Росархив: что требует от кадровой службы и сроки хранения

Мария Ж. 19 мин чтения

Росархив требует от кадровой службы четырёх вещей: вести номенклатуру дел, соблюдать сроки хранения из Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236, формировать и описывать дела по личному составу и уничтожать документы только по акту после экспертизы ценности. Сроки считаются не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, и различаются кратно: график отпусков — 3 года, табель — 5 лет, приказ о приёме на работу — 50 лет. Объём работы определяет одно различие: организация, включённая в источники комплектования государственного архива, согласовывает номенклатуру и описи с экспертно-проверочной комиссией архива, а обычная коммерческая компания утверждает их приказом руководителя и хранит документы у себя.

Разберём, какие приказы Федерального архивного агентства обязательны для коммерческой компании, а какие написаны для государственных органов и работают как ориентир при выборе системы. Покажем сроки по группам кадровых документов с номерами статей Перечня, годовой цикл работы с делами и требования к электронному архиву при КЭДО. Штрафы по статье 13.20 КоАП, порядок выдачи архивной справки, сценарии для компаний разного размера, стоимость перевода архива в электронный вид на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Содержание

Какие приказы Росархива обязательны для коммерческой компании

Право создать собственный архив и хранить документы у себя даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Из этого права вырастает обязанность: если архив ваш, то и порядок в нём обеспечиваете вы, а проверяющий смотрит не на наличие стеллажей, а на номенклатуру дел, описи и акты.

Читайте также:  Приказы по личному составу: виды, хранение 50 и 5 лет

Кадровики регулярно смешивают четыре разных документа Росархива и получают либо избыточные требования к себе, либо пробелы. Перечень со сроками хранения обязателен для организаций любой формы собственности. Правила организации хранения описывают процедуру. А типовые функциональные требования к системам написаны для архивов государственных органов и для коммерческой компании обязательными не являются, хотя читать их полезно.

Документ Что регулирует Кого обязывает
125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» Право организации создать архив, сроки хранения документов по личному составу (статья 22.1) Все организации
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов) Конкретные сроки хранения по видам документов Государственные органы, органы местного самоуправления и организации независимо от формы собственности
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция по применению Перечня) Как применять Перечень: отнесение документа к статье, исчисление сроков, отметки «ЭПК» Те же, кто применяет Перечень
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов) Номенклатура дел, формирование и оформление дел, описи, передача в архив, уничтожение Государственные органы, органы местного самоуправления и организации; заменил приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526
Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 (Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД) Что система документооборота и система хранения должны уметь делать с электронным документом Архивы государственных органов; для коммерческой компании — ориентир при выборе системы
ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» Стратегия сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность Применяется добровольно
Статья 22.3 ТК РФ Обязанность работодателя обеспечить сохранность электронных документов в сроки, установленные архивным законодательством Работодатели, ведущие КЭДО
Статья 13.20 КоАП РФ Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов Граждане, должностные и юридические лица
Читайте также:  Делопроизводство в организации: сроки хранения и КЭДО

Из таблицы следует практический вывод для тендеров и технических заданий: ссылка на приказ № 69 как на обязательное требование к подрядчику юридически пуста, но как набор критериев выбора она работает лучше любого маркетингового описания.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с документами, и для электронного оборота она неразрывно связана с бумажными требованиями: правила хранения переносятся на электронные документы почти без изменений. Обратите внимание, что это требования именно к хранению, а не к созданию документа. Проверьте по своей номенклатуре, у каждого ли дела проставлены статья Перечня и срок: без этого дальше двигаться некуда.»

Факт: по пункту 2 статьи 13 125-ФЗ организация вправе создать архив самостоятельно. Это означает, что в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передаёт их в архив, а не складывает папки в шкаф до лучших времён.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню Росархива

Срок в 50 лет вместо привычных 75 появился не в Перечне, а в статье 22.1 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Граница проходит по дате завершения дела, а не по дате приёма работника, поэтому личное дело сотрудника, принятого в 2001 году и уволенного в 2010, закрывается в 2010 году и попадает под 50-летний срок.

Вторая ошибка стоит дороже первой: приказы по личному составу разложены в Перечне по трём разным срокам, а в компаниях их часто ведут одной сквозной нумерацией в одной папке. Тогда всю папку приходится хранить по максимальному сроку, то есть полвека держать приказы об отпусках, которые можно было уничтожить через пять лет.

Документ Срок хранения Статья Перечня
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003; 75 лет, если до ст. 435
Приказы о приёме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, о выплатах и поощрениях, об отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, об отпусках при вредных условиях труда 50 или 75 лет по той же границе ст. 434 «а»
Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, дежурствах, сверхурочной работе и работе в выходные, о служебных проверках 5 лет ст. 434 «б»
Приказы о дисциплинарных взысканиях 3 года ст. 434 «в»
Личные дела работников 50 или 75 лет ст. 445
Личные карточки работников 50 или 75 лет ст. 444
График отпусков 3 года ст. 453
Табель учёта рабочего времени 5 лет; 50 или 75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда ст. 402
Книга учёта движения трудовых книжек 50 или 75 лет ст. 463
Штатное расписание и изменения к нему Постоянно по месту разработки и утверждения ст. 40
Согласие на обработку персональных данных 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не установлено законом или договором ст. 441
Читайте также:  Хранение документов в организации: кто отвечает и сроки

Сопоставьте эту таблицу со своей номенклатурой: если в ней меньше трёх разных дел под приказы по личному составу, дела заведены неправильно. Полный текст Перечня и сопроводительные материалы размещены на сайте Федерального архивного агентства, где приказ Росархива № 236 опубликован вместе с приложением в редакции, по которой считают сроки инспекторы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Важный нюанс из практики: в крупных компаниях кадровый документ проходит регистрацию в журнале и относится в дело, и это уже не кадровый учёт, а классическое делопроизводство. Если система, в которой вы подписываете документы, не умеет регистрировать и относить в дело, вам придётся отдельно интегрировать её с той системой, где это делается, и поддерживать две базы вместо одной.

Электронный кадровый архив: чего Росархив требует от системы КЭДО

Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет. Обязанность хранить электронные кадровые документы установлена статьёй 22.3 ТК РФ, а сроки берутся из того же Перечня, что и для бумаги. Часть 8 статьи 22.1 ТК РФ добавляет денежную деталь: расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель, и переложить их на работника нельзя.

Правила 2023 года изменили инженерную часть. Прежний порядок фактически требовал записывать электронные документы на обособленные материальные носители, приклеивать шифр и класть их на полку в темнохранилище с контролем температуры и влажности. Приказ № 77 закрепил хранение в системе хранения электронных документов, а номенклатуру дел включил в СЭД и СХЭД как справочник, по которому документы и их метаданные систематизируются и учитываются.

Путь кадрового документа от создания до электронного архива на 50 лет
Архивный срок начинается не в момент подписания, а в момент, когда документ уходит в дело: маршрут должен заканчиваться архивом, а не папкой на диске кадровика.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Типовые функциональные требования Росархива написаны для государственных органов, но читать их стоит всем, кто выбирает систему: это готовая инструкция, что СЭД и СХЭД обязаны уметь, и вся их функциональность подчинена одной цели — сохранить юридическую значимость документа до конца срока хранения. Возьмите этот приказ как чек-лист на демонстрации вендора и отмечайте, что реализовано, а что обещано на словах.»

В практике Добыто мы просим заказчика передать номенклатуру дел до настройки маршрутов. Без неё подписанный документ уходит в электронный архив без индекса дела и без срока хранения, а через год эти документы приходится раскладывать вручную по нескольким тысячам записей.

Четыре блока технических требований к КЭДО включая хранение документов
Хранение стоит в одном ряду с аутентификацией и подписанием: система, которая умеет подписать, но не умеет хранить проверяемо, закрывает только треть задачи.

Проверьте электронную подпись на документе из архива

svg%3e Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Файл подписи (.sig)

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Через 10 лет сертификат, которым подписан трудовой договор, давно истечёт, а удостоверяющий центр может прекратить работу. Чтобы подпись оставалась проверяемой, в неё добавляют метку доверенного времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней. Эта процедура называется перештамповкой и выполняется системой автоматически по расписанию, а не кадровиком вручную.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Четыре шага архивного хранения подписи от метки времени до передачи в архив
Если ни один из этих шагов в системе не предусмотрен, документ физически сохранится, а вот подтвердить, кто и когда его подписал, через 20 лет уже не получится.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный документ — это письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе, проигрывают не из-за электронной формы. Риск сидит в моменте выдачи ключа и в идентификации работника, то есть ровно там, где обычно экономят. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного архива по личному составу не бывает: даже при зрелом КЭДО дела за каждый год будут гибридными.

Годовой цикл кадровой службы: номенклатура, дела, описи, уничтожение

Номенклатура дел составляется по форме из приложения № 1 к Правилам, утверждается руководителем ежегодно и вводится в действие с 1 января. В конце года к ней делается итоговая запись о количестве заведённых дел по категориям сроков хранения. Организации, которые входят в источники комплектования государственного или муниципального архива, дополнительно согласовывают номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией архива.

Дальше работает экспертная комиссия организации. Она проводит экспертизу ценности, отбирает документы на хранение и выделяет к уничтожению те, у которых срок истёк. Уничтожение без акта и без экспертизы — самостоятельное нарушение, даже если срок хранения действительно закончился.

Как передать кадровые дела в архив организации: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. До конца текущего года утвердите приказом номенклатуру дел на следующий год. Для каждого дела укажите индекс, заголовок, срок хранения и статью Перечня № 236, по которой этот срок определён.
  2. Шаг 2. По итогам года закройте дела: проставьте даты крайних документов, сделайте итоговую запись к номенклатуре о количестве дел постоянного хранения, свыше 10 лет и до 10 лет включительно.
  3. Шаг 3. Проведите экспертизу ценности силами экспертной комиссии. Дела со сроками свыше 10 лет и по личному составу идут на архивное хранение, дела с истёкшими сроками — в акт о выделении к уничтожению.
  4. Шаг 4. Оформите дела постоянного хранения и дела по личному составу полностью: подшивка или переплёт, нумерация листов, лист-заверитель по приложению № 4, внутренняя опись документов дела, оформленная обложка. Дела временного хранения до 10 лет оформляются частично, нумеровать листы в них не обязательно.
  5. Шаг 5. Составьте опись дел по личному составу и акт о выделении документов к уничтожению, утвердите их у руководителя. Только после утверждения акта документы физически уничтожаются.
  6. Шаг 6. Передайте дела в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Электронные дела передаются в том же порядке и в те же сроки, но вместе с метаданными.

В практике Добыто первая правка после аудита делопроизводства — разделение приказов по личному составу и приказов об отпусках в разные дела. Вторая по частоте — отсутствие листа-заверителя в делах, которые уже лежат в архиве пять лет и формально считаются оформленными.

Формы для учёта и описания кадровых дел

Комплект закрывает учётную часть годового цикла; начните с описи документов личного дела — именно её чаще всего требуют при передаче дел и при проверке.

Документ Скачать
Опись документов личного дела Скачать
Книга учёта движения трудовых книжек Скачать
Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки Скачать
Матрица ответственности отдела кадров Скачать
Приказ о приёме на работу, форма Т-1 Скачать
Штатное расписание, форма Т-3 Скачать

Архивная справка: кто её выдаёт и в какой срок

Пока организация работает, справки о стаже и заработке за прошлые годы выдаёт она сама, а не государственный архив. Запрос социально-правового характера исполняется в срок не более 30 дней с момента регистрации; при необходимости срок продлевается не более чем ещё на 30 дней с уведомлением заявителя. Исполнение таких запросов безвозмездное.

Архивная справка составляется на бланке организации, в ней приводятся названия, даты и номера документов, из которых взяты сведения, и излагается только то, что в этих документах есть. Домысливать за утраченный документ нельзя: если приказ не сохранился, в справке пишут об этом, а не о предполагаемом содержании.

Если вы читаете этот раздел как работодатель и понимаете, что справку за 2009 год выдать просто не из чего, разбор и опись старых дел — отдельная задача перед переходом на электронный архив, и её мы закрываем на входе в проект, до настройки маршрутов.

Полезно знать: распечатка электронного документа подлинником не становится — это копия. Чтобы она что-то значила при выдаче на руки или в суде, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

Что об этом думает ГИТ: проверяющий почти никогда не просит показать архив целиком. Он запрашивает конкретный документ по конкретному работнику, и по опыту это оказывается ровно тот документ, где подписи нет, где она стоит не в том месте или где документа нет вовсе. Электронный архив эту ситуацию закрывает механически: неподписанный документ в дело просто не уходит.

Ошибки кадровой службы и во что они обходятся

Штраф по статье 13.20 КоАП РФ невелик: предупреждение или от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Реальная цена ошибки лежит не здесь.

Утраченное личное дело означает, что подтвердить стаж и заработок бывшему работнику нечем, и он идёт в суд за восстановлением пенсионных прав. Отсутствие приказа о приёме в деле превращает спор об увольнении в спор о самом факте трудовых отношений. Дело, оформленное без листа-заверителя и внутренней описи, невозможно принять в государственный архив при ликвидации компании, а без приёма документов ликвидация не завершается.

Наращивание подписи от базового формата до архивного со штампом времени
Базовой подписи достаточно для подписания, но не для хранения: архивный уровень набирается штампом времени, ответами о статусе сертификата и периодическим переподписанием.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Возврат подписанных кадровых документов обратно в учётную систему выглядит логично, но приводит к полному задвоению: база растёт, нагрузка растёт, а дальнейшая судьба копии неочевидна. Перештамповка и архивное хранение — это функциональность системы КЭДО, учётные системы под них не заточены. Если в вашем техническом задании есть пункт о возврате подписанных документов в 1С, уточните, кто и чем будет поддерживать их проверяемость через 20 лет.»

Что критично в зависимости от размера и типа компании

Универсального набора требований к архиву не существует: для компании на 40 человек и для распределённой сети на 5000 критичны разные вещи.

Сценарий Что критично Что вторично
До 50 человек, один офис, низкая текучесть Корректная номенклатура дел и разделение приказов по трём срокам Отдельная система хранения, интеграции, нагрузочные характеристики
Распределённая компания, филиалы в разных городах Единый электронный архив и маршрутизация по ролям, а не по фамилиям Уведомления через мессенджеры
Высокая текучесть, массовый наём Автоматическое закрытие личного дела при увольнении и выгрузка журнала действий Кастомные шаблоны документов
Производство с вредными и опасными условиями труда Табели по этим работникам в отдельном деле со сроком 50 лет вместо 5 Мобильное подписание для всего штата
Источник комплектования государственного архива Согласование номенклатуры и описей с экспертно-проверочной комиссией архива Скорость подписания

Строка про вредные условия труда закрывает самую дорогую ошибку из списка: если табели по таким работникам лежат в общем деле, через пять лет их уничтожат по акту вместе с остальными, а восстановить льготный стаж будет нечем. Разъяснения по применению Перечня, включая спорные случаи отнесения документа к статье, Росархив публикует отдельно.

Что проверить до перевода архива в электронный вид

  • Есть ли утверждённая номенклатура дел на текущий год с указанием статей Перечня № 236.
  • Разведены ли приказы по личному составу на три дела по срокам 50/75, 5 и 3 года.
  • Создана ли экспертная комиссия и оформлялись ли акты о выделении документов к уничтожению за последние годы.
  • Какие документы по вашему составу работников нельзя перевести в электронный вид: приказ об увольнении, акт об ознакомлении с ним, трудовые книжки, документы о несчастных случаях, подтверждение инструктажей по охране труда.
  • Умеет ли выбранная система выгружать журнал действий по конкретному документу и добавлять метку времени к подписи.

Лайфхак: журнал подписания стоит смотреть до начала спора, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал не выборочный и показывает всё, включая дату выдачи ключа и вход под чужой учётной записью.

Кейс из практики: в распределённой компании на 1000 человек прямые расходы на бумажный кадровый оборот доходили до 6 млн рублей в год — около 30 кадровых документов на сотрудника ежегодно, порядка 2000 рублей на человека на бумагу и логистику, доставка одного комплекта курьером по Москве около 400 рублей плюс аренда площади под шкафы. После перевода документооборота и хранения в электронный вид годовая стоимость системы для той же численности составила около 900 000 рублей.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Расходы на архив почти никогда не считают целиком: видят стоимость бумаги и не видят курьеров, аренду помещения под шкафы и часы кадровиков на администрирование. Посчитайте по своей компании количество документов на одного сотрудника в год и умножьте на численность — обычно после этого разговор о бюджете идёт заметно быстрее.»

Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид: тарифы 2026

Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников, нужного набора подписей и требований к инфраструктуре: выделенный сервер и SLA считаются отдельно от абонентской платы.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника в месяц подключение от 5 минут
Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника в месяц подключение от 5 минут
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год период 1 год
Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу рассчитывается индивидуально
Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за 1 день
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах при подключении
УКЭП через партнёрские удостоверяющие центры по запросу рассчитывается индивидуально

Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужен ли выделенный сервер: электронный архив включён в тариф «Бизнес», а на тарифе «Корпорация» инфраструктура считается под задачу. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельно считайте не стоимость подписки, а разницу с текущими расходами на бумагу, курьеров и площадь под шкафы: при численности от нескольких сотен человек эта разница обычно и определяет решение.

Выводы

Требования Федерального архивного агентства к кадровой службе сводятся к трём вещам: номенклатура дел с указанием статей Перечня № 236, дела, сформированные и оформленные по Правилам 2023 года, и уничтожение документов только после экспертизы ценности и по утверждённому акту. Сроки задаёт не привычка, а конкретная статья: от 3 лет для графика отпусков до постоянного хранения штатного расписания, с границей 1 января 2003 года для документов по личному составу. Переход в электронный вид ничего из этого не отменяет, а добавляет требование сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения.

Добыто работает с кадровым архивом как с частью документооборота, а не как с отдельным хранилищем: номенклатура дел подключается до настройки маршрутов, документ уходит в электронный архив с индексом дела и сроком хранения, а подпись поддерживается проверяемой на длинной дистанции. Разбор действующей номенклатуры и перечня документов, которые останутся на бумаге, мы делаем до начала внедрения.

Частые вопросы

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом обычной компании

Нет, если организация не входит в источники комплектования государственного или муниципального архива. Тогда номенклатура утверждается приказом руководителя и действует внутри компании. Организации-источники комплектования согласовывают номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архива. Узнать свой статус проще всего в архивном учреждении своего региона: список источников комплектования ведёт именно оно.

Приказ 29н — это тоже требование Росархива

Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, а не хранение документов, и Росархив к нему отношения не имеет. При этом направления и медицинские заключения попадают в номенклатуру дел и получают срок хранения по Перечню № 236. Хранить их нужно отдельно от личных дел: сведения о состоянии здоровья относятся к специальной категории персональных данных по статье 10 152-ФЗ.

Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в электронный архив

Нет. Скан-образ бумажного документа остаётся копией и подлинник не заменяет, если иное прямо не установлено законом. Уничтожение оригинала до истечения срока хранения — нарушение правил хранения архивных документов независимо от того, есть у вас электронная копия или нет. Безбумажным документ становится только тогда, когда он изначально создан в электронной форме и подписан электронной подписью.

С какой даты считать срок хранения дела

С 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Приказ об отпуске от марта 2026 года со сроком 5 лет можно включить в акт на уничтожение не раньше 2032 года: срок начинает течь с 1 января 2027 года. Именно из-за этого правила дела, «которым уже пять лет», регулярно оказываются уничтоженными на год раньше положенного.

Куда передавать кадровые документы при ликвидации компании

Документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив. В Москве это Главархив и подведомственные ему архивы, в регионах — профильные архивные учреждения субъекта. Упорядоченное состояние означает оформленные дела с нумерацией листов, листом-заверителем, внутренней описью и утверждённой описью дел по личному составу; неоформленные дела архив не примет, а без приёма ликвидация не завершится.

Что делать, если кадровые документы утрачены

Создаётся комиссия, которая устанавливает причины и объём утраты, результат оформляется актом. Если причина внешняя — пожар, залив, противоправные действия — к акту прикладывается подтверждающий документ от соответствующего органа. Дальше комиссия принимает меры к восстановлению: запрашивает дубликаты у работников, сведения в Социальном фонде России, копии у контрагентов. Полностью восстановить дела за прошлые годы удаётся редко, поэтому акт и переписка о восстановлении сами становятся документами постоянного хранения.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.