Закон об архивном деле (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ) адресует работодателю три обязанности: обеспечить сохранность документов, соблюсти сроки хранения и подтвердить бывшему работнику факты его трудовой биографии. Сроки по личному составу закреплены статьёй 22.1: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Сам порядок хранения задаёт уже не 125-ФЗ, а Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а форматы электронных кадровых документов — приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Главное различие для кадровика проходит по форме создания документа: бумажное дело формируется по номенклатуре и уходит на полку, электронное хранится файлом-контейнером вместе с файлом подписи и метаданными, и распечатка его не заменяет.
Разберём годовой цикл, который кадровая служба обязана закрывать: номенклатура дел, формирование и передача, экспертиза ценности, описи. Покажем три места, где типовая инструкция ломается: отраслевой перечень с приоритетом над общим, вид документа, которого в перечне нет, и журналы инструктажа со сроком 45 лет вместо привычных пяти. Таблица сроков по группам кадровых документов, размеры штрафов по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, образцы описи и кадровых форм, стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.
Что требует 125-ФЗ, а что регулируют другие акты
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет. Это первое, что стоит усвоить, прежде чем искать в 125-ФЗ ответ про хранение файлов: закон задаёт обязанность обеспечить сохранность и сроки, а механику хранения выносит в подзаконные акты. Статья 13 наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов, то есть собственный архив — это возможность, а не предписание. Обязанность другая: документы должны дожить до конца установленного срока в состоянии, пригодном для использования.
Кадровая служба работает одновременно с четырьмя нормативными слоями, и путаница между ними даёт большую часть ошибок. Ниже — разграничение, которое стоит держать перед глазами при составлении номенклатуры дел.
| Вопрос кадровика | Нормативный акт | Что из него берётся |
|---|---|---|
| Сколько хранить документы по личному составу | 125-ФЗ, статья 22.1 | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003; 75 лет для более ранних |
| Можно ли держать архив у себя | 125-ФЗ, статья 13 | право организации создать собственный архив |
| Сколько хранить конкретный вид документа | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 | статьи Перечня и сроки для граф номенклатуры дел |
| Как организовать хранение, описи, уничтожение | Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | правила формирования дел, экспертизы ценности, требования к СХЭД и контейнеру |
| В каком формате оформлять электронные кадровые документы | Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н | PDF/A-1A для основной части, состав комплекта с файлом подписи |
| Что должна уметь система хранения | Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69, ГОСТ Р 57762-2017 | функции СЭД и СХЭД, стратегия долговременной сохранности |
| Какие кадровые документы можно вести электронно | ТК РФ, статьи 22.1-22.3 | состав документов КЭДО, порядок перехода, виды электронной подписи |
Из таблицы следует практическое разделение ролей: срок вы берёте у Росархива, формат — у Минтруда, а право вести документ электронно — у Трудового кодекса. Приказ № 69 формально адресован архивам государственных органов, но коммерческие компании используют его как готовый перечень функций при выборе системы хранения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с документами, и требования к бумаге переносятся на электронный вид почти дословно. Поэтому я не советую искать отдельный закон про электронный архив: его нет. Возьмите свою номенклатуру дел и проверьте, для каждого ли дела в ней проставлены статья перечня и срок, — без этого дальше двигаться некуда».
Годовой цикл архива: что делает кадровая служба
В конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела в соответствии с номенклатурой, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив на хранение. Для кадровой службы это означает не разовую уборку в шкафу, а повторяющуюся процедуру с фиксированным результатом: закрытые дела, описи и решение экспертной комиссии по каждому спорному виду документа.
Как закрыть архивный год в кадровой службе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите номенклатуру дел на год: для каждого дела указываются заголовок, срок хранения и статья перечня, по которой этот срок определён.
- Шаг 2. По завершении календарного года сформируйте дела в подразделениях по этой номенклатуре и передайте их в архив организации.
- Шаг 3. Разделите массив на текущие и завершённые дела. Текущие — это открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают прямо сейчас.
- Шаг 4. Завершённые разделите по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда. От этого зависит физическое место хранения.
- Шаг 5. Внутри каждой категории отсортируйте документы по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 6. Проведите экспертизу ценности. По видам документов, которых в перечне нет, решение принимает экспертная комиссия, и оно оформляется письменно.
- Шаг 7. Составьте описи. Для дел длительного хранения делайте опись не по годам, а по людям: при несчастном случае или профзаболевании ищут конкретного работника, а не «журнал за 2019 год».
Лайфхак: опись документов длительного хранения стройте по фамилиям, а не по годам. Документы свыше 10 лет достают редко, но когда достают — это расследование несчастного случая или профзаболевания, и искать там некогда.
Отдельная обязанность, о которой в инструкциях по делопроизводству забывают, — выдача подтверждающих документов по запросу работника. Статья 62 ТК РФ даёт работодателю 3 рабочих дня на выдачу копий документов, связанных с работой, и именно ради этой процедуры кадровый архив должен искаться, а не просто храниться. Если опись сделана так, что найти приказ о приёме на работу человека, уволившегося 12 лет назад, нельзя за рабочий день, архив формально есть, а практически не работает.
Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, то есть относятся к чувствительным персональным данным. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений к архиву закрывают этот вопрос и одновременно дают ответ проверяющему по 152-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Права доступа и маршруты согласования настраиваются до того, как в систему попадут реальные дела. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие роли получили лишние права и какие дела уходят не в ту папку номенклатуры. Переносить эти ошибки в архив дороже, чем исправлять их на двадцати сотрудниках.
Электронный кадровый архив: контейнер, форматы, подпись
Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, действуют с 17 сентября 2023 года и заменили прежний приказ Минкультуры № 526. Изменение существенное именно для электронных документов: хранение электронных архивных документов ведётся с применением системы хранения электронных документов, а сам документ представляет собой файл-контейнер в формате zip. Внутри контейнера — файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей при их наличии и файл описания с регистрационно-учётными сведениями, то есть метаданными.
Требования Минтруда к составу кадрового электронного документа устроены так же по логике комплекта. Основная часть оформляется в PDF/A-1A, к ней добавляются машиночитаемые сведения, отдельный файл усиленной электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Машиночитаемая доверенность при этом не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа: она входит в комплект хранения и выгружается вместе с ним.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сертификат электронной подписи выдаётся на срок, несопоставимый со сроком хранения кадрового дела. Документ, подписанный действующим сертификатом в 2026 году, к 2040 году будет подписан сертификатом давно истёкшим, а криптоалгоритмы за это время успеют смениться. Конструкция, которая это выдерживает, известна: метка времени от службы штампов времени, затем усовершенствованный формат подписи с архивной меткой и периодическим переподписанием поверх старой подписи. Правила № 77 называют это своими словами — конвертация и миграция электронных архивных документов вместе с метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования.
В практике Добыто первый вопрос при переводе кадрового архива в электронный вид звучит не «где хранить», а «в каком виде вы это отдадите обратно». Ответ вендора «документы хранятся у нас в защищённом контуре» задачу не закрывает: при проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение на экране, а файлы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте у поставщика системы не про хранение, а про выгрузку: отдаёт ли он комплект целиком — сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если подписано по ней. И отдельно уточните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде документы возвращаются вам».
Переход на электронные документы не отменяет ситуаций, в которых потребуется подлинник. Часть 8 статьи 75 АПК РФ позволяет суду затребовать оригиналы, когда представлены копии в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Распечатанный электронный документ подлинником не становится: это копия, и чтобы она что-то значила, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фразу „электронный документ суд не примет“ я прошу не повторять: электронный документ — это письменное доказательство. Но отказ от бумажного архива надо планировать заранее, а не выяснять в процессе. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и ответьте себе, чем вы подтвердите их подлинность, если подлинник затребует суд».
Что об этом думает суд: в споре об увольнении через систему КЭДО работодатель прошёл четыре инстанции и в итоге проиграл. Положение о кадровом электронном документообороте у него было, перечень документов и категорий работников утверждён, согласие работника получено в срок. Перевесило другое: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя. Архив, созданный ради доказательств, выдал их другой стороне.
Образцы кадровых документов для описи и передачи дел в архив
Комплект собран под формирование личных дел и описей; начните с описи документов личного дела — она задаёт состав остальных форм.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Сроки хранения кадровых документов и три ловушки перечня
Базовый источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 под номером 57449. Ниже — группы, с которыми кадровая служба сталкивается чаще всего, со сроками в том виде, как они сформулированы в акте.
| Группа документов | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки: дела, законченные после 01.01.2003 | 50 лет | статья 22.1 125-ФЗ |
| Те же документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003 | 75 лет | статья 22.1 125-ФЗ |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | статья 423 «а» Перечня № 236 |
| Журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ | 5 лет | статья 423 «б» Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда; программы, списки, переписка об обучении | 5 лет | статьи 421-422 Перечня № 236 |
| Журналы и базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | статья 424 Перечня № 236 |
| Списки работающих во вредных и опасных условиях; документы о расследовании профзаболеваний | 50/75 лет | статьи 414, 419 Перечня № 236 |
| Наряды-допуски и журнал их учёта | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет | статьи 415-416 Перечня № 236 |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень № 236 |
| Штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения | постоянно | Перечень № 236 |
Строка с журналами инструктажа в таблице разнесена намеренно: статья 423 разделена на два подпункта с разными сроками, и в пересказах их часто подают слитно. Отсюда массовая ошибка — уничтожение журналов вводного инструктажа через 5 лет вместо 45.
Факт: протокол проверки знаний по охране труда хранится 5 лет, а журнал вводного инструктажа — 45 лет. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае: журнал нужен не абстрактно, а для расследования.
Ловушка вторая: отраслевой перечень имеет приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Порядок действий обратный привычному: сначала проверяете, есть ли перечень для вашей сферы, и только потом открываете общий. Развёрнутые пояснения по применению общего перечня публикует Росархив — там же размещена инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с разбором спорных статей.
Внимание: ошибка возникает в обратном порядке действий. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок — и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Ловушка третья касается видов документов, которых в перечне нет вовсе. Классический пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а строки с их сроком в перечне не находится.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Это значит, что срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Обязательно запишите обоснование — при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор экспертной комиссии».
Чек-лист самопроверки кадрового архива
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет над общим.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение, а не уничтожены по истечении пяти лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в перечне, срок определён по аналогии и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Когда электронный архив и своя архивная служба не нужны
Статья 13 125-ФЗ говорит о праве организации создать архив, а не о предписании. Отдельное архивное подразделение с собственным помещением обязательным не является: обязательны сохранность, сроки и возможность найти документ. Небольшая компания закрывает эти требования номенклатурой дел, описью личных дел и запирающимся шкафом.
Система хранения электронных документов не решает задачу, если кадровые документы создаются на бумаге. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный собственноручно, хранится на бумаге, и скан его не заменяет; документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет тоже. Решение о форме принимается один раз, на входе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания, и это правило работает в обе стороны. Применительно к журналам инструктажа вы выбираете форму один раз и живёте с этим выбором 45 лет. Прежде чем переводить охрану труда в электронный вид, проверьте, какие документы у вас ведутся только на бумаге: удостоверения, например, оформляются в бумажном виде».
Правила № 77 прямо допускают хранение на физически обособленных носителях — когда доступ к документам ограничен или размещение в СХЭД невозможно. Так что отсутствие промышленной системы хранения само по себе нарушением не является. Нарушением становится другое: документы, которые нельзя найти, прочитать и подтвердить.
Полезно знать: протоколы проверки знаний можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения оформляются на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают чаще всего.
Цена ошибки: штрафы, утраченные доказательства, сценарии
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт по статье 13.20 КоАП РФ предупреждение или штраф: на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Суммы выглядят небольшими, и на этом основании про архив забывают. Дальше начинается статья 13.25 КоАП РФ, которую 13.20 прямо из своей диспозиции исключает: за неисполнение обязанности по хранению документов и нарушение порядка и сроков хранения для акционерных обществ (часть 1) и для обществ с ограниченной ответственностью и унитарных предприятий (часть 2) штраф на должностных лиц составляет от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Вторая часть цены не измеряется штрафом. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, либо происходит несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. В обоих случаях отсутствие журнала означает, что проведение инструктажей вы не докажете, а доказывать придётся именно вам.
Критичное и второстепенное различаются по ситуации компании. Ниже — разбивка по типовым сценариям, чтобы не тратить ресурс кадровой службы равномерно по всем фронтам.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания до 25 человек, весь архив бумажный | номенклатура дел, опись личных дел, сроки по личному составу | СХЭД, контейнеры, метаданные |
| Перешли на КЭДО, старые дела остались на бумаге | разделение двух массивов по форме создания документа | сплошное сканирование бумажного архива |
| Производство с вредными и опасными условиями труда | журналы инструктажа 45 лет, списки работающих во вредных условиях 50/75 лет, наряды-допуски | переписка по вопросам охраны труда |
| Здравоохранение, образование, финансовый сектор | отраслевой перечень и его сроки | общий Перечень № 236 как единственный источник |
| Смена оператора КЭДО или расторжение договора | выгрузка комплекта: документ, файл подписи, МЧД, метаданные | удобство интерфейса системы |
Строка про смену оператора закрывает вопрос, который обычно задают последним, а стоит задавать первым. В практике Добыто мы проговариваем порядок возврата архива до подписания договора: в каком формате отдаются файлы, входят ли в выгрузку файлы подписей и машиночитаемые доверенности.
Стоимость электронного кадрового архива в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Ниже — тарифы сервиса Добыто КЭДО на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП: установка и настройка | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а неограниченное число сотрудников при минимальной оплате за 50 человек делает переход предсказуемым по бюджету для компаний, которые растут в течение года. Полный состав опций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Повысить или понизить тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
125-ФЗ задаёт кадровой службе рамку из трёх обязанностей — сохранность, сроки и доступность документа для выдачи по запросу, а конкретику выносит в акты Росархива и Минтруда. Практически это выражается в четырёх артефактах: номенклатура дел со статьями перечня, сформированные и переданные в архив дела, решение экспертной комиссии по спорным видам документов и опись, по которой конкретного работника находят за часы, а не за недели. Сроки по личному составу составляют 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних; журналы инструктажа живут 45 лет и под общую пятилетку не попадают.
Электронный архив не отменяет ни одного из этих требований и не сокращает ни одного срока: он меняет форму хранения и добавляет собственные условия — контейнер, форматы, метку времени, переподписание. В сервисе Добыто мы проектируем архивную часть вместе с переходом на КЭДО, а не после него, и отдельно проверяем выгрузку комплекта документов с файлами подписей — тот самый сценарий, который понадобится при проверке, в споре или при смене оператора.
Частые вопросы
Можно ли уничтожить кадровые документы раньше срока, если работник уволился много лет назад
Нет. Срок хранения считается от завершения дела делопроизводством, а не от даты увольнения, и для личного состава он составляет 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года. Уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению и проводится только после экспертизы ценности и по истечении срока. Уничтожение раньше срока подпадает под статью 13.20 КоАП РФ, а для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ — под статью 13.25 со штрафом на юридическое лицо от 200 000 до 300 000 рублей.
Сколько хранить документ, вида которого нет в Перечне № 236
Срок определяется по аналогии: находится наиболее близкий по смыслу вид документа, и применяется его срок. Решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его письменно, а срок проставляется в номенклатуре дел со ссылкой на выбранную статью. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию.
Можно ли отсканировать бумажные личные дела и выбросить оригиналы
Нет. Скан бумажного документа — это электронный образ, а не электронный документ, и он не заменяет подлинник. Часть 8 статьи 75 АПК РФ позволяет суду затребовать оригиналы, когда представлены копии в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Обратное правило тоже действует: распечатка электронного документа остаётся копией и требует заверения оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией.
Нужна ли машиночитаемая доверенность в составе кадрового документа
Если кадровый документ подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность является обязательной частью этого документа и хранится вместе с ним. Она входит в комплект наравне с основной частью в формате PDF/A-1A и отдельным файлом усиленной электронной подписи. Доверенности публикуются в реестре, а при увольнении уполномоченного работника отзывается сначала доверенность и только затем сертификат подписи.
Что происходит с электронным архивом при смене оператора КЭДО
Это условие проверяется до заключения договора, а не после. Уточняйте у поставщика системы не факт хранения, а порядок выгрузки: отдаётся ли комплект целиком — документ, отдельный файл подписи, машиночитаемая доверенность и файл описания с метаданными, и в каком формате файлы передаются при расторжении договора. Правила № 77 описывают электронный архивный документ как файл-контейнер в формате zip, и выгрузка должна давать именно такую структуру, а не изображения на экране.
Кому в компании открывать доступ к кадровому архиву
Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовое нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, поэтому доступ разграничивается по ролям, а обращения к архиву фиксируются в журнале. Если документы хранятся у внешнего провайдера, запрашивайте у него полный список лиц, получающих доступ к данным: обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, и передача данных каждому из них требует основания по 152-ФЗ.
