Правила хранения документов в организации локальный акт которого не хватает многим

Правила хранения документов в организации — это локальный акт, который переводит 125-ФЗ «Об архивном деле», Правила Росархива от 31.07.2023 № 77 и Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) в порядок работы конкретной компании. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но не говорит, как: номенклатуру дел, экспертную комиссию, ответственных, права доступа и порядок уничтожения организация определяет сама и утверждает приказом. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Для бумажного документа правила описывают дело, опись и акт об уничтожении, для электронного — комплект файлов: основную часть, файл подписи и доверенность, если подписывал представитель.

Покажем, какие разделы включить в локальный акт, в каком порядке сверять сроки (сначала отраслевой перечень, потом общий) и как оформить решение экспертной комиссии по документу, которого нет в Перечне № 236. Отдельно разберём, почему скан бумажного приказа не заменяет оригинал, а распечатка электронного трудового договора не становится подлинником. Чек-лист проверки архива, штрафы по статье 13.20 КоАП, порядок выдачи архивных справок и стоимость электронного архива — во второй половине статьи.

Какие нормы регулируют хранение документов в организации и чего в них нет

Пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Статья 17 того же закона обязывает обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, а статья 22.1 устанавливает эти сроки: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Закон отвечает на вопрос «что и сколько», но не описывает, кто формирует дела, где они лежат и кто решает их судьбу после истечения срока.

Порядок работы с документами задают три подзаконных акта:

• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они регулируют организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов и с 17.09.2023 заменили правила 2015 года (приказ Минкультуры № 526).
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это основной источник сроков для большинства организаций независимо от формы собственности.
• Отраслевые перечни: приказы Минздрава о хранении медицинской документации, ведомственные перечни в образовании, указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236.

Действующий текст Перечня и реквизиты его регистрации опубликованы на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива: сверяйте номер статьи и срок по нему, а не по пересказам в обзорах.

Для электронных кадровых документов добавляются статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ. По статье 22.3 работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через информационную систему работодателя или платформу «Работа в России». Состав и форматы таких документов задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, он действует с 1 марта 2023 года. Разделение простое: форматы кадровых электронных документов устанавливает Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.

Трудовой кодекс говорит, что организация обязана хранить документы, но о том, как их хранить, в нём ничего нет. Этот пробел и закрывает собственный локальный акт: положение об архиве, инструкция по делопроизводству или отдельные правила хранения. Название значения не имеет, важен состав разделов.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Порядок проверки должен быть обратным: сначала выясняете, есть ли отраслевой перечень, и только потом берёте общий. Там, где у отрасли своя специфика обучения, почти наверняка есть и своя специфика хранения. Пропишите эту очерёдность прямо в правилах хранения, чтобы её не приходилось вспоминать при каждом пересмотре номенклатуры.»

Что включить в правила хранения документов: разделы локального акта

Если правила сводятся к фразе «документы хранятся в соответствии с законодательством», при проверке или в споре они ничего не доказывают. Рабочий локальный акт отвечает на вопросы, которые возникают в конкретной ситуации: где лежит дело, кто его выдаёт, кто видит электронный документ, кто решает об уничтожении. Ниже разделы, которые мы рекомендуем закладывать в правила, и нормы, на которые каждый из них опирается.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Самые частые пробелы в действующих локальных актах — разделы о доступе и о составе электронного документа. Первый нужен при проверке по 152-ФЗ, второй — в споре, где работодатель должен показать не картинку на экране, а файлы с подписью.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Требование разграничить доступ одинаково работает и для бумажного архива, и для электронного. В правилах хранения укажите роли, а не фамилии, и проверьте, что система умеет эти роли разделять.»

Как утвердить правила хранения документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проведите инвентаризацию: разделите документы на текущие (открытые журналы, действующие приказы) и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет.
2. Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень документов со сроками хранения. Только после этого сверяйте оставшиеся виды документов с Перечнем № 236.
3. Шаг 3. Составьте номенклатуру дел: у каждого дела срок хранения и номер статьи перечня. Для документов, которых нет в перечне, определите срок по аналогии.
4. Шаг 4. Приказом создайте экспертную комиссию и утвердите положение о ней. Решения по срокам «по аналогии» и «с отметкой ЭК» оформляйте протоколом.
5. Шаг 5. Подготовьте проект правил хранения по разделам из таблицы выше, отдельно опишите электронный архив, если вы ведёте КЭДО.
6. Шаг 6. Утвердите правила приказом руководителя и назначьте ответственного за архив.
7. Шаг 7. Ознакомьте под подпись работников, чьи обязанности затрагивают правила: специалистов по кадрам, руководителей подразделений, ответственного за архив.

Сроки хранения кадровых документов и документов по охране труда

Протоколы проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет, а журнал вводного инструктажа, который ведётся рядом с ними, — 45 лет. Разница в девять раз объясняется назначением документа: протокол фиксирует разовое событие, которое через три года перекроет новая проверка, а журнал доказывает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек у вас работал. Сроки ниже сверены по тексту Перечня № 236 и статье 22.1 125-ФЗ.

Статью 423 в обзорах часто подают слитно, отсюда путаница: журналы проверки знаний уничтожают через 5 лет вместе с журналами инструктажа, хотя у вторых срок 45 лет. В номенклатуре дел эти журналы должны идти отдельными делами с разными статьями.

Если документа нет в Перечне № 236

Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне их нет. Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения: срок определяется по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажа, в зависимости от содержания.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда вида документа нет в перечне, решение принимает экспертная комиссия, и это решение оформляется. При проверке вы показываете не догадку кадровика, а документированный выбор с обоснованием. Выбранный срок и ссылку на протокол ЭК занесите в номенклатуру дел напротив этого документа.»

Номенклатура дел, экспертная комиссия и уничтожение документов

В конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации. Без утверждённой номенклатуры этот цикл не запускается: нельзя сформировать дело, для которого не определены заголовок, индекс и срок.

В практике удобно делить завершённые документы по порогу 10 лет, потому что от него зависит физическое место хранения:

• До 10 лет (протоколы, приказы, инструкции) — остаются рядом с подразделением, ими пользуются и их регулярно достают.
• Свыше 10 лет (журналы инструктажа, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу) — уходят в архив и понадобятся редко, но, скорее всего, в ситуации, когда искать некогда.

Внутри каждой группы документы сортируют по видам (журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), а внутри вида — по годам, от старых к новым.

Мария Ж, юрист и соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На документы длительного хранения я советую делать опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а историю конкретного человека. Опись, которая позволяет найти сведения по работнику, экономит дни в ситуации, когда запрос уже пришёл.»

Экспертная комиссия нужна не только для уничтожения. В Перечне № 236 часть сроков стоит с отметкой «ЭК»: например, документы о причинах заболеваемости работников хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии. Это значит, что по истечении 5 лет комиссия оценивает дело и решает, уничтожить его или продлить срок. Дела с истёкшим сроком отбираются к уничтожению только по решению ЭК и оформляются актом; уничтожение без акта означает, что организация не сможет доказать, куда делся документ.

Образцы документов для утверждения правил хранения и ведения личных дел

Начните с приказа об утверждении локального нормативного акта: по нему вводятся в действие и правила хранения, и последующие изменения к ним.

Хранение электронных кадровых документов: что записать в правила для КЭДО

Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет. Сроки для электронного трудового договора те же, что для бумажного, а требования к хранению складываются из статьи 22.3 ТК РФ, приказа Минтруда № 578н и документов Росархива: приказа от 15.06.2020 о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». ГОСТ относит к стратегии сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.

Нормы Правил хранения до сих пор описывают электронный архив как носители: записали на жёсткие диски, промаркировали шифром, положили на полку в помещение с нужной температурой и влажностью. Для КЭДО на практике важнее другое — чтобы документ через 50 лет можно было найти, открыть и подтвердить подпись. Поэтому в разделе об электронном архиве фиксируют структуру архива, правила индексирования, систему поиска, контроль доступа и регулярную проверку целостности данных.

По приказу № 578н электронный кадровый документ хранится комплектом: основная часть в формате PDF/A-1A, файл электронной подписи отдельно, а если документ подписан уполномоченным работником по доверенности — машиночитаемая доверенность. Доверенность в этом случае входит в состав документа, а не прикладывается к процессу. Официальные разъяснения и формы опубликованы в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте у системы не «хранит ли она документы», а выгружает ли она комплект целиком: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение на экране, а файлы. В правилах хранения пропишите, кто и в каком формате делает выгрузку и где она хранится.»

Кейс из практики: работодатель внедрил КЭДО по правилам: положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок подписания, письменное согласие работника получено в день уведомления о переходе. Работник подал через систему заявление об увольнении, а затем оспорил увольнение. Первая инстанция и апелляция встали на сторону работодателя, кассация отменила акты, потому что в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, а сама система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Работодателя подвели не электронная форма и не вид подписи, а данные в собственном архиве. В практике Добыто мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из этого дела следует требование к правилам хранения: вместе с документом хранятся сведения о дате и обстоятельствах выдачи подписи и об идентификации работника при подписании. Проверьте, описан ли порядок идентификации в вашем локальном акте о КЭДО и фиксирует ли система эти данные.

Какие документы нельзя перевести в электронный архив

Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Отсюда три ограничения, которые стоит записать в правила прямо:

• бумажный архив, накопленный до перехода на КЭДО, остаётся бумажным на весь срок хранения, включая 50 и 75 лет по документам по личному составу;
• удостоверения по охране труда ведутся в бумажном виде, хотя протоколы проверки знаний можно вести и в электронном, и в бумажном;
• решение о форме документа принимается один раз, на входе, и для журналов инструктажа действует все 45 лет.

Важный нюанс из практики: при переводе охраны труда в электронный вид о разграничении протоколов и удостоверений забывают чаще всего. В правилах хранения для каждого вида документов по охране труда укажите форму, иначе в одном деле окажутся бумажные и электронные документы с разным порядком хранения.

Где хранится подлинник, если КЭДО связан с 1С

При интеграции КЭДО с учётной системой документ создаётся в 1С, уходит на подпись в систему КЭДО и возвращается со статусом подписания. Подлинником остаётся подписанный комплект в электронном архиве системы КЭДО, а в 1С отражаются кадровые данные и статус документа. В правилах хранения это нужно назвать прямо, чтобы при проверке не выгружали документ без подписи. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Архивные справки, копии кадровых документов и передача архива при ликвидации

По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт работнику копии документов, связанных с работой, безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Бывшие работники обычно приходят позже и за другим: за справкой о стаже или заработке для пенсии. Статья 26 125-ФЗ обязывает организации, у которых есть соответствующие архивные документы, бесплатно выдавать архивные справки и копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций.

Кадровые документы хранятся 50 лет неспроста: нужны они не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. На этот случай статья 23 125-ФЗ предусматривает, что при ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в государственный или муниципальный архив. В Москве приём таких документов организует Главное архивное управление города Москвы. Раздел о передаче архива при ликвидации в правилах хранения экономит ликвидатору время: описи дел по личному составу уже готовы.

Для электронного архива порядок выдачи справки отличается одним шагом: сначала находят подписанный документ в архиве системы, затем готовят заверенную копию или передают файл с подписью. В Добыто подписанные документы переносятся во вкладку «Архив», в том числе массовым действием, и ищутся там вместе со статусами и маршрутом согласования.

Во что обходится архив без правил хранения и как проверить его перед утверждением

Статья 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Для состава достаточно нарушить одно из правил, утрата документа не обязательна.

Штраф — меньшая часть цены ошибки. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследуется несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет, и комиссия поднимает всю историю его инструктажей. Если журнал уничтожили через 5 лет вместе с протоколами, проведение инструктажей работодатель не докажет, а доказывать придётся именно ему. В трудовом споре по электронным документам ситуация та же: суд оценивает процедуру, и без комплекта файлов с подписью и данных об идентификации работодатель теряет доказательство, даже если сам документ был оформлен верно.

Чек-лист проверки архива перед утверждением правил хранения

1. Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет над Перечнем № 236.
2. Номенклатура дел составлена с указанием сроков и статей перечня, ссылок на отменённый приказ Минкультуры № 526 в локальных актах нет.
3. Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
4. Журналы инструктажа и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение, а не уничтожены по истечении 5 лет.
5. Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
6. Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии оформлено.
7. Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
8. Доступ к личным делам и электронному архиву разграничен по ролям, круг лиц с доступом известен поимённо по организациям.
9. Система КЭДО выгружает комплект документа целиком: основную часть, файл подписи и доверенность.

Если по трём и более пунктам ответ «нет», начинайте не с текста правил, а с номенклатуры дел и приказа о создании экспертной комиссии: правила без них описывают несуществующий порядок.

Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны по тарифам на дату публикации.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая утверждает правила хранения электронных кадровых документов, ориентир начинается с него, а для численности до 25 человек без архива подходит «Старт». Полный состав тарифов, условия перехода между ними и пересчёт при повышении тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Закон определяет, сколько хранить кадровые документы и кто отвечает за их сохранность, но порядок работы с архивом каждая организация устанавливает сама. Рабочие правила хранения опираются на Правила Росархива № 77 и Перечень № 236 с приоритетом отраслевых перечней, закрепляют номенклатуру дел, экспертную комиссию, разграничение доступа и порядок уничтожения, а для КЭДО описывают комплект электронного документа и его выгрузку. Бумажный и электронный архив живут по одному принципу: документ хранится в той форме, в которой создан, весь срок, который для документов по личному составу достигает 50 и 75 лет.

Добыто ведёт электронный архив кадровых документов вместе с подписанием: документы хранятся комплектом с подписями и маршрутом согласования и находятся в отдельном разделе архива, когда нужна копия, справка или доказательство в споре.

Частые вопросы о хранении документов в организации

Можно ли оставить в локальном акте ссылку на приказ Минкультуры № 526?

Нет. Правила 2015 года, утверждённые приказом Минкультуры № 526, с 17.09.2023 заменены Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119). Ссылку в положении об архиве или инструкции по делопроизводству меняют приказом о внесении изменений в локальный нормативный акт, заодно сверяя номенклатуру дел со статьями Перечня № 236.

Нужны ли согласия работников, если электронный архив хранится в облаке провайдера?

Кадровые документы содержат персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. При облачном хранении данные получает третье лицо: провайдер, а часто ещё владелец серверов и удостоверяющий центр, выпускающий подписи. Передача им персональных данных по 152-ФЗ должна быть основана на согласии работника, поэтому до подключения запросите у поставщика полный список лиц с доступом и укажите их в согласии.

Сколько хранить наряды-допуски и ведомости выдачи средств защиты?

Наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и журнал учёта их выдачи хранятся 1 год после закрытия, а если были травмы, аварии или несчастные случаи — 45 лет (статьи 415 и 416 Перечня № 236). Списки и ведомости на выдачу средств защиты, смывающих средств, молока и питания хранятся 1 год (статья 428), а сами нормы обеспечения по месту утверждения — постоянно (статья 426).

Сколько хранить списки работников во вредных условиях и документы о профзаболеваниях?

Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда, документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний, протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50 лет, а для дел, законченных до 1 января 2003 года, — 75 лет (статьи 413, 414 и 419 Перечня № 236). Отчёты по специальной оценке условий труда по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях — 50 или 75 лет.

Что делать с доверенностью подписанта кадровых документов после его увольнения?

Если кадровые документы подписывал уполномоченный работник, машиночитаемая доверенность входит в состав каждого подписанного по ней документа и хранится вместе с ним весь срок хранения документа. При увольнении подписанта доверенность отзывают первой, до передачи дел, но из комплектов уже подписанных документов её не удаляют.

Как хранить документ, если стороны подписали его разными видами подписи?

Работник и работодатель могут подписать один документ подписями разных видов: работодатель подписывает трудовой договор усиленной подписью, работник для части документов может использовать неквалифицированную или простую. Это законно, но для ПЭП и УНЭП равнозначность собственноручной подписи возникает только при наличии соглашения между участниками обмена. Поэтому в комплект хранения входят файлы обеих подписей, а соглашение об использовании подписи хранится в личном деле работника.