Электронный архив документов компании хранит кадровые документы в той форме, в которой они созданы: подписанный электронной подписью документ остаётся файлом весь свой срок — 5 лет для табелей и графиков отпусков, 45 лет для журналов инструктажа, 50 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу, завершённых после 1 января 2003 года. Рамку задают четыре акта: 125-ФЗ об архивном деле, Перечень сроков хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), Правила организации хранения (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) и единые требования к форматам (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Главное различие, от которого зависит порядок действий: созданный электронно документ хранится электронно и распечаткой не заменяется, а бумажный оригинал не заменяется сканом и дохранивается на бумаге.
Разберём состав комплекта хранения по 578н, порядок внедрения от номенклатуры дел до выгрузки и то, что перевод архива реально экономит: 30 кадровых документов в год на сотрудника, курьерская логистика, место под шкафы, часы кадровой службы на поиск. Покажем границы: четыре вида документов в электронный вид не переводятся вовсе. Таблица сроков хранения, сценарная таблица по численности, стоимость тарифов на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем электронный архив отличается от папки со сканами
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия, и от этого разграничения зависит всё остальное. Электронный образ — электронная копия того, что изготовлено на бумажном носителе. Электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Скан приказа с собственноручной подписью и приказ, подписанный УКЭП, хранятся по разным правилам, и требования к подписи у них разные.
Отсюда правило, которое ломает большинство проектов «переведём архив в цифру»: форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение принимается один раз, на входе, и применительно к журналам инструктажей вы живёте с ним 45 лет.
Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Практическое следствие для проверки: незакрытый маршрут не даёт документу уйти в архив. В бумажном обороте типовая находка инспектора — документ без подписи или отсутствующий лист в деле; в электронном такой документ просто не считается завершённым и виден в статусе «в работе».
Нормативная рамка: четыре регулятора и один документ
125-ФЗ об архивном деле наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их в архив. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому сроки берутся из Перечня, порядок — из Правил Росархива, а форматы кадровых документов — из приказа Минтруда.
| Акт | Что устанавливает | Что из этого следует для архива |
|---|---|---|
| 125-ФЗ об архивном деле, статья 13 | Право организации создать свой архив и хранить документы | Сдавать документы вовне не обязательно, ответственность за сохранность остаётся на компании |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Минюст 06.02.2020 № 57449) | Сроки хранения типовых управленческих документов по статьям | Каждая строка номенклатуры дел получает номер статьи и срок |
| Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | Организация хранения, экспертиза ценности, описи, передача и уничтожение | Уничтожение по истечении срока оформляется решением экспертной комиссии, а не удалением папки |
| Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н | Единые требования к составу и форматам кадровых документов в электронном виде | Архивная единица — комплект файлов, а не один PDF |
| Статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Порядок ведения кадрового электронного документооборота и перечень исключений | Без Положения о КЭДО и согласий работников электронный архив юридически не наполняется |
| Приказ Росархива от 15.06.2020 о типовых функциональных требованиях | Что должна уметь система электронного документооборота и система хранения | Готовый перечень требований для технического задания при выборе системы |
| ГОСТ Р 57762-2017 | Стратегия долговременной сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность | Хранение включает миграцию форматов, иначе через 20 лет файл не откроется |
Перечень № 236 остаётся основным для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и по специфичным для отрасли документам они имеют приоритет. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни по личным делам студентов и учебным планам, в финансовом секторе — указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Порядок действий обратный привычному: сначала отраслевой перечень, потом общий.
Полезно знать: если вида документа в перечне нет, хранить его всё равно нужно. Срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки хранения: почему архив живёт дольше компании
Разброс сроков внутри одного кадрового блока достигает девяти раз, и это не случайность. Протокол проверки знаний по охране труда подтверждает событие — человек обучился в такую-то дату, и через три года будет новая проверка, поэтому срок 5 лет. Журнал инструктажей доказывает, что с работником регулярно проводилась работа по безопасности всё время, пока он у вас работал, поэтому 45 лет: он понадобится, если через двадцать лет человек свяжет заболевание с условиями труда.
| Документ | Срок хранения | Основание и оговорки |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 или 75 лет | 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | Статья 423 Перечня № 236, подпункт «а»; выписки из журнала входят в документы о несчастном случае |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | Статья 423, подпункт «б»; в обзорах часто подаётся слитно с подпунктом «а», отсюда путаница |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, программы, списки, переписка | 5 лет | Статьи 421 и 422 Перечня № 236 |
| Журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий | 45 лет | Статья 424; при человеческих жертвах документы о расследовании хранятся постоянно |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Массовая часть архива, которая и создаёт основной объём бумаги |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | постоянно | По месту утверждения; в других организациях — до замены новыми |
| Наряды-допуски и журнал их выдачи | 1 год | Статьи 415 и 416; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет |
Из таблицы виден порог, по которому удобно делить архив физически: документы до 10 лет лежат рядом, ими пользуются, их достают; документы свыше 10 лет уходят на длительное хранение и, скорее всего, никогда не понадобятся, а если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На длительное хранение опись стоит делать не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного человека за весь период его работы. Проверьте свою опись: если по фамилии бывшего работника вы не собираете его историю за один заход, опись придётся переделывать.»
Факт: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают чаще всего.
Как внедрить электронный архив: подготовка и порядок шагов
Проект начинается не с выбора системы, а с анализа собственных процессов. Причина практическая: если вы перешли на электронный документооборот и работник на это согласился, по переведённым процессам вы документы в бумаге уже не оформите. Меняется способ, а не добавляется запасной канал, и откатиться обратно по конкретному виду документа нельзя.
Что проверить до старта: чек-лист диагностики
- Номенклатура дел. Есть ли она, привязаны ли строки к статьям Перечня № 236 и указаны ли сроки.
- Отраслевой перечень. Проверено, действует ли для вашей сферы специальный перечень с приоритетом над общим.
- Форма создания по каждому виду документа. Что создаётся электронно, что на бумаге, где комплект смешанный.
- Состав работников. Сколько людей со стажем, начатым до 1 января 2022 года: они вправе отказаться от КЭДО, и их придётся вести на бумаге параллельно.
- Виды подписи по процессам. Где работнику достаточно ПЭП, где нужна УНЭП, где по закону требуется УКЭП со стороны работодателя.
- Разграничение доступа. Кто именно видит массив кадровых документов: доступ ко всему архиву у всей кадровой службы целиком — типовое нарушение.
- Выгрузка. Что система отдаёт при проверке, споре и смене оператора: не картинку на экране, а файлы комплекта.
Как перевести архив в электронный вид: пошаговый порядок
- Шаг 1. Выписать все кадровые процессы и по каждому определить: какие документы, сколько их в год, кто подписывает, какой вид подписи требуется, какой срок хранения по Перечню.
- Шаг 2. Принять решение по форме создания для каждого вида документа и зафиксировать его. Решение необратимо по тем процессам, которые вы переведёте.
- Шаг 3. Утвердить локальные акты: Положение о ведении КЭДО, приказ о введении, приказ об ответственном и делегировании права подписи, порядок идентификации работника при подписании.
- Шаг 4. Уведомить работников и собрать письменные согласия у тех, чей стаж начался до 1 января 2022 года. Для остальных отдельное согласие не требуется.
- Шаг 5. Настроить комплект хранения по 578н, разграничение доступа по ролям, журнал обращений и правила индексирования, по которым документ ищется за минуты.
- Шаг 6. Запустить пилот на одном процессе для всей компании: отпуска, командировки и ознакомление с ЛНА работник подписывает ПЭП, выдавать ключи не нужно.
- Шаг 7. Перевести остальные процессы, настроить выгрузку комплекта и опись длительного хранения по работникам.
Пилот на одном подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех проверяет людей, и вторая проверка важнее: технология обычно работает, а буксуют внедрения из-за сопротивления сотрудников. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: она снимает основную часть ошибок настройки до того, как в системе окажется весь штат.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою компанию
Важный нюанс из практики: организационная работа занимает больше времени, чем техническая. Модуль интеграции с 1С:ЗУП ставится и настраивается за один день, а разработка и утверждение локальных актов, уведомление людей и сбор согласий растягиваются на недели и зависят от численности и доли сотрудников со стажем до 2022 года.
Шаблоны локальных актов и приказов для перевода архива в электронный вид
Начните с Положения о ведении КЭДО: оно задаёт перечень документов, порядок подписания и правила хранения, остальные формы под него подстраиваются.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Из чего состоит один документ в электронном архиве
Архивная единица в кадровом электронном документообороте — это комплект файлов, а не один PDF. По единым требованиям Минтруда электронный кадровый документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений при их наличии, файла одной или нескольких электронных подписей и описания документа в отдельном XML-файле. Если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект как его обязательная часть, а не как приложение к процессу. Актуальные XML-схемы описания, эталонный пример и рекомендации по формированию опубликованы на странице Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Вторая половина задачи — сохранить проверяемость подписи на всём сроке хранения. Сертификат действует несколько лет, а трудовой договор хранится 50 лет, поэтому к подписи добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная. Без этого через 15 лет файл откроется, а подтвердить, что подпись была действительна в момент подписания, будет нечем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос вендору я советую задавать в одной формулировке: выгружает ли система комплект документа целиком — основную часть, файл подписи и доверенность. Не «хранит», а именно выгружает, потому что при проверке, при споре и при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Тем же заходом спросите, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Отдельный вопрос при облачном хранении — кто получает доступ к персональным данным. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, и при передаче их внешнему провайдеру появляется третье лицо. Обычно таких лиц не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Запрашивайте у вендора не формулу «данные хранятся защищённо», а список лиц, и под этот список стройте согласия работников. В Добыто мы отдаём комплект документа файлами, включая файл подписи, поэтому выгрузка для ГИТ, суда или переноса в другую систему не превращается в отдельный проект.
Что нельзя перевести в электронный вид
Четыре вида документов остаются на бумаге независимо от того, насколько развит ваш электронный архив: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные документы, связанные с работой, можно оформлять электронно без дублирования на бумаге.
Отказ от бумаги не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Это закладывается в план перехода заранее, а не выясняется в процессе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда электронный архив не нужен
Компании на 10-15 человек в одном офисе, где кадровые документы подписываются при личной встрече, а весь оборот умещается в один шкаф, экономии на логистике не получат: курьеров нет, дублирования нет, поиск занимает минуты. Здесь имеет смысл начать с номенклатуры дел и сроков хранения, а систему подключать, когда появятся распределённые подразделения или текучесть.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй случай — организация, где заметная доля работников со стажем, начатым до 1 января 2022 года, отказалась от КЭДО. Отказ не даёт права на санкции, этих людей придётся вести на бумаге параллельно, и пока их доля велика, компания живёт в двух режимах одновременно. Как переходное состояние это нормально, как постоянное — плохо, поэтому срок такого параллельного режима определяется заранее.
Что экономит электронный архив: считаем на цифрах
Ориентир для расчёта: около 30 кадровых документов в год на одного сотрудника и порядка 2000 рублей прямых расходов на человека в год. В эту сумму входит не только бумага: вызов курьера для доставки документа на подпись обходится в среднем от 400 до 500 рублей за отправку, к этому добавляются место под шкафы и арендуемая площадь, а также часы кадровой службы на печать, рассылку, сбор и подшивку. В распределённой компании на 1000 человек прямые затраты на бумажный кадровый оборот доходят до 6 млн рублей в год.
Вторая статья экономии измеряется не деньгами, а сроком. В бумажном режиме от принятия оффера до подписания комплекта проходит 3-4 дня: документы печатают, везут, возвращают на исправление. Электронное подписание сокращает этот разрыв до подписания в день оффера, и на этом отрезке компания перестаёт терять кандидатов, которые за три дня успевают принять встречное предложение.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Номенклатура дел и сроки хранения, сохранность журналов инструктажа | Интеграция с учётной системой, маршруты согласования |
| Распределённая сеть, высокая текучесть | Логистика подписания и скорость оформления приёма, передача лицензии новому сотруднику | Глубина настройки шаблонов на старте |
| Производственная площадка, вредные условия труда | Хранение 45 и 50/75 лет, опись по работникам, выписки из журналов для расследований | Мобильное подписание рядовых заявлений |
| Много сотрудников со стажем до 2022 года | Сбор согласий и параллельный бумажный контур с понятным сроком окончания | Одномоментный перевод всех процессов |
| Компания с чувствительными данными и режимом коммерческой тайны | Разграничение доступа по ролям, журнал обращений, перечень лиц с доступом на стороне провайдера | Стоимость подписки в пересчёте на сотрудника |
Сценарии показывают, что считать выгоду по одной метрике бессмысленно: для сети магазинов решающей оказывается логистика подписания, для производства — глубина хранения и скорость поиска по конкретному человеку, а для компании со сложным режимом доступа — разграничение прав, которое в бумажном шкафу вообще не реализуется.
Лайфхак: начинайте перевод с отпусков, командировок и ознакомления с ЛНА. Работнику по этим документам достаточно ПЭП, выдавать ключи и объяснять про пин-коды не нужно, а объём документов здесь самый большой: в отпуск ходят все и чаще одного раза в год.
Ошибки, из-за которых электронный архив не работает
Первая и самая дорогая — отсканировать бумажный архив и уничтожить оригиналы. Скан бумажного документа остаётся электронным образом, а не электронным документом, и оригинал он не заменяет. Нарушение правил хранения архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф от 3000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 5000 до 10 000 рублей на организацию. Дороже обходится другое: утраченный оригинал означает, что в споре о размере выплаты, о графике работы или о факте ознакомления вам нечего предъявить.
Вторая ошибка — хранить электронные документы как обычные PDF в сетевой папке, без файла подписи и без описания. Формально файлы есть, фактически комплект по 578н не собирается, выгрузить его при проверке или при смене оператора нечем, а подпись через несколько лет не проверяется. Третья ошибка — уничтожить журналы инструктажа по истечении пяти лет вместе с протоколами проверки знаний: сроки у них разные, 45 и 5 лет соответственно, и при расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
Кейс из практики: работодатель внедрил КЭДО по правилам — разработал Положение, утвердил перечень документов и категорий работников, принял порядок создания личного кабинета, получил письменное согласие работника. Спор об увольнении по заявлению, поданному через систему, он проиграл при новом рассмотрении дела решением от 20.01.2023: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а собственная система работодателя всё это зафиксировала. Кассация отдельно указала, что в материалах не было сведений о порядке идентификации работника при подписании.
Внимание: проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении. Отсутствие любой из них — это проигранный спор при технически исправной подписи.
Четвёртая ошибка относится к доступу. Когда весь массив кадровых документов открыт всей кадровой службе целиком, вы нарушаете принцип минимально необходимого доступа к персональным данным, и в электронном архиве это исправляется настройкой ролей за час, а в бумажном не исправляется никак. В практике Добыто разграничение доступа и журнал обращений настраиваются на этапе пилота, до того как в системе оказывается весь штат.
Стоимость подключения КЭДО с электронным архивом
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», базовое подключение небольшой компании закрывается тарифом «Старт».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёрские удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные актуальны на дату публикации.
Выводы
Электронный архив держится на трёх решениях, принятых до покупки системы: форма создания по каждому виду документа, срок хранения со ссылкой на статью Перечня и состав комплекта, который вы сможете выгрузить через десять лет. Сканирование бумаги эти задачи не решает, потому что образ не заменяет оригинал, а сроки от смены носителя не сокращаются. Экономия при этом считается не на бумаге, а на логистике подписания, площади под хранение и часах кадровой службы, и растёт вместе с численностью и распределённостью компании.
Мы в Добыто подключаем электронный архив вместе с кадровым документооборотом: документ уходит на хранение только после закрытия маршрута подписания, комплект собирается по требованиям к форматам, а доступ разграничивается по ролям с журналом обращений. Разбор процессов и номенклатуры дел при этом остаётся первым шагом, а не приложением к внедрению.
Частые вопросы
Нужно ли сканировать бумажный архив прошлых лет при переходе на КЭДО
Нет. Бумажные дела дохранивают на бумаге до конца своих сроков: 5 лет для табелей и графиков отпусков, 45 лет для журналов инструктажа, 50 или 75 лет для документов по личному составу. Скан бумажного оригинала остаётся электронным образом и оригинал не заменяет, поэтому после сканирования бумагу всё равно нельзя уничтожить раньше срока. Сканирование имеет смысл как способ ускорить поиск, но тогда это справочная копия, а не архивная единица.
Как выдать бывшему работнику справку, если его документы хранятся электронно
По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Из электронного архива распечатывается нужный документ и заверяется как копия электронного документа: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Без такого заверения распечатка юридического веса не имеет.
Сколько хранится личное дело работника и обязательно ли его вести электронно
Срок определяется документами, которые в деле лежат: трудовой договор, приказы по личному составу и личная карточка хранятся 50 лет, если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Форму ведения выбирает работодатель, но правило сохраняется: то, что создано электронно, хранится электронно, а бумажные документы остаются на бумаге, и в деле может быть смешанный состав.
Что делать, если вида документа нет в Перечне № 236
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. Так поступают, например, с журналом учёта инструкций по охране труда и журналом их выдачи: ориентируются на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей.
Кто отвечает за сохранность, если архив лежит у облачного провайдера
Ответственность за хранение остаётся на организации: право создавать архив и организовывать хранение 125-ФЗ закрепляет за ней. При облачном размещении кадровые документы передаются третьим лицам, и таких лиц обычно трое: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача требует согласия работников, а в договоре заранее фиксируется, в каком виде архив отдаётся при расторжении.
Что происходит с кадровым архивом при ликвидации компании
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с организацией: они передаются в государственный или муниципальный архив, поскольку нужны не работодателю, а самому человеку, и востребованы бывают тогда, когда компании уже не существует. Это и объясняет сроки в 50 и 75 лет: за ними стоит пенсионное и страховое подтверждение стажа, а не внутренняя потребность в документе.
