Правила учета комплектования и хранения архивных документов настольный документ архивиста

Правила учёта, комплектования и хранения архивных документов в организациях утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и действуют с 17.09.2023 вместо правил, утверждённых приказом Минкультуры № 526. Сроки хранения берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236) и 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Дела передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, а уничтожать документы до экспертизы ценности запрещено. Порядок зависит от статуса организации: источник комплектования государственного или муниципального архива согласует номенклатуру и описи с ЭПК архивного учреждения, остальные утверждают их сами после согласования со своей экспертной комиссией.

Материал выстроен как рабочий цикл архивиста: номенклатура, экспертиза ценности, описи, передача, учёт, уничтожение. Покажем, какие кадровые приказы хранятся 50 лет, а какие 5 или 3 года, почему журнал инструктажа нельзя выбрасывать вместе с протоколами обучения и как хранить электронные кадровые документы из КЭДО. Требования к архивной справке, сроки ответа на запросы бывших работников, штрафы по статье 13.20 КоАП и стоимость электронного архива — во второй половине статьи.

Какие нормативные акты составляют настольный комплект архивиста в 2026 году

Архивист организации работает с пятью уровнями норм, и у каждого своя зона: закон задаёт обязанность хранить и базовые сроки, Правила № 77 — порядок работы с делами, перечни — конкретный срок для каждого вида документа. Трудовой кодекс добавляет требования к электронным кадровым документам, КоАП — ответственность. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки работают по другим правилам — утверждённым приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, поэтому методички, написанные для госархивов, в коммерческой компании применяются с оглядкой.

Для документов, специфичных для отрасли, общий Перечень № 236 уступает отраслевым перечням: в здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Открывать общий перечень первым — частая причина неверного срока в номенклатуре. Действующий текст Правил № 77 с приложениями-образцами опубликован на сайте Федерального архивного агентства в разделе правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов: образцы номенклатуры, описей, акта о выделении к уничтожению и архивной справки берутся из приложений к ним.

Источник комплектования или нет: две ветки одной процедуры

Статус организации определяет, кто последним подписывает архивные документы. Если организация включена в список источников комплектования государственного или муниципального архива, её номенклатура дел 1 раз в 5 лет представляется на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения, а при изменении функций и структуры — раньше. Проекты описей дел постоянного хранения уходят на ЭПК не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве: в 4 экземплярах на бумаге и 1 экземпляре в редактируемом электронном формате, вместе с проектами актов о выделении к уничтожению в 2 экземплярах и исторической справкой к фонду. Положение об экспертной комиссии такой организации тоже согласуется с ЭПК.

Организация, которая источником комплектования не является, — а это большинство коммерческих компаний — утверждает номенклатуру самостоятельно, а описи и акты утверждает руководитель после согласования со своей ЭК. Проверить статус можно в государственном или муниципальном архиве своего региона: в Москве — в архивах, подведомственных Главному архивному управлению города Москвы. Уведомления о включении в список источников комплектования обычно лежат в деле фонда или в канцелярии.

Годовой цикл архивиста: от номенклатуры дел до акта о выделении к уничтожению

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, согласуется с ЭК или центральной экспертной комиссией (ЦЭК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. Законченные документы формируются в дела строго по номенклатуре, а сами дела становятся архивными с 1 января года, следующего за годом их завершения. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись: сколько заведено дел постоянного и временного хранения на бумаге и сколько электронных дел.

ЭК создаётся в организации приказом и работает по положению, разработанному на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43). ЦЭК создают госорганы, органы местного самоуправления и организации со сложной структурой или подведомственными организациями. Комиссия совещательная: она организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, а решения утверждает руководитель. Экспертиза ценности проводится ежегодно и применяется ко всем документам независимо от носителя — при составлении номенклатуры, формировании дел, подготовке к передаче в архив и при выделении к уничтожению.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда вида документа нет в перечне, срок я определяю по аналогии: беру наиболее близкий по смыслу вид документа и применяю его срок. Так мы поступаем, например, с журналами учёта и выдачи инструкций по охране труда, которых в Перечне № 236 нет: ориентир — срок самих инструкций или срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия, и оно оформляется. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»

Сроки и документы каждого этапа

Этапы цикла привязаны к календарю, и пропуск одного срока сдвигает остальные. Таблица собрана по пунктам Правил № 77.

Из таблицы видна жёсткая связка: акт о выделении к уничтожению не утверждается раньше описей. Правила прямо запрещают уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу, поэтому компания, которая годами не составляла описи, не может законно освободить хранилище от дел с истёкшим сроком.

Описи составляются раздельно: на дела постоянного хранения, на дела временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу, на отраслевые дела и на электронные и аудиовизуальные документы. Для описи дел по личному составу рекомендуемый образец дан в приложении № 11 к Правилам. Документы временного хранения до 10 лет включительно в архив не передаются: они хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются там после экспертизы ценности. Исключение делает руководитель, если в подразделении нет условий для их сохранности. Дела с отметкой «ЭПК» по истечении срока просматриваются полистно, для электронных — подокументно: выявленные документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам, остальные попадают в акт.

Как провести годовой архивный цикл: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. В ноябре-декабре соберите номенклатуры дел структурных подразделений и сверьте каждую позицию со статьёй отраслевого перечня или Перечня № 236. Проект номенклатуры подписывает руководитель службы делопроизводства, визирует руководитель архива.
2. Шаг 2. Проведите заседание ЭК, согласуйте номенклатуру, передайте её на утверждение руководителю. Источник комплектования в год пересмотра направляет номенклатуру на ЭПК.
3. Шаг 3. С 1 января следующего года закройте дела прошлого года: оформите дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, пронумеруйте листы, составьте внутренние описи и заверительные надписи.
4. Шаг 4. Не позднее 1 года после завершения дел получите от подразделений описи в 2 экземплярах и примите дела в архив в интервале от 1 до 3 лет после их завершения.
5. Шаг 5. Подготовьте годовые разделы описей постоянного хранения и по личному составу и одновременно проект акта о выделении к уничтожению дел, срок которых истёк к 1 января текущего года.
6. Шаг 6. Вынесите описи и акт на одно заседание ЭК. После согласования — утверждение руководителем, для источников комплектования — сначала ЭПК архивного учреждения.
7. Шаг 7. После утверждения акта уничтожьте дела: документы с персональными данными и пометкой «Для служебного пользования» — шредированием или иным способом, исключающим восстановление текста.
8. Шаг 8. Внесите выбытие в книгу учёта поступления и выбытия дел и лист фонда, подведите итог по состоянию на 1 января.

Сроки хранения кадровых документов: 50/75 лет, 45, 5 и 3 года

Запись 50/75 в Перечне означает, что документ хранится 75 лет, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после. Срок считается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Дело с приказами о приёме на работу за 2025 год закончено в 2025 году: 50 лет отсчитываются с 1 января 2026 года, и в акт о выделении к уничтожению оно может попасть не раньше 2076 года.

Кадровые приказы в одном журнале регистрации имеют разные сроки, поэтому их формируют в разные дела по номенклатуре. Смешение в одном деле приказа о приёме и приказа об ежегодном отпуске превращает всё дело в дело со сроком 50 лет.

Самая частая ошибка при чистке архива — статья 423: журналы инструктажа и журналы проверки знаний стоят в одной статье, но срок у них различается в 9 раз. Если ваш отраслевой перечень задаёт иной срок, в номенклатуре указывается он, а в графе «статья» — ссылка на отраслевой акт.

Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая с работником, отработавшим 20 лет, или при заявлении бывшего работника о профзаболевании через 15 лет после увольнения запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если журнал уничтожен вместе с протоколами обучения через 5 лет, доказать проведение инструктажей нечем, а доказывать это придётся работодателю.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Документы со сроком свыше 10 лет почти никогда не достают из архива, но если достают, то в ситуации, когда искать некогда. Поэтому для длительного хранения я советую строить опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном работнике — проверьте, находит ли их ваша опись.»

Не все кадровые документы можно перевести в электронный вид. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге трудовые книжки, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Удостоверения по охране труда ведутся на бумаге, а протоколы проверки знаний допускают и электронную, и бумажную форму. В бумажной части архива эти документы остаются и после перехода на КЭДО.

Образцы документов личного дела и КЭДО для архивиста

Комплект нужен для формирования дел по личному составу, начинать удобнее с описи документов личного дела: она фиксирует состав дела до его передачи в архив.

Условия хранения и учёт архивных документов: что проверяют в хранилище

Для бумажных документов Правила № 77 называют оптимальный режим: температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55%. Сезонные и суточные колебания не должны превышать 5 °C по температуре и 10% по влажности. Режим контролируют термометром и гигрометром или термогигрометром в контрольных точках хранилища, вдали от отопления и вентиляции, на высоте не менее 1 м от пола. Нижняя полка стеллажа поднимается над полом минимум на 15 см, в цокольном этаже — на 30 см.

Дело на бумаге содержит не более 250 листов при толщине корешка до 4 см, подшивается на 4 прокола в твёрдую обложку, листы нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором. Перед передачей в архив из дел убирают скрепки, скобы, файлы-вкладыши и стикеры. Архивный шифр наносится на обложку в левом нижнем и правом верхнем углах.

Учёту подлежат все документы на архивном хранении, включая документы по личному составу и описи. Основные единицы учёта — архивный фонд и единица хранения. Обязательный учётный комплект состоит из 4 позиций:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• книга учёта поступления и выбытия дел, документов (образец — приложение № 23 к Правилам);
• лист фонда (образец — приложение № 24), который составляется на каждый фонд;
• опись дел, документов и опись электронных документов;
• дело фонда.

Каждое поступление и выбытие в пределах года получает порядковый номер, итог подводится по состоянию на 1 января следующего года. Если дело из номенклатуры не нашли, подразделение организует розыск, а при неисправимом повреждении составляется акт по образцу приложения № 19, который руководитель утверждает по согласованию с ЭК. Сверьте свою книгу учёта с последней описью: расхождение количества единиц хранения — первое, что обнаруживает любая проверка наличия.

Электронные архивные документы и КЭДО: как хранить, чтобы документ сохранил силу

Работодатель обеспечивает сохранность электронных кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, — это статья 22.3 ТК РФ, и правило одинаково для собственной информационной системы и для платформы «Работа в России». Отдельного срока для электронного документа нет: трудовой договор, подписанный в КЭДО в 2026 году, хранится те же 50 лет, что и бумажный. По Правилам № 77 электронные архивные документы хранятся в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях. Наличие документов на обособленных носителях проверяют 1 раз в 5 лет: визуальный и технический контроль носителя, проверка на вредоносные программы, выявление документов, которые пора переносить на новые носители.

Коммерческая организация вправе хранить электронные архивные документы у третьей стороны, например у оператора КЭДО. Госорганам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям это запрещено частью 4 статьи 21 125-ФЗ. На электронные документы составляются отдельные описи: постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу, а на электронные документы с истёкшим сроком — отдельный акт о выделении к уничтожению. Функции, которые должна поддерживать СЭД или СХЭД, описаны в типовых функциональных требованиях, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020. Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.

Форма хранения определяется формой создания

Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка не заменяет файл. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный образ, то есть электронную копию бумажного документа, и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Для архивиста это два разных фонда с разными описями.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме хранения принимается один раз, на входе, и дальше с ним живут весь срок хранения — для журналов инструктажей это 45 лет. Протокол, подписанный электронной подписью, нельзя распечатать и хранить бумагу вместо файла, а протокол, подписанный на бумаге, нельзя заменить сканом. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Подпись, проверяемая сегодня, через 20 лет должна проверяться так же. Для этого при подписании добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная, и документ уходит в архив с сохранённой проверяемостью. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя. В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес» вместе с УКЭП и интеграцией с 1С.

Что из электронного архива понадобится в суде

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 инстанции. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов, порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) решение отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, за работника, который не умел пользоваться системой, подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Архив КЭДО хранит не только документы, но и сведения о выдаче подписи и действиях в системе, и в споре они работают в обе стороны. Проверьте, описан ли в вашем ЛНА порядок идентификации работника при подписании.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Перед переводом всей компании на КЭДО мы закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в листе ознакомления.

Архивные справки и запросы бывших работников: сроки и оформление

Запросы социально-правового характера — о стаже, заработке, льготах и компенсациях для пенсии — организация исполняет бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Этот срок установлен частью 3 статьи 26 125-ФЗ и пунктом 182 Правил № 77. Действующий работник получает копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ быстрее — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, бесплатно, на бумаге или в электронном виде по его выбору. Тематические запросы сторонних пользователей организация исполняет платно и только при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей.

Ответ оформляется архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Архивная справка составляется на бланке организации по образцу приложения № 29 к Правилам, содержит название «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью. События излагаются в хронологическом порядке с указанием видов документов, их дат и номеров. Данные воспроизводятся так, как они записаны в документе: расхождения в фамилии или отсутствие отчества оговариваются в скобках «Так в документе», а исправления и комментарии в тексте справки не допускаются. Если кадровик заметил, что в приказе 1998 года фамилия записана с ошибкой, в справке она остаётся с ошибкой и пометкой.

Федеральное архивное агентство публикует методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера. Если архив регулярно отвечает бывшим работникам о стаже и заработке, держите их рядом с образцом архивной справки из приложения № 29 к Правилам.

Ошибки архивиста, ответственность и порядок при ликвидации

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП влечёт предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Суммы невелики, но штраф — меньшая часть цены ошибки: уничтоженный или неправильно хранящийся документ нельзя восстановить, когда он понадобится в споре или при расследовании.

1. Уничтожение без экспертизы ценности. Хранилище освобождают по истечении сроков, не составив описи и акт, потому что оформление кажется лишней работой. Правила прямо запрещают такое уничтожение, и к штрафу добавляется утрата документов, которые могли подтверждать стаж, выплаты или инструктажи.
2. Один срок для всей статьи 423. Журналы инструктажа уничтожают через 5 лет вместе с журналами проверки знаний. Цена — невозможность доказать проведение инструктажей при расследовании несчастного случая или профзаболевания.
3. Общий перечень вместо отраслевого. Срок ставят по Перечню № 236, не проверив отраслевой акт с приоритетом. Ошибка всплывает при проверке номенклатуры или при запросе документа, который уже уничтожен.
4. Распечатка вместо электронного оригинала. Электронные документы распечатывают и хранят бумагу, а файлы удаляют. В споре на руках остаётся копия, а не документ.
5. Документы с персональными данными в макулатуру целиком. Правила требуют уничтожать их механическим измельчением или иным способом, исключающим восстановление содержания, и только потом передавать отходы на переработку.

Когда отдельное архивное подразделение не нужно

Статья 13 125-ФЗ даёт организации право, а не обязанность создать архив. Правила № 77 везде допускают вместо архива лицо, ответственное за архив, поэтому небольшой компании достаточно приказом назначить ответственного и утвердить положение об ЭК. Если в организации в основном документы со сроком до 10 лет включительно, они хранятся в подразделениях и уничтожаются там после экспертизы ценности, без передачи в архив. Электронный архив коммерческая организация вправе держать у внешнего оператора. Исключения — госорганы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации: для них внешнее хранение электронных архивных документов закрыто.

Ликвидация и банкротство: куда уходят документы по личному составу

При ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Упорядоченное состояние означает оформленные дела и описи по личному составу, согласованные в установленном порядке. Компания без описей за прошлые годы при ликвидации делает всю работу за несколько лет сразу, и до передачи архив её не примет. Проверьте, за какой последний год у вас согласована опись дел по личному составу: это и есть реальная готовность архива к ликвидации или реорганизации.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С.

Электронный архив и УКЭП появляются начиная с тарифа «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит в электронный вид документы по личному составу со сроком 50 лет, отправная точка расчёта — он. Тариф можно повысить или понизить в любой момент, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности сотрудников опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Работа архивиста укладывается в годовой цикл, где каждый шаг привязан к дате: номенклатура на следующий год, описи через год после завершения дел, передача в архив в интервале от 1 до 3 лет, акт об уничтожении только вместе с описями. Сроки определяет перечень, причём отраслевой важнее общего, а внутри одной статьи сроки могут различаться в разы. Электронные кадровые документы живут по тем же срокам, что и бумажные, но требуют отдельных описей, проверяемой подписи и неизменной формы хранения.

Добыто закрывает электронную часть этой работы: кадровые документы подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП и сразу попадают в электронный архив, где хранятся весь установленный срок вместе с данными о подписании.

Частые вопросы об учёте и хранении архивных документов

Когда личные дела уволенных госслужащих передают в архив организации?

Для личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, Правила № 77 делают исключение из общего правила о передаче через 1-3 года: такие дела передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. До этого момента они хранятся в кадровой службе, а срок хранения по-прежнему считается по правилам статьи 21.1 125-ФЗ.

С какой даты считать срок хранения дела, которое велось несколько лет?

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством, независимо от места хранения (статья 21.1 125-ФЗ). Для личного дела это год увольнения работника: при увольнении в 2026 году 50 лет отсчитываются с 1 января 2027 года. Дата первого документа в деле на срок не влияет.

По каким основаниям организация вправе не отвечать на запрос?

Пункт 181 Правил № 77 содержит закрытый перечень: в запросе нет обязательных сведений; текст не поддаётся прочтению; ответ невозможен без разглашения охраняемой законом тайны; по тому же вопросу уже многократно давались ответы без новых доводов; в запросе есть нецензурные выражения или угрозы; у заявителя нет документов, подтверждающих полномочия действовать за третье лицо. О причине отказа сообщают, если фамилия и адрес заявителя читаются.

Можно ли выдать архивную справку в электронном виде?

Да. Справка в форме электронного документа подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем по постановлению Правительства от 22.12.2012 № 1382 (пункт 185 Правил № 77). Прием запросов и отправка ответов в электронном виде через сайт организации или Госуслуги допускаются при наличии у организации возможностей и по согласованию с пользователем.

Как принимают электронные документы на архивное хранение?

Электронный архивный документ по Правилам № 77 состоит из файла основной части в формате PDF/A, файлов приложений, файлов электронной подписи и файла описания с метаданными. При приёме система автоматически проверяет наличие файлов, метаданных и отсутствие вредоносных программ, а воспроизводимость проверяется выборочно — не менее 1% от поступивших электронных документов.

Что делать, если при проверке наличия дело из номенклатуры не нашлось?

Структурное подразделение организует розыск дела. Если пути розыска исчерпаны, составляется акт о необнаружении архивных документов; для документов Архивного фонда РФ такой акт вместе с актами о неисправимых повреждениях представляется на ЭПК архивного учреждения. Номер ненайденного дела в описи не переиспользуется, а отметка вносится в учётные документы.