Сроки хранения документов кадровая служба берёт не из одного источника, а из трёх: Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, отраслевые перечни и прямые нормы законов. Базовая сетка короткая: трудовые договоры и приказы о приёме, переводе и увольнении — 50/75 лет, приказы об отпусках и командировках — 5 лет, график отпусков и документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года, штатное расписание по месту утверждения — постоянно. Главное различие, которое меняет срок для одного и того же документа, — условия труда: табель учёта рабочего времени хранится 5 лет, а при вредных и опасных условиях тот же табель уходит в категорию 50/75 лет.
Разберём, как из этой сетки собрать рабочую таблицу под свою номенклатуру дел, где проходит граница между 50 и 75 годами и с какого числа отсчитывается срок. Покажем четыре документа, которые нельзя перевести в электронный вид, и то, что они делают с делом, собранным наполовину в КЭДО. Сценарная таблица по типам компаний, размеры штрафов по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три слоя нормативной базы, из которых складывается срок
Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не отвечает, как и сколько. Эту часть закрывает архивное законодательство. Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право создать архив самостоятельно: в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их на хранение.
Конкретные цифры живут в перечнях. Основной — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236; порядок его применения задан отдельным приказом Росархива от той же даты. Перечень построен по направлениям деятельности, кадровое обеспечение вынесено в отдельный раздел. Отраслевые регуляторы издают свои перечни для документов конкретной отрасли: если организация под такой перечень попадает, он применяется вместе с типовым, а не вместо него.
Третий слой — прямые нормы отраслевых законов. Первичные учётные документы и регистры бухгалтерского учёта по 402-ФЗ хранятся не менее 5 лет после отчётного года, документы для исчисления налогов по Налоговому кодексу — 5 лет, согласия на обработку персональных данных живут по своей логике 152-ФЗ. Когда норма закона и строка перечня расходятся, применяется более длительный срок.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Готовые таблицы сроков из интернета мы не берём целиком. Если в чужом материале устарела одна деталь, проверять надо все: названия форм, реквизиты актов, сами сроки. Из сторонних источников мы забираем только логику и перечни, которые меняются реже, а цифры сверяем по действующей редакции перечня. Откройте свой шаблон и посмотрите, на какую редакцию он ссылается.»
Практический вывод для составителя таблицы: сначала выпишите, какие перечни на вас распространяются, и только потом заполняйте строки. Организация, у которой есть отраслевой перечень, обнаруживает расхождения с типовым в первые же полчаса работы.
Базовая таблица сроков хранения кадровых документов
Ниже основные позиции раздела по кадрам и смежных разделов перечня, с которых начинается любая корпоративная таблица.
| Документ | Срок хранения | Статья перечня | Что меняет срок |
|---|---|---|---|
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения | 50/75 лет | 435 | Год окончания делопроизводством: до 2003 года — 75 лет |
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении | 50/75 лет | 434 | Хранятся отдельно от приказов с коротким сроком |
| Приказы об отпусках, командировках, дежурствах | 5 лет | 434 | Длительные зарубежные командировки и работа во вредных условиях — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434 | Третий срок внутри одной статьи перечня |
| Документы о применении взысканий: докладные, объяснения, акты | 3 года | 454 | Отдельная строка от самого приказа |
| Личные дела работников | 50/75 лет | 445 | Для руководителя организации и работников с наградами и учёными степенями — постоянно |
| Личные карточки работников | 50/75 лет | 444 | Срок не зависит от того, ведётся карточка по форме Т-2 или в своей форме |
| График отпусков | 3 года | 453 | Изменения к графику хранятся вместе с ним |
| Табели, графики, журналы учёта рабочего времени | 5 лет | 402 | При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Штатное расписание | Постоянно | 40 | Постоянно по месту утверждения, в других организациях — 3 года |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года | 441 | Отсчёт с истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Журналы и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей | 50/75 лет | 463 | Ведётся и после перехода на электронные сведения о трудовой деятельности |
| Подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы | До востребования | 449 | Невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет |
| Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет | 423 | Срок не совпадает ни с 50/75, ни с 5 годами |
| Документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет | 425 | При крупном ущербе и человеческих жертвах — постоянно |
| Отчёты о специальной оценке условий труда | 45 лет | 407 | При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся корпоративная сетка: одна статья перечня может содержать три разных срока, а одинаковые по названию документы уходят в разные категории в зависимости от условий труда. Поэтому строка вашей таблицы описывает не вид документа, а вид дела: «Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении» и «Приказы по личному составу о предоставлении отпусков» — это две разные строки и две разные папки.
Граница между 50 и 75 годами проходит по году окончания дела делопроизводством: документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Основание — статья 22.1 125-ФЗ. Отсчёт самого срока начинается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закрыто. Приказ об отпуске от марта 2026 года в архиве проживёт до конца 2031 года, а не до марта 2031-го.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: закрыть срок хранения распечаткой не получится. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Электронный архив: сроки те же, риски другие
Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные целиком. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому в вопросах создания электронного архива организация опирается на Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов — действует редакция, утверждённая приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, которым заменены прежние правила Минкультуры. Отдельный приказ Росархива от 15.06.2020 утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый список того, что система обязана уметь, и его стоит открыть до выбора подрядчика, а не после.
Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». В неё входят читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Каждый из восьми пунктов превращается в требование к системе, а не в декларацию: формат файла должен открываться через 20 лет, документ должен опознаваться по реквизитам, доступ к нему должен разграничиваться.
Практическая часть короче. Электронный архив обеспечивает не только сохранность, но и возможность найти документ, идентифицировать его и восстановить. Для этого нужно определить структуру архива, установить правила индексирования, наладить систему поиска, обеспечить контроль доступа и регулярно проверять целостность данных. Параметры архива организация определяет сама в рамках требований законодательства. В практике Добыто аудит электронного архива начинается не со сроков, а с реестра видов документов: пока не описано, что и в каком виде лежит, применять к нему сроки не к чему.
Проверьте, подтверждается ли подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форматы подписи, рассчитанные на длительное хранение
Сертификат электронной подписи действует несколько лет, а трудовой договор лежит 50. Разрыв закрывается наращиванием форматов: к базовой подписи добавляется штамп времени от службы TSA, затем ответы службы проверки статуса сертификата, затем архивная метка с периодическим переподписанием. Документ, у которого есть только базовая подпись без метки времени, через десять лет подтвердить сложнее: проверяющий видит, что сертификат просрочен, но не видит, был ли он действителен в момент подписания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: журнал действий в системе смотрят до того, как начался спор. Выгрузку по спорному документу делают перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидают конфликт, а не после получения иска.
Четыре документа, которые нельзя перевести в электронный вид
Перечень закрытый и короткий: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы при введённом КЭДО могут существовать только в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Для таблицы сроков это значит, что в ней появляется колонка «носитель», и по одной процедуре в ней будет две строки. Увольнение порождает электронное заявление работника, которое лежит в системе, и бумажный приказ с актом ознакомления, который лежит в деле. Срок у них одинаковый, 50/75 лет, а физически они находятся в разных местах и передаются в архив по разным правилам. Так же устроены инструктажи по охране труда: журнал ведётся на бумаге и хранится 45 лет, а программа инструктажа и приказ о комиссии спокойно живут в электронном виде.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении. Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из процедуры увольнения и получает гибрид, где заявление подаётся электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу. Планировать состав архива нужно с этого места, а не после запуска системы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Как собрать таблицу под свою номенклатуру дел
Что проверить до того, как садиться за таблицу
Подготовка занимает меньше времени, чем переделка готовой таблицы, в которую не попала половина документов.
- Утверждена ли номенклатура дел на текущий год и кто её ведёт: таблица сроков привязывается к индексам дел, а не к названиям файлов.
- Создана ли экспертная комиссия и есть ли приказ о её составе: без неё нельзя оформить ни отбор документов на хранение, ни выделение к уничтожению.
- Есть ли у организации отраслевой перечень, помимо типового.
- Есть ли рабочие места с вредными и опасными условиями труда: от этого зависит срок по табелям, приказам об отпусках и отчётам о спецоценке.
- Какие документы уже ведутся только электронно и в какой системе они лежат.
- Кто отвечает за трудовые книжки и где физически хранятся невостребованные.
Как составить таблицу сроков хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите фактический перечень видов документов, которые образуются в кадровой службе за год. Берите не типовой список из интернета, а выгрузку из своей системы и опись содержимого шкафов.
- Шаг 2. Разнесите документы по статьям перечня № 236. Один вид документа может распасться на две-три строки с разными сроками, как приказы по личному составу.
- Шаг 3. Проверьте каждую строку по отраслевому перечню и прямым нормам законов. Где сроки расходятся, ставьте больший и подписывайте основание.
- Шаг 4. Добавьте колонку носителя: бумага, электронный вид, гибридное дело. Для гибридных дел укажите, какая часть где лежит.
- Шаг 5. Проставьте дату начала отсчёта: 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Отдельно отметьте строки с отметкой о необходимости экспертизы ценности.
- Шаг 6. Назначьте ответственного по каждой группе дел и укажите место хранения: подразделение, архив организации, информационная система.
- Шаг 7. Вынесите таблицу на экспертную комиссию и утвердите приказом по организации вместе с номенклатурой дел на следующий год.
Шаблоны кадровых документов, которые попадают в таблицу сроков
Комплект собран по строкам таблицы выше; начните с описи документов личного дела — она задаёт состав дела, которое будет храниться 50 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени, форма Т-12 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Ошибки, из-за которых таблица не работает
Пять сценариев, которые встречаются чаще остальных.
Единый срок на всю группу. В таблице появляется строка «Приказы по личному составу — 50 лет», и вместе с приказами о приёме 50 лет лежат приказы об отпусках, которым положено 5. Мотив понятный: так проще формировать дела. Цена — объём архива, который вырос в несколько раз, и оплата внеофисного хранения за документы, которые можно было уничтожить.
Отсчёт от даты документа. Срок считают от даты подписания, а не с 1 января следующего года. Ошибка стоит недорого при 50-летнем сроке и дорого при трёхлетнем: документ уничтожают на несколько месяцев раньше, чем можно.
Игнорирование вредных условий. Компания с производственным участком ведёт табели по общему правилу 5 лет, хотя по участку с вредными условиями срок 50/75 лет. Восстановить уничтоженный табель невозможно, а именно по нему подтверждается льготный стаж работника.
Удаление электронных документов кнопкой. Файлы чистят при переезде на новую систему, без акта о выделении к уничтожению и без решения экспертной комиссии. Формально это то же уничтожение документов, что и вывоз бумаги на утилизацию.
Таблица без владельца. Документ утвердили один раз и не пересматривают. Перечни и формы меняются, номенклатура утверждается ежегодно, а таблица живёт своей жизнью с 2020 года.
Внимание: порядок хранения и уничтожения электронных документов уже выделился в самостоятельную категорию трудовых споров — наряду с переводом на КЭДО без согласия работника и ограничением доступа работника к его электронным документам.
Во что обходится ошибка
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц, от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сумма небольшая, и на неё обычно ориентируются напрасно.
Для обществ с ограниченной ответственностью и унитарных предприятий действует часть 2 статьи 13.25 КоАП РФ: неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых обязательно, а также нарушение порядка и сроков хранения обойдётся должностному лицу в 2 500-5 000 рублей, а организации — в 200 000-300 000 рублей. Для акционерных обществ и профессиональных участников рынка ценных бумаг размеры те же по части 1, для страховщиков штраф на юридическое лицо составляет 100 000-200 000 рублей.
Отдельно считается ущерб, который не измеряется штрафом. Уничтоженный раньше срока табель или приказ о приёме — это невозможность выдать бывшему работнику архивную справку о стаже и заработке, а в трудовом споре — отсутствие доказательства на стороне работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доказательная база в трудовом споре собирается по порядку: сначала подтверждается право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Проверьте, лежат ли у вас в одном месте приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников и согласия каждого работника.»
Что критично для разных компаний
Универсальная таблица одинаково плохо работает у микропредприятия и у холдинга. Ниже приоритеты по типам организаций.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Микропредприятие, офис, до 15 человек | Документы по личному составу 50/75 лет, трудовые книжки и журнал их учёта, согласия на обработку персональных данных | Развёрнутая номенклатура дел по подразделениям, собственное архивохранилище |
| Компания 100-500 человек, несколько подразделений | Разделение приказов по срокам, индексы дел по подразделениям, ответственные за передачу дел в архив | Отраслевые перечни, если организация под них не подпадает |
| Производство с вредными и опасными условиями труда | Табели и приказы об отпусках по вредникам на 50/75 лет, спецоценка, журналы инструктажей, документы о несчастных случаях | Ускорение поиска документов: сначала полнота, потом скорость |
| ООО или АО с корпоративными документами | Соблюдение сроков хранения корпоративных документов: риск по статье 13.25 КоАП выше кадрового | Оптимизация объёма архива |
| Компания, работающая в КЭДО | Колонка носителя, выгрузка журналов действий, проверяемость подписи через годы, гибридные дела по увольнениям | Бумажные копии документов, которые уже подписаны электронно |
Приоритет считывается по первому столбцу: у производства таблица начинается с охраны труда и вредников, у офисной компании — с личного состава. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие расхождения проявились на 30 сотрудниках, а не на всём штате.
Когда отдельная таблица сроков не нужна
Если в организации до 15 работников, кадровые документы ведёт один человек и весь массив помещается в один шкаф, отдельный документ на 200 строк будет мёртвым. Достаточно номенклатуры дел, в которой рядом с каждым делом проставлен срок и статья перечня: это тот же самый инструмент, только без дублирования. Отдельная таблица оправдана там, где документы формируют разные подразделения, где есть вредные условия труда либо где часть массива уже переведена в электронный вид.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужен ли электронный архив с интеграцией в учётную систему или достаточно подписания документов.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, кастомные шаблоны, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | на всех тарифах |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», у которого действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Полные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Перейти с одного тарифа на другой можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного года.
Выводы
Таблица сроков хранения собирается из типового перечня Росархива, отраслевых перечней и прямых норм законов, а строка в ней описывает дело, а не документ. Ключевых развилок три: год окончания дела делопроизводством, который делит 50 и 75 лет; условия труда, которые превращают пятилетний табель в документ на полвека; носитель, из-за которого одна процедура даёт бумажную и электронную части с одинаковым сроком. Отсчёт всегда начинается с 1 января следующего года, а уничтожение оформляется решением экспертной комиссии, а не удалением файлов.
Сервис КЭДО Добыто закрывает ту часть задачи, где документ должен дожить до конца срока в проверяемом виде: подписание, маршруты, выгрузка журналов действий и электронный архив с сохранением сроков, установленных перечнем. Таблицу при этом всё равно составляет кадровая служба — система только следит, чтобы её правила соблюдались автоматически.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации?
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с компанией. По 125-ФЗ при ликвидации они передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Упорядочение означает подготовку дел по правилам: формирование, описание, составление описей. Заложите на эту работу время и бюджет заранее: архив принимает документы только в готовом виде, и ликвидационные мероприятия упираются именно в этот этап.
Куда в таблице попадают документы медосмотров по приказу Минздрава № 29н?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н задаёт состав и порядок оформления документов медосмотра: список контингентов, поимённые списки, направление, медицинское заключение, заключительный акт, который составляется в пяти экземплярах и направляется в течение 5 рабочих дней от даты утверждения. Сроков хранения он не устанавливает, их берут из перечня № 236 по разделу охраны труда. В корпоративной таблице документы медосмотров идут отдельной группой рядом со спецоценкой, а не внутри личных дел.
Можно ли отдать кадровый архив на внеофисное хранение?
Можно, и для московских компаний с дорогой арендой это частое решение. Ответственность при этом не передаётся: обязанность обеспечивать сохранность документов остаётся на организации как на собственнике. В договоре со сторонним хранилищем нужно закрепить сроки выдачи дел по запросу, порядок доступа к документам, содержащим персональные данные, и то, кто отвечает за утрату. Документы по личному составу с 50-летним сроком передавать без описи не стоит.
В какой срок выдаётся архивная справка бывшему работнику?
Работающему сотруднику копии документов, связанных с работой, выдаются в течение 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Обращение бывшего работника за подтверждением стажа или заработка — это запрос социально-правового характера к архиву организации, и он исполняется в срок не более 30 дней со дня регистрации. Справка составляется на бланке организации со ссылкой на архивные реквизиты дела, из которого взяты сведения.
Можно ли хранить документы дольше, чем указано в перечне?
Да. Сроки в перечне минимальные: организация вправе установить у себя более длительный срок, но не более короткий. Решение принимает экспертная комиссия и оформляет протоколом, а срок фиксируется в номенклатуре дел. Обратная ситуация запрещена: сократить установленный перечнем срок своим локальным актом нельзя, даже если документы занимают место.
Обязательно ли дублировать электронные кадровые документы на бумаге?
Нет, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ: получены письменные согласия работников, принят локальный акт, утверждены перечень документов и категорий работников. Тогда документы существуют только в электронном виде. Исключения остаются те же четыре: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Без введённого КЭДО электронное взаимодействие не имеет правового основания, и бумага обязательна.
