Уничтожение документов после истечения срока хранения идёт по фиксированной последовательности: экспертиза ценности силами экспертной комиссии, описи дел, акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждение акта руководителем и только после этого физическое уничтожение. В акт включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором акт составлен. Порядок и рекомендуемый образец акта закреплены Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сами сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Главное различие: организация, включённая в источники комплектования государственного или муниципального архива, утверждает акт после утверждения описей ЭПК архивного учреждения, а остальные организации — после согласования собственной экспертной комиссией.
Ниже разберём, как считать срок по каждому виду кадровых документов и почему трудовой договор 2002 года и трудовой договор 2003 года уничтожаются в разные десятилетия. Покажем, из-за чего акт не проходит проверку и что делать с документами, которые существуют только в электронном виде. Отдельно — уничтожение персональных данных по 152-ФЗ, где действуют свой акт и свой срок хранения подтверждающих документов. Сценарная таблица по типам организаций, тарифы на электронный архив 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда срок хранения считается истёкшим
Срок хранения отсчитывается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Приказ о предоставлении отпуска, подписанный в марте 2020 года, попадает в дело за 2020 год, дело закрывается 31 декабря 2020 года, отсчёт пятилетнего срока начинается 1 января 2021 года и заканчивается 31 декабря 2025 года. Уничтожить такой приказ можно в 2026 году.
Второе правило сужает окно ещё сильнее. По пункту 26 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77, в акт включаются документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Дело, срок по которому вышел в мае, до конца года ждёт: в акт 2026 года оно не попадёт, потому что на 1 января 2026 года срок ещё шёл. Отсюда типовая практика — проводить экспертизу ценности один раз в год, в первом квартале, по состоянию на 1 января.
Отправная точка для всей работы — номенклатура дел. В ней указаны индекс дела, заголовок, срок хранения и ссылка на статью Перечня. Без номенклатуры экспертиза ценности превращается в разбор коробок вручную: по каждой папке приходится заново определять, что это за документы и какой статье Перечня они соответствуют. Право организации самостоятельно создавать архив и хранить документы даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и это же право предполагает, что в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их в архив.
Факт: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Сроки хранения кадровых документов и год, когда дело можно включить в акт
Разделение на 50 и 75 лет введено статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Из-за этого дела соседних лет расходятся на четверть века.
| Документ | Срок хранения по Перечню Росархива | Дело закрыто в 2020 году: год акта |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003; 75 лет, если до этой даты | 2071 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50 или 75 лет по тому же правилу | 2071 |
| Личные дела и личные карточки работников | 50 или 75 лет по тому же правилу | 2071 |
| Приказы о ежегодных отпусках, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | 2026 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при работе во вредных и опасных условиях — 50 или 75 лет | 2026 или 2071 |
| График отпусков | 3 года | 2024 |
| Штатные расписания | Постоянно | В акт не включается |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не установлено законом или договором | Считается от отзыва, а не от года дела |
Из последней строки видно, где чаще всего ошибаются: согласие на обработку персональных данных живёт по собственному отсчёту, привязанному к сроку действия или отзыву, а не к году, в котором дело закрыто. В акт его ставят по календарю кадровой службы, и потом этот пункт не сходится с журналом обращений субъектов персональных данных.
Отдельная категория, которая часто зависает между кадрами и охраной труда, — заключения по обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам, проводимым по порядку из приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Если экземпляр заключения подшит в личное дело, он уничтожается вместе с делом и в отдельную строку акта не выносится. Если заключения сложены в самостоятельную папку, для них нужен собственный заголовок в номенклатуре и собственный срок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Электронные документы: что уничтожают и что придётся оставить
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет. Сроки для электронных кадровых документов те же, что для бумажных: статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя хранить их в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Уничтожение тоже идёт через ту же процедуру — экспертиза ценности, акт, утверждение. Отличается только физическая часть: вместо шредера и промышленной переработки нужна гарантированная невосстановимость файла и всех его копий, включая резервные.
Перед тем как выносить электронные дела в акт, стоит понять, что именно у вас хранится. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Документ, который перестал быть читаемым или проверяемым за годы до истечения срока, формально числится в архиве, но при проверке или в суде не работает. В сервисе Добыто срок хранения привязан к виду документа на этапе загрузки в архив, поэтому к экспертизе ценности дела уже разнесены по срокам, а не пересобираются вручную.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Проверьте подпись на документе, который собираетесь оставить в архиве
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Есть и обратная ситуация, когда электронная копия не спасает вообще. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге: это следует из статьи 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно — заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу и лежат в деле весь срок.
Внимание: бумажный приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним нельзя списать в акт на уничтожение на том основании, что в системе есть электронный дубликат. Эти документы входят в состав дел по личному составу со сроком 50 лет.
Электронный образ и электронный документ: разные правила
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил два понятия. Электронный образ — электронная копия того, что изготовлено на бумажном носителе. Электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. От этого зависит, можно ли уничтожать бумажный подлинник после сканирования: образ подлинник не заменяет, если организация не приняла отдельного решения о переводе документов в электронный вид с сохранением юридической силы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Важный нюанс из практики: самое уязвимое состояние — промежуточное, когда обмен документами фактически идёт в электронном виде, но нигде это не описано. Если в компании исторически сложился обмен по электронной почте, его нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Уничтожать бумажные оригиналы до того, как электронный порядок закреплён в ЛНА, — значит остаться без подтверждения в обеих формах.
Пошаговый порядок уничтожения документов
Процедура одинакова для бумажного и электронного архива, различается состав завершающего шага. Ниже — последовательность, которая закрывает требования Правил по приказу Росархива № 77.
Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии. ЭК — совещательный орган при руководителе, создаётся приказом; для организаций — источников комплектования архива положение о комиссии согласуется с ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 2. Поднимите номенклатуру дел за отбираемые годы и сверьте с ней фактические остатки. Дела, которых нет в номенклатуре, описываются отдельно: по ним срок определяется по Перечню заново.
- Шаг 3. Проведите экспертизу ценности. Комиссия определяет соответствие документов критериям ценности и срок хранения. Отбор по обложкам без просмотра содержимого даёт самые дорогие ошибки: в папке «Приказы за 2019 год» регулярно оказываются приказы по личному составу со сроком 50 лет.
- Шаг 4. Оформите описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу за тот же период. Без них акт не утверждается: уничтожение допускается только после того, как ценная часть массива описана.
- Шаг 5. Составьте акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, по рекомендуемому образцу из приложения № 3 к Правилам. В акт включайте дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
- Шаг 6. Проведите утверждение. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива утверждает акт у руководителя после утверждения описей ЭПК архивного учреждения. Организация, не являющаяся источником комплектования, — после согласования своей ЭК.
- Шаг 7. Уничтожьте дела физически и зафиксируйте способ. Для бумаги это измельчение или передача на переработку по накладной с указанием веса, для электронных дел — удаление файла и всех его копий, включая резервные, с фиксацией в журнале системы.
Что проверить до заседания комиссии
Пять позиций, которые снимают большую часть замечаний при проверке.
- Утверждена ли номенклатура дел на каждый год отбираемого периода и совпадают ли заголовки дел с фактическими папками.
- Есть ли среди отбираемых дел документы по работникам, занятым во вредных и опасных условиях труда: у их табелей срок 50 или 75 лет, а не 5.
- Не запрошены ли эти документы требованием налогового органа, судом или проверяющим: запрошенное из акта исключается до окончания процедуры.
- Нет ли среди дел незавершённых трудовых споров и расследований несчастных случаев.
- Какие из дел существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность на текущую дату.
Лайфхак: выгрузку журнала действий по спорным документам смотрят до того, как спор начался, а не после. Перед уничтожением электронных дел сохраните выгрузку отдельно: журнал показывает всё и одинаково хорошо подтверждает и вашу правоту, и вашу ошибку.
Образцы кадровых документов для работы с архивом и уничтожением
Комплект для подготовки процедуры: начните с описи документов личного дела, по ней проще всего понять, что реально лежит в папках.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Уничтожение персональных данных: вторая процедура поверх архивной
Архивный акт закрывает вопрос хранения, но не закрывает вопрос обработки персональных данных. По 152-ФЗ оператор уничтожает персональные данные по достижении целей обработки, при отзыве согласия и в ряде других случаев, и подтверждать это уничтожение нужно отдельными документами.
Состав подтверждения задан приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных», который действует с 1 марта 2023 года по 1 марта 2029 года. Если обработка велась с использованием средств автоматизации, подтверждающими документами являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе. Если средства автоматизации не использовались, достаточно акта. Акт и выгрузка хранятся 3 года с момента уничтожения.
Отсюда практическое следствие для кадровой службы: после уничтожения личных дел у вас появляются два новых документа с собственным сроком хранения. Их кладут в номенклатуру следующего года, иначе через три года они теряются, а подтвердить факт уничтожения при обращении бывшего работника или при запросе Роскомнадзора будет нечем. Официальные разъяснения по обязанностям оператора публикует Роскомнадзор, там же ведётся реестр операторов, обрабатывающих персональные данные.
В практике Добыто электронный архив системы КЭДО ведёт журнал действий по каждому документу, и выгрузка из него закрывает вторую половину требований приказа № 179 без ручной пересборки логов.
Когда уничтожать нельзя, даже если срок вышел
Истёкший срок по Перечню — необходимое условие, но не достаточное. Ситуации, в которых дело остаётся в архиве:
- Документы нужны для подтверждения стажа. Дела по личному составу используются для выдачи архивных справок бывшим работникам. Уничтожение по формально истёкшему сроку без описи по личному составу лишает организацию возможности ответить на такой запрос.
- Идёт проверка или спор. Документы, запрошенные требованием налогового органа, судом или инспекцией труда, из акта исключаются до завершения процедуры.
- Дело не описано. Пока описи дел постоянного хранения и по личному составу за период не утверждены, акт не утверждается и уничтожение не проводится.
- Ликвидация организации. Документы по личному составу при ликвидации передаются в архив, а не уничтожаются, независимо от того, вышел ли срок по остальным делам.
- Документ существует только в электронном виде и не проверяется. Пока подлинность не подтверждена, бумажный оригинал остаётся на месте.
Что критично в разных сценариях
Требования формально одинаковы, но нагрузка распределяется по-разному в зависимости от того, кто вы.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Утверждение описей ЭПК архивного учреждения до утверждения акта руководителем; согласование положения об ЭК с ЭПК | Скорость процедуры: цикл согласования с ЭПК задаёт график |
| Коммерческая организация, не являющаяся источником комплектования | Согласование акта собственной ЭК и утверждение руководителем; корректность описей по личному составу | Взаимодействие с государственным архивом на этапе уничтожения |
| Компания с введённым КЭДО и электронным архивом | Удаление всех копий, включая резервные; сохранение выгрузки журнала; проверяемость подписи на оставшихся делах | Логистика вывоза бумаги и вес по накладной |
| Работники заняты во вредных и опасных условиях труда | Разделение табелей по условиям труда: 50 или 75 лет вместо 5 | Единый срок для всего массива табелей |
| Ликвидация организации | Передача документов по личному составу в архив; упорядочение дел до передачи | Уничтожение дел с истёкшими сроками временного хранения |
Строка про вредные условия труда объясняет, почему единый регламент «табели храним 5 лет» приводит к утрате документов, которые потом запрашивает Социальный фонд России для назначения досрочной пенсии.
Ошибки при уничтожении документов и их цена
Уничтоженный документ не восстанавливается, поэтому цена ошибки здесь считается не стоимостью процедуры, а стоимостью последствий.
Уничтожение без описей. Дела вывезены, акт есть, описей дел по личному составу за период нет. Формально нарушены правила хранения и учёта архивных документов: статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сумма небольшая, но выдать архивную справку о стаже после этого нечем, а запросы приходят десятилетиями.
Нарушение порядка и сроков хранения обязательных документов хозяйственного общества. Здесь применяется статья 13.25 КоАП РФ: за неисполнение обязанности по хранению документов, обязательных для хранения по законодательству об акционерных обществах, и за нарушение установленных порядка и сроков штраф на должностных лиц составляет от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Отбор по обложке вместо экспертизы содержимого. В папке со сроком 5 лет оказывается приказ по личному составу со сроком 50 лет. Ошибка выявляется через годы, когда работник запрашивает подтверждение периода работы или спорит о размере выплат.
Уничтожение бумаги под электронный образ. Скан не заменяет подлинник автоматически, а распечатка электронного документа остаётся копией. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи — проводить её будет не по чему.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процесса увольнения, а получает гибрид: заявление приходит электронно, а приказ и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Прежде чем списывать бумажный архив, проверьте по своему перечню, какие документы вообще не могли быть переведены в электронный вид.»
Важный нюанс из практики: в компаниях, которые переходят на КЭДО, первый год после внедрения даёт смешанный массив — часть документов за один и тот же период существует на бумаге, часть в системе. Мы закладываем сверку номенклатуры с перечнем документов, переведённых в электронный вид, до первой экспертизы ценности. Иначе дело за год получается разорванным между двумя хранилищами, и акт составить не по чему.
Стоимость электронного архива и КЭДО: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив и полный набор подписей, включая УКЭП, доступны начиная с тарифа «Бизнес», поэтому итоговая сумма чаще определяется не численностью, а требуемой функциональностью. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Понижение и повышение тарифа возможно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Процедура сводится к четырём опорным точкам: срок по Перечню Росархива истёк к 1 января года составления акта, экспертную ценность подтвердила комиссия, описи дел постоянного хранения и по личному составу оформлены, акт утверждён руководителем в порядке, который зависит от статуса организации. Электронные дела проходят тот же путь, но добавляют два требования — удалить все копии и сохранить выгрузку журнала. Персональные данные закрываются отдельным актом со сроком хранения 3 года.
Основная часть ошибок возникает не в момент вывоза бумаги, а раньше — когда номенклатура не совпадает с фактическим составом дел и одна и та же кадровая история оказывается разорванной между бумагой и системой. Сервис КЭДО Добыто ведёт электронный архив с журналом действий по каждому документу и сроками хранения, привязанными к виду документа, поэтому к очередной экспертизе ценности состав дел уже собран.
Частые вопросы об уничтожении документов с истёкшим сроком хранения
Можно ли выдать архивную справку, если дело уже уничтожено
Справка выдаётся только на основании документов, которые есть в архиве. Если дело уничтожено по акту, организация отвечает заявителю письмом об отсутствии запрашиваемых сведений со ссылкой на реквизиты акта и год уничтожения. Поэтому акт хранится постоянно: он остаётся единственным подтверждением того, что документы не утрачены, а уничтожены законно. Дела по личному составу со сроком 50 лет в акт не попадают, и справки о стаже выдаются по ним весь этот срок.
Сколько человек должно быть в экспертной комиссии и кто её возглавляет
Конкретная численность нормативно не задана: ЭК создаётся приказом руководителя как совещательный орган, состав определяет сама организация. На практике в комиссию включают представителя кадровой службы, бухгалтерии, юриста и ответственного за архив, председателем назначают руководителя подразделения, отвечающего за делопроизводство. Для организаций — источников комплектования архива положение о комиссии согласуется с ЭПК архивного учреждения.
Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации
Документы по личному составу передаются в архив, а не уничтожаются: их срок хранения от ликвидации не сокращается. До передачи дела упорядочиваются — формируются, описываются, оформляются описи. Дела с истёкшими сроками временного хранения при этом можно выделить к уничтожению по общей процедуре, но только после того, как описи по личному составу готовы.
Можно ли сдать документы с истёкшим сроком хранения в макулатуру
Передача на переработку допустима, если способ уничтожения исключает восстановление содержания и передача оформлена документально: накладной или актом приёма-передачи с указанием веса и даты. Отдельный риск — промежуточное хранение перед вывозом: документы с персональными данными до момента фактического уничтожения остаются под режимом 152-ФЗ, и утечка на этом этапе будет нарушением обработки, а не архивных правил.
Как быть, если архив хранится у стороннего оператора внеофисного хранения
Экспертиза ценности, акт и решение об уничтожении остаются за организацией: подрядчик выполняет физическое уничтожение и подтверждает его актом. В договоре проверяются три позиции — порядок возврата или уничтожения носителей, срок предоставления дел по запросу и обязанность подрядчика как обработчика персональных данных подтверждать уничтожение по требованиям приказа Роскомнадзора № 179. Хранение коробок в Москве или в области на процедуру не влияет, влияет только то, кто по договору отвечает за уничтожение.
Нужно ли уничтожать черновики, дубликаты и рабочие копии
Дублетные экземпляры и черновики в опись не включаются и в акт о выделении к уничтожению, как правило, не вносятся: они уничтожаются в текущем порядке, без отдельной процедуры. Осторожность требуется с копиями, в которых есть персональные данные: по 152-ФЗ уничтожению подлежат все экземпляры, включая рабочие выгрузки и файлы на локальных дисках, а не только основной комплект.
Меняется ли процедура, если документы подписаны электронной подписью через КЭДО
Состав шагов тот же. Добавляется проверка того, что уничтожение затронуло все копии в системе и в резервных хранилищах, и что выгрузка журнала действий сохранена отдельно до удаления. Отдельно проверяется, нет ли среди отбираемых документов таких, которые по статье 22.1 ТК РФ должны существовать на бумаге: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним относятся именно к ним.
