Хранение кадровых документов держится на трёх нормативах: сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, порядок хранения, учёта и уничтожения — Правила по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки 50 и 75 лет для документов по личному составу закреплены статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле». Проверка почти никогда не фиксирует формулировку «документы не хранятся». Она фиксирует расхождение: срок присвоен не по той статье перечня, в личном деле лежат лишние копии, комплект электронного документа неполный. Порядок действий определяет одно различие: бумажный документ хранится на бумаге и скан его не заменяет, а созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью хранится файлом вместе с файлом подписи, и распечатка оригиналом не становится.
Ниже разобраны пять ошибок хранения, которые инспектор находит быстрее всего, и способ проверить каждую у себя без внешнего аудита. Показана таблица сроков по ключевым видам кадровых документов, состав личного дела и комплект электронного кадрового документа по единым требованиям Минтруда. Во второй половине статьи — пошаговая проверка архива своими силами, сценарная таблица для разных ситуаций работодателя, стоимость перехода на электронный архив на 2026 год и ответы на частые вопросы про отсчёт сроков, уничтожение дел и архивную справку.
Что проверяет инспектор в хранении кадровых документов
Контроль за соблюдением трудового законодательства ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, плановые мероприятия остались для категории высокого риска. Основной поток контроля идёт в других формах: внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения работников и профилактические визиты.
Проверка идёт по проверочным листам, утверждённым приказом Роструда. За рамки чек-листа инспектор при проверке выходить не вправе, и это работает в пользу работодателя, который заранее прошёл самопроверку по тем же спискам. Отдельное основание, которое мало кто учитывает: уклонение от обязательного профилактического визита само по себе даёт повод для внеплановой проверки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие компании в плане проверок сегодня не говорит ни о чём: индикатор риска срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании заранее нельзя. Профилактический визит — единственный формат, где документы можно показать и получить замечания без штрафа, поэтому отказ от него переводит компанию из мягкого режима в жёсткий. Если визит назначен, идите на него и используйте как бесплатную диагностику архива.»
Цена ошибки: во что обходится неправильное хранение
Нарушения хранения квалифицируются по разным статьям, и суммы отличаются на два порядка. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — статья 13.20 КоАП: на должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП — на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.
Самый дорогой состав в этой группе относится к персональным данным. Незаконная обработка персональных данных по части 1 статьи 13.11 КоАП после поправок, действующих с 30 мая 2025 года, стоит юридическому лицу от 150 000 до 300 000 рублей. Именно сюда попадают избыточные копии в личных делах и открытый доступ к кадровому массиву. Отдельно считается допуск к работе без обучения и проверки знаний по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо, причём штраф начисляется по каждому работнику, а не один раз на компанию.
Внимание: нарушения по обучению почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось». Типовая находка — дата инструктажа в журнале позже даты начала работы по приказу о приёме: расхождение видно за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно.
Ошибка 1. Срок хранения взят не из того перечня
Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но не единственный. Для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и они имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт и заключений, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности и досье клиентов.
Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок — и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Сначала смотрите, есть ли отраслевой перечень, и только потом общий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая часть этой ошибки — смешение сроков внутри одной группы документов. Разброс по кадровому блоку идёт от 3 лет до постоянного хранения, и соседние по смыслу документы разводятся на порядок.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003; 75 лет, если раньше | Статья 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 или 75 лет по тому же правилу | Статья 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Личная карточка Т-2, личное дело работника | 50 или 75 лет по тому же правилу | Статья 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Штатное расписание, локальные нормативные акты по месту утверждения | Постоянно | Перечень № 236 |
| График отпусков | 3 года | Статья 453 Перечня № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50 или 75 лет | Перечень № 236 |
| Приказы о предоставлении ежегодного отпуска | 5 лет | Перечень № 236 |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 45 лет | Статья 423 подпункт «а» Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 5 лет | Статьи 422 и 423 подпункт «б» Перечня № 236 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50 или 75 лет | Статья 419 Перечня № 236 |
Пара «протокол проверки знаний — журнал инструктажа» показывает логику сроков лучше остального: протокол подтверждает разовое событие и через три года будет новый, а журнал подтверждает регулярную работу с человеком за весь период его занятости. Поэтому закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не в утиль.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах это часто подаётся слитно, отсюда массовая путаница при описи дел.
Сроки повторного обучения и инструктажей ведутся от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение: работники, бывшие в отпуске или на больничном, выпадают из общего приказа, и график есть, а факта нет. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на кадровый электронный документооборот, потому что вручную теряется именно персональная дата.
Ошибка 2. Электронный архив хранит PDF без файла подписи
Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, действуют с 1 марта 2023 года и утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Электронный кадровый документ по ним состоит из трёх частей: основная часть, файл электронной подписи и описание документа. Если подписание шло по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект как обязательная часть кадрового документа, а не как приложение к процессу. Порядок перехода и состав требований к системам описаны на странице Минтруда про электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Ошибка выглядит так: система показывает PDF со штампом «подписано», а при выгрузке отдаёт только этот PDF. Файла подписи нет, доверенности нет, описания нет. На экране комплект выглядит полным, при выгрузке для проверки или для суда рассыпается. Проверочный вопрос вендору звучит так: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. Ответ «система хранит документы» на этот вопрос не отвечает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я прошу задавать вендору два вопроса до покупки, а не после. Первый: выгружается ли комплект документа целиком — сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Второй: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы.»
Вторая часть ошибки — долговременность. Сертификат подписи действует ограниченный срок, криптоалгоритмы со временем меняются, а трудовой договор лежит 50 лет. Проверяемость сохраняет метка времени и усовершенствованный формат подписи, который формируется поверх исходного до того, как старая подпись перестанет проверяться. Стратегия долговременной сохранности электронных документов описана в ГОСТ Р 57762-2017 и включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Проверьте подпись на своём кадровом документе прямо сейчас
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Момент, который упускают при проектировании архива: хранение — самая зарегулированная часть работы с документами, и требования, выработанные для бумажного документооборота, переносятся на электронный, а не отменяются им. Организация вправе создавать архив и организовывать хранение документов самостоятельно по пункту 2 статьи 13 125-ФЗ, но порядок при этом остаётся общим: в конце календарного года каждое подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Электронные дела здесь не исключение. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и на ней проверяем именно выгрузку: как комплект документа выходит из системы наружу и что в нём оказывается.
Ошибка 3. В личном деле лежат документы, которых там быть не должно
Перечень документов при приёме на работу в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и тем более не внутренний регламент компании. Требовать документы сверх перечня нельзя, а значит, и хранить их в личном деле оснований нет.
Типовые лишние вложения повторяются из компании в компанию: ИНН, свидетельства о рождении детей, копии всех страниц паспорта, справки о доходах с прошлого места работы, характеристики. ИНН при приёме требовать нельзя, и его отсутствие не мешает сдавать отчётность: налоговая не вправе отказать в приёме отчётов, где ИНН в сведениях о физических лицах не заполнен. Свидетельство о рождении ребёнка — документ для налогового вычета, его место в бухгалтерии, а не в личном деле. Справку о доходах с прошлого места работы и характеристику служба безопасности просит без законного основания, и отказ кандидата её предоставить не может стать причиной отказа в приёме.
Избыточные копии в личном деле образуют состав по части 1 статьи 13.11 КоАП со штрафом для юридического лица от 150 000 до 300 000 рублей. Разобрать дело и убрать лишнее проще, чем объяснять инспектору, на каком основании в кадровом архиве лежит свидетельство о рождении ребёнка работника.
Полезно знать: если вида документа нет в Перечне, это не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Третья часть ошибки — отсутствие описи. Дело без описи невозможно проверить на комплектность ни вам, ни инспектору, ни бывшему работнику, который через пятнадцать лет придёт за архивной справкой о стаже.
Образцы для описи и учёта кадровых документов
Комплект собран под задачу наведения порядка в хранении: начните с описи личного дела, она показывает, чего в деле не хватает и что лишнее.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга бланков трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Ошибка 4. Бумагу заменили сканом, а электронный документ — распечаткой
Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для журналов инструктажа это 45 лет.
Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Есть документы, которые в электронный вид не переводятся и продолжают жить на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное допускается вести электронно без дублирования на бумажном носителе. По охране труда разграничение точечное: протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге.
Лайфхак: опись документов длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании запрашивают не «журнал за 2019 год», а сведения по конкретному работнику за весь период его работы.
Ошибка 5. Ответственный не назначен, а доступ к архиву не разграничен
Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, то есть чувствительные персональные данные, и разграничение доступа по ролям с журналом обращений относится к требованиям, а не к пожеланиям. В практике Добыто права и роли настраиваются до загрузки архива в систему, потому что перенастроить доступ на уже залитом массиве дороже, чем сделать это один раз на старте.
Второй слой — внешний доступ. При использовании облачного сервиса кадровые документы передаются провайдеру, при аренде инфраструктуры — владельцу серверов, при выпуске подписей — удостоверяющему центру. Каждая такая передача данных третьим лицам должна быть основана на согласии работника. Запрашивайте у вендора поимённый список тех, кто получит доступ к данным: обычно в нём оказывается три организации — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Формулировка «данные хранятся защищённо» этот список не заменяет, а согласия работников вы собираете именно под него.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При увольнении сотрудника, который подписывал кадровые документы, первой отзывается машиночитаемая доверенность, а сертификат — вторым. Доверенность отзывается через личный кабинет самостоятельно и мгновенно, а на отзыв сертификата у удостоверяющего центра по статье 14 63-ФЗ есть до двенадцати часов с момента внесения записи в реестр. Порядок отзыва сертификата уволенного выясняйте в своём центре заранее, а не в день увольнения: часть центров требует личной явки владельца.»
Третий слой — учёт носителей и бланков. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков закрывают ту часть проверки, где инспектор сверяет физическое наличие с записями. Здесь же работает обязанность работника обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи и уведомить работодателя и удостоверяющий центр о нарушении конфиденциальности в срок не более одного рабочего дня: норма есть в статье 10 63-ФЗ, но если её не написать в локальном акте, работник о ней не узнает.
Как проверить хранение своими силами
Проверка занимает один рабочий день на компанию до сотни человек и идёт по тем же спискам, по которым пойдёт инспектор.
Как провести самопроверку архива: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли.
- Шаг 2. Сверьте номенклатуру дел с фактическим составом: по каждому делу должны стоять срок и статья перечня, по которой он определён.
- Шаг 3. Разделите завершённые дела по порогу десяти лет. До 10 лет — протоколы, приказы, инструкции, они остаются рядом. Свыше 10 лет — журналы инструктажей, документы по личному составу, карты специальной оценки условий труда, они уходят в архив.
- Шаг 4. Сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год и проверьте персональные сроки повторного обучения по каждому работнику.
- Шаг 5. Разберите личные дела: уберите документы, которые не предусмотрены статьёй 65 ТК РФ, и составьте опись по каждому делу.
- Шаг 6. Выгрузите из системы два-три электронных кадровых документа и проверьте комплектность: основная часть, файл подписи, описание, при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность.
- Шаг 7. Проверьте права доступа по ролям и отзыв доступов у уволенных за последние полгода: доверенности, сертификаты, учётные записи в системах.
Результат самопроверки имеет смысл оформлять письменно, с указанием статей перечня. Документированное решение экспертной комиссии закрывает спорные позиции, по которым иначе придётся объясняться устно.
Что критично в разных ситуациях
Универсального набора требований по хранению не существует: набор зависит от того, что за документы у вас накапливаются.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Небольшая компания, весь кадровый учёт на бумаге | Номенклатура дел, опись личных дел, разделение по порогу 10 лет | Форматы по 578н, метки времени, выгрузка комплекта |
| Есть рабочие места с вредными и опасными условиями труда | Табели 50 или 75 лет, журналы инструктажа 45 лет, документы по профзаболеваниям 50 или 75 лет | Сроки по графикам отпусков и приказам на отпуск |
| Распределённая сеть, удалённые и разъездные работники | Комплект по 578н, файл подписи, машиночитаемая доверенность, выгрузка при смене оператора | Физическое место хранения бумажных дел |
| Медицина, образование, финансовый сектор | Отраслевой перечень сроков, он имеет приоритет над общим | Строки Перечня № 236 по одноимённым видам документов |
Когда отдельный электронный архив не нужен
Если компания не переходила на кадровый электронный документооборот и все документы создаются на бумаге, отдельная система хранения электронных документов задачу не закрывает: переводить бумажный оригинал в скан ради архива нельзя, оригинал всё равно остаётся бумажным. При переходе на КЭДО бумажный архив остаётся как есть: подписанное на бумаге продолжает храниться на бумаге, а электронно хранится только то, что в электронном виде создано. Смысл в электронном архиве появляется тогда, когда документы создаются электронно и их становится достаточно много, чтобы ручной учёт сроков и выгрузок начал ломаться.
Стоимость перехода на электронный кадровый архив
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и приоритетная поддержка входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения |
| Получение УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и необходимости интеграции с учётной системой; электронные подписи ПЭП и УНЭП покупать отдельно не нужно, они входят в тариф. Актуальный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Проверка находит в хранении не отсутствие документов, а нестыковки: срок присвоен не по той статье перечня, в личном деле лежат копии, которые нельзя было требовать, бумажный оригинал подменён сканом, электронный документ выгружается без файла подписи, доступ к кадровому массиву открыт всей службе. Все пять ошибок проверяются своими силами по номенклатуре дел, описи личных дел и пробной выгрузке двух-трёх электронных документов. Стоимость каждой из них считается по разным статьям КоАП, и самая дорогая — не архивная, а персональные данные.
В Добыто мы настраиваем разграничение прав и роли до загрузки архива, разводим во времени выдачу подписей и первые кадровые действия с ними и держим сроки обучения и инструктажей по каждому работнику отдельно. Это те места, где ручной учёт ломается раньше всего и где потом обнаруживаются расхождения дат.
Частые вопросы про хранение кадровых документов
С какой даты отсчитывается срок хранения дела
Срок начинает течь с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по документу завершено, и заканчивается 31 декабря последнего года нормативного срока. Это пункт 2 статьи 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Практическое следствие: приказ, изданный в марте 2026 года, при сроке 5 лет хранится до 31 декабря 2031 года, а не до марта 2031-го.
Что делать, если нужного вида документа нет в Перечне № 236
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от его хранения. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия организации, оформляет его и фиксирует в номенклатуре дел с обоснованием. Типовой пример — журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда: их ведение обязательно, а отдельной строки в перечне нет, и ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей.
Можно ли уничтожить дела сразу после истечения срока хранения
Нет. Организацию хранения, экспертизу ценности, составление описей, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и действующие с 17 сентября 2023 года. До уничтожения проводится экспертиза ценности, по её итогам составляется акт о выделении документов к уничтожению, и только после утверждения акта дела уничтожаются. Документы, по которым у экспертной комиссии есть отметка о необходимости продлить хранение, остаются в архиве.
Кто выдаёт архивную справку бывшему работнику
Пока организация существует, справку о стаже и заработке по личному составу выдаёт она сама из собственного архива: по статье 13 Федерального закона № 125-ФЗ организация вправе создавать архив и организовывать хранение своих документов самостоятельно. При ликвидации документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив, и дальше справки выдаёт архив-преемник. Скорость ответа на такой запрос зависит от описи: если она составлена по годам, а не по людям, поиск сведений по конкретному работнику затягивается.
Что делать с бумажным архивом при переходе на электронный документооборот
Бумажный архив остаётся как есть и продолжает храниться в бумажном виде до истечения своих сроков. Переводить подписанные на бумаге документы в скан и уничтожать оригиналы нельзя: форма хранения определяется формой создания. Электронно хранится только то, что создано и подписано электронно, начиная с даты перехода. В результате какое-то время архив живёт в двух формах, и это нормальное состояние, а не признак неправильного внедрения.
Примет ли суд распечатку электронного кадрового документа
Электронный документ — письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе: часть 3 статьи 75 АПК РФ и статья 71 ГПК РФ. Распечатка при этом остаётся копией электронного документа, а не оригиналом, и чтобы она имела вес, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать оригиналы, если представлены копии в электронном виде, а при сомнениях в подлинности назначить экспертизу документа, его реквизитов или подписи.
