Хранение документов в компании держится на трёх опорах: номенклатура дел, Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и Правила организации хранения (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Сроки считаются не от даты документа: дело становится архивным с 1 января года, следующего за годом, в котором оно закончено делопроизводством, и отсчёт идёт от этой даты. Документы по личному составу, завершённые после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Уничтожить бумаги можно только по акту о выделении к уничтожению, и в него попадают дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта. Главное различие: для отдельных отраслей действует свой перечень, и он имеет приоритет над общим, поэтому в здравоохранении, образовании и финансовом секторе сроки берутся из ведомственных актов.
Разберём цикл целиком: от номенклатуры дел до акта об уничтожении и выгрузки из журнала регистрации по персональным данным. Покажем, что нельзя держать в личном деле, почему журнал инструктажа живёт 45 лет, а протокол проверки знаний — 5, и что меняется в электронном архиве. Сценарии выбора места хранения, цена ошибки по статье 13.20 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Полный цикл работы с делами: пять этапов и точки, где процесс ломается
Дело — это совокупность документов, сформированная по одному заголовку номенклатуры за один календарный год. Организация вправе сама создавать архив и организовывать хранение: это прямо закреплено пунктом 2 статьи 13 закона об архивном деле № 125-ФЗ. В конце каждого года структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их на хранение.
Процесс ломается в двух местах. Первое — номенклатура, составленная формально: заголовки не совпадают с тем, что реально копится в подразделении, и через три года дела невозможно описать. Второе — экспертиза ценности, которую не проводят вовсе: документы копятся десятилетиями, потому что никто не берёт на себя решение об уничтожении.
| Этап | Что оформляется | Когда |
|---|---|---|
| Номенклатура дел | Номенклатура подразделений и сводная номенклатура организации | Разрабатывается в конце года, вводится в действие с 1 января следующего |
| Формирование дел | Дело на бумаге: не более 250 листов при толщине корешка до 4 см | В течение делопроизводственного года |
| Экспертиза ценности | Описи дел, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Ежегодно, решением экспертной комиссии |
| Передача в архив | Опись дел, внутренняя опись, лист-заверитель | Не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве |
| Использование и уничтожение | Архивная справка, копия, выписка, акт о выдаче документов во временное пользование; акт об уничтожении | По запросу; уничтожение — после утверждения описей |
Из таблицы следует практическая последовательность: сначала описи, потом акт, и только потом физическое уничтожение. Обратный порядок лишает организацию возможности доказать, что уничтоженные дела действительно подлежали уничтожению.
Сроки хранения: три источника и правило 1 января
Срок берётся не из одного документа. Статья 22.1 закона № 125-ФЗ задаёт рамку для документов по личному составу: 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних. Конкретный вид документа ищется в Перечне № 236, зарегистрированном в Минюсте 06.02.2020 № 57449. Для отдельных отраслей действуют ведомственные перечни, и они имеют приоритет.
Внимание: сначала проверяйте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте общий. Типовая ошибка идёт в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236 и не знает, что для медицины, образования или финансового сектора установлен другой срок.
Второй источник путаницы — момент, с которого идёт отсчёт. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Личное дело уволенного в марте 2026 года становится архивным 1 января 2027 года, и 50 лет отсчитываются оттуда.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки, завершённые после 01.01.2003 | 50 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Те же документы, завершённые до 01.01.2003 | 75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, программы, списки, переписка | 5 лет | ст. 421, 422 Перечня № 236 |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий | 45 лет | ст. 424 Перечня № 236 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | ст. 414 Перечня № 236 |
| Наряды-допуски на работы в зоне вредных и опасных факторов | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет | ст. 415 Перечня № 236 |
| Нормы обеспечения средствами защиты, по месту утверждения | Постоянно | ст. 426 Перечня № 236 |
Разница между строками 423 и 422 в девять раз, и она объясняется назначением документа. Протокол подтверждает разовое событие, которое через три года перекроется новой проверкой знаний. Журнал инструктажей доказывает регулярную работу с человеком за весь период его занятости, и понадобится он тогда, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журналы инструктажей не выбрасываются никогда в обозримом горизонте: закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Ситуация, ради которой они лежат 45 лет, выглядит так: расследование несчастного случая поднимает всю историю инструктажей человека, отработавшего двадцать лет, и выписку из журнала вводного инструктажа запрашивают за весь период работы. Доказывать проведение инструктажей придётся работодателю, поэтому проверьте, что журналы за закрытые годы описаны, а не лежат россыпью.»
Важный нюанс из практики: если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Электронный архив: форматы, подпись и переподписание
Требования к хранению переносятся на электронные документы в полном объёме: закон об архивном деле не содержит отдельного понятия электронного документа, а правила хранения действуют для любой формы. Состав и форматы кадровых электронных документов задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, вступивший в силу 1 марта 2023 года: комплект хранения включает сам документ, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней.
Организацию хранения, экспертизу ценности, описи и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: они действуют с 17 сентября 2023 года и заменили прежние правила Минкультуры. Отдельного облегчённого режима для электронных дел там нет.
Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка не заменяет файл, потому что она всего лишь копия. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для журналов инструктажей это 45 лет.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и на бумаге, и электронно, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в цифру про это разграничение забывают чаще всего.
Отдельная задача — сохранить проверяемость подписи. Сертификат живёт год или два, а дело — десятилетия, поэтому подпись усиливается меткой времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованный формат. Без этого через десять лет вы получите файл, про который нельзя сказать, кто и когда его подписал.
Проверьте подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: учётные системы не рассчитаны на архивное хранение. Перештамповка, переподписание и контроль сроков — функция системы КЭДО или системы хранения электронных документов, а не кадрового модуля учётной программы. Возврат подписанных документов обратно в учётную систему даёт задвоение базы и не решает ни одной задачи хранения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос вендору формулируйте не как «храните ли вы документы», а как «выгружаете ли вы комплект целиком»: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Мы просим тестовую выгрузку до подписания договора и отдельно спрашиваем, что происходит с архивом при расторжении и в каком виде документы отдаются обратно.»
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фразу «электронный документ суд не примет» я прошу не повторять: электронный документ — это письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе. Проигрывают не из-за формы, а из-за процедуры: суд смотрит, когда выдали ключ, как проводилась идентификация при подписании и мог ли человек вообще пользоваться системой. Проверьте, описан ли порядок идентификации в вашем локальном акте и фиксирует ли система обстоятельства выдачи подписи.»
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. Первая инстанция в июне 2022 года отказала работнику: положение о кадровом электронном документообороте было, перечень документов и категорий работников утверждён, согласие получено 31 января 2022 года, за день до перехода. Кассация акты отменила, потому что в деле не оказалось сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали в тот же день, когда было подписано заявление об увольнении, и за работника в системе действовал другой человек. Положение и перечень перестали работать ровно там, где суд перешёл к фактическим обстоятельствам.
Номенклатура дел и формирование дел: что проверить до конца года
Номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур структурных подразделений, утверждается руководителем или уполномоченным им лицом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Перед утверждением её согласовывает экспертная комиссия. Организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов, дополнительно согласовывают номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения один раз в 5 лет, а при изменении функций и структуры — раньше этого срока.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Превышение решается не уплотнением, а заведением второго тома с тем же заголовком.
Перед тем как запускать новый делопроизводственный год, пройдите по пяти позициям:
- Заголовки. Сверьте номенклатуру с тем, что реально накопилось в подразделениях за год: документы без своего заголовка попадут в случайное дело.
- Сроки и статьи. У каждого заголовка проставлен срок и номер статьи перечня, по которому он определён.
- Отраслевой перечень. Проверено, есть ли для вашей сферы ведомственный акт, и его сроки перенесены в номенклатуру.
- Порог 10 лет. Завершённые дела разделены на группы до 10 лет и свыше 10 лет: от этого зависит физическое место хранения.
- Форма хранения. По каждому виду документа зафиксировано, ведётся он на бумаге или электронно.
Лайфхак: опись дел длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и искать будут в условиях, когда времени нет.
Личное дело в коммерческой организации ведётся по решению работодателя, состав его определяете вы сами, и границы задаёт закон о персональных данных № 152-ФЗ: в деле лежит то, что нужно для трудовых отношений. ИНН и свидетельства о рождении детей в личное дело не подшиваются: требовать ИНН при приёме нельзя, а свидетельства работник приносит в бухгалтерию для налогового вычета, и их место там. Заключение по результатам предварительного медосмотра работодатель получает по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н; заключительный акт медицинская организация составляет в 5 экземплярах и в течение 5 рабочих дней со дня утверждения направляет работодателю, в центр профпатологии, в территориальный орган Роспотребнадзора и в фонд. Медицинская карта при ликвидации медорганизации передаётся в центр профпатологии и хранится там 50 лет.
В практике Добыто аудит номенклатуры идёт первым шагом внедрения КЭДО. Если заголовки и сроки не приведены в порядок на бумаге, электронный архив воспроизведёт тот же беспорядок, только быстрее.
Образцы описи, карточек и журналов для работы с делами
Комплект закрывает вход и выход дела; начинать удобно с описи документов личного дела — она показывает, какой состав вы считаете нормой.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Передача дел в архив организации: сроки и исключения
Архивные документы передаются на хранение не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных служащих передаются по истечении 10 лет со дня увольнения. Дела временных сроков хранения до 10 лет включительно в архив организации, как правило, не передаются: они остаются в подразделении и уничтожаются там после истечения срока и составления акта.
Годовой разрыв нужен для практической надобности: в первый год после закрытия дело ещё запрашивают. Трёхлетний предел работает в другую сторону: если подразделение держит закрытые дела дольше, оформление тома и описи делается наспех, а часть документов к этому моменту уже не найти.
Уничтожение документов: экспертиза ценности, акт и шредер
Дело включается в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для него срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Дело, законченное в 2021 году со сроком 5 лет, становится архивным 1 января 2022 года и попадает в акт не раньше 2027 года. Документы передаются организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, а документы с персональными данными и ограниченным доступом уничтожаются механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания.
Как уничтожить документы с истёкшим сроком хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите экспертную комиссию приказом руководителя: без её решения экспертиза ценности не проводится, а акт не имеет основания.
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности полистно по каждому делу, а не по заголовку номенклатуры: внутри дела встречаются документы с другим сроком.
- Шаг 3. Составьте и утвердите описи дел постоянного хранения и по личному составу: акт об уничтожении оформляется после них, а не параллельно.
- Шаг 4. Сформируйте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включив только дела, срок которых истёк к 1 января текущего года.
- Шаг 5. Утвердите акт у руководителя. Организации — источники комплектования государственных архивов до этого согласовывают описи с экспертно-проверочной комиссией.
- Шаг 6. Уничтожьте дела: шредирование для документов с персональными данными, передача на переработку для остальных. Факт уничтожения фиксируется в акте.
- Шаг 7. Оформите подтверждение уничтожения персональных данных: акт об уничтожении и выгрузку из журнала регистрации по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Оба документа хранятся 3 года с момента уничтожения.
Седьмой шаг пропускают почти всегда, хотя он отдельный. Закон № 152-ФЗ требует уничтожить персональные данные в срок не более 30 дней с момента достижения цели обработки, а приказ № 179 определяет, чем это подтверждается. При автоматизированной обработке подтверждением служит связка акта и выгрузки из журнала: одного акта недостаточно.
В сервисе Добыто журнал регистрации ведётся внутри системы, поэтому выгрузка формируется вместе с актом и не собирается вручную по разным базам.
Факт: статья 425 Перечня № 236 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Журнал хранится 45 лет не абстрактно: из него делают выписки для расследования, и это записано в самом перечне.
Сколько стоит ошибка в хранении и уничтожении
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или административный штраф по статье 13.20 КоАП: для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и именно поэтому архив годами финансируется по остаточному принципу.
Реальная цена ошибки складывается в другом месте. Уничтоженное раньше срока личное дело означает, что организация не сможет выдать архивную справку о стаже и заработке бывшему работнику, а обязанность выдать её бесплатно закреплена статьёй 26 закона № 125-ФЗ. Утраченный журнал инструктажей означает, что при расследовании несчастного случая работодатель не докажет проведение инструктажа, и доказывать придётся ему. Электронный документ без метки времени и переподписания через десять лет превращается в файл с непроверяемой подписью: формально он есть, доказательственно его нет.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничение прав по ролям и журнал обращений к документам нужны не только для проверки Роскомнадзора: они показывают, кто открывал дело, если содержимое разошлось.
Архивная справка: что организация обязана выдать и в какой срок
Организации обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Запрос может быть направлен в электронной форме. Срок исполнения запроса социально-правового характера — не более 30 дней со дня регистрации; с разрешения руководителя он продлевается не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя.
Три формы ответа различаются по содержанию. Архивная справка содержит сведения из документов с указанием их поисковых данных. Архивная копия воспроизводит текст документа целиком. Архивная выписка воспроизводит часть текста, относящуюся к запросу. Работнику, который просит документы, связанные с работой, они выдаются по статье 62 ТК РФ в течение 3 рабочих дней: это другая процедура и другой срок.
Выдача дел из архива во временное пользование работникам подразделений оформляется актом на срок не более одного месяца, судебным и правоохранительным органам — до шести месяцев, с возможностью продления по разрешению руководителя.
Где хранить дела: свой архив, внеофисное хранение, государственный архив
Электронные документы по действующим правилам хранятся на материальных носителях: их записывают, помещают в контейнеры, наносят шифр и размещают в помещении с контролем температуры и влажности. Это требование удивляет компании, которые перешли на КЭДО и считают, что вопрос хранения закрыт самим фактом наличия системы.
| Сценарий | Где хранятся дела | Что критично проверить |
|---|---|---|
| Небольшая компания, бумажные оригиналы | Собственный архив организации по п. 2 ст. 13 125-ФЗ | Номенклатура дел и опись по людям для дел свыше 10 лет |
| Филиальная сеть, большой объём бумаги | Внеофисное хранение у оператора по договору | Перечень лиц с доступом, порядок и срок возврата дела по запросу |
| КЭДО без дублирования на бумаге | Электронный архив системы плюс носители по Правилам № 77 | Выгрузка комплекта: документ, файл подписи, машиночитаемая доверенность |
| Смена оператора КЭДО | Архив переходит к организации | Условие договора о том, в каком виде отдаются документы при расторжении |
| Ликвидация организации | Государственный или муниципальный архив по договору; в Москве — Главархив Москвы | Документы по личному составу передаются до исключения из ЕГРЮЛ |
Выбор между строками таблицы определяется не объёмом бумаги, а тем, кто будет отвечать на запросы через двадцать лет. Внеофисное хранение снимает проблему площадей и не снимает обязанность выдать архивную справку.
Перед переводом всей компании в электронный вид мы в Добыто запускаем пилотную группу на одном подразделении: на ней видно, какие документы подразделение реально формирует и каких заголовков в номенклатуре не хватает.
Когда отдельный архив организации не нужен
Компании до нескольких десятков человек, работающей меньше трёх лет, отдельное архивное помещение и штатный архивист не требуются: дела временных сроков хранения до 10 лет остаются в подразделении, а объём дел постоянного и долговременного хранения за такой период измеряется десятками единиц. На этом этапе достаточно номенклатуры дел, запирающегося шкафа и ежегодной экспертизы ценности. Переходить к выделенному архиву или к внеофисному хранению имеет смысл тогда, когда закрытые дела перестают помещаться в подразделении или когда приходит первый запрос, на который вы не можете ответить за 30 дней.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы до десяти лет живут рядом: ими пользуются, их достают. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся — но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому разделение по порогу десяти лет я считаю не формальностью, а способом заранее развести два разных режима доступа.»
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по фактической численности и по тому, какие виды подписи нужны обеим сторонам: работодатель подписывает часть кадровых документов УКЭП, а работнику для заявлений хватает ПЭП или УНЭП. Действующие условия и состав каждого пакета приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а не оплачивается отдельной услугой: хранение подписанных документов и выгрузка комплекта — часть работы системы.
Выводы
Работа с делами замыкается в круг: номенклатура задаёт заголовки и сроки, формирование и оформление превращают документы в дела, экспертиза ценности решает их судьбу, передача в архив закрепляет результат, а акт о выделении к уничтожению завершает цикл. Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за завершением дела, отраслевой перечень идёт впереди общего, а форма хранения повторяет форму создания. Электронный документ подчиняется тем же правилам и добавляет свою задачу — сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения.
Мы в Добыто занимаемся этим циклом целиком: приводим в порядок номенклатуру перед переводом кадровых процессов в электронный вид, настраиваем маршруты и разграничение доступа, храним подписанные документы с возможностью выгрузить комплект в требуемом формате. Если вы разбираете архив перед переходом на КЭДО, начинать логично с описи того, что уже накопилось.
Частые вопросы
Нужно ли хранить бумажные оригиналы, если компания перешла на КЭДО?
Документы, созданные и подписанные на бумаге до перехода, остаются на бумаге и хранятся свой срок: скан их не заменяет. Электронные документы, созданные после перехода, хранятся электронно и не дублируются распечаткой. То есть у компании какое-то время существуют два массива одновременно, и в номенклатуре дел это отражается отдельными заголовками с указанием формы хранения.
Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации?
Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив по договору, и сделать это нужно до исключения организации из ЕГРЮЛ: после ликвидации передавать будет некому и нечем. В Москве такие документы принимает Главархив Москвы. Дела временных сроков хранения, срок которых не истёк, тоже подлежат передаче, а не уничтожению.
Можно ли уничтожить кадровые документы, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных?
Нет. Обработка кадровых данных ведётся не только на основании согласия: работодатель исполняет обязанности, возложенные на него трудовым законодательством и законом об архивном деле. Пока не истёк срок хранения по Перечню № 236 и статье 22.1 закона № 125-ФЗ, документы уничтожать нельзя, и отзыв согласия этого срока не сокращает.
Как считать 50 лет: с даты приказа или с даты увольнения?
Ни от того, ни от другого напрямую. Дело становится архивным с 1 января года, следующего за годом, в котором оно закончено делопроизводством. Личное дело закрывается увольнением, значит при увольнении в любом месяце 2026 года отсчёт пойдёт с 1 января 2027 года. Та же логика применяется к приказам по личному составу, сформированным в дело за календарный год.
Нужно ли согласовывать акт об уничтожении с государственным архивом?
Организации, которые являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, до утверждения акта согласовывают описи дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Остальные организации проводят экспертизу ценности и утверждают акт самостоятельно решением экспертной комиссии и руководителя. В обоих случаях акт оформляется после описей, а не до них.
Что делать, если дело утрачено: сгорело, залито или потеряно при переезде?
Создаётся комиссия, проводится розыск, и по его результатам составляется акт об утрате с указанием причин. Для документов по личному составу этим не ограничиваются: сведения по возможности восстанавливаются из вторичных источников — лицевых счетов, книги учёта движения трудовых книжек, отчётности в фонд. Отсутствие акта превращает утрату в необъяснимую пропажу, а это уже вопрос к организации хранения.
Обязательно ли заводить личные дела на всех работников?
Обязанность установлена для государственной и муниципальной службы и отдельных категорий, прямо названных в законодательстве. Коммерческая организация решает это сама и закрепляет решение локальным нормативным актом: какие документы входят в дело, кто ведёт опись, где дело хранится и кто имеет к нему доступ. Если личные дела не заводятся, документы всё равно формируются в дела по видам, и сроки хранения от этого не меняются.
