Архивная служба компании: кого назначить и что ей передать

Архивная служба компании — это не обязательно отдельное подразделение: пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов, но форму этого архива не предписывает. Обязанность сформулирована жёстче: хранить документы в течение сроков из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и отвечать по ним на запросы. Минимальный рабочий комплект — приказ о назначении ответственного, положение об архиве, номенклатура дел и экспертная комиссия. Главное различие, от которого зависит объём задач: при бумажном хранении ответственный принимает дела от подразделений через 1-3 года после завершения делопроизводством, а при кадровом электронном документообороте те же сроки отрабатывает система, и человек отвечает за описи, права доступа и проверяемость подписи.

Разберём три схемы назначения ответственного — совмещение с кадровиком, отдельная штатная единица и передача хранения подрядчику, — и покажем, какие функции передаются архивной службе приказом, а какие остаются за руководителями подразделений. Отдельно разберём, что меняется, когда кадровые документы подписаны электронной подписью. Сроки хранения по группам кадровых документов, цена ошибки по статье 13.20 КоАП, чек-лист диагностики перед стартом, образцы приказов и положений, стоимость перевода архива в электронный вид — во второй половине статьи.

Обязана ли компания создавать архивную службу

Создание архива — право организации, а хранение документов — её обязанность. Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ разрешает государственным органам, органам местного самоуправления и организациям создавать архивы для хранения образующихся в их деятельности документов. Обязанность хранить эти документы в течение установленных сроков существует независимо от того, создали вы архив или нет. Поэтому вопрос на практике звучит иначе: не нужен ли архив вообще, а кто и каким документом отвечает за то, что трудовой договор 2011 года найдётся в 2036 году.

Формы организации разные, и выбор определяется объёмом дел, а не размером компании. Ниже — пять рабочих схем с тем, чем каждая оформляется и что при любой схеме остаётся на организации.

Схемы комбинируются: бумажные дела прошлых лет уходят на внеофисное хранение, текущие документы создаются в КЭДО, а ответственный один и тот же. Разделять ответственность между двумя людьми по признаку носителя — худший из вариантов: при проверке никто не сможет собрать полную картину по конкретному работнику.

Кого назначить ответственным за архив

Кандидатов на эту роль в компании обычно трое: специалист по кадровому делопроизводству, офис-менеджер или секретарь, отдельный документовед. Выбор определяется не должностью, а тремя вопросами: кто физически формирует дела, у кого есть законный доступ к персональным данным работников и кто умеет работать с описями.

Специалист по кадрам — самый частый и самый защищённый вариант. Он уже допущен к персональным данным, знает состав личных дел и понимает, какие документы в них вообще не должны лежать. Расширять его обязанности приказом в одностороннем порядке нельзя: по статье 60.2 ТК РФ дополнительная работа поручается только с письменного согласия работника, а по статье 151 ТК РФ размер доплаты устанавливается соглашением сторон. Приказ без согласия и без доплаты — это не оформленная архивная служба, а основание для спора.

Секретарь или офис-менеджер подходит там, где кадровые документы составляют небольшую часть архива, а основной объём — организационно-распорядительные документы. Требования к квалификации в этом случае разумно брать из профстандарта, а не формулировать произвольно: профессиональный стандарт «Специалист по управлению документами организации» утверждён приказом Минтруда России от 27.04.2023 № 421н и действует с 1 сентября 2023 года. Из него берутся трудовые функции и требования к образованию для должностной инструкции.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная штатная единица нужна там, где ежегодно закрывается несколько сотен дел, есть филиалы со своим делопроизводством или компания относится к источникам комплектования государственного или муниципального архива. В практике Добыто ответственного за архив чаще назначают тем же приказом, что и ответственного за КЭДО: у этих двух ролей общий объект — один и тот же документ на разных стадиях жизненного цикла.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда вы принимаете участок, на котором до вас архив не вели, первое действие — служебная записка руководителю о фактическом состоянии дел на дату вашего прихода. Это не бюрократия: письменная фиксация отделяет чужие нарушения от ваших и снимает с вас ответственность за то, что не было сделано раньше. Напишите её до того, как начнёте разбирать коробки, и зарегистрируйте.»

Экспертная комиссия: почему одного ответственного мало

Решение о том, что дело больше не нужно хранить, один человек не принимает. Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией — совещательным органом при руководителе организации. Комиссия создаётся приказом и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утверждённого приказом Росархива от 11.04.2018 № 43. В состав включают ответственного за архив, представителя кадровой службы, бухгалтерии и юриста.

Практический смысл комиссии в том, что акт о выделении документов к уничтожению подписывают несколько человек, а утверждает руководитель. Уничтожение по единоличному решению ответственного — это то нарушение, которое всплывает через несколько лет, когда бывший работник запрашивает справку о стаже.

Электронный архив: что меняется в задачах ответственного

Хранение электронных документов регулируется теми же требованиями, что и хранение бумажных: сроки берутся из того же Перечня № 236, номенклатура дел составляется так же. Меняется не состав задач, а способ их выполнения и точки отказа. Бумажное дело теряется физически, электронное — теряет проверяемость: сертификат подписи истекает, криптоалгоритмы меняются, формат файла перестаёт открываться.

Поэтому к электронному архиву добавляются требования, которых у бумажного нет. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию сохранности через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020 № 69: формально они адресованы архивам государственных органов, но для коммерческой компании это готовый список вопросов к поставщику системы.

Отдельная задача ответственного — следить, что подпись на архивных документах продолжает проверяться. Сертификат работника действует год или два, а трудовой договор хранится 50 лет. Проверяемость через десятилетия обеспечивают метка времени и усовершенствованный формат подписи, который наращивается поверх исходной при смене криптоалгоритмов. Мы в Добыто перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу: на ней видно, какие типы документов не попадают в архив автоматически и где маршрут обрывается на статусе исполненного.

Проверьте подпись на документе из своего архива

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Важный нюанс из практики: система, которую внедряли ради доказательности, показывает всё, а не только удобное. Выгрузка журнала действий подтвердит факт отправки и подписания документа — и тем же журналом подтвердится дата выдачи ключа или вход под чужой учётной записью. Поэтому журнал подписания по спорному документу смотрят до начала спора, а не после: перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидается конфликт.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Какие задачи передать архивной службе

Перечень функций закрепляется в положении об архиве и дублируется в должностной инструкции ответственного. Ниже — девять задач, которые передаются архивной службе, и граница, за которой ответственность остаётся на руководителях подразделений.

1. Разработка и ведение номенклатуры дел. Номенклатура на следующий год утверждается до конца текущего и вводится в действие с 1 января.
2. Приём дел от структурных подразделений. Дела передаются не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, по графику, утверждённому руководителем организации.
3. Учёт и описи. Описи дел структурных подразделений представляются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
4. Экспертиза ценности документов совместно с экспертной комиссией и подготовка акта о выделении к уничтожению.
5. Контроль сроков хранения по Перечню № 236 и отраслевым перечням.
6. Выдача архивных справок и копий. Действующему работнику копии документов, связанных с работой, выдаются в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ. Запросы бывших работников социально-правового характера рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с даты регистрации запроса.
7. Выдача дел во временное пользование подразделениям и контроль возврата.
8. Уничтожение персональных данных по достижении целей обработки и по отзыву согласия, с фиксацией факта уничтожения.
9. Подготовка комплекта к проверке: выгрузка, опись, подтверждение полномочий подписантов.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Порядок хранения и уничтожения электронных документов и доступ работника к своим кадровым документам — это две категории споров, которые сейчас формируются. Ограничение доступа работника к его же документам становится предметом разбирательства отдельно от того, правильно ли документ подписан. Проверьте по своей системе, может ли работник самостоятельно открыть подписанные им документы за прошлые годы, и опишите этот порядок в положении.»

Что архивной службе не передают: формирование дел в текущем году. Дело формирует то подразделение, в котором документ создан, и до передачи в архив за его комплектность отвечает руководитель этого подразделения. Попытка переложить формирование дел на одного человека превращает архив в склад коробок без описей.

В сервисе Добыто исполненный документ переходит во вкладку «Архив», и доступ к нему определяется правами: посмотреть дело может не любой сотрудник, а тот, кому этот доступ настроен. Поиск по архиву работает с фильтрами по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу, что закрывает большую часть запросов вида «найдите дополнительное соглашение за 2023 год».

Как создать архивную службу с нуля: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте состояние дел служебной запиской на имя руководителя: что есть, за какие годы, в каком виде, чего не хватает.
2. Шаг 2. Проведите инвентаризацию: разберите массив по годам и видам документов, отдельно выделите документы по личному составу и документы с персональными данными.
3. Шаг 3. Разработайте и утвердите номенклатуру дел на следующий календарный год с указанием сроков хранения по Перечню № 236.
4. Шаг 4. Назначьте ответственного приказом, внесите функции в должностную инструкцию, а при совмещении оформите письменное согласие и доплату по статьям 60.2 и 151 ТК РФ.
5. Шаг 5. Создайте экспертную комиссию приказом и утвердите положение о ней на основе Примерного положения из приказа Росархива № 43.
6. Шаг 6. Примите положение об архиве и график передачи дел из подразделений, доведите график до руководителей под подпись.
7. Шаг 7. Проведите первую экспертизу ценности: составьте описи дел постоянного хранения и по личному составу, оформите акт о выделении к уничтожению и уничтожайте только после утверждения описей.

Сроки хранения, за которые отвечает архивная служба

Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и обязательны для всех организаций, а не только для государственных и муниципальных. Полный текст перечня опубликован на сайте Федерального архивного агентства, там же размещаются разъяснения по применению отдельных статей.

Из таблицы видно, где чаще всего ошибаются: график отпусков и трудовой договор относятся к кадровым документам, но разница в сроках между ними — 47 лет. Именно поэтому номенклатура дел составляется по видам документов, а не по подразделениям целиком.

Образцы приказов и положений для оформления архивной службы

Комплект собран под задачу «назначить ответственного и описать функции»; начинать удобнее с положения об отделе кадров, из которого затем вырезается блок про хранение.

Ошибки при создании архивной службы и цена каждой

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сумма небольшая, и именно поэтому архив откладывают. Реальная цена ошибки складывается не из штрафа.

Ошибка первая: обязанности возложили приказом без согласия работника. Работник вправе отказаться от дополнительной работы, а приказ, изданный вопреки статье 60.2 ТК РФ, не создаёт обязанности. При проверке выясняется, что ответственного за архив в компании фактически нет, а нарушение по хранению документов уже длится.

Ошибка вторая: уничтожили документы по истечении срока, который посчитали неверно. Восстановить трудовой договор за 2012 год неоткуда: бывший работник запрашивает справку о стаже, получает отказ и идёт в суд или в Социальный фонд России. Цена здесь измеряется не штрафом, а стоимостью судебного разбирательства и репутационными последствиями.

Ошибка третья: сканы сделали, бумагу уничтожили, порядок не описали. Распечатка электронного документа остаётся копией, а скан бумажного оригинала — электронным образом, а не электронным документом. Если суд истребует подлинник, предъявлять будет нечего.

Ошибка четвёртая: персональные данные хранятся дольше, чем нужно. Анкеты и копии паспортов несостоявшихся кандидатов, накопленные за годы, — это обработка данных без законного основания. Архивная служба закрывает этот участок, только если задача уничтожения прямо записана в положении.

Что об этом думает ГИТ: проверяющие спрашивают не только документы, но и самих работников. Если человек говорит, что с ним ничего не проводилось и никаких документов он не подписывал, инспектор получает доказательство того, что оформленный документ фиктивен. Аккуратная папка на полке сама по себе результат не гарантирует.

Что проверить до создания архивной службы: чек-лист диагностики

• За какие годы документы физически есть, а за какие отсутствуют. Первым шагом фиксируется разрыв, а не порядок.
• Есть ли номенклатура дел и на какой год она утверждена в последний раз.
• Какие документы существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность.
• Кто сейчас фактически выдаёт справки бывшим работникам и в какой срок.
• Относится ли компания к источникам комплектования государственного или муниципального архива: от этого зависит, нужно ли согласовывать описи с экспертно-проверочной комиссией.
• Где хранятся согласия на обработку персональных данных и истёк ли срок действия хотя бы части из них.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В личном деле регулярно оказываются документы, которые работодатель не вправе был требовать: справки о доходах с прошлого места, характеристики, копии свидетельств о рождении детей. Свидетельство о рождении — документ для налогового вычета, его место в бухгалтерии, а не в личном деле. Разбирая архив, сначала уберите из дел лишнее, а потом уже описывайте то, что осталось.»

Когда отдельная архивная служба не нужна

Если в компании до 25 сотрудников, кадровые документы ведёт один специалист, а закрывается меньше двух десятков дел в год, создавать подразделение и вводить штатную единицу преждевременно. Достаточно приказа о назначении ответственного, номенклатуры дел и экспертной комиссии из трёх человек, которая собирается раз в год. Отдельная служба становится оправданной, когда появляется хотя бы один из признаков: филиалы со своим делопроизводством, объём свыше нескольких сотен дел в год, статус источника комплектования государственного архива или собственное хранилище с требованиями к температуре и влажности.

Не нужна отдельная служба и в обратной ситуации: когда весь кадровый документооборот уже переведён в электронный вид, а бумажный массив прошлых лет закрыт и передан на внеофисное хранение. Тогда задача сводится к контролю сроков и выдаче справок, и её закрывает тот же человек, который администрирует систему.

Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С входят не во все тарифы. Электронные подписи для сотрудников оплачивать отдельно не требуется.

Итоговая сумма считается по фактической численности и выбранному набору функций, поэтому электронный архив и интеграция с учётной системой заметно меняют расчёт. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что скрытых платежей за подписи нет.

Обратите внимание на минимальный порог: при численности меньше 50 человек тариф «Бизнес» всё равно оплачивается как за 50 сотрудников, и для небольшой компании тариф «Старт» с ограничением до 25 сотрудников оказывается выгоднее, хотя электронный архив в него не входит.

Выводы

Создать архив — право организации, хранить документы в установленные сроки — обязанность, и разрыв между этими двумя положениями закрывается всего четырьмя документами: приказом о назначении ответственного, положением об архиве, номенклатурой дел и положением об экспертной комиссии. Кандидат на роль ответственного определяется доступом к персональным данным и умением работать с описями, а не должностью в штатном расписании. При совмещении обязанностей требуются письменное согласие работника и доплата. Электронный архив снимает вопрос физической сохранности, но добавляет собственный: подпись на документе должна оставаться проверяемой все 50 лет хранения.

Мы в Добыто подключаем электронный архив вместе с КЭДО и настраиваем права доступа так, чтобы выгрузка по конкретному работнику собиралась за минуты, а не за день поисков по коробкам. Начинать при этом проще не с системы, а с инвентаризации: пока непонятно, что и за какие годы у вас есть, автоматизировать нечего.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в электронный архив?

Общего порядка, по которому скан-образ приравнивается к подлиннику, законодательство не устанавливает. Скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом, и суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Поэтому оригиналы документов по личному составу со сроком хранения 50 и 75 лет уничтожать после сканирования нельзя, а для документов со сроками 3 и 5 лет решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в акте.

Что происходит с архивом, если компания ликвидируется?

Документы по личному составу не уничтожаются вместе с юридическим лицом. При ликвидации организации они передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Упорядочение означает описи и оформленные дела, поэтому архив, который не вели все годы работы, придётся приводить в порядок в самый неподходящий момент, причём за счёт ликвидируемой компании.

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом?

Обязанность согласования возникает у организаций, которые отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива: их номенклатура и описи дел проходят экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения. Остальные коммерческие организации утверждают номенклатуру самостоятельно приказом руководителя. Свой статус проще всего уточнить в архивном учреждении своего региона до того, как составлена первая опись.

Что делать, если документы прошлых лет утрачены ещё до вашего прихода?

Сначала фиксируется факт: служебная записка руководителю с перечнем того, чего нет, и за какие годы. Дальше составляется акт об утрате документов, а недостающие сведения по возможности восстанавливаются через Социальный фонд России, бухгалтерские документы и вторые экземпляры. Восстановление идёт текущими датами: тогда нарушение перестаёт быть длящимся, и у компании появляется аргумент, что оно выявлено и устраняется.

Можно ли передать бумажный архив с персональными данными стороннему хранителю?

Можно, но передача документов с персональными данными подрядчику — это поручение обработки по 152-ФЗ, и оно оформляется отдельно от договора хранения: в поручении фиксируются перечень действий, цели обработки и обязанность подрядчика соблюдать конфиденциальность. Ответственность перед работниками за сроки хранения и за выдачу справок при этом остаётся на организации, а не переходит к хранителю.

В какой срок выдаётся архивная справка бывшему работнику?

Действующий работник получает копии документов, связанных с работой, в течение 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления — это статья 62 ТК РФ. На бывшего работника этот срок прямо не распространяется: его запрос социально-правового характера рассматривается в срок, не превышающий 30 дней с даты регистрации. Справка выдаётся бесплатно, и отказать в ней со ссылкой на то, что человек давно уволен, нельзя.