Типовой перечень хранения документов — это Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: 657 статей, по которым организация определяет срок хранения каждого дела. Он обязателен для всех организаций независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, действует с 18 февраля 2020 года, и его сроки применяются в том числе к делам, законченным делопроизводством до этой даты. Снижать установленные сроки запрещено, повышать можно, если это обусловлено особенностями работы организации. Порядок применения задаёт отдельный акт — Инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Главное различие, от которого зависит результат: есть ли для вашей отрасли собственный перечень. Если есть, он имеет приоритет для профильных документов, а Перечень № 236 закрывает всё остальное.
Разберём, как читается строка перечня: графа срока, отметка ЭПК, формулировки «по месту утверждения», «до замены новыми», «50/75 лет» и примечания, которые меняют срок внутри одной статьи. Покажем, с какого дня отсчитывается срок и почему его истечение само по себе не даёт права уничтожить дело. Сведём кадровые статьи, которые путают чаще всего, и объясним, что меняется при электронном хранении. Сценарная таблица по типам организаций, размеры штрафов по КоАП, порядок сверки номенклатуры дел и образцы кадровых документов для скачивания — во второй половине статьи.
Что такое типовой перечень и на кого он распространяется
Перечень охватывает документы, которые образуются при выполнении однотипных управленческих функций: приказы, договоры, отчётность, кадровые документы, охрана труда, делопроизводство. Отраслевая специфика в него не входит намеренно. Поэтому коммерческая компания, бюджетное учреждение и орган местного самоуправления пользуются одним и тем же документом, а различия закрываются ведомственными перечнями.
Вместе с Перечнем Росархив утвердил Инструкцию по его применению, приказ от 20.12.2019 № 237, зарегистрированный в Минюсте 13.02.2020 под № 57488 и вступивший в силу 25 февраля 2020 года. Именно в ней объяснено, как трактовать отметки и формулировки в графе срока. Текст обоих актов и пояснения к ним размещены на сайте Федерального архивного агентства в разделе Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов. Кадровики, которые открывают только сам Перечень, теряют половину правил.
Правовая рамка при этом трёхуровневая. Обязанность хранить документы устанавливает Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», конкретные сроки — Перечень № 236, а порядок организации хранения, экспертизы ценности, описей, передачи и уничтожения — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Для кадровых документов добавляется Трудовой кодекс и закон о персональных данных № 152-ФЗ.
Как читается строка перечня: восемь формулировок, на которых ошибаются
Строка Перечня состоит из номера статьи, наименования вида документа и графы срока с примечаниями. Ошибки возникают не при поиске статьи, а при чтении графы срока: формулировки там короткие, а смысл у них процедурный. Ниже разобраны те, что встречаются в кадровых и общих разделах чаще всего.
| Формулировка в графе срока | Что она означает | Что делает кадровик |
|---|---|---|
| 50/75 лет | Не выбор из двух вариантов. 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет для законченных после этой даты | Смотрит дату закрытия дела, а не дату приёма или увольнения работника |
| Отметка «ЭПК» | Документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности | По истечении срока направляет дело на экспертизу, а не сразу в акт на уничтожение |
| Постоянно | Хранение без ограничения срока | Никогда не включает такие дела в акт о выделении к уничтожению |
| По месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми | Срок зависит от роли организации в жизни документа, а не от вида документа | Определяет, утверждала документ ваша организация или получила его со стороны |
| До замены новыми | Срок привязан к событию, а не к календарю: дело снимается с хранения после утверждения новой редакции | Фиксирует в номенклатуре дату утверждения новой редакции как точку отсчёта |
| 5 лет после истечения срока действия | Отсчёт идёт не от года составления документа, а от окончания его действия | Заводит отдельную колонку с датой окончания действия договора или сертификата |
| 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет | Базовый срок короткий, но при происшествии вырастает в 45 раз. Так сформулированы статьи 415 и 416 о нарядах-допусках | Перед уничтожением пакета проверяет, не было ли за этот период происшествия |
| Примечание под строкой | Меняет срок для части документов внутри одной статьи | Выписывает статью целиком вместе с примечанием, а не одну цифру из графы |
Из восьми формулировок половина отсылает не к календарю, а к событию: замена редакции, окончание действия, происшествие, экспертиза ценности. Значит, срок в номенклатуре дел нельзя проставить один раз и забыть — к части строк придётся возвращаться.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти подпункты часто подают слитно, отсюда и путаница.
С какого дня считается срок и когда дело можно уничтожить
Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором дело было закончено делопроизводством. Приказы за 2026 год со сроком 5 лет начинают «стареть» с 1 января 2027 года и могут быть выделены к уничтожению не раньше 2032 года. Это правило снимает самую частую арифметическую ошибку: срок отсчитывают от даты документа, а не от закрытия дела, и получают лишний год.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Истечение срока по Перечню не означает права на уничтожение. Между этими событиями стоит экспертиза ценности: комиссия смотрит дело, принимает решение, и только после этого оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Если в графе стоит отметка ЭПК, часть дел с экспертизы уйдёт не в утиль, а на постоянное хранение.»
Второе, что пропускают: срок считается по всему делу, а не по отдельному документу внутри него. Если в дело со сроком 5 лет подшит документ, который по своей статье хранится 50 лет, дело сформировано неправильно. Документы с разными сроками хранения в одно дело не подшиваются, и разбирать такое дело придётся вручную, полистно.
Что проверить до того, как открывать перечень
Подготовка занимает меньше времени, чем поиск статей вслепую. Пять пунктов, которые определяют, какой срок в итоге встанет в номенклатуру:
- Отрасль. Есть ли для вашей сферы ведомственный перечень. Он имеет приоритет для профильных документов.
- Статус организации. Являетесь ли вы источником комплектования государственного или муниципального архива. От этого зависит, кто утверждает описи и акты.
- Условия труда. Есть ли рабочие места с вредными и опасными условиями. Для них часть сроков вырастает с 5 лет до 50 или 75.
- Роль в документе. По каждой группе документов — вы место утверждения или сторонняя организация.
- Форма создания. В каком виде документ создавался и подписывался: на бумаге или электронно.
Полезно знать: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Как применить перечень к своей номенклатуре дел
Перечень сам по себе ничего не хранит. Рабочим инструментом он становится только через номенклатуру дел: там у каждого дела появляется индекс, заголовок, срок и номер статьи, на основании которой этот срок поставлен. Без ссылки на статью срок в номенклатуре недоказуем.
Как сверить номенклатуру дел с перечнем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите фактический состав дел по каждому подразделению за последний завершённый год: что реально заводится, а не что написано в старой номенклатуре.
- Шаг 2. Проверьте наличие отраслевого перечня для вашей сферы и отложите в отдельный список документы, которые он закрывает.
- Шаг 3. Для остальных дел найдите статью в Перечне № 236 и выпишите её целиком, вместе с примечанием и отметкой ЭПК, а не одну цифру срока.
- Шаг 4. Разведите дела, в которые попали документы с разными сроками: дело со сроком 5 лет и документы со сроком 50 лет не соседствуют.
- Шаг 5. Для видов документов, которых в перечнях нет, определите срок по аналогии с ближайшим по содержанию видом и вынесите решение на экспертную комиссию.
- Шаг 6. Внесите в номенклатуру номер статьи рядом с каждым сроком, утвердите номенклатуру приказом и зафиксируйте протоколом ЭК решения по спорным позициям.
В практике Добыто аудит номенклатуры идёт до настройки маршрутов согласования: система хранения строится вокруг сроков и статей перечня, а не наоборот. Иначе в электронном архиве повторяется бумажный беспорядок, только быстрее.
Образцы кадровых документов с разными сроками хранения
Комплект собран так, чтобы на нём было видно разброс сроков внутри одной кадровой службы: начните с описи документов личного дела — она задаёт состав дела, которое хранится 50 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| График отпусков, форма Т-7 | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
Кадровые статьи, которые путают чаще всего
Кадровое обеспечение вынесено в Перечне в отдельный раздел, и внутри него сроки расходятся сильнее, чем ожидают. Приказы по личному составу собраны в статье 434, и она неоднородна: приём, перевод, увольнение и другие документы, влияющие на стаж и заработок, хранятся 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, а приказы об отпусках, взысканиях и краткосрочных командировках — 5 лет. Личные дела руководителя и работников по статье 445 идут по той же паре 50/75 лет.
Второй узел — охрана труда. Протоколы результатов обучения по охране труда, статья 422, и документы об обучении работников, статья 421, хранятся 5 лет. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, — 45 лет. Журналы и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий, статья 424, — тоже 45 лет. Разница в девять раз объясняется назначением документа: протокол фиксирует разовое событие, которое через три года перекроется новой проверкой знаний, а журнал инструктажей подтверждает регулярную работу с человеком за весь период его занятости.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Ситуация, ради которой всё это хранится, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас, или расследуется несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет. Отсутствие журнала означает, что проведение инструктажей вы не докажете, а доказывать придётся именно работодателю. Поэтому закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.»
Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. То есть 45-летний срок журнала не абстрактный: из него делают выписки для расследования, и это записано в самом акте. Сами документы о расследовании по месту составления хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет.
Третий узел — специальная оценка условий труда. По статье 407 отчёты по СОУТ и документы к ним по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50 или 75 лет, а в других организациях — 5 лет. Одна строка, три разных срока в зависимости от того, кто вы в этом документе и какие у вас условия труда.
Когда Перечень № 236 не даёт ответа
Перечень закрывает типовые управленческие функции, и за их пределами он молчит. Три ситуации, в которых искать срок в нём бесполезно или недостаточно.
Есть отраслевой перечень. Для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и они имеют приоритет над общим для профильных документов. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Порядок действий обратный привычному: сначала отраслевой перечень, потом общий.
Внимание: типовая ошибка выглядит так: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Проверка отраслевого перечня — первое действие, а не последнее.
Вида документа в перечне нет. Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, а отдельной строки под них в Перечне нет. Отсутствие вида документа не означает, что хранить его не нужно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если вида документа нет ни в отраслевом перечне, ни в Перечне № 236, срок определяется по аналогии: находите ближайший по содержанию вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться либо на срок самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажей. Обязательно зафиксируйте обоснование протоколом экспертной комиссии: при проверке вы показываете не догадку, а документированное решение.»
Документы научно-технической и производственной деятельности. Для них действует отдельный перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Управленческий перечень проектную и конструкторскую документацию не описывает.
Сценарии: что критично именно в вашей ситуации
Универсальный порядок работы с перечнем занимает недели, а критичные точки у разных организаций разные. Таблица показывает, с чего начинать и что можно отложить.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисная компания без вредных условий труда | Разделение приказов по личному составу на группы 50/75 лет и 5 лет; личные дела | Статьи раздела по охране труда со сроком 45 лет: нарядов-допусков и СОУТ по вредности у вас нет |
| Производство с вредными и опасными условиями | Журналы инструктажей 45 лет, списки работающих во вредных условиях 50/75 лет, отчёты по СОУТ, наряды-допуски после происшествий | Сроки по переписке и организационным документам со сроком 5 лет |
| Медицинская или образовательная организация | Отраслевой перечень и его приоритет над общим по профильным документам | Поиск профильных документов в Перечне № 236: там их нет |
| Компания перешла на КЭДО | Совпадение формы хранения с формой создания; состав комплекта на выгрузку; сохранение проверяемости подписи весь срок | Требования к помещению архива для дел, которые изначально созданы электронно |
| Ликвидация или реорганизация | Упорядочение документов по личному составу и их передача в государственный или муниципальный архив по 125-ФЗ | Дела со сроком до 5 лет, которые к моменту ликвидации уже закрыты актами |
Строки таблицы не взаимоисключающие: производственная компания на КЭДО читает обе соответствующие строки. Начинать в любом случае стоит с той группы документов, где срок исчисляется десятилетиями, — ошибка в ней необратима. В практике Добыто на старте проекта сроки хранения проставляются в настройках типа документа, а не после первого архивного года: перенастраивать массив задним числом дороже, чем сверить номенклатуру один раз.
Электронные документы: сроки те же, комплект другой
Перевод кадровых документов в электронный вид сроки по Перечню не меняет. Трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и бумажный. Меняется состав того, что вы обязаны сохранить и суметь предъявить.
В комплект хранения входит сам документ, отдельный файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа. Требования к структуре хранения электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила архивного хранения — Росархив, и это разные акты, которые действуют одновременно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос к системе хранения формулируйте не как «хранит ли», а как «выгружает ли». При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: документ, файл подписи и доверенность. Если комплект целиком не выгружается, срок хранения по перечню вы формально соблюдаете, а доказательство теряете.»
Распечатка электронного документа оригиналом не становится: это копия. Чтобы она имела вес, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. В практике Добыто это требование мы проверяем на этапе пилотной группы, до раскатки на всю компанию: архив должен отдавать файлы, а не изображения.
Лайфхак: опись дел длительного хранения делайте не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а конкретного работника, и время на поиск в этот момент критично.
Во что обходится ошибка в сроке
Цена делится на две части: административная ответственность и утраченное доказательство.
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Суммы небольшие, и именно поэтому статью часто не воспринимают всерьёз.
Но для хозяйственных обществ работает другая норма. Статья 13.25 КоАП РФ за неисполнение обязанности по хранению документов, которые общество обязано хранить, предусматривает штраф на должностных лиц от 2 500 до 5 000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Разница с архивной статьёй в тридцать раз, и в ту же сторону работает бремя доказывания в трудовом споре: восстановить уничтоженное раньше срока дело нечем.
Важный нюанс из практики: ситуация обычно вскрывается не на проверке, а на запросе. Бывший работник просит архивную справку о стаже или заработке за период, в котором дело уже уничтожено. Выдать её не из чего, а обязанность выдать остаётся. Документы по личному составу хранятся десятилетиями не ради работодателя и проверяющих, а ради самого человека, причём востребованы бывают тогда, когда организации может уже не существовать.
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронный архив кадровых документов входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, с электронным архивом | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, модуль в тарифе «Бизнес» | входит в тариф | 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск при подключении |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорации». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Перечень № 236 отвечает на вопрос «сколько хранить», Инструкция № 237 — на вопрос «как читать строку», Правила № 77 — на вопрос «что делать дальше». Большинство ошибок возникает на втором из них: отметку ЭПК принимают за примечание, «50/75» за выбор из двух сроков, а привязку к месту утверждения не замечают вовсе. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, снижать его нельзя, а истечение срока само по себе не даёт права уничтожить дело.
Кадровый массив на 50 лет живёт дольше любой учётной системы, поэтому у Добыто требования к электронному архиву проверяются на пилотной группе: выгрузка комплекта, сохранение проверяемости подписи и соответствие сроков номенклатуре закладываются до раскатки на всю компанию.
Частые вопросы
Что делать, если документ подпадает сразу под две статьи перечня
Применяется статья, которая точнее описывает вид документа по наименованию и функции. Если два подходящих срока расходятся, дело формируется по большему сроку: уменьшать сроки, установленные Перечнем, запрещено. Решение по спорной позиции выносится на экспертную комиссию, фиксируется протоколом и отражается в номенклатуре дел ссылкой на выбранную статью.
Кто отвечает за применение перечня, если в компании нет архивариуса
Обязанность хранить документы лежит на организации, поэтому ответственность несёт руководитель. Федеральный закон № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. На практике приказом назначается ответственный за архив из кадровой службы или делопроизводства, и тем же приказом создаётся экспертная комиссия. Отдельная штатная единица архивариуса для этого не требуется.
Начинается ли срок заново, если дело переформировали или дооформили
Срок считается от 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Если в дело подшиты документы более позднего года, годом окончания считается более поздний, и точка отсчёта сдвигается. Переформирование уже закрытого дела года окончания не меняет и срок не обнуляет.
Нужно ли согласовывать акт о выделении к уничтожению с государственным архивом
Это зависит от статуса организации. Источники комплектования государственного или муниципального архива согласовывают описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты с экспертно-проверочной комиссией архива. Организации, не являющиеся источниками комплектования, утверждают описи и акты решением собственной экспертной комиссии и приказом руководителя.
Что делать с документами филиала, который закрыли
Дела передаются в головную организацию по описи, сроки хранения при этом не прерываются и не начинаются заново: они по-прежнему отсчитываются от года окончания дела в делопроизводстве филиала. Если ликвидируется само юридическое лицо, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.
Как сроки перечня соотносятся с требованием уничтожить персональные данные
Закон № 152-ФЗ требует прекратить обработку и уничтожить персональные данные по достижении цели обработки, если иной срок не установлен федеральным законом или договором. Сроки Перечня и есть такое установление: пока не истёк архивный срок, хранение кадровых документов правомерно. После истечения срока и экспертизы ценности дело уничтожается, и это уничтожение одновременно закрывает обязанность по персональным данным.
