Хранение документов: чек-лист для кадровой службы 2026

Хранение документов кадровой службы регулируют четыре акта, и каждый отвечает за свой вопрос: сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), порядок формирования дел, экспертизы ценности, описей, передачи и уничтожения — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, право организации держать собственный архив — пункт 2 статьи 13 закона об архивном деле № 125-ФЗ, а состав и защиту сведений о работнике — Трудовой кодекс и 152-ФЗ. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно, журналы инструктажа по охране труда — 45 лет. Для ряда отраслей действует свой перечень, и по специфическим документам применяется он, а не общий: в здравоохранении сроки медицинской документации задаёт Минздрав, в финансовом секторе — указания Банка России.

Ниже — чек-лист из 12 пунктов для сверки собственного архива, порядок аудита за четыре шага и правила хранения электронных кадровых документов вместе с составом комплекта для выгрузки. Покажем, какие расхождения проверяющий находит быстрее всего и во сколько обходится каждое. Образцы описи личного дела и кадровых форм, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.

Четыре документа, по которым проверяется хранение

Норма, наделяющая организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение, — пункт 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ. Из этого права вырастает обязанность: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Номенклатура здесь не бюрократическая формальность, а точка, в которой фиксируется решение по каждому виду документа: какой срок, по какой статье перечня, где физически лежит дело.

Сроки берутся из Перечня № 236. Он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Организацию хранения, экспертизу ценности, составление описей, передачу и уничтожение регулирует отдельный акт — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но порядка хранения не устанавливает, поэтому искать в нём ответ на вопрос «как хранить» бесполезно. Закон о персональных данных добавляет ещё один слой требований — к доступу и защите, и именно этот слой в кадровых архивах проседает чаще остальных.

Отраслевой перечень имеет приоритет над общим

Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но не единственный. Для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и по документам, специфичным для отрасли, они применяются вместо общего. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации. В образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.

Ошибка возникает при обратном порядке действий: специалист открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок — и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Правило простое: сначала проверяете наличие отраслевого перечня, потом обращаетесь к общему.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Это значит, что срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Обоснование обязательно оформляется решением экспертной комиссии — при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Сроки хранения кадровых документов: таблица по видам

Сроки различаются не по важности документа, а по тому, чьи интересы он защищает и как долго. Документы, подтверждающие стаж и заработок, нужны самому человеку через десятилетия, когда компании может уже не существовать, — отсюда полвека. Документы, фиксирующие разовое событие, теряют значение быстро.

Разница между 5 и 45 годами в соседних строках одного раздела перечня объясняет большинство ошибок при расчистке архива: протокол проверки знаний подтверждает факт на дату, а журнал инструктажей доказывает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек работал. Понадобится он в ситуации, когда бывший работник через пятнадцать лет свяжет заболевание с условиями труда, и доказывать проведение инструктажей придётся работодателю.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Чек-лист: 12 пунктов для проверки соответствия хранения закону

Список построен так, чтобы пройти его за один рабочий день по своему архиву и получить перечень расхождений. Каждый пункт проверяется по документу, а не по памяти ответственного.

1. Отраслевой перечень. Проверено, действует ли для вашей сферы специальный перечень сроков. Он применяется вместо общего по документам, специфичным для отрасли.
2. Номенклатура дел на текущий год. Утверждена, содержит по каждому делу срок и номер статьи перечня, по которой этот срок установлен.
3. Разделение на текущие и завершённые. Открытые журналы и действующие приказы лежат отдельно от закрытых дел.
4. Порог десяти лет. Завершённые дела разделены на группу до 10 лет и группу свыше 10 лет: от этого зависит физическое место хранения.
5. Сортировка внутри категории. Дела разложены по видам — журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка, — а внутри вида по годам, от старых к новым.
6. Документы, отсутствующих видов. По документам, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, а решение зафиксировано экспертной комиссией.
7. Опись длительного хранения по людям. По делам свыше 10 лет опись позволяет найти сведения о конкретном работнике, а не только дело за конкретный год.
8. Форма хранения соответствует форме создания. Электронный подлинник хранится электронно, бумажный — на бумаге. Скан бумажный оригинал не заменяет, распечатка электронного документа остаётся его копией.
9. Разграничение доступа. Доступ к кадровому массиву разделён по ролям, а не выдан всей кадровой службе целиком. Ведётся журнал обращений к документам.
10. Согласия на обработку персональных данных. Собраны, включают передачу данных третьим лицам, если хранение или обработка идут у внешнего провайдера.
11. Уничтожение только по акту. Дела с истёкшим сроком выделены к уничтожению актом с отметкой экспертной комиссии, а не списаны по факту переезда или замены мебели.
12. Выгрузка комплекта. По электронным документам проверено, что система отдаёт не картинку на экране, а файлы: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней.

Пункты 8, 9 и 12 — те, по которым расхождения находятся почти всегда, потому что они появились позже остальных и в старые инструкции по делопроизводству не попали. Если хотя бы один из них не закрыт, начинать расчистку архива рано: сначала фиксируется порядок, потом двигаются дела.

Как провести аудит архива кадровых документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы, незакрытые личные дела.
2. Шаг 2. Разделите завершённые по сроку хранения: до 10 лет — протоколы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, инструкции; свыше 10 лет — личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда.
3. Шаг 3. Внутри каждой категории отсортируйте дела по видам, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
4. Шаг 4. Оформите номенклатуру дел: по каждому делу укажите срок и статью перечня, по которой он определён.
5. Шаг 5. По делам свыше 10 лет составьте опись, позволяющую найти сведения по фамилии работника. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного человека.
6. Шаг 6. Сверьте выявленные расхождения с 12 пунктами чек-листа и зафиксируйте, какие дела подлежат передаче в архив, а какие — выделению к уничтожению по акту.

Разделение по порогу десяти лет практично тем, что от него зависит физическое место хранения. Документы до десяти лет живут рядом, ими пользуются, их достают. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, не понадобятся, а если понадобятся — то в ситуации, когда искать некогда.

Образцы кадровых документов для описи и формирования дел

Комплект для сверки состава дела и сроков: начните с описи личного дела, по ней проверяется полнота уже сформированных дел.

Электронные документы: форма хранения определяется формой создания

Правило, из-за которого ломается половина проектов по расчистке архива: протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним столько, сколько установлен срок хранения, — для журналов инструктажей это 45 лет.

То же касается и обратного хода. Если по процессу вы перешли на электронный документооборот и работник на это согласился, документы по этому процессу в бумаге вы уже не оформите. Переход меняет способ оформления, а не добавляет запасной канал, и откатиться назад по конкретному документу нельзя. Отсюда порядок работы: сначала разбираются процессы и определяется, что уходит в электронный вид, затем выбирается система.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность. Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.»

Скачайте положение о ведении КЭДО, чтобы закрепить порядок электронного хранения

Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Обратная ошибка встречается не реже: скан подписанного от руки договора — это электронный образ, а не электронный документ, и требования к нему другие.

Требования к электронному архиву: что он должен уметь

Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому при создании архива электронных документов применяются правила организации хранения, учёта и использования, утверждённые приказом Минкультуры № 526. По ним электронные документы хранятся на материальных носителях: записываются на диски, помещаются в контейнеры, получают шифр и укладываются на полку с соблюдением температуры и влажности.

Функциональную сторону задают два документа. Приказ Росархива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый список того, что система должна уметь, и его удобно использовать как техническое задание при выборе. ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию обеспечения долговременной сохранности и перечисляет её элементы: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.

Практически из этого следует пять требований к организации электронного архива: определить структуру архива, установить правила индексирования, наладить систему поиска, обеспечить контроль доступа и регулярно проверять целостность данных. Любой уполномоченный сотрудник должен за короткое время найти документ, проверить его подлинность и актуальность. Параметры архива организация определяет самостоятельно под свою специфику, но в рамках требований законодательства.

Что спросить у провайдера до того, как архив уедет в облако

Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему персональных данных должна быть основана на согласии работника. Обычно получателей не один, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Вопрос вендору формулируется не как «защищены ли данные», а как «перечислите всех, кто получит доступ».

Дальше по списку: где физически хранятся данные, какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон, выгружается ли комплект документа целиком в требуемом формате, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Последний пункт задаётся письменно: в лицензионном договоре, как правило, предусматривается сохранение доступа к архивной версии после расторжения, но проверяется это до подписания, а не через пятнадцать лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте у вендора не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате»: документ, отдельный файл подписи, доверенность. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не изображение документа на экране.»

Что находят при проверке и во сколько обходится ошибка

Контроль за соблюдением трудового законодательства ведут государственные инспекции труда как территориальные органы Роструда по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Отсутствие компании в плане проверок сегодня не означает ничего: мораторий на плановые проверки, введённый постановлением Правительства от 10.03.2022 № 336, действует, плановые мероприятия остались для категории высокого риска, а основной контроль перешёл во внеплановые проверки по индикаторам риска, реагирование на обращения и профилактические визиты. Индикатор срабатывает автоматически, по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы, и узнать о срабатывании заранее нельзя.

Проверка идёт по проверочным листам, и за их рамки инспектор выходить не вправе — обстоятельство в пользу того, кто заранее прошёл самопроверку по тем же спискам. Формы проверочных листов публикует Роструд, и по ним удобно сверять комплектность кадровых дел до визита, а не во время него.

Нарушения по документам почти никогда не выглядят как «документов нет». Они выглядят как расхождение документов между собой. Дата инструктажа позже даты начала работы по приказу о приёме видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно. Протоколы комиссии, члены которой сами не обучены, не подтверждают проверку знаний, и под нарушение попадают все, кого она проверяла. Повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение, оставляет без записи тех, кто был в отпуске или на больничном: график есть, факта нет.

Стоимость ошибки считается по каждому работнику

Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний по охране труда, без обязательного медосмотра или при наличии противопоказаний наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП: должностное лицо и индивидуальный предприниматель — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Нарушение иных государственных нормативных требований охраны труда по части 1 той же статьи — предупреждение либо штраф на должностное лицо от 5 000 до 10 000 рублей, на юридическое лицо от 60 000 до 80 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по части 5 — штраф на юридическое лицо от 100 000 до 200 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, на должностное лицо от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация от одного года до трёх лет.

Деталь, из-за которой сумма перестаёт быть абстрактной: штраф по части 3 считается по каждому работнику, допущенному без обучения, а не один раз на компанию. Пятнадцать человек превращают верхнюю границу в сумму, сопоставимую с годовым бюджетом обучения средней компании. Утраченный журнал инструктажей здесь работает против работодателя дважды: он и доказательство проведения инструктажа, и документ, из которого делают выписки при расследовании несчастного случая.

Важный нюанс из практики: сроки повторного обучения и инструктажей ведутся от даты по каждому работнику, а не от даты приказа на подразделение. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот: именно эти сроки теряются при ручном ведении чаще всего.

Что проверяет суд, когда документ существует только в электронном виде

Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. Из разобранной практики складывается перечень проверяемого: положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением, порядок и дата выдачи подписи, идентификация работника при подписании, кто контролировал систему и что она фиксирует, фактическая способность работника пользоваться системой.

Показателен спор об увольнении через систему КЭДО, прошедший четыре инстанции. Районный суд работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: суд признал, что заявление сформировал сам истец, но сведений о порядке идентификации в материалах не оказалось. При новом рассмотрении работник выиграл, и перевесили три обстоятельства: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней — совпадение дат суд читает не в пользу работодателя.»

Что критично в вашем сценарии, а что вторично

Одинаковых требований к архиву у компании на 20 человек и у распределённой структуры на несколько тысяч не бывает. Таблица показывает, какой пункт чек-листа для вашей ситуации критичен, а какой можно отложить.

Строка про смешанный режим — самая недооценённая. Когда часть подразделений подписывает отпуска электронно, часть на бумаге, а трудовые договоры у всех бумажные, кадровая служба живёт в двух режимах одновременно. Как переходное состояние это нормально, как постоянное — источник расхождений в архиве, поэтому срок окончания переходного периода определяется заранее.

Когда отдельный электронный архив не нужен

Если документооборот полностью бумажный и переводить процессы вы не планируете, задача сводится к номенклатуре дел, описям и порядку уничтожения: система хранения электронных документов вам не требуется, а требования к выгрузке комплекта и к меткам времени к вашему архиву не применяются.

Если по итогам аудита выяснилось, что в электронном виде у вас существуют только сканы бумажных подлинников, электронный архив тоже преждевременен: вы храните копии, а обязанность сохранности лежит на бумажных оригиналах. Переход имеет смысл там, где документы создаются электронно с самого начала — тогда снимается и поиск, и физическое место, и риск утраты подлинника.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране до перехода оформляло мобилизацию людей вручную — при землетрясении в Турции около 200 человек оформляли за несколько дней силами общего документооборота. После перевода приёма в электронный вид комплект документов для оформления готовится заранее в личных кабинетах специалистов, и в момент чрезвычайной ситуации кадровая служба не собирает бумаги, а подтверждает готовый комплект. При этом вводный инструктаж по охране труда в учреждении остался с личной подписью работника: закон этого не изменил.

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию — это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и прав доступа до того, как в систему попадут документы с пятидесятилетним сроком хранения. У крупного оператора связи, публично раскрывшего результаты, на электронный кадровый документооборот перешли 72% сотрудников, а за весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками.

Стоимость электронного архива и КЭДО: тарифы 2026 года

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С входят не во все тарифы, электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и потребности в отдельном контуре хранения: электронный архив и интеграция с учётной системой доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в корпоративном. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по годовому периоду.

Платформа соответствует требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса и 152-ФЗ о персональных данных — это тот минимум, по которому проверяется допустимость хранения кадровых документов у внешнего оператора.

Выводы

Соответствие хранения закону проверяется не наличием шкафа с папками, а тремя вещами: номенклатурой дел, где по каждому делу указаны срок и статья перечня; описями, по которым сведения о конкретном работнике находятся за минуты; и совпадением формы хранения с формой создания документа. Сроки берутся из Перечня № 236 с поправкой на отраслевой перечень, порядок — из Правил № 77, а по электронным документам добавляется требование к составу комплекта: файл, подпись, доверенность. Ошибки в архиве проявляются не при проверке порядка хранения, а в трудовом споре и при расследовании несчастного случая, когда доказывать придётся работодателю.

Мы в Добыто выстраиваем электронное хранение так, чтобы сроки по каждому работнику считались системой, а комплект документа выгружался целиком — вместе с файлом подписи и машиночитаемой доверенностью. Разбор процессов и подготовка локальных актов при этом идут до настройки системы, потому что по переведённым процессам оформить документ в бумаге обратно уже не получится.

Частые вопросы о хранении кадровых документов

Нужно ли дублировать электронный кадровый документ бумажной копией?

Нет, и такое дублирование создаёт проблему вместо решения. Форма хранения определяется формой создания: документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, а его распечатка остаётся копией. Если распечатка всё же нужна для внешнего адресата, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

Как определить срок хранения документа, которого нет в перечне?

Срок определяется по аналогии: находится наиболее близкий по смыслу вид документа, применяется его срок, и решение фиксируется в номенклатуре дел. Обоснование оформляется решением экспертной комиссии. Например, для журнала учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию.

Что произойдёт с электронным архивом, если компания сменит оператора?

Это определяется условиями договора, и проверять их нужно до подключения. В лицензионных договорах, как правило, предусматривается сохранение доступа к архивной версии после расторжения, но ключевой вопрос другой: в каком виде отдаются документы. Требуйте выгрузку комплекта целиком — файл документа, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если подписание шло по ней, — а не экспорт изображений страниц.

Кто из работников может отказаться от перехода на электронный документооборот?

Сотрудники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на кадровый электронный документооборот. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется. Отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно, и этот параллельный поток закладывается в план хранения заранее: по таким работникам архив остаётся бумажным целиком.

Как оформляется уничтожение документов с истёкшим сроком?

Экспертиза ценности, описи, передача и уничтожение регулируются Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. До уничтожения дело проходит экспертизу ценности, по её итогам оформляется решение экспертной комиссии, и только после этого документы выделяются к уничтожению. Отдельно проверяется, не относится ли документ к группам, которые не уничтожаются: журналы инструктажей, журналы регистрации несчастных случаев, документы о профзаболеваниях.

Можно ли хранить кадровые документы только на серверах провайдера?

Можно, но это меняет объём обязанностей по персональным данным. Передача документов внешнему провайдеру означает появление третьего лица, и на такую передачу нужно согласие работника. Получателей обычно несколько: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, — поэтому перед подключением запрашивается полный перечень лиц, получающих доступ, а не общая формулировка о защищённом хранении.