Хранение документов в компании строится по одной цепочке: номенклатура дел на год, формирование дела по мере создания документов, оформление и экспертиза ценности, передача в архив организации, выдача копий и справок, уничтожение по акту. Порядок и формы задаёт приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, сроки — Перечень типовых управленческих архивных документов из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Дела передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводством. Объём работы определяет срок хранения дела: дела постоянного, свыше 10 лет и по личному составу оформляют полностью — прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель и внутреннюю опись; дела до 10 лет включительно полному оформлению не подлежат и в архив, как правило, не передаются.
Разберём каждый этап: как индексировать дела, что подшивать в личное дело, а что хранить отдельно по 152-ФЗ, когда электронный файл равен бумажному подлиннику и почему приказ об увольнении остаётся на бумаге. Покажем сроки по видам кадровых документов со статьями перечня и правило 50/75 лет. Таблица сроков хранения, чек-лист подготовки дел к передаче, порядок выдачи архивной справки, стоимость перевода архива в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Порядок хранения документов: шесть этапов и кто за них отвечает
Право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов даёт организации статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Из этого права вырастает обязанность: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их на хранение. Отдельная штатная единица архивиста при этом не требуется — достаточно приказа о назначении ответственного, но без такого приказа спрашивать при проверке будут с руководителя.
Ниже — весь цикл одного дела: от строки в номенклатуре до акта об уничтожении.
| Этап | Что делают | Результат | Срок |
|---|---|---|---|
| Номенклатура дел | Классифицируют документы по видам, присваивают индексы, проставляют сроки хранения | Номенклатура по форме приложения № 1 к приказу № 77 | Утверждается до 1 января года, на который составлена |
| Формирование дела | Подшивают исполненные документы в дело по индексу номенклатуры | Дело в обложке, не более 250 листов | В течение делопроизводственного года |
| Оформление и экспертиза ценности | Нумеруют листы, составляют лист-заверитель и внутреннюю опись, экспертная комиссия отбирает дела к хранению и к уничтожению | Описи дел, акт о выделении к уничтожению | После завершения дела делопроизводством |
| Передача в архив организации | Передают дела по описи, сверяют количество единиц хранения | Дела на архивном хранении, отметка в описи | Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года |
| Использование | Выдают дела во временное пользование, готовят копии, выписки и справки | Архивная справка, архивная копия, архивная выписка | По запросу |
| Уничтожение | Уничтожают дела с истёкшими сроками после утверждения описей дел по личному составу | Утверждённый руководителем акт | После экспертизы ценности |
Два этапа из шести выпадают чаще остальных: экспертиза ценности и акт об уничтожении. Компания годами копит коробки, потому что «выбрасывать страшно», хотя для законного уничтожения нужны решение экспертной комиссии и подпись руководителя на акте, а не хранение всего подряд.
Номенклатура дел: точка входа всего хранения
Номенклатура — таблица с названиями всех видов документов, которые образуются в компании, их индексами и сроками хранения. Составляется по форме из приложения № 1 к приказу Росархива № 77, который действует с 17 сентября 2023 года вместо прежних правил из приказа Минкультуры № 526, утверждается руководителем ежегодно и вводится в действие с 1 января. В конце года к ней составляется итоговая запись: сколько дел заведено по категориям хранения — постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет включительно.
Без номенклатуры хранение рассыпается на первом же шаге. Документ, который не попал ни в одно дело, не имеет срока хранения, не попадает в опись и не может быть законно уничтожен. Именно поэтому проверка обычно начинается не с полок, а с вопроса, есть ли утверждённая номенклатура на текущий год и совпадают ли индексы дел на обложках с её строками.
Полезно знать: хранение документов — самая регламентированная область управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный целиком. Отдельного облегчённого режима для электронных дел нет: те же сроки, те же описи, та же экспертиза ценности.
Бумажное дело и электронный архив: в чём разница для хранения
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и относит расходы на создание, использование и хранение таких документов на работодателя. Сроки при этом те же, что и для бумаги: перевод кадрового документооборота в электронный вид сокращает не срок хранения, а объём ручных операций с делом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет, поэтому порядок работы с электронным архивом собирается из нескольких источников: правил приказа № 77, типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов из приказа Росархива от 15 июня 2020 года и ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Стандарт задаёт восемь свойств, которые архив обязан сохранять весь срок: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Отдельная деталь, которая удивляет при первом прочтении правил: электронные документы, переданные на архивное хранение, хранятся на материальных носителях. Файлы записывают на диск, помещают в контейнер, наносят шифр и ставят на полку в архивохранилище. Проверка наличия и состояния бумажных документов проводится не реже одного раза в 10 лет, электронных на физических носителях — раз в 5 лет, а в системе хранения электронных документов сверка идёт ежегодно и в автоматическом режиме.
Сертификат электронной подписи действует год или два, а кадровый документ хранится 50 лет. Разрыв закрывают меткой времени и усовершенствованным форматом подписи: поверх исходной подписи наращивается архивная метка, и документ остаётся проверяемым, когда сертификат давно истёк, а криптоалгоритмы сменились. Если система этого не делает, через несколько лет вы получите файл, подлинность которого никто не подтвердит.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Факт: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и мест хранения до того, как в архив уйдут тысячи файлов с неверными реквизитами дела.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Формирование и оформление дела: что подшивают и как
В одно дело подшивают документы одного срока хранения, относящиеся к одному вопросу, за один делопроизводственный год. Предельный объём — 250 листов; при превышении заводят следующий том с тем же индексом. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, дела свыше 10 лет и дела по личному составу. Для них обязательны прошивка, нумерация листов, лист-заверитель с указанием количества листов и особенностей их состояния, внутренняя опись и реквизиты обложки. Дела до 10 лет включительно оформляют частично: систематизируют документы, нумеруют листы, прошивают и составляют лист-заверитель, внутреннюю опись при этом можно не делать.
Как сформировать дело и передать его в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите в номенклатуре строку, к которой относится документ, и заведите дело с её индексом и заголовком. Срок хранения берите из номенклатуры, а не из памяти.
- Шаг 2. Подшивайте только исполненные документы, по одному вопросу и одному сроку хранения, следя за границей в 250 листов.
- Шаг 3. По окончании года закройте дело: пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель, для дел свыше 10 лет и по личному составу — внутреннюю опись.
- Шаг 4. Проведите экспертизу ценности: экспертная комиссия отбирает дела к дальнейшему хранению и выделяет к уничтожению те, сроки которых истекли.
- Шаг 5. Составьте описи отдельно для дел постоянного хранения, дел свыше 10 лет и дел по личному составу и утвердите их у руководителя.
- Шаг 6. Передайте дела в архив организации по описи в интервале от одного до трёх лет после завершения делопроизводством, сверив фактическое количество единиц хранения с описью.
- Шаг 7. Уничтожайте выделенные дела только после того, как описи дел по личному составу утверждены, а акт о выделении к уничтожению подписан руководителем.
Сроки хранения кадровых документов: перечень 236 и правило 50/75
Сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отраслевые регуляторы дополняют его своими перечнями, но для кадровой службы базовым остаётся именно этот документ; практические вопросы его применения закрывают разъяснения Росархива по внедрению перечня. Сроки исчисляются не со дня подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством.
| Документ | Срок хранения | Статья перечня |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50/75 лет | 434 |
| Приказы об отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | 434 |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50/75 лет | 435 |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 50/75 лет | 444 |
| Личные дела работников | 50/75 лет | 445 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет, при вредных и опасных условиях 50/75 лет | 402 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | 441 |
| Штатные расписания по месту утверждения | Постоянно | 40 |
Запись «50/75 лет» читается по дате окончания делопроизводства, и точка отсечения зафиксирована в статье 22.1 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. В одной кадровой службе поэтому спокойно сосуществуют дела с двумя разными сроками, и объединять их в одну опись нельзя.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью увести увольнение в электронный вид нельзя даже при введённом КЭДО.
Личное дело работника: что вкладывать и что хранить отдельно
Личное дело — это дело с индексом по номенклатуре, а не папка «всё про человека». Срок хранения 50/75 лет, состав определяет работодатель, но верхнюю границу задаёт 152-ФЗ: обработка персональных данных ограничена целями, заявленными в согласии, а хранение сверх достижения цели неправомерно. Типовой состав — экземпляр трудового договора с дополнительными соглашениями, копии приказов по личному составу, личная карточка, листок по учёту кадров, документы об образовании, лист ознакомления с локальными нормативными актами. Опись документов личного дела ведётся внутри дела и обновляется при каждом пополнении.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. ИНН и свидетельства о рождении детей в этот перечень не входят: работник приносит их сам, и место свидетельства — в бухгалтерии для вычета, а не в личном деле. Пересмотрите состав своих личных дел и уберите то, что вы не вправе были требовать.»
Документы медосмотров и приказ 29н
Обязательные предварительные и периодические медосмотры проводятся по Порядку из приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, принятому во исполнение части 4 статьи 213 ТК РФ. У приказа ограниченный срок действия: он применяется до 1 апреля 2027 года. Один экземпляр заключительного акта по итогам периодического осмотра хранится в медицинской организации, проводившей осмотр, в течение 50 лет. Работодателю передаётся экземпляр, в котором указано «годен» или «не годен» без диагноза: заключительные акты по работам с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет, остальные документы медосмотров — 3 года.
Сведения о здоровье относятся к специальной категории персональных данных, поэтому медицинские заключения не подшивают в общее личное дело вместе с копиями приказов. Для них заводят отдельное дело с ограниченным доступом, а в личном деле остаётся отметка о прохождении осмотра.
Образцы кадровых документов для формирования и учёта дел
Комплект закрывает вход в дело и его учёт: начните с описи документов личного дела, она показывает, что именно должно лежать внутри.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков | Скачать |
В практике Добыто мы не переносим в кадровые регламенты сроки и названия форм из вторичных источников и обзоров: любая строка номенклатуры сверяется с действующей редакцией перечня. Одна устаревшая деталь в шаблоне тиражируется на все дела года.
Передача дел в архив организации: сроки и чек-лист подготовки
Интервал передачи — от одного до трёх лет после того, как дело завершено делопроизводством. Нижняя граница нужна, чтобы дело оставалось под рукой у подразделения в период активного использования, верхняя — чтобы документы не осели в шкафах навсегда. Передача идёт по описи: архив сверяет фактическое количество дел с описью и проставляет отметки о наличии.
Что проверить до передачи:
- Номенклатура дел за соответствующий год утверждена, индексы на обложках совпадают с её строками.
- Экспертиза ценности проведена, решение экспертной комиссии оформлено.
- Описи составлены раздельно: постоянного хранения, свыше 10 лет, по личному составу.
- Дела свыше 10 лет и по личному составу прошиты, листы пронумерованы, лист-заверитель и внутренняя опись составлены.
- Объём каждого дела не превышает 250 листов, при превышении заведён следующий том.
- Для электронных дел проверено, что подписи проверяемы и носители читаются.
- Акт о выделении к уничтожению подготовлен, но дела не уничтожены до утверждения описей по личному составу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Лайфхак: если вы пришли на позицию, где делопроизводство не велось, первым документом сделайте служебную записку руководителю о фактическом состоянии дел на дату приёма. Она фиксирует момент обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения.
Архивная справка: как её выдают и что она подтверждает
Архивная справка — документ, который воспроизводит сведения из архивных документов с указанием их поисковых данных. Чаще всего её запрашивают бывшие работники для подтверждения стажа и заработка при назначении пенсии. Рядом с ней существуют архивная копия, воспроизводящая текст документа целиком, и архивная выписка, дословно воспроизводящая только ту часть текста, которая относится к конкретному вопросу или лицу. Запросы социально-правового характера исполняются в срок не более 30 дней со дня регистрации, с возможностью продления руководителем архива не более чем ещё на 30 дней.
Действующему работнику документы выдаются быстрее и по другой норме: по письменному заявлению работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ. Отказ и молчание одинаково рискованны — работник идёт в инспекцию труда, и проверка начинается с вопроса, где хранятся запрошенные документы.
После ликвидации компании справку выдаёт уже не она. Документы по личному составу и документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора — это статья 23 125-ФЗ. Слово «упорядоченном» здесь ключевое: архив не примет коробки россыпью, и приводить дела в порядок придётся уже в ходе ликвидации, за счёт ликвидируемой организации.
Уничтожение документов и цена ошибок в хранении
Уничтожение — такая же регламентированная процедура, как и хранение. Экспертная комиссия отбирает дела с истёкшими сроками, составляется акт о выделении к уничтожению, акт утверждает руководитель. Уничтожать дела можно только после того, как описи дел по личному составу за соответствующий период утверждены: иначе вместе с ненужным уйдут документы, подтверждающие стаж. Сами описи и акты остаются на постоянном хранении — по ним потом восстанавливают, что и когда было уничтожено.
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение либо штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц, от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Суммы небольшие, и именно поэтому архив финансируют по остаточному принципу. Реальная цена ошибки лежит в другой плоскости. Утраченный приказ по личному составу означает невозможность выдать архивную справку и подтвердить стаж, а спор с работником по нарушению трудового законодательства идёт уже по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где штраф на юридическое лицо составляет от 30 000 до 50 000 рублей по каждому эпизоду. Восстановление кадрового делопроизводства с нуля при численности около 100 человек занимает минимум полгода, а при параллельных задачах дольше.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал подписания и выгрузку действий по документу надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Система фиксирует всё: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Проведите такую сверку перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидаете конфликт, — позже изменить в журнале уже ничего нельзя.»
В практике Добыто сверка журнала подписания проводится перед проверками и при увольнениях с ожидаемым конфликтом. Выгрузка занимает минуты, а исправить состав доказательств задним числом невозможно ни в одной системе.
Где какой документ хранится и когда отдельный архив не нужен
Собственное архивохранилище с полками, стеллажами и климатом требуется не каждой компании. Если основная масса дел имеет срок хранения до 10 лет включительно, они не подлежат полному оформлению и в архив организации, как правило, не передаются: их хранят в подразделении до истечения срока и уничтожают по акту. Отдельный архив и система хранения электронных документов становятся обязательными там, где накапливаются дела по личному составу и документы постоянного хранения.
| Ситуация | Где хранится документ | Чем определяется срок |
|---|---|---|
| Бумажный приказ по личному составу | Дело в архиве организации, передаётся через 1-3 года | Ст. 434 перечня 236, ст. 22.1 125-ФЗ |
| Документ, подписанный в системе КЭДО | Электронный архив работодателя с проверяемой подписью | Ст. 22.3 ТК РФ, сроки те же, что для бумаги |
| Электронное дело, переданное на архивное хранение | Материальный носитель в контейнере с шифром на полке | Правила приказа Росархива № 77 |
| Дело со сроком хранения до 10 лет | Подразделение, в архив не передаётся | Номенклатура дел, частичное оформление |
| Документы ликвидируемой компании | Государственный или муниципальный архив по договору | Ст. 23 125-ФЗ |
Электронный архив не отменяет бумажный полностью, и это стоит заложить в план заранее, а не выяснять в разгар спора. Приказ об увольнении, акт об ознакомлении с ним и документы, которые суд может истребовать в подлиннике, остаются на бумаге при любом уровне автоматизации.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив с длительным хранением.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и кастомные шаблоны входят в тариф «Бизнес», а требования к выделенному серверу и SLA переводят расчёт в тариф «Корпорация». Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому отдельной строки расходов на подписи при переводе архива в электронный вид не возникает.
Выводы
Порядок хранения держится на трёх опорах: номенклатура дел определяет, куда ляжет каждый документ, перечень Росархива задаёт срок, а правила приказа № 77 описывают оформление, передачу и уничтожение. Сроки не зависят от формы документа: электронное дело хранится столько же, сколько бумажное, и требует тех же описей и той же экспертизы ценности. Слабые места одни и те же в любой компании — отсутствие актуальной номенклатуры, дела без описей и электронные файлы, подпись на которых перестала проверяться раньше, чем истёк срок хранения.
Мы в Добыто выстраиваем хранение так, чтобы кадровый документ с момента подписания уже лежал в нужном деле с проверяемой подписью и выгружался по запросу инспектора или работника без ручной сборки. Электронный архив с длительным хранением входит в тариф «Бизнес», а начать можно с пилотной группы, не переводя сразу весь штат.
Частые вопросы о хранении документов
С какого момента считать 50 лет: с даты приказа или с закрытия дела?
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством. Приказ о приёме от марта 2026 года попадает в дело 2026 года, и отсчёт 50 лет начинается с 1 января 2027 года. Разница в один год кажется мелочью, пока не приходит запрос о стаже по делу, уничтоженному на год раньше срока.
Можно ли хранить кадровые документы в зарубежном облаке?
Нет. По части 5 статьи 18 152-ФЗ при сборе персональных данных граждан России оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Для кадрового архива это означает размещение основной базы в России независимо от того, где работает сам сервис.
Что делать, если дело утрачено?
Проводится розыск, и если он результата не дал, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, с приложением справки о проведённом розыске. Акт утверждает руководитель. Документ этим не восстанавливается, но появляется основание для снятия дела с учёта и объяснение для проверяющего и для работника, которому нужна справка.
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода на электронный документооборот?
Документы, созданные на бумаге до перехода, остаются бумажными подлинниками и хранятся по своим срокам: скан не заменяет оригинал, он остаётся электронным образом. На бумаге также остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним. Всё, что создано и подписано электронно после введения КЭДО, распечатывать для архива не требуется.
Сколько хранится согласие на обработку персональных данных после увольнения?
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва по статье 441 перечня 236. Срок отсчитывается не от даты увольнения, а от момента, когда согласие перестало действовать, поэтому в согласии важно указывать понятный срок действия, а не формулировку «бессрочно».
Кто отвечает за архив, если в штате нет архивиста?
Обязанность лежит на организации, а исполнителя назначает руководитель приказом: чаще всего это специалист по кадровому делопроизводству или секретарь. В приказе фиксируют, кто ведёт номенклатуру, кто входит в экспертную комиссию и кто подписывает описи. При отсутствии такого приказа ответственность при проверке возлагается на руководителя.
Можно ли уничтожить документы, если срок истёк, но опись ещё не утверждена?
Нет. Уничтожение допускается только после утверждения описей дел по личному составу за соответствующий период: сначала фиксируется, что именно остаётся на хранении, и лишь потом выделяется к уничтожению остальное. Обратный порядок приводит к уничтожению документов, подтверждающих стаж, и восстановить их будет нечем.
