Государственное хранение документов — это передача дел на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, и по умолчанию такая обязанность закреплена за государственными органами, органами местного самоуправления и государственными и муниципальными организациями. Коммерческая компания попадает в эту схему в двух случаях: если архив включил её в список источников комплектования по договору (часть 2 статьи 20 125-ФЗ) либо если она ликвидируется. При ликвидации, в том числе через банкротство, дела постоянного хранения и документы по личному составу передаёт ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Главное различие: действующее ООО хранит кадровые дела у себя 50 лет и никому их не отдаёт, ликвидируемое — сдаёт их в архив в упорядоченном состоянии и за свой счёт.
Разберём, как проверить, состоит ли ваша организация в списке источников комплектования, какие дела уходят в архив, а какие уничтожаются на месте по акту, и что именно считается упорядоченным состоянием. Покажем, как считаются сроки 50 и 75 лет и почему электронный архив не отменяет требований к описи, форматам и проверяемости подписи. Сценарная таблица по реорганизации и банкротству, штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто обязан сдавать дела в госархив, а кто нет
Обязанность создать архив и обязанность отдать дела государству — две разные нормы, и их постоянно склеивают. Пункт 2 Правил 2023, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, разводит их прямо: государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации вправе их создавать. Сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение установленных сроков обязаны обеспечивать все: организации любой формы собственности, индивидуальные предприниматели и нотариусы, занимающиеся частной практикой. Это часть 1 статьи 17 125-ФЗ: норма требует, чтобы документы физически дожили до конца срока хранения у самой организации.
Передача на постоянное хранение обязательна для документов Архивного фонда РФ, находящихся в государственной или муниципальной собственности: по истечении сроков временного хранения они идут в государственный или муниципальный архив (часть 1 статьи 21 125-ФЗ). Документы в частной собственности поступают в архивы на основании договора (часть 3 той же статьи). Включение негосударственной организации в список источников комплектования тоже оформляется договором (часть 2 статьи 20). Пока ваше ООО не подписывало такой договор и не ликвидируется, обязанности передавать дела государству у него нет.
Сроки, после которых документы уходят из ведомственного хранения, установлены статьёй 22 125-ФЗ и зависят от уровня органа и вида документации.
| Кто или что | Срок временного хранения до передачи | Характер обязанности |
|---|---|---|
| Федеральные органы, иные государственные органы РФ и федеральные организации, внебюджетные фонды | 15 лет | Обязательная передача по части 1 статьи 21 |
| Органы государственной власти субъектов РФ и организации субъектов | 10 лет | Обязательная передача |
| Органы местного самоуправления и муниципальные организации | 5 лет | Обязательная передача |
| Записи актов гражданского состояния | 100 лет | Обязательная передача |
| Похозяйственные книги и документы по приватизации жилищного фонда | 75 лет | Обязательная передача |
| Проектная документация по капитальному строительству, конструкторская документация, патенты | 20 лет | Обязательная передача |
| Научная документация | 15 лет | Обязательная передача |
| Кино- и фотодокументы | 5 лет | Обязательная передача |
| Видео- и фонодокументы | 3 года | Обязательная передача |
| Негосударственная организация, включённая в список источников комплектования | По условиям договора | Договорная, часть 2 статьи 20 и часть 3 статьи 21 |
| Прочие коммерческие организации и ИП | Обязанности передачи нет | Только сохранность у себя по статье 17 |
Списки источников комплектования ведут сами государственные и муниципальные архивы. Проверка занимает один звонок в архивный орган вашего субъекта: если договора с архивом организация не подписывала, в списке её нет, а значит, ежегодной сдачи дел от вас никто не ждёт.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Право самостоятельно создать архив и организовать хранение дано организации пунктом 2 статьи 13 125-ФЗ, и именно на нём держится вся ведомственная схема. На практике это означает простую вещь: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив организации. Посмотрите, есть ли у вас утверждённая номенклатура дел на текущий год: без неё дела формировать не из чего, и претензия проверяющего начнётся именно с этого.»
Что уходит в архив, а что уничтожается на месте
В архив организации передаются только дела постоянного хранения и дела со сроком свыше 10 лет. Документы со сроками до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и уничтожаются по истечении срока, в архив они не поступают вообще. Это правило Правил 2023 снимает половину вопросов: график отпусков с трёхлетним сроком и приказы об отпусках с пятилетним в госархив не попадут ни при каких условиях.
Конкретные сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для кадровых дел ключевая развилка — дата завершения делопроизводством: по статье 22.1 125-ФЗ документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня 236 | Идёт ли в архив организации |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | 50 лет, до 2003 года — 75 лет | 435 | Да |
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении | 50 лет, до 2003 года — 75 лет | 434 | Да |
| Личное дело работника | 50 лет, до 2003 года — 75 лет | 445 | Да |
| Личная карточка Т-2 | 50 лет, до 2003 года — 75 лет | 444 | Да |
| Штатное расписание | Постоянно | 40 | Да |
| Приказы об отпусках и командировках | 5 лет | 434 | Нет |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет | 402 | Нет |
| График отпусков | 3 года | 453 | Нет |
К архивному хранению кадровая служба готовит около пяти видов дел из всего объёма бумаги в шкафу. Остальное уничтожается в организации по акту после экспертизы ценности, которую проводит экспертная комиссия. В практике Добыто аудит номенклатуры перед переходом на КЭДО начинается с этого же разделения: документы со сроком до 10 лет в электронный архив не переносятся, они доживают срок в системе и удаляются по акту.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: требования к хранению переносятся с бумажного документооборота на электронный без скидок. Хранение документов остаётся самой зарегулированной частью работы с документами, и нормы пишутся именно про хранение, а не про создание электронного документа.
Важный нюанс из практики: уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещено частью 2 статьи 17 125-ФЗ. Если организация уже подписала договор с архивом и её документы отнесены к Архивному фонду, решение об уничтожении принимает не экспертная комиссия компании: дела постоянного хранения из этого перечня выбрасывать нельзя, даже когда офис переезжает и место заканчивается.
Электронные дела: СХЭД, подпись и читаемость через 50 лет
Электронные архивные документы по Правилам 2023 хранятся в системе хранения электронных документов. Пункт 137 задаёт обязательный минимум функций СХЭД: формирование годовых описей электронных документов, резервное копирование и восстановление документов вместе с метаданными, проверка наличия и состояния, перенос документов между системами с сохранением метаданных, формирование актов об уничтожении. Папка на сетевом диске под это описание не подходит: вопросы проверяющего возникнут к отсутствию перечисленных функций, а описи и акты придётся собирать вручную.
Режим контроля у электронных дел жёстче, чем у бумажных. Техническое состояние электронных документов в СХЭД проверяется ежегодно в автоматическом режиме, а физически обособленные носители — раз в 5 лет (пункт 153). При приёме работник архива выборочно проверяет не менее 1% поступивших документов на подлинность, воспроизводимость и читаемость. Бумажные дела для сравнения сверяют с описью не реже одного раза в 10 лет, а на розыск недостающего отводится год.
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Это перевод и адаптация международного стандарта, и по нему удобно проверять свою систему хранения.
Отдельная проблема электронного архива — подпись. Сертификат электронной подписи действует год или два, а дело по личному составу лежит 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения сертификата, на документ добавляют метку времени, а затем формируют усовершенствованную подпись поверх прежней при смене криптоалгоритмов. Без этого через десять лет у вас останется файл, юридическую значимость которого вы не докажете ни инспектору, ни суду.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форматы подписи для долгого хранения различаются по составу. CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш документа, CAdES-T добавляет штамп времени от службы TSA, CAdES-A — архивную метку и ответы OCSP с периодическим переподписанием. Для дел со сроком до 50 лет рабочим считается именно архивный уровень: он позволяет подтвердить, что на момент подписания сертификат действовал.
Правила 2023 закрепили и порядок для гибридных дел, когда часть документов создана в электронном виде, а часть подписана на бумаге. Электронные документы и их копии составляют первый том, бумажные — последующие тома, а в описях проставляются ссылки на связанные архивные шифры. В практике Добыто гибридные дела появляются почти у каждой компании, которая переходила на КЭДО с уже накопленным бумажным массивом: часть личного дела осталась в папке, часть живёт в системе, и связку между томами приходится описывать вручную.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем перед передачей дел, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные: это разграничение Пленум Верховного Суда РФ провёл ещё в постановлении от 26.12.2017 № 57. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ, и в опись он пойдёт иначе.»
Ликвидация, банкротство, реорганизация: когда обязанность возникает у любой компании
При реорганизации архивные документы передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии, и в госархив ничего не уходит. Части 4-7 статьи 23 125-ФЗ описывают этот сценарий для государственных органов и организаций, а при приватизации государственного или муниципального имущества документы могут передаваться на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам. Присоединение, слияние и преобразование обязанности сдавать дела государству не создают: держатель фонда меняется, собственник документов остаётся прежним.
Ликвидация работает иначе. При ликвидации государственных органов и государственных или муниципальных организаций документы Архивного фонда поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (часть 8 статьи 23). При ликвидации негосударственных организаций, включая ликвидацию в результате банкротства, документы передаёт ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий на основании договора с архивом (часть 10 статьи 23). Передаче подлежат три группы: документы, включённые в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Действующее ООО, договора с архивом нет | Номенклатура дел, сроки по Перечню 236, сохранность документов по личному составу | Описи по форме госархива, согласование с ЭПК |
| Организация в списке источников комплектования | График передачи, описи дел постоянного хранения, согласование с экспертно-проверочной комиссией | Судьба документов со сроком до 10 лет |
| Реорганизация с правопреемником | Акт приёма-передачи фонда, упорядоченное состояние дел | Обращение в государственный архив |
| Добровольная ликвидация коммерческой компании | Договор с архивом, упорядочение дел по личному составу, оплата работ до закрытия счетов | Документы, сроки которых уже истекли |
| Банкротство, конкурсное производство | Упорядочение силами конкурсного управляющего, передача дел по личному составу, финансирование работ из конкурсной массы | Отбор документов постоянного хранения при отсутствии Архивного фонда |
| Ликвидация ГУП, МУП, государственного учреждения | Передача документов Архивного фонда в соответствующий архив, упорядочение за счёт ликвидируемой организации | Согласование с правопреемником |
В сценариях с ликвидацией вопрос упирается в деньги и очерёдность. Упорядочение дел организует ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, а оплачиваются работы из средств ликвидируемой организации. Если счета закрыты раньше, чем подписан акт приёма-передачи, платить за обработку дел становится нечем, и документы остаются без держателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность через десять лет.»
Как подготовить дела к передаче: упорядочение, описи, график
Упорядочение статья 3 125-ФЗ определяет как комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения и по описанию и оформлению таких единиц хранения по правилам, которые устанавливает уполномоченный федеральный орган. Сейчас эти правила закреплены приказом Росархива № 77, а сам текст с приложениями и рекомендуемыми образцами номенклатуры дел опубликован в разделе Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов на сайте Федерального архивного агентства.
Два числовых ограничения задают всю механику подготовки: дело содержит не более 250 листов при толщине папки не более 4 см (пункт 51), а передача дел из подразделений в архив организации идёт не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, по графику, утверждённому руководителем (пункт 73). Трёхлетний предел отсчитывается от завершения дела делопроизводством: точкой отсчёта служит конец года, в котором дело закрыто.
Как подготовить дела к передаче в государственный архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание. Уточните в архивном органе субъекта, входит ли организация в список источников комплектования. Если нет и ликвидации не планируется, дальше идти не нужно: дела остаются у вас.
- Шаг 2. Утвердите номенклатуру дел на год. Без неё невозможно ни сформировать дела, ни обосновать сроки хранения перед проверяющим.
- Шаг 3. Проведите экспертизу ценности силами экспертной комиссии. Разделите массив на три части: постоянное хранение, свыше 10 лет, до 10 лет включительно.
- Шаг 4. Сформируйте и оформите дела: систематизация внутри дела, нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись для личных дел, обложка с крайними датами. Предел — 250 листов и 4 см.
- Шаг 5. Составьте описи отдельно на дела постоянного хранения и на дела по личному составу, приложите историческую справку о фондообразователе и предисловие к описи.
- Шаг 6. Согласуйте описи с экспертно-проверочной комиссией архивного органа. На дела со сроками до 10 лет оформите акт о выделении к уничтожению.
- Шаг 7. Заключите договор с государственным или муниципальным архивом, передайте дела по акту приёма-передачи и получите экземпляр описи с отметкой архива.
Что проверить до обращения в архив
Пять позиций стоит закрыть до того, как согласовывать с архивом дату передачи.
- Есть ли утверждённая номенклатура дел за все годы, дела которых вы готовите к сдаче.
- Совпадают ли заголовки дел на обложках с заголовками в номенклатуре и в описи.
- Нет ли в делах по личному составу документов со сроком до 10 лет, которые подлежат уничтожению отдельно.
- Как оформлены дела за периоды, когда организация меняла наименование: смена названия фиксируется в исторической справке.
- Какие документы существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мы в Добыто закладываем отдельный этап на выгрузку дел из системы перед любой передачей: комплект по каждому работнику собирается в одно дело вместе с файлами подписей и протоколами подписания. Россыпь отдельных PDF-файлов на стороне архива разбирать никто не станет.
Шаблоны кадровых документов для архивного комплекта
Начните с приказа об утверждении локального нормативного акта: им вводятся и номенклатура дел, и положение об архиве организации.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Когда сдавать документы в госархив не нужно
Действующая коммерческая организация, не подписывавшая договор с архивом, обязанности передавать дела не несёт вообще. Её документы находятся в частной собственности, а архивы принимают такие документы выборочно и по договору. Идея избавиться от бумаги, передав дела в госархив, для такой компании превращается в платную услугу, в которой архив вправе отказать из-за нехватки площадей.
Не передаются и документы со сроками хранения до 10 лет включительно: приказы об отпусках и командировках, табели, графики отпусков, переписка. Они остаются в подразделениях, а по истечении срока уничтожаются по акту после экспертизы ценности. Включение таких дел в опись вместе с личными делами приводит к возврату комплекта на доработку.
Индивидуальный предприниматель обязан обеспечивать сохранность документов по личному составу по статье 17 125-ФЗ, но норма о передаче дел при ликвидации адресована организациям. На практике ИП, прекращающий деятельность, договаривается с архивом отдельно, и отношения оформляются договором. Реорганизация с правопреемником, смена наименования и смена адреса также не порождают обязанности обращаться в государственный архив.
Что об этом думает ГИТ: государственная инспекция труда архивным делом не занимается. Соблюдение законодательства об архивном деле проверяет уполномоченный орган субъекта РФ в рамках регионального государственного контроля, и предмет проверки у него другой: наличие архива и локальных актов, номенклатура, сроки, описи, условия хранения. Ориентиры по обязательным требованиям Росархив собрал в руководстве по соблюдению обязательных требований в сфере архивного дела.
Сколько стоит ошибка: штрафы и последствия для работников
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Состав образует нарушение любого из четырёх правил, даже если документы не утрачены.
Гораздо дороже стоит статья 13.25 КоАП РФ. Неисполнение обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью, а также нарушение порядка и сроков хранения влечёт штраф на должностных лиц от 2500 до 5000 рублей и на юридических лиц от 200 000 до 300 000 рублей. Разница с архивным составом в 20-30 раз, и корпоративный состав применяется к обычному ООО.
Третье последствие денежно не измеряется, но всплывает через десятилетия. Документы по личному составу — единственное подтверждение стажа и заработка работника, когда организации больше нет. Если дела не переданы в архив, работнику некуда обратиться за архивной справкой, а архив исполняет запросы социально-правового характера в 30-дневный срок только по тем фондам, которые у него есть. Восстановить утраченные приказы о приёме и переводе невозможно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выбор системы хранения мы начинаем с типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: Росархив утвердил их приказом от 15.06.2020 № 69. Это по сути готовая инструкция о том, что система обязана уметь, и написана она вокруг поддержания юридической значимости документа. Сверьте по ней предложение вендора, прежде чем подписывать договор: дешевле проверить на входе, чем мигрировать архив через три года.»
Стоимость электронного архива и тарифы Добыто на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по заявке |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по заявке |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП для руководителя и ответственных лиц | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости выделенного контура. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду: полные условия и состав каждого пакета приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Для задач архивного хранения решающими оказываются электронный архив и интеграция с учётной системой: оба входят в тариф «Бизнес» и определяют, соберётся ли дело по работнику в один комплект при выгрузке.
Выводы
Обязанность передавать дела на государственное хранение адресована государственному сектору и тем негосударственным организациям, которые сами подписали договор с архивом. Для остальных компаний она возникает один раз — в момент ликвидации, включая банкротство, и распространяется на документы Архивного фонда, документы по личному составу и дела с неистёкшими сроками. Всё, что хранится до 10 лет, в архив не идёт и уничтожается по акту на месте. Электронные дела при этом подчиняются тем же срокам, но требуют работающей СХЭД и подписи, которая проверяется спустя десятилетия.
Мы в Добыто ведём кадровые документы так, чтобы архивный срок был заложен с первого дня: дело по работнику собирается целиком, история подписания хранится вместе с файлами, а выгрузка готовится в том виде, в каком её принимает архив. Это снимает основную часть работы, которая иначе сваливается на кадровую службу в момент проверки или ликвидации.
Частые вопросы
Нужно ли коммерческой компании согласовывать номенклатуру дел с архивным органом?
Согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного органа требуется организациям — источникам комплектования: у них номенклатура согласовывается один раз в 5 лет и заново при существенном изменении функций и структуры. Компания, не включённая в список источников комплектования, утверждает номенклатуру самостоятельно приказом руководителя. Наличие номенклатуры при этом обязательно для всех: без неё нельзя обосновать сроки хранения и правомерность уничтожения дел.
Как работнику получить архивную справку, если работодателя больше нет?
Запрос подаётся в государственный или муниципальный архив того субъекта, где находилась организация. Запросы социально-правового характера, к которым относятся справки о стаже и заработной плате, исполняются в 30-дневный срок. Если дела ликвидированной компании в архив не поступали, справку выдать не из чего: архив отвечает об отсутствии документов на хранении, и подтверждать стаж придётся в судебном порядке.
Можно ли передать в архив только электронные дела, без бумажных экземпляров?
Электронные архивные документы принимаются по телекоммуникационным каналам связи или на физически обособленных носителях, при этом работник архива выборочно проверяет не менее 1% поступивших документов на подлинность, воспроизводимость и читаемость. Если часть документов создавалась на бумаге, дело становится гибридным: электронные документы и их копии образуют первый том, бумажные — последующие тома, а в описи проставляются ссылки на связанные архивные шифры.
Что делать, если архив отказывается принимать документы временных сроков хранения?
Часть 10 статьи 23 125-ФЗ относит к передаваемым и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, но приём таких дел упирается в свободные площади архива. Условия фиксируются в договоре: если архив принимает только документы по личному составу и дела постоянного хранения, остальное остаётся у ликвидационной комиссии, и место дальнейшего хранения определяется в ликвидационных документах. Уничтожать дела с неистёкшими сроками нельзя.
Кто платит за упорядочение дел перед сдачей в архив?
Работы оплачивает сама организация. При ликвидации упорядочение организует ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий, а расходы покрываются из средств ликвидируемой организации до закрытия счетов. Практика по регионам различается: где-то документы по личному составу принимают без платы, где-то бесплатный приём сохраняется только для организаций с государственным участием.
Сохраняются ли сроки 50 и 75 лет для документов, подписанных в КЭДО?
Да. Форма документа на срок хранения не влияет: приказ о приёме на работу и трудовой договор хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних документов. Разница только в способе обеспечения сохранности: электронные дела ежегодно проверяются в автоматическом режиме, обособленные носители — раз в 5 лет.
Обязана ли организация создавать архив как отдельное подразделение?
Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, организации вправе их создавать. На практике архив оформляется локальными нормативными актами: положением об архиве и приказом о назначении ответственного за хранение. Отсутствие такого положения само по себе образует нарушение правил хранения архивных документов.
