Организация государственного хранения документов начинается со статуса компании: включена она в список источников комплектования государственного или муниципального архива или нет. Список составляет сам архив по статье 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, а негосударственную организацию включают в него только на основании договора. Если вы в списке, вы согласуете номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией раз в 5 лет, представляете описи дел постоянного хранения и по личному составу и передаёте документы по истечении сроков временного хранения за свой счёт. Если вас в списке нет, кадровые документы остаются у вас: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.
Разберём, что архив требует от источника комплектования, какие дела уходят на постоянное хранение, а какие лежат в компании до конца срока, и в каком виде архив принимает электронные кадровые документы. Покажем сроки по Перечню Росархива № 236 с номерами статей, порядок действий при письме из архива и цену ошибки по статьям 13.20 и 13.25 КоАП. Сценарная таблица, чек-лист подготовки, образцы описи личного дела и стоимость электронного архива — во второй половине статьи.
Кто такой источник комплектования и почему статус присваивает архив
Источник комплектования — это организация, в деятельности которой образуются документы Архивного фонда РФ, подлежащие приёму в государственный или муниципальный архив. Статья 20 125-ФЗ устроена так, что инициатива принадлежит архиву: он составляет списки источников комплектования, а негосударственные организации и граждане включаются в эти списки на основании договора. Государственный орган или бюджетное учреждение попадает в список по своему статусу, коммерческую компанию нельзя сделать источником комплектования принудительно.
Внутри списка организации делятся по форме приёма. При полном приёме архив забирает весь комплекс документов постоянного хранения. При выборочном приёме — только отдельные виды документов или документы отдельных организаций из группы однотипных. Критерии выборочного приёма архив оценивает по роли организации среди других на этой территории, по особенностям территории, по значимости информации в документах и по её повторяемости в других документах той же организации. Подход описан в методических рекомендациях Росархива об определении организаций-источников комплектования, и по ним же архив пересматривает свои списки.
Право создать собственный архив есть у любой организации: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ разрешает организовать хранение самостоятельно. В конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации. Статус источника комплектования эту работу не отменяет, а добавляет к ней согласования с архивом и передачу части дел на постоянное хранение.
Из архива пришло письмо или приказ: что это значит и что делать
Обращение архива обычно означает одно из трёх: вас включили в список источников комплектования и просят договор, у вас запрашивают паспорт архива организации и сведения о фондах, либо от вас ждут описи дел за годы, по которым делопроизводство завершено. Приказ регионального архивного органа утверждает список источников комплектования, а не обязанность немедленно вывезти документы, поэтому первое действие — выяснить, какая из трёх ситуаций перед вами и по каким годам архив ждёт документы.
Отдельный сюжет — ликвидация. Часть 10 статьи 23 125-ФЗ требует, чтобы при ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы с неистекшими сроками временного хранения передавались ликвидационной комиссией, ликвидатором или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора. Здесь статус источника комплектования не нужен: договор заключается под конкретную передачу.
Как ответить архиву и запустить передачу документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните в письме, по какому основанию вас включили в список и какая форма приёма установлена: полная или выборочная. От формы приёма зависит, весь ли комплекс документов постоянного хранения вы готовите.
- Шаг 2. Назначьте ответственного за архив приказом и закрепите за ним взаимодействие с архивом. У организаций-источников комплектования появляется куратор со стороны архивного учреждения, и переписка идёт через конкретных людей.
- Шаг 3. Сверьте номенклатуру дел: у источника комплектования она согласуется с экспертно-проверочной комиссией архива раз в 5 лет, и отметка ЭПК ставится именно в номенклатурах таких организаций.
- Шаг 4. Проведите экспертизу ценности силами экспертной комиссии организации и разделите дела на постоянное хранение, свыше 10 лет, до 10 лет включительно и подлежащие уничтожению.
- Шаг 5. Оформите дела: дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см (пункт 51 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
- Шаг 6. Представьте на ЭПК годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу — не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. Акты о выделении к уничтожению подаются после утверждения описей, со ссылкой на протокол ЭПК.
- Шаг 7. Согласуйте график передачи и передайте дела по утверждённым описям. Работы по отбору, подготовке, упорядочению и транспортировке выполняются за счёт организации, которая передаёт документы.
Обязанности источника комплектования: номенклатура, описи, паспорт архива
Набор обязанностей у источника комплектования конечный, и он воспроизводится из года в год. Номенклатура дел согласуется с ЭПК раз в 5 лет. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК, описи по личному составу согласовываются. Паспорт архива организации представляется по состоянию на 1 декабря текущего года. Акты об утрате дел постоянного хранения тоже идут на согласование ЭПК, а в некоторых регионах согласуются и локальные акты по архивному делу: положение об архиве и положение об экспертной комиссии.
Сроки, после которых документы уходят на постоянное хранение, заданы статьёй 22 125-ФЗ: для федеральных государственных органов — 15 лет, для органов государственной власти субъектов — 10 лет, для органов местного самоуправления — 5 лет, для проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, для записей актов гражданского состояния — 100 лет. Для негосударственной организации срок передачи определяет договор с архивом, а не эти цифры.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над общим. Сначала проверяйте отраслевой перечень, потом общий: обратный порядок и даёт неверный срок в номенклатуре.
Что критично в зависимости от вашей ситуации
Одни и те же требования 125-ФЗ по-разному ложатся на бюджетное учреждение, на коммерческую компанию и на организацию в стадии ликвидации.
| Ситуация | Что критично | Что уходит на второй план |
|---|---|---|
| Федеральный государственный орган или подведомственное учреждение | 15 лет временного хранения, утверждение описей ЭПК, паспорт архива на 1 декабря | Выбор внешнего хранилища: хранение организуется своими силами |
| Коммерческая компания в списке источников комплектования | Условия договора с архивом: состав документов, форма приёма, сроки и график передачи | Общий метраж бумажного архива: на постоянное хранение уходит малая часть |
| Коммерческая компания вне списка | Собственное хранение 50 лет и способность выдать работнику справку о стаже и зарплате | Согласование номенклатуры дел с ЭПК: отметка ЭПК вам не нужна |
| Ликвидация или банкротство | Упорядочение документов по личному составу и договор с архивом до завершения ликвидации (часть 10 статьи 23) | Дела со сроками до 10 лет: они в архив не передаются |
| Компания, перешедшая на КЭДО | Выгрузка комплекта: PDF/A, файлы электронной подписи, файл описания с метаданными | Бумажные копии электронных документов: оригиналом они не становятся |
Строка про компанию вне списка объясняет большую часть обращений в архивы: организация не передаёт ничего и не согласовывает ничего, но отвечает за сохранность документов по личному составу все 50 лет, включая ответы на запросы бывших работников.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение. Архив кадровых документов — это персональные данные о семье, здоровье и доходах, и разграничение доступа здесь такое же требование, как температурный режим в бумажном хранилище. Посмотрите в своей системе, кто технически может открыть личное дело любого работника, и сократите этот список до тех, кому он нужен по должности.»
Что уходит на государственное хранение, а что остаётся в компании
На постоянное хранение уходит небольшая доля кадрового массива: организационные документы, штатные расписания, локальные нормативные акты по месту утверждения. Документы по личному составу в государственный архив при действующей организации не передаются — они лежат у работодателя до конца срока. Сроки заданы статьёй 22.1 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, применяется с 18.02.2020).
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, личные дела и личные карточки, приказы о приёме на работу, переводе, увольнении | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003; 75 лет для более ранних | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения | Постоянно | Перечень № 236 |
| Графики предоставления отпусков | 3 года | Статья 453 Перечня № 236 |
| Табели, графики, журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | Статья 402 Перечня № 236 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | Статья 423 Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 5 лет | Статьи 422 и 423 Перечня № 236 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | Статья 419 Перечня № 236 |
| Заключительный акт по результатам периодического медосмотра, экземпляр медицинской организации | 50 лет | Пункты 45-47 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н |
Из таблицы следует неочевидное распределение: приказ о приёме на работу переживёт компанию, а график отпусков за тот же год можно уничтожить через 3 года. Ориентир для разбора архива — не вид документа, а то, подтверждает ли он что-то для конкретного человека через десятилетия.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти позиции часто подают слитно, отсюда и уничтоженные через пятилетку журналы инструктажей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев не выбрасываются никогда в обозримом горизонте: закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Ситуация, ради которой их держат 45 лет, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения человек связывает заболевание с условиями труда, и при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Проверьте по своей номенклатуре, не стоит ли у журналов инструктажа срок 5 лет: это самая частая ошибка в кадровом архиве.»
Часть документов закон вообще не разрешает переводить в электронный вид, и в архиве они останутся бумажными. Статья 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Образцы описи, карточки и приказов для кадрового архива
Комплект для разбора архива: начните с описи документов личного дела — именно её просят при передаче дел и при запросах о стаже.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Электронные кадровые документы: в каком виде архив принимает файлы
Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет, поэтому порядок задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: они действуют с 17 сентября 2023 года и заменили прежние правила, утверждённые приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Пункт 141 описывает состав электронного архивного документа: файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронной подписи при наличии и файл описания с метаданными — дата, регистрационный номер, срок хранения, режим доступа. Размещаться это может на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов.
Параллельно действуют требования к составу и форматам кадровых электронных документов, которые задаёт Минтруд: в комплекте хранения оказываются сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. В практике Добыто мы поэтому проверяем не то, «хранит» ли система документы, а то, выгружает ли она комплект целиком в требуемом виде.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности — обязательная часть кадрового документа, а не приложение к процессу, и в архив она уходит вместе с документом и файлом подписи. Практический вопрос вендору звучит так: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате и что происходит с архивом при расторжении договора. Не «хранит», а именно выгружает: при проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не картинка на экране.»
Вторая техническая проблема долгого хранения — проверяемость подписи. Сертификат подписи действует несколько лет, а дело живёт 50. Чтобы подпись проверялась через десятилетия, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованный формат поверх старой подписи. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», и подписанный документ попадает в него по завершении маршрута согласования, вместе с файлами подписи.
Проверьте, читается ли подпись на документе, который уходит в архив
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что нельзя заменить сканом и распечаткой
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Важный нюанс из практики: при переводе охраны труда в электронный вид разграничение теряется чаще всего. Протоколы проверки знаний можно вести и электронно, и на бумаге, а удостоверения остаются бумажными. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним 45 лет применительно к журналам инструктажей.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатанный электронный документ остаётся копией, и чтобы она что-то значила, её заверяет оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение держит кадровый резерв около 800 медицинских специалистов по всей стране для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перехода на кадровый электронный документооборот оформление около 200 человек в дни землетрясения в Турции шло на компромиссах общего делопроизводства. После перехода основная часть комплекта документов на приём готова заранее, в личных кабинетах, и в момент мобилизации остаётся оформить приём, а не собирать бумаги.
Цена ошибки: штрафы, утраченный стаж и повторное упорядочение
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф на граждан 1000-3000 рублей, на должностных лиц 3000-5000 рублей, на юридических лиц 5000-10 000 рублей. Суммы небольшие, и на них обычно и ориентируются — зря.
Вторая статья дороже на два порядка. Неисполнение обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах и об ООО, а также нарушение порядка и сроков их хранения влечёт по статье 13.25 КоАП штраф на должностных лиц 2500-5000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Утрата протоколов, уставных документов и решений органов управления оценивается уже так.
Третья часть цены не штрафная. Документы по личному составу нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать: справка о стаже и заработке для назначения пенсии, подтверждение работы во вредных условиях, выписка из журнала инструктажа при расследовании. Если дела утрачены или не упорядочены, архив не примет их без повторной обработки, а бывший работник не получит архивную справку. Работы по упорядочению при этом выполняются за счёт организации, которая передаёт документы, и повторное упорядочение оплачивается второй раз.
Когда государственное хранение не нужно
Коммерческой компании, которую архив не включил в список источников комплектования, договор на постоянное хранение не нужен и не поможет: документы по личному составу действующей организации государственный архив не принимает. Единственные регулярные исключения — ликвидация и банкротство по части 10 статьи 23 125-ФЗ.
Не нужно передавать в архив и дела со сроками хранения до 10 лет включительно: по Правилам № 77 они могут оставаться в подразделениях и уничтожаются по акту после истечения срока. Передача дел из подразделений в архив организации проводится через 1-3 года после завершения делопроизводством, и обязательна она для документов со сроком свыше 10 лет.
Отдельный случай — попытка закрыть требования архивного законодательства покупкой места в коммерческом хранилище. Внеофисное хранение снимает вопрос площадей, но не заменяет ни экспертизу ценности, ни описи, ни согласование с ЭПК: за состав и оформление дел отвечает организация, а не хранитель коробок.
Что проверить до первого разговора с архивом
Разбор архива почти всегда начинается не с документов, а с ответа на вопрос, что у вас вообще есть. Порядок проверки такой:
- Статус. Уточните в региональном архивном органе, включена ли организация в список источников комплектования и в какой форме приёма. Без этого невозможно понять, какие согласования вам предстоят.
- Номенклатура дел. Проверьте, есть ли действующая номенклатура на текущий год с итоговой записью и указанием сроков со ссылками на статьи Перечня № 236.
- Отраслевой перечень. Проверьте, действует ли для вашей сферы свой перечень: для специфичных документов отрасли он имеет приоритет.
- Разделение по порогу 10 лет. Разложите завершённые дела на две группы: до 10 лет и свыше. От этого зависит, что уходит в архив, а что остаётся рядом.
- Форма создания. Зафиксируйте, какие документы созданы электронно и подписаны электронной подписью: их нельзя хранить в виде распечаток.
- Комплектность электронных дел. Проверьте, выгружается ли из системы комплект: PDF/A, файлы подписи, метаданные, машиночитаемая доверенность.
- Ответственный и доступы. Назначьте ответственного за архив и сократите список тех, кто может открыть любое личное дело.
Лайфхак: для документов длительного хранения делайте опись не по годам, а по людям. При несчастном случае, профзаболевании или запросе о стаже ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и поиск по годам в этот момент стоит дней.
Дела, вида которых нет в Перечне, не освобождаются от хранения: срок определяется по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует в номенклатуре. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и на пилоте же проверяем выгрузку комплекта в архивном формате — до того, как в системе окажется весь штат.
Стоимость КЭДО и электронного архива кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Данные приведены со страницы тарифов на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | в рамках подключения |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав тарифов и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: итоговая сумма считается от численности и выбранного набора подписей.
Расходы на упорядочение бумажного архива и передачу дел в государственный архив в тариф не входят: это отдельные работы, которые выполняются за счёт организации, передающей документы.
Выводы
Государственное хранение начинается с проверки статуса: список источников комплектования ведёт архив, и негосударственную организацию включают в него по договору. У источника комплектования набор обязанностей конечный: номенклатура на ЭПК раз в 5 лет, описи не позднее трёх лет после завершения дел, паспорт архива на 1 декабря, передача по утверждённым описям за свой счёт. Компания вне списка не передаёт ничего, но отвечает за документы по личному составу 50 лет и за выдачу справок бывшим работникам. Для электронных дел добавляется формат: PDF/A, файлы подписи, метаданные и проверяемость подписи через десятилетия.
Мы в Добыто подключаем кадровый электронный документооборот с электронным архивом и собираем комплект документа так, как его требуют при выгрузке: сам документ, файл подписи, машиночитаемая доверенность и метаданные. Сроки хранения при этом остаются теми же, что для бумаги, а экспертиза ценности и описи по-прежнему на стороне организации.
Частые вопросы
Как получить архивную справку о стаже, если организация ликвидирована
Запрос подаётся в государственный или муниципальный архив, куда ликвидационная комиссия передала документы по личному составу. Срок исполнения запроса — не более 30 дней со дня его регистрации, в исключительных случаях руководитель архива продлевает срок не более чем на 30 дней с письменным уведомлением заявителя. Если организация ликвидировалась без передачи документов, архивная справка невозможна, и стаж подтверждают через сведения персонифицированного учёта.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования архива
Нет. Скан бумажного документа — электронный образ, а не электронный документ: он не заменяет подлинник и не отменяет срок хранения бумажного дела. Обратное правило тоже действует: документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, а не в виде распечатки. Оцифровка архива уместна как средство поиска, а не как основание для уничтожения дел.
Как часто проверять наличие и состояние документов в архиве организации
Пункт 97 Правил № 77 требует проводить проверку наличия документов на бумажном носителе не реже одного раза в 10 лет, а для документов с пометкой «Для служебного пользования» — не реже одного раза в 5 лет. Электронные архивные документы проверяются по отдельным пунктам тех же Правил, с контролем технического состояния и резервным копированием в системе хранения.
Что делать с документами по медосмотрам по приказу № 29н
Заключительный акт по результатам периодического медосмотра составляется в 5 экземплярах по пунктам 45-47 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н, и экземпляр медицинской организации хранится 50 лет. У работодателя длительно хранятся сопутствующие документы: перечни вредных и опасных производственных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно (статья 411 Перечня № 236), списки работающих во вредных и опасных условиях — 50/75 лет (статья 414).
Кто платит за упорядочение документов при передаче в государственный архив
Организация, которая передаёт документы. Работы по отбору, подготовке и передаче архивных документов, включая упорядочение и транспортировку, выполняются за её счёт. Поэтому объём затрат определяется состоянием дел: неописанные дела, дела толще 4 см и свыше 250 листов, отсутствие листов-заверителей превращают передачу в отдельный проект по переформированию дел.
Отличается ли порядок в Москве
Требования 125-ФЗ, Перечня № 236 и Правил № 77 действуют одинаково по стране, а список источников комплектования ведёт архивный орган субъекта: в Москве это Главное архивное управление города Москвы и Центральный государственный архив Москвы. Региональные различия касаются процедур: где-то архив дополнительно согласовывает локальные акты по архивному делу — положение об архиве и положение об экспертной комиссии, где-то ограничивается номенклатурой и описями.
