Организация хранения и использования архивных документов как выстроить работу архива

Организация хранения и использования архивных документов держится на трёх документах: номенклатуре дел со сроками хранения, положении об архиве или приказе о назначении ответственного и положении об экспертной комиссии. Сроки берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236, порядок работы — из Правил № 77: дела передают в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Документы по личному составу хранят 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Способ хранения определяется формой создания документа: подписанное на бумаге хранится на бумаге, а созданное в КЭДО с электронной подписью — в электронном архиве в формате, который задал Минтруд.

Ниже описано, как настроить архив с нуля: кто за него отвечает, как определить срок для документа, которого нет в перечне, как отвечать на запросы работников в установленный срок и что выгружать из КЭДО, чтобы электронный архив выдержал проверку и спор. Отдельно разобраны документы, которые по ошибке уничтожают через 5 лет вместо 45. Штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон требует от организации: архив, ответственный и экспертная комиссия

Коммерческая организация не обязана создавать архив как отдельное подразделение, но обязана обеспечить сохранность своих документов, включая документы по личному составу, в течение всего срока их хранения. Право создать архив даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», обязанность сохранять документы закреплена в статье 17 того же закона. Трудовой кодекс РФ требует хранить кадровые документы, но порядка хранения не описывает: его задают акты Росархива.

Базовых актов три, и они отвечают на разные вопросы:

• 125-ФЗ — кто обязан хранить документы, сроки для документов по личному составу (статья 22.1), судьба документов при ликвидации организации.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020), — сколько хранить конкретный вид документа.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119, действуют с 17.09.2023), — как формировать дела, проводить экспертизу ценности, составлять описи, передавать и уничтожать документы.
• Отраслевые перечни — сроки для документов, специфичных для отрасли: здравоохранение, образование, финансовый сектор.

Правила № 77 заменили правила 2015 года, утверждённые приказом Минкультуры № 526. Методички и вебинары, которые ссылаются на приказ № 526, в части порядка хранения устарели: в частности, по старым правилам электронные документы хранились на материальных носителях с шифром на контейнере, а в Правилах № 77 электронным архивным документам посвящён отдельный раздел.

Кто отвечает за архив в небольшой компании

Правила № 77 допускают два варианта. Первый — архив как структурное подразделение или подразделение в составе другого подразделения. Второй — обязанности по хранению возлагаются на конкретного работника, в Правилах он назван лицом, ответственным за архив. Для компании до нескольких сотен человек второй вариант обычен: приказ о назначении ответственного, положение об архиве, которое утверждает руководитель, и запись об архивных обязанностях в должностной инструкции.

Экспертная комиссия (ЭК) создаётся приказом руководителя и работает по положению. Она решает, какие документы выделить к уничтожению, какой срок назначить документу, которого нет в перечне, и согласует номенклатуру дел. Без протокола ЭК уничтожение документов с истёкшим сроком хранения не оформить. Проверить у себя стоит 3 бумаги: приказ о назначении ответственного за архив, положение об архиве и приказ о создании ЭК с её положением. Если хотя бы одной нет, работу с архивом начинают с неё.

Сроки хранения кадровых документов: откуда брать и как закрепить в номенклатуре дел

Срок хранения назначается виду документа, а не документу в целом: у приказов нет единого срока, а в одном разделе Перечня соседствуют сроки в 1 год, 5 лет, 45 лет и «постоянно». Кадровику чаще всего нужны строки из таблицы ниже.

Статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками, и в обзорах её часто подают слитно: отсюда путаница, при которой журнал инструктажей уничтожают через 5 лет вместе с журналом проверки знаний. Сверить строку по первоисточнику можно в тексте Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива: там же размещена инструкция по его применению.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации устанавливают приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типичная ошибка идёт в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Поэтому первый вопрос при составлении номенклатуры — есть ли отраслевой перечень. Если отрасль со своей спецификой обучения, скорее всего, у неё будет и своя специфика хранения.»

Номенклатура дел составляется по форме из приложения № 1 к Правилам № 77. В графе срока указывают не только срок, но и номер статьи перечня: при проверке или споре это позволяет за минуту показать основание. Номенклатуру утверждают на календарный год, и в конце года каждое подразделение формирует по ней дела для передачи в архив.

Как выстроить работу архива: этапы, сроки и документы на каждом шаге

Жизненный цикл дела в организации проходит 7 этапов, и у каждого есть своя норма и свой итоговый документ. Таблица ниже — каркас положения об архиве: если этап в вашей компании не закреплён ни приказом, ни локальным актом, на нём архив и ломается.

На практике чаще всего пропускают этапы 2 и 5. Без экспертной комиссии документы с истёкшим сроком либо копятся годами, либо уничтожаются без акта, и тогда при проверке нечем подтвердить, что дело уничтожено законно, а не утрачено.

Что проверить до того, как наводить порядок в архиве

• Есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет над Перечнем № 236.
• Составлена ли номенклатура дел со сроками и номерами статей перечня.
• Разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу в 10 лет.
• Отложены ли журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев на длительное хранение, а не уничтожены по истечении 5 лет.
• Соответствует ли форма хранения форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
• Определён ли по аналогии и зафиксирован ли срок для документов, которых нет в перечне.
• Позволяет ли опись документов длительного хранения найти сведения по конкретному работнику.

Как навести порядок в действующем кадровом архиве: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, всё, с чем работаете сейчас; они остаются в подразделении.
2. Шаг 2. Завершённые разделите по сроку хранения: до 10 лет (протоколы, приказы по основной деятельности, инструкции) и свыше 10 лет (приказы по личному составу, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда).
3. Шаг 3. Внутри каждой группы разложите документы по видам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида — по годам, от старых к новым.
4. Шаг 4. Сверьте каждый вид с номенклатурой дел. Если вида в номенклатуре нет, внесите его со сроком и статьёй перечня; если нет в перечне — вынесите вопрос на ЭК.
5. Шаг 5. Для документов с истёкшим сроком оформите акт о выделении к уничтожению и проведите его через ЭК. Уничтожайте только после утверждения акта.
6. Шаг 6. Дела длительного хранения передайте в архив по описи в пределах срока: не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.

Порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы до 10 лет лежат рядом с кадровой службой, ими пользуются. Документы свыше 10 лет уходят в архив, и обращаются к ним редко, но в ситуации, когда искать некогда: при расследовании несчастного случая или споре о профзаболевании.

Что критично в разных ситуациях

Состав работ зависит от того, в каком положении компания находится сейчас.

Если компания попадает сразу в две строки, например производство на КЭДО, требования суммируются: электронный контур не снимает 45-летнего срока для журналов инструктажей.

Личные дела, приказы и личные карточки: что входит в архив по личному составу

Документы по личному составу — основная часть кадрового архива и единственная, которую при ликвидации компании нельзя уничтожить или оставить у себя: по 125-ФЗ их передают на хранение в государственный или муниципальный архив. В эту группу входят приказы о приёме, переводе и увольнении (форма Т-1 и аналогичные), трудовые договоры и дополнительные соглашения, личные карточки Т-2, личные дела. Срок для всех — 50 лет, а для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет.

Личное дело формируется по описи: она фиксирует, какие документы и на скольких листах в нём лежат, и защищает от споров об утрате. В личное дело попадает и согласие на обработку персональных данных. Согласий у одного работника может быть несколько: на кадровый учёт, отдельно на сведения о семье, отдельно на передачу данных третьим лицам. Они не повторяют друг друга, и работник вправе отозвать одно, не трогая остальные, поэтому хранить их нужно раздельно и с датами.

Архив по личному составу — не повод хранить всё, что работник когда-либо приносил. Сведения, не нужные для кадрового учёта (например, о личном автомобиле), при отсутствии основания для обработки удаляют. Трудовой договор с паспортными данными, адресом, СНИЛС и ИНН удалить нельзя: его хранят весь установленный срок, и сведения в нём хранятся вместе с ним.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: там сведения о семье, здоровье, доходах. Ситуация, когда доступ ко всему кадровому массиву есть у всей кадровой службы целиком, типовая, и это типовое нарушение требования о разграничении доступа. Проверьте, кто у вас реально может открыть любое личное дело, и сузьте круг до тех, кому это нужно по должности.»

Разграничение доступа закрепляют в положении об архиве: кто выдаёт дела, кому, на какой срок и как это фиксируется. Выдача дела из архива без записи в журнале или без описи на возврат — частая причина утраты отдельных листов личных дел.

Образцы кадровых документов для архива по личному составу

Комплект нужен для сверки состава личного дела перед передачей в архив; начните с описи документов личного дела.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Архивные справки, копии и выписки: как отвечать на запросы работников и ведомств

Срок ответа зависит от того, кто и по какому основанию спрашивает. Работник, который пишет заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, получает их по статье 62 ТК РФ: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно. Запрос социально-правового характера, связанный с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями, — например, от бывшего работника, которому нужно подтвердить стаж или заработок, — по пункту 182 Правил № 77 исполняется в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

Правила № 77 (пункт 184) допускают 4 формы ответа, и выбор формы зависит от вопроса:

• Архивная справка — излагает сведения по вопросу обращения со ссылкой на названия, даты и номера документов, из которых они взяты. Оформляется на бланке архивной справки или на общем бланке организации.
• Архивная выписка — дословно воспроизводит часть текста документа, относящуюся к запросу.
• Архивная копия — воспроизводит документ целиком.
• Информационное письмо — используется, когда запрошенных сведений в архиве нет или запрос направлен не по адресу.

Чтобы уложиться в сроки, в положении об архиве закрепляют 3 вещи: где регистрируется запрос, кто готовит ответ и кто его подписывает. Если регистрации нет, отсчёт 30 дней становится спорным, а подтвердить, что ответ дан вовремя, нечем.

Важный нюанс из практики: часть запросов от бывших работников можно снять заранее. У ряда операторов КЭДО уволенному работнику по умолчанию оставляют доступ к личному кабинету на 6 месяцев только на просмотр и скачивание: подписать или создать документ он уже не может. Именно в первые месяцы после увольнения новый работодатель просит у человека документы, и без такого доступа эти просьбы превращаются в заявления к прежнему работодателю. Работодатель вправе закрыть доступ сразу после увольнения, это его решение.

Если по запросу нужно выдать электронный документ на бумаге, распечатка оригиналом не станет: это копия электронного документа. Чтобы она имела значение для суда или ведомства, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии. Порядок заверения удобнее один раз прописать в положении об архиве, чем решать под каждый запрос.

Электронный архив кадровых документов: состав, форма хранения и ответственность

Сроки хранения для электронных кадровых документов те же, что для бумажных: 50/75 лет для документов по личному составу, 45 лет для журналов инструктажей. Меняется другое: что именно хранить и кто отвечает за сохранность, когда документы лежат на серверах оператора.

Состав электронного кадрового документа задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н о единых требованиях к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. Документ хранится комплектом: основная часть в PDF/A-1A, описание документа в XML и файл электронной подписи. Если документ подписан по доверенности, в комплект входит машиночитаемая доверенность (МЧД): она не приложение к процессу, а часть кадрового документа. Разъяснения ведомства по составу и форматам собраны в разделе об электронном документообороте в сфере трудовых отношений на сайте Минтруда. Документы в PDF/A — текстовые, а не сканы, поэтому весят мало и выгружаются без нагрузки на систему; большой объём дают только отсканированные приложения.

Ответственность за электронный архив лежит на работодателе, даже если документы физически хранятся у оператора КЭДО. Для хранилища Правила № 77 (раздел X) требуют защиты данных, резервного копирования и совместимости форматов, а ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов описывает стратегию через 8 свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.

В Добыто подписанные документы переносятся в раздел «Архив» отдельным массовым действием, а электронный архив входит в тариф «Бизнес». Для работодателя это закрывает этап передачи дел из подразделения в архив, но не отменяет номенклатуры: сроки хранения и основания по-прежнему назначает компания.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Поэтому вопрос к системе не в том, хранит ли она документы, а в том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: сам документ, отдельно файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Проверьте это на одном приказе до того, как переводить в систему весь архив.»

Как электронная подпись остаётся проверяемой через десятилетия

Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ по личному составу хранится 50 лет. Чтобы подпись можно было проверить после истечения сертификата, документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой формируют усовершенствованную подпись и только после этого передают документ в архив.

Кроме самих документов, в архив попадают сведения, которые фиксирует система: кто выдал подпись работнику, когда и под чьим контролем она находилась. В спорах они работают как доказательство и против работодателя.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО, который прошёл 4 судебных этапа, работодатель сначала выиграл: у него было положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Перевесили данные из собственной системы работодателя: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, а подписывал за работника другой человек. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник умеет пользоваться системой.

Когда полностью электронный архив не подходит

Перевод архива в электронный вид не отменяет бумажный контур в 3 случаях. Первый — документы, изначально подписанные на бумаге: их оригиналы хранятся на бумаге весь срок, скан остаётся электронным образом, а не электронным документом. Второй — документы, которые ведутся только на бумаге: например, удостоверения по охране труда, тогда как протоколы проверки знаний можно вести и электронно. Третий — документы, которые компания сознательно исключила из КЭДО перечнем в положении о КЭДО: например, командировки, если приказы по ним физически не успевают подписывать электронно до отъезда. Для них продолжают действовать номенклатура, описи и передача в архив по бумажным правилам.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Что спросить у оператора КЭДО об архиве до подключения

• Где физически хранятся данные и кто поимённо получает к ним доступ: обычно это не одна компания, а 3 — провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
• Какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать в одном документе.
• Есть ли интеграция с сервисом государственных подписей.
• Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
• Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам.
• Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Последний вопрос задают реже всего. Практика операторов при расставании с клиентом обычно одна: работодателю предлагают выгрузить документы, после чего данные удаляются. Выгрузка по фильтрам (за год, за все годы, по фамилии) должна быть доступна в любой момент, а не только при расторжении. Каждый новый адресат данных — вендор, удостоверяющий центр — должен быть назван в согласии работника на обработку персональных данных.

Ошибки в работе архива и сколько они стоят

За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Размер штрафа — меньшая часть цены ошибки: утраченный документ не восстановить, а доказывать обстоятельства без него придётся работодателю.

1. Журналы инструктажей уничтожают через 5 лет. Причина — срок путают со сроком протоколов проверки знаний, а журналы занимают место. Цена проявляется через годы: бывший работник через 15 лет после увольнения связывает заболевание с условиями труда, или с человеком, отработавшим 20 лет, происходит несчастный случай. Расследование запрашивает выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы, и без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились.
2. Срок для отраслевого документа берут из Перечня № 236. Причина — общий перечень известен всем, отраслевой ищут редко. Цена — досрочное уничтожение документа, для которого отраслевой акт устанавливает более длинный срок, то есть нарушение правил хранения.
3. Уничтожают документы без акта ЭК. Причина — экспертная комиссия не создана, а место в архиве нужно освободить. Цена — при проверке уничтожение выглядит как утрата: нечем подтвердить, что срок хранения истёк и решение принималось законно.
4. Хранят распечатки вместо электронных документов или сканы вместо бумажных оригиналов. Причина — привычка к бумажному архиву или желание сэкономить место. Цена — в споре на руках копия, а не оригинал, и её доказательственная сила ниже.
5. Не выгружают архив у оператора КЭДО. Причина — уверенность, что документы «и так в облаке». Цена — после расторжения договора оператор удаляет данные, а ответственность за их сохранность осталась на работодателе.
6. Запускают электронный архив сразу на всю компанию. Причина — желание быстрее закрыть бумажный контур. Цена — если часть работников не умеет пользоваться системой и за них подписывают коллеги, работодатель теряет доказательственную силу документов. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы проверить фактическую способность работников подписывать документы самостоятельно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журнал инструктажей — доказательство того, что с работником регулярно проводилась работа по безопасности всё время, пока он у вас работал, и понадобиться он может через 20 лет. Поэтому закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Проверьте, где у вас лежат закрытые журналы за прошлые годы и указан ли для них в номенклатуре срок 45 лет.»

Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.

Для задачи электронного архива ориентир — тариф «Бизнес»: архив входит в него, а для компаний меньше 50 человек действует минимальная оплата 30 000 ₽ в год. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия для вашей численности — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Работающий архив начинается с распределения ответственности и номенклатуры, в которой у каждого дела есть срок и основание, а не с полок и коробок. Самые дорогие ошибки связаны не с порядком хранения, а с досрочным уничтожением: журналы инструктажей, документы по личному составу и документы о несчастных случаях нужны десятилетиями, причём в ситуации, когда доказывать приходится работодателю. Электронный архив меняет форму, но не сроки и не ответственность: хранить нужно полный комплект с подписью и доверенностью и уметь выгрузить его в любой момент.

В Добыто кадровые документы попадают в электронный архив сразу после подписания и хранятся комплектом в формате Минтруда, поэтому работа кадровой службы сводится к номенклатуре, срокам и ответам на запросы.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?

Нет. Скан подписанного от руки документа — электронный образ, а не электронный документ: Пленум Верховного Суда РФ разграничил эти понятия в постановлении от 26.12.2017 № 57. Бумажный оригинал хранится весь срок, установленный перечнем, а суд вправе истребовать подлинник, если копии недостаточно. Проверить, что перед вами, просто: если в файле есть изображение собственноручной подписи, это образ; если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.

Сколько хранить документ, которого нет в перечне, например журнал учёта инструкций по охране труда?

Отсутствие вида документа в Перечне № 236 не означает, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии: для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей (45 лет), в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют протоколом и вносят срок с обоснованием в номенклатуру дел.

Сколько хранить наряды-допуски и журнал их выдачи?

По статьям 415 и 416 Перечня № 236 наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и журнал учёта их выдачи хранятся 1 год после закрытия. Если при выполнении работ произошли травма, авария или несчастный случай, срок увеличивается до 45 лет. Поэтому до истечения года наряды нельзя уничтожать без сверки с журналом регистрации несчастных случаев.

Сколько хранить нормы и ведомости выдачи средств индивидуальной защиты?

Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426). Документы об обеспечении хранятся 3 года, но если других документов о вредных и опасных условиях нет, акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427). Списки и ведомости на выдачу хранятся 1 год (статья 428).

Где в электронном архиве видно, когда работник подписал документ?

Дата и время на визуальной отметке об электронной подписи — необязательные реквизиты: ГОСТ, который описывает такую отметку, не обязателен к применению. Фактические дата и время подписания хранятся внутри файла подписи. Поэтому при выгрузке документа для проверки или суда нужен именно комплект с файлом подписи, а не PDF с отметкой.

Кто может подписывать кадровые документы электронной подписью вместо руководителя?

Уполномоченный работник, на которого оформлена машиночитаемая доверенность. В МЧД полномочия можно ограничить конкретными видами документов, например только приказами об отпусках. Доверенность входит в комплект хранения каждого подписанного по ней документа, а при увольнении уполномоченного работника её отзывают в первую очередь.