Организация архивного хранения документов в компании начинается не со стеллажей, а с трёх решений: кто персонально отвечает за архив, по какой номенклатуре формируются дела и какой срок хранения применяется к каждой группе документов. Право создать собственный архив и хранить документы у себя даёт пункт 2 статьи 13 125-ФЗ об архивном деле, разрешение или лицензия для этого не нужны. Сроки берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: трудовые договоры и приказы о приёме на работу — 50 лет, табели — 5 лет, график отпусков — 3 года. Порядок работы задаёт одно различие: документы по личному составу и постоянного хранения передаются в архив по описям, а дела со сроками до 10 лет включительно остаются в подразделениях и уничтожаются на месте.
Разберём, как собрать номенклатуру дел, оформить дела и описи, назначить экспертную комиссию и не попасть под статью 13.20 КоАП. Покажем, какие четыре кадровых документа закон запрещает переводить в электронный вид и почему электронный архив ломается не на хранении файлов, а на проверке подписи через десять лет. Сроки хранения по группам документов, порядок уничтожения, выдача архивных справок, сценарии для компаний разного размера и стоимость перевода архива в электронный вид — во второй половине статьи.
Что решают до того, как купить первый стеллаж
Архив в компании появляется в момент, когда издан приказ о назначении ответственного за хранение документов и утверждена номенклатура дел. Всё остальное — помещение, шкафы, короба, сканер — производное от этих двух бумаг. Компании же обычно начинают с обратного конца: выделяют комнату, сносят туда коробки и через год не могут найти приказ о приёме трёхлетней давности, потому что дела никто не формировал.
До первых закупок закрываются пять вопросов.
- Кто отвечает. Функция закрепляется приказом и должностной инструкцией. В компании до 100 человек это обычно специалист по кадровому делопроизводству, дальше появляется отдельная штатная единица.
- Какой объём накоплен. Считается в погонных метрах полок и в количестве дел по годам. Без этого замера нельзя оценить ни площадь, ни бюджет на короба.
- Есть ли документы с истёкшим сроком. Часть коробок вообще не подлежит хранению, и их выделяют к уничтожению до переезда в архив, а не после.
- Какие сроки применяются. К каждой группе документов подбирается статья Перечня № 236 или отраслевого перечня.
- Что уже существует только в электронном виде. Эти документы живут по отдельным правилам, и их надо развести с бумагой сразу.
Последний пункт компании чаще всего пропускают. В практике Добыто мы начинаем аудит делопроизводства именно с него: если расчётные листки, заявления на отпуск и ознакомления с локальными актами уже ушли в электронный контур, а положения об этом нет, архив собирается из двух несовместимых половин.
Нормативная рамка: пять документов, по которым проверяют архив
Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с документами, и требования, написанные для бумаги, переносятся на электронные документы почти без изменений. Проверяющий смотрит на пять источников.
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Пункт 2 статьи 13 даёт организации право создать архив и хранить документы самостоятельно. Статья 23 обязывает при ликвидации передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив.
Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и Инструкция по его применению (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237). Перечень даёт сроки, инструкция объясняет, как их считать и как быть, когда документ подпадает под две статьи. Полный текст с указателем видов документов опубликован на сайте Федерального архивного агентства в разделе Перечень типовых управленческих архивных документов, и сверяться удобнее с ним, а не с пересказами в подборках.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Этот документ заменил прежние правила Минкультуры и изменил логику работы с электронными документами: раньше их предписывалось записывать на обособленные материальные носители и хранить как физические единицы, теперь хранение ведётся в системе хранения электронных документов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов (приказ Росархива от 15.06.2020 № 69). Практически это техническое задание: если вы выбираете систему, документ показывает, что она обязана уметь.
Статья 22.3 ТК РФ. Работодатель обязан хранить электронные кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и обеспечить возможность подтвердить действительность электронной подписи.
Отдельно стоит ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов. Обязательным он не является, но описывает стратегию, по которой и проверяют зрелость архива: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Требования к хранению — это требования не к созданию документа, а именно к хранению, и для электронных документов они выросли из бумажных правил. Поэтому компания, у которой не выстроено бумажное делопроизводство, не получит порядок автоматически после перехода в электронный вид: тот же беспорядок просто переедет в папки на сервере. Начните с номенклатуры дел, а решение о системе принимайте после неё.»
Электронный архив: где он выигрывает и где ломается
Электронный кадровый документ хранится ровно столько же, сколько бумажный: статья 22.3 ТК РФ отсылает к срокам архивного законодательства. Скидки за цифровую форму нет, и трудовой договор, подписанный в системе КЭДО, придётся хранить и показывать 50 лет.
Главная техническая проблема долговременного хранения не в объёме дисков. Сертификат электронной подписи действует около года, а документ хранится десятилетиями. Через пять лет сертификат истечёт, через пятнадцать сменятся криптоалгоритмы, и обычная подпись перестанет проверяться. Решение — метка времени от службы штампов и усовершенствованный формат подписи с архивной меткой, которую периодически наращивают поверх старой. Без этого через десять лет у вас останется файл, подлинность которого нечем подтвердить.
Проверьте подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второе ограничение — состав файлов. В архив кладётся не один документ, а контейнер: сам файл, файл электронной подписи и метаданные о том, кто, когда и в каком маршруте подписывал. Выгрузка только PDF-файлов из системы архивом не является, потому что подпись при такой выгрузке теряется. В Добыто КЭДО исполненный документ уходит во вкладку «Архив» вместе с подписями и маршрутом, и доступ к нему получают только сотрудники с соответствующей ролью.
Внимание: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Позиция по приказу об увольнении подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97, поэтому бумажная часть архива сохраняется даже в полностью электронной компании.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и в архив он должен попасть вместе с бумажным подлинником.»
Сроки хранения кадровых документов: таблица и правило 50/75
Сроки различаются внутри одной группы документов сильнее, чем принято думать: приказы по личному составу хранятся и 50 лет, и 5 лет в зависимости от того, что именно оформлено приказом.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет | ст. 435 Перечня № 236 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50/75 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы об отпусках, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Личные дела и личные карточки работников | 50/75 лет | ст. 444, 445 Перечня № 236 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет | ст. 402 Перечня № 236 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 Перечня № 236 |
| Штатные расписания по месту разработки и утверждения | постоянно | ст. 40 Перечня № 236 |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва согласия | ст. 441 Перечня № 236 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | ст. 381 Перечня № 236 |
| Документы о расследовании несчастных случаев на производстве | 45 лет | Перечень № 236 |
Запись 50/75 означает не выбор и не диапазон: 75 лет хранятся документы, делопроизводство по которым завершено до 1 января 2003 года, 50 лет — завершённые после этой даты. Сам срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве: график отпусков на 2026 год начинает свой трёхлетний срок 1 января 2027 года и может быть уничтожен не раньше 2030 года.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив. В конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их на хранение.
Номенклатура дел: что в ней пишут и когда её утверждают
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Технически это таблица из пяти граф: индекс дела, заголовок, количество единиц хранения, срок хранения со ссылкой на статью перечня, примечание. Индекс собирается из номера структурного подразделения и порядкового номера дела внутри него: 05-12 читается как двенадцатое дело отдела кадров, если отдел кадров идёт в структуре пятым.
Номенклатура готовится в четвёртом квартале, утверждается приказом руководителя до конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего. Ежегодное переутверждение — не формальность: именно в этот момент в неё попадают новые виды документов, появившиеся за год, и из неё уходят дела, которые больше не заводятся.
Три ошибки, которые делают номенклатуру нерабочей:
- Заголовки «Разное» и «Переписка». К такому делу невозможно подобрать срок хранения, а значит, его нельзя ни передать в архив, ни уничтожить.
- Дела с разными сроками в одной папке. Приказы по личному составу на 50 лет и приказы об отпусках на 5 лет подшиваются раздельно, иначе всю папку придётся хранить по максимальному сроку.
- Сроки без ссылки на статью перечня. При проверке нечем обосновать, откуда взялась цифра.
Лайфхак: заведите отдельные дела для документов с истекающими сроками сразу при формировании, а не разбирайте общую папку через пять лет. Дело, собранное по одному сроку хранения, уничтожается целиком по одной строке акта.
Шаблоны для запуска кадрового архива
Комплект закрывает первый этап: начните с матрицы ответственности, она покажет, кто в компании реально ведёт каждую группу документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по КДП | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Как дела попадают в архив: формирование, описи, передача
Дело формируется в течение календарного года в том подразделении, где документы создаются. В конце года оно закрывается, оформляется и только потом уходит в архив. Дела временных сроков хранения до 10 лет включительно в архив организации, как правило, не передаются: они остаются в подразделении до истечения срока и уничтожаются на месте. В архив идут дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела свыше 10 лет.
Как передать дела в архив организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Провести экспертизу ценности. Экспертная комиссия просматривает дела полистно и распределяет их на три потока: постоянное хранение, по личному составу, временные сроки.
- Шаг 2. Оформить дела постоянного хранения и по личному составу. Документы подшиваются в твёрдую обложку, листы нумеруются, составляется внутренняя опись и лист-заверитель с указанием количества листов.
- Шаг 3. Оформить обложку дела. Наименование организации и подразделения, индекс по номенклатуре, заголовок, крайние даты документов, количество листов, срок хранения.
- Шаг 4. Составить описи. Отдельно опись дел постоянного хранения, отдельно опись дел по личному составу, отдельно опись дел временных сроков свыше 10 лет. В одну опись эти категории не сводятся.
- Шаг 5. Передать дела по акту. Ответственный за архив принимает дела по описи, сверяя фактическое количество с указанным, и расписывается за приём.
- Шаг 6. Внести дела в учётные формы архива. Книга учёта поступлений и список фондов позволяют потом найти дело за десять минут, а не за день.
Проверить себя после передачи просто: возьмите наугад приказ о приёме на работу пятилетней давности и попробуйте найти его по описи, не заходя в архивное помещение. Если по описи вы выходите на конкретное дело и номер листа, учёт работает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Архив обязан обеспечивать не только сохранность, но и поиск, идентификацию и восстановление документа: любой сотрудник должен в короткий срок найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Для этого нужно определить структуру архива, установить правила индексирования, наладить систему поиска, обеспечить контроль доступа и регулярно проверять целостность данных. Если хотя бы один из этих пяти пунктов у вас не описан, архив держится на памяти одного человека.»
Уничтожение документов: экспертная комиссия и цена ошибки
Документы с истёкшим сроком уничтожаются не по решению кадровика, а по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт готовит экспертная комиссия, создаваемая приказом руководителя, и утверждает руководитель организации. В акт нельзя включить дело, у которого срок истекает в текущем году: отсчёт идёт с 1 января следующего года после завершения делопроизводства.
Цена ошибки считается не в стоимости шредера. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сам штраф невелик, но за ним тянется вторая часть: уничтоженный раньше срока приказ или трудовой договор нечем заменить в трудовом споре, а обязанность доказать законность увольнения лежит на работодателе. Восстановление одного работника по решению суда с оплатой вынужденного прогула обходится дороже, чем содержание архива за несколько лет.
Третья статья расходов — справки для назначения пенсии. Когда бывший работник приходит за подтверждением стажа и заработка, а дела за нужный год уничтожены, компания отвечает на запрос отказом и получает обращение в трудовую инспекцию.
Перед уничтожением бумаги есть смысл поднять журнал действий в системе: в практике Добыто мы смотрим выгрузку журналов подписания до начала спора, а не после, потому что журнал показывает не выборочные события, а все, включая дату выдачи ключа и активность работника.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите, какие документы существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Архивная справка и запросы работников: сроки и форма
Архив работает не только на проверяющих. Основной поток обращений — от действующих и бывших работников: подтверждение стажа, размера заработка, периодов работы во вредных условиях, факта переименования должности.
Различие в сроках существенное. Копии документов, связанных с работой, действующий работник получает по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Запрос бывшего работника или стороннего лица о выдаче архивной справки исполняется по 125-ФЗ в течение 30 дней со дня регистрации, и этот срок может быть продлён ещё на 30 дней с уведомлением заявителя.
Архивная справка составляется на бланке организации, содержит ссылку на номер дела и листы, из которых взяты сведения, и заверяется подписью руководителя и печатью. Справка без указания архивных шифров в Социальном фонде не принимается: по ней невозможно проверить, откуда взяты данные.
Полезно знать: при ликвидации организации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Расходы на упорядочение дел перед передачей несёт ликвидируемая организация, и заложить их надо в ликвидационный бюджет заранее.
Когда собственный архив не нужен
Строить архивное хранение внутри компании имеет смысл не всегда. Отдельное помещение с контролем температуры и влажности, стеллажи, короба и человек, который этим занимается, оправданы при накопленном объёме от нескольких сотен дел и стабильной численности. Компании до 50 человек с историей в два-три года достаточно запертого металлического шкафа в кабинете кадровика, номенклатуры дел и приказа об ответственном.
Второй сценарий отказа — внеофисное хранение. В Москве и крупных городах работают компании, принимающие документы на ответственное хранение с обработкой запросов. Такой вариант закрывает вопрос площади, но не снимает с организации ответственность: обязанность обеспечить сохранность остаётся на юридическом лице, а подрядчик отвечает перед вами по договору. Проверять надо не цену за короб, а срок исполнения запроса на выдачу дела и порядок возврата документов при расторжении договора.
Третий вариант — остановить рост бумажного массива и перевести в электронный вид только новые документы, оставив накопленный архив как есть. В практике Добыто это самый частый сценарий у компаний с историей: старые дела доживают свои сроки на полках, а всё, что оформляется начиная с даты перехода, сразу попадает в электронный архив с подписью и маршрутом.
Ниже — что критично в разных ситуациях, а что можно отложить.
| Сценарий | Критично | Можно отложить |
|---|---|---|
| До 50 человек, один офис | Номенклатура дел, приказ об ответственном, раздельные дела по срокам | Отдельное помещение, штатная единица архивиста |
| 200-1000 человек, филиалы | Единые правила индексирования, ежегодная передача дел из подразделений по описям | Сканирование всего бумажного массива задним числом |
| Производство с вредными условиями труда | Табели на 50/75 лет, документы о расследовании несчастных случаев на 45 лет | Электронный архив как первый этап проекта |
| Полностью электронный кадровый документооборот | Проверяемость подписи на всём сроке, выгрузка журналов, бумажный участок по статье 22.1 ТК РФ | Стеллажи и короба под новые документы |
| Ликвидация или реорганизация | Упорядочение дел и передача документов по личному составу в государственный или муниципальный архив | Развитие внутренней системы хранения |
Сценарий определяет очерёдность работ: компании с вредными условиями труда начинают с табелей и актов, а компании с распределёнными филиалами — с единых правил индексирования, иначе через год у каждого филиала будет своя логика заголовков.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой и электронный архив в составе тарифа.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения сотрудников |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, набора нужных видов подписи и наличия интеграции с учётной системой: электронный архив и работа с УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полный состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что разница при повышении тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Архивное хранение держится на трёх опорах: назначенный ответственный, ежегодно утверждаемая номенклатура дел и правильно подобранный срок по Перечню № 236. Документы по личному составу и постоянного хранения идут в архив по описям, дела до 10 лет остаются в подразделениях, уничтожение идёт только по акту экспертной комиссии. Электронная форма сроков не сокращает и бумагу не отменяет полностью: трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге, а электронный документ требует метки времени и проверяемой подписи на всём сроке хранения.
Мы в Добыто занимаемся кадровым документооборотом и тем участком, где он стыкуется с архивом: подписанный документ сохраняется в системе вместе с подписью, маршрутом и журналом действий, а не выгружается плоским файлом без реквизитов. Если архив у вас собирается с нуля, разумнее сначала описать номенклатуру и сроки, а систему подбирать под уже принятые правила.
Частые вопросы
Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом?
Обязанность согласовывать номенклатуру дел и описи с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения лежит на организациях, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива. Обычная коммерческая компания источником комплектования не является: она утверждает номенклатуру приказом руководителя и ни с кем её не согласовывает. Проверить свой статус можно в списке источников комплектования профильного архивного учреждения региона.
Сколько хранить заключительный акт по медосмотрам по приказу 29н?
Заключительный акт по итогам периодического медицинского осмотра медицинская организация оформляет в пяти экземплярах в течение 30 дней после окончания осмотров по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Свой экземпляр работодатель хранит 5 лет. Срок увеличивается, если в организации были несчастные случаи на производстве: тогда акт хранится 45 лет, а при выявленных профессиональных заболеваниях — 75 лет.
Что делать с кадровыми документами при смене юридического адреса и переезде?
Перевозка архива оформляется как перемещение дел с составлением акта: дела принимаются и передаются по описям, с пересчётом единиц хранения. До переезда есть смысл провести экспертизу ценности и выделить к уничтожению дела с истёкшими сроками, иначе вы платите за перевозку коробок, которые всё равно подлежат уничтожению. Отдельно проверяются условия в новом помещении: отсутствие отопительных приборов и водопроводных труб по стенам, возможность закрыть доступ посторонним.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?
Скан-копия оригиналом не становится и срок хранения бумажного подлинника не сокращает. Электронный образ бумажного документа и электронный документ, изначально созданный в цифровой форме, — разные объекты с разными требованиями. Уничтожить бумажный подлинник до истечения срока по Перечню № 236 нельзя независимо от того, отсканирован он или нет, а при сомнениях в подлинности суд может назначить экспертизу именно подлинника.
Как считать срок хранения личного дела уволенного сотрудника?
Личное дело закрывается в год увольнения, и делопроизводство по нему считается завершённым в этом же году. Отсчёт начинается с 1 января следующего года. Работник, уволенный в марте 2026 года, даёт личное дело со сроком хранения 50 лет, который стартует 1 января 2027 года. Дела уволенных выделяются в отдельную опись по годам увольнения, иначе поиск по запросу о стаже превращается в перебор всего массива.
Кто входит в экспертную комиссию и сколько в ней человек?
Состав комиссии утверждается приказом руководителя, минимально это три человека: председатель, секретарь и член комиссии. В неё включают ответственного за архив, специалиста по кадровому делопроизводству и представителя бухгалтерии, поскольку значительная часть дел с истекающими сроками относится к бухгалтерским. Комиссия работает постоянно, а не собирается разово: её решения оформляются протоколом, а результат экспертизы ценности — актом о выделении документов к уничтожению.
