Правила хранения документов архивного фонда требования к помещению и учету

Правила хранения документов архивного фонда в организациях задаёт приказ Росархива от 31.07.2023 № 77: он действует с 17.09.2023 и заменил правила, утверждённые приказом Минкультуры № 526. Архивохранилище отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами, через него не проходят трубы водоснабжения и канализации, а бумажные дела стоят на металлических стеллажах при температуре 17-19 °C и влажности 50-55%. Учёт ведут по книге учёта поступления и выбытия дел, листу фонда, описям и делу фонда. Режим зависит от срока хранения: дела до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях, а дела свыше 10 лет, в том числе по личному составу, оформляются полностью и через 1-3 года после завершения передаются в архив.

Материал помогает проверить помещение по пунктам 76-93 Правил, собрать обязательные учётные документы и не уничтожить дела, которые хранятся 45 или 50 лет. Отдельно разобраны электронные архивные документы из КЭДО: где их хранить, как часто проверять и почему распечатка не заменяет файл с подписью. Порядок передачи дел в архив, сроки выдачи архивной справки, штрафы по статье 13.20 КоАП, тарифы электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы подпадают под Правила № 77 и кто отвечает за архив

Правила распространяются на документы Архивного фонда РФ, документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу. Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков закреплена частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, коммерческие организации вправе это делать (статья 13 125-ФЗ). Полный текст правил с приложениями размещён на портале официального опубликования правовых актов: там есть все 31 рекомендуемый образец, от номенклатуры дел до архивной справки.

Архив создаётся как структурное подразделение или подразделение в составе другого подразделения. Если отдельного архива нет, обязанности по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов возлагаются на конкретного работника — в Правилах он называется работником архива или лицом, ответственным за архив. Работу архива регламентирует ЛНА: положение об архиве, которое утверждает руководитель. Поручение «следить за архивом» без приказа и изменения трудовой функции ответственным лицом работника не делает.

Что именно и где хранить, определяет срок хранения дела. Сценарии по категориям документов:

Если дело попадает сразу в две категории, решает срок из перечня, указанный в номенклатуре дел. Номенклатура разрабатывается в конце года, согласуется с экспертной комиссией (ЭК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Важный нюанс из практики: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Дела до 10 лет лежат рядом с исполнителями, ими пользуются. Дела свыше 10 лет уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в ситуации, когда искать некогда: при расследовании несчастного случая или споре бывшего работника. Поэтому до передачи в архив стоит проверить, что по описи можно быстро найти сведения о конкретном человеке.

Требования к помещению архивохранилища по пунктам 76-86 Правил

Изолированное помещение для архивных документов оснащается средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и оборудованием для хранения (пункт 76). Правила допускают три варианта размещения в зависимости от объёма: отдельное здание, специально оборудованное изолированное помещение — архивохранилище, либо запирающиеся шкафы и сейфы. Если организация выбирает архивохранилище, оно по пункту 78 должно:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;
• иметь естественную или искусственную вентиляцию с рециркуляцией воздуха, без непроветриваемых зон;
• сохранять стабильный температурно-влажностный режим;
• иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;
• не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;
• не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;
• не располагаться в подвалах и помещениях ниже уровня земли, кроме хранилищ, защищённых от грунтовых, талых и паводковых вод.

При необходимости рядом выделяют помещение для приёма и акклиматизации документов, рабочую комнату ответственного за архив и читальный зал или просмотровую комнату (пункт 79). Противопожарный режим устанавливается по 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и Правилам противопожарного режима, утверждённым постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479. Охранный режим держится на средствах контроля доступа и порядке сдачи и снятия помещения с охраны, который закрепляется ЛНА организации (пункт 86). Кто и на каком основании входит в хранилище, должно быть видно из этого акта, а не из устной договорённости.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Типовая ситуация, которая оказывается типовым нарушением, — доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком. Требование разграничения доступа одинаково работает для бумажного архивохранилища и для электронного архива. Проверьте, у кого в вашей компании есть ключ от хранилища и полные права в системе, и сократите этот список до тех, кому доступ нужен по должности.»

Стеллажи, коробки и нумерация мест хранения

Дела размещают на стационарных, передвижных или мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах. Хранить архивные документы в транспортной таре, штабелями, на полу, подоконниках и лестничных площадках запрещено (пункт 80). Стеллажи ставят перпендикулярно стенам с окнами и не ближе 1 м к источникам тепла. Рекомендуемые расстояния из пункта 82:

Нижняя граница у пола в цоколе вдвое выше, чем на обычном этаже: при планировке архива в цокольном этаже это съедает одну полку на каждом стеллаже. Мобильные стеллажи расставляют с учётом конструкции помещения, фиксированных расстояний для них Правила не задают.

Бумажные дела лежат в первичных средствах хранения — коробках, папках, конвертах. На каждой коробке пишут номер и название фонда, номер описи и крайние номера единиц хранения внутри. Стеллажи и шкафы нумеруют слева направо от входной двери, полки — слева направо и сверху вниз. Место каждой единицы хранения фиксирует постеллажный топографический указатель (приложение № 13), а если фондов больше одного — ещё и пофондовый (приложение № 14). Один экземпляр указателя хранится у ответственного за архив, второй — в самом хранилище. Любое перемещение коробок сразу отражается в указателе, иначе при проверке наличия дело формально числится утраченным.

Когда отдельное архивохранилище не нужно

Архивохранилище обязательно не для каждой организации. Если объём архивных дел небольшой, Правила разрешают размещать их в запирающихся шкафах и сейфах; топографические указатели в этом случае не составляются. Документы до 10 лет включительно вообще не передаются в архив и хранятся в подразделениях до уничтожения. Третий вариант — договор возмездного оказания услуг с организацией, в уставе которой предусмотрено хранение архивных документов (пункт 5). Для государственных и муниципальных организаций он ограничен: документы Архивного фонда РФ они не вправе передавать негосударственным организациям. Для компании со штатом в несколько десятков человек, у которой дела по личному составу занимают пару шкафов, оборудование отдельного хранилища с вентиляцией и контролем климата избыточно, но требования к темноте, режиму и учёту сохраняются и для шкафа.

Температурно-влажностный, световой и санитарный режим архива

Оптимальный режим для бумаги отличается от режима для магнитных и оптических носителей, поэтому электронные носители хранят отдельно от бумажных дел. Нормы из пунктов 87-92 Правил:

Показания приборов и меры по нормализации режима фиксируют в архиве письменно (пункт 91): при проверке это единственное подтверждение, что режим соблюдался. Дела с плесенью или следами вредителей немедленно изолируют и обрабатывают, а хранилище при поражении вредителями проходит дератизацию (пункт 93). Заведите журнал температуры и влажности с датой, показаниями и подписью, если его ещё нет.

Сроки хранения кадровых документов: перечень № 236 и отраслевые перечни

Срок хранения конкретного документа Правила № 77 не устанавливают. Его берут из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020), из федеральных законов и отраслевых перечней. Для кадровых документов базовый ориентир — 50/75 лет по личному составу, постоянное хранение штатных расписаний и ЛНА по месту утверждения и 5 лет для графиков отпусков и табелей.

В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют свои перечни: приказы Минздрава для медицинской документации, ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных журналов, указания Банка России для отчётности и досье клиентов. Для отраслевых документов они имеют приоритет над перечнем № 236.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик открывает перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Правило простое: сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом берите общий. Там, где у отрасли своя специфика обучения персонала, скорее всего будет и своя специфика хранения.»

Если вида документа в перечне нет, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает ЭК, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. При проверке такой срок подтверждается протоколом комиссии.

Учёт архивных документов: обязательные учётные формы

Основные единицы учёта — архивный фонд и единица хранения. Учёту подлежат все документы на архивном хранении, включая документы по личному составу и сами описи. Обязательные учётные документы по пункту 118 Правил:

• книга учёта поступления и выбытия дел, документов (приложение № 23): каждое поступление и выбытие получает порядковый номер, итог подводится на 1 января следующего года;
• лист фонда (приложение № 24): составляется на каждый фонд, в нём учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов;
• опись дел, документов и опись электронных документов;
• дело фонда: историческая справка, акты проверки наличия, приёма-передачи, выделения к уничтожению, о технических ошибках и другие документы о работе с фондом.

Вспомогательные формы — список фондов (если фондов больше одного), книга выдачи дел во временное пользование, реестр описей, список источников комплектования, топографические указатели, каталоги и указатели. Один экземпляр каждой описи хранят с учётными документами у ответственного за архив, второй — в архивохранилище отдельно от дел. Учётные документы, кроме описей, предназначены для служебного пользования и посторонним не выдаются. При наличии СХЭД она должна вести данные, аналогичные обязательным учётным документам, и учётные базы ведутся наравне с бумажными формами.

Единица хранения получает архивный шифр: номер фонда, номер описи и номер единицы хранения. На обложке бумажного дела шифр ставят в левом нижнем и правом верхнем углах, причём верхний перевёрнут на 180 градусов относительно нижнего — так его видно при любом положении дела на полке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На длительное хранение я советую строить опись так, чтобы по ней находился человек, а не год. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не журнал за конкретный год, а все сведения о конкретном работнике за весь период работы. Проверьте, сможете ли вы по своей описи за несколько минут собрать документы одного сотрудника, уволенного десять лет назад.»

Для электронных дел учёт ведётся в той же логике. В Добыто завершённые кадровые документы переводятся во вкладку «Архив» массовым действием «В архив», а статус каждого документа и его маршрут согласования остаются видны в карточке.

Образец описи для личного дела работника

Опись документов личного дела фиксирует состав дела по личному составу и нужна раньше описей архива: с неё начинается проверка комплектности при передаче дела на хранение.

Как передать дела в архив организации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утвердите номенклатуру дел на следующий год: разработайте её в конце текущего года, согласуйте с ЭК и введите в действие с 1 января. В каждой статье укажите срок хранения и статью перечня.
2. Шаг 2. После завершения дел в делопроизводстве проведите экспертизу ценности. Проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу и проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 3), ЭК рассматривает на одном заседании.
3. Шаг 3. Оформите дела постоянного хранения и свыше 10 лет полностью: пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель (приложение № 4) и внутреннюю опись при необходимости (приложение № 5), подшейте дело, оформите обложку (приложение № 6).
4. Шаг 4. Составьте описи дел структурного подразделения в 2 экземплярах и передайте ответственному за архив не позднее чем через 1 год после завершения дел. Для дел по личному составу используйте форму описи из приложения № 10, для дел свыше 10 лет — из приложения № 11.
5. Шаг 5. Передайте дела в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения. Ответственный за архив проверяет каждое дело: группировку документов, подшивку, нумерацию листов, внутреннюю опись, обложку и лист-заверитель; нарушения исправляет подразделение.
6. Шаг 6. Поставьте принятые дела на учёт: внесите их в книгу учёта поступления и выбытия и лист фонда, разместите на стеллажах и отразите место в топографическом указателе.

Проверка наличия, выдача дел и розыск утраченных документов

Наличие и физическое состояние бумажных дел проверяют планово не реже 1 раза в 10 лет, дела с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет (пункт 97). Внеплановая проверка назначается при смене ответственного за архив, при подготовке к передаче в государственный архив, после массового перемещения дел или чрезвычайной ситуации и при реорганизации. Проверяют двое: ответственный за архив и специально назначенный работник. Они сверяют описательную статью описи с заголовком на обложке, возвращают на место неправильно размещённые дела, изолируют поражённые плесенью и ставят в конце описи отметку «ПРОВЕРЕНО» с номером и датой акта. Вписывать найденные неучтённые дела в опись до их описания нельзя.

Итог оформляют актом проверки наличия и состояния (приложение № 15), при расхождениях в учёте — актом о технических ошибках (приложение № 16). Проверка считается завершённой только после утверждения акта и внесения исправлений в учётные документы.

Выдача дел работникам организации идёт по заказу или служебной записке на срок не более 1 месяца, судебным и правоохранительным органам — до 6 месяцев по письменному разрешению руководителя. Выдаваемое дело должно иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования; на его место на полке кладут карту-заместитель. Листы проверяют при выдаче и при возврате в присутствии получателя. Сверьте свою книгу выдачи с полками: дело, выданное больше месяца назад без продления, уже нарушение порядка.

Электронные архивные документы и хранение документов КЭДО

Электронные архивные документы хранят в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях (пункт 132). Прежние правила Минкультуры № 526 предполагали запись электронных документов на носители, которые хранятся на полке так же, как бумажные дела; Правила № 77 закрепили СХЭД как основной способ. Организации, кроме государственных и муниципальных, вправе пользоваться услугами третьих сторон по хранению электронных архивных документов (пункт 133).

СХЭД организации должна принимать документы на архивное хранение, хранить их вместе с метаданными, вести учёт, формировать проекты описей электронных документов и актов о выделении к уничтожению, делать резервные копии и восстанавливать документы из них, проверять техническое состояние, поддерживать конвертацию и миграцию форматов, уведомлять об истечении сроков хранения и удалять документы вместе с резервными экземплярами по утверждённому акту (пункт 137). Электронный архивный документ передаётся на хранение с основной частью в формате PDF/A и приложениями.

В Добыто подписанный кадровый документ уходит в электронный архив системы по тому же маршруту: кадровик создаёт документ, система строит маршрут согласования, сотрудник подписывает с телефона, файл вместе с подписью сохраняется на срок хранения до 50 лет.

Проверка электронного архива и сохранение проверяемости подписи

Наличие документов в СХЭД проверяется автоматически, а ответственный за архив ежегодно просматривает протоколы системы на несанкционированный доступ и изменения и выборочно проверяет воспроизводимость документов. Носители проверяются раз в 5 лет: визуальный и технический контроль, проверка на вредоносные программы, выявление документов, требующих миграции. После конвертации исходные файлы сохраняют не менее 1 года, а факт конвертации фиксируют актом (приложение № 28) в деле фонда.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому зафиксируйте его в ЛНА о КЭДО до первого подписанного документа.»

Архивная справка по запросу бывшего работника: срок и оформление

Запросы социально-правового характера организация исполняет бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса (часть 3 статьи 26 125-ФЗ, пункт 182 Правил). Тематические запросы исполняются на возмездной основе, если у организации есть для этого финансовые, технические и кадровые возможности. Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ выдаются работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления: это другой документ с другим сроком.

Архивная справка (приложение № 29) оформляется на бланке организации с названием «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью. События излагаются в хронологическом порядке с указанием видов документов, их дат и номеров; данные воспроизводятся так, как они записаны в документах, а расхождения оговариваются пометкой «Так в документе». Комментарии и исправления в тексте недопустимы. В справке указывают архивные шифры и номера листов, а справку больше одного листа прошивают, нумеруют и заверяют печатью. Электронная архивная справка подписывается УКЭП либо УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем по постановлению Правительства РФ от 22.12.2012 № 1382. Если архивные шифры на ваших делах не проставлены, справку по правилам не оформить: шифрование обложек стоит закончить до первого запроса.

Смена ответственного, реорганизация и ликвидация: куда уходит архив

При смене ответственного за архив дела принимает комиссия, назначенная руководителем. Она проводит сплошную или выборочную проверку наличия документов, учётных форм и справочно-поисковых средств и оформляет акт приёма-передачи по приложению № 31. При реорганизации с изменением формы собственности или организационно-правовой формы архивные документы передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии по акту.

При ликвидации организации — источника комплектования ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают упорядоченные документы в государственный (муниципальный) архив; упорядочение идёт с участием представителя архива. Негосударственная организация, не являющаяся источником комплектования, передаёт документы в госархив на основании договора. Работы по упорядочению и транспортировке документов для передачи в госархив оплачивает сама организация, поэтому их закладывают в смету ликвидации заранее. Дела по личному составу, которые не упорядочены к моменту ликвидации, становятся основной статьёй расходов ликвидационной комиссии на архив.

Типичные ошибки при хранении архива и цена этих ошибок

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма штрафа невелика, основные потери возникают позже, когда документа нет.

• Уничтожение дел без экспертизы ценности. Правила прямо запрещают уничтожать документы до экспертизы, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу. Если среди уничтоженного оказался журнал инструктажей, при расследовании несчастного случая работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся ему.
• Хранение в неприспособленных местах. Коробки на полу, дела в транспортной таре или в подвале без защиты от воды — прямое нарушение пунктов 78 и 80. Документ, признанный неисправимо повреждённым, списывается актом по приложению № 19, но информация из него для работника утрачена.
• Распечатка электронного документа вместо файла. Распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она что-то подтверждала, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и районный суд с апелляцией встали на его сторону. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя. Архив, который вёлся для доказательности, подтвердил позицию истца. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: так проверяется, что работники действительно способны пользоваться системой.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Цена электронного архива зависит от тарифа, численности сотрудников и нужных видов подписи.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому компании с численностью больше 25 человек или с требованием хранить документы по личному составу в электронном виде обычно считают стоимость по нему. Итоговая сумма зависит от численности и набора подписей: актуальные условия на дату подключения указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Организация отвечает за сохранность архивных документов весь срок из перечня, даже если собственного архива у неё нет. Требования Правил № 77 к помещению, климату, свету и уборке проверяются по конкретным цифрам, а учёт держится на книге поступления и выбытия, листе фонда, описях и деле фонда. Электронные кадровые документы живут по тем же срокам, но хранятся в СХЭД вместе с подписью и метаданными и не заменяются распечатками.

Кадровые документы, подписанные в Добыто, сразу попадают в электронный архив вместе с файлами подписи, поэтому часть задач бумажного архивохранилища для них снимается. Мы помогаем выстроить КЭДО так, чтобы архив подтверждал позицию работодателя и через 50 лет.

Частые вопросы о хранении архивных документов

Сколько места нужно под архивохранилище?

Правила рекомендуют считать площадь с учётом расстановки стеллажей и проходов по пункту 82 и исходя из размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м площади хранилища. Например, для 8 000 дел ориентир — 20 кв. м без учёта рабочей комнаты и помещения для приёма документов. Каждому хранилищу присваивается номер, который указывается в топографических указателях.

Когда личные дела уволенных государственных и муниципальных служащих передают в архив?

Для них действует отдельное правило пункта 47: личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Остальные архивные дела передаются не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве. До передачи личные дела хранятся в кадровой службе.

Что делать, если при проверке наличия дело не нашли?

Организуется розыск в течение 1 года с даты выявления отсутствия, срок можно продлить ещё на 1 год. Если розыск не дал результата, составляют акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 18), с приложением справки о розыске; акт утверждает руководитель по согласованию с ЭК. Источник комплектования, утративший документы Архивного фонда РФ, направляет этот акт в государственный (муниципальный) архив для снятия дел с учёта.

Можно ли хранить электронный архив у внешнего провайдера?

Коммерческие организации вправе пользоваться услугами третьих сторон по хранению электронных архивных документов (пункт 133 Правил), государственным и муниципальным организациям это запрещено. Кадровые документы содержат персональные данные, поэтому передача их провайдеру требует согласия работников на передачу третьим лицам по 152-ФЗ. Доступ к данным обычно получают несколько лиц: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, поэтому их полный перечень стоит запросить до заключения договора.

Сколько хранить исходные файлы после конвертации электронных документов?

Не менее 1 года после завершения конвертации (пункт 155 Правил). До удаления исходников проводится визуальный контроль соответствия конвертированных документов исходным и проверка полноты содержания. Факт конвертации фиксируется актом по приложению № 28, который приобщается к делу фонда, а изменения вносятся в реестры файлов электронных документов.

Можно ли выдать дело из архива сотруднику на руки и вынести его из здания?

Работнику другого подразделения дело выдают по заказу или служебной записке на срок до 1 месяца, продление возможно с разрешения руководителя. Вынос дел в другие органы и организации допускается по пропускам, порядок оформления которых устанавливает ЛНА. При транспортировке вне архива дела упаковывают в специальную тару и сопровождает их работник архива.