Хранение документов в Российской Федерации регулируется не одним актом, а четырьмя слоями сразу. Закон 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает обеспечивать сохранность документов и разрешает создать собственный архив. Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, задаёт сроки. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, описывают порядок хранения, экспертизу ценности, описи и уничтожение. Трудовой кодекс и приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н добавляют состав и форматы кадровых электронных документов. Сроки по личному составу считаются от завершения дела: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Главное различие: есть ли для вашей отрасли свой перечень. Если есть, он применяется к специфичным документам, а Перечень № 236 остаётся для всех остальных.
Разберём, какой акт что устанавливает и чего в нём искать бесполезно, как собирается номенклатура дел и кто отвечает за архив, какие документы нельзя держать только в электронном виде и почему приказ 29н к правилам хранения отношения не имеет. Покажем состав личного дела и что в нём хранить запрещено. Таблица сроков по группам кадровых документов, порядок выдачи архивной справки, размеры штрафов по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного кадрового архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Правовая база хранения документов: какой акт что устанавливает
Хранение документов — самая регламентированная часть работы с документами, и требования к бумажным документам переносятся на электронные почти без изменений. Отсюда типичная ошибка: кадровик открывает закон об архивном деле и ищет там слово «электронный документ». Его там нет. Закон устанавливает обязанность хранить и сроки для отдельных групп, а как именно хранить — написано в правилах и перечнях, изданных другими органами.
Пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение. На практике это означает, что в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Федеральные законы об акционерных обществах и об унитарных предприятиях добавляют свои перечни документов, которые организация обязана хранить.
Чтобы не искать норму на ощупь, держите перед глазами распределение полномочий между актами.
| Акт | Что устанавливает | Чего в нём нет |
|---|---|---|
| 125-ФЗ «Об архивном деле», статьи 13, 17, 22.1 | Обязанность обеспечивать сохранность, право создать свой архив, сроки для документов по личному составу | Понятия «электронный документ», порядка работы с файлами |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих документов) | Сроки хранения по видам документов, 12 разделов | Отраслевой специфики и видов документов, которых в перечне нет |
| Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила) | Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение | Сроков хранения конкретных видов документов |
| Трудовой кодекс, статьи 22.1-22.3 | Правила введения КЭДО, обязанность хранить электронный документ вместе с файлом подписи в сроки по архивному законодательству | Технических требований к хранилищу |
| Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н | Состав и форматы кадровых электронных документов: основная часть, файл электронной подписи, описание документа | Сроков и правил уничтожения |
| Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 | Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов | Обязательности для коммерческой организации: это ориентир, а не предписание |
| ГОСТ Р 57762-2017 | Стратегию долговременной сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность | Юридической обязанности применять: стандарт добровольный |
Приказ № 69 формально адресован архивам государственных органов, но именно он расписан как инструкция: что система обязана уметь делать с документом, чтобы тот сохранил юридическую значимость. Если вы выбираете систему хранения, сравнивайте предложения вендоров с этим перечнем функций, а не с рекламными буклетами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, и только потом открывайте Перечень № 236. Ошибка почти всегда идёт в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в общем перечне, ставит срок и не знает, что для медицины, образования или финансового сектора действует другой документ с другим сроком. Отраслевой перечень имеет приоритет для документов, специфичных для отрасли.»
Обязанности работодателя: от номенклатуры дел до уничтожения
Обязанность хранить не сводится к тому, чтобы поставить коробки в шкаф. Она распадается на пять действий: сформировать дела по номенклатуре, провести экспертизу ценности, составить описи, передать дела в архив и уничтожить то, у чего срок истёк, оформив акт. Пропуск любого шага превращает архив в склад, в котором при проверке или в суде ничего не найти за разумное время.
Номенклатура дел утверждается на календарный год и фиксирует для каждого дела индекс, заголовок, срок хранения и статью перечня, по которой этот срок определён. Именно ссылка на статью защищает вас при споре: она показывает, что срок не придуман, а взят из акта.
Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы, незакрытые личные дела.
- Шаг 2. Завершённые разделите по порогу десяти лет. До 10 лет — протоколы, приказы по основной деятельности, инструкции. Свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу.
- Шаг 3. Внутри категории сортируйте по видам и годам: журналы, протоколы, акты, локальные нормативные акты, переписка, внутри каждого вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 4. Оформите номенклатуру дел и утвердите её приказом, указав по каждому делу срок и статью перечня.
- Шаг 5. Для дел длительного хранения составьте опись, по которой можно найти сведения по конкретному работнику, а не только по году.
Разделение по порогу десяти лет выглядит формальностью, но от него зависит физическое место хранения. Документы до десяти лет лежат рядом, ими пользуются, их достают. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся — а если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника за весь период его работы.
Что проверить до того, как наводить порядок в архиве
Прежде чем перекладывать коробки или закупать систему хранения, закройте семь вопросов.
- Есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения.
- Утверждена ли номенклатура дел на текущий год с указанием статей перечня.
- Назначен ли приказом ответственный за архив и за трудовые книжки.
- Разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу десяти лет.
- Соответствует ли форма хранения форме создания по каждой группе документов.
- Определены ли сроки для видов документов, которых нет в перечне, и зафиксировано ли обоснование.
- Позволяет ли опись найти сведения по конкретному работнику.
Если по вашей организации есть решение о включении в список источников комплектования, описи дел постоянного хранения согласуются с уполномоченным архивным учреждением: в Москве это Главархив Москвы, в других субъектах — профильный орган региона. Для большинства коммерческих компаний такого статуса нет, и описи утверждает собственная экспертная комиссия.
Электронный архив: что требует закон, кроме сервера
Электронный архив обязан обеспечивать не только сохранность файлов, но и возможность их найти, опознать и восстановить. Любой сотрудник должен в короткий срок найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Для этого нужны чёткая структура архива, правила индексирования, работающий поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных.
С 1 марта 2023 года применяются единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов, утверждённые приказом Минтруда № 578н. Комплект хранения состоит из основной части документа, отдельного файла электронной подписи и описания документа, а если документ подписан по доверенности — машиночитаемая доверенность входит в состав кадрового документа, а не прилагается к нему. Порядок ведения электронного документооборота в трудовых отношениях ведомство поясняет на странице Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Важный нюанс из практики: вопрос вендору формулируйте не «хранит ли система», а «выгружает ли система комплект целиком»: основная часть, файл подписи, описание, доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы в требуемом формате. В практике Добыто мы проверяем выгрузку на пилотной группе до того, как переводить на систему всю компанию.
Факт: сертификат электронной подписи живёт 12-15 месяцев, а кадровый документ — 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения сертификата, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой.
Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — ситуация типовая и одновременно нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, поэтому разграничение прав по ролям и журнал обращений к документам относятся к обязательным свойствам архива, а не к дополнительным опциям.
Проверьте подпись на документе из электронного архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Выбирая облачное хранилище, задайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц. Обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача персональных данных каждому из них должна быть основана на согласии работника, и собирать эти согласия придётся вам.»
Сроки хранения: 50 и 75 лет, пять лет и постоянно
Сроки не выводятся логикой и не берутся по аналогии с соседней компанией. Они читаются по строке перечня, и у каждой строки есть номер статьи, который вы переносите в номенклатуру дел. Базовый источник для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, опубликованный на официальном сайте Росархива.
| Группа документов | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года; 75 лет для более ранних | Срок нужен не работодателю, а человеку, и часто наступает, когда компании уже нет |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | В КЭДО срок тот же, электронная форма его не сокращает |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | Постоянно | Уничтожению не подлежат, входят в описи дел постоянного хранения |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте (статья 423 Перечня) | 45 лет | Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда, протоколы обучения (статьи 422, 423) | 5 лет | Подтверждают событие, которое повторится при следующей проверке знаний |
| Списки работающих во вредных и опасных условиях, документы о расследовании профзаболеваний (статьи 414, 419) | 50/75 лет | Поднимаются через десятилетия, когда человек связывает болезнь с условиями труда |
| Перечни вредных факторов и работ для обязательных медосмотров (статья 411) | По месту утверждения — постоянно, в других организациях — до замены новыми | Срок зависит от того, вы утвердили документ или получили его |
Разница между пятью и сорока пятью годами внутри одной статьи перечня не случайна. Протокол проверки знаний подтверждает событие: человек обучился в такую-то дату. Журнал инструктажей подтверждает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек у вас работал, и статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Полезно знать: если вида документа нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяется по наиболее близкому по смыслу виду документа, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Приказ 29н, приказ 236 и «пришёл приказ»: что из этого про хранение
Запрос «приказ 29н хранение документов» приводит к смешению двух разных сюжетов. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров: кого направлять, по каким факторам, как оформлять направление и заключение. Сроков хранения он не устанавливает.
Сроки для документов, которые рождаются в ходе медосмотров, лежат в Перечне № 236: перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, документы о диагностике профессиональной пригодности — тоже постоянно по месту утверждения, протоколы и заключения психофизиологических обследований — 50/75 лет. То есть ведомственный приказ порождает документ, а срок ему назначает архивный перечень.
Та же логика работает с любым «пришедшим приказом»: приказ по личному составу, приказ об утверждении локального нормативного акта и приказ по основной деятельности попадают в разные строки перечня и хранятся по-разному. Приказы по личному составу идут в категорию 50/75 лет, а приказ об утверждении штатного расписания живёт вместе с самим расписанием, то есть постоянно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фразу «электронный документ суд не примет» я прошу не повторять: она неверна и противоречит нормам о письменных доказательствах. Проигрывают не из-за электронной формы, а из-за того, как документ создавали и кто его подписывал. Риск сидит не в подписи как таковой, а в моменте выдачи ключа и в идентификации работника — ровно там, где обычно экономят.»
Форма хранения: где можно электронно, а где нельзя
Правило, которое снимает большую часть споров: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним столько, сколько установлен срок хранения — для журналов инструктажей это 45 лет.
| Документ | Допустимая форма хранения |
|---|---|
| Протоколы проверки знаний по охране труда | Электронная или бумажная — по форме создания |
| Удостоверения по результатам обучения | Бумажная |
| Кадровые документы, оформленные в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ | Электронная, комплектом по приказу № 578н |
| Бумажные трудовые книжки работников, не отказавшихся от бумажной формы | Бумажная, с назначенным приказом ответственным |
Из таблицы следует практический порядок действий: перед переводом охраны труда или кадрового блока в электронный вид разнесите документы по двум колонкам и убедитесь, что для бумажной колонки сохранено место и режим хранения.
Внимание: распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия. Чтобы она чего-то стоила, её заверяют: оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Образцы документов для организации хранения и КЭДО
Комплект под задачу «навести порядок в хранении»: начните с положения о ведении КЭДО, если переводите документы в электронный вид, и с приказа о назначении ответственного, если остаётесь на бумаге.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Личное дело и приказ о приёме: состав, доступ и лишние документы
Личное дело ведётся не как папка «всё про сотрудника», а как дело с ограниченным составом. В него попадают документы, которые работодатель вправе получить и обязан хранить: приказ о приёме на работу, трудовой договор и дополнительные соглашения, документы из закрытого перечня статьи 65 ТК РФ, согласие на обработку персональных данных, листы ознакомления с локальными нормативными актами.
Документы, которые работодатель требовать не вправе, в личное дело не кладутся, даже если работник принёс их сам. ИНН при приёме требовать нельзя: налоговая не может отказать в приёме отчётов, в которых ИНН получателя дохода отсутствует. Свидетельства о рождении детей — документ для налогового вычета, его место в бухгалтерии, а не в личном деле. Требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлением Правительства, нельзя, и внутренний регламент компании этот перечень не расширяет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация выглядит так: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на этом основании тоже нельзя. Если такие документы всё же собрали и подшили в личное дело, у вас появляется массив персональных данных без правового основания — и хранить его вы будете годами.»
Приказ о приёме на работу хранится по правилам документов по личному составу, то есть 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года. Приказ о введении КЭДО и положение о кадровом электронном документообороте относятся к локальным нормативным актам и хранятся постоянно — к ним вернутся, когда нужно будет доказать, что электронный документооборот введён законно.
Архивная справка и запросы бывших работников
Архивная справка выдаётся на основании документов, которые лежат в вашем архиве, и подтверждает факт работы, стаж, должность или размер заработка. Если срок хранения соблюдён, справка выдаётся из собственного архива; если организация ликвидирована, запрос уходит в тот архив, куда документы по личному составу переданы при ликвидации.
Отдельно стоит срок по действующим работникам. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней со дня письменного заявления, и это не зависит от того, лежат документы на полке или в электронном архиве. Организация обязана обеспечить сохранность документов по личному составу в течение установленных сроков, поэтому ответ «документы не сохранились» сам по себе становится нарушением, а не оправданием.
Кейс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. У работодателя было всё, что обычно проверяют: положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, письменное согласие работника, полученное в срок. Кассация акты отменила, потому что в материалах не было сведений о том, как проводилась идентификация при подписании. При новом рассмотрении выяснилось, что подпись выдали в день подачи заявления об увольнении, а работник системой пользоваться не умел. Система зафиксировала, кто выдал подпись, и дала доказательство другой стороне.
Отсюда правило, которое мы закладываем в каждое внедрение: выдача подписи и первые кадровые действия с ней разводятся по времени, а умение работника пользоваться системой проверяется отдельно от подписи в журнале ознакомления.
Цена ошибки: штрафы, утраченные документы и неработающие доказательства
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма выглядит небольшой, и именно поэтому её приводят как главный аргумент напрасно.
Настоящая цена ошибки считается иначе. Нарушение порядка оформления кадровых документов проходит по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей на юридическое лицо за эпизод, а эпизодов при проверке обычно столько, сколько работников в выборке. Утраченный журнал инструктажей означает, что при расследовании несчастного случая вы не докажете проведение инструктажей, и доказывать придётся именно вам. Не найденный за три рабочих дня документ по запросу работника превращается в предписание инспекции. Электронный архив без выгрузки в требуемом формате оставляет вас без доказательств ровно в тот момент, когда они нужны.
Когда собственный электронный архив не нужен
Электронный архив не решает задачу в трёх ситуациях. Первая: документы созданы на бумаге и подписаны собственноручно — тогда сканирование не отменяет бумажное хранение, а добавляет к нему второй контур, и это дополнительная работа, а не экономия. Вторая: организация небольшая, документооборот измеряется десятками документов в год, и порядок закрывается номенклатурой дел и шкафом с описью. Третья: в компании не решён вопрос доступа, и перевод массива в электронный вид просто ускорит несанкционированное копирование вместо того, чтобы его ограничить.
Переход имеет смысл тогда, когда объём и география делают бумажный оборот дороже: удалённые подразделения, массовый линейный персонал, регулярные проверки с запросом документов. В практике Добыто первым этапом мы переводим отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами, а личные дела и трудовые договоры подключаем следующим шагом.
Стоимость электронного кадрового архива и тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой. Электронный архив входит в тариф «Бизнес», электронные подписи для сотрудников выпускаются в рамках тарифа.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — только в «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав включённых функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельной статьи расходов на приведение архива в соответствие не возникает.
Выводы
Правовая база хранения собрана из нескольких актов, и каждый отвечает за своё: закон об архивном деле — за обязанность и право создать архив, перечень Росархива — за сроки, правила Росархива — за порядок и уничтожение, Трудовой кодекс и приказ Минтруда — за состав и форматы кадровых электронных документов. Срок читается по строке перечня и переносится в номенклатуру дел вместе с номером статьи. Форма хранения повторяет форму создания, а отраслевой перечень обходит общий для специфичных документов. Утраченный документ бьёт не размером штрафа, а невозможностью доказать свою позицию через пятнадцать лет.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы архив собирался сам: документ уходит в хранилище вместе с файлом подписи и описанием, доступ разграничивается по ролям, а комплект выгружается в формате, который примут и при проверке, и в суде.
Частые вопросы о хранении документов
Обязана ли небольшая компания вести номенклатуру дел, если архива как подразделения нет
Да. Право создать архив по пункту 2 статьи 13 закона 125-ФЗ не отменяет обязанности обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков. Номенклатура дел — это не атрибут архивного подразделения, а инструмент, который фиксирует для каждого дела срок и статью перечня. Без неё вы не сможете обосновать ни уничтожение, ни срок, по которому документ был выделен.
Как определить срок для документа, вида которого нет в Перечне № 236
Найти наиболее близкий по смыслу вид документа и применить его срок. Решение принимает экспертная комиссия организации, оформляет его и фиксирует срок в номенклатуре дел. Типичный пример — журнал учёта и выдачи инструкций по охране труда: в перечне его нет, а вести его обязательно, поэтому ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в электронный архив
Нет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь установленный срок, скан его не заменяет. Обратное правило тоже работает: документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла не считается хранением.
Куда передавать документы по личному составу при ликвидации организации
Документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача оформляется договором, и заниматься ей нужно до завершения ликвидации, пока есть кому подписывать описи. Именно из этого архива бывшие работники потом получают архивные справки о стаже и заработке.
Что запросить у оператора КЭДО, чтобы архив остался вашим
Четыре пункта: где физически хранятся данные и полный список лиц, получающих к ним доступ; выгружается ли комплект документа целиком — основная часть, файл подписи, описание, машиночитаемая доверенность; есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений; что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Ответ «данные хранятся защищённо» на первый вопрос не годится, нужен перечень организаций.
Считается ли распечатка электронного документа оригиналом в суде
Нет, это копия электронного документа. По части 8 статьи 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике либо в надлежащим образом заверенной копии, а при представлении копий в электронном виде суд вправе потребовать оригиналы. Чтобы распечатка работала, её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
