет, почему архив нельзя откладывать «до лучших времён»: при закрытии компании документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив именно в упорядоченном состоянии, и упорядочивать их придётся в сжатые сроки и за деньги.
Электронный архив: что меняется при КЭДО
При кадровом электронном документообороте расходы на хранение электронных документов несёт работодатель — это прямо следует из статьи 22.1 ТК РФ, которая определяет электронный документооборот как создание, подписание, использование и хранение документов без дублирования на бумаге. Срок хранения при этом не меняется: электронный трудовой договор хранится те же 50 лет, что и бумажный.
Сложность не в объёме дискового пространства, а в проверяемости подписи. Сертификат действует от одного до полутора лет, а документ живёт полвека. Чтобы через 20 лет подпись оставалась проверяемой, при подписании добавляется метка времени, а поверх формируется усовершенствованная подпись, которую периодически переподписывают при смене криптоалгоритмов.
Важный нюанс из практики: заказчики нередко просят возвращать подписанные документы обратно в учётную систему, чтобы кадровик открывал их привычным способом. Это даёт полное задвоение документов и рост нагрузки на учётную систему, а главное — учётные системы не рассчитаны на переподписание и архивное хранение. Задача решается гиперссылкой из учётной системы на документ в системе КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Разграничение между электронным документом и электронным образом провёл Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57. Для архива это означает практическое следствие: сканы бумажных подлинников не заменяют сами подлинники, и уничтожать оригиналы после сканирования нельзя, пока не истёк их срок хранения.
Проверьте подпись на архивном документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Каждый из них превращается в конкретное требование к системе, когда вы выбираете, где хранить электронный архив.
Отдельно стоит приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Требования написаны для архивов государственных органов, поэтому коммерческую компанию они не обязывают. Как проверочный лист при выборе системы они работают лучше любого маркетингового сравнения: там перечислено, что система должна уметь.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Даже при полностью внедрённом КЭДО бумажный сегмент архива сохраняется.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте становится видно, какие дела в электронном виде формируются некорректно, пока объём исправлений измеряется десятками документов, а не тысячами.
Архивная справка: кто выдаёт и в какие сроки
Архивная справка — это документ организации, а не только государственного архива. Статья 26 125-ФЗ обязывает организации, у которых есть соответствующие архивные документы, предоставлять пользователю архивные справки или копии документов, связанных с социальной защитой граждан, включая пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций. Срок исполнения запроса — не более 30 дней с даты его регистрации.
Чаще всего за справкой обращается бывший работник: подтвердить стаж, размер заработка за конкретные годы, факт работы во вредных условиях. Справка выдаётся на основании документов, которые у вас реально есть, и содержит ссылки на номера дел и листов. Формулировки по памяти или по устным сведениям недопустимы: справка становится доказательством в пенсионном споре.
Если документы за нужный период не сохранились, организация выдаёт справку об их отсутствии с указанием причины. Такая справка нужна работнику для обращения в Социальный фонд России, и отказ отвечать на запрос вместо выдачи справки создаёт нарушение уже со стороны работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Ошибки в архиве и во сколько они обходятся
Самая частая ошибка — хранить всё и подольше «на всякий случай». Мотив понятный: уничтожить страшнее, чем сохранить. Но избыточное хранение документов с персональными данными само по себе нарушение: 152-ФЗ требует прекращать обработку по достижении цели, а по части 1 статьи 13.11 КоАП обработка, несовместимая с целями сбора, влечёт для юридических лиц штраф от 150 000 до 300 000 рублей в редакции, действующей с 30 мая 2025 года.
Вторая ошибка — уничтожение без акта. Дела с истёкшим сроком выделяются к уничтожению только после экспертизы ценности и по акту, подписанному экспертной комиссией. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц.
Для акционерных обществ цена другая. Неисполнение обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах, а равно нарушение установленных порядка и сроков их хранения квалифицируется по статье 13.25 КоАП: от 2 500 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 200 000 до 300 000 рублей на юридических лиц.
Третья ошибка видна только при аудите: дела за несколько лет лежат россыпью, без описей и без привязки к номенклатуре. В практике Добыто на старте внедрения такой разбор занимает больше времени, чем настройка самой системы, потому что упорядочивать приходится не файлы, а логику: какие дела уже закрыты, какие ведутся, какие подлежат уничтожению.
Важный нюанс из практики: если в компании исторически сложился обмен кадровыми документами по электронной почте, есть два законных пути — закрепить такой порядок локальным нормативным актом либо перевести обмен в КЭДО. Промежуточное состояние, когда переписываются все, а в документах это нигде не описано, самое уязвимое: суды признают переписку тогда, когда обмен системный и его порядок закреплён локальным актом.
Когда собственный архив создавать рано
Отдельное подразделение с архивариусом не нужно компании, где один кадровик и меньше 25 человек в штате: объём дел за год укладывается в несколько томов, и задача решается номенклатурой, описями и запирающимся шкафом. Внеофисное хранение коробок в специализированной компании тоже не универсальный ответ: оно снимает вопрос площади, но не снимает ни обязанность обеспечивать сохранность, ни необходимость экспертизы ценности и описей.
Электронный архив не решит проблему, если у вас не введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Сначала оформляются локальный акт, перечень документов и категорий работников, письменные согласия и соглашения об использовании подписи, и только потом электронные дела становятся тем, что можно предъявить при проверке.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Та же система, которая фиксирует действия работника, покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности при формально подписанном документе. Журнал не выборочный, он показывает всё. Поэтому мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, а журнал смотрим заранее.»
Стоимость электронного архива и КЭДО: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: электронный архив входит в тариф «Бизнес», а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, поэтому расчёт для 40 человек и для 4 000 человек отличается не только пропорционально. Условия по каждому тарифу, состав функций и порядок перехода между тарифами описаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Архив организации держится на трёх опорах: приказ с назначением ответственного и оформленным совмещением, номенклатура дел со сроками из Перечня Росархива и описи, по которым дела можно найти и передать. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за завершением делопроизводства, а документы с разными сроками не подшиваются в один том. Электронный архив не отменяет ни сроков, ни бумажного сегмента: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются на бумаге, а подпись на электронном документе требует метки времени и переподписания, чтобы оставаться проверяемой через десятилетия.
Мы в Добыто закрываем электронную часть этой задачи: документ проходит маршрут согласования, подписывается электронной подписью и уходит в электронный архив с сохранением сроков хранения, а журналы действий выгружаются в том виде, в каком их спрашивают при проверке и в суде.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в электронный архив
Нет, пока не истёк срок хранения самого документа. Скан бумажного подлинника — это электронный образ, а не электронный документ: разграничение провёл Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Сканирование решает задачу быстрого поиска, но не заменяет хранение оригиналов.
Что делать, если документы за прошлые годы утрачены
Обязанность обеспечивать сохранность по статье 17 125-ФЗ с организации не снимается, а срок хранения не прерывается. Факт утраты фиксируется актом, причины устанавливает комиссия, назначенная приказом. Бывшему работнику по его запросу выдаётся справка об отсутствии документов с указанием периода и причины: она нужна ему для обращения в Социальный фонд России при подтверждении стажа.
Кто отвечает за архив, если кадровый учёт передан на аутсорсинг
Организация. Передача обработки персональных данных подрядчику оформляется поручением по статье 6 152-ФЗ с перечнем разрешённых действий, но ответственность перед субъектом персональных данных остаётся на операторе, то есть на работодателе. Перед проверкой ГИТ или запросом архивной справки предъявлять документы будете вы, а не подрядчик, поэтому в договоре фиксируются сроки возврата документов и порядок передачи дел при расторжении.
Нужна ли экспертная комиссия в компании из 20 человек
Уничтожение дел с истёкшим сроком оформляется актом, а акт подписывает комиссия, поэтому какой-то состав понадобится в любом случае. Минимальный рабочий вариант — три человека, назначенные приказом руководителя: как правило, специалист по кадрам, бухгалтер и юрист или руководитель подразделения. Без акта уничтожение документов — это нарушение правил хранения по статье 13.20 КоАП, а не экономия времени.
Что происходит с архивом при реорганизации в форме присоединения
Документы переходят к правопреемнику вместе с обязанностью их хранить: сроки при этом не пересчитываются и не сокращаются. Передача оформляется по описям и акту приёма-передачи, отдельно выделяются дела по личному составу. Государственный или муниципальный архив подключается в другой ситуации — при ликвидации без правопреемника, когда документы по личному составу передаются туда в упорядоченном состоянии.
Нужно ли хранить приказы и договоры, если сведения уже переданы в СФР через ЕФС-1
Да. ЕФС-1 — это отчётность, а приказ о приёме на работу и трудовой договор — основания, на которых она построена. Срок их хранения не зависит от того, сданы ли сведения: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года. При пенсионном споре запрашивают именно основание, а не подтверждение сдачи отчёта.
